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La gestion des bénéfices de projet : Synthèse de la Journée de la recherche du PMI-Montréal

Julie Delisle et Patrick PerrasDoctorants en gestion de projet

ESG UQAM

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Plan

Mise en contexteEnjeuxÀ qui revient la gestion des bénéficesRecommandationsPistes et conclusion

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Pourquoi une journée de la recherche ?

Partager et enrichir nos connaissancesCréer des liens entre théorie et pratiqueDes questions, beaucoup de réflexion, pas de solution toute faitesDes chercheurs, des entreprisesMais surtout 50 professionnels passionnés

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Les bénéfices: une question de valeurs ?

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Une littérature normative abondante

Définir « bénéfice »• Terme polysémique (plusieurs significations)• En commun à tous les termes utilisés: la notion de résultat positif suite à une

action ou une décision.• Ex.: Un avantage/gain réalisé lors de la livraison d’un projet et perçue comme

tel par une partie prenante La gestion des bénéfices s’est surtout développée après les années 2000 On y présente des processus bien définis et souvent linéairesIl existe une certification en gestion des bénéfices en Angleterre – par APMG – International

Les catégories de bénéfices dans la littérature normative

Bénéfices tangibles / quantifiables / mesurables• + revenus, + ventes, clients• - de coûts d’opération, - de coût d’entretien, - de pollution

Bénéfices intangibles / difficilement quantifiables ou mesurables• Plaisir, confiance, engagement, fidélité, éthique,

développement durable, valeur patrimoniale

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Un processus typique simplifié issu de la littérature normative

Formulation/ Identification des bénéfices

Réalisation du projet / Suivis

sur les bénéfices

Réalisation des bénéfices

Valeur accordée par

les acteurs

Particularité: Gestion des

changements

Mesurés selon des

indicateurs

Résultats préliminairesQuelques indications étonnantes!

Étape de conception / planificationLe « front-end » prédomine en ce qui concerne la gestion des bénéfices • L’emphase est là dans le but d’obtenir le financement du projet• Avec le risque de surévaluer les bénéfices • Les organisations les plus rusées arrivent à changer ce comportement en faisant

le lien avec les résultats réels obtenus

De nombreux acteurs sont interpelés• Une figure qui prend de l’importance: le sponsor, propriétaire, ou autre• Plusieurs autres acteurs qui ont des valeurs contradictoires : internes et

externes à l’organisation

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Problématique

Une recette … perdanteCoûts sous-estimés+ Revenus surestimés+ Effets de développement surestimés+ Impacts environnementaux sous-estimés ou omis

= Approbation du projet et financement

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(Flyvbjerg, 2012, p. 107)

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Enjeux

1 - Mise en relation avec la stratégie de l’organisation2- Mesure des bénéfices3- Modèles linéaires 4- Maintien de l’intérêt après la fin du projet5- Mise en place de la gestion des bénéfices

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Enjeu 1 : Difficulté de mettre en relation les résultats des projets avec la stratégie de l’organisation

Environnement changeantTemps de réalisation longEffets combinés des projetsDifférentes parties prenantes aux perceptions différentes

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Enjeu 2 : Difficulté de mesurer les bénéfices

Surtout pour des bénéfices intangiblesTendance à vouloir quantifier et octroyer une valeur mesurable du bénéfice (même intangible)Difficulté à identifier et mesurer, encore plus quand c’est fait par des personnes différentes

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Enjeu 3 : Modèles linéaires ne reflètent pas nécessairement la réalité

Exemple de modèle linéaire :• 1) Formulation • 2) Réalisation du projet / suivi des bénéfices• 3) Réalisation des bénéfices

Aspects dynamiques peu présents dans les modèles.

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Enjeu 4 : Difficulté de maintenir l’intérêt après la fin du projet

Acteurs, structure et contexte changentIndifférence de la part des acteurs après le projetDifficulté de garder le lien entre projet et opérations surtout sur de longues durées• Plus facile dans les industries où les projets sont plus

courts (ex : divertissement)

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Enjeu 5 : Difficultés liées à la mise en place de la gestion des bénéfices

La valeur de la gestion des bénéfices n’est pas toujours perçue et clairePeu d’entreprises ont mis en place la gestion des bénéficesDifficulté à identifier à qui revient la responsabilité de la gestion des bénéfices

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À qui revient la gestion des bénéfices ?

AMPG : ce sont les groupes d'investissement qui devraient définir, suivre et mesurer les bénéficesPMBoK : aucune responsabilité par rapport aux bénéfices pour les équipes de projet. Nouvelle version du PMBoK amène certains changements de vision.

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Qui devrait être responsable ?

Promoteur ? A-t-il les outils pour mesurer et communiquer ?Gestionnaire de projet ? Quand les bénéfices se réalisent, il est souvent partie sur un autre projet !Gestion du changement organisationnel ? Peut-être !Finances ? Oui, mais les bénéfices intangibles eux ?

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Proposition d’une co-responsabilité

Pré-projet Projet Opérations

Qui ?Propriétaire, analystes, opérations / exploitation, vérificateurs

Responsabilités:Identification desBénéfices, indicateurs, outils de mesure, plan de gestion des bénéfices

Qui ?Promoteur, Gestionnaire de projet, Vérificateur, Opération, Gestion du changementResponsabilités:Communiquer les DDC, Vérifier l'atteinte d'un seuilassurer le respect des bénéfices, Consulter lors des DDC suit les impacts du changement

Qui ? PromoteurVérificateur

Responsabilités: Rapport d'avancement, de suivi

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Recommandations

1- Quelques principes de base 2- Imputabilité3- Pouvoir mesurer les bénéfices4- Améliorer le transfert des projets 5- Gérer le changement

Recommandation 1 : Quelques principes de base

Principe 1: Aligner les bénéfices avec la stratégie organisationnellePrincipe 2: Sélectionner les projets en fonction des bénéficesPrincipe 3: Gérer les bénéfices à partir de la perspective du portefeuillePrincipe 4: Utiliser des méthodes et des outils solides appuyant la livraison de bénéficesPrincipe 5: Intégrer les bénéfices à la gestion de la performance organisationnellePrincipe 6: Mettre en pratique une gouvernance effectivePrincipe 7: Développer une culture pour la valeur

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1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM

Jenner, S. and APMG (2014)

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Recommandation 2 : S’assurer que des personnes sont responsables de la gestion des bénéfices

Créer un rôleImputabilitéAudits

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Recommandation 3 : S’assurer de pouvoir mesurer les bénéfices

Avoir une échelle de mesure et des indicateurs clairsMesurer avant le projet pour voir l’impactQuantifier les bénéfices intangibles (sujet à débat)

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Recommandation 4 : Améliorer le transfert des projets aux opérations

Bien identifier ce qui doit être suivi et clarifier les responsabilitésMettre la mesure à jour si le projet s'est déroulé sur une longue périodeCommuniquer les résultats de la gestion des bénéfices

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Recommandation 5 : Bien gérer le changement lors de la mise en place de la gestion des bénéfices

Stratégie d’implantation basée sur une approche graduelle, ascendante (bottom-up)Avoir le soutien de la directionSensibiliser les employés à l’importance de la gestion des bénéfices

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Ce qu’ils ont dit ? Quelques citations« Je trouve étonnant qu'on constate une absence de lien avec la stratégie de l'organisation. Ça dépend qui prend les décisions : est-ce que ce sont les actuaires qui prennent les décisions ou des gens de finances. C'est une question de culture organisationnelle aussi. »

« Identification des bénéfices : les gens ont peur d'identifier des bénéfices parce qu'ils anticipent qu'on va les punir en coupant des ressources. »

« Qu'est-ce que vous entendez par bénéfices : opportunité ? Est-ce que les gens consultés s'entendent sur une définition ? »

« Les bénéfices ont autant de valeurs que le nombre de parties prenantes, donc tout dépend de la perception. »

« Les personnes changent, donc les bénéfices aussi … oui, les bénéfices peuvent changer, du début jusqu’à la fin, leurs destinataires aussi’. »

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Conclusion

Importance de la gestion des bénéfices• Beaucoup d’argent investi en projets et résultats pas suffisamment mesurés• Il faut s’intéresser aux bénéfices qualitatifs également

Pistes de recherche :• Les bénéfices de faire la gestion des bénéfices!• Arrimages entre la gestion des bénéfices et la gestion de projet

Une première Journée de la recherche réussie!• À suivre en 2017...

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Un merci tout particulier à: Benoit LalondeMonique Aubry

Alejandro Romero-TorresJean Savard, Thibault Temmerman (Je Fais Montréal)

Francine Belzile (STM)PMI-Montréal

La Chaire de gestion de projet, ESG UQAMNos bénévoles

Nos participantsUn aperçu de la journée! (vidéo)

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Merci !

• Patrick Perras• @PPerras66 • www.patrickperras.com• contact@patrickperras.com• www.inkedin.com/in/patrickperras

• Julie Delisle• @juliedelisle / @mybeeye• https://www.mybeeye.com/• julie.delisle@mybeeye.com• www.linkedin.com/in/juliedelisle