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Suffit-il de mandater un consultant ou une équipe de projet pour résoudre un problème? Ce serait terriblement facile. Choisi en fonction de ses compétences, de son portfolio d’expériences similaires et de son affinité avec la direction, le consultant ou le chef de projet se verrait confier l’entièreté de la problématique et la solution émergerait le plus simplement du monde. Pour cause : il apporte toute son expertise dans l’analyse et la résolution d’enjeux. Il apporte un regard objectif sur la situation. Il ne saurait échouer, puisque c’est sa spécialité. Sauf que ce n’est pas si simple. Car à tout le moins, dans le cas du consultant, il ne sera pas directement confronté aux impacts organisationnels et opérationnels de la solution prescrite. Comme il ne fera que passer, ce n’est pas lui qui vivra avec les résultats. Si le client se débarrasse du problème, s’il ne participe pas à l’identification de la solution, s’il ne réussit pas à mobiliser les ressources de l’organisation autour de la résolution de la problématique, il y a de fortes chances que la solution s’évapore avec le départ du consultant ou le démantèlement de l’équipe projet. Il est donc impératif de faire participer le client et son équipe, et même de les mobiliser autour de la solution. La conférence traitera de ce défi: l’importance de mettre son expertise au profit de la résolution du problème sans se substituer aux responsabilités du client. Elle traitera également de l’importance de mettre en place des approches de mobilisation et de participation favorisant l’émergence de solutions. Elle traitera enfini des conditions de succès de cette approche « participative » qui augmente considérablement les chances que la solution soit mise en place en douceur, et soit pérenne. Biographie Sylvie Charbonneau est présidente de Brio Conseils qu’elle a cofondée en 2005. L’entreprise est d’ailleurs devenue chef de file en gestion du changement. En 35 années de carrière, dont près de 25 années à se spécialiser en gestion du changement, Sylvie Charbonneau a acquis une expertise très diversifiée, que peu de personnes au Québec peuvent revendiquer. Sylvie Charbonneau accompagne les gestionnaires dans des situations de transformation organisationnelle et d’implantation de systèmes complexes. Elle possède une expérience dans l’implantation de fonctions de gestion du changement dans des environnements et des contextes variés : fusions, changements organisationnels, implantations des technologies de l’information et des communications (TIC), etc. Sylvie Charbonneau est une formatrice dont la principale force est de pouvoir transformerles notions théoriques en notions pratiques. Elle a été conférencière lors de l’événement Inaugural ACMP Global Conference, tenu à Orlando. Elle a aussi été invitée de l’ESSEC, École de management de Paris, et à participé à de nombreux événe
Citation preview
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CONF 203 – Symposium PMI 2014
Le défi de mobiliser
et
faire participer son client
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Objectifs
• Montrer combien l’implication du client rend les solutions de mises en œuvre plus durables et facilite une appropriation rapide
• Montrer comment le professionnel en gestion du changement peut être un allié important du gestionnaire de projet
3
Quelques rappels
4
Mobiliser
5
Faire appel à l'action de quelqu'un, d'un groupe
Être pour quelqu'un, un groupe d'un intérêt suffisant pour les faire agir
Utiliser des forces, y faire appel, les réunir en vue d'une action
(définition Larousse)
Mobiliser
6
Prendre part à une action, à un sentiment, etc.
Assumer une partie d'une action, d'une tâche
Prendre part aux activités d'un groupe
(définition Larousse)
Participer
Quels liens entre ces notions et la gestion d’un
projet ?
7
Les parties prenantes
8
Chez le client…
9
Le gestionnaire de projet …
10
Le gestionnaire de projet …
Son équipe… Ses partenaires…
Enjeux et intérêts
11
La nécessité d’un rôle actif…
Participer
PlanifierMobiliser
Décider
12
13
Maîtrise de la solution d’affaires et de ses impactsMaîtrise de la solution d’affaires et de ses impacts
Appropriation du sens des changements (« case for change »)Appropriation du sens des changements (« case for change »)
Facilitation de la mise en œuvre du changementFacilitation de la mise en œuvre du changement
Atteinte des résultats attendus
Et le gestionnaire de projet ?
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Laisser du temps à l’appropriationLaisser du temps à l’appropriation
Accepter l’agenda du clientAccepter l’agenda du client
Déléguer certaines activitésDéléguer certaines activités
Organiser et diriger les rencontres en mode coaching
Organiser et diriger les rencontres en mode coaching
Rester humble et s’adapter aux équipes en placeRester humble et s’adapter aux équipes en place
15
CO-CONSTRUIRE avec le client
FAIRE BRILLER le client
RENDRE AUTONOME
le client
ÊTRE AGILE4 comportements clés du
gestionnaire de projet
Méthodes et outils
16
17
Clarifier les attentes Penser au coaching
Utiliser des outils
de facilitation
Planifier un mécanisme
de transfert
Le rôle du professionnel
en gestion du changement
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Objectifs de la gestion du changement
19
Projetd’affaires
(opportunités
ou enjeux)
Bénéficesd’affaires
Comment intégrer la gestion du changement ?
Facteurs clés de succès :
Un lien direct entre le responsable de la gestion du changement et le comité de pilotage du projet (et non l’équipe de livraison)
Approbation par le comité de pilotage de la stratégie de gestion du changement
Un sous-comité gestion du changement pour suivre l’avancement et discuter des enjeux de gestion du changement
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Un cas réel
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Mise en contexte
Institution bancaire canadienne de premier plan
Révision de l’offre de service suite au regroupement de différentes équipes
Objectif : créer des synergies et davantage de valeur pour le client
Requis : restructuration organisationnelle afin d’éviter les duplications et les chevauchements entre les directions
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Approche de collaboration Cliente maître d’œuvre et leader de la réflexion et de la
démarche à entreprendre avec son équipe Gestionnaire de projet en rôle d’accompagnateur en soutien
au niveau de la démarche proposée et de la conception des rencontres clés
Le projet…
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Diagnostic de la situation
initiale
Définition de la nouvelle
organisationMise en œuvre
(réflexion sur le client, sur l’offre de service et sur la chaîne de valeur )
Annonce aux gestionnaires et employés
Implication de la cliente et des
directeurs dans la réflexion
Soutien des directeurs par des outils
de présentation et des messages clés
Collaboration étroite avec les
conseillers internes en RH et en
communications
Communication auprès des
gestionnaires en amont des
mécanismes officiels
Annonces réalisées
sans vagues
Pas de remise en cause des
changements annoncés
Mise en œuvre
facilitée
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Témoignage d’une employée à sa vice-présidente et àson gestionnaire immédiat, suite à l’annonce de la restructuration
Une démonstration concrète de l’efficacité que peut avoir une démarchede mobilisation et de participation du client
Bonjour à vous,
Nous vivons de grands changements ces jours-ci avec la réorganisation de notre vice-présidence. Pour ma part, mon équipe était
particulièrement touchée. Je me retrouve donc seule, séparée de mon ancienne grande équipe. En plus de perdre tous mes collègues, je
change de supérieur immédiat et de directeur principal, que j’appréciais beaucoup.
Je suis passée par toute la gamme des émotions, et disons que depuis les dix dernières années, j’ai vécu plusieurs réorganisations.
Je tiens à prendre quelques minutes pour signifier à quel point cette réorganisation s’est faite humainement et dans le respect des
personnes. Tout d’abord parce que nous avons été contactés avant la conférence avec toute la vice-présidence, pour expliquer la nouvelle
structure, et aussi parce que les gestionnaires m’ont contacté personnellement et ont été à mon écoute, malgré le fait qu’eux aussi ont à
vivre ce grand changement personnellement. J’ai senti l’équipe de gestion très près de chacun de nous. C’est tout en leur honneur et je les
en remercie particulièrement.
Vous avez donc mon engagement et ma confiance pour réussir dans cette belle nouvelle
vice-présidence !
Taux de mobilisation à
la hausse malgré une
passation pendant la
restructuration
Bénéfices de la démarche
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Bénéfices pour le client
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Appropriation plus rapide de la solution
Meilleure compréhension des impacts et des gains
Plus de facilité à « vendre » le projet
Plus grande valorisation de la contribution collective
Meilleure capacité de résolution de problème
Bénéfices pour le gestionnaire de projet
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Proximité avec le client et son équipe
Meilleure compréhension de la culture
Relation à long terme avec le client
Potentiel de projets supplémentaires
Accès à des projets plus stratégiques
Questions
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Caroline MénardAssociée
LA TRANSFORMATION EST NOTRE SPÉCIALITÉVOUS Y GUIDER EST NOTRE RAISON D’ÊTRE
Sylvie CharbonneauAssociée
