Démarrer en KanbanPar Tomas Björkholm de la société Crisp, Avril 2011Table des matièresIntroduction..........................................................................................................................................1Une approche pour démarrer en Kanban..............................................................................................2

Etape 1 : apprenez à connaître votre système..................................................................................2Etape 2 : identifiez et priorisez vos sources.....................................................................................2Etape 3 : définissez votre processus................................................................................................3Etape 4 : concevez votre tableau du flux.........................................................................................3Etape 5 : définissez les limites.........................................................................................................4Etape 6 : décidez les rôles................................................................................................................4Etape 7 : décidez les réunions..........................................................................................................5

Réunion de planification / démarrage d'une story.......................................................................5Synchronisation quotidienne.......................................................................................................5Rétrospective, la réunion d'amélioration.....................................................................................5Préparer, réaliser, vérifier, ajuster...............................................................................................6

Etape 8 : définissez les principes.....................................................................................................6Conclusion.......................................................................................................................................7

IntroductionPour tous ceux qui se posent la question, comment pouvons-nous démarrer en Kanban. Vous trouverez dans ce qui suit une manière de lancer une équipe Kanban.Kanban a trois règles principales :1. Visualisez votre flux de travail1. Lorsque vous le visualisez, il est plus facile de voir vos goulets d'étranglement, et ce que vous voyez c'est ce que vous pouvez corriger.2. Limitez le nombre de choses sur lesquelles vous travaillez. Ceci pour vous assurez que vous vous concentrez sur peu de choses à la fois. La règle d'or, c'est de se concentrer sur le fait de terminer les choses au lieu de les commencer. Cela vous aidera également à empêcher que des files d'attente se forment dans votre système.3. Optimisez le temps de cycle, c'est le temps qu'il faut pour commencer à travailler sur quelque chose jusqu'à ce qu'elle soit terminée, livrée et que vous commenciez à gagner de l'argent avec. Voilà, ce sont les trois règles, c'est à vous de décider de toutes les autres règles qui sont nécessaires pour que votre équipe Kanban puisse travailler. Tout simplement parce que votre 1 NdT : flux de travail = workflow

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organisation est particulière et qu'elle ne ressemble à aucune autre.Dans cet article, je présente une approche et quelques questions que vous devez vous poser. Mon espoir est que les réponses vous permettront de démarrer correctement et que mes suggestions vous inspireront pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation. Kanban fonctionne bien avec la culture Lean et l'une des meilleures descriptions du Lean que je connaisse vient de Mary Poppendieck. Elle a dit que le Lean consistait à "Livrer continuellement et de façon croissante de la valeur métier, dans le temps le plus court possible et en dépensant de moins en moins d'effort et avec la meilleure qualité possible". Le Lean n'est pas quelque chose que l'on se contente de mettre en place une bonne fois pour toute. C'est une démarche d'amélioration continue qui n'a pas de fin. Je vous en dirai davantage plus tard.Une approche pour démarrer en Kanban

Etape 1 : apprenez à connaître votre systèmeLe système désigne votre processus, votre organisation, vos outils, votre façon de communiquer, en fait tout ce qui intervient entre le moment où vous recevez une demande de votre client et où vous y répondez. C'est ça votre système. Pour vous assurer que votre système Kanban remplisse bien son objectif, vous devriez regarder à travers les yeux de vos clients et essayer de comprendre ce qu'ils attendent de vous. Comment, pourquoi et avec quelle fréquence, le client vous demande-t-il de réaliser certaines choses et est-ce bien ainsi que votre client souhaite que cela fonctionne ? Qu'est-ce qui le rend heureux ? Maintenant que vous savez ce que votre client veut, il est temps d'optimiser votre système pour apprendre à mieux satisfaire les besoins de vos clients. Etape 2 : identifiez et priorisez vos sources

Vos tâches proviennent-elles de plus d'une source ? Si vous travaillez avec un logiciel vendu dans de nombreux pays ou que vous avez de nombreux utilisateurs qui vous demandent de pouvoir l'utiliser, alors vous avez probablement plus d'une source. Les différentes sources Traduit par Fabrice Aimetti le 22 avril 2011 2/7

peuvent être différents clients ou des managers internationaux. Qui priorise les demandes entre eux ? La même chose arrive lorsque votre équipe travaille à la fois en support et en développement, vous avez alors besoin de décider quoi traiter en premier. Voici quelques exemples différents de ce à quoi pourrait ressembler vos règles de prises de décision :1. Vous disposez d'un seul propriétaire pour toutes les files d'attente des demandes et qui affecte les priorités quelle que soit la source de la file d'attente. Cela ressemble au rôle du Product Owner en Scrum.2. Vous disposez d'un seul propriétaire pour chaque file d'attente et ces propriétaires décident de l'affectation des priorités ensemble. Il est important que les différends portant sur les priorités soient traités en dehors de l'équipe. Les équipes ne sont pas autant productives lorsque les parties prenantes font pression sur elles pour traiter leurs demandes dans la file d'attente.3. Vous disposez d'un seul propriétaire pour chaque file d'attente et un pourcentage prédéfini sur la quantité de travail à prendre dans chaque file d'attente. Vous devez également décider du délai dans lequel le pourcentage doit être appliqué. Si vous promettez 50% de votre capacité de travail à une partie prenante, vous devez vous assurer à la fin de l'année de ce qu'il a obtenu même si 50% des ressources ne travaillent pas toujours pour lui. Vous pouvez résoudre ce problème en prenant d'autres demandes de cette file d'attente.4. Vous utilisez un algorithme pour décider de la tâche que vous prendrez ensuite. La règle peut être d'affecter la priorité en fonction de la gravité ou du coût du retard. Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez lire mon article "Support Agile avec Kanban".

http://www.fabrice-aimetti.fr/dotclear/public/traductions/Support-Agile-avec-Kanban-FR.pdf 2

Etape 3 : définissez votre processusAvant de définir votre flux de travail, vous avez besoin de comprendre votre processus. C'est pour ça que l'objectif du tableau Kanban est de visualiser votre processus. Alors, quel est votre processus ? Imaginez que vos tâches sont des bâtons et essayez de deviner qui va les transporter et comment le travail sera fait au fur et à mesure que les membres de l'équipe se feront une meilleure idée de comment réaliser la fonctionnalité. Par exemple, votre processus pourrait démarrer avec un chef produit qui priorise le travail, même si ce travail provient de différentes sources. Après ça, un analyste fonctionnel prépare la tâche pour un développeur. Puis un testeur exécute les tests et une équipe de livraison déploie.Est-ce que toutes les tâches respectent ce flux ? Peut-être avez-vous des flux distincts pour différents types de tâches. Etape 4 : concevez votre tableau du fluxLorsque vous connaissez votre processus, il est temps de concevoir votre tableau. Il doit visualiser votre processus, donc incluez toutes les étapes nécessaires. Dans l'exemple ci-dessus, il faut donc une colonne pour l'analyse (exigences+conception), le développement, les tests et le déploiement. Avez-vous besoin d'une colonne "A traiter" dans laquelle le chef produit mettrait les prochaines choses à traiter ? Cela dépend de la disponibilité du chef 2 http://blog.crisp.se/tomasbjorkholm/2010/02/17/1266404160000.html

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produit. S'il peut réagir rapidement lorsque l'équipe a besoin d'être alimentée avec de nouveaux travaux alors la nécessité d'une colonne "A traiter" est faible. Cette colonne n'est également pas nécessaire lorsque la sélection est faite en utilisant un algorithme.

Vous trouverez davantage d'exemples de tableaux Kanban sur le blog de Mattias Skarin.http://blog.crisp.se/mattiasskarin/2010/12/03/1291361993216.html Etape 5 : définissez les limitesUne fois que vous avez vos colonnes, il est temps de définir vos limites. Je ne connais pas de bonne règle, je ne peux donc que vous recommander d'essayer et d'améliorer. Lorsque vous avez défini une bonne limite, vous obtenez un bon temps de cycle sans trop d'inactivité. Une grande partie du Lean concerne l'art de trouver un bon équilibre. Dans ce cas, c'est l'équilibre entre le coût du retard et le coût de l'inactivité.Quel que soit votre limite, j'aime à penser que les lignes en bas du tableau sont en fait des signaux d'alerte. Si vous avez une limite de 7, alors remplir les lignes 6 et 7 peut déclencher une discussion afin de vous assurer que vous ne dépassez pas votre limite. J'aime cette façon de limiter le travail à faire, car il est préférable d'avoir cette discussion quand il y a encore des choix possibles. Si vous avez besoin de traiter des tâches urgentes, vous pouvez avoir des lignes pour traiter les urgences et contourner facilement votre flux normal.Par exemple, une ligne peut respecter la stratégie suivante : démarrez le travail de cette ligne lorsque vous avez une interruption naturelle de votre flux de travail. Cela veut dire très bientôt, mais pas tout de suite. Une autre ligne pour traiter les urgences peut respecter la stratégie : laisser tomber tout ce que vous faites, tout de suite. Etape 6 : décidez les rôlesAvez-vous besoin de rôles ? Kanban ne prescrit pas de rôles. C'est à chaque entreprise et équipe de décider. Kanban prescrit cependant de minimiser le temps de cycle, donc si l'ajout Traduit par Fabrice Aimetti le 22 avril 2011 4/7

d'un rôle contribue à minimiser le temps de cycle, alors il est intéressant d'ajouter ce rôle. Si cela rend le processus plus lent, alors le rôle ne devrait pas exister. Si le coût de ce rôle est plus élevé que l'amélioration de la valeur du temps de cycle, alors c'est une surcharge inutile. Etape 7 : décidez les réunionsKanban ne prescrit pas de réunions, mais je recommande d'en avoir de toute façon. Mes recommandations sont proches de ce que propose Scrum. Réunion de planification / démarrage d'une storyComme il n'y a pas d'itérations, vous n'avez pas besoin de planifier une période de temps, donc c'est à vous de décider la fréquence à laquelle vous aurez besoin de planifier. Vous pouvez vous réunir régulièrement, par exemple une fois par semaine, ou à la demande chaque fois que vous avez besoin d'être alimenté en travail. J'aime ce que j'appelle la réunion de démarrage d'une story. C'est une réunion où vous invitez toutes les personnes dont vous avez besoin pour clarifier les exigences et les pré-requis techniques. La réunion permet à l'équipe de poser des questions, de discuter et d'obtenir une meilleure compréhension de ce qu'il faut faire et comment. Cette réunion génère habituellement une bonne dose d'énergie positive, ce qui rend l'étape de développement amusante et rapide. Synchronisation quotidienneA l'image de la mêlée quotidienne en Scrum, c'est une bonne idée d'avoir une réunion quotidienne et brève pour se synchroniser. Mais puisque les travaux sont visibles sur le tableau, il n'est guère nécessaire de poser les questions, qu'avez-vous fait hier et que prévoyez-vous de faire aujourd'hui. A la place, vous pouvez vous concentrer sur le flux, discutez et résoudre les choses qui sont arrêtées. De bonnes questions qui peuvent être posées sont par exemple :1. Le tableau est-il à jour? Si ce n'est pas le cas, reporter la réunion de 5 minutes pour qu'il soit à jour.2. Est-ce quelque chose a arrêté le flux et comment peut-on y remédier en tant qu'équipe ?

3. Avons-nous tous quelque chose à faire ? Sinon, démarrez de nouvelles tâches. Après la réunion, l'équipe peut analyser la meilleure façon de développer ou de résoudre de nouvelle(s) tâche(s), de préférence lors d'une réunion de démarrage d'une story. Rétrospective, la réunion d'améliorationKanban est Lean et le Lean porte une grande importance à l'amélioration continue. En Scrum, cette réunion se nomme la rétrospective, donc autant utiliser le même terme en Kanban. Même si vous pouvez organiser une rétrospective chaque fois que vous le jugez nécessaire, je vous recommande de le faire sur une base périodique prédéfinie. Juste pour vous assurez que vous ne l'oublierez pas lorsque vous êtes un peu stressé. Le but de cette rétrospective est de réfléchir à ce qui nous rend moins productif et de résoudre ces problèmes.Traduit par Fabrice Aimetti le 22 avril 2011 5/7

Préparer, réaliser, vérifier, ajusterEdwards Deming a largement influencé le Lean. Sa contribution la plus célèbre est leCycle de Deming, qui vous aide à améliorer votre travail. L'idée est que vous prenez un problème, établissez un plan d'actions, exécutez votre plan, vérifiez le résultat et ajustez le tir (vous décidez de l'étape suivante en fonction du résultat). L'étape suivante peut être d'améliorer la solution au problème ou de se concentrer sur la résolution d'un autre problème. Une fois que vous avez décidé de votre prochaine étape, vous établissez un plan et votre cycle recommence. Ce cycle d'amélioration continue se déroule sans fin. Le Lean est un voyage, pas une destination. John Seddon propose une version simplifiée du cycle de Deming, et qui dispose de seulement trois étapes : Contrôle (ou étude) – Plan d'actions – Réalisation. J'aime beaucoup l'approche de John lorsqu'il y a une équipe et un processus (un système) déjà en cours d'exécution. Il paraît effectivement logique de commencer par étudier la façon dont le processus existant fonctionne avant de dresser un plan d'actions pour opérér des changements. J'ai également vu une troisième version du cycle d'amélioration. Cela s'appelle LAMDA, qui est une abréviation pour Apprendre, Poser des questions, Modéliser, Discuter et Réaliser. Cela peut correspondre au cycle de Seddons où Apprendre et Poser des questions font partie de l'étude, Modèliser, Discuter et Réaliser sont des éléments du Plan d'actions. Je pense que les gens, qui ont imaginé LAMBA, considéraient le "faire" comme une étape tellement évidente après le plan d'actions qu'ils n'ont pas eu besoin de le mentionner de façon explicite dans le modèle.

Etape 8 : définissez les principesPuisque l'idée de base est que le processus va toujours s'améliorer et s'adapter aux nouvelles situations, il est sage de définir des principes pour vous guider dans une certaine direction. Vos principes devraient vous aider à être de plus en plus en adéquation avec les besoins de vos clients dont j'ai parlé précédemment. Pour vous inspirer, je vais vous donner certains de mes principes favoris :1. Trouvez et corrigez les défaillances le plus tôt possible. Le coût de correction d'une erreur croît de façon exponentielle au fil du temps de sorte que vous pouvez économiser beaucoup d'argent en construisant une chose correctement dès le départ.2. Faites des choses petites et simples. Le coût croît de façon exponentielle avec la complexité. Travaillez en petits groupes, avec des petits lots de travaux et des cycles de courte durée.3. Tout le monde est responsable du flux. En amont : assurez-vous d'avoir en entrée ce Traduit par Fabrice Aimetti le 22 avril 2011 6/7

dont vous avez besoin pour faire votre travail. En aval : assurez-vous d'aider l'étape suivante à prendre un bon départ.4. Moi : quoi que vous ayez en entrée (provenant de l'amont), assurez-vous que le travail que vous livrez est de bonne qualité.5. La plus grande partie du coût total d'un produit ne réside pas dans le fait de le construire mais dans le fait de le maintenir, donc construisez de façon à ce que l'entretien (la maintenance) soit facile.6. Des clients satisfaits sont des clients avec des prix bons marchés.7. Une bonne qualité est meilleure marché qu'une mauvaise qualité.J'y associe aussi les principes du Lean, comme :• Optimisez l'ensemble, pas les parties• Etablissez une vision à long terme• Respectez les gens• Éliminez les gaspillages, le stress et l'inégalité

ConclusionJ'espère que ces huit étapes vous aideront à prendre un bon départ dans la mise en œuvre de Lean et Kanban. Rappelez-vous, le Lean est un voyage sans fin, qui commence avec votre première amélioration. Il n'existe aucun modèle ou "Lean dans un paquet de lessive" à disposition, ce sont juste quelques principes et de bonnes pratiques. Certaines des plus sages paroles que j'ai entendues sur ce sujet proviennent de Tom Poppendieck. Il a dit, "Tout ce que vous voyez ou entendez sur la mise en oeuvre du Lean correspond à la solution au problème de quelqu'un d'autre. Même si cela a résolu son problème, cela ne signifie pas qu'il résoudra le vôtre". Laissez-vous inspirer par les mises en oeuvre du Lean faites par les autres, mais sachez que c'est la façon dont vous allez l'implémenter qui compte. Bonne chance !/ Tomas Björkholmhttp://www.crisp.se/tomas.bjorkholmPS : un grand merci à Yassal Sundman pour son aide à améliorer le contenu et la langue.

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