Mise en place d'un régime collectif par DUE

LA

édition Groupama

D’UN RéGIME COLLECTIF PAR DéCISION UNILATéRALE EN SANTé ET PRévOyANCE

COMMENT METTRE EN PLACE UN RéGIME COLLECTIF EN ENTREPRISE AU PROFIT DES SALARIéS ?

Les modalités de mise en place, de modifi cation ou de remise en cause des garanties sociales complémentaires sont régies par le code de la Sécurité sociale (articles L.911-1 et suivants du CSS).

L’article L.911-1 du code de la Sécurité sociale énumère les formes juridiques possibles pour la mise en place des garanties collectives de retraite ou de prévoyance de salariés. Il s’agit des formes suivantes :

les conventions ou accords collectifs,

le référendum,

la décision unilatérale.

LA MISE EN PLACE D’UN RéGIME COLLECTIF DE PRévOyANCE ET/OU DE SANTé COMPLéMENTAIRE 02

LA MISE EN PLACE D’UN RéGIME

COLLECTIF DE PRévOyANCE

ET/OU DE SANTé COMPLéMENTAIRE

En toute hypothèse, le comité d’entreprise, ou à défaut les délégués du personnel en cas de carence de ce dernier, doit être informé et consulté avant la mise en place du régime, quelle que soit la forme juridique choisie (article R.2323-1 du code du travail) sous peine de délit d’entrave.

L’acte institutionnalisant la mise en place du régime est un acte juridique qui défi nit les obligations de l’employeur à l’égard de ses salariés. L’entreprise est invitée à se rapprocher de son conseil pour établir ce document.

de la taille de l’entreprise (existence de représentants syndicaux dans l’entreprise)

du dialogue social instauré

de la capacité de fi nancement de l’employeur

Le choix du mode opératoire dépendra notamment :

L’EMPLOyEUR A AINSI L’OBLIGATION AU 1ER JANvIER 2016 :

- de couvrir l’ensemble de ses salariés à hauteur a minima du panier de soins minimum tel que défi ni par l’art. d.911-1 du CSS ;

- “d’assurer au minimum la moitié du fi nancement de la couverture collective à adhésion obligatoire des salariés”.


LA DéCISION UNILATéRALE DE L’EMPLOyEUR (DUE)

Le bénéfi ce de l’exonération plafonnée de cotisations de Sécurité sociale (article L.242-1 AL. 6 du Code de la Sécurité sociale) est subordonné au respect de 2 conditions. Les catégories retenues doivent :

être défi nies à partir des critères objectifs fi xés à l’article R.242-1-1 du Code de la Sécurité sociale (CSS),

et

permettre, dans les conditions prévues à l’article R.242-1-2 CSS, de couvrir tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard de garanties concernées(1).

(1) Cf. tableau synthétique en page 8 sur les catégories objectives admises par le décret du 09/01/2012 modifi é par décret le 08/07/2014 et la circulaire DSS interprétative du 25/09/2013.

cette modalité est prévue par l’article L.911-1 du code de la Sécurité sociale.

Le recours à la décision unilatérale est très pratique dans les petites et moyennes entreprises dès lors qu’elles ne disposent pas de représentation syndicale.

L’employeur peut décider unilatéralement de mettre en place un régime de protection sociale au bénéfi ce de l’ensemble des salariés ou d’une catégorie d’entre eux.

La généralisation de la couverture complémentaire santé prévue à l’article L.911-7 du CSS, instaure l’obligation pour les entreprises dont les salariés ne bénéfi cient pas d’une couverture santé collective et obligatoire minimum au 1er janvier 2016, de les faire bénéfi cier de cette couverture santé minimale par décision unilatérale à compter de cette date.


En eff et, un salarié ne peut être contraint par décision unilatérale à cotiser contre son gré à un régime de protection sociale complémentaire (article 11 de la loi Evin). Les salariés présents dans l’entreprise lors de la mise en place du régime de prévoyance et/ou de santé complémentaire par décision unilatérale ont ainsi la possibilité de refuser de cotiser à ce régime, sans remise en cause du caractère obligatoire de celui-ci.

(2) Cf tableau synthétique en pages 10-11 sur les dispenses d’adhésion applicables en santé.(3) Cf art.D.911-8 CSS et Q/R 10 courrier DSS du 29/12/15 sur les modalités de calcul du montant du “chèque santé.”(4) Cf Q/R 9 courrier DSS du 29/12/15.

Si le fi nancement de l’employeur n’est pas total et s’il existe ainsi une part salariale à la charge des salariés présents dans l’entreprise lors de la mise en place du régime (entraînant donc diminution de leur salaire net), l’accord exprès de chacun d’eux est requis.

Dès lors, il est nécessaire que l’employeur ait recueilli préalablement l’accord de chaque salarié individuellement. Un simple affi chage dans l’entreprise n’est pas suffi sant. Il est ainsi possible de prévoir soit l’émargement auprès de la DRH, soit de demander le retour signé du courrier, après un délai de réfl exion suffi sant. Ceci peut poser un problème de gestion du retour des documents signés (retard, refus, absence de retour signé) : en cas de diffi culté, il est souhaitable d’avoir recours à une procédure permettant d’imposer le fi nancement salarial, comme le référendum ou l’accord collectif.

En revanche, l’affi liation des salariés embauchés après la mise en place du régime est obligatoire, au titre du statut collectif applicable dans l’entreprise, sauf cas de dispense d’adhésion (dispense d’ordre public ou dispenses prévues par la DUE)(2).

Les dispenses d’ordre public prévues par les art. L.911-7 III al. 2 CSS et D.911-2 CSS(2) s’appliquant de plein droit, même en l’absence de stipulation expresse dans la DUE, il appartiendra à l’employeur d’apprécier s’il entend ou non expressément les viser dans sa DUE.

Signalons que les salariés faisant valoir la dispense d’ordre public prévue par l’art. L.911-7 III al. 2 du CSS au bénéfi ce des CDD ou contrat de mission ne bénéfi ciant pas d’une couverture collective et obligatoire supérieure ou égale à 3 mois ont droit au versement du “chèque santé” dans les conditions et modalités fi xées par l’art. L.911-7-1 du CSS et son décret d’application(3). Les sommes versées au titre du “chèque santé” bénéfi cient du même régime social que les contributions patronales versées au bénéfi ce des salariés affi liés au régime collectif et obligatoire(4).

ATTENTION

il est indispensable que le refus du salarié soit dans ce cas notifi é par écrit et que celui-ci manifeste clairement son intention de renoncer au bénéfi ce des garanties, l’employeur devant pouvoir en justifi er ultérieurement.


La catégorie mise en place ne doit pas avoir pour objectif d’accorder un avantage personnel.

À NOTER

S’agissant des mandataires sociaux non-salariés affi liés au régime général, fi scalement et socialement assimilés aux salariés, le caractère obligatoire de l’adhésion ne résultera pas de la décision unilatérale, dans la mesure où ils n’ont pas le statut de salarié au regard du droit du travail.

Il faudra donc veiller à l’existence d’une décision du Conseil d’administration ou équivalent, cette délibération étant indispensable au regard du droit fi scal, du droit des sociétés et de la doctrine sociale.

Il résulte à cet égard de la circulaire interprétative de la Direction de la Sécurité sociale (DSS) du 25 septembre 2013 que les mandataires sociaux non-salariés affi liés au régime général peuvent être rattachés au contrat liant l’entreprise à l’organisme assureur sous réserve, d’une part, de rentrer dans la catégorie bénéfi ciaire (ex : cadres relevant de l’article 4 CCNC de 1947), d’autre part, de l’existence d’une décision du Conseil d’administration (ou équivalent). Une copie du PV de séance actant cette décision devant être tenue à disposition du contrôleur URSSAF.


LES MODALITéS DE MISE EN PLACE

CET éCRIT DOIT NOTAMMENT PRéCISER :

le champ d’application du régime dont :

- la catégorie bénéfi ciaire

La catégorie doit être objective au sens de l’article R.242-1-1 du CSS (cf. tableau synthétique p. 8). Les critères ouvrant droit à présomption de situation identique et devant ainsi être privilégiés pour défi nir la catégorie sont :

- en santé : les critères 1 et/ou 2, avec l’obligation de couvrir l’ensemble du personnel ;- en prévoyance : les critères 1,2 et/ou 3, avec obligation de couvrir l’ensemble du personnel

dans ce dernier cas.

Si une condition d’ancienneté de 6 mois maximum est admise en santé en application de l’art. R.242-1-2 du CSS, et ne peut ainsi constituer un motif de redressement URSSAF, ce qui a été confi rmé par la DSS par courrier du 29/12/15 (Q/R 1), le maintien d’une telle condition d’ancienneté au-delà du 1er janvier 2016 peut en revanche faire encourir un risque “droit du travail” à l’employeur.

La suppression des conditions d’ancienneté en santé permet à l’employeur d’éviter ce risque.

- les éventuelles dispenses d’adhésion (cf. tableau synthétique p.10-11)

Si des dispenses d’adhésion sont prévues par le régime, l’employeur devra pouvoir justifi er avoir préalablement informé les salariés des conséquences du choix d’une dispense.

Il est indispensable dans ce cas que la demande de dispense soit notifi ée par écrit et que le salarié fasse référence à la nature des garanties auxquelles il renonce et précise qu’il a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix.

la durée et les conditions de l’engagement unilatéral de l’employeur,

la teneur des garanties en renvoyant aux conditions contractuelles et notice d’information pour le contenu des garanties et modalités de mise en oeuvre.

L’employeur doit constater par écrit sa décision unilatérale en remettant

un document à chaque salarié (L.911-1 du CSS). En eff et, l’écrit est destiné

à régir les rapports entre l’employeur et le salarié.


les taux et la répartition de la cotisation entre employeur et salarié,

En santé, en application de l’art. L.911-7 CSS modifi é par la LFSS pour 2016, la participation patronale devra être au moins égale à 50 % de la couverture globale (et non du seul panier de soins minimum), à compter du 1/01/16(5).

les clauses obligatoires :

- En cas de choix d’un organisme assureur : conformément à l’article L.912-2 du code de la Sécurité sociale, les conditions et la périodicité du choix de l’organisme et des intermédiaires devront être précisées. La périodicité du réexamen ne pourra excéder cinq ans.

- En cas de changement d’organisme assureur : conformément à l’article L.912-3 du code de la Sécurité sociale, les conditions de la poursuite de la revalorisation des rentes d’incapacité de travail ou d’invalidité en cours de service doivent être prévues. De même, le maintien de la garantie décès doit être organisé pour les bénéfi ciaires de ces rentes. La revalorisation des bases de calcul des diff érentes prestations relatives à la couverture du risque décès devra être au moins égale à celle déterminée par le contrat résilié.

les modalités de remise en cause ou de dénonciation de l’engagement.

L’écrit constatant la décision unilatérale ne dispense pas l’entreprise de la remise de la notice d’information,

en application de l’article L.141-4 du code des assurances et de l’article 12 de la loi Evin.

La preuve de la remise de l’ensemble de ces écrits (lettre d’information de mise en place, accord ou désaccord du salarié sur l’éventuel fi nancement lui incombant et notice d’information) incombant à l’employeur, il est conseillé de faire émarger chaque salarié lors de la remise de ce document ou d’en demander le retour signé et paraphé.

(5) La DSS considère que cette obligation de fi nancement minimal porte également sur la couverture obligatoire des ayants droit (Q/R 7 courrier DSS du 29/12/15). Cela nous paraît contestable dès lors que l’art. L.911-7 du CSS vise les seuls salariés, étant souligné que si le non-respect de cette obligation, peut entraîner un risque “droit du travail”, il ne peut en tout état de cause constituer un motif de redressement URSSAF, ce qui a été confi rmé par la DSS par courrier du 29/12/15 (Q/R 1).

(6) Cf. Q/R 8 circulaire ACOSS du 04/02/2014 selon laquelle s’agissant d’une couverture santé “standard”, “l’ensemble des salariés est exposé de manière identique et il n’y a donc en principe pas lieu d’admettre une distinction dans le degré de couverture à partir des critères n° 3 à 5 (...).”

À NOTER

Rappelons que la formalisation de l’engagement de l’employeur constitue une condition d’exonération dont l’employeur devra justifi er en cas de contrôle. Il résulte, à cet égard, de la circulaire DSS du 30 janvier 2009 (fi che n° 2) qu’en cas de mise en place du régime par décision unilatérale, l’employeur devra :

produire une copie de l’écrit remis aux salariés et actant la décision unilatérale, conformément à l’article L.911-1 du CSS ;

justifi er auprès de l’agent chargé du contrôle la modalité de remise de cet écrit aux salariés (document joint au bulletin de paie, remise en mains propres, envoi par courrier...).

Il résulte par ailleurs de la circulaire DSS du 25 septembre 2013 qu’en cas de recours aux critères n’ouvrant pas droit à présomption de situation identique pour la défi nition de la catégorie bénéfi ciaire, l’employeur devra en outre justifi er de la diff érence de traitement opérée en produisant tout document utile de nature à justifi er par exemple une exposition aux risques couverts plus importante, ce qui devrait correspondre à des cas très marginaux en santé(6).


LES CATéGORIES OBJECTIvESau sens du décret du 09/01/2012 modifi é par décret du 08/07/2014 et des circulaires DSS du 25/09/2013 et ACOSS du 04/02/2014

(1) 5 critères qui peuvent se combiner entre eux selon les circulaires DSS du 25/09/2013 et ACOSS du 04/02/2014.(2) Cette condition ne s’applique ni dans le cas où la garantie décès couvre l’ensemble des salariés (puisqu’il n’y a alors pas constitution d’une catégorie de salariés)

ni lorsque la garantie décès est mise en place au bénéfi ce des cadres par application de l’art 7 CCNC de 1947 (1,5 % TA).(3) L’employeur devra être en mesure de justifi er les diff érences de traitement opérées entre ces catégories de salariés (ex : degré d’exposition aux risques couverts,

cf Q/R 8 circulaire ACOSS du 04/02/2014 pour des exemples de justifi cations admises).(4) Attention : si une condition d’ancienneté de 6 mois maximum est admise en santé en application de l’art. R.242-1-2 du CSS, et ne peut ainsi constituer un motif

de redressement URSSAF, ce qui a été confi rmé par la DSS par courrier du 29/12/15 (Q/R 1), le maintien d’une telle condition d’ancienneté au-delà du 1er janvier 2016 peut en revanche faire encourir un risque “droit du travail” à l’employeur.

CATéGORIES BéNéFICIAIRES

5 critères objectifs (art. R.242-1-1 CSS)(1)

1 Appartenance aux catégories cadres et non cadres au sens de l’AGIRC (ex. : cadres art.4/cadres et assimilés art. 4 et 4 bis/salariés relevant des art. 4, 4 bis et 36 ou ensemble des salariés affi liés à l’AGIRC)

Catégories objectives au sens du décret (cadre général)

Sous réserve que l’ensemble des salariés de l’entreprise soient couverts

2 Seuil de rémunération déterminé à partird’une des limites inférieures des tranches fi xées pour le calcul des cotisations aux régimes AGIRC et ARCCO.



3 Place dans les classifi cations professionnelles défi nies par conventions de branche ou accords professionnels ou interprofessionnels 1er niveau de classifi cation professionnelle en principe (cf Q/R 3 circulaire ACOSS pour des exemples)



Caractère objectif à justifi er par l’employeur(3) (cadres particuliers)

4 Sous-catégories fi xées par conventions de branche ou accords professionnels ou interprofessionnels1er niveau immédiatement inférieur à celui du critère 3 (cf Q/R 4 circulaire ACOSS pour un exemple)

Caractère objectif à justifi erpar l’employeur(3) (cadres particuliers)

5 Appartenance :- au champ d’application d’un régime légalement

ou réglementairement obligatoire assurant la couverture des mêmes risques,

- à certaines catégories spécifi ques de salariés défi nies par CCN/AB/ANI caractérisant des conditions d’emploi ou des activités particulières,

- aux catégories défi nies à partir des usages en vigueur dans la profession

Caractère objectif à justifi er par l’employeur(3) (cadres particuliers)

Catégories défi nies par référence au tempsde travail /nature du contrat de travail/âge

Non admises

Catégories défi nies par référence à une condition d’ancienneté

12 mois maximum 6 mois maximum(4)

LéGENDE

RETRAITE (art. r.242-1-2 CSS)

PRÉVOYANCEincapacité/invalidité

inaptitude + décès si associé à un de ces 3 risques(2) (art. r.242-1-2 CSS)

SANTÉ (art. r.242-1-2 CSS)


ATTENTION

Les critères ouvrant droit à présomption de situation identique et devant ainsi être privilégiés pour la mise en place de régimes catégoriels sont :

en santé : les critères 1 et/ou 2, avec obligation de couvrir l’ensemble du personnel ;

en prévoyance : les critères 1,2 et/ou 3, avec obligation de couvrir l’ensemble du personnel dans ce dernier cas.

Dans tous les cas, requalifi cation encourue si catégorie mise en place a en fait eu pour objectif d’accorder un avantage personnel.

(1) Dispenses applicables lors de la mise en place du régime ou de l’embauche si elle est postérieure.(2) Les salariés qui feront valoir ce cas de dispense auront droit au versement du “chèque-santé” dans les conditions et modalités

prévues par l’art. L.911-7-1 CSS et son décret d’application du 30/12/15 (art. D.911-7 et D.911-8 CSS).(3) Les salariés qui feront valoir ces dispenses ne seront pas éligibles au “chèque santé”.(4) Faculté de sortir du bénéfi ce du régime si la date d’eff et de la couverture souscrite par ailleurs est postérieure à l’embauche

ou à la date de mise en place du régime (art. D.911-5 CSS).(5) La demande de dispense peut prendre la forme d’une déclaration sur l’honneur selon un formulaire type annoncé par DSS

(Q/R 3 DSS du 29/12/15).


LES CAS DE DISPENSES OBSERvATIONS

DISPENSES D’ORDRE PUBLIC

DISPENSE APPLICABLE SI RÉGIME MIS EN PLACE PAR DUE (ART. R.242-1-6 DERNIER ALINÉA DU CSS)

1 Salariés embauchés avant la mise en place du régime, en présence d’une cotisation salariale

- Fondement : art. 11 Loi Evin

- Si fi nancement exclusivement patronal : ce cas de dispense doit être prévu par la DUE (circulaire ACOSS du 12/08/15, cf. cas 1 tableau ci-après)

DISPENSES APPLICABLES QUEL QUE SOIT LE MODE DE MISE EN PLACE DU RÉGIME(1)

Dispense de droit légale (art. L.911-7 III al. 2 CSS)(2)

2 CDD ou contrat de mission dont la durée de la couverture collective et obligatoire est < à 3 mois et justifi ant bénéfi cier par ailleurs d’une couverture responsable. La durée de la portabilité n’est pas prise en compte pour le calcul de cette durée de 3 mois

Un salarié en CDD de moins de 3 mois mais dont le régime prévoit une couverture > à 3 mois ne peut bénéfi cier de ce cas de dispense mais pourra, le cas échéant, bénéfi cier du cas de dispense prévu au bénéfi ce des CDD < 12 mois (cas 3 tableau ci-après)

Dispenses de droit prévues par le décret du 30/12/15 (art. D.911-2 CSS)(3)

3 Salariés bénéfi ciaires de l’ACS ou de la CMUC(4) Dispenses d’adhésion temporaires ne pouvant jouer que jusqu’à l’échéance du contrat individuel ou date à laquelle ils cessent de bénéfi cier de la CMUC ou ACS, cette date butoir devant être indiquée dans la demande de dispense (Q/R 3 DSS du 29/12/15)

4 Salariés couverts par une assurance individuelle santé

5 Salariés bénéfi ciant, au titre d’un autre emploi, y compris en tant qu’ayants droit, d’une des couvertures suivantes(4) :- complémentaire santé collective et obligatoire- régime local d’Alsace-Moselle- régime complémentaire relevant de la CAMIEG- mutuelles des agents de l’Etat ou des collectivités territoriales

issues des décrets du 19/09/2007 et du 8/11/2011- contrats dits “loi Madelin”

- Les salariés multi-employeurs peuvent ainsi désormais bénéfi cier de ce cas de dispense de droit

- Cas des couples travaillant dans la même entreprise : un des membres du couple peut être affi lié en tant qu’ayant droit de l’autre (Q/R 4. DSS du 29/12/15)

- La demande de dispense devra indiquer le nom de l’assureur du contrat souscrit par ailleurs

LES DISPENSES D’ADHéSION applicables en santé et prévoyance au 01/01/2016

Dans tous les cas, l’employeur doit être en mesure de produire la demande de dispense des salariés concernés.(5)

LéGENDE

PRÉVOYANCE

SANTÉ


LES CAS DE DISPENSES OBSERvATIONS

DISPENSES POUvANT

ÊTRE PRévUES

DANS L’ACTE JURIDIQUE

DISPENSE SPéCIFIQUE AUX RéGIMES MIS EN PLACE PAR DUE (ART. R.242-1-6 1° DU CSS)

1 Salariés embauchés avant la mise en place du régime, en l’absence de cotisation salariale

Ce cas de dispense ne résulte pas de l’application de l’art. 11 loi Evin et n’est donc pas de droit (≠ cas 1 tableau ci-dessus)

DISPENSES POUvANT ÊTRE PRévUES QUEL QUE SOIT LE MODE DE MISE EN PLACE DU RéGIME (ART. D.911-4 CSS)(1)

2 Salariés et apprentis en CDD ou contrat de mission ≥ 12 moisNécessité de justifi er d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs

3 Salariés et apprentis en CDD ou contrat de mission < 12 mois(2)

Sans avoir à justifi er d’une couverture par ailleurs

4 Salariés à temps partiel(2) et apprentisSi cotisation salariale ≥ à 10 % rémunération brute(3)

5 Salariés couverts par ailleurs au titre d’un des 2 dispositifs suivants(4) :- régime spécial de SS des gens de mer (ENIM)(5)

- Caisse de prévoyance et de retraite des personnels de la SNCF (CPRPSNCF)(5)

Nécessité de justifi er de l’existence de la couverture par ailleurs chaque année

(1) Dispenses applicables lors de la mise en place du régime ou de l’embauche si elle est postérieure.(2) Les CDD ou contrat de mission ≤ 3 mois et les temps partiels ≤ 15h/semaine peuvent être exclus du champ d’application du régime collectif et obligatoire

et bénéfi cier du chèque-santé si prévu par accord de branche ou d’entreprise.(3) Il convient de prendre en compte l’ensemble des garanties PSC pour l’appréciation du seuil à 10 %. Il est également admis dans cette hypothèse que l’employeur

prenne en charge l’intégralité de la cotisation salariale (art. R.242-1-4 CSS).(4) Faculté de sortir du bénéfi ce du régime si la date d’eff et de la couverture souscrite par ailleurs est postérieure à l’embauche ou à la date de mise en place

du régime (art. D.911-5 CSS).(5) Dispositifs prévus par la circ. DSS du 25/09/13.

À NOTER

Dans ces 5 cas, les dispenses d’adhésion doivent être explicitement prévues dans l’acte juridique formalisant le régime santé si l’entreprise souhaite y recourir, ces dispenses n’étant pas de droit mais une simple faculté pour l’employeur.

En cas de contrôle URSSAF, l’employeur devra produire la demande de dispense des salariés concernés, et le cas échéant, les justifi catifs requis.

Cette demande doit comporter la mention selon laquelle le salarié a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix.

LéGENDE

PRÉVOYANCEincapacité/invalidité

inaptitude + décès si associé à un de ces 3 risques(2) (art. r.242-1-2 CSS)

SANTÉ (art. r.242-1-2 CSS)

Caisse régionale d’Assurances Mutuelles Agricoles.

Entreprise régie par le Code des assurances et soumises à l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) 61 rue Taitbout 75009 PARIS.

Document et visuels non contractuels - 07/2016 - Création graphique : www.agence-upco.com - Crédits Photos : XXXXXXXXXXXX / Shutterstock.

Document remis à titre uniquement indicatif. L’entreprise est invitée à se rapprocher de ses conseils.

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Mise en place d'un régime collectif par DUE