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ETUDE DE CAS
UN CENTRE DE
RESSOURCES
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: [email protected]
Site web: www.xwiki.com
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L’Union Sociale pour l'Habitat (USH) est une organisation de type «adhocratique». Elle mobilise,
dans un contexte d’environnements instables et complexes, des compétences pluridisciplinaires
et transversales pour mener à bien des missions.
L'USH a :
un rôle de représentation nationale auprès des pouvoirs publics, des milieux professionnels,
des médias et de l’opinion publique
une mission de réflexion, d’analyse, d’étude sur tous les dossiers relatifs à l’habitat et
d’élaboration de propositions pour une politique sociale de l’habitat
une fonction d’information, de conseil et d’assistance auprès des organismes Hlm afin de
faciliter, rationaliser et développer leurs
activités et leurs compétences professionnelles
L’information et la communication sont au cœur des missions de l’USH qui informe ses adhérents, les
fédérations, les organismes Hlm, et les partenaires du mouvement Hlm.
Contexte et enjeux
Au cours du 1er semestre 2012 a été lancée une mission d’audit des moyens de production de
l’information au sein de l’USH. L’architecture applicative était très hétérogène et ne répondait plus aux
attentes. En effet, l’absence de cohérence entre les différents systèmes de production de contenus et
d'un moteur de recherche rendait difficile l’accès aux contenus pour une personne extérieure aux
services producteurs.
Secteur : public
Besoin : structuration et
organisation de contenus
numériques
Solution : centre de ressources
Produits : XWiki Enterprise
« XWiki nous a permis de structurer et d’organiser au mieux
notre importante production de contenus numériques tout en
facilitant l’accessibilité de ce fond à la satisfaction d’un plus large
public. L’édition collaborative proposée et adoptée par nos
nombreux contributeurs nous permet maintenant d’appréhender
et d’explorer plus sereinement d’autres voies, comme les espaces
collaboratifs. »
(Thierry Bourreau, responsable du centre de ressources de
l'Union Sociale pour l'Habitat)
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
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Site web: www.xwiki.com
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Un « centre de ressources » a été créé avec 2 objectifs :
valoriser les productions de l’USH, partager de l’information et produire en lien direct avec le
terrain
centraliser toutes les productions dans un outil en ligne en permettant aux organismes
d’apporter leur contribution aux projets en cours
Besoins et contraintes
Contraintes à prendre en compte pour l'outil :
Au-delà des critères techniques et fonctionnels, une attention toute particulière était portée sur :
la capacité de l’outil à organiser l’information
la dimension collaborative « native »
la capacité démontrée à la reprise de contenu
Contraintes à prendre en compte en interne :
> Mobiliser des contributeurs nombreux et « délocalisés » :
un outil accessible directement depuis un navigateur web
un outil de production « standardisé » : 4 gabarits usuels
un outil assez simple : Titre + Chapô + Contenu
un workflow «light» et sécurisé, laissé à la gouvernance des entités contributrices
historisation très sécurisante pour les contributeurs
> Proposer une organisation rigoureuse de l’information, peu contraignante à la production mais
efficace à l’utilisation :
réalisation d’un Plan de Classement Unifié à partir de plans existants
un outil de gestion simple et efficace (MC et tags associés à chaque entrée)
un outil d’affectation par lot des docs (ex. changement de classement, de nom d’entité ou
d'email de contact)
la gestion d'un statut : privé / public
un moteur de recherche paramétrable (migration de la version 5.2.1 -> 6.x pour SOLR)
un accès multiple : Plan / Type / Nature / Tags / Index
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
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> Reprise de l’existant :
plus de 45 000 documents de type « texte » dans des bases Lotus Notes
des fichiers joints encapsulés dans des documents (docx, pdf, pptx)
des liens hypertextes (URL, Lotus Notes) à conserver impérativement
la sélection et le nettoyage dans des bases de données existantes
le mapping et l'identification des contenus à reprendre et leur cible dans les gabarits du CDR
l’import avec un mapping de documents dans le nouveau PCU (table de concordance)
l'import réalisé sans indexation systématique de MC ou TAGS
La solution
Le choix de la solution XWiki
Un appel d'offre a été effectué. Les solutions sélectionnées : Drupal / Alfresco / Sharepoint / XWiki.
XWiki et XWiki SAS se sont démarqués sur les critères suivants :
une bonne couverture fonctionnelle
une solution simple
un interlocuteur unique (éditeur et intégrateur)
la reprise de l'existant (import des données)
Les réalisations de l'équipe XWiki SAS
Un centre de ressources
Le centre de ressources de l'USH est accessible à l'url suivante : ressourceshlm.union-habitat.org/ush/
L'équipe XWiki SAS a mis en place le centre de ressources de l'USH après plusieurs étapes préliminaires
parmi lesquelles la création du plan de classement par l'USH et la reprise des données existantes
(Lotus Notes, fichiers joints (PDF, pptx, docx...), et liens hypertextes).
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Page d’accueil du centre de ressources
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Un site événementiel : Le Congrès
Pour le site événementiel Le Congrès, XWiki a été utilisé comme un CMS classique.
Premiers résultats constatés
Les premiers résultats sont encourageants. Le Centre de ressources réalisé avec XWiki répond aux
attentes de l'USH, à savoir la centralisation et la valorisation de l’ensemble des productions du
mouvement Hlm. Les cibles de ce portail de référence sur le logement social sont au rendez-vous au
regard de la progression constante des consultations depuis son ouverture.
Au mois de novembre 2014 :
ce sont plus de 8 000 visiteurs uniques
plus de 13 000 sessions par mois
près de 2 500 pages vues par jour
L’appropriation de cette nouvelle manière de produire et de publier de l’information continue de se
diffuser à toute l’organisation. Près de 300 nouveaux documents produits cette année par les
différentes directions opérationnelles sont venues abonder les 2 500 références de l'USH.
