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ETUDE DE CAS
Capitaliser les
connaissances des
collaborateurs
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: [email protected]
Site web: www.xwiki.com
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Créée en 1978 afin de porter la voix des producteurs biologiques, la Fédération Nationale de
l’Agriculture Biologique (FNAB) est à ce jour le seul réseau professionnel agricole spécialisé en
agriculture biologique en France. En tant que réseau de proximité et de compétences, elle se
compose d’une fédération nationale, et de groupements régionaux départementaux répartis sur
le territoire.
Informer, sensibiliser, mobiliser, construire un nouveau modèle, apporter une expertise, mutualiser les
expériences… La FNAB fédère, par les organisations adhérentes qui la composent, les agrobiologistes
des régions de France. Sous le terme générique d'agriculture biologique, sont comprises la biodynamie,
la permaculture, et toutes les formes d'agricultures biologiques reconnues comme telles par les
pouvoirs publics. La FNAB œuvre depuis son commencement pour un développement cohérent,
durable et solidaire du mode de production biologique.
Le contexte
La FNAB est constituée de structures dans les départements, les régions, et possède bien évidemment
une tête de réseau nationale qui est la Fédération Nationale. Julien ADDA travaille pour la FNAB depuis
5 ans. Sa mission est d’organiser les métiers de la fédération qui relèvent essentiellement de
l’information, de la mutualisation, de la formation, de l’expertise et de la représentation.
Secteur : public
Besoin : mieux échanger dans
le cadre de projets et améliorer
la communication
Solution : base de
connaissance
Produits : XWiki Enterprise
« Au sein de la fédération, nous avons un turnover important.
XWiki nous permet de gérer ce turnover en offrant à chaque
nouveau collaborateur une vue d’ensemble de l’entreprise ainsi
qu’une base de connaissance beaucoup plus importante qu’au
sein d’un intranet standard. La plateforme permet également de
gérer de manière beaucoup plus collaborative tout ce qui est
compte-rendu de réunion, avec une visibilité sur le document
ainsi que des commentaires réalisés par ceux qui ont participé à
la réunion. Des espaces blog ont également été créés pour
pouvoir mettre de l’actualité dans chaque espace collaboratif. »
(Julien ADDA, Délégué général de la FNAB)
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
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Le projet
XWiki répond à un besoin de mutualisation très fort de la part de la FNAB, dans la mesure où celle-ci
est une entité indépendante et qu’elle a des structures territoriales disséminées un peu partout en
France.
Les différentes entreprises qui composent la fédération travaillent en collaboration, ce qui constitue la
richesse de ce réseau. Il existe donc un vrai besoin de mutualisation des connaissances, des savoirs et
des documents à travers une interface simple et intuitive.
La fédération ne bénéficie pas d’importants moyens financiers, mais dispose de cette richesse humaine,
dont le savoir et l’expertise doivent absolument être transmis le plus rapidement et le plus fidèlement
possible aux nouveaux arrivants.
Afin que l’ensemble de cette communauté forme une fédération de connaissances partagées, il faut
donc pouvoir mutualiser l’ensemble de ces savoirs en un seul endroit : XWiki.
La solution XWiki
La fédération utilise quotidiennement XWiki. La page d’accueil de l’intranet livre des informations
relatives à l’actualité du secteur de l’agriculture biologique et de ses métiers. Il existe également une
cinquantaine d’espaces collaboratifs correspondant chacun à une grande thématique, et dans lesquels
on trouve des documents partagés sur le sujet traité.
Des forums ont également été créés. Ils permettent de recenser les activités des différents
départements et régions et d’échanger sur les stratégies à venir. « Il s’agit d’utiliser tout ce que l’on
trouve dans les mails pour essayer de le transposer dans des espaces qui ne parlent que de ces sujets
là, et qui permettent d’avoir toute l’historicité de la conversation », explique Julien ADDA.
La gestion de la connaissance interne une garantie de pérennité pour l’entreprise
La FNAB a décidé d’utiliser un espace collaboratif tel que XWiki pour archiver, gérer et mettre à
disposition à la fois les connaissances de chaque collaborateur, mais également les processus internes
et externes de la fédération. Cette volonté fait suite à la problématique selon laquelle les derniers
collaborateurs arrivés ne pouvaient pas prétendre à l’obtention de ces connaissances indispensables à
leur bonne intégration dans la fédération.
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XWiki est donc devenu le lieu où se mélangent bon nombre d’informations, provoquant de
nombreuses réactions et commentaires, ainsi qu’un ensemble d’indications qui vont aider le
collaborateur à s’intégrer beaucoup plus rapidement à l’entreprise. L’ensemble de ces savoirs va donc
servir à l’ensemble des adhérents ainsi qu’aux nouveaux venus.
Passage d’email à un système collaboratif
La migration entre un système d’email et un outil collaboratif est un passage obligé et parfois difficile.
C’est un véritable changement culturel qui doit s’enclencher pour que l’ensemble des collaborateurs
adopte une nouvelle manière de communiquer entre eux.
De nombreux collaborateurs sont restés bloqués sur l’email. Pourtant, la surcharge informationnelle
provoquée par celui-ci ne fait plus de lui un outil adéquat pour toutes les entreprises. Comme tout
mode de fonctionnement, il a ses limites : gestion de l’information difficile, archivages compliqués,
communication descendante, commentaires mal organisés… Il faut donc se montrer pédagogue pour
que les collaborateurs se mettent à partager l’information sur un espace collaboratif de manière
spontanée.
Pour ce faire, la FNAB a mis en place des cycles de formation pour accélérer l’appropriation de la
plateforme XWiki par l’ensemble de ses utilisateurs. Des lettres d’information internes bihebdomadaires
ont été diffusées pour promouvoir ce nouveau mode de fonctionnement et donner au passage
quelques conseils et astuces pour améliorer la compréhension de l’outil.
Ce type d’actions permet de développer petit à petit des espaces de collaboration de plus ou moins
grandes tailles : « il faut fournir un effort permanent pour renvoyer vers l’outil et briser les vieilles
habitudes », explique Julien ADDA.
L’actualité a été un facteur déterminant pour l’adoption de la plateforme par les collaborateurs de la
FNAB. En effet, la mobilisation politique importante qui s’est organisée autour de la question des aides
agricoles a pour la première fois entrainée une véritable activité sur la plateforme.
« D’un seul coup et sans que cela soit réellement volontaire, l’ensemble des utilisateurs s’est mis à
échanger directement sur le réseau. Le sujet était très important pour eux et ils ont tous ressentis le
besoin d’en discuter et d’en débattre », raconte Julien ADDA.
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Une fois la plateforme adoptée, il a fallu l’animer, ne pas changer de stratégie, continuer montrer
l’exemple, valoriser le positif à l’intérieur de celle-ci pour amener les collaborateurs à travailler tous
ensemble.
« Aujourd’hui, nous ne pourrions plus revenir en arrière, au fur et à mesure nous nous sommes bien
rendus compte que l’email était un outil tellement cloisonné qu’il ne convenait définitivement pas à
notre mode de fonctionnement. Le collaboratif, c’est un vrai combat, mais qui en vaut largement la
peine ».
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Premiers résultats constatés
Suite à l’adoption définitive de l’outil par les collaborateurs, la fédération a bien l’intention d’utiliser
XWiki de deux façons :
un outil pour la gestion de ses travaux qui permettra en un seul espace la supervision complète
d’un projet
ouverture du réseau à des collaborateurs extérieurs. Il ne s’agirait pas d’une ouverture complète
du réseau, mais d’un accès à un certain nombre d’espaces dédiés, notamment pour la diffusion
d’informations vers l’extérieur
Témoignages
« Nous avions un besoin de mutualisation qui était vraiment très fort »
« La FNAB est fondée sur la coopération et la collaboration. C’est pour cette raison qu’une plateforme
telle que XWiki est adaptée à notre mode de fonctionnement. »
« Il n’y a rien d’acquis, les collaborateurs auront toujours le réflexe de réindividualiser l’information. Il
faudra toujours fournir un effort permanent pour renvoyer vers l’outil. »
« La plateforme offre des applications intéressantes dans le cadre d’un projet. L’application Tâches,
par exemple, permet de définir des missions et des échéanciers. »
