La dématérialisation du conseil minicipal

La dématérialisation du conseil municipal Mairie d’Evry – DSI – 6/11/2014 - Linagora

La dématérialisation

du conseil municipal

La dématérialisation du conseil municipal

Contexte

Un développement national de l’administration électronique Les élus d’Evry et la collectivité ont intégrés l’e-administration dans le projet

d’administration. Une tension budgétaire accrue sur les collectivités territoriales. Un Maire souhaitant que sa ville adopte des méthodologies modernes et soit moteur

d’innovation Un projet mené à la demande du Maire.



Objectifs


Efficience du service public par une plus grande rapidité des échanges et la réduction des

coûts de fonctionnement Sécurisation et traçabilité des informations

Expérimenter pour trouver des marges de progression

Rationaliser

Valorisation de l’agent public dans sa mission par le développement de ses compétences,

l’accroissement de sa technicité et la modernisation de ses méthodes de travail ;

Développement durable par la réduction de la consommation de papier.


Un projet 4 en 1


La préparation du conseil municipal

La séance du conseil

La signature électronique

La télétransmission au contrôle de

légalité


Planning du projet télétransmission Actes


Janvier 2011

• démarrage

Avril 2011

• recensement des actes

Mai 2011

• analyse des processus

Mai 2011

• préfecture et définition du périmètre

Juin 2011

• Choix du TdT, convention et nomenclature

Septembre-Novembre 2011

• Acquisition certificats

Novembre- décembre 2011

• Formations et tests

Janvier 2012

• Production


Evaluation du dispositif de télétransmission


Atouts

Rapidité de transmission et de retour prefecture et de diffusion aux services (courriel).

Suppression des bordereaux d’envoi et de 90% des photocopies

Tournées et parcours de travail appariteurs modifiés. Travail valorisé sur des tâches ayant + de

valeurs ajoutées.

Projet ayant permis de remettre à plat le périmètre des actes à transmettre

Impact organisationnel limité aux agents expédiants.

Contraintes Information de réussite de télétransmission via courriel à l’émetteur et une boite d’archives. Limite

22Mo adoptée dans le système de messagerie avec de nombreuses défaillances.

Marchés très longs à scanner malgré une optimisation après échange avec la préfecture.

Pas de gain de temps mesuré


Le parapheur électronique,

un traitement particulier



Planning du projet parapheur électronique


Janvier 2011

•démarrage

Mai 2011

•analyse des processus

Juin 2011

•Choix des circuits cibles

Juin 2011

•Recherche d’un dispositif expérimental. Mise en concurrence

Octobre 2011

•Paramétrage

Décembre 2011 -Janvier 2012

•Acquisition certificats et formations

23 janvier 2012

•Production


Evaluation du dispositif parapheur électronique


Atouts

Traçabilité

Suivi et relances facilités

Accélération du processus de signature dès lors que les viseurs ont accepté le changement de

culture notamment au regard de l’engagement de la collectivité en terme de réponses aux

habitants. Délai moyen : 3 jours

Moins de documents à signer en RH : 1 exemplaire au lieu de 3 à 6 en papier

Souplesse d’organisation pour les agents

Télétransmission facilité

Contraintes Changement de culture : lecture sur écran difficile pour plusieurs agents et viseurs.

Impossibilité de rectifier les documents par les viseurs. L’apposition de notes étant une contrainte

forte dans un bloc texte libre.

Des délais de signature énormes qui peuvent poser des contraintes juridiques

Réticences à y insérer les courriers habitants : signature manuscrite et mot manuel ont de l’importance.

Visas plus long en électronique (lecture, annotations et temps de traitement)

Utilisation de Java

Obligation d’utiliser le PDF sous peine de voir des pbs de mise en forme

Bloc signature contenant le nom et la fonction du signataire impossible à modifier si délégation du

parapheur à moins de refaire tout le parcours.


Le conseil municipal dématérialisé



Planning du projet CM dématérialisé


Juin 2011

•Recensement des directions concernées

Septembre-décembre 2011

•analyse des organisations

Décembre 2011

•Définition du périmètre dématérialisable

Décembre 2011-Mai 2012

•Choix du logiciel

Avril-Juin 2012

•Etude du système de connexion pour la séance

Mai 2012

•Recherche du dispositif convocation dématérialisée

Mai-juin 2012

•Paramétrage

Juin 2012

•CM à blanc

Fin juin 2012

•Production pour le CM du 4 octobre 2012


Les élus


Un choix d’équipement matériel difficile ….

Un plan de formation très adapté

Un accompagnement indispensable !

Une charte informatique

L’appui du cabinet du Maire et ….. du Maire


Evaluation du dispositif CM dématérialisé


Atouts

Traçabilité.

Suivi et relances facilités.

Accélération des processus de validation, de préparation de la séance, de signature, de

transmission, de diffusion au public

Délibérations homogènes dans leur forme

+ grande souplesse dans la préparation

Gain de temps après quelques mois pour certains rédacteurs dans la préparation des projets

Une mini GED des délibérations

Contraintes Impact culturel assez fort pour les rédacteurs et viseurs.

Difficultés pour les élus de passer au tout numériques + utilisation messagerie pro.

Conserve la problématique de délai de remise des dossiers 1 mois avant le conseil.

Impact technique d’utilisation de LibreOffice même à minima (découpage d’un fichier Word en 3

LibreOffice)


Merci de votre attention

Ludovic Metz

[email protected]

01.60.91.61.17

mailto:[email protected]





Evaluation du dispositif CM dématérialisé


Analyse de l’organisation


Technology

La dématérialisation du conseil minicipal