64
Lancement du portail de dématérialisation « Ma-démarche-FSE » en région Rhône-Alpes Présentation des fonctionnalités du dépôt en ligne des bilans d’exécution 1 en ligne des bilans d’exécution Lyon, le 08 février 2012

Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

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Page 1: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Lancement du portail de dématérialisation « Ma-démarche-FSE » en région Rhône-Alpes

Présentation des fonctionnalités du dépôt en ligne des bilans d’exécution

1

en ligne des bilans d’exécution

Lyon, le 08 février 2012

Page 2: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Mise en place : calendrier ; mode opératoire ; contexte et organisation

Présentation des fonctionnalités du dépôt d’un bilan d’exécution pour le bénéficiaire et de la réalisation d’une étude de recevabilité du bilan d’exécution pour le gestionnaire

01

02

2

du bilan d’exécution pour le gestionnaire

03 Démonstration

04 Temps d’échange

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Mise en place : calendrier ; mode opératoire ; contexte et organisation

3

et organisation

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Calendrier de l’élaboration du SI

Objectifs du projet - Période 2007-2013

Objectifs du projet - Période 2014-2020

4

Outils de communication et de conduite du changement

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Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre de la RGPP (mesure 15) et en lien avec la DGME

Il est nommé « ma démarche FSE »

Il a pour objet de mettre en place, à l’échéance de début 2014, un portail permettant de saisir en ligne tout support nécessaire à la

1) Objectifs du projet - Période 2007-2013

5

un portail permettant de saisir en ligne tout support nécessaire à la gestion des crédits et de conserver l’ensemble des pièces justificatives afférentes.

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Principes généraux

Une interface clairement identifiée pour les « Porteurs de projet » et « Gestionnaires » : Le portail s’adresse aux porteurs de projets (ou aux services bénéficiaires) et aux services gestionnaires

1) Objectifs du projet - Période 2007-2013

6

gestionnaires

Amont et aval : Le portail concerne l’ensemble de chaîne de traitement des dossiers en amont et en aval de la sélection

Volontariat : L’utilisation du portail sera assurée sur la base du volontariat

Interfaçage : L’ensemble des informations saisies via le portail devront être progressivement interfacées avec le système d’information PRESAGE.

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Périmètre de mise en œuvre du projet

1) Type de dossier

Le portail concerne prioritairement les opérations financées par voie de subvention.

Il ne concerne pas le financement des aides aux postes des entreprises d’insertion

1) Objectifs du projet - Période 2007-2013

7

entreprises d’insertion

2) Services gestionnaires concernés

Le portail est établi pour l’ensemble des opérations relevant des services gestionnaires de l’État

Il pourra être élargi à des opérations relevant d’organismes intermédiaires volontaires sélectionnés par les AGD

Page 8: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

« Les Etats Membres veillent à ce qu’au plus tard le 31décembre 2014, tous les échanges d’informations entre les

Le projet de dématérialisation 2007-2013 permet de préparer la mise en place obligatoire et généralisée de système d’échanges de de données informatisé, pour la période 2014-2020, à compter du 31 décembre 2014

2) Objectifs du projet - Période 2014-2020

8

décembre 2014, tous les échanges d’informations entre lesbénéficiaires et les autorités de gestion, de certification et decontrôle, ainsi que les organismes intermédiaires soientexclusivement réalisés par l’intermédiaire de systèmesd’échanges de données informatisés »

Article 84-6 du projet de règlement général 2014-2020

Page 9: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Seconde étape : dématérialisation de la demande de candidature, d e la grille de recevabilité et de la fiche d’instruction

Troisième étape : dématérialisation du rapport de contrôle de servi ce fait et adaptation de la gestion à la mise en œuvre de la ge stion par voie de marché

3) Calendrier de mise en œuvre

Trois étapes sont prévues pour la période 2007-2013

9

2011

2012

2013 2014

Première étape : dématérialisation du bilan d’exécution et de la grille de recevabilité du bilan d’exécution

Page 10: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Élaboration du lot 1

Le lot 1 vise à assurer la dématérialisation des bilans d’exécution

Sa mise en œuvre est comprise entre juin 2011 et janvier 2012

Il comprend deux étapes :

• Une première étape expérimentale, de juin à décembre 2011, limitée à cinq régions (Bourgogne, Centre, Poitou-Charentes, Île-de-France, volet central)

• Une seconde étape correspondant à la généralisation du dépôt de bilans d’exécution en ligne depuis le 16 janvier 2012

10

en ligne depuis le 16 janvier 2012

� Accès au portail (à compter du 16 janvier 2012) : https://ma-demarche-fse.fr

�!

La possibilité de déposer des bilans en ligne est limitée :

• aux opérations financées par voie de subvention relevant des services gestionnaires de l’État (hors aide aux postes des EI)

• aux opérations financées par voie de subvention relevant de certains OI expérimentateurs (CR Bourgogne, CAC 36, AGFE, FNARS CENTRE)

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• Ouverture du portail « Ma démarche FSE » en recette le 09 mai 2011 à l’occasion de la journée de l’Europe

• phases de recette : les 12 - 13 mai avec le groupe utilisateur et 31 mai -1er juin avec les référents en région

• 8 juin 2011 ouverture aux cinq régions pilotes (Poitou-Charentes, Centre, Bourgogne, Ile-de-France, volet central)

• premier retour de la phase de pilotage lors d’une réunion le débriefing le 21 juillet 2011 à la DGEFP avec le groupe de référent et le groupe utilisateurs

Calendrier détaillé de l’élaboration du lot 1

Etape 1

11

• Du 5 Oct. 2011 au 15 Janv. 2012: Ouverture du portail de dématérialisation des bilans d’exécution aux OI volontaires dans les 5 régions pilotes

• 16 janvier 2012 : Ouverture du portail de dématérialisation des bilans d’exécution aux 22 régions métropolitaines (hors OI)

• 2nd semestre 2012 : Ouverture sur la base du volontariat aux OI des 22 régions métropolitaines

Etape 2

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Élaboration du lot 2

Le lot 2 vise à assurer la dématérialisation du dossier de candidature, de la grille de recevabilité et de la fiche d’instruction

Sa mise en œuvre est comprise entre janvier et décembre 2012

Il comprend deux étapes :

• Une première étape expérimentale, de janvier à juin 2012, limitée à cinq régions (Bourgogne, Centre, Poitou-Charentes, Ile-de-France, volet central)

• Une seconde étape correspondant à la généralisation du dépôt des

12

• Une seconde étape correspondant à la généralisation du dépôt des dossiers de candidature et de la saisie en ligne des fiches d’instruction, à compter de juin 2012

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• Ouverture à la recette le 16 novembre 2011 du portail « Ma démarche FSE » concernant le dépôt des demandes de subvention

• Seconde phase de recette le 14 décembre 2011 avec le groupe « utilisateurs »

• 16 janvier 2011 : ouverture aux cinq régions pilotes avec des candidats sélectionnés (Poitou-Charentes, Centre, Bourgogne, Ile-de-France, volet central)

• Fin février : premier retour de la phase de pilotage avec le groupe de référent et le groupe « utilisateurs »

Calendrier détaillé de de l’élaboration du lot 2

Etape 1

13

référent et le groupe « utilisateurs »

• Du 1er mars au 31 mai 2012 : Ouverture du portail à l’ensemble des candidats et aux OI volontaires au sein des 5 régions pilotes

• 1er juin 2012 : Ouverture du portail de dématérialisation des demandes de subvention, de la grille de recevabilité et du rapport d’instruction aux 22 régions métropolitaines (hors OI à l’exception des OI qui ont participé à l’expérimentation)

• 3ème Trimestre 2012 : Ouverture sur la base du volontariat aux OI des 22 régions métropolitaines

Etape 2

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Élaboration du lot 3

Le lot 3 vise à assurer la dématérialisation du rapport de contrôle de service fait et aux adaptations du suivi des opérations relevant d’une gestion par voie de marché public.

Sa mise en œuvre est comprise entre juin à décembre 2012

Il comprend deux étapes :

• Une première étape expérimentale, de juin à décembre 2012 , limitée à cinq régions (Bourgogne, Centre, Poitou-Charentes, Île-de-France, volet central)

14

central)

• Une seconde étape correspondant à la généralisation du rapport de contrôle de service fait et aux adaptations du suivi des opérations relevant d’une gestion par voie de marché public à compter de décembre 2012

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• Ouverture à la recette en avril 2012 du portail « Ma démarche FSE » concernant le dépôt des demandes de subvention

• Seconde phase de recette en mai 2012 avec le groupe « utilisateurs »

• Juin 2012 : ouverture aux cinq régions pilotes avec des candidats sélectionnés (Poitou-Charentes, Centre, Bourgogne, Ile-de-France, volet central)

• Fin juillet 2012 : premier retour de la phase de pilotage avec le groupe de référent et le groupe « utilisateurs »

• Du 1er septembre au 30 novembre 2012 : Ouverture du portail à

Calendrier détaillé de de l’élaboration du lot 3

Etape 1

15

• Du 1er septembre au 30 novembre 2012 : Ouverture du portail à l’ensemble des gestionnaires et aux OI volontaires au sein des 5 régions pilotes

Etape 2

• 1er décembre 2012 : Ouverture du portail de dématérialisation du rapport de contrôle de service fait et aux adaptations du suivi des opérations relevant d’une gestion par voie de marché public aux 22 régions métropolitaines (hors OI à l’exception des OI qui ont participé à l’expérimentation)

• 4ème Trimestre 2012 : Ouverture sur la base du volontariat aux OI des 22 régions métropolitaines

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4) Situation du projet au sein de l’environnement SI

Parallèlement à la mise en production des trois lots, il sera procédé à un interfaçage des informations physiques et financières renseignées dans « Ma démarche FSE » avec les écran de gestion et suivi de dossier du système d’information PRESAGE et de la plate-forme de saisie des tableaux D1/D2.

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Dépôtdemande

subvention

Recevabilitédemande sub.

Porteur de projet Gestionnaire

Fiche instruction

DépôtRecevabilité

bilan d’exécution Conventionnement

Gestionnaire

30/06/2012

Alimentation CSV

Inscription au comité (passage en statut C)

Création du dossier (statut D)Report n°presage

Schéma organisationnel des systèmes d’information

17

Dépôtbilan

bilan d’exécution

Rapport CSF

Appel de fonds

ArchivageLot 2

Lot 1

Lot 3

Expérimenté juin 2011Généralisé janv. 2012

Expérimenté janv. 2012Généralisé juin 2012

Expérimenté juin 2012Généralisé déc. 2012

Dépenses certifiées (CSF/CPP)

Interfaçage lot 1 D1/D2

Plate-forme de saisie D1/D2

Dépenses réalisées (bilan-dépenses)

Opérationnel en janv. 2012 A venir

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Plaquette de communication : Disponible dans la salle

Vidéo d’e-learning : Accessible depuis la rubrique

Guide utilisateur : Disponible depuis la rubrique

Diaporama de présentation : En cours

4) Outils de communication, de conduite du changement et assistance fonctionnelle

Adresse : https://ma-demarche-fse.fr

18

Assistance téléphonique :

Vos correspondants régionaux – chargés de mission FSE

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Présentation des fonctionnalités du dépôt d’un bilan d’exécution pour le bénéficiaire et de la réalisation d’une

19

réalisation d’une étude de recevabilité du bilan d’exécution pour le gestionnaire

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Initialisation des comptes utilisateurs

Phase de recevabilité

2.1

2.22.3

Saisie et dépôt d’un bilan d’exécution

20

2.3

Page 21: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Initialisation des comptes 2.1

21

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Présentation des droits associés aux différents profils

Création et activation du compte utilisateur

22

Connexion

Passerelle avec mon.service-public.fr

Page 23: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/3)

« Ma démarche FSE » attribue à ses utilisateurs un profil, qui est associé à l’une des 2 grandes catégories de types profil « porteur de projet » ou « collaborateur »

• 2 profils de type « porteur de projet », identifiés par l’icône :

• Compte-maître (responsable dans la structure),

• Compte secondaire (gestionnaire).

23

• 5 profils de type collaborateurs, identifiés par l’icône :

• Administrateur,

• Superviseur,

• Gestionnaire,

• Opérateur mandaté,

• Contrôleur.

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Profils « Bénéficiaire »Porteur de

projet

Type de dossier Actions Compte secondaire Compte -maître

Ses propres dossiers

de demandes

Visualisation ☺ ☺

Création, modification, complément d'information ☺ ☺

Création ou modification de bilans d'exécution ☺ ☺

Autres dossiers de

Visualisation ☺ ☺

Création, modification, complément d'information � �

Création ou modification de bilans d'exécution � �

� �

24

Les notion de « Compte-maître» ou de «compte secondaire » sont des droits supplémentaires nécessairement accordés à au moins un bénéficiaire de l’organisme.

Le premier profil créé sur un organisme est automatiquement catégorisé « Compte-maitre », ce rôle peut être transféré à un autre utilisateur par la suite.

Autres dossiers de

demandes de

subvention de son

organismeAutres dossiers de

demandes de

subvention d'un

autre organisme

Visualisation � �

Création, modification, complément d'information � �

Création ou modification de bilans d'exécution � �

Gérer les utilisateurs rattachés à son organisme � ☺

Modifier les informations générales de l'organisme � ☺

Page 25: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Profils « Collaborateurs »Collaborateur

Actions Spécificités Gestionnaire ContrôleurOpérateur

mandatéSuperviseur Administrateur

Accès aux dossiers des

organismes associés

Consultation ☺ ☺ ☺ ☺ ☺

Modification � � � � ☺

Accès aux bilans des

organismes associés

Accès aux bilans en consultation ☺ ☺ ☺ ☺ ☺

Accès aux bilans en modification � � � � ☺Accès au module de

Interactions avec le bénéficiaire

25

Accès au module de

suivi des organismes

associés

Interactions avec le bénéficiaire

via le module ☺ � � (partiel) ☺ ☺

Modification des

informations générales

des organismes

Organismes associés � � � ☺ ☺

Tous les organismes � � � � ☺

Gestion des utilisateursUtilisateurs de son service � � � ☺ ☺

Utilisateurs de tous les services � � � � ☺

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Créer un compte bénéficiaire (1/3)

Cliquer sur « Créer un compte »

2

Saisir dans la barre de navigation l’adresse :

https://ma-demarche-fse.fr

11

Porteur de

projet

26

Ultérieurement, en cas d’oubli, l’utilisateur pourra demander une réinitialisation de son mot de passe via ce lien2

3

3

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Créer un compte bénéficiaire (2/3)

La validation des conditions générales d’utilisation est obligatoire

Renseigner toutes les informations demandées.

1

1

2

27

Cliquer sur le bouton ‘Sauvegarder’ pour demander la création d’un compte porteur de projet

En sauvegardant ces informations, un contrôle de cohérence est effectué entre le Numéro SIRET, la régionadministrative et le N° PRESAGE. Sitôt, la sauvegarde de vos données, un code d’activation vous estcommuniqué par notre plateforme de maintenance afin que celle-ci s’assure de l’authenticité de la personne entrain de se connecter. Un délai maximum de 4h00 ouvrés a été fixé avec notre prestataire.

L’adresse courriel et le mot de passe constituent les identifiants de connexion du bénéficiaire.

32

3

Page 28: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Créer un compte bénéficiaire (3/3)

1 2

Si le bénéficiaire est le premier utilisateur à créer un compte sur

111

28

3

[email protected]

Jean LE GALL

Un message de l’application l’informe que le compte est créé…

…ainsi qu’un courriel lui rappelant ses identifiants et ses droits

utilisateur à créer un compte sur son organisme, il doit confirmer qu’il souhaite être « Compte maître »

1

2

1

2

3

1

2

Page 29: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Connexion

2

1 Saisir votre identifiant et

votre mot de passe

L’identifiant et le mot de

passe sont l’adresse de

messagerie électronique et

le mot de passe saisi dans le

formulaire d’inscription

Saisissez le code 1

29

2

Vous êtes connecté au portail

« ma démarche FSE »

Cliquer sur le bouton

« Valider »3

Saisissez le code

d’activation qui vous a

été transmis par la

plateforme.

1

23

Page 30: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Gestion des comptes bénéficiaires au sein des organismes (compte-maître et comptes secondaires)

1 Tous les comptes maitre disposent de l’accès au module d’administration. Pour accéder au module, il vous faut cliquez sur le bouton « Administration de l’organisme »

30

1

Page 31: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Gestion des comptes bénéficiaires au sein des organismes (compte-maître et comptes secondaires)

1 Il convient de renseigner toutes les informations relatives à la structure dont vous dépendez.

31

1

Page 32: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Gestion des comptes bénéficiaires au sein des organismes (compte-maître et comptes secondaires)

1 Cliquez sur le bouton « créer un compte » pour ajouter un compte utilisateur « compte secondaire » supplémentaire.

32

1

Page 33: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Gestion des comptes bénéficiaires au sein des organismes (compte-maître et comptes secondaires)

1 Vous pouvez désactiver un compte si le gestionnaire est amené à quitter la structure. Il n’est pas supprimé.

1

2

Vous pouvez transformer

33

21 Vous pouvez transformer un « compte secondaire » en « compte-maître »

Page 34: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Gestion des comptes bénéficiaires au sein des organismes (compte-maître et comptes secondaires)

1 Cliquez sur le sous onglet dossier pour faire apparaître la liste des dossiers gérés par votre structure.

1

34

Page 35: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Passerelle avec mon.service-public.fr

35

Une passerelle avec « mon.service-public.fr » permettra à terme auxutilisateurs de « Ma démarche FSE » de créer une liaison entre leurcompte sur le portail « Ma démarche FSE » et le portail « mon.service-public.fr » (MSP).

A ce stade, deux types de compte MSP sont identifiés :

-Votre compte Pro

-Votre compte ASSO

Page 36: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Saisie et dépôt du bilan d’exécution2.2

36

Page 37: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Liste des dossiers

Création du bilan d’exécution

Accès à une opération

Principes de navigation

37

Création du bilan d’exécution

Validation de la saisie des volets

Edition de l’attestation de validation

Validation du bilan d’exécution par la structure

Soumission du bilan d’exécution

Page 38: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Principes de navigation

Connexion à ma démarche FSE

Liste des dossiers

38

Détail d’un bilan

Onglet contenu

Volet I

Volet II

Volet III

Validation volets

Attestation

Suivi d’un bilan

Onglet historique

Onglet pièces jointes

Onglet messages

Page 39: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Liste des dossiersPorteur de

projet

39

Le portail affiche à l’écran la liste des opérations sur lesquelles vous avez desdroits d’accès.

Pour sélectionner l’opération pour laquelle vous souhaitez travailler, cliquezsur le numéro PRESAGE correspondant.

Page 40: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Accès à une opération

1

2

Porteur de

projet

40

3

L’écran d’un dossier se décompose en 3 parties :

• les informations générales de l’opération

• la liste des bilans dématérialisés enregistrés sur le portail

• la liste des bilans déposés avant l’ouverture du portail

12

3

Page 41: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Création du bilan d’exécution

Comment créer votre bilan d’exécution ?

Cliquer sur le bouton « Ajouter un bilan »

1

Porteur de

projet

41

L’écran affiche alors le formulaire d’initialisation du

bilan

1

Page 42: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Onglet « Contenu du bilan »

Comment saisir un bilan d’exécution ?

1

1Saisir successivement chacun des onglets du bilan d’exécution, en modification

Dans l’application cette icône vous permet d’accéder à l’aide en ligne

Porteur de

projet

Le « contenu du dossier » est constitué

• d’une part, d’informations provenant de Présage Web

• d’autre part, d’informations relatives au bilan d’exécution proprement dit :

• la période d’exécution,

• le nom et les coordonnées du responsable du bilan

• etc...

Page 43: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Règles de gestion « Contenu du bilan »Porteur de

projet

1/ Vous ne pouvez pas modifier les données pré-alimentées depuis Présage Web via le portail de dématérialisation.

2/ En sauvegardant la saisie du bilan d’exécution, le système crée le bilan d’exécution et lui attribue un numéro par incrémentation.

Tous les bilans d’exécution d’une même opération sont numérotés, quelque soit leur type.

43

quelque soit leur type.

3/ Un nouveau bilan d’exécution doit être dans la première tranche non clôturée de l’opération

Page 44: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Volet 1 : Eléments quantitatifs et qualitatifsPorteur de

projet

44

Le volet 1 contient l’ensemble des éléments qualitatifs et quantitatifs concourant à la présentation des actions réalisées.

Page 45: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Volet 1 : Eléments quantitatifs et qualitatifsPorteur de

projet

45

Page 46: Lancement du portail de dématérialisation «Ma …...Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre

Volet 1 : Eléments quantitatifs et qualitatifsPorteur de

projet

46

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Volet 2 : Dépenses justifiéesPorteur de

projet

47

Le volet 2 contient l’ensemble des données relatives aux dépenses justifiées. Chaque sous-onglet correspond à un type de dépenses.

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Règles de gestion du Volet 2Porteur de

projet

Partie II-21/ « Montant réalisé cumulé à la date du présent bilan d’exécution » ≥ « Montant réalisé au titre du précédent bilan d’exécution »

2/ « Activité liée à l’opération » – « part réalisée » ≤ 0

Partie II-51/ « Montant réalisé cumulé à la date du présent bilan d’exécution » ≥ « Montant réalisé au titre du précédent bilan d’exécution »

48

réalisé au titre du précédent bilan d’exécution »

2/« Quantité d’activité liée à l’opération » ≤ « Quantité d’activité totale ».

Partie II-71/ Cet onglet n’est disponible que pour un bilan clôturant une tranche annuelle ou un bilan final.

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Volet 3 : Ressources mobiliséesPorteur de

projet

49

Le volet 3 contient l’ensemble des données relatives aux ressources mobilisées.

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Validation de la saisie des volets

Comment valider les volets

du bilan d’exécution ?

Valider chacun des volets du bilan d’exécution successivement

1

En cas d’informations

23

Porteur de

projet

50

1

2

3

En cas d’informations incorrectes ou manquantes,

un message d’erreur s’affiche pour vous indiquer où

apporter les corrections

Une fois les trois volets du bilan d’exécution validés, vous avez accès à l’onglet

« attestation ».

1

2

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Contrôle de validation du Volet 1Porteur de

projet

5 contrôles de saisie ont été mis en place :

• Contrôle des enregistrements et validations à vide ou à 0• Contrôle de cohérence des sommes des participants par catégorie• Contrôle de cohérence du rapport entrées / reports / sorties• Contrôle de cohérence du rapport Total / Femme• Contrôle de correspondance entre les sorties D1 et D2*

51

• Contrôle de correspondance entre les sorties D1 et D2*

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Contrôle de validation du Volet 2Porteur de

projet

1/ Dans le tableau II-7, si une valeur est saisie dans la colonne « Autres », la nature des autres dépenses doit être précisée

2/ « Dépenses nouvelles réalisées » (total du tableau volet II) = « Ressources nouvelles mobilisées » (Total des ressources du tableau III) – détail des ressources mobilisées au titre de l’opération.

52

– détail des ressources mobilisées au titre de l’opération.

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Contrôle de validation du Volet 3Porteur de

projet

1/ Toutes les lignes importées du système d'information de gestion du Fonds social européen (PRESAGE) doivent êtres complétées.

2/ « Dépenses nouvelles réalisées » de la ligne de total du tableau récapitulatif du volet II = « Ressources nouvelles mobilisées » de la ligne de « Total des ressources » du tableau III – détail des ressources mobilisées au titre de l’opération.

53

3/ Pour un bilan final ou un bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle :Toute ligne doit être justifiée via l’ajout d’une pièce jointe, sauf les lignes « Fonds Social Européen » et « Autofinancement » (selon votre statut juridique)

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Edition de l’attestation au titre de l’exécution de l’opération cofinancé

Comment éditer l’attestation de validation

du bilan d’exécution ?

La saisie s’effectue en mode modification.

Porteur

de

projet

54

mode modification. Pensez également à

sauvegarder la saisie de l’attestation une fois les données complétées.

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Soumission du bilan d’exécution

1

2

Porteur de

projet

Pour soumettre un bilan d’exécution au service gestionnaire, il vous faut éditer

55

Pour soumettre votre bilan d’exécution, une étape préalable est nécessaire.

Scannez l’attestation signée par le responsable légal de votre structure ettéléchargez la sur « Ma démarche FSE ».

Vous pouvez alors soumettre votre bilan d’exécution.

1

2

Pour soumettre un bilan d’exécution au service gestionnaire, il vous faut éditerl’attestation puis faire signer le document par votre responsable légale de lastructure à laquelle vous appartenez.

Le règlement 1828/2006 art.19 alinéa 4 indique que pour les Fonds structurels européens, un document numérisé a la même valeur juridique qu’un document original.�

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Etude de recevabilité du bilan d’exécution2.3

56

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Contenu du module de suivi

Accès au module de suivi

57

Confirmation de la recevabilité du bilan d’exécution

Grille de recevabilité

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Accès au module de suiviTous profils

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L’icône « œil » permet au porteur de projet de visualiser l’étatd’avancement du dossier. Il permet également au gestionnaire de gérerles étapes de gestion lié à la complétude et à la recevabilité du biland’exécution.

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Contenu du module de suivi : historiqueTous profils

Il est à noter trois fonctions importantes :

1/ La possibilité d’assigner un responsable pour le suivi du bilan d’exécution

2/ La possibilité de demander des informations complémentaires par l’envoi de message

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L’onglet « historique » contient tous les événements qui se sont déroulés sur le bilan d’exécution(traçabilité).

L’onglet « Grille de recevabilité » permet d’établir la recevabilité du bilan d’exécution. Il est vérifié à cestade que tous les documents attendus sont bien conformes.

L’onglet « Liste des pièces jointes » présente les différentes pièces jointes du dossier.

L’onglet « Messages » affiche les échanges entre le porteur de projet et le gestionnaire.

3/ La possibilité d’exporter les données relatives aux tableaux D1D2 pour les importer dans l’interface D1D2

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Grille de recevabilité

L’onglet « Grille de recevabilité »affiche les critères de recevabilitédu bilan d’exécution.

Le gestionnaire peut modifier la

Tous profils

60

Le gestionnaire peut modifier larecevabilité de chaque critère etpeut accéder à la pagecorrespondant à chaque critèregrâce à l’icône

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Confirmation de la recevabilité du bilan d’exécution

Pour confirmer la recevabilité dubilan d’exécution,

le gestionnaire doit s’assurer :

• de la recevabilité de chacun des

Tous profils

61

• de la recevabilité de chacun descritères

• de déclarer le bilan recevable.

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Démonstration

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Temps d’échange

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Merci pour votre attention, bonne fin de journée !