Danny BoulangerExpert de solution

Patrick LemieuxDéveloppeur

Gestion de l'information structurée (composantes) avec Word et SharePoint

Ordre du jour

Évolution du marché de l’information structurée

Défis et problématique

Besoins de gestion d’information structurée

Approche du marché et solution

Présentation d’une solution

Vos formateurs

Objectifs du séminaire

Découvrir le domaine de l’édition et de la gestion de l’information structurée

Identifier les meilleures approches

Connaître les différentes solutions du marché

Historique d’Alcero

Fondation d’InterDoc en 1995: Consultation et intégration

Fondation d’Alcero en 2007

Lancement d’Alexya en septembre 2008

InterDoc devient la division service d’Alcero en 2009

Alexya présent à l’international: Allemagne, Espagne, Caraïbes, États-Unis, Canada

Lancement de l’éditeur de document virtuel en 2014

Nos clients

Chambre des communes

Évolution du marché de l’information structurée

Historique

Traitement de texte spécialisé AES, MICOM, Xerox Star

Système de création d’information structurée SGML: Arbortext, Softquad Ventura Front Page Quark Express Page Maker

Historique

1985 Avènement du PC Application bureautique Accès aux applications de création structurée

1993-2008 I4I Création de contenu structuré avec Word, 1993 Premier brouillon du XML, 14 novembre 1996 Black Blade Inc 2006

Historique

Joueurs clés dans la création d’information structurée PTC Arbortext JustSystems (XMetal) Altova (Authentic) oXygen I4I (x40)

Évolution des besoins

Dématérialisation• Mondialisation• Télé-Travail• Multi-disciplinaire

Multi-Plateforme• Web• Tablette intelligente• Téléphone intelligent

Collaboration• Édition concurrente• Gestion des sections ou composantes

Défis et problématique

Défis

Notre lecture des défis

Problématique d’affaires

Gestion de changement

Cibler les usagers sur la création

Problématique d’architecture d’information

Document élaboré dans un bloc

Culture d’édition Sa méthode Son style Sa gestion

Structure virtuelle inexistante

Service de librairie mal compris

Problématique technologique

Besoins de gestion d’information structurée

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Plateforme SharePoint

ProcessusProduction de Workflow

Collaboration de Workflow

Processus d’affaires système de gestion

Tâches et activités

Collaboration

Blog, Wikki

Outlook

Réseau sociaux interne

Portail

Formulaires électroniques

Gestion du cycle de vie de document

Recherche

InformationSystème de gestion électronique de document

Gestion contenu Web

Gestion d‘enregistrement

Gestion des droits

Imagerie

Applications d’affaires

Gestion de contrat

Publications techniques

Demandes et réponses de soumissions

Documentation produit

Proposition

Lois et règlements

Procédures et documentation

Search past RFPs

Talk to George

List Requirements

Find Technical Expert

Meet with Manager

Meet with Service Group

Send Draft for Review

Draft Report

Access pricing system

Search Customer Data Base

Need to talk to Legal?

Summarize exceptions

Release Proposal

Receive RFPRéception de l’appel

d’offre

Parler à Georges

Trouver un expert technique

Trouver une base de donnée de clients

Accéder au système de détermination de prix

Besoin de parler au département légal?

Envoyer une ébauche pour révision

Approuver la proposition Envoyer la proposition

Rencontre avec le gestionnaire

Résumer les exceptions

Rédiger le rapport

Rencontre avec le groupe de service

Rechercher parmi les appels d’offre antécédents

Faire une liste des exigences

Quel sont les modules ou service requis pour supporter une solution d’affaires

APPROCHE DU MARCHÉ ET SOLUTION

La gestion documentaire

AvertissementUne chambre à coucher ne doit jamais refléter la façon dont une entreprise classifie son information.

Marketing Service à la clientèle

Développement de produits OpérationCommercialisation

Processus horizontaux

FichierOrdinateur

Courriel Autre système

Développement

Marketing Vente Support

Propositions

Contrats

Plans

Discussions

Présentations Rapports

Stratégies

Projections

Budgets

SpécificationsListe de prix

Révisions

Project

Processus documentaire

Gestion de l’information dans SharePoint

La gestion composite de l’information

Diviser pour régnerC’est bien de gérer ses documents.

C’est encore mieux de gérer son contenu.

Contexte d’une solution

Non structuré Structuré Semi

structuré

• Applications Office

• Imagerie• Base de données

Créer et saisir

• Type de contenu• Taxonomie• Metadonnées• Plan de

classification

Organiser• Actif• Semi-actif• Archive

Gérer

• Taxonomie de navigation

• Contextuel• Langage

naturel

Rechercher • Intelligence d’affaires

• Rapports• KPI

Analyser

• Impression• Intranet• Extranet

Publier

Composantes

Gestion structurée d’information

Édition Gestion Publication

ÉDITION

Cadre d’un contenu

Formats .doc, .pdf, .html

Structure XML Schema, Proprietary structure, DTD,

Contenu Texte, image, vocal, vidéo, données

Présentation XSLT, CSS,

Formatage XSL

Métadonnées Règles d’affaires, Description du contenu

Besoin de gestion du cycle de vie des contenus

XML

Le langage XML (eXtended Markup Language) est un format général de documents orienté texte. 

XML est devenu omniprésent dans le monde de l'informatique.

Une des idées directrices de XML est la séparation entre contenu et présentation.

XML

Les structures de contenu : DTD / Schema

Les DTD (Document Type Definition) héritent du format SGML. 

Les schémas ont été introduits pour remplacer les DTD

L'intérêt principal de ces modèles de documents est de pouvoir décrire explicitement les règles à respecter pour un document et de pouvoir vérifier si un document donné les respecte effectivement.

Les structures de contenu : DTD / Schema

Présentation – Feuilles de style

Une feuille de style contient des règles qui décrivent des transformations. 

Ces règles sont appliquées à un document source XML pour obtenir un nouveau document.

Démonstration!

Présentation – Feuilles de style

Présentation – Feuilles de style

MICROSOFT ET LE STANDARD OPEN XML

La petite histoire d’Office Open XML

Office Open XML (aussi connu sous le nom de OOXML ou OpenXml) est un format de fichier developpé par Microsoft pour représenter des chiffriers, des graphiques, des presentations ainsi que des documents.

Ce standard fit son apparition dans la version 2007 de Microsoft Office.

40

La structure d’un document

Y a-t-il un lien entre le format OpenXml et Sharepoint?

Démo

L’édition simultanée d’un document

La co-rédaction, ou le co-authoring, est maintenant quelque chose de possible.

Ainsi, si deux utilisateurs éditent un même document depuis Word, le document sur le serveur sera mis à jour, par les différentes modifications faites par nos deux contributeurs.

Joueurs clés

Black Blade: docBlock Ascend (word + SharePoint)

Dita Exchange (Dita+SharePoint)

Ixiasoft (CMS)

Oxygen (Éditeur XML)

SiberSafe

SiberLogic ( CMS XML)

GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENT

Éléments clés pour gérer votre contenu

Gérer les métadonnées (gestion des termes)

• Collection des termes relatifs

• Les termes et ensembles de termes peuvent être créés et gérés indépendamment des colonnes

Type de contenu

“Document Set”

• Réplication de métadonnées de base

• Workflow et Gestion de politique d’information

Workflow

Plan de classification (File Plan)

Librairie ou bibliothèque

Bibliothèque de documents• Gestion des entrées et des sorties

• Gestion des versions• Version majeure

• Majeure et mineure

• Audience ciblée

• Workflow• Approbation

• Recueillir les commentaires

• Recueillir les signatures

• Approbation de destruction

• Trois états

• Gestion de type de contenu

• Politique de gestion de l’information

Librairie ou bibliothèque

Bibliothèque de documents• Sécurité

• Plein contrôle

• Conception

• Gérer la hiérarchie

• Approbation

• Contribuer

• Lire

• Accès limité

• Centre d’achèvement des dossiers de soumission

• Contribution limitée

• Lecture seule

• Gabarit de bibliothèque de documents

Publication

DÉMONSTRATION D’UNE SOLUTION PERSONNALISÉE

Contact

Danny Boulanger

Expert en solutions

514.762.1370

dboulanger@alcero.com

www.alcero.com

http://blog.alcero.com

www.twitter.com/alcerosolution

Références

http://www.cmprofessionals.org/