Atelier Communiquer sur son projet européen 1 ©2013 Copyright BIEF s.a

Atelier Communiquer sur son

projet européen

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©2013 Copyright BIEF s.a.

Les 4 causes d’échec de projets:

Manque de Visibilité du projet

Manque de Clarté des objectifs (on veut obtenir quoi?)

Manque de temps (cumul de fonctions)

Manque/inefficacité de communication vers

• Sponsor

• Gestionnaires de projet

• Membres

Communiquer pour avancer!

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Construisez un rationnel fort:

Ce que nous allons faire

En quoi cela aura-t-il un impact positif sur nos activités?

A quoi pouvez-vous vous attendre en termes de

« délivrables »? La valeur ajoutée!

Définissez clairement la gouvernance

Le sponsor & ses attentes

Le rôle du gestionnaire de projet (visible et crédible)

Un échéancier pour les communications de contenu et s’y

tenir

Quelques trucs et ficelles

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Communiquer- communiquer

Bien vendre le projet au départ (sponsor-partenaires-

membres): un kick-off?

Se connaître c’est s’engager: tâche et relationnel

Communiquer différemment par rapport aux différentes

parties: un sponsor a d’autres attentes qu’un membre de

l’équipe

Créer une plate-forme centrale de documentation (serveur ou

cloud) et soyez réaliste quand à l’accès de chacun

Informer à chaque progrès

Et… célébrer les progrès afin de ne pas perdre les membres

en cours de route

Quelques trucs et ficelles

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Communiquer- communiquer: outils

Face à face pour commencer

La vidéoconférence pour se tenir au courant ou informer les

sponsor (définir la fréquence et s’y tenir)

Cloud ou serveur pour centraliser

LinkedIn, Facebook et Skype: groupes de discussion

Communiquer tel, mail, … pour garder le focus et l’énergie

Au travers du temps….

Les organisations changent… pensez à informer qui remplace

qui..

Communiquer pour gérer les attentes et …les frustrations

Quelques trucs et ficelles

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5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques

Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)

1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent

Noter, griffonner, dessiner, …

Synthèse à l’ensemble de l’atelier

Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,

associations, perspectives,

World café

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TABLE 1 et 5 : Définir le projet de communication

TABLE 2  et 6 : Communiquer au sein d’un partenariat à l’aide des réseaux informatiques et du cloud

TABLE 3 : Comment utiliser au mieux les réseaux sociaux.

TABLE 4 : Construire une « fiche outil » de bonnes pratiques

Thème des tables : Communication

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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4

Le mouvement…

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Atelier Animer une réunion 

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Atelier 2 : Animer une réunion

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ANIMER UNE REUNION = un projet en soi

Et après …. PENDANT AVANT

Mais pour quoi faire ? OBJECTIF

La réunion : oui / non ? la finalité !

PREPARER : QUOI ?

• Les objectifs à atteindre

• Le public cible

• Les points évoqués

La convocation

PREPARER : COMMENT ?

• Définir les rôles

• Les outils d’animation

La logistique

AVANT la réunion

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La prise de contact,

Le contexte, les consignes et les règles

Les échanges : les différents rôles

Animateur – Rapporteur – Gardien du temps – Participant

Les difficultés, les incidents critiques

Les fonction de communication

Production (gestion des tâches, du contenu)

Facilitation (gestion des procédures)

Régulation (gestion des relations)

La clôture

PENDANT la réunion

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Le compte rendu

Le suivi

L’évaluation

APRES la réunion

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Points d’attentionParticularité : l’international

La distance et l’interculturalité

Apprendre à se connaître

Vision commune ?

Identification des pratiques / référents / perceptions

La/les langue(s) o Les langues de travail - Natif ou pas

o Traduction ? Lors des échanges, dans les écrits

Les moyens de communication et d’échanges

Les supports visuels

Points d’attentionParticularité : l’international

La planification : o Adapter le « temps »

o La marge de manœuvre, la souplesse

o Définir le calendrier

Implication et contribution collective : o Répartition des tâches, réalisation des tâches en commun,

o Moments informels

Les validations progressives o ! Terminologie et compréhension

o Documenter le projet : garder trace des résultats / accords / engagements

Les ajustements éventuels

5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques

Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)

1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent

Noter, griffonner, dessiner, …

Synthèse à l’ensemble de l’atelier

Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,

associations, perspectives,

World café

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TABLE 1 et 5 : Pour faciliter le contact

TABLE 2  et 6 : Comment gérer les incidents critiques

TABLE 3 : Comment organiser au mieux une réunion ou un séminaire

TABLE 4 : Construire une « fiche outil » de bonnes pratiques

Thème des tables : Réunion

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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4

Le mouvement…

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AtelierÉvaluer un projet

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Évaluer…

E-valuere

Faire sortir la valeur de…non pas la « beauté » du projet,

mais celle de ses effets, de ses impacts !

Donner du sens !

Évaluer ?

• L’évaluation est un processus

• en vue de prendre une décision.

objectifs à évaluer….un ensemble de critères adéquats aux

• et à examiner le degré d’adéquation entre cet ensemble d’informations et

• à recueillir un ensemble d’informations

qui consiste

fiablesvalides,suffisamment pertinentes,

Trois types de décision :1. L'évaluation d'orientation

Décider de l’orientation du projet,

Décider de ses chances de réussite,

Décider de sa faisabilité...

Produit Débouche sur une (ou plusieurs) direction(s) avec indication de celle(s) à suivre

Objet de l'évaluation

Les potentialités (ce qui pourrait bien fonctionner) et les risques (ce qui ne pourrait pas bien fonctionner)

Trois types de décision :2. L'évaluation de régulation

Décider des modifications à apporter en

vue d’améliorer l’efficacité du projet,

Remédier aux lacunes constatées…

Produit Débouche sur un diagnostic et sur une thérapeutique

Objet de l'évaluation

Les erreurs (ce qui ne fonctionne pas)Éventuellement, les réussites afin que la thérapeutique puisse prendre appui sur elles.

Trois types de décision :3. L'évaluation de validation

Décider de la réussite du projet,

Décider de sa reconduction,

Décider du passage à un nouveau projet…

Produit Débouche sur une une validation

Objet de l'évaluation

Les réussites (ce qui fonctionne bien)Éventuellement, les erreurs afin de "donner du sens" à l'évaluation.

Types d’évaluation d’un projet

Situation désirée

PROJET

Evaluation à mi-parcours

Evaluation finale

Evaluation de l’impact ou

à posteriori

Situation présente Temps

Valeur ajoutée et impact

Evaluationà priori

5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques

Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)

1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent

Noter, griffonner, dessiner, …

Synthèse à l’ensemble de l’atelier

Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,

associations, perspectives,

World café

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TABLE 1 et 5 : Technique d’évaluation légère et efficace

TABLE 2  et 6 : Les questions à se poser

TABLE 3 : Que faire avec les résultats des évaluations au niveau du partenariat ?

TABLE 4 : Comment évaluer la pertinence et l’impact d’un projet

Thème des tables : Evaluer

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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4

Le mouvement…

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- Bonjour. Pourquoi viens-tu d'éteindre ton réverbère ?- C'est la consigne, répondit l'allumeur. Bonjour.- Qu'est ce la consigne ?- C'est d'éteindre mon réverbère. Bonsoir.Et il le ralluma. - Mais pourquoi viens-tu de le rallumer ?- C'est la consigne, répondit l'allumeur.- Je ne comprends pas, dit le petit prince.- Il n'y a rien à comprendre, dit l'allumeur. La consigne c'est la consigne. Bonjour.Et il éteignit son réverbère. Puis il s'épongea le front avec un mouchoir à carreaux rouges. - Je fais là un travail terrible. C'était raisonnable autrefois. J'éteignais le matin et j'allumais le soir. J'avais le reste du jour pour me reposer, et le reste de la nuit pour dormir…- Et, depuis cette époque, la consigne a changé?- La consigne n'a pas changé, dit l'allumeur. C'est bien là le drame ! La planète d'année en année a tourné de plus en plus vite, et la consigne n'a pas changé !

Antoine de Saint Exupéry - Le Petit Prince

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Atelier Re-préciser les

objectifs de son projet.

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Alice, où vas-tu ?

• Pourriez-vous m’indiquer, s’il vous plaît, quel chemin je dois prendre à partir d’ici ?

• Cela dépend pas mal de l’endroit où vous voulez aller, dit le chat.

• Où je vais ne m’importe guère, fit Alice.

• Alors le chemin que vous prendrez n’a pas beaucoup d’importance, répondit le chat.

• Pourvu que j’arrive quelque part, précisa Alice.

• Oh, vous arriverez sûrement, dit le chat, à condition que vous marchiez assez longtemps.

Lewis Carroll, Alice au Pays des Merveilles

Analyser la situation actuelle

Formuler les

objectifs

Étudier les options de

mise en œuvre Concevoir

et évaluer le plan

d’actions

Exécuter le plan

d’actions

Évaluer le projet

Structurer les objectifs du projet

Objectif global

Objectif Spécifique

Objectif Spécifique

Résultat 1

Activité 1

Résultat 2 Résultat 3

Activité 1Activité 1Activité 1.1

Activité 1Activité 1

Activité 1Activité 2.1

Activité 1Activité 1

Activité 1Activité 3.1

Mise en garde

Il existe plusieurs structurations possibles…en fonction de :

Des priorités que l’on se donne.

La position que l’on prend

(acteur, bénéficiaire, financier, gestionnaire,…).

Du niveau de précision souhaité

(arbres imbriqués)

Ne pas hésiter à rediscuter ensemble sur l’arbre jusqu’à un

accord des parties.

Structure imbriquée

ORGANISATION

Activités

Résultats

Objectifglobal

Objectif spécifique

DIRECTION

EQUIPE

COLLABORATEUR

Activités

Résultats

Objectifglobal

Objectif spécifique

Activités

Résultats

Objectifglobal

Objectif spécifique

Activités

Résultats

Objectifglobal

Objectif spécifique

Objectif de la gestion des risques

Valider la faisabilité du projet et pour cela :

Identifier les facteurs à surveiller Coût – Délai – Qualité

Identifier les risques potentiels

facteurs externes/internes qui sont susceptibles

d’entraver la mise en œuvre et la viabilité du projet.

Identifier l’exposition = Probabilité * Impact

Surveiller l’évolution des risques (tableau de bord)

Mettre en œuvre des actions préventives

Disposer d’actions correctrices

Que prendre en compte ?

Probabilité

Impact

Projet irréaliste à

abandonner Risque à anticiper de manière

proactive

Indicateurs à surveiller

(tableau de bord)

Gérer

Risque à assumer - correctif

Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va…

5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques

Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)

1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent

Noter, griffonner, dessiner, …

Synthèse à l’ensemble de l’atelier

Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,

associations, perspectives,

World café

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TABLE 1 et 5 : Je ne sais pas/plus où je vais ?

TABLE 2  et 6 : Travailler en partenariat sur le même projet

TABLE 3 : Démarrer un projet en partenariat

TABLE 4 : Un projet qui évolue

Thème des tables : Objectifs

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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4

Le mouvement…

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