Présentation réunion générale 4 février

Réunion générale BU

Jeudi 4 février 2016

Ordre du jour : 10h-11h30

Pourquoi une réunion en février ? Pourquoi hors les murs ?

Élections Conseil documentaire 2016

Axes de travail collectifs 2016 : méthodes et intentions

Organisation SCD et projets 2016

→ principes généraux et consolidations

De 10h45 à 11h40 → présentations de 6 minutes en petits groupes : 9 groupes métiers 2016

Dernière minute

Annonce Ministère

NOCTAMBU +

Le retour de Votar

Petit outil de sondage pour groupes

Carrés couleur à leververs Maud Lettres tournées vers vous

Le retour de Votar

La question s'affiche à l'écran / 1 seule réponse possible A, B, C, ou D

La feuille est tournée vers vouscôté lettres

Votre réponse est B, tournez la feuille comme ça

Le retour de Votar

Quand Maud donne le signal, levez la feuille côté couleur orienté vers elle

La feuille est tournée vers Maud,côté couleur

La lettre choisie (ici C) doit être

dans le bon sens

Testons !

Le temps qu'il fait aujourd'hui est

D Je n'ai pas remarqué

Le temps qu'il fait aujourd'hui est

B Couvert

C Pluvieux

A Ensoleillé

Pourquoi une réunion en février ?

Présenter les projets de l'année à venir

Préparer les entretiens professionnels

Mettre en perspective le travail commun

Permettre à chacun de mieux comprendre son environnement professionnel et d'y inscrire son travail quotidien

Réunion de février : regard vers l'avenir sur l'année 2016

Réunion du 1/07/2016 regard en arrière sur l'année universitaire 2015-16 + préparation rentrée 2016-17.

Pourquoi Hors les murs de la BUA ?

Question pertinente

→ principes Coût financier neutre pour les personnelsCoût faible ou marginal pour la BUAgglo Angers en février, la BU ne fermant pas+ dépaysant en début d'été et lié à la journée professionnelle où la question de l'ouverture des BU ne se pose pas.

→ intentionsSortir de l'environnement quotidien 2 fois par an – pas d'interruption, favorise l'attention.

Un petit goût de la « vie des autres », aller sur d'autres lieux de travail.

Privilégier les partenaires institutionnels de l'Université d'Angers pour mieux les connaître…

Faire que toutes les réunions « ne se ressemblent pas », et soient plus faciles à mémoriser.

Complémentaires d'autres actions favorisant l'ouverture des esprits sur leur environnement. Voir de ses yeux plutôt que s'informer indirectement. Visites, Erasmus, Partir en éclaireur, ABES, etc.

Vraie question Votar

Êtes-vous bien installés ?

A Très bien

B Assez bien

C Pas très bien

D Non. J'aurais préféré Burgess,c'est plus cosy.

Élections élus conseil documentaire en 2016

+ d'infos dans Huggy Vie de la BUA | Représentants

élections au printemps

2 représentants « personnel scientifique » + suppléants

2 représentants BIATSS (A, B ou C) + 2 suppléants

Liste(s) sans étiquette syndicale

En 2012, seulement 2 personnes volontaires pour être candidates BIATSS

→ 2 conseils documentaires par an → 2 à 3 rencontres représentants : travail calendrier, dialogue social

Vision générale de la BUA

Utile

Facile à utiliser

Désirable, c'est à dire qui donne envie d'être utilisée

« Belle et pas bête »

Vision générale de la BUA

Recherche de qualité globale sur tous les aspects :

→ BUA comme lieux

→ Bureaux d'accueil et services de renseignements

→ Règles d'usage et services

→ Documents et signalétique

→ Présence en ligne

→ Collections, formations, animations, etc.

« Sans défauts rédhibitoires »

Vision générale de la BUA

→ Les usagers ne sont pas des bibliothécaires

→ L'utilisateur n'est pas défectueux, il ne faut pas vouloir le « changer »

→ Curieuse des usages réels

→ Facile à utiliser

→ Pour tous, sans effort physique

→ Bien pensée, de manière globale

« Pensée pour eux »

Vision générale de la BUA

« Empathie » Pour vous l'empathie, c'est quoi ?

A Aimer les pâtes bolognaises

B Pas la moindre idée

C Etre gentil

D Comprendre les émotions, les représentations et les croyances des

autres

Vision générale de la BUA

« Empathie »

Vision générale de la BUA

« Empathie » Pouvoir se mettre à la place des autres

Anglo-saxons disent « se mettre dans les chaussures de quelqu'un d'autre et marcher un kilomètre avec »

« Au service des valeurs partagéesdu service public… et de service tout  court »

Organisation BUA en 2016

BUA (SCDA) : organigramme hiérarchique simple : 4 services

Belle Beille

Saint Serge

Administration

Service des archives de l'Université

Cadres et agents ont « plusieurs casquettes »

Groupes « métiers » à structure souple, plutôt que sous-services et départements rigides

Groupes métiers en 2016

Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière. Sur les secteurs en évolution

Services et communicationFORIU : relation à l'utilisateur [nouveau]FORMUS + tutoriels en ligne [fusion]Ubib + Réponses en ligne [fusion]Communication + Valorisation en ligne + comm' interne et intranet [fusion]

Collections et la fourniture de documents au service des utilisateursTER : Transferts et réservationsPEBDune + STAR [fusion]GAF : Archives et fonds spécialisésValorisation physiqueLivres numériques & VOD

Groupes métiers en 2016

Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière

Mieux être au travail et évolution des compétencesMieux : ergonomie, organisation du travailBIBA + : formation continuePlannings

Support et infrastructuresMiss'numGAME : aménagements BB et STSAudiovisuel

Supplément d'âmeGIF : groupe d'intervention festive

Groupes projets en 2016

Contrairement à 2015, 4 groupes d'impulsion seulement

Prêt de matériels [déjà lancé]Prêts de salles [appels à volontaires au printemps]

Collections N1 BU Saint SergeMagasins Belle Beille : repoussement et braderie pilon BB et STS

« Document de synthèse distribué + disponible sur

Huggy et sur Commun »

Consolidations 2016

FORIU 2016 [Nouveau]

Interactions avec les utilisateurs : mettre en œuvre dispositifs pour faire vivre au quotidien les valeurs du service

Coordonner les actions liées à la personnalisation de l'accueil et régulation des usages.

Travail de longue haleine

Objectif 1 : ateliers pratiques et interactifs pour tous, animés par un/e formateur/trice extérieure, par groupes de 10, avec mises en situation.

Objectif 2 : consolider avec tous les dispositifs d'accueil des différents publics : Affluences/Places en +, Lycéens, JPO, visites, Infocampus…

Portage N. Clot

Consolidations 2016

MIEUX 2016

Mieux-être au travail

Promouvoir ce qui peut favoriser le mieux-être au travail : ergonomie, organisation, changement de postures...

Collaboration SUMMPS / CHSCT

Travail de longue haleine. Aussi.

« Mieux être pour tous, pas seulement

pour les utilisateurs »

Projets « sur papier »

Niveau 0 Saint Serge

Construire demande de financement 2017-2018

Régler de manière durable la question du froid l'hiver et de l'ergonomiePouvoir gérer si nécessaire contrôle d'accès, en cas de problème de sécuritéAjouter des places de lectureFaciliter la cohabitation des usagesAnticiper l'obsolescence du matériel RFID 2009

« Lettre au père Noël »

Annonce Noctambu +

Communiqué de presse Ministère paru 1/02/2016Intérêt et moyens + pour les BU n'est pas à négliger, dans contexte de rigueurAppel à projet sera lancé fin février 2016Peu de détails sur modalités pratiquesModèle évoqué de type « soirée Saint Serge » : 3 moniteurs + agent de

sécurité, sans impact sur le personnel titulaire.

Attendre d'avoir plus d'informations avant de saisir gouvernance Financement 1er plan Noctambu s'est éteint progressivement depuis 2014.Y a-t-il vraiment des créations de postes « titulaires » coordination à la clé ?Faire étude impact + coûts induits (fluides, nettoyage, gardiennage)Quel type de certification qualité de service (Marianne, ISO 9001)?

« mère Noël ou père Fouettard ?»

Noctambu +

Souhaitez-vous que nous fassions une consultation Votar sur les réactions à « Noctambu + » des personnes présentes ?

A Oui, voyons-voir les questions

B Ne se prononce pas

C Non, je ne souhaite pas donner mon avis en public

D

Noctambu +

Le ministère propose d'ouvrir encore plus les BU. Ma position est :

A Je ne me prononce pas

B Je suis contre, par principe

C Tant qu'il n'y a pas d'impact sur mes horaires, ça m'est égal

D Tant qu'il n'y a pas d'impact sur mes horaires, pourquoi pas ?

Noctambu +

Calendrier

1/03/2016 : communication du texte officiel de l'appel à projet Noctambu + avec description des mesures d'accompagnement

Mars 2016 : traitement de la question par la gouvernance UA et UBL et étude d'impact Bénéfices possibles/Risques et inconvénients.

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Si nécessaire, réunion générale fin mars de questions-réponses lorsqu'il y aura tous les éléments d'information sur la table.

Place au dialogue en petits groupes

Objectifs GT 2016 en 6'

Favoriser les échanges informels et questions/réponsesÉviter le côté pesant et ennuyeux des [trop] longues réunions « discours sur la montagne ».

Mode d'emploi

9 groupes de 3 ou 4 collèguesChaque groupe de 3 ou 4 collègues se constitue autour des collègues qui ont une check-list numérotée entre 1 et 9 au verso

Place au dialogue en petits groupes

Mode d'emploi

9 groupes de 3 collègues (si nécessaire 2 ou 3 groupes de 4)Chaque groupe de 3 ou 4 collègues se constitue autour des collègues qui ont pris une check-list orange numérotée entre 1 et 9 au verso

4

Place au dialogue en petits groupes

Mode d'emploi

Le collègue qui a la fiche N°4 et son groupe de 3 personnes, se dirigent vers 4 | GIF Betty Le Corre→

4

Place au dialogue en petits groupes

Mode d'emploi

Le collègue qui a la fiche N°9 et son groupe de 3 personnes, se dirigent vers 9 |UBIB N. Kiker .→

9

Place au dialogue en petits groupes

Mode d'emploi

Ensuite, chaque groupe de collègues de 3 ou 4 passe 6 minutes à échanger avec le porteur de la thématique métier/projet.Au bout de 6 minutes, le groupe passe à la thématique suivante.

9Exemple9 commence par voir 9 ubib, puis passe à 1 Game, puis 2 Gafa, puis 3 Comm… etc.

Place aux visites

Mode d'emploiLes groupes fusionnent par 3, et rejoignent nos collègues de la bibliothèque pour visites et échanges sur leurs projets, collections et environnement.

Merci pour les échanges !