Pitney Bowes utilise les rapports DecisionSource de BCD Travel pour influencer le comportement des voyageurs, réduire ses coûts et renforcer son obligation de diligence  

« Ce programme est centré sur le voyageur. Si nous améliorons son expérience, nous avons plus de chances qu’il adopte le programme. Pour y parvenir, nous devons nous concentrer sur la sensibilisation des voyageurs et la communication, et devons exploiter nos données pour déterminer les tendances et les comportements que nous aimerions changer. »  – Angela Paulus, Global Travel Manager, Pitney Bowes 

Le défi Pitney Bowes était convaincu que sa politique pour les voyages d’affaires était la meilleure possible. Mais beaucoup d’employés ne la respectaient pas lorsqu’ils réservaient un voyage. Ce manque de conformité faisait augmenter les coûts et compliquait la localisation des voyageurs, qui est un élément central de l’obligation de diligence de l’entreprise envers ses employés. 

Notre approche Cette multinationale technologique s’est alors tournée vers DecisionSource®, l’outil exclusif de gestion des données de BCD Travel, afin de mieux comprendre et gérer le comportement des voyageurs. DecisionSource lui a permis d’élaborer des rapports « Travel Report Card » par unité commerciale ou secteur d’activité. Les responsables du programme de voyage ont identifié les services qui offraient les meilleures possibilités d'amélioration de la conformité des voyageurs. Après avoir informé les dirigeants de ces services, ils ont commencé à sensibiliser les voyageurs à la politique de voyage et à l’importance de la conformité, tant pour leur propre sécurité que pour le résultat de l’entreprise.  

 

 CS‐130611 

BCD Travel ‐ Publié par :  www.bcdtravel.com 

Copyright © 2016 BCD Travel. Toute reproduction non autorisée est formellement interdite.

Le résultat Grâce aux rapports réguliers de DecisionSource, Pitney Bowes a été en mesure d’agir promptement. L’entreprise a simplifié les aspects de sa politique de voyage qui étaient trop complexes et prêtaient à confusion. Elle a changé le comportement de ses voyageurs grâce à des programmes de sensibilisation et de formation. Elle a également relevé son degré de diligence. Enfin, elle a réduit de 2,7 millions USD ses dépenses annuelles liées aux voyages.  

Le défi 

Pitney Bowes, une multinationale technologique spécialisée dans les solutions d’e‐commerce et d’expédition, voulait mieux comprendre le comportement de ses employés itinérants lorsqu’ils faisaient des réservations, tous secteurs d’activité confondus. Le but : identifier les unités où les voyageurs respectaient le moins la politique de voyage ; donner de la visibilité aux dirigeants de ces unités pour qu’ils changent le comportement des voyageurs ; favoriser le changement en sensibilisant et en formant les voyageurs ; enfin, à terme, relever le degré de diligence de l’entreprise et réduire les coûts liés aux voyages. 

Notre approche 

Le Global Account Manager de BCD Travel a recommandé à Pitney Bowes d’utiliser Global Travel Report Card, l’outil exclusif de gestion de données de BCD, intégré à la solution d’analyse DecisionSource, afinde mieux cerner le comportement des voyageurs. L’équipe de BCD a collaboré avec l’équipe voyage de Pitney Bowes en vue de personnaliser les rapports Global Travel Report Card en fonction de chaque unité commerciale, tout en tenant compte des objectifs généraux de l’entreprise. Le but était de parvenir à exploiter les flux de données afin de générer des rapports permettant d’analyser au premier coup d'œil le comportement des voyageurs. Les rapports portaient essentiellement sur cinq comportements‐clés :  

Acceptation du tarif le plus bas, conformément à la politique de voyage 

Achat anticipé pour les voyages nationaux prévus dans plus de 14 jours 

Achat anticipé pour les voyages internationaux prévus dans plus de 14 jours 

Différence entre le nombre de nuits d’hôtel et le nombre de nuits du voyage  

Réservations passées auprès d’hôtels privilégiés  

En analysant le comportement des voyageurs, l’entreprise a identifié les secteurs d’activité où les réservations respectaient le moins la politique interne. Elle a mobilisé les dirigeants de ces secteurs, afin qu’ils contribuent au changement. Le Global Account Manager de BCD a collaboré avec l’équipe voyage de Pitney Bowes afin de créer des messages destinés aux voyageurs visant à favoriser leur adhésion, tout en relevant le degré de diligence de l’entreprise et en réduisant les dépenses liées aux voyages.   

 

Amélioration du niveau de diligence grâce à DecisionSource Security  Pitney Bowes organise chaque trimestre des forums sur le voyage qui sont centrés sur l’obligation de diligence. L’entreprise attire l’attention des employés sur l’importance d’avoir un profil à jour, en particulier le numéro de portable et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence. En partenariat avec BCD Travel, Pitney Travel a imaginé une devise  pour les forums et les messages sur la sécurité des voyageurs : « Si nous ne pouvons pas vous localiser, nous ne pouvons pas vous aider. »  En intégrant les profils actualisés des voyageurs à DecisionSource Security, Pitney Bowes s’est dotée d’une solution solide qui lui permet de localiser les voyageurs, de communiquer avec eux et d’assurer leur protection en cas d’urgence ou s’ils ont besoin de quoi que ce soit pendant un déplacement. La fonctionnalité de DecisionSource Security a également permis une meilleure harmonisation entre le service des voyages et le service de la sécurité de l’entreprise, qui ont tous deux accès à l’outil. 

 

                                     

   

 

 CS‐130611 

BCD Travel ‐ Publié par :  www.bcdtravel.com 

Copyright © 2016 BCD Travel. Toute reproduction non autorisée est formellement interdite.

Secteur d’activité Technologie 

  Nombre d’employés  15 000 

 

Résultats 

Trois mois après la mise en œuvre de la version personnalisée des rapports Global Travel Report Card DecisionSource, Pitney Bowes était en mesure d’influencer le comportement des voyageurs de façon tangible et positive. Ces rapports concis et réguliers sont devenus un appel à l’action pour les dirigeants des unités commerciales, désormais en mesure d’agir sur les réservations non conformes. Ils ont également déployé des efforts de sensibilisation et de formation pour favoriser le changement.  

Grâce aux rapports Global Travel Report Card, Pitney Bowes s’est doté de données exploitables qui lui ont permis de réaliser les économies annuelles suivantes :  

275 000 USD d’économies sur les achats anticipés de 

billets d’avion pour les voyages prévus dans plus de 

14 jours 

750 000 USD d’économies en 2015 grâce à une bonne 

gestion des billets d’avion non utilisés, avec 

1 million USD d’économies potentielles par an  

DecisionSource Security a aidé l’entreprise à honorer son obligation de diligence, c’est‐à‐dire à assurer la protection des voyageurs. En sensibilisant les employés à la sécurité en voyage et à l’importance d’actualiser leur profil, Pitney Bowes a montré aux voyageurs que leur sécurité en déplacement est une de ses principales préoccupations.  

Enfin, Pitney Bowes a élaboré une synthèse de sa politique de voyage lisible au premier coup d’œil et accessible aux employés, sur le modèle des rapports de DecisionSource, qui sont très faciles à comprendre. Il s’agit d’une présentation simplifiée des consignes à suivre pour les voyages, les frais et les réunions. La personnalisation des outils de production de rapports de BCD en fonction des besoins opérationnels de Pitney Bowes a permis d’améliorer l’adhésion des voyageurs, de renforcer la sécurité sur la route et de réduire nettement les dépenses annuelles de l’entreprise en matière de voyages. 

 

Qu’en pense le Director of Sourcing de Pitney Bowes ? 

« Toute l’entreprise ne parle plus que des voyages après la publication des rapports Global Travel Report Card. » – Chris Reinke, Director, North American Strategic Sourcing