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© Benoit Duguay, 2014
Plan la séance 4 PMCommunication et documentation
du projet Améliorer les communications personnelles Une écoute efficace Différents types de réunions Présentations formelles du projet Rapports du projet
Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
© Benoit Duguay, 2014
Communications personnelles
1. Orales ou écrites2. Verbales ou non verbales3. Par courriel
Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
Voir diapos suivantes
© Benoit Duguay, 2014
1. Communications orales (1 de 2)
Rétroaction immédiate : permettent de clarifier, préciser, mieux comprendre…
Le langage corporel et le ton de la voix sont importants
Ces deux éléments sont des formes de rétroaction non verbale, positive ou négative
Savoir observer La compréhension du message st la
responsabilité de l’émetteur
Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
© Benoit Duguay, 2014
1. Communications orales (2 de 2)
Être conscient des différences culturelles et connaître la culture de son interlocuteur
Éviter les remarques blessantes et choisir ses mots, mais…
Être suffisamment direct pour être bien compris
Le choix du moment (timing) de la communication est important
Adapter le niveau de langage à l’audience
Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
© Benoit Duguay, 2014
2. Communications écrites
Peuvent prendre la forme de mémos, à l’interne, ou de lettres, à l’externe
Peuvent permettre de communiquer efficacement avec un groupe
Peuvent être appropriées comme suivi à une communication verbale, face-à-face ou téléphonique
Utiliser principalement pour informer, confirmer ou demander
Doivent être claires et concises
Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
© Benoit Duguay, 2014
3. Communications courriel (1 de 2)
Très utiles au gestionnaire pour communiquer avec un groupe de travail
Dans certains cas, peuvent être utilisées pour communiquer de personne à personne : confirmer rencontre, préciser détail, réponse courte à une interrogation, etc.
Ne pas généraliser l’usage pour les communications de personne à personne pour éviter de déshumaniser la communication personnelle
© Benoit Duguay, 2014
3. Communications courriel (2 de 2)
Éviter l’envoi de messages émotifs sous le coup de la colère
Éviter l’utilisation systématique de la « réponse à tous », pour prendre les gens à témoin
© Benoit Duguay, 2014
Une écoute efficace
L’essentiel de la communication est la compréhension, pas les mots
Être compris et comprendre 50% de l’efficacité d’une communication
repose sur l’écoute Comment répondre à une question ou un
objection de façon convaincante sans avoir compris le point de vue de l’interlocuteur?
Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
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Barrières à une communication efficace
Faire semblant d’écouter Distractions Croyances biaisées et l’étroitesse d’esprit Impatience Sauter rapidement aux conclusions sans
connaître tous les détails
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Améliorer les habiletés d’écoute
Regardez votre interlocuteur et concentrez votre attention sur lui
Fournissez une rétroaction verbale et non verbale (acquiescement, sourire…)
Posez des questions Ne PAS interrompre
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Types de réunions
1. Réviser l’état du projet2. Solutionner des problèmes3. Révision technique
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1. Réviser l’état du projet
Habituellement convoquées et dirigées par le responsable du projet
Doivent être convoquées sur une base régulière
Principaux sujets : Travail réalisé depuis la dernière réunion État actuel et tendances par rapport à l’échéancier et
au coût planifiés Dans certains cas, des actions correctives peuvent
être immédiatement identifiées Opportunités d’amélioration Distribution des tâches à réaliser
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2. Solutionner des problèmes
Un problème urgent et sérieux peut être convoqué par une personne autre que le responsable du projet
Processus de résolution de problème (voir séance 4 AM)
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3. Révision technique
Pour les projets qui nécessitent une phase de conception (p. ex. projets TI)
Préalable au projet (approbation du concept)
Plusieurs réunions peuvent être nécessaires : Révision préliminaire du concept proposé Révision finale des spécifications détaillées
Impliquer les usagers
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Des réunions efficacesAvant la réunion
Déterminez : Si une réunion est vraiment nécessaire Le but de la réunion Qui doit participer
Rédigez et distribuez un ordre du jour Préparez des aides visuelles et des
documents informatifs Préparez une salle confortable et installez
le matériel nécessaire
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Des réunions efficacesPendant la réunion
Commencez et terminez la réunion à l’heure Désignez une personne chargée du compte-
rendu Révisez l’ordre du jour Le responsable doit agir comme facilitateur
et modérateur, il ne doit pas dominer Récapitules les points principaux à la fin Occasionnellement, il est bon de discuter
l’efficacité des réunions en vue d’une amélioration
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Des réunions efficacesAprès la réunion
Publiez le compte-rendu dans les 24 heures suivantes
Ce sommaire doit être concis… mais précis et complet
Ce document doit confirmer les décisions prises, les actions décidées et les personnes chargées de leur réalisation
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Préparer une présentation (1 de 2)
Déterminer les objectifs de la présentation Connaissez votre auditoire Déterminez la structure de votre
présentation Utilisez un niveau de langage qui sera
compris par l’auditoire Au besoin, préparez et imprimez des notes
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Préparer une présentation (2 de 2)
Préparez des aides visuelles claires et faciles à lire
Préparez des copies du matériel de présentation
Réservez le matériel longtemps à l’avance Pratiquez plusieurs fois votre présentation Arrivez dans la salle à l’avance et assurez-
vous du bon fonctionnement du matériel
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Règles de présentation orale
Parler à l’auditoire Regarder l’auditoire Éviter de lire Langage non verbal Intéresser les gens Utiliser des aides
visuelles Ne pas surcharger les
diapos
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Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
Comment bien présenter
Il est normal d’être nerveux Connaissez par cœur les 2 ou 3 premières
phrases Parlez clairement, avec confiance et conviction Ne restez pas DEVANT vos aides visuelles Respectez les points de votre structure Connaissez bien vos grandes conclusions Allouez du temps pour interagir avec l’auditoire Répondez aux questions de façon sincère,
franche et confiante
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Les types de graphiques
Barres Figuratifs Secteurs Linéaires Nuages de points Histogrammes
Hyperlien
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Types de rapports de projet
1. Rapport de progression2. Rapport final
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1. Rapport de progression
Ne décrit PAS simplement les activités réalisées mais la progression du projet en fonction de ses objectifs depuis le dernier rapport
État actuel du projet Progrès dans la solution des problèmes Problèmes réels ou potentiels et solutions
envisagées Étapes importantes avant le prochain
rapport de progression
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2. Rapport final
N’est pas un cumul des rapports de progression mais un sommaire du projet
Présente les attentes et exigences du client ainsi que les objectifs du projet
Brève description du projet Atteinte des objectifs? Actions futures? Liste de tous les livrables remis au client Résultats des test d’acceptation
Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.
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Règles de rédaction
Écrire en fonction du lecteur anticipé
Mots simples, phrases courtes, petits paragraphes
Verbes au temps présent Éviter la redondance et les
acronymes Première personne du pluriel Style subordonné à la
compréhension et à la précision de l’information
Logiciel de correction grammaticale et d’orthographe
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Règles de présentation d’un document
Présentation sur page simple (recto)
Interligne et demi Structure hiérarchisée (1,
2, 2.1, 2.1.1, etc.) Titres et sous-titres Numérotation des pages Document convivial :
Types, tailles et couleurs de police de caractères
Aides visuelles (graphiques, illustrations, tableaux)
Soignez les petits détails