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PUT TITLE HEREProcessus d’examen et de

confirmation des effectifs de 2007-2008

Séance d’information à l’intention du personnel financier et des vérificateurs externes des conseils scolairesDirection des paiements de transfert et des rapports financiersAutomne 2008

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Processus de confirmation des effectifs de 2007-2008Processus de confirmation des effectifs de 2007-2008

Les données SISOn (Système d’information Les données SISOn (Système d’information scolaire de l’Ontario) seront utilisées pour la scolaire de l’Ontario) seront utilisées pour la deuxième foisdeuxième fois

L’objectif consiste à intégrer SISOn et SIFEL’objectif consiste à intégrer SISOn et SIFE

Note de service 2008 : SB17Note de service 2008 : SB17

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Application Web sur les effectifsApplication Web sur les effectifs

S’assurer que les données exigées sur les S’assurer que les données exigées sur les effectifs pour les états financiers de 2007-2008 effectifs pour les états financiers de 2007-2008 soient disponibles dans les échéances prévuessoient disponibles dans les échéances prévues

Application axée sur le Web disponible sur SIFE Application axée sur le Web disponible sur SIFE – Système de vérification des effectifs– Système de vérification des effectifs

Un avis a été envoyé aux conseils par courrielUn avis a été envoyé aux conseils par courriel

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Application Web sur les effectifsApplication Web sur les effectifs

Données d’interfaçage de SISOn et une Données d’interfaçage de SISOn et une intégration dans le SIFEintégration dans le SIFE

Le conseil peut examiner un sommaire des Le conseil peut examiner un sommaire des données de deux années scolaires au niveau de données de deux années scolaires au niveau de l’école l’école

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Application Web sur les effectifsApplication Web sur les effectifs

Dans l’application Web, les effectifs (ou crédits des Dans l’application Web, les effectifs (ou crédits des élèves) des sections E, F, G et N sont résumés au niveau élèves) des sections E, F, G et N sont résumés au niveau de l’de l’écoleécole (sans détails sur les effectifs, ni données sur (sans détails sur les effectifs, ni données sur les crédits des élèves par année)les crédits des élèves par année)

De plus, les données sur les langues sont résumées De plus, les données sur les langues sont résumées selon les catégories aux états financiers pour la selon les catégories aux états financiers pour la subvention des languessubvention des langues

L’objectif est d’assurer l’interfaçage des données aux fins L’objectif est d’assurer l’interfaçage des données aux fins du calcul des subventions, tel que cela est exigé pour les du calcul des subventions, tel que cela est exigé pour les états financiers de 2007-2008états financiers de 2007-2008

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Processus d’examen des effectifsProcessus d’examen des effectifs Un rapport intitulé « Allocation pour l’effectif et Un rapport intitulé « Allocation pour l’effectif et

l’enseignement des langues » permettra aux conseils de l’enseignement des langues » permettra aux conseils de consulter le sommaire des données de 2007-2008 sur les consulter le sommaire des données de 2007-2008 sur les effectifs et les crédits des cours de langue; et de les effectifs et les crédits des cours de langue; et de les comparer aux États financiers de 2006-2007 et aux comparer aux États financiers de 2006-2007 et aux Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008.Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008.

Si, lors de l’examen des effectifs, les conseils découvrent Si, lors de l’examen des effectifs, les conseils découvrent des écarts, ils peuvent fournir de la documentation afin de des écarts, ils peuvent fournir de la documentation afin de les identifier.les identifier.

Les agentes ou les agents de finance examineront la Les agentes ou les agents de finance examineront la documentation et, au besoin, ils y apporteront les documentation et, au besoin, ils y apporteront les ajustements appropriés.ajustements appropriés.

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Processus d’examen du MinistèreProcessus d’examen du Ministère

Lors de la planification préliminaire, au cours du Lors de la planification préliminaire, au cours du processus d’examen des effectifs, les agentes ou processus d’examen des effectifs, les agentes ou les agents de finance :les agents de finance :

– Examinent les données financières connexes de 2006-2007 et ils notent leurs points de préoccupations.

– Examinent les Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008 et notent les explications relatives aux écarts importants. Ils communiquent avec le conseil, le cas échéant.

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Effectifs des écoles de jourEffectifs des écoles de jour

Ils examinent et identifient les écarts relatifs au Ils examinent et identifient les écarts relatifs au rapport Allocation pour l’effectif et l’enseignement rapport Allocation pour l’effectif et l’enseignement des langues, et obtiennent des explications sur des langues, et obtiennent des explications sur les écarts importants. les écarts importants.

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Élément enseignement des languesÉlément enseignement des langues

Français langue seconde (FSL), Anglais langue seconde Français langue seconde (FSL), Anglais langue seconde (ESL)/Perfectionnement du français (PDF) et langues (ESL)/Perfectionnement du français (PDF) et langues autochtones.autochtones.

Comparent les rapports des sections E, F, G et N de Comparent les rapports des sections E, F, G et N de l’année précédente avec celles de l’année courante, et l’année précédente avec celles de l’année courante, et font preuve pour la cohérence.font preuve pour la cohérence.

Examinent et identifient les écarts du rapport Allocation Examinent et identifient les écarts du rapport Allocation pour l’effectif et l’enseignement des langues (Enrolment pour l’effectif et l’enseignement des langues (Enrolment and Language Allocation report), et ils obtiennent des and Language Allocation report), et ils obtiennent des explications sur les écarts importants.explications sur les écarts importants.

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Études autochtonesÉtudes autochtones On a expédié aux conseils qui déclarent des crédits relatifs On a expédié aux conseils qui déclarent des crédits relatifs

aux Études autochtones sur leurs Prévisions budgétaires aux Études autochtones sur leurs Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008 une feuille de travail Excel afin de révisées de 2007-2008 une feuille de travail Excel afin de remplir les détails sur les cours.remplir les détails sur les cours.

On a demandé aux conseils de soumettre cette feuille de On a demandé aux conseils de soumettre cette feuille de travail à Mark Bonham, qui les saisira dans le Système de travail à Mark Bonham, qui les saisira dans le Système de vérification des effectifs.vérification des effectifs.

Le Ministère validera prochainement ces renseignements Le Ministère validera prochainement ces renseignements au moyen d’un rapport SISOnau moyen d’un rapport SISOn

Tous les écarts importants entre le rapport SISOn et la Tous les écarts importants entre le rapport SISOn et la feuille de travail du conseil seront examinésfeuille de travail du conseil seront examinés

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Achèvement de la confirmation des effectifsAchèvement de la confirmation des effectifs

Le rapport « Allocation pour l’effectif et l’enseignement Le rapport « Allocation pour l’effectif et l’enseignement des langues » sera approuvé par les agentes ou les des langues » sera approuvé par les agentes ou les agents de finance avant de télécharger ces données sur agents de finance avant de télécharger ces données sur SIFE, afin de les inclure dans les états financiers de SIFE, afin de les inclure dans les états financiers de 2007-2008.2007-2008.

Au terme de l’examen, une lettre de confirmation, ainsi Au terme de l’examen, une lettre de confirmation, ainsi qu’une copie du rapport « Allocation pour l’effectif et qu’une copie du rapport « Allocation pour l’effectif et l’enseignement des langues », seront envoyées aux l’enseignement des langues », seront envoyées aux surintendant des affaires des conseils.surintendant des affaires des conseils.

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Points à soulever de la collecte de données SISOnPoints à soulever de la collecte de données SISOn

Les conseils devraient communiquer avec leurs agentes Les conseils devraient communiquer avec leurs agentes ou agents de finance, afin d’identifier tous problèmes ou agents de finance, afin d’identifier tous problèmes techniques où les données SISOn peuvent avoir un techniques où les données SISOn peuvent avoir un impact sur les effectifs aux fins des subventions.impact sur les effectifs aux fins des subventions.

– P. ex. Les conseils qui ont des élèves de première année qui sont d'âge approprié mais qui sont inscrits dans, soit, une classe de Jardin d'enfance de jour à temps plein, ou deux classes à demi-temps dans la même école. Ces élèves doivent être inscrits pour au moins une moyenne quotidienne de 210 minutes ou plus d'instruction par jour. Si oui, il faudrait reclasser ces élèves comme élève de première année pour obtenir une subvention de temps plein. Ceci peut être ajusté par l’agente ou l’agent de finance lors des procédures de vérification des effectifs.

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Examen ultérieur à la confirmationExamen ultérieur à la confirmation

Énumérez les enjeux et les préoccupations qui Énumérez les enjeux et les préoccupations qui devraient devraient êtreêtre poursuivis avec le personnel du poursuivis avec le personnel du conseil lors de la mise au point définitive des conseil lors de la mise au point définitive des états financiers de 2007-2008.états financiers de 2007-2008.

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Personnes-ressourcesPersonnes-ressources

Agent(e) de finance responsable pour votre conseil:Agent(e) de finance responsable pour votre conseil:

Sanjay.chitapain@Ontario.caVinod.gurewan@Ontario.caLisa.tarini2@Ontario.ca

Questions?