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PUT TITLE HERELe point sur les états financiers de 2007-2008.

Séance d’information à l’intention du personnel des Finances et des vérificateurs externes du conseil scolaire.Direction des paiements de transfert et des rapports financiers.automne 2008.

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Sujets à discuter.

• Modifications des états financiers 2007-2008.

• Erreurs courantes notées pendant l’examen les états financiers.

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Modifications par rapport aux prévisions budgétaires révisées de 2007-2008.

• Mises en garde : Rapport Excel sous le module : Rapport du SIFE.• Tableau 3 : Capitaux permanents – Dépense et financement.• Tableau 3A : Lieux propices à l’apprentissage (LPA).• Tableau 3B : Dépenses d’immobilisation.• Tableau 3C : Onglet de continuité relatif aux immobilisations

corporelles.

• Tableau 9 : Revenus du fonds d’administration générale.

• Section 9 : Allocations pour le transport des élèves.

• Section 11 : Allocations pour les nouvelles places.

• Section 12 : Allocation relative aux frais de la dette.• Formulaire de données E : Dépenses et revenus par programme.• Annexe H : Dotation.

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Avertissements – Rapport Excel.

• Le rapport du SIFE crée un nouveau Rapport Excel que les conseils sont maintenant tenus d’utiliser pour expliquer les messages des avertissements.

• Le rapport Excel dûment rempli par le conseil devrait faire parti du soumission au Ministère et copie électronique de ce rapport est envoyé à l'adresse suivante: financials.edu @ ontario.ca

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Tableau 3 – Fonds de capital, dépenses et financement.

• Formulaire similaire utilisé dans les états financiers 2006-2007.Deux colonnes ajoutées pour signaler les

immobilisations corporelles et non corporelles.Tableau récapitulatif.

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Les intérêts gagnés sur les fonds de capital préfinancé

• Les débentures soulevées par les conseils pour financer les coûts des futurs projets d'immobilisations.

Les intérêts gagnés sur les débentures soulevées devraient êtres transférer dans fonds des

réserves grevées d'une affectation interne Les débentures soulevées et les intérêts gagnés

sur ce préfinancement sont tous deux appliquer sur les projets d'immobilisations ou les services de la dette futur.

• Le montant de préfinancement est rapporté dans les endroits appropriés aux tableaux 3 et 5.

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Tableau 3A – Lieux propices à l’apprentissage.

• Prévoit le signalement des projets de lieux propices à l’apprentissage de phase 3.

• Le taux d’acceptation bancaire de trois mois au 4 septembre 2007 est de 4,94286 (poste1.4).

• L’emprunt externe à court terme reconnaît maintenant l’intérêt jusqu’à concurrence du taux d’acceptation bancaire de trois mois + 20 points de base (poste 2.1).

• Le financement à long terme par Organisation Ontarien de Financement (l’OOF) des dépenses relatives aux lieux propices à l’apprentissage est téléchargé aux poste suivants : 1.2.1 (émission de novembre 2006) et 1.2.1a (émission de mars 2008).

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Tableau 3B – Dépenses relatives aux immobilisations.

• Tableau 3B retiré à la suite des révisions apportées au tableau 3.

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Tableau 3C – Tableau de continuité relative aux immobilisations corporelles

(nouvelle tableau).

• La SP 3150 devrait être pleinement mise en œuvre au cours de l’année scolaire 2008-2009.

• Les responsables des conseils scolaires sont tenus de divulguer les renseignements sur les immobilisations corporelles dans les notes accompagnant les états financiers dans la mesure où ces renseignements sont fiables.

• Tableau appuyant la divulgation de cette note.

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Tableau 9 –État des revenus du fonds de

fonctionnement .Autre revenu• Poste 5.1 ajouté dans : « Autre revenu » pour consigner les

paiements reçus du gouvernement de l’Ontario qui ne sont pas liés à des subventions. Exemple : recouvrement du salaire des employés détachés

auprès du gouvernement.

Subventions d’autres ministères• Poste 8.2.5 : sert à déclarer le financement en vertu de l’EDMT

(Entente sur le développement du marché du travail). • Renommé PEMS (Prestations d’emploi et mesures de soutien en

Ontario). L’entente est entre la province et le gouvernement du Canada et

est entrée en vigueur le 1er janvier 2007.

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Section 9 –Élément transport des élèves .

• Les résultats des examens de l’efficacité et de l’efficience ainsi que les coûts de l’étude sur le transport sont inclus dans le financement du transport 2007-2008 à la ligne 9.7.

• Voir le tableau 9.1 du Règlement sur les subventions de 2007-2008 . (http://www.e-laws.gov.on.ca)

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Section 11 – Allocations pour les nouvelles places.

• L’échéancier des données d’allocation pour les nouvelles places est téléchargé à partir du SIIS.

• Les données seront mises à jour quotidiennement jusqu’à la date limite du 15 octobre 2008.

• Si un conseil est satisfait de l’échéancier des données d’allocation pour les nouvelles places avant le 15 octobre 2008, il devrait demander un verrouillage des données en informant Mark Bonham du Ministère. (mark.bonham@ontario.ca ou 416 325-8571).

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Section 11 – Allocations pour les nouvelles places, pages 1 et 2.

• Les coûts de réaffectation des locaux préfabriqués maintenant reconnus comme partie intégrante du calendrier des coûts d’allocation – voir les lignes11.31.8.2 et 11.34.8.2.

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Section 11 – Allocations pour les nouvelles places, page 3.

• Le calcul des frais supportés de service de la dette comprend les éléments suivants : La dette relative aux allocations pour les nouvelles

places avant le 31 août 2006.Les frais d'intérêts relatifs à la dette sur les projets

engagés avant le 31 août 2006, mais la dette a été contractée après cette date.

…suite

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Section 11 – Allocations pour les nouvelles places, page 3 (suite).

Les révisions du calcul des frais de service de la dette engagés incluent les éléments suivants : Rajustement en fonction du surcroît d'inscriptions (de 11.35.5 à 7) – fournit

les places relatives à l’allocation du redressement des immobilisations en 2005 qui n’ont pas encore été construites ni signalées en vertu du calendrier de l’allocation.

Coût du service de la dette pour la dette contractée (de 11.35.8 à 11.35.8.4) – pour une école à location au plus tard le 31 août 2006 et remplacée par une école ayant une dette à long terme, les frais de service de la dette sont reconnus. (Note : la somme des frais de la dette et des paiements du location actuel ne doivent pas dépasser les paiement du location de 2006-2007.)

Les subventions non utilisées relatives au surcroît d'inscriptions ne sont pas incluses dans le redressement des réserves. Le conseil doit rapporter les subventions non utilisées du surcroît d'inscriptions qui font partie des réserves de capital du 31 août 2006 (ligne 11.35.22).

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Section 11 – Allocations pour les nouvelles places, page 3 (suite).

• Les réserves du produit des aliénations utilisées pour déterminer le redressement de l’engagement relatif aux engagements financiers au titre des immobilisations incluent les éléments suivants :

La réserve du produit des aliénations relatif aux écoles dont le coût des réparation est prohibitif.

D’autres produits des aliénations. Les postes 11.35.9 et 11.35.10 maintenant utilisés pour indiquer les

nombres inférieurs à 100 000 $ et les nombres égaux ou supérieurs à 100 000 $(la présentation est différente de celui de l’an dernier).

• Les frais de service de la dette utilisés pour le calcul de l’aide relative aux engagements financiers au titre des immobilisations (poste 11.35.8) doivent: correspondre au gabarit de liquidité en matière d’immobilisations (notez

que le ministère effectuera un redressement à 11.35.8A pendant l’examen de l’état financier,

et réconcilier avec des montants rapportés à la section 12.

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Section 11 –Écoles en croissance .

• Le calcul du financement des écoles en croissance a été modifié.

Le montant qui figure dans le tableau tiré du règlement sur les subventions maintenant utilisé à la section 11.36.1.

Le calcul antérieur utilisait les places multipliées par les repères.

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Section 11.

• Prohibitif pour la réparation , réduction de l'effectif des classes au primaire , écoles en croissance, projets liés au financement transitoire des immobilisations (conseils scolaires de langue française).L’intérêt à court terme reconnaît que le financement

est limité au taux plus élevé entre le taux d'intérêt réel et le taux d'acceptation bancaire de trois mois plus 20 points de base.

La partie des dépenses du programme financées à long terme par l’OOF et les principal et Intérêts correspondants sont téléchargés dans les formulaires.

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Section 12 –Élément service de la dette.

• Prêt de l’OOF émis en mars 2008 téléchargé au poste 12.12.2.

• Frais de service de la dette pour remplacer les écoles baux au plus tard le 31 août 2006 déclarés au poste12.31.2 comme « dette postérieure à septembre 2006 » (maintenant reconnus comme les engagements financiers dans l’allocation nouvelles places).

• Les montants déclarés comme « non financés en permanence » incluent les montants financés par un emprunt interne à d’autres fonds et l’emprunt externe à court terme, mais reportent seulement l’intérêt sur les emprunts externes.

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Section 12 – Élément service de la dette (suite).

• Si une dette à long terme inclue les suivants :Le financement permanent de la dette de NFP, Et le préfinancement des besoins en capitaux.

• Déclarez seulement le montant de l’émission de débentures relatives à la dette de NFP comme paiement de cette dette dans la 2e colonne.

• Dans la section intitulée : « financé en permanence » de l’émission de la dette, les conseils déclarent la totalité des débentures, y compris la partie préfinancée.

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Formulaire de données E – Dépenses et revenus par programme.

• Certaines cellules sont ouvertes à l’échelle des programmes pour permettre le conseil de faire des entrées :Les directeurs et les superviseurs immédiats.Et l’administration du Conseil.

• Tableau d'appui – Soutien supplémentaire pour les élèves comprend :La participation des parents (30e colonne).Et l’utilisation communautaire des écoles (31e

colonne).

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Annexe H – Dotation.• Nouvelle ligne à l’intention des travailleurs des

services à l'enfance et à la jeunesse . Exclut tous travailleurs des services à l'enfance et à la

jeunesse engagés à titre d’aides enseignants. Inclut les travailleurs des services à l'enfance et à la

jeunesse engagés dans le cadre de l’initiative sur la sécurité dans les écoles.

• Nouvelle ligne à l’intention des Techniciens - Bibliothèque .Met en œuvre la responsabilisation relative au

nouveau financement de la dotation en personnel des bibliothèques fourni aux conseils scolaires.

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Erreurs fréquents dans les soumissions.

• Trousse de soumission incomplète.• États financiers publiés – aucun rapport de la direction.• Différences entre les renseignements rapportés dans le

SIFE et les états financiers vérifiés.• Section 10 – Calcul des élèves conseillers et

conseillères.• Données A.3 – Solde à l’ouverture non déclaré.• Les états financiers n’ont pas été rectifiés pour refléter

les erreurs antérieures notées dans les révisions effectuées par l’agent des finances.

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Trousse de soumission incomplète.• Une trousse de soumission complète comprend les éléments

suivants : Deux (2) copies signées des tableaux 1, 1.1, 1.2, et de la section

1, imprimées à partir de la présentation active du SIFE. Deux (2) copies papier des états financiers vérifiés

accompagnées du rapport et des notes des vérificateurs. Fichier actif du SIFE. Copie électronique de l’annexe C à la boîte postale suivante :

financials.edu@ontario.ca. Copie électronique du rapport Excel sur l’explication des

avertissements à la boîte postale suivante : financials.edu@ontario.ca.

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États financiers publiés – aucun rapport de la direction.

• Les conseils sont tenus de publier leurs états financiers vérifiés et leur rapport annuel – Loi sur l’éducation, paragraphe 252(2).

• Articles 1700.38 -.39 du CCSP : une série complète d’états financiers inclut le rapport signé sur la « Responsabilité de la direction à l’égard des états financiers ».

• Les conseils sont tenus d’envoyer au Ministère une copie électronique d’états financiers publiés, des notes complémentaires, rapport des vérificateurs ainsi que le rapport annuel du Conseil tels qu’ils ont été publiés.

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Les renseignements déclarés dans le SIFE diffèrent de ceux qui figurent dans les

états financiers vérifiés.• Les formulaires du Ministère sont conçus conformément

aux recommandations du CCSP et pour fournir des rapprochements conformes aux exigences de financement de la Loi sur l’éducation.

• Sauf pour la présentation, les données des formulaires du Ministère doivent correspondre à celles des états financiers vérifiés.

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Section 10 – Calcul des élèves conseillers et conseillères.

• Poste 10.9.1 indique le nombre cumulatif de jours que passent TOUS les élèves conseillers et conseillères au bureau.

• Vérifiez le résultat des calculs au poste 10.9.2 pour vous assurer que le conseil est bien rémunéré pour les élèves conseillers et conseillères.

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Formulaire A.3 – Frais admissibles accumulés non déclarés du solde à

l’ouverture.• Solde d'ouverture: Revenus reportés / (Dépenses

cumulées admissibles) doit être rapporté à la ligne 1.0.

Utilisez le solde de fermeture du dossier actif de la version finale des états financiers de l’exercice précédent produite par l’agent des finances de façon à ce que les redressements soient comptabilisés.

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Les états financiers n’ont pas été rectifiés pour refléter les erreurs antérieures notées dans les

examens effectués par l’agent des finances.

• Les erreurs notées par les agents des finances du Ministère devraient être rectifiées dans la présentation des états financiers.

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Le point sur les états financiers de 2007-2008.

• Agent(e) de finance responsable pour votre conseil:– Sanjay.chitapain@Ontario.ca– Vinod.gurewan@Ontario.ca– Lisa.tarini2@Ontario.ca

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Questions.

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