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LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS SOUMIS AU
CONTRÔLE DU REPRESENTANT DE L’ETAT
ACTES et ACTES BUDGETAIRES
Présentation aux collectivités
29 novembre et 06 décembre 2012
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Un peu d’histoire
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Quelques dates
. 2004 : lancement, par le Ministère de l’intérieur, d’un programme ambitieux de dématérialisation des échanges
→ «ACTES» : Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé
. 2012 : après une phase de tests sur quelques préfectures et collectivités, élargissement de la dématérialisation aux documents budgétaires
→ « AB » : Actes Budgétaires
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Le cadre juridique
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Le cadre juridique
Quelques textes relatifs à la dématérialisation
. L’article 139 de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004, relative aux libertés et responsabilités locales, prévoit que les actes des autorités décentralisées soumis au contrôle de légalité puissent être transmis par voie électronique au représentant de l’Etat.
. Le décret n° 2005-324 du 7 avril 2005 définit les modalités de télétransmission, un cahier des charges et une procédure d’homologation des dispositifs de télétransmission.
. L’ordonnance 2009-1401 du 17 novembre 2009, portant simplification de l’exercice du contrôle de légalité, restreint la liste des actes soumis au contrôle.
. Des conventions locales décrivent les modalités pratiques de la télétransmission (périmètre, nomenclature, calendrier de mise en œuvre). Elles peuvent être complétées, le cas échéant, d’avenants.
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Le procédé technique
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Un peu de technique
Dépôt
normalisé de l’acte
Collectivités
Serveur du Ministère
Préfecture et sous-
préfecturesDispositif propre ou tiers de
confiance
Agréé par le Ministère
Télétransmission de l’acte Réception de l’acteACCUSE DE
RECEPTION
Sphère Collectivités Sphère Etat
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Application « Actes »
(également dénommée
« Actes réglementaires »)
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ACTES
Sont concernés par la dématérialisation via « Actes » :
‡ tous les types d’actes… :
délibérations, décisions arrêtés, contrats et conventions.
‡ … dans tous les domaines d’activité, sauf, et pour l’heure : la commande publique l’urbanisme, ainsi que les documents budgétaires (du fait de
l’application Actes budgétaires, dédiée)
Actes28 nomenclature.xls
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‡ … produits par toutes les collectivités soumises à la transmission obligatoire de leurs actes au représentant de l’Etat :
les communes les EPCI FP (communautés de communes et d’agglomération) les syndicats
mais aussi
les CCAS les caisses des écoles le Conseil Général le SDIS les offices publics le centre de gestion
.
ACTES
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Démarche à suivre :
Différentes étapes jalonnent la procédure de dématérialisation :
1 – délibération du conseil de la collectivité validant le principe, autorisant l’exécutif à engager les démarches relatives à :
- la recherche d’un tiers de télétransmission, et la signature d’un contrat avec ce dernier,
- la signature de la convention avec le représentant de l’Etat
2 – la passation d’un marché public afin d’identifier et de contractualiser avec le tiers de télétransmission,liste tiers 30 10 12.pdf
3 – la signature de la convention, transmise à la Préfecture pour apposition du paraphe du représentant de l’Etat, ouverture des droits par les correspondants de la Préfecture
ACTES
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Bilan au niveau national : taux de raccordement émetteurs au 1er trimestre 2012 :
ACTES
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Bilan au niveau départemental :
A ce jour, et sur l’ensemble des arrondissements de l’Eure-et-Loir, l’application Actes est utilisée par :
74 communes, dont Chartres, Dreux et Nogent-le-Rotrou 7 EPCI FP, dont les deux agglomérations, soit plus d’1/5 ième des
EPCI-FP du département 17 syndicats, soit 7,84% des syndicats du département 19 autres, dont le Conseil général, le SDIS, l’office public d’habitat
de Chartres
Au 20 novembre 2012, 8018 documents avaient fait l’objet d’une dématérialisation, représentant 30% du total des actes transmis au titre du contrôle de légalité
ACTES
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Application «Actes Budgétaires» («AB»)
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ACTES BUDGETAIRES
Peuvent être transmis par « AB » :
les budgets primitifs, les budgets supplémentaires, les décisions modificatives, les comptes administratifs.
Que ce soit :
ceux rattachés au budget principal,ou aux budgets annexes de la collectivité.
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ACTES BUDGETAIRES
Démarche à suivre :
La démarche est similaire à Actes, sauf que, pour AB, il n’y a pas lieu de passer un nouveau marché et de procéder à une nouvelle dépense :
1 – délibération du conseil de la collectivité validant le principe, autorisant l’exécutif à signer l’engagement avec le représentant de l’Etat
2 – la signature de l’engagement juridique
3 – une étape technique en lien avec le fournisseur de progiciel budgétaire utilisé par la collectivité, qui passe par le chargement d’une application gratuite (TOTEM) sur le site de la DGCL
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Bilan :
A ce jour, 16 budgets primitifs ont été correctement transmis via AB, par 8 collectivités d’Eure-et-Loir :6 communes : Barjouville, Serville, Anet, Montboissier, Manou, Dangers
2 syndicats : SIVOM de la Plaine du Drouais Est, Syndicat intercommunal de regroupement pédagogique de Dangers, Verigny, Mittainvilliers
1 CCAS (en cours)
Plusieurs autres collectivités ont marqué leur intérêt pour AB.
ACTES BUDGETAIRES
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L’intérêt de la dématérialisation
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Intérêt de la dématérialisation
Pour les deux procédures de dématérialisation que sont Actes et AB, les avantages et les inconvénients sont les suivants :
‡ avantages : Réduction importante du volume papier Limitation de la manipulation (source d’erreurs d’aiguillage, de perte) Facilitation du classement Aspect développement durable Rapidité Fiabilité Confidentialité Contrôles automatiques Simplicité Possibilité de mutualisation avec une autre collectivité Économies d’affranchissement Economies de déplacements
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Intérêt de la dématérialisation
‡ inconvénients :Coût initial du tiers de télétransmissionDifficultés techniques constatées lors du premier
envoi (du fait, notamment, de la conformité stricte que doit avoir le budget détenu par la collectivité avec la maquette budgétaire du Ministère)
‡ exemple de transmission d’un budget primitif 2012 :
Sur AB Accueil Suivi des actesSur Actes
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Une équipe à votre service
Des référents sont à votre disposition en Préfecture et dans les sous préfectures du département pour :
Vous informerVous accompagner
N’hésitez pas à les contacterEn Préfecture : Ann-Gaël GUERINChef du Bureau des Finances Locales à la Direction des Relations avec les Collectivités Locales02 37 27 71 60 [email protected]
Marie-Claude GUILLOUETBureau des Finances Locales02 37 27 71 [email protected]
Et pour plus d’information, consultez le site internet de la DGCL : Portail Internet DGCL, ou sur odm-budgetaire.org
