Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 1/12

Cabinet Jager

Mémoire Technique du logiciel Maqlabo Description Générale

Annexe

Technique

1. Management Qualité Maqlabo possède un module de management qualité complètement dématérialisé qui permet de gérer les audits et les écarts, les anomalies ou travaux non-conformes, les dérogations, les Eil.

1.1 Gestion des Audits

Maqlabo permet de gérer les audits internes (qualité, sécurité…) et externes (Cofrac, Clients…) effectués au sein du laboratoire et d’y relier les fiches d’écarts afférentes) . Le planning annuels des audits internes est très simplement réalisé par l’enregistrement des différents audits prévus.

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 2/12

Les programmes, supports et rapports d’audits peuvent être conservés à l’intérieur ou à l’extérieur de la base, dans tous les cas, ils peuvent être reliés à la fiche d’audit et être visualisés à partir de celle-ci (cf. § lien sur données externes). Le rapport d’audit peut être réalisé à partir un modèle 4Dwrite (cf. § traitement de texte intégré).

La traçabilité de la prise de connaissance (cf. § 1.2.3.) est réalisée directement dans la fiche d’audit. Les fiches d’écart suite à audit sont accessibles directement à partir de la fiche d’audit et il est possible d’en assurer le suivi à partir de celle-ci.

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 3/12

1.1.1 Ecarts

Puisqu’il y a un lien entre les 2 tables, les fiches d’écart issues des audits sont regroupées dans un fichier spécifique afin de pouvoir effectuer les suivis par entité administrative indépendamment des fiches d’audits.

Lorsqu’un agent effectue l’enregistrement d’un audit ou d’une fiche d’écart, il peut en informer tout ou partie des agents ou responsables du laboratoire en utilisant le système de messagerie intégré (cf.§ 1.15 ). Des actions correctives peuvent être enregistrées directement à partir d’une fiche d’écart. (Cf. ci-dessous)

1.1.2 Actions curative, corrective ou préventive Lorsque cela est pertinent, une action (curative et/ou corrective) peut-être enregistrée directement à partir de la fiche d’écart.

Les fiches d’action, suite à écart, sont accessibles directement à partir de la fiche d’écart ou du fichier actions d’amélioration ou elles sont centralisées, il est possible d’en assurer le suivi à partir de ces 2 moyens.

1.1.3 Relances automatiques et solde

Le solde d’une fiche n’est autorisé qu’à certains profils utilisateurs (cf. §1.2.) Accès sélectif aux données). Tant que la fiche d’écart n’est pas soldée, Maqlabo permet d’envoyer un mail automatique aux responsables enregistrés du traitement. Ce système de relance automatique est paramétrable (à un délai déterminé et à une date prévue) dans le module administration (page 3 de la palette).

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 4/12

1.1.4 Traitement statistique

À travers une série d’indicateurs, il est possible de suivre l’évolution des fiches d’écart et des audits par entité administrative. Cette évolution peut également être réalisée grâce au module d’édition de données. Des états récapitulatifs peuvent être édités ou exportés pour traitement (cf § 1.7. Edition de données).

1.2 Gestions des Anomalies ou Travaux non conformes

Maqlabo permet de gérer les anomalies (cf §1.16), les travaux non conformes, les accidents de travail et les incidents environnementaux survenus au sein du laboratoire et d’y relier les fiches d’actions d’amélioration si nécessaire. Lorsqu’un agent effectue l’enregistrement d’une fiche d’anomalie, il peut en informer tout ou partie des agents ou responsable du laboratoire en utilisant le système de messagerie intégré (cf §1.15.).

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 5/12

1.2.1 Actions curative, corrective ou préventive Lorsque cela est pertinent, des actions d’amélioration (curative et/ou corrective) peuvent être enregistrées directement à partir de la fiche d’anomalie.

1.2.2 Relances automatiques

Le solde d’une fiche n’est autorisé qu’à certains profils utilisateurs (cf. §1.3. accès sélectif aux données). Tant que la fiche d’anomalie n’est pas soldée, Maqlabo permet d’envoyer un mail automatique aux responsables enregistrés du traitement. Ce système de relance automatique est paramétrable (à un délai déterminé et à une date prévue) dans le module administration (page 3 de la palette) (cf. §1.2.)

1.2.3 Traitement statistique

A travers un série d’indicateurs, il est possible de suivre l’évolution des fiches d’anomalie par entité administrative. Cette évolution peut également être réalisée grâce au module d’édition de données. Des états récapitulatifs peuvent être édités ou exportés pour traitement (cf § 1.5. Edition de données).

1.3 Dérogations

Maqlabo permet de gérer les dérogations demandées par les agents de l’organisme et d’y relier éventuellement des fiches d’actions d’amélioration. Lorsqu’un agent effectue l’enregistrement d’une fiche dérogation, il adresse sa demande à la personne susceptible de l’autoriser en utilisant le système de messagerie intégré (cf.1.15.).

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 6/12

En cas d’oubli, une alerte permet de rappeler, que l’efficacité passe par la communication.

Dans la fiche de saisie d’une dérogation, il y a séparation (plusieurs onglets distincts) des éléments de demande, de décision et de suivi de la dérogation.

1.3.1 Actions curative, corrective ou préventive

Lorsque cela est pertinent, des actions d’amélioration (préventives) peuvent être enregistrées directement à partir de la fiche de dérogation.

1.3.2 Relances automatiques

Le solde d’une fiche n’est autorisé qu’à certains profils utilisateurs (cf. §1.3. accès sélectif aux données).

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 7/12

Tant que la fiche de dérogation n’est pas soldée, Maqlabo permet d’envoyer un mail automatique aux responsables enregistrés du traitement. Ce système de relance automatique est paramétrable (à un délai déterminé et à une date prévue) dans le module administration (page 3 de la palette) (cf.§1.2). Comme dans la plupart des formulaires en liste de la base, les fiches non soldées et les fiches soldées sont distinguées par des couleurs différentes (paramétrables) .

1.3.3 Traitement statistique

A travers un série d’indicateurs, il est possible de suivre l’évolution des fiches de dérogation par entité administrative, par thème. Cette évolution peut également être réalisée grâce au module d’édition de données. Des états récapitulatifs peuvent être édités ou exportés pour traitement (cf § 1.5. édition de données).

1.4 Gestion des Essais Inter-Laboratoires (EILa)

Maqlabo permet de gérer les Eila de l’ensemble du laboratoire quelle que soit l’entité administrative.

Lorsqu’un agent effectue l’enregistrement d’un résultat d’Eila, il peut en informer l’entité concernée en utilisant le système de messagerie intégré (cf.1.15.). Lorsqu’il est dématérialisé, le rapport d’Eila peut être relié à la fiche d’Eila par le système de réseau-localisation (cf. §1.7. Liens sur données externes). La consultation des fiches est automatiquement enregistrée (traçabilité des consultations cf. §1.4.) Le rapport d’Eil est enregistré en lien avec la fiche d’Eil et facilement consultable par les techniciens

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 8/12

Toujours selon le même principe, les cartes de contrôle (ex : tableur excel) permettant de suivre les tendances des paramètres réalisés en Eila peuvent être reliées à la fiche.

1.4.1 Actions curative, corrective ou préventive

Lorsque les résultats d’un Eila sont défavorables, et pour plus d’efficacité et de rapidité, des actions d’amélioration (curative et/ou corrective) peuvent être enregistrées directement à partir de la fiche d’Eila.

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 9/12

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 10/12

1.4.2 Traitement statistique

A travers une série d’indicateurs, il est possible de suivre l’évolution des Eila par entité administrative, par thème. Cette évolution peut également être réalisée grâce au module d’édition de données. Des états récapitulatifs peuvent être édités ou exportés pour traitement (cf § 1.5. Edition de données).

1.5 Centralisation des actions (curatives, correctives, préventives )

L’action est l’unité d’amélioration continue du SMQ, c’est le cœur de Maqlabo !

C’est le point fort de Maqlabo, car toutes les actions quelle que soit leur origine (cf. § ci-dessus et dessous) s’enregistrent dans un seul et même fichier avec les noms des responsables, les dates théoriques et les dates réelles de réalisation de l’action. Lorsqu’un agent crée une fiche d’action, celle-ci est affectée à une entité administrative et il peut (ou doit) en informer tout ou partie des agents ou responsables du laboratoire en utilisant le système de messagerie intégré (cf.§ 1.15.).

Les actions d’amélioration sont de 5 types (préventives, curatives, correctives, réparations, aménagements) et constituent un outil pour l’amélioration continue du système de management de la qualité qui se fait en permanence. L’origine de l’action (la source) est conservée systématiquement :

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 11/12

un nouveau référentiel externe un nouvel objectif une réunion, un courrier client en réaction à une anomalie, en réaction à une réclamation, en réaction à une dérogation en réaction à un écart en réaction à un EIL non-conforme en réaction à un problème matériel en réaction à un problème local

1.5.1 Relances automatiques

Le solde d’une fiche d’action n’est autorisé qu’à certains profils utilisateurs (cf. §1.5. Accès sélectif aux données).

Maqlabo - Mémoire Technique – Cabinet Jager - 12/12

Tant que la fiche d’action n’est pas soldée, Maqlabo envoie un mail automatique aux responsables enregistrés du traitement. Ce système de relance automatique est paramétrable (à un délai déterminé et à une date prévue) dans le module administration (page 3 de la palette) (Cf. 1.2.).

1.5.2 Traitement statistique

À travers une série d’indicateurs disponibles par défaut, il est possible de suivre l’évolution des actions d’amélioration par entité administrative, par thème, par type. Cette évolution peut également être réalisée grâce au module d’édition de données des états récapitulatifs. Les données peuvent être éditées ou exportées pour traitement (cf § 1.9. Edition de données).