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Séminaire: Rapports sur les activités et les résultats
Réunion des représentants des projetsAnvers 6-7 décembre 2010
PrésentationPrésentation
I- Soumission des rapports
II- Structure des rapports Description de l´état d´avancement du projet Statistiques & Indicateurs Tableau des résultats obtenus/prévus Résumé du rapport pour publication Décompte des dépenses éligibles encourues/Etats
financiers
III- Modifications pendant la mise en oeuvre du projet
I- Soumission des rapports
Soumission des rapportsSoumission des rapports
Quand?
Rapport IntermédiaireLorsque 70% du 1er préfinancement a été dépensé et au plus tard à la moitié de la période d´éligibilité
• Projets de 2 ans (15/10/2010-15/10/2012)……… 15/10/2011• Projets de 3 ans (15/10/2010-15/10/2013)………15/04/2012
Rapport Final2 mois après la fin de la période d´éligibilité
• Projets de 2 ans (15/10/2010-15/10/2012)……….15/12/2012• Projets de 3 ans (15/10/2010-15/10/2013)……….15/12/2013
Soumission des rapportsSoumission des rapports
La soumission des rapports en respectant les délais est une obligation contractuelle.
Si votre rapport est en retard, veuillez en informer l´Agence immédiatement par écrit.
Une extension de la date limite de soumission peut être accordé exceptionnellement, si ceci est justifié et demandé à l´avance.
Soumission des rapports Soumission des rapports
Les Rapports Intermédiaires et Finaux sont soumis sur support papier en utilisant le formulaire qui se trouve sur le site Tempus.
Les rapports doivent être envoyés par courrier recommandé (date de la poste faisant foi) à: Mr Klaus Haupt Chef d´unité
Education, Audiovisual & Culture Executive Agency (EACEA)
Tempus & Coopération bilatérale avec les pays industrialisésBOUR 2/19B-1049 Brussels
Une version électronique doit également être envoyée: [email protected]
Que faut-il envoyer?Que faut-il envoyer?
Rapport Intermédiaire: 1 original/ 1 copie Rapport d´avancement de l´action (y compris Statistiques&Indicateurs,
Tableau des résultats obtenus/prévus, Résumé du rapport pour publication) Décompte des dépenses éligibles encourues et demande de
paiement
Rapport Final: 1 original/ 2 copies Rapport d´avancement de l´action (y compris Statistiques& Indicateurs,
Tableau des résultats obtenus/prévus, Résumé du rapport pour publication) Etats financiers (y compris la demande de paiement et les tableaux
financiers pour chaque rubrique budgétaire) Rapport d´audit externe (requis si la subvention Tempus indiquée dans l
´Annexe II de la Convention de subvention est égale ou supérieure à EUR 750,000)
Soumission des rapportsSoumission des rapports
Pourquoi deux rapports?
Rapport Intermédiaire: Progrès à mi-parcours par rapportaux activités planifiées
Rapport Final: Niveau global de réalisation par rapport à la subvention attribuée et détails de toutes les dépenses
RQUE: Rapports peuvent être acceptés/rejetés Si rejetés: Soumission d´une nouvelle version Le rejet est lié au respect des règles à respecter pour la
soumission des rapports, non à l´évolution du projet lui-même.
II-Structure des rapports
Rapport Intermédiaire et FinalRapport Intermédiaire et Final
Rapport sur l´état d´avancement de l´action Statistiques et indicateurs Tableau des résultats obtenus/prévus Résumé du rapport pour publication
Rapport sur l´état d´avancement de lRapport sur l´état d´avancement de l´action´action
Rapport Intermédiaire
Niveau général de réalisation Cohérence avec le plan de travail et remarques sur les
modifications éventuelles Obstacles et lacunes Elaboration de programmes et de cours Restructuration: gestion et gouvernance universitaires Formation/remise à niveau du personnel
Rapport sur l´état d´avancement de lRapport sur l´état d´avancement de l´action´action
Rapport Intermédiaire
Mobilité du personnel Mobilité des étudiants Coordination académique et gestion administrative Equipement Diffusion Pérennité Contrôle de la qualité et suivi Equité de genre Commentaire supplémentaire
Rapport sur l´état d´avancement de lRapport sur l´état d´avancement de l´action´actionRapport Final
Partie I Activités réalisées
Brève description des activités mises en oeuvre depuis la soumission du Rapport Intermédiaire
Décrivez les changements principaux qui ont eu lieu par rapport à ce qui était prévu.
Elaboration des programmes et des cours Restructuration: gestion et gouvernance universitaires Mobilité et activités de formation pour le personnel et les étudiants Equipement Diffusion et Durabilité
Rapport sur l´état d´avancement de l´actionRapport sur l´état d´avancement de l´action
Rapport Final
Partie II Résultats et Impact du projet
Niveau général de réalisation et impact Obstacles et lacunes Réforme des programmes d´enseignement Réforme de la gouvernance Liens avec la société Mobilité et activités de formation pour le personnel et les étudiants Equipement Coordination académique et gestion administrative Diffusion et durabilité Equité de genre Résultats imprévus
Statistiques et IndicateursStatistiques et Indicateurs
Objectif: Recueillir des données statistiques et des indicateurs de peformance sur la période couverte par le Rapport Intermédiaire ou la
durée complète du projet.
Objectifs principaux: Formation des enseignants Enseignement et Formation Professionnelle (EFP) Niveaux d´éducation traités par le projet
Formation et mobilités: Formation du personnel et des étudiants du Pays Partenaire Mobilité du personnel Mobilité des étudiants
Liens avec les politiques européennes en matière d´enseignement supérieur
Tableau des Résutats obtenus/prévusTableau des Résutats obtenus/prévus
But: fournir les réalisations intermédiaires/finales du projet par rapport à la proposition initiale
Le rapport contient un tableau pour chaque résultat du projet:
1. Activités réalisées et indicateurs de réalisation2. Activités planifiées et indicateurs de progrès3. Changements éventuels proposés
Description de l´avancement de l´action: quelques Description de l´avancement de l´action: quelques conseilsconseils
Identifier les questions appropriées à votre projet.
Se baser sur les informations données dans les rapports précédents (Rapport Final).
Ne pas hésiter à décrire des points faibles.
Ne pas hésiter à donner des informations sur le contexte.
Être aussi détaillé que possible en démontrant les progrès avec des indicateurs.
Description de l´avancement de l´action: quelques Description de l´avancement de l´action: quelques conseilsconseils
Que sont les indicateurs?
Ce sont des données utilisées pour mesurer la performance du projet pendant sa mise en oeuvre.
Ils donnent une base pour l´évaluation de la mise
en oeuvre du projet.
Ils doivent être spécifiques en termes de quantité, qualité, temps et groupes cibles.
Quelques exemples d´indicateurs “Tempus”:
“Personnel formé” => 5 des 10 membres du personnel du département ont acquis des compétences
nouvelles qui ont été évaluées et certifiées par le Comité du Projet en janvier 2010
“Nouveau cours développé” => 1 nouveau cours de 25 heures d’enseignement faisant partie intégrante du
programme d’enseignement de licence a été développé au cours du printemps 2010 et est dispensé aux étudiants de troisième année
“Centre créé” => Centre formellement créé, par les statuts du 1er septembre 2010, comme unité
de la Faculté, avec 2 membres du personnel, de l’équipement, 3 classes et des ressources financières additionnelles de la Faculté jusqu’en 2015
“Mobilité étudiants réalisée”=> 3 étudiants de licence en dernière année recoivent 20 ECTS en juillet 2009 à la
suite d’un séjour d’études de 3 mois dans l’UE au printemps 2009
Description de l´avancement de l´action: quelques Description de l´avancement de l´action: quelques conseilsconseils
Description de l´avancement de l´action: quelques Description de l´avancement de l´action: quelques conseilsconseils
Diffusion
Décrivez les actions menées pour diffuser les résultats des activités mises en oeuvre.
Indiquez: le type d´activités et les canaux de transmission utilisés.
Indiquez s´il y a eu des effets secondaires positifs non prévus initialement.
Description de l´avancement de l´action: quelques Description de l´avancement de l´action: quelques conseilsconseils
Exemples d´activités de diffusion
Mise en place d´un site web du projet (indiquez l´adresse)
Brochures, newsletters des partenaires
Organisation de séminaires, conférence finale
Information dans la presse
Description de l´avancement de l´action: quelques Description de l´avancement de l´action: quelques conseilsconseilsPérennité
Pensez-vous que les institutions co-bénéficiaires pourront soutenir et développer les réalisations du projet?
Envisagez-vous une future coopération avec les co-bénéficiaires de votre projet?
A l´avenir, de quelle manière comptez-vous utiliser les résultats du projet?
Quelles mesures ont été prises pour formaliser des liens avec des partenaires locaux non universitaires?
Pensez-vous que les résultats atteints iront au-delà du groupe cible immédiat?
Description de l´avancement de l´action: quelques Description de l´avancement de l´action: quelques conseilsconseils
Exemples de Pérennité
Accréditation d´un nouveau programme d´enseignement.
Accord de collaboration entre les partenaires du projet pour continuer leur coopération après la fin du projet.
Accords avec d´autres acteurs concernés.
Résumé du rapport pour publicationRésumé du rapport pour publication
Objectif:
Apporter à la EACEA les informations principales sur le projet, ses progrès, d’éventuels problèmes, les étapes suivantes et toute autre remarque dans un format qui
peut être publié.
Décompte des coûts encourus et demande Décompte des coûts encourus et demande de paiementde paiement
Rapport Intermédiaire
Apporter à la EACEA une vue d’ensemble des dépenses du projet et du co-financement en
correlation avec la situation des activités du projet.
Rapport Intermédiaire
Exemple de Décompte des coûts encourus et demande de paiement
Etats financiersEtats financiers
Rapport Final
Etats financiers: Apporter à la EACEA l´état final de toutes les dépenses encourues depuis le début du projet.
Compléter les tableaux financiers (chacune des 9 feuilles de calcul excel)
Compléter la Demande de paiement (Annexe 13)
Etats financiersEtats financiers
Rapport Final
Documents justificatifs des dépensesSeulement pour:
Equipement si les coûts excèdent EUR 25.000 (factures)
Sous-traitance si les coûts excèdent EUR 25.000 (conventions/contrats et factures)
En cas de taux de salaires plus élevés: fiches de paie
Etats financiersEtats financiers
Rapport Fimal
Rapport d´audit externe
Requis si la subvention Tempus est égale ou supérieure à EUR 750.000.
Les dépenses doivent être inclues dans la rubrique budgétaire “Autres coûts”.
Rapports & cycle de paiement (1)Rapports & cycle de paiement (1)
Paiement du 1er préfinancement : 60% du montant tel qu’indiqué au point I.4.3 de la Convention de subvention dans les 45 jours suivants : - la date de signature de la convention par la dernière des parties - à la réception d’une garantie financière (si requise dans l’annexe I)
RAPPORT INTERMEDIAIRE: lorsque 70% du premier pré-financement a été dépensé et au plus tard à la moitié de la période d´éligibilité
- Rapport sur l´état d´avancement de l´action- Résumé du rapport pour publication- Décompte des coûts réellement encourus et demande de paiement du 2ème pré-financement (30% du montant spécifié au point I.4.3 de la Convention de Subvention lorsque 70% du 1er pré-financement a été dépensé)
Paiement du 30% du montant tel qu’indiqué au point I.4.3 dans les 45 jours suivant le réception de demande de paiement.
Rapports & cycle de paiement (2)Rapports & cycle de paiement (2)
RAPPORT FINAL: 2 mois après la période d´éligibilité du projet
- Rapport final sur la réalisation de l´action- Résumé du rapport pour publication- Etat financier et pièces justificatives
Paiement du solde dans les 45 jours suivant l’approbation du Rapport Final.
III- Modifications pendant la mise en oeuvre du projet
ModificationsModifications
Une autorisation préalable de l´EACEA est requise pour:
Ajout d´une nouvelle institution dans le consortium Retrait d´une institution du consortium Changements de la personne de contact du
coordonnateur ou co-bénéficiaire Modification des activités du projet Modification du budget Extension de la période d´éligibilité Changement de compte bancaire
ModificationsModifications
REMARQUES GENERALES:
La plupart des modifications impliquent un Avenant de la Convention de Subvention
Les critères d´éligibilité spécifiés dans l´appel à propositions doivent être respectés
Modifications: Conseils générauxModifications: Conseils généraux
Les modifications du budget et des activités prennent valeur contractuelle suite à une autorisation préalable de la EACEA.
Les demandes de modification doivent être justifiées par rapport aux objectifs du projet.
Les modifications doivent être détaillées et sollicitées au moins un mois à l´avance.
Les modifications peuvent être sollicitées lors de la soumission du Rapport Intermédiaire ou à tout moment par courrier.
Ajout d´un membre du consortiumAjout d´un membre du consortium
Une demande formelle doit être envoyée à EACEA. Le nouveau partenaire est éligible pour le financement après l
´approbatin par EACEA. Doit être inclus avant la fin de la dernière année du projet. La demande doit justifier en détail les raisons de cet ajout. Cet ajout n´implique pas une augmentation de la subvention.
Conditions formelles: Demande par le coordonnateur Un mandat signé entre le coordonnator et le nouveau co- bénéficiaire Lettres de tous les co-bénéficiaires, confirmant leur accord.
Retrait d´un membre du consortiumRetrait d´un membre du consortium
Procédure
1. L´ institution qui se retire doit envoyer une lettre officielle signée par le représentant légal de l´institution au coordonnateur, confirmant le retrait.
2. Le coordonnateur doit envoyer une confirmation écrite à EACEA en incluant: description détaillée indiquant les conséquences sur
les objectifs, les résultats du projet une lettre de l´institution qui se retire
Changement de personne de contact du Changement de personne de contact du corodonnateur/co-bénéficiairecorodonnateur/co-bénéficiaire
Procédure
Changement dans l´institution du coordonnateur:Envoyez une confirmation écrite (lettre) signée par: la nouvelle personne de contact l´ancienne personne de contact le représentant légal du coordonnateur
Changement dans un des co-bénéficiaires: Le coordonnateur doit envoyer un email confirmant à l´
EACEA le changement
RQUE: L´institution qui coordonne peut être changée mais dans des circonstances exceptionnelles
Modification des activités du projetModification des activités du projet
Les demandes de modification doivent être justifiées en relation avec les objectifs.
Il faut tenir compte des implications budgétaires.
Les demandes de modifications doivent être détaillées (nature et type des activités, valeur ajoutée, etc.)
Changements introduits par une requête préalable ou dans le Rapport intermédiaire.
Les demandes doivent être faites bien à l´avance.
Modification du budgetModification du budget
Modification budgétaire requise lorsqu´il y a une augmentation de plus de 10% d´une rubrique budgétaire. (si moins de 10%, pas d´autorisation préalable)
Il faut demander la modification avant que les nouvelles dépenses soient réalisées.
Veuillez fournir le budget original et le nouveau, expliquant clairement quels transferts ont été réalisés entre les rubriques budgétaires.
Extension de la période d´éligibilitéExtension de la période d´éligibilité
Extension peut être accordée à titre exceptionnel si elle est suffisamment justifiée.
Seulement une extension peut être octroyée pour un maximum de 12 mois.
L´extension entraînera un Avenant de la Convention de Subvention.
La requête doit être envoyée au plus tard un mois avant la fin de la période d´éligibilité.
Changement de compte bancaireChangement de compte bancaire
Informer du changement par écrit à l’ Agence.
Envoyer un nouveau formulaire Signalétique Financier http://ec.europa.eu/budget/info_contract/ftiers_en.htm?submenuheader=0
Signé par le représentant légal du projet et par la banque.
Conseils généraux pour vos rapportsConseils généraux pour vos rapports
Planifiez les réunions de coordination à temps.
Fournissez des informations précises et concises.
Ne sous-estimez pas le temps et les ressources humaines nécessaires pour préparer les rapports.
Collectez les pièces justificatives dès que les activités ont lieu.
Qui peut vous aider?Qui peut vous aider?
Foire Aux Questions (FAQs) sur le site web Tempus Votre personne de contact à l´Unité Tempus de
l’EACEA [email protected]
Les Bureaux Nationaux Tempus (NTOs) ou les Points de Contact Nationaux (NCPs)
Le bureau des relations internationales de votre université
EVEEVEEspace Virtuel d’ EchangeEspace Virtuel d’ Echange
Plateforme publique électronique pour la diffusion et l´exploitation des résultats des projets
Les coordonnateurs des projets peuvent inclure des informations sur leur projet et ses résultats (photos, liens, présentations)
Plus d´information:http://www.ec.europa.eu/eve
Guide pour les coordonnateurs de projets
Plus d´informations:
http://eacea.ec.europa.eu/tempus
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