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Projet SAEMx archivage lectronique mutualis
Prix des Collectivits
Aude Guillon, Archiviste
(ville de Bordeaux)
Pascal Romain, Interface
(Dpartement de la Gironde)
19 septembre 2014
CC-By-SA
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Enjeux dchanges, dingnierie et dingniosit
Matrise des cots darchivage lectronique et optimisation des
gains attendus des projets de dmatrialisation.
Rencontre des mtiers, monte en comptences des quipes internes
et
mutualisation des moyens
Participation la gouvernance ouverte dun socle technique
prenne
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Organisation
Pilote
3 collectivits
avec:
1 chef de projet informatique
1 chef de projet archives
+ experts juridiques et scurit
Charge:
3j / semaine
Charge:
3j / semaine
Charge:
5j / semaine
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Groupement SAEM
Mettre en place un partenariat exemplaire entre les membres
fondateurs afin de mutualiser les expriences des partenaires et
favoriser la monte en comptences de chacun,
Optimiser et partager les cots dinvestissement des collectivits
sur le prototypage dun SAE,
Construire ensemble une offre darchivage lectronique de
confiance qui pourra tre ouverte dautres utilisateurs autour des
membres fondateurs.
ingnieurs documentalistes qualiticiens
archivistes
juristes responsables scurit
Objectifs
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Groupement SAEM
Utiliser les solutions libres : Alfresco (version community 4.2)
et As@lae (version 1.5)
pour le socle commun du prototype
Rutiliser les dveloppements raliss par dautres collectivits sur
la plate-forme cible
Reverser les dveloppements raliss dans un espace accessible
tous
Faire merger un ensemble de bonnes pratiques bas sur le contexte
normalis (OAIS, Standard dchange de donnes pour larchivage,
Mtadonnes)
Mettre en uvre une gouvernance des risques conformment au
Rfrentiel Gnral de Scurit
Orientations
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Besoins fonctionnels gomtrie variable
Application
mtier
Application
mtier Dpts
manuels
Sas dchange
Archivage
intermdiaire Archivage
dfinitif
Espace de publication
SI dune collectivit partenaire
Primtre variable
de mutualisation
Entrept de
mtadonnes
SI dune collectivit partenaire
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Prototype architecture technique
SAEM
As@lae
As@lae
Alfresco
GED
SAS
Archives
intermdiaires
Archives
dfinitives
SI
Mtier
SI
Mtier
SI
Mtier
GED
transverse
Espaces
bureautiques
GED
Mtiers
Collectivit
Gestion oprationnelle
ou
SEDA ?
SEDA ?
SEDA ?
SEDA ?
SEDA ?
SEDA SEDA
SEDA
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Contexte
Pas de solution technique sur tagre
Prise en compte partielle du besoin :
- solutions saas agres : prise en charge uniquement
pour les archives intermdiaires
- solutions commerciales : pas daudit public sur la rversibilit
ou la gestion du long terme
- solutions open source : manques fonctionnels dus labsence dune
offre modulaire complte
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Vision modulaire
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Ralisations SAEM
Flux darchivage dlibrations (documents et vidos) et marchs
publics Modlisation des processus mtiers Module Alfresco open
source Web services avec as@lae Politique de service darchivage
Analyse Ebios Cahiers de spcifications dtailles Dveloppement des
comptences internes Rflexion sur les modalits juridiques de
mutualisation
Cots : 50k par partenaire soit 200k 145 j de dveloppement
65 j dtudes 3j/sem pendant 1 an
OK; 179
KO; 128
A auditer;
269
Partiellement OK;
83
N/A; 111
TODO; 9
Audit de conformit : 40% des exigences couvertes
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Prototype principe de fonctionnement
Agape
GED SAS
Profil
SEDA
dpt
dpt Profil
SEDA
AD
dpt
Plan de
classement
Entrept
Dictionnaire de donnes
Profils SEDA
Pr-versement
(Site - espace documentaire)
Administration de la collectivit
Marchs publics
Vie Politique
Conseil
Sance
Conseil du xx/xx/xxxx
Tableau de bord du site
Formulaire dynamique
Formulaire valid
Admin SEDA
-> Profil darchives
Admin SEDA
-> Profil darchives
versement
AIP
AR
Demande
vers.
Archives limines
Archives
intermdiaires
AR
Versement
OK
AIP
SIP
vers
reu
valid
Archives restitues
SIP
Archives
dfinitives
AR
Versement
dfinitif
versement
en dfinitif
1
2
2
2
3
4
5
5
6
7
valid
8
Autres actions possibles:
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Evaluation de la phase 1
Gouvernance ouverte construire
Implication dans la feuille de route des solutions ouvertes
existantes -> construire
Mutualisation de lingnierie et des cots d'investissement et de
fonctionnement -> prenniser
Garantir la rversibilit et l'autonomie fonctionnelle de chaque
partenaire -> dvelopper
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Evaluation de la phase 1
Partenariat agile et lourd
La mise en commun des budgets et des ressources
humaines pour faire progresser les solutions ouvertes permet
de prparer les conditions dexploitations
La rencontre des mtiers (informatique/archives) et la
collaboration entre collectivits permet de faire monter en
comptences les acteurs internes
La mthodologie projet agile retenue permet de prciser les
besoins en prototypant et exploitant le service
La confiance durable requiert un cadre rglementaire stable
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Implication des DSI
Identification des responsabilits lies la fonction
d'oprateur
d'archivage
Identification des besoins de traabilit et de conformit RGS
Prise en charge dune partie de la matrise douvrage
Pralable pour dvelopper les usages numriques et projets de
dmatrialisation
Implication des Archives
Formation aux outils et au vocabulaire technique
Participation lvolution du modle de donnes mtier
Intervention en amont dans le cycle de vie
de la production documentaire changement de culture et
dimage
Prise en compte de la ncessaire articulation
entre droit loubli et devoir de mmoire
Evaluation de la phase 1
