2007.12.03DGES - Marie-Thérèse REBAT - Responsable SI et informatique documentaire 1 Université Paris X-Nanterre – IUP Le Rôle du SCD dans la valorisation

2007.12.03 DGES - Marie-Thérèse REBAT - Responsable SI et informatique

documentaire

1

Université Paris X-Nanterre – IUP Université Paris X-Nanterre – IUP

Le Rôle du SCD dans la valorisation et la diffusion Le Rôle du SCD dans la valorisation et la diffusion

du patrimoine numérique de l’établissement : du patrimoine numérique de l’établissement :

le système d’information et les archives institutionnelles, le système d’information et les archives institutionnelles,

axe fort de la politique de la D.G.E.S.axe fort de la politique de la D.G.E.S.

2007.12.03 DGES - Marie-Thérèse REBAT 2

Introduction : Rôle de la S.D.B.I.S.

La Sous-direction des Bibliothèques et de l’information scientifique

coordonne la politique documentaire de l’enseignement supérieur et de la recherche

définit et met en œuvre le développement des bibliothèques et centres de documentation et de l’information scientifique et technique

est responsable du schéma directeur informatique du réseau des bibliothèques

…/…


Rôle de la S.D.B.I.S.

…/… établit les statistiques et les indicateurs nationaux

favorise le développement des ressources numériques et la publication des documents pédagogiques et scientifiques

conduit la politique de formation professionnelle initiale et continue et coordonne les actions de formation des usagers

répartit les moyens (budget et postes)

instruit les volets documentaires des contrats quadriennaux


1. L’intégration du système d’information documentaire dans le système d’information global

1.1 L’Environnement numérique de travail (E.N.T.)

1.2 Le Système d’information global (S.G.I.)

1.3 Les coopérations entre le Système d’information documentaire (S.I. doc.) et le S.G.I.


1.1 Qu’est-ce qu’un espace numérique de travail ? L’E.N.T. est un dispositif global fournissant aux usagers une structuration d’un socle de services, un point d’accès à l’ensemble des ressources et services numériques en rapport avec leur activité • ENT : Esup-Portail, EPPUN, ENCORA, Montecristo • Mixité des outils : Bureau virtuel + ENT (Paca, Bordeaux), Bureau virtuel + CMS (Lyon 2, Bordeaux 2, Bordeaux 3 [Contact Office et K-Sup -> K-Portal]) • ENT proposés par des sociétés privées (Sun…)

Il est le point d’entrée unique au système d’information global de l’établissement pour tous les usagers

C’est est un projet d’établissement qui implique une réflexion sur l’organisation de l’établissement et entraîne une modification de la gouvernance


E.N.T.Les acteurs : • Étudiants / enseignants, chercheurs / direction / personnels administratifs

et techniques • Étudiants, enseignants et chercheurs externes à l’établissement• Lycéens / anciens étudiants• Établissements d’enseignement supérieur et de recherche partenaires• Associations / CROUS / partenaires publics / collectivités locales /

entreprises / syndicats

Les objectifs : • Développer l’usage des TIC par leur intégration dans un seul

environnement • Concourir à l’apprentissage de l’autonomie et à l’appropriation de la

culture numérique • Simplifier les démarches administratives dématérialisation des

procédures• Améliorer l’information• Favoriser la mobilité (inter-établissements, européenne, internationale)• Encourager les liens avec le monde professionnel • Contribuer à la formation tout au long de la vie


E.N.T.

Les moyens : • Cartographier et étudier les services et les outils offerts dans les portails et l’intranet, les ressources produites déposées sur des sites particuliers • Dégager les besoins en nouveaux services • Spécifier les services et les informations directement accessibles et ceux qui sont accessibles à travers l’E.N.T.• Définir les modes d’accès, déterminer les typologies d’usagers (profils) • Organiser la structuration des accès aux ressources

Les services : • Services communs / Back-office (annuaire LDAP – SSO, bureautique) Services de communication (interface moteur de recherche, courrier électronique, forum), Content Management System (CMS) Bureau virtuel (agenda, espace de stockage, personnalisation)Syndication de contenus (RSS)• Briques métier : Services pédagogiques / Services de la recherche / Services documentaires / Services de scolarité • Services de vie universitaire / Relation avec les entreprises / Relations avec les lycéens


1.2 Qu’est-ce qu’un système d’information global ? Le S.G.I. est un dispositif global d’accès à l’information multimédia, depuis un poste banalisé, sur place ou à distance, en intranet ou extranet et sur l’internet, selon une habilitation-authentification personnalisée pour chaque usager, en rapport avec son activité

Il résulte d’une organisation structurelle et d’une architecture fonctionnelle, dans le respect des standards nationaux/européens et internationaux

C’est sur la base d’un E.N.T., dans le cadre d’une université numérique en région (U.N.R.) ou d’une université numérique thématique (U.N.T.), la traduction de la démarche stratégique de l’équipe présidentielle d’un établissement

Exemples : Rennes 1, Valenciennes, Grenoble Universités, Paris 6, Montpellier 1, Nancy 2, Nancy 1, Mulhouse, Metz, Versailles-Saint-Quentin


S.G.I.

• Il est produit et mis à jour par des acteurs de l’établissement• Il est destiné aux acteurs internes (étudiants, enseignants, chercheurs, BIATOSS) de l’établissement selon leurs profils, leurs missions, leur rôles • Il sert à informer et échanger avec les autres acteurs externes à l’établissement selon la volonté de l’établissement• Il met en valeur l’établissement par la qualité de son contenu, sa cohérence et sa structuration• Il est l’image de l’établissement, de son identité et de son patrimoine numérique

• Il traite de l’ensemble des briques métiers d’un établissement : • administration, gestion, • pédagogie, • recherche, • documentation, information, communication, • culture, international, ouverture sur l’économie Toutes informations acquises ou produites, données structurées dans des bases de données ou moins structurées à référencer et indexer


S.G.I.

S.G.I. <--> Une structure de pilotage valide les orientations stratégiques globales, détermine les objectifs opérationnels, fixe les contraintes techniques, propose le financement, examine les cahiers de charges des projets spécifiques ou des outils demandés, établit le calendrier, constitue les référentiels, est le garant de la cohérence

Le portail est un instrument du dialogue

Le S.I. est le reflet de la politique de l’établissement Construire un système d’information, c’est poser un acte politique


1.3 Les coopérations SI doc./S.G.I.

Outils de gestion de documents et de bases de données

Outils de recherche

Outils de tableaux de bord

Politique de publication

= Points nécessitant des prises de décision par le comité de pilotage : multiplicité des outils, diversité des potentialités, identité des besoins


SI doc./S.G.I.

Gestion électronique de documents

Les outils de gestion électronique de documents (GED ou S.G.D.E.) et workflow Business Process Management (B.P.M.) :

• édités par des SSII : Flora (Ever Ezida), Sim (Archimed), Symposia (Innovative Interfaces), DigiTool (Ex-Libris), Ged d’UNGI… • proposés dans le monde du logiciel libre : Castore (Nantes), E-Prints, D-Space (Lille 1), ORI (Esup+UNT+UNR), Oget (Lyon 2) • cas particulier : outil de dépôt, plate-forme nationale d’archives ouvertes basée sur Hal (CCSD-CNRS)

• CMS pour composer les pages du (des) site(s) web • Agenda

Le comité de pilotage doit se prononcer sur le rôle fonctionnel de chaque service et sur le choix et le partage des outils


SI doc./S.G.I.

Outils de recherche Les moteurs de recherche et le méta-moteur d’accès universel intégrant : • un outil de moissonnage – protocole d’échange de données (O.A.I.-P.M.H.) • un protocole de recherche fédérée (S.R.U.W. = Search and Retrieve URL and Web Service) • Exemples : Lucene ; Hummingbird, Verity, Fulcrum, Sinequa, Inktomi ; Book-Line, Metalib, V-Spaces, MAP et GRE, HIP…• avec des outils de génération de liens et de gestion d’Open Url, de traitement des requêtes • ISO 239-50 (protocole Z 39-50), RSS • des outils de gestion des publications numériques, notamment des revues (ERMS = Electronic Resources ManagementSystem) Intégration de flux RSS, rubriques actualités, profils de recherche préparés, nouvelles acquisitions • Outils de gestion de références bibliographiques • utile aux enseignants, aux chercheurs, aux étudiants, aux doctorants (Liste des publications CV) • négociations Logcri-Couperin • aujourd’hui, 4 sur le marché, dont Refworks de CSA (en discussion avec le CRU pour la fédération d’identités) et 1 libre


SI doc./S.G.I.

Outils de tableaux de bord

• 2 niveaux : - évaluation de la politique publique par le ministère (mise en œuvre de la LOLF) - évaluation des axes stratégiques de l’établissement et orientation de la politique par l’équipe dirigeante

• Outils, critères, indicateurs, statistiques mutualisables Exemples : Labintel, Graal pour la recherche, Counter (Counting Online Usage of Networked Electronic Resources) et ISO 2789 sur l’usage des ressources numériques payantes + ESGBU (et ERE), indicateurs du contrat quadriennal, indicateurs du schéma directeur

C’est le système d’information de gestion (SIG) qui permet le pilotage de la politique d’établissement

Il est impératif que les services travaillent ensemble à la construction d’un projet intégré


SI doc./S.G.I.

Politique de publication

Un objectif de cohérence et une coordination entre les services pour une politique globale de rédaction, de signalement et d’indexation, de stockage, de diffusion et d’archivage l’université est un éditeur

Rôle particulier du S.C.D. dans l’organisation de l’accès aux publications : • recensement de toutes les publications, particulièrement des enseignants et des chercheurs • référencement et indexation de toutes les productions universitaires • aide à l’édition, sensibilisation aux questions du droit d’auteur • formation au respect des standards (normalisation) • support des productions universitaires, y compris du traitement des archives + suivi de cycle de « vie » des objets par application de la norme Records Management et des métadonnées d’archivage


SI doc./S.G.I.

Le S.I. doc. doit donc être conçu comme intégré dans le S.G.I. La notion d’intégration remplace celle de juxtaposition Ce n’est plus une succession d’outils, mais une construction raisonnée Evolution d’une logique de documents à une logique de service, d’une logique de maintenance à une logique de gestion de projet

Une préconisation : dématérialisation ; cf. la DGME (Direction générale pour la modernisation de l’Etat)- l’ADAE, le droit de l’administration électronique, le RGI (Référentiel général d’interopérabilité) évolution du comportement de l’agent public, notion d’accès bimodal

Principe du logiciel libre : Exemples : GNU, Creative Commons ; Cocoon, MIT, Berkeley… La licence est gratuite, mais le service est payant

(Le principe : liberté d’utiliser, de modifier et de redistribuer)


2. Les fonctionnalités du système d’information documentaire

2.1 Informations institutionnelles

2.2 Ressources internes et externes

2.3 Services internes et externes

2.4 Complémentarité avec les autres informations du S.G.I. et des réseaux documentaires spécifiques


Qu’est-ce qu’un S.I. doc. ?

= Moyen de mise en valeur du patrimoine numérique

Un dispositif global d’accès à la documentation référencée et indexée, construit selon un schéma d’intégration de ressources et de services, orienté vers les communautés d’usagers, dans une totale compatibilité avec le Système global d’information (S.G.I.), fondé sur le socle de l’environnement numérique de travail (E.N.T.), un pré-requis, dont le corollaire indispensable est une interface universelle et conviviale, un seul écran d’accès avec tous les formulaires d’interrogation (catalogues, sources GED…) dans le respect des normes (interopérabilité) dans un « portail » recomposé en permanence


2.1 Les informations institutionnelles • Coordonnées administratives (adresse postale, tél., fax, courriel… le SOS)

• Plan de situation des locaux de bibliothèque sur les campus • Plan des accès et transports (trajets possibles)

• Présentation institutionnelle du Service commun de la documentation • Sections, bibl. intégrées et associées… : statut et historique

• Présentation des bibliothèques : notices du R.N.B.C.D.

• Liste et trombinoscope éventuel des personnels

• Règlement intérieur

• Conditions et modalités d’inscription

• Carte d’usager

• Horaires d’ouverture… et de vacances …/…


S.I. doc.

…/…

• Comptes rendus du Conseil de la documentation et des commissions de sélection par domaine

• Charte documentaire

• Liens avec d’autres pages ou d’autres sites de l’établissement,

par exemple, le site des marchés publics

• Certaines de ces informations peuvent n’être accessibles qu’en intranet

• Conditions de consultation, de prêt, de prêt inter, de réservation de places

• Des renseignements pratiques, les expositions, les actualités • Offres de recrutement // informations éphémères en lien avec les bibliothèques • Liens avec les associations professionnelles (ADBU, ADBS, ABF, Couperin) • Nouveautés documentaires : acquisitions, abonnements • Possibilités de dossier personnel, d’alertes, de flux RSS

• État du catalogue : collections intégrées, collections encore sur fichiers, collections non traitées • Certaines de ces pages doivent être actualisées en permanence


2.2. Les ressources documentaires Catalogue unique des collections de toutes les bibliothèques (Opac en mode web du SIGB), y compris le catalogue des publications du S.C.U.I.O. + site propre du Cadist (revues et bases de données et leurs archives) CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en réseau (d’un usage limité) Thèses Documents patrimoniaux numérisés (fonds particuliers…) CGM et autres manuscrits, archives d’auteurs et de créateurs contemporains

Abonnements à des revues numériques payantes (Elsevier, Chemabs, Cairn…) Bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, d’images, d’auto-formation (ArXiv, PubMed, Archives-ouvertes.fr…) + e-Books Catalogue inter-établissements, catalogue disponible sur le site du Pôle, de l’UNR, du PRES… Liste de signets (Abes-Cerimes, BnF)

Catalogue Sudoc, « Portail » Sudoc de l’Abes ; catalogue CCFr

Sites de revues numériques gratuites numérisées (Persée -> persee.fr), vivantes (revues.org) Site de Couperin, blogs Bases de données disponibles sur le site de l’Urfist


Les ressources pédagogiques

Productions pédagogiques : • intégralité de cours composant un diplôme complet • ensemble de cours d’une unité d’enseignement • cours, • supports de cours, • corrigés, • auto-évaluation (Q.C.M.)… • Productions du service de la formation continue Campus numériques nationaux -> Corpus pédagogiques des U.N.T. Sites des U.N.R.

Productions de Canal U, des Amphis de la 5e… Accès à la (ou aux) plates-formes pédagogiques (Learning Content Management System - LCMS)


Les ressources de la recherche

Thèses Masters Mémoires

Productions des enseignants-chercheurs : prépublications, articles, postpublications, chapitres de livres -> les archives ouvertes ; archives-ouvertes.fr + les archives ouvertes institutionnelles Bases de données, données brutes

Publications des presses universitaires, revues universitaires numériques Exemple : revues.org Actes de colloques, conférences, Canal C2 Rapports de stages, comptes rendus de contrats…


Les ressources administratives

= Archives administratives : réglementation des archives, notion de cycle de vie Actes de la politique de l’établissement + dossiers des personnels et des étudiants -> de type institutionnel : livret de présentation de l’établissement charte de l’usager et contrat d’édition lettre du président ou du directeur comptes rendus des différents conseils règlements et circulaires… toute la production éditoriale officielle de l’établissement

de type informatif, convivial, plus immédiat, moins pérenne traitant de la vie courante de l’établissement ou du campus : un relais vers l’administration, la culture, la santé, le sport, l’emploi, le logement, la restauration…


2.3 La gestion S.I.G.B. : fonctionnalités utiles aux professionnels fonctionnalités utiles à l’usager : prêt, consultation sur place, gestion des entrées-sorties, réservation des places, commande ou réservation de documents, prêt entre bibliothèques (PEB) dossier (suivi de la situation de l’emprunteur)

Aujourd’hui, X-Metal et interface Ajax pour le CGM-Calames

Messagerie, fils de discussion (groupes de travail), forum… Foire aux questions (FAQ)

Renseignements pratiques (agenda des formations et activités proposées aux professionnels) Congés (outil partagé dans le SGI) Suivi du budget… -> intranet professionnel


La recherche = Diffusion sélective de l’information (D.S.I.) Comportement des usagers en cours d’évolution : accès en ligne ↑, accès à distance ↑, prêt de micros aux étudiants Recherche selon les droits d’accès

profils personnalisés

parcours pré-établis en fonction des diplômes en fonction de profils de groupes d’usagers…

(le cœur du métier de la politique documentaire)

Service de la recherche, service de renseignements, service de références : transversalité + engagement sur les délais de réponse et la pertinence des réponses + accompagnement des usagers Permanence de personnels, par tél. et par courriel Aide en ligne personnalisée Service de SOS

…/…


S.I.doc.

…/…

Formation à la méthodologie et à la recherche documentaire et à l’utilisation d’outils de production ou de publication : Offre de base ou spécialisation par le SCD Enseignement intégré dans les cursus – C2I adapté Sensibilisation des enseignants et chercheurs

(une consolidation de la profession de bibliothécaire)

Accès au dossier personnel : Album (sauvegarde de profils de type D.S.I.) Panier (sauvegarde temporaire de recherches en cours)

Déchargement des recherches : Impression déportée Sauvegarde temporaire sur un périphérique extérieur (clé USB, DVD…) ; sauvegarde dans un espace de stockage personnalisé sur un serveur de l’établissement…


L’édition S.G.D.E. ou GED (Gestion électronique de documents)• éventuellement, ROC-O.C.R. (Optical Character Recognition), outil de numérisation et de reconnaissance • signalement, référencement ou catalogage, balisage et indexation (outil partagé) = Compétence du SCD en matière de formation à l’usage des métadonnées et aux formulaires de description et de dépôt des objets Exemples de GED sous licence libre : ORI, D-Space, E-Prints, Castore, SDX, Lodel

C.M.S. (Content Management System) Injac, Anyware ; Spip, Plone, Zope ; K-Sup Système de gestion de contenus et de constitution dynamique de pages web avec signalement et indexation Outil de création de documents comportant le signalement (métadonnées) et l’indexation (moteur de recherche) (outil partagé)

…/…


S.I. doc. …/… avec intégration d’outils de travail collaboratif : Workflow ou système de suivi de l’élaboration d’un document jusqu’à sa validation (validation, mise à jour, durée de vie…) = Rôle du SCD dans la formation à l’usage des différents formulaires correspondant aux différents schémas de métadonnées et adaptés aux différents profils

Business Process Management (B.P.M.) ou orchestration et principes de modélisation de processus

utilisant le format de Records Management (cycle de vie des archives courantes et intermédiaires)

Questions juridiques : réflexion avec les auteurs, avec les services charte de l’usager + pour chaque publication ou production, contrat d’ « édition » selon les Creative Commons, la licence CeCill… = politique d’édition de l’établissement


2.4 Complémentarité avec les autres informations du S.G.I. avec les outils de gestion : progiciels de l’Amue (exemple : SAP adapté pour un consortium d’universités = SIFAC) ou du groupe de la Rochelle outils de gestion créés par l’établissement ou en collaboration avec d’autres établissements (par exemple, au sein des E.N.T.)

avec les sites de marchés publics (D. 01.08.2006 & circulaire 03.08.2006) : le site interne, celui de l’Amue, ceux du B.O.A.M.P. et du J.O.U.E., marches-publics.gouv.fr, achatpublic.com, ugap.fr

avec les sites Educnet, U.N.R., U.N.T., (Pôle,) Saic, GIP, GIS, PRES, RTRA… avec les sites des établissements d’un ensemble interrégional

avec les associations de l’académie, de la région, les Pôles d’activité avec des sites tels que les agences de coopération culture/éducation (CRFCB…), les associations professionnelles

http://marches-publics.gouv.fr/


3. La nouvelle collaboration entre la pédagogie

et la documentation 3.1 Préconisations politiques

Campus numériques (U.N.T. et U.N.R.)

Systèmes d’information et gouvernance

3.2 Travaux en cours

Groupes Afnor Contexte de l’offre de formation modélisée

Groupe Enseignement supérieur Sup LOM-Fr


3.1 Campus numériques

U.N.R. (universités numériques en région constituées autour du choix d’un ENT) : • NPDC, UNB, UNIRE, ACO, UOMLR, PC, Centre, PACA, La Réunion • + CEVIF (Paris 6, Paris 5, Paris 11…) • + établissements : Angers, Le Mans, Clermont-Ferrand I et II, Le havre, Limoges, Insa Lyon, Saint-Etienne, Insa Toulouse, INP Toulouse, Toulouse I et II, ENS Lyon, ENS Cachan, UT Troyes, UT Belfort-Montbéliard

U.N.T. (universités numériques thématiques composées autour d’un ensemble disciplinaire) : • UMVF, UNIT, UVED, UNJF, UNISCIEL, AUNEGE, UOH (en cours de constitution) En projet une UNT pharmacie-santé-> UN3S…


Pédagogie

Il est recommandé de développer une réflexion de type éditorial -> maîtrise de chaînes éditoriales et outils de production (Scenari, ChainEdit ; DocBook…)-> mise en cohérence des plates-formes pédagogiques (Claroline, Dokeos, Moodle, Ganesha, WebCT…)

Il est préconisé de mettre en place le référencement et l’indexation des ressources pédagogiques produites par l’établissement

2 groupes d’acteurs interviennent aujourd’hui aux côtés des enseignants et médiateurs TICE : • SCD + Educasup et Cerimes/Abes pour la distribution • Dans les contrats quadriennaux, objectif fonctionnel important pour les SCD, les services de TICE et les CRI

Etude des licences libres (CeCILL, Creative Commons), de la loi DADVSI


Systèmes d’information

Dans chaque projet de S.I. documentaire, le Ministère invite à prendre en compte les ressources pédagogiques (comme tout autre document ou objet considéré comme une archive ou comme un élément d’information)

Le MESR accompagne le développement de modules d’aide à la recherche documentaire inscrits dans le LMD En ce domaine, le SCD, les CRFCB, les Urfist ont déjà produit des cours, y compris pour compléter le C2I

Il s’agit du signalement dans la plate-forme pédagogique Il s’agit du référencement dans le S.I. doc. (Ged) Il s’agit surtout de l’indexation des productions dans le S.I. doc. (Ged) Particulièrement le SCD peut conseiller l’enseignant dans le choix des items pertinents lors de l’indexation Il incombe au SCD de renseigner la majorité des items de la notice dans l’outil de GED partagé


3.2 Afnor

Les travaux du GE4 : profil d’application français du LOM (Learning Object Metadata) : LOM-Fr Z 76-040 attente du schéma de métadonnées • 4 niveaux de granularité • Les besoins identifiés par le Ministère pris en compte • La compatibilité avec le LOM assurée • Description de la quasi-totalité des productions de la formation initiale et continue • Base : standard de description Dublin Core

La France nommée coéditrice d’une future norme à l’étude au niveau international : le MLR (Metadata for Learning Resources), sur-ensemble du LOM, selon le schéma ISO 11179, dans le cadre du WG4 de l’ISO

-> niveau conceptuel : MLR, niveau instanciation : LOM-Fr


Offre de formation

Au sein de l’Afnor, le MESR et les établissements travaillent à la recommandation d’un format de description de l’offre de formation de l’enseignement supérieur

Dans le contexte du processus de Bologne, dans le cadre de la labellisation des ECTS, un schéma de description en XML (Course Description Metadata) est soutenu par le programme Socrates de l’Union européenne

Le profil français du CDM est destiné à traduire les parcours LMD tels qu’ils sont proposés par les établissements d’enseignement supérieur dans leur diversité

Cette modélisation CDM-Fr facilite la mise en place d’une consultation et d’une sélection des parcours de formation associés à des références bibliographiques, des objets pédagogiques, des publications scientifiques du domaine


Sup LOM-Fr Groupe constitué par le STSI, la SDBIS, les UNT et les UNR : profil d’application français du LOM-Fr pour l’enseignement supérieur attente du schéma de métadonnées• Préconisation champ par champ du caractère obligatoire, recommandé ou facultatif et répétable ou non répétable • Précision de signification et de traduction des vocabulaires • Une nécessité d’interopérabilité : l’indexation Dewey (multidisciplinaire, multilingue, universelle) • Proposition d’une indexation particulière basée sur la Dewey et adaptée à chaque domaine disciplinaire, émanant de l’UNT UNIT (100 classes) • Adaptation du schéma XML annexé à LOM-fr

Des universités utilisent plutôt le SCORM (Sharable Content Object Reference Metadata) : Il enrichit le LOM avec un modèle d’agrégation de contenus différent (niveau supérieur) et un environnement d’exécution qui contrôle l’activité d’un apprenant dans un LCMS (niveau intermédiaire) sur un niveau de base (assets)

Mais SCORM = MLR + LOM-Fr


Et encore MIPE

Le développement des E.N.T. et leur déploiement dans les S.G.I., + la constitution des U.N.R. et des U.N.T., bientôt des PRES permettent de mettre en œuvre une réflexion sur le traitement des productions et sur la politique de publication interne et externe, gratuite ou payante, de l’établissement, de lancer une politique d’aide à la publication et de valorisation des cours• Exemple : séminaire sur l’indexation et la visibilité des ressources pédagogiques les 26 et 27 mars 2007 • L’appel à projets « MIPE 3 » second volet a soutenu le signalement et l’indexation des ressources pédagogiques dans les établissements (S.I. globaux) et dans les groupements (UNT, UNR)

• MIPE 1 : équipement en micros portables • MIPE 2 : équipement en WiFi • MIPE 3 : accent sur les usages et les ENT • MIPE 4 : à venir


4. Le renforcement de la collaboration entre la recherche et la documentation

4.1 Politique des établissements

Causes favorables Objectifs 4.2 Projets

Un outil national

Persée

Thèses numériques

Archives ouvertes


4.1 Causes favorables

Les chercheurs : rééquilibrage du circuit de diffusion de leur production scientifique -> face à l’édition commerciale, un mode de dépôt complémentaire, l’« archive ouverte »

L’université productrice de savoirs : publie les résultats de ses travaux et recherches déjà parfois éditrice, dans le cas des Presses universitaires aujourd’hui, veut et doit valoriser ses publications

L’offre de ressources documentaires numériques payantes : pour les acquisitions de ressources numériques, échanges plus fréquents et meilleure compréhension entre chercheurs et SCD

Le SCD avec le S.I. doc. : met en place des outils de gestion des publications et participe à la valorisation des résultats de la recherche


Objectifs

Objectif fonctionnels : • visibilité, ergonomie • gratuité d’accès, facilité de consultation, ergonomie • structuration, standardisation pour un signalement et une indexation plus efficace • archivage pérenne

Objectifs politiques : • visibilité, mesure et évaluation de l’état de la recherche dans un établissement, dans un PRES • indépendance et propriété des productions • maîtrise des coûts • maîtrise des droits, utilisation de licences Creative Commons • évaluation de la recherche au niveau international


4.2 « Portail » fédérateur Sudoc de l’Abes

Abes : opérateur de la politique de la SDBIS Accès à une documentation hétérogène par un métamoteur multicritères : • accès mutualisé aux ressources payantes numériques acquises pour un groupe d’établissements ou par un groupement d’établissements • accès aux ressources libres de droits • catalogue collectif Sudoc • catalogue général des manuscrits, archives des auteurs contemporains • thèses • fonds patrimoniaux et rétrospectifs, Persée • sites de référence (signets)…

avec moissonnage OAI-PMH indexation des métadonnées descriptives des documents chargement FTP d’index ou de fichiers structurés recherche sur des bases externes par ISO 239-50 recherche par Web Services Archivage pérenne au Cines


Persée

« Portail » ou base de données assortie d’éléments de système d’information <- MESR + établissements (avec bibliothécaires)

• Mise à disposition gratuite de collections rétrospectives de revues en sciences humaines et sociales par numérisation destinée à : accroître la visibilité internationale de revues françaises-francophones de qualité scientifique, proposer un accès gratuit et immédiat, utiliser des solutions techniques interopérables (schéma Erudit - université de Montréal)

• Numérisation sous forme de 2 fichiers : - image pour la visualisation - texte (après OCR) pour la recherche

Saisie des métadonnées dans une base de données pour chaque item (article)

Constitution de fichiers XML comprenant les métadonnées, le fichier texte et le fichier image pour un item

+ Archivage pérenne au Cines // Cairn : revues courantes payantes


Thèses numériques

Au niveau national : Bibliographie nationale de l’enseignement supérieur et de la recherche = Abes (portail Sudoc et catalogue Sudoc)Archivage pérenne national centralisé, non exclusif des archivages des établissements (dans le cadre de coopération) = Cines, format PDF-A Diffusion en ligne du plein texte possible Réglementation

Au niveau des établissements, dans le S.G.I. : Production des thèses et des métadonnées Accès au plein texte en ligne • Producteurs de métadonnées TEF 2.0, dans le S.G.I. : Professionnels : doctorants, enseignants et chercheurs dans laboratoires, instituts, UFR (membres du jury, rapporteurs, directeurs de thèses, présidents d’université) Personnels administratifs (écoles doctorales) Bibliothécaires, documentalistes Informaticiens

…/…


Thèses …/… Contraintes :

• Cadre réglementaire et administratif français : circulaire de 2005, arrêté du 7 août 2006, guide du doctorant, norme Z 41006 de présentation • code de l’éducation, code du patrimoine + accords sectoriels • notion d’école doctorale

Standards de description = structuration détaillée de l’objet thèse… • Unimarc pour compatibilité avec les catalogues français et le catalogue Sudoc • Dublin Core : pour compatibilité avec le choix de la pédagogie (LOM-Fr) et des archives ouvertes pour recherche OAI (dissémination par OAI-PMH) • Standard ETD-MS pour la description des thèses

• La simplification du traitement : formation des doctorants à une feuille de style ou à un outil de structuration des documents par le SCD

…/…


TEF 2.0

…/… Vocabulaire et schéma et format d’échange : • Schéma de métadonnées TEF 2.0 sous l’égide de l’Afnor : • Selon la norme - schéma Dublin Core, les FRBR, le schéma Mets, le schéma Schematron, la classification Dewey… • Ajouts de spécificités françaises dans le projet de schéma TEF 2.0 • Définition des données = vocabulaire TEF 2.0 • Schéma global normalisé en XML = format TEF 2.0

Métadonnées descriptives :• données utiles à la création des notices bibliographiques Métadonnées de gestion : • éléments de gestion administrative, éléments juridiques, éléments techniques, éléments nécessaires pour l’archivage

La structuration en XML, non obligatoire en l’état de la technique, le PDF permettant une diffusion plus rapide Plusieurs formats acceptés pour la rédaction des thèses (RTF, LaTeX…) Plusieurs modèles de conversion sont possibles (XML, PDF et PDF-A)


Outil national de dépôt Star

• Utilisateurs de Star : services de scolarité / écoles doctorales / SCD / CRI / doctorants dans la 1re version de Star• Souplesse du circuit pour répondre à la diversité des situations locales • Quelques contraintes liées aux obligations nationales • Star articulé avec les E.N.T. et les chaînes de traitement des thèses implantés dans les S.G.I. dans la prochaine version…

• Constitution d’une base nationale de métadonnées : interrogeable par les établissements, accessible pour les mises à jour, comportant les métadonnées intégrées dans les S.I. locaux

• Trois modes de collecte : • Saisie manuelle des métadonnées grâce à une grille - formulaire • Extraction partielle des métadonnées descriptives depuis un fichier de thèse en XML • Injection d’un fichier de métadonnées en XML créé par l’établissement

• Fichiers déposés dans leur format d’archivage (XML ou PDF-A) et de diffusion (HTML ou/et PDF) • Validation du dépôt • Lien avec les métadonnées grâce au NNT et au numéro identifiant de l’espace thèse • URL de diffusion déclaré au choix de l’établissement ; chaque thèse liée à un URN

• Versement de la thèse dans sa version pérenne et de certaines métadonnées au Cines


Archives ouvertes L’« archive ouverte » (open access) ou la communication scientifique directe = Mouvement d’accès libre à l’information scientifique et technique (IST) situé dans le prolongement de la diffusion gratuite des données publiques et de la diffusion gratuite des données utiles à la recherche

La diffusion de la recherche scientifique s’est développée en France selon 2 modèles :

• commercial : publication scientifique (revues) • institutionnel : recherche réalisée dans le cadre d ’un cycle universitaire (thèses) • auxquels s’ajoute un modèle mixte : les Presses universitaires

La publication universitaire, modèle scientifique viable = • Soumission libre des articles • Évaluation critique par les pairs (peer review) • Évaluation de la recherche (facteurs d’impact), notamment par l’établissement et au niveau national


Recherche

Cela suppose d’établir des normes communes et interopérables selon lesquelles les documents sont produits, signalés et indexés, puis stockés dans des bases (et sur des serveurs) : -> constitution d’une bibliothèque numérique interrogeable, interopérable et pérenne

Solutions effectives : • Créer des réservoirs de publications thématiques et des bases d’objets via des SGDE-outil de production et outil de dépôt, au sein d’un établissement ou d’un groupe d’établissements (UNR, UNT, PRES, ArXiv, PubMed Central…)reposant sur des standards communs • revues.org pour les SHS

Politique contractuelle d’objectifs : inscrire dans le contrat quadriennal d’établissement le développement des archives ouvertes et leur signalement et leur indexation par le SCD

Exemple d’ouverture et de coopération université-Cnrs : signalement et indexation dans un outil de GED d’un SI documentaire et dépôt immédiat dans HAL (Misha)


Recherche

Dépôt ouvert de pré-publications et post-publications Aujourd’hui, un protocole d’accord signé en juillet 2006 réunit les universités, représentées par la CPU, les EPST (Cnrs, Inserm, Inra, Inria, IRD, Cemagref) et d’autres partenaires • en vue d’une approche coordonnée, au niveau national, • pour l’archivage ouvert de la production scientifique, • autour de la plate-forme du Cnrs-Ccsd (HAL), en cours de transformation en plate-forme nationale « archives-ouvertes.fr »

// Projet de traitement de tous les documents dans le SI global de l’établissement référencement et indexation de tous les documents dans l’outil de GED propre par le SCD = valorisation du patrimoine numérique

• Les EPST peuvent choisir de travailler directement dans Hal, à distance ou sur un serveur propre…


Recherche Structures aux termes de l’accord : • COSTRAO • COST avec 5 GT

Travaux en cours dans le cadre de l’accord : • Guide juridique du déposant Travaux • sur les métadonnées, afin de mettre au point le cœur de métadonnées commun, • sur les référentiels, sur les cas d’alimentation de l’archive ouverte nationale, sur les principes d’échange entre les systèmes locaux et archives-ouvertes.fr • sur la sensibilisation des chercheurs, • sur la cartographie des bases existantes, • sur la communication, • sur l’archivage pérenne + attente du schéma AO.fr

• Suivi du projet Driver


Recherche A l’initiative de Couperin, le GTAO (Groupe de travail sur les archives ouvertes) réfléchit à l’articulation entre la plate-forme nationale et les SI locaux et a lancé plusieurs actions :

• sur les métadonnées, • sur la sensibilisation des acteurs selon les communautés scientifiques, une boîte à outils méthodologique, • sur une enquête préalable auprès des établissements

Proposition de se rapprocher du schéma élaboré par les Britanniques Eprints Application Profile (EAP) • et du modèle des FRBR

• Choix de l’indexation Dewey

• Journée d’étude du 21 mai 2007 ; travail en coopération avec la SDBIS

• Question de l’interfaçage entre l’outil de gestion de la recherche Graal et Hal, mais aussi avec les autres outils de dépôt-GED…

• GTAO = chercheurs, bibliothécaires, documentalistes, informaticiens


Conclusion : Dynamisme de la documentation dans la politique de valorisation du patrimoine numérique

Méthodologie : Comité de pilotage, cahier des charges, mutualisation du projet, concurrence-marché Interopérabilité : SDET/ DGME : RGI (Référentiel général d’interopérabilité) Référentiels Exemple de Référentiels nationaux : liste des établissements (DGES), listes des unités de recherche (DGRI-SRU), indexations (SDBIS, EPST), liste des auteurs (Abes) Identifiants, de type ORI, ARK (cf. BnF) Archivage pérenne : OAIS, Mets, XML et PDF-A (ISO 19005-1) Supports numériques (bandes, disques) + Microformes COM Tiers archiveur Unicité de formulaire multimétadonnées, ergonomie Accès distant, nomadisme : Fédération d’identités Shibboleth, basée sur Supann->Supann 2 + CAS


Normalisation •Une information pertinente et pérenne garantie par le respect des normes et standards

• Langages : X.M.L. (Extensible Markup Language), cible ; P.D.F. et P.D.F. -A (Portable Document Format), pour l’impression et la diffusion • Métadonnées : Balisage selon les typologies de production (description bibliographique ou signalement - description du contexte doc., pédagogique, de recherche et technique - conservation - gestion des droits - traitement statistique) • D.T.D. (Document Type Definition), schémas : structuration du document EAD (archives, inventaires, manuscrits) ; EAC (autorités) ; TEI (thèses-texte) ; E-Bind (accès aux documents numérisés) ; Erudit ; TEF 2.0 (thèses) ; Dublin Core • Indexation : selon des listes d’autorité nationales (Rameau, F-Mesh), selon la classification Dewey, des thésaurus, selon le référentiel de l’offre de formation… • Formats LOM + MLR, Dublin Core (et SCORM) : description du document et de l’environnement pour les ressources pédagogiques • Archives administratives : traitement à prévoir en EAD • Records Management support de workflow différents, de documents primaires

• I.S.T.C. (Code international normalisé pour les textes), Agence de maintenance : ISAC (sociétés de droits d’auteur) / D.O.I.

• Accessibilité pour les handicapés : WAI, AccessiWeb • Respect de l’éco-label • Interfaces d’accès à des bases, des sites…• Multilinguisme • Web Services, OAI-PMH ; protocole Z 39-50 et serveur de protocoles Open U.R.L.


Statistiques

• ISO 11620 : indicateurs de performance des bibliothèques • ISO TR 20983:2003, Information et documentation, Indicateurs de

performance pour les services électroniques des bibliothèques… • Afnor Z-48004 : liste minimale de données pour les statistiques de

bibliothèques • Counter • ISO 2789 : statistiques internationales des bibliothèques basée en partie

sur Counter : • des difficultés quant à l'aptitude des bibliothèques à fournir des

informations pertinentes et fiables sur ces activités• enjeu de la dernière révision, une description des services numériques et

un corpus de statistiques stabilisées • utilisation et coût des services numériques : une question d’importance

pour les bibliothèques dans leur dialogue avec les tutelles • Indicateurs d’impact pour évaluer l’influence de la politique

documentaire sur la recherche -> performance du SCD


Exemple de référentiels : TEF 2.0

Il n’y a pas de structure française des métadonnées de thèses,

mais il y a des valeurs françaises : Indexation par mots clés (thesaurus...) Liste contrôlée d’autorités de vedettes matières : Rameau Liste contrôlée des auteurs, des rapporteurs, des directeurs, des membres et des présidents de jurys Nomenclature nationale des établissements, des laboratoires... Nomenclature nationale des disciplines de thèses, liste contrôlée des écoles doctorales Classification par domaines de connaissance (CNRS) Classification unique pour tous les objets : DCC Dewey


TEF 2.0 et pilotage ...

• Les métadonnées relatives aux institutions, aux personnes et aux classifications et nomenclatures permettent de dresser un tableau des thèses en France et l’image d’un état premier de la recherche • Au niveau de chaque établissement : - il est aisé de connaître et de faire reconnaître le nombre des auteurs, des chercheurs, des sujets de recherche- il est aisé d’évaluer l’activité des laboratoires et de leurs membres ; il est aisé de calculer les éléments nécessaires au contrat quadriennal • Au niveau national : • est disponible la liste des établissements et de ses entités propres ou mixtes ayant une activité de thèse • est réelle la mesure de l’activité des écoles doctorales• Il devient même possible d’obtenir une liste des sujets de thèse déposés


Normalisation de la pédagogie et pilotage ...

• Les métadonnées relatives aux institutions, aux personnes et aux classifications et nomenclatures permettent de dresser un tableau des ressources pédagogiques en France et l’image de la productivité et de la qualité de la pédagogie • Au niveau de chaque établissement : - il est aisé de connaître et de faire reconnaître le nombre des auteurs, des contributeurs, des cours et cursus en lien avec les diplômes - il est aisé d’évaluer l’activité des UFR et de leurs membres ; il est aisé de calculer les éléments nécessaires au contrat quadriennal • Au niveau national : • est disponible la liste des établissements et de ses entités ayant une activité de « TICE » • est réelle la mesure de l’activité des établissements • Il devient dès lors même possible d’obtenir des listes selon différents critères


Publication scientifique et pilotage ...

• Les métadonnées relatives aux institutions, aux personnes et aux classifications et nomenclatures permettent de dresser un tableau des publications scientifiques en France et l’état de la recherche • Au niveau de chaque établissement : - il est aisé de connaître et de faire reconnaître le nombre des auteurs, des chercheurs, des sujets de recherche- il est aisé d’évaluer l’activité des laboratoires et de leurs membres ; il est aisé de calculer les éléments nécessaires au contrat quadriennal • Au niveau national : • est disponible la liste des établissements et de ses entités propres ou mixtes ayant publié ou commis une contribution dans un colloque • est réelle la mesure de l’activité des instituts et laboratoires (avec le concours des outils mutualisés Universités-CNRS)• Il devient alors possible d’obtenir des listes sur différents critères • Modèles économiques nouveaux : PLOS (public library of science) et SPARC (scholarly publishing and academic resources coalition) • Utilisation de Graal...


Veille

Il est indispensable que les professionnels de la documentation organisent la veille technologique, qu’ils participent à la sensibilisation et à la formation des enseignants, des chercheurs, des étudiants, des personnels BIATOOS à l’usage des TIC et qu’ils améliorent leur propre formation et leur information

Références de veille informationnelle : CRU Educnet (SDET) / Aristote, groupe PIN / Culture - Archives de France Afnor (CG 46) /ISO (TC 46) Blogs professionnels Nécessité de former et d’informer le personnel : ENSSIB / A.D.B.S. Abes URFIST / C.R.F.C.B. BnF Relais d’information : les CRI, les cellules de TICE


Au service de l’usager… Mobilité des compétences // Réorganisation structurelle

// Nouvelles orientations des métiers Relations interprofessionnelles et inter-services : dans un souci d’ergonomie, d’interopérabilité et d’évolutivité, d’interdisciplinarité et de transversalité, dans une logique de service et gestion de projet

Urbanisation du S.I. = analyse de l’existant, critique des outils et des procédures existantes, suggestions de modifications, propositions de nouveaux outils, de nouvelles procédures = nécessite une démarche de mutualisation des compétences, des ressources et des moyens, dans un dialogue permanent avec les usagers et favorise la mise en œuvre d’une politique raisonnée et évolutive d’établissement (ou d’un groupe d’établissements) dans le cadre indispensable d’une équipe de pilotage-gouvernance pour rendre, avec les enseignants-chercheurs, un service plus efficace et dispenser une information plus pertinente aux usagers


Au service de l’usager…

Le développement des services aux usagers est amélioré par la politique du système d’information global de l’établissement,

qui facilite la constitution et la promotion de son patrimoine numérique

La politique de publication et de valorisation du patrimoine numérique

de l’établissement universitaire est essentielle pour améliorer son identité et accroître sa capacité de recrutement

grâce à son système d’information dans le cadre d’une politique nationale concertée