Amélioration de la distribution

1

Version finale

Amélioration de la distribution

jusqu’au dernier kilomètre en

Côte d’Ivoire

Programme Integrated Health Supply

Chain Technical Assistance (IHSC-TA)

Phase III – Préparation des pilotes de

distribution au dernier kilomètre

2

RAPPEL – Contexte et objectifs▪ Le pays souhaite atteindre une disponibilité de 95% des produits de santé au dernier kilomètre d’ici à 2020;

un Plan National Stratégique de la Chaine d’Approvisionnement (PNSCA) 2016-20 et une Feuille de Route

du PNDAP (2017-19) ont été élaborés pour atteindre cet objectif; 2 pilotes sont par ailleurs en cours de

lancement pour tester un nouveau modèle de distribution entre districts et ESPC

▪ Dans le cadre de la feuille de route du PNDAP, la phase I de l’étude, menée en janvier-février 2018, a consisté en

un diagnostic de la chaine d’approvisionnement – cartographie, évaluation de la performance

opérationnelle et financière, des forces et des défis – avec un focus sur le dernier km

▪ La phase II de l’étude, menée en mars-avril 2018, a visé, sur la base de cette phase I, à :

– Définir les grandes améliorations à apporter à l’approvisionnement au dernier km face aux défis identifiés

– Proposer différents modèles alternatifs d’approvisionnement mettant en œuvre ces changements, et des

critères de décision pour choisir entre ces modèles

– Proposer des renforcements aux pilotes prévus et/ou un nouveau pilote pour tester certaines

améliorations

▪ Dans la phase II de l’étude, des améliorations à la chaine d’approvisionnement au dernier km ont été proposées

sur des dimensions opérationnelles et catalytiques, notamment :

– Dimensions opérationnelles de la chaine :

▫ Portefeuille optimisé (liste disponibilité continue) dynamique et adaptée aux besoins réels

▫ Passage à un système institutionalisé de livraison sur tous les segments

▫ Maintien d’un objectif de livraison mensuelle à tous les niveaux, avec harmonisation des cycles de

commande NPSP et rapportage eSIGL dans l’immédiat

▫ Formalisation et systématisation de la logistique inverse et transverse, et intégration dans le

système de distribution, avec un financement dédié

– Dimensions catalytiques de la chaine :

▫ Prise en charge claire par une entité centrale du suivi et de la gestion de la performance au dernier km

et clarification du périmètre d’action de toutes les parties prenantes le long de la chaine

▫ Transfert à un professionnel (opérateur privé ou PGP) d’une partie des tâches logistiques au dernier

km effectuée par le personnel médical des ES (e.g. inventaires, détermination des quantités à livrer)

▫ Changement de culture dans le système via incitations financières et non financières (e.g.

financement basé sur la performance), formation et renforcement de l’exemplarité

▫ Adoption d’un système d’information intégré incluant notamment la commande et gestion de stocks

▫ Digitalisation jusqu’au dernier km, permettant l’accès aux données en temps réel à tous niveaux

▫ Augmentation de l’auto-financement avec un recouvrement plus systématique et suffisant des

marges au niveau pertinent et soutien financier dédié à la logistique au dernier km

Contexte et

objectifs

3

Grandes

questions

RESUME – Grandes questions de la phase III▪ Sur la base des recommandations de la phase II, la phase III vise à préparer le lancement de deux pilotes de

distribution au dernier km : un pilote basé sur les moyens du district et un pilote basé sur les capacités des

opérateurs privés. Les grandes questions auxquelles cette phase III s’attache à répondre sont donc les

suivantes:

– Quel est le modèle opératoire du pilote public et pilote privé?

– Quels sont les districts concernés par les deux pilotes?

– Quel est le portefeuille produits à disponibilité continue au niveau des ESPC?

– Quelle application digitale utiliser pour collecter les données lors de la visite des ESPC?

– Comment suivre et évaluer les pilotes?

– Quels budgets prévoir pour les deux pilotes?

– Comment préparer le déploiement national des deux modèles de distribution au dernier km?

4

RAPPEL – Diagnostic

Rappel des

grandes

conclusions

du diagnostic

▪ La disponibilité des produits est en général encore largement en dessous de l’objectif 2020 de 95% au niveau

périphérique, avec une performance variant de 50% à 80% en moyenne en fonction du niveau de la chaine

▪ Plusieurs chaines coexistent de manière parallèle ou autonome – e.g. chaines autonomes pour le PNMTN, les

produits de la transfusion sanguine ou les vaccins, chaines parallèles des ONG sur un grand nombre de produits

▪ Des financements importants sont engagés sur l’ensemble de ces chaines en dépit de leur performance –

estimés à >25mrd FCFA/an pour l’ensemble des chaines d’approvisionnement, dont >15Mrd FCFA/an pour le

dernier km; L’autofinancement par les marges bénéficiaires est limité – de 0% à 9-15% des coûts logistiques

du dernier km selon la chaine considérée

▪ 10 problèmes majeurs font obstacle à la performance des chaînes d’approvisionnement au dernier km sur les

dimensions opérationnelles et catalytiques :

– Dimensions opérationnelles de la chaîne :

▫ 1) Insuffisances quantitative et qualitative des espaces de stockage au district et à l’ESPC

▫ 2) Respect insuffisant du chronogramme de livraison par la NPSP et faible taux de satisfaction des

commandes

▫ 3) Insuffisance de mise en œuvre des directives pour la gestion des stocks (e.g. respect des seuils)

▫ 4) Collecte des produits par les ESPC au lieu de livraison par les districts – conditions de transport

inadéquates et surcoûts, quantité limitée transportée

▫ 5) Système entièrement basé sur la commande avec risques d’erreurs, de non respects des seuils, de

préférences produits de l’infirmier vs. patient (produits payants)

– Dimensions catalytiques de la chaîne :

▫ 6) Intégration incomplète de la chaine (e.g. CNTS, charge virale, PNN, MTN) d’où surcoûts et réplication

des inefficiences

▫ 7) Logistique gérée par le personnel médical dans de nombreux cas (e.g. CSR)

▫ 8) Insuffisance d’incitations à la performance ou systèmes de responsabilisation à tous les niveaux

▫ 9) Prévalence d’outils manuels et circulation de l’information insuffisante (état des stocks,

consommation) entre tous les niveaux

▫ 10) Manque de mécanismes de pérennisation financière, e.g. recouvrement de marges – et limitation du

financement dédié à la logistique au dernier km

5

RAPPEL – Amélioration des pilotes et nouveau pilote potentiel

Définition

d’un nouveau

pilote

Améliorations

potentielles

des pilotes

prévus

▪ Parmi les améliorations proposées (convictions fortes et dimensions à arbitrer) certaines peuvent être testées,

soit par des ajouts aux pilotes existants soit par un nouveau pilote

▪ Des améliorations potentielles de dimensions déjà couvertes par les pilotes prévus peuvent être mises en

place:

– Pilote SWEDD & PARSSI : Renforcement du suivi de la performance (e.g. rapportage hebdomadaire,

communication immédiate au niveau régional en cas de problème)

– Pilote SWEDD : Indexation des pénalités sur la gravité des manquements de l’opérateur (vs. pénalité

fixe); participation des PGP aux livraisons pour coacher le personnel des ESPC et effectuer les

supervisions

– Pilote PARSSI : Mécanisme d’incitation à la performance du district pour assurer sa responsabilisation

▪ De nouvelles dimensions peuvent également être testées par les pilotes prévus, e.g.:

– Allocation sur site avec réapprovisionnement des stocks lors de la livraison en fonction du niveau de stock

constaté et de la consommation depuis la dernière livraison

– Transfert de la propriété de stocks et responsabilisation des ESPC en passant à un système de vente au

comptant avec financement d’un stock initial

– Nomination d’une structure de gouvernance responsable du suivi quotidien des opérations et des indicateurs

de performance clefs

– Digitalisation de la collecte et la remontée de données des ESPC

– Incitation financière et/ou non financière à la performance du personnel logistique impliqué

▪ Pour tester des solutions adaptées aux causes-racines de la sous-performance dans un modèle encore plus

intégré, un pilote additionnel peut être envisagé pour tester le scénario #3 avec

▫ Maintien du parcours actuel mais livraison auprès des ESPC par un opérateur (public ou privé)

▫ Instauration d’un système de décision sur les quantités livrées basé sur un principe de

réapprovisionnement des stocks lors de la livraison en fonction du niveau de stock et de la

consommation depuis la dernière livraison

▫ Présence éventuelle du PGP du district lors de la livraison pour une supervision logistique des ESPC

▫ Opérateur ou PGP responsable de la collecte digitale et la remontée de données immédiate à tous

niveaux (e.g. tablette), avec intégration du système IT aux systèmes existants (e.g. eSIGL)

▫ Mise en place d’une structure de gouvernance responsable du suivi quotidien des opérations et des

indicateurs de performance clés (e.g. taux de disponibilité, volumes de ventes)

▫ Incitations financières ou non-financières à la performance des gestionnaires

▫ Autonomisation financière des districts et des ESPC (vente au comptant, compte en banque propre,

mise en place d’un stock produit initial et rachat des produits grâce aux ventes)

6

RESUME – Préparation des pilotes de distribution au dernier km (1/4)

Modèles des

pilotes

Choix des

districts

▪ 5 districts ont été choisis pour faire partie du projet pilote du modèle de distribution utilisant les capacités du district,

et 5 autres districts ont été choisis pour le pilote privé selon les critères définis suivants :

– Respect des régions bénéficiaires du projet SWEDD ;

– Comparabilité de la taille des districts en nombre d’ESPC entre les 2 modèles testés ;

– Représentativité par rapport à la distance moyenne entre les ESPC des districts sanitaires ;

– Comparabilité de l’activité des districts sur la base du chiffre d’affaires moyen par livraison par ESPC entre

les 2 modèles testés.

▪ Districts retenus pour le modèle public: Bouna, Nassian, Tanda, Sinfra et Zuenoula

▪ Districts retenus pour le modèle privé: Ferkessedougou, Ouangolodougou, Issia, Minignan, et Touba

▪ Suite aux recommandations de la phase II, il a été décidé d’adapter les deux pilotes de distribution au

dernier km existants pour adresser les défis identifiés lors du diagnostic. Ainsi, deux modèles de

distribution des produits de santé jusqu’au dernier kilomètre seront mis en œuvre ; (i) l’un basé sur les

capacités logistiques de distribution du district, (ii) l’autre expérimentant l’externalisation de la distribution par un

prestataire privé. L’élimination des risques de rupture de stock repose sur 5 dimensions :

– La définition d’un portefeuille de produits optimisé au niveau des ESPC sélectionnés pour le pilote ;

– Des flux de produits en « push » (livraison) et de fréquence harmonisée pour l’ensemble des produits : les

livraisons ont lieu une fois par mois, depuis les districts vers les ESPC selon un chronogramme de distribution

établi ;

– La « réquisition » : dans ce processus, le PGP/le pharmacien de district ou PGP du prestataire privé

coachera l’agent de l’ESPC sur les bonnes pratiques de stockage, l’inventaire, et la préparation des

commandes. La détermination des quantités de produits à commander pour la prochaine livraison sera menée

conjointement entre le PGP ou le pharmacien et l’infirmier de l’ESPC lors des livraisons ;

– La gouvernance sera menée par les régions et par le PNDAP pour le monitoring des opérations et le suivi de

la performance ;

– La digitalisation de la collecte des données liées à la distribution au dernier kilomètre :

▫ La mise en place d’outils digitaux de collecte de données et de suivi de la performance avec une

collecte numérique de données par le PGP ou le pharmacien du district pendant les réquisitions ;

▫ Le maintien des formats papier au niveau des ESPC pour certains outils comme les fiches de stocks, les

registres d’inventaire, le cahier de réclamations retour etc

– Afin de minimiser les coûts opérationnels, la livraison « push » et la réquisition seront effectuées en même

temps. La livraison et la réquisition seront effectuées par les PGP / pharmaciens du district ou par le PGP du

prestataire privé, qui se rendra dans chacun des ESPC du district en compagnie d’un chauffeur-convoyeur.

7


Budgétisation

▪ Un exercice de budgétisation a été effectué afin d’estimer les coûts de mise en œuvres des pilotes. Cette

budgétisation comprend les coûts de préparation des pilotes, des opérations (livraison et réquisition des pilotes),

ainsi que les coûts liés au monitoring, et au suivi et à l’évaluation.

▪ Il a dont été estimé que le pilote public coûterait 129 Mn FCFA et le pilote privé coûterait 133 Mn FCFA

Identification

d’une

application de

collecte de

données

▪ Lors de la livraison et de la réquisition, une collecte de données sera effectuée de manière digitale sur une

tablette qui sera remise au PGP/Pharmacien coach du district ou du prestataire privé. Le choix de cette

application a été fait pour atteindre deux objectifs :

– Facilité d’utilisation pour le coach : collecte de données devant être rendue intuitive par l’application, même

sans connectivité internet

– Facilité de rapportage:

▫ Récupération des données collectées devant être intuitive

▫ Idéalement, possibilité de générer des rapports automatiques pour réduire le temps de travail manuel

▪ La méthodologie de choix de l’application digitale

– Recherche de solutions populaires ou utilisées dans des contextes similaires

– Filtrage des solutions sur 5 critères (prix, fonctionnement hors ligne, export / visualisation des résultats,

facilité de construction du formulaire, et souplesse technique (e.g., GPS, image, signature, logique))

– Test de prototypes des solutions retenues (4 applications ont été testées)

– Création du formulaire final

▪ L’application Social Corps a été choisie pour effectuer une collecte de données lors de la livraison et la

réquisition

8


Procédures

des pilotes

Suivi et

évaluation

▪ La livraison « push » et la réquisition seront effectuées en même temps chaque mois. La livraison et la

réquisition seront effectuées par les PGP ou pharmaciens du district dans le cas du pilote public et par le

PGP/pharmacien du prestataire privé dans le cas du pilote privé, qui se rendra dans chacun des ESPC de son

district en compagnie d’un chauffeur-convoyeur.

▪ Le chauffeur-convoyeur aura pour tâche d’apporter aux ESPC leurs commandes de produits pharmaceutiques ;

▪ Après réception de la livraison par le gestionnaire de l’ESPC, PGP ou pharmaciens du district dans le cas du pilote

public et par le PGP/pharmacien du prestataire privé dans le cas du pilote privé effectuera la « réquisition » avec

l’agent de l’ESPC. La réquisition consistera en un coaching sur les bonnes pratiques de stockage, sur l’inventaire et

la préparation de commande ;

▪ Enfin, PGP ou pharmaciens du district dans le cas du pilote public et par le PGP/pharmacien du prestataire privé

dans le cas du pilote privé collectera les données issues du coaching à travers un formulaire électronique.

▪ La conduite des activités se fera selon un chronogramme prédéfini par le district.

▪ Le suivi de la performance du modèle de livraison au dernier kilomètre sera effectué mensuellement à trois

niveaux :

– Par les gestionnaires des districts qui recevront les données collectées numériquement et par la suite

auront la tâche de compiler les commandes et les données des ESPC, de les analyser et de les vérifier

(par des appels téléphoniques / déplacements) auprès des gestionnaires des ESPC ;

– Par les pharmaciens de région, qui auront pour tâche de collecter les données mensuelles et de faire le

suivi des activités de distribution des districts.

– Le PNDAP/NPSP sera ultimement en charge de réunir les éléments d’évaluation de la performance issus

des régions, afin de rédiger des rapports synthétiques mensuels.

▪ Dans le cas du pilote privé, la NPSP aura aussi la tâche de collecter les données des districts afin de suivre

les activités des prestataires privés pour pouvoir effectuer les paiements.

▪ À la fin du pilote, une évaluation sera menée par des équipes du niveau central et par les pharmaciens de

région à l’aide d’une grille d’évaluation dans l’ensemble des districts impliqués dans le pilote, ainsi que quelques

ESPC dans chaque district

9


Déploiement

national

▪ À la fin du projet pilote, il sera nécessaire d’évaluer chacun des deux modèles et de décider de quel(s)

modèle(s) déployer à l’échelle nationale, au vu de 3 critères (rapport coût / impact, faisabilité d’un potentiel

déploiement à l’échelle nationale, pérennité financière des modèles)

▪ Il sera également nécessaire d’apporter des ajustements aux modèles opératoires lors du déploiement,

afin de capitaliser sur les enseignements du projet pilote et d’alléger les procédures de suivi utilisées durant

le projet pilote

▪ Il est important d’échelonner le déploiement (en 3 vagues séparées de 4 mois) des modèles de

distribution au dernier km au niveau national afin s’assurer une mise en œuvre réussie

▪ Le financement du modèle nécessitera de dégager des ressources supplémentaires :

– Coût total de la distribution au dernier kilomètre estimé entre 2,0 et 4,4 Md FCFA par an en moyenne

selon le modèle retenu (e.g., modèle privé ou modèle public)

– Mais autofinancement au niveau des districts ne permettant de ne générer que 180 millions de FCFA

chaque année

– D’où nécessité d’explorer plusieurs leviers de financement internes et externes

▪ Une structure de gouvernance simplifiée devra être mise en place (e.g., maintien de la hiérarchie DS –

région – niveau central et suivi d’indicateurs d’activité et de performance)

▪ Au niveau organisationnel, le déploiement du modèle nécessitera de s’assurer de la disponibilité des

ressources humaines à tous les niveaux de la chaîne (i.e., analyste en central, PGP dans les DS…)

▪ À moyen terme, il sera nécessaire de réfléchir à la convergence entre les modèles de distribution au dernier

kilomètres et d’autres initiatives actuellement en cours (i.e., eLearning, autonomisation…)

1010

1. Contexte

2. Description des pilotes

11

Contexte et objectifs de l’étude

SOURCE: Document protocole de l’étude

Focus de ce document

Objectifs de l’étudeContexte

▪ Le Plan National Stratégique de la chaîne

d’approvisionnement (PNSCA) 2016-2020 vise à rendre

accessible 95% des produits de la santé à tous les niveaux de la

pyramide sanitaire d’ici 2020

▪ Des progrès substantiels ont été réalisés au cours de la

dernière décennie avec la modernisation progressive de la chaine

d’approvisionnement, mais la distribution jusqu’au dernier

kilomètre reste malgré tout problématique:

– La disponibilité des produits aux points de dispensation, ainsi

que la satisfaction générale des commandes restent faibles

pour de nombreuses familles de produits

– Une majorité des ESPC assurent leur propre

approvisionnement en médicaments avec des déplacements

district coûteux et par des moyens inadaptés au transport des

produits de la santé (transports publics, motocycles)

– Il existe plusieurs chaines de distributions parallèles

aboutissant aux points de dispensation et donc

potentiellement des inefficiences opérationnelles et financières

▪ Des initiatives portant sur la distribution au dernier kilomètre

ont été lancées récemment, dont :

– L’élaboration d’une feuille de route nationale sur laquelle de

nombreuses parties prenantes se sont engagées: PNDAP,

NPSP, USAID, UNFPA, Banque Mondiale

– La préparation et le lancement imminent de pilotes de

nouveaux modèles de livraison au dernier kilomètre par

les projets SWEDD et PARSSI

▪ Cependant, un diagnostic de la distribution au dernier

kilomètre et une évaluation des modèles de distribution n’ont

pas encore été effectués

▪ La finalité de cette étude est de résoudre les

problèmes de disponibilité des médicaments au

dernier kilomètre en Côte d’Ivoire

▪ Afin d’atteindre cet objectif, l’étude vise à:

▪ Effectuer un diagnostic factualisé de la

distribution au dernier kilomètre, notamment à

travers un recensement détaillé des chaines

d’approvisionnement existantes et un chiffrage de

leurs coûts actuels

▪ Développer 2-3 options intégrées de

transformation de la chaîne d’approvisionnement

jusqu’au dernier kilomètre:

– Evaluation détaillée et budgétisation des

options, incluant la logistique inverse, et la

faisabilité d’une implication du secteur privé

– Élaboration d’une grille de lecture pour

arbitrer entre options

▪ Dégager les implications organisationnelles de

l’option de transformation retenue, préparer et

lancer les pilotes de distribution si nécessaire

et/ou accompagner les pilotes en cours

1

2

3

1212

Messages clefs relatifs au contexte et aux objectifs du pilote

▪ Une performance peu satisfaisante de la chaîne d’approvisionnement au dernier kilomètre en

termes de disponibilité des produits et de coûts

– Disponibilité des produits comprise entre 50% et 80% selon les sources de données et les

produits

– Coût total de la chaîne NPSP compris entre 18 et 20 Mds FCFA par an

▪ Sur la chaîne d’approvisionnement au dernier kilomètre en particulier, identification de 10 problèmes

majeurs touchant les dimensions opérationnelles et catalytiques de la chaîne

▪ Lancement de 2 projets pilotes d’approvisionnement au dernier kilomètre visant à améliorer la

disponibilité des médicaments et à réduire les PPI

– Choix de tester deux modèles différents :

▫ Un pilote « public » reposant sur les capacités logistiques des districts, déployé dans 5

districts

▫ Un pilote « privé »1 ayant recours à des prestataires, déployé dans 5 autres districts aux

caractéristiques comparables (i.e., étendue…)

– Opérationnellement, projets pilotes reposant sur :

▫ La livraison « poussée » du district vers l’ESPC, à intervalles mensuels

▫ Une « réquisition » (e.g. du coaching) réalisée à l’occasion de la livraison

▫ La collecte numérique de données permettant de suivre de près les niveaux de stocks et de

respect des bonnes pratiques sur le terrain

▪ 10 questions ont été adressées pour préparer les pilotes

▪ Une gouvernance des pilotes à trois niveaux : district, région, et central, pour assurer le bon

fonctionnement des pilotes depuis leurs préparation jusqu’à leur évaluation

▪ Plusieurs actions à prendre dans le très court terme afin d’assurer le bon lancement des pilotes

1

2

3

1 Également désigné sous le terme de « modèle PPP »

4

5

6

13

RAPPEL DU DIAGNOSTIC – Performance sur le niveau de service des

chaînes d’approvisionnement selon les sources de données

SOURCE: Enquête SARA (OMS, 2016); enquête terrain PMP (PNDAP, 2017); Indicateurs de performance (NPSP, 2017); e-SIGL (NPSP, Jan-Dec2017)

1 Liste étendue = Liste des produits traceurs présents dans SARA + d'autres produits non-traceurs présents dans SARA et e-SIGL

Résultats obtenus pour les 3 indicateurs clefs de performance du niveau de service selon les différentes sources de

données utilisées

Enquête

PMP

Terrain

Base de

données

e-SIGL

Enquête

SARA

Données

NPSP

Disponibilité des

produits

Moyenne sur tous les

produits suivis

▪ Disponibilité au

dernier kilomètre

~50%

– Traceurs: 53%

– Liste étendue1:

56%

▪ Disponibilité de la liste

étendue chez les

clients de la NPSP

– Districts

sanitaires: 59%

– Points de dis-

pensation: 61%

▪ Disponibilité de la

liste étendue à la

NPSP: 80%

▪ Disponibilité au

dernier kilomètre:

~80%

▪ Disponibilité aux

districts: ~78%

Taux de satisfaction

des commandes

Moyenne sur toutes

les commandes n/a

▪ Taux de satisfaction

des clients de la

NPSP

– Satisfaction

exacte: 31%

– Satisfaction en

quantité: 35%


des allocations entre

la centrale et l’agence

– Produits vitaux:

78%

– Autres références:

82%


au dernier kilomètre:

~65%


aux districts: ~69%

Respect des délais

de livraison

Moyenne sur toutes

les commandes n/a n/a

▪ Taux de respect des

délais de livraisons

des clients directs de

la NPSP

– Abidjan: 47%

– Intérieur: 54%

▪ Respects des délais

de livraison au

dernier kilomètre:

~48%

▪ Respect des délais

de livraison aux

districts: ~50%

1

14

RAPPEL DU DIAGNOSTIC – Performance financière des

chaînes d’approvisionnement

SOURCE: Comptes de la NPSP; compte du CNTS; GAVI; modèles d’estimations de coûts

Autofinancement du

coût logistique du

dernier km

Coût du dernier

kilomètre, mds FCFA/an

Coût total de la chaîne,

mds FCFA/an

Chaîne NPSP

Chaînes

paralèlles (MTN,

ONGs et PMOs)

Chaîne des

produits

sanguins

ESTIMATIONS

Chaînes des

vaccins (PEV

uniquement1)

Chaînes des

réactifs de test de

charge virale

Coût du dernier km /

valeur de produits

Marge bénéficiaire du

dernier km, mds

FCFA/an

1 Données indisponibles au moment de l’étude pour les vaccins INHP

18-20

1,3

9-10 ~2,7~1,5 ~0,5 >0,9

(y.c. ~5.6mds

FCFA de salaires)

(toute la chaine est

dernier km)


dernier km)


dernier km)

~30% ~11% ~15-25% n/a~140%

001,100,9-1,8

10-20% 0% 0% 0%0%

(y.c. ~5.6mds

FCFA de salaires)


dernier km)


dernier km)

(données

manquantes)

(produits gratuits) (produits gratuits) (produits gratuits)

25-45%

(revenus <50%

coûts logistiques)

(produits gratuits) (produits gratuits) (produits gratuits)(y.c. salaires)

(hors salaires)

1

15

Diagnostic ayant révélé 10 problèmes majeurs de performance des

chaînes logistiques au dernier km

Insuffisances

quantitative

et qualitative

des espaces

de stockage

au district

et à l’ESPC

Respect

insuffisant

du

chronogramme

de livraison par

la NPSP et

faible taux de

satisfaction des

commandes

Insuffisance de

mise en œuvre

des directives

pour la gestion

des stocks

(e.g. respect

des seuils)

Collecte des

produits par les

ESPC au lieu

de livraison par

les districts –

conditions de

transport

inadéquates et

surcoûts,

quantité limitée

transportée

Système

entièrement

basé sur la

commande

avec risques

d’erreurs, de

non respects

des seuils, de

préférences

produits de

l’infirmier vs.

patient

(produits

payants)

Intégration

incomplète de

la chaine (e.g.

CNTS, charge

virale, PNN,

MTN) d’où

surcoûts et

réplication des

inefficiences

Logistique

gérée par le

personnel

médical dans

de nombreux

cas (e.g. CSR)

Insuffisance

d’incitations à

la performance

ou systèmes

de

responsabilisati

on à tous les

niveaux

Prévalence

d’outils

manuels et

circulation de

l’information

insuffisante

(état des

stocks,

consommation)

entre tous les

niveaux

Manque de

mécanismes

de

pérennisation

financière, e.g.

recouvrement

de marges – et

limitation du

financement

dédié à la

logistique au

dernier km

6 7 8 9 10

Dimensions opérationnelles de la chaîne :

Dimensions catalytiques de la chaîne :

1 2 3 4 5

2

16

Au vu des problèmes identifiés lors du diagnostic, lancement de projets

pilotes ayant 2 objectifs clefs

Améliorer la disponibilité des

médicaments

▪ S’assurer que tous les ESPC

puissent répondre en temps réel

à la demande en médicaments

(réduire les ruptures

de stock, etc)

Réduire le taux de médicaments

inutilisables

▪ Assurer l’intégrité des

médicaments et réduire les

pertes (péremptions, dégâts, etc)

3

17

Deux modèles de pilotes de distribution au dernier km ont

été sélectionnés pour répondre aux enjeux identifiés

Modèles retenus durant

Le GTT du 15 mai

Modèles

Modèle 1

Livraison et réquisition

effectuées par les districts en

une seule boucle (livraison de

commande du mois précédent

au moment de la réquisition)

Contraintes

▪ Nécessité d’éclater les

circuits

▪ Augmenter les moyens

logistiques

▪ Mise à niveau de tous les

ESPC en termes

d’inventaires, etc

Inconvénients

▪ Livraison vers un nombre

limité d’ESPC dans la

journée

Avantages

▪ Possibilité de tester la

capacité entière des

opérateurs publics à

exécuter les pilotes

▪ Modèle a priori le moins

coûteux

▪ Pérennisation du modèle

Modèle 3 (non retenu)

▪ Livraison par un opérateur

privé

▪ Réquisition effectuée par le

district


circuits de réquisition


ESPC en termes


▪ Disponibilité

d’opérateurs privés de

livraison

▪ Coûts élevés

▪ Intérêt limité de tester les

opérateurs privés sur leur

capacité à livrer seulement

▪ Complexité opérationnelle –

moindre que modèle 3

(coordination entre

plusieurs parties prenantes)

Modèle 2

Livraison et réquisition

effectuées par les opérateurs

privés en une seule boucle

(livraison de commande du

mois précédent au moment de

la réquisition)


circuits


ESPC en termes


▪ Disponibilité des opérateurs

privés



journée

▪ Complexité opérationnelle



opérateurs privés à


▪ Alternative viables pour

districts à ressources

limitées

▪ Possibilité de paralléliser

les circuits

SOURCE: GTT

3

18

Les pilotes ont été développés afin d’adresser les défis majeurs de la

distribution au dernier km

Cata-

lytique

Trans-

port

Gouv.

et RH

Opéra-

tionnelA

B

b

Dimensions de design Choix dans le pilote Rationnel

Fréquencec Fréquence mensuelle Fréquence mensuelle

Méthode de détermination

des quantitésf

réquisition (coaching aux bonnes pratiques de

stockage, d’inventaire et de commande)

S’assurer de la bonne gestion des stocks et de la bonne

estimation des besoin tout en responsabilisant les ESPC

Ressources

humaines

PGP réalisent les livraisons avec le prestataire;

gestion de la performance par les pharmaciens

S’assurer que chaque partie prenante est responsable

des taches qui dépendent de son domaine de

compétences

Gouv.Gestion pyramidale de la performance (des districts

au niveau central)

Assurer un suivi efficace de la performance

Outils et

systèmes ITc

Utilisation d’outils digitaux (e.g. formulaire numérique

+ tablettes)

S’assurer de l’efficacité et de la pertinence du suivi de la

performance

Opérateur de

livraisoneOpérateurs public & privé, avec rôle clair (transport,

réquisition, collecte de données, supervision)

Tester les capacités des deux opérateurs à adresser les

défis de la distribution au dernier km

Flux produitsb Livraison des districts aux ESPC, avec véhicules

dédiés

Meilleur contrôle du suivi du chronogramme

Parcoursd Parcours journaliers plus courts Intégration de la réquisition

Financementd Modèle actuel Pilotes financés par financement externe et sans remise

en cause du modèle actuel de financement

Intégrationa Intégration incomplète de la chaîne Non adressé dans les modèles de pilotes vu le niveau

de complexité généré par l’intégration des chaînes

Logistique Inverse

et transverseg NA Dimension adressée indépendamment des pilotes

Définition d’un portefeuille de ~130 produits à

disponibilité continue Portefeuille produits

Concentration des efforts sur les médicaments à forte

valeur ajoutée pour les communautésa

Dimension concernée par le pilote

Conservation du modèle actuel

SOURCE: TDR

3

19

1 2 3 4Préparation

de la

commande

Charge-

mentLivraison

Chauffeur/Convoyeur :

Vérification et

chargement des colis et

départ avec le

PGP/pharmacien du

district

Pharmacien du district :

Préparation de la

commande passée par

les ESPC


Livraisons réalisées

vers l’ESPC et signature

des outils afférents à la

livraison, en présence du

PGP/pharmacien

8 Retour

TRANSPORT

PGP/Pharmacien :

Coaching sur le suivi des

bonnes pratiques de

stockage et gestion

des stocks

Chauffeur/convoyeur :

Retour au district et

transmission des

documents afférents à la

livraison et à la

réquisition

RÉQUISITION

Coaching à la

bonne gestion

de stocks

Collecte des

données

PGP/Pharmacien :

Collecte des données

issues du coaching

GESTION DES

DONNÉES

7 Coaching à

l’inventaire

PGP/Pharmacien :

Coaching de l’infirmier

de l’ESPC à faire

l’inventaire des produits

disponibles

Description du processus de livraison et réquisition

Ressources

mobilisées :

▪ Moyens

logistiques

▪ Carburant

▪ Chauffeur /

convoyeur

▪ PGP

▪ Outils

6Coaching à la

préparation

des

commandes

PGP/Pharmacien :

Coaching de

l’infirmier de l’ESPC

sur l’identification

des quantités à

commander

5

Prochaine

tournée

Description générale du processus de livraison et de réquisition

SOURCE: GTT

3

20

Les deux modèles de pilotes de distributions au dernier kilomètre seront

implémentés sur une sélection de districts sur 5 régionsPilote privé

Pilote public

Kabadougou

Bafing-folon

Poro-Tchologo-

Bagoue

Boukani

Gontougo

HambolWorodougou

Bere

Tonkpi

Cavally

Guemon

Haut

Sassandra Marahoue

Gbokle-Nawa

San Pedro

GOH

LOH Djiboua

Belier

Gbeke

N’ZI-Ifou

Agneby-Tiassa-

Me

Indenie

Djuablin

Sud Comoe

Abidjan 1-GP

Abidjan 2

Modèle 1:

Livraison et

réquisition

effectuées par les

districts en une

seule boucle

(livraison de

commande du

mois précédent

au moment de la

réquisition)

Modèle 2 :

Livraison et

réquisition

effectuées par les

opérateurs privés

en une seule

boucle (livraison de

commande du mois

précédent au

moment de la

réquisition)

SOURCE: TDR

3

21

10 éléments à adresser afin d’atteindre ces objectifs

Préparation du piloteSuivi de la

performanceOpérations

Identification de

l’application

digitale de collecte

de données

Budgétisation

Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement

national

Identification du

portefeuille produits

Déploiement national

Remise à niveau

des stocks

Modèles des pilotes

Procédures des

pilotes

Procédures de suivi

de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

4

22

Une gouvernance des pilotes à trois niveaux : district, région, et central,

pour assurer le bon fonctionnement des pilotes…

PNDAP/

NPSP/

IHSCTA

Régions

Districts

Acteurs Rôles

➢Evaluation finale des pilotes

➢Suivi de l’activité et de la performance des

pilotes au niveau global

➢Préparation des pilotes


pilotes au niveau régional


pilotes au niveau du district

5

23

… depuis leurs préparation jusqu’à leur évaluation

2018 2019

Mai Juin Juil. Août Sept.Oct. Nov. Déc. Jan. Févr.MarsAvril Mai Juin Juil.

Généralisation aux autres districts du pays

Réalisation des activités préparatoires

Lancement du pilote public

Opérations du pilote public

Opérations du pilote privé


Evaluation finale

Préparation des pilotes

Mission de monitoring du pilote public

Mission de monitoring du pilote privé

Monitoring et évaluation

Lancement des pilotes

Opérations

Lancement du pilote privé

À mettre ajour en fonction de

l’ANO5

24

Check-list des actions à prendre avant le lancement du pilote (1/2)

Installer et configurer l’application de collecte de données sur chaque

tablette3 semaines avant

Acheter 11 cartes SIM qui seront remises aux PGP et dont le forfait sera

crédité de 5 000 francs par mois1 semaine avant

En coordination avec SWEDD, procéder à la sélection des chauffeurs-

convoyeurs~3 semaines avant

SOURCE: TDR, rétroplanning de l'équipe

Procéder à l’achat des tablettes (avec appui de IHSC-TA) et mettre les

tablettes à disposition au siège du PNDAP4 semaines avant

S’assurer de la réception des 11 glacières et 11 x 20 = 220

accumulateurs de froid sont acheminés aux districts~1 mois avant

Publication de l’appel d’offres ~6 semaines avant

Signature du contrat entre la NPSP et l’UCP Dès que possible

Contractualisation avec les prestataires ~3 semaines avant

Recrutement

des

chauffeurs-

convoyeurs

Procéder à la signature des contrats de travail tripartites (entre le

chauffeur-convoyeur retenu, SWEDD et la RS)4 à 1 semaine(s) avant

Demander à chaque district d’envoyer 3 C.V. pour chaque poste de

chauffeur-convoyeur à pourvoirDevrait être déjà fait

Activité à réaliserDélai idéal avant le

lancement du pilote

Achat de

matériel

Sélection des

prestataires

privés

6

25

Check-list des actions à prendre avant le lancement du pilote (2/2)

Acheminement

des véhicules

Préparation de

la journée de

présentation-

formation

SOURCE: TDR, rétroplanning de l'équipe

Activité à réaliserDélai idéal avant le

lancement du pilote

Procéder à l’acheminement des 4x4 2 semaine avant

Contractualiser avec un prestataire de transport en camion-plateau 3 semaines avant

Imprimer et relier le Manuel de Procédures et Bonnes Pratiques

(MPBP)

1 semaine avant

la session de formation

Procéder à l’achat des kits participants (bloc-notes, stylos, chemises à

rabat) (24 kits pour la réunion à Bondoukou et 19 pour Bouaflé)

1 semaine avant la

session de formation

Faire procéder à l’acheminent des tricycles par le prestataire de

transport en camion-plateau2 semaines avant

Procéder à la confection de cartes carburant 1 mois avant

Communiquer la date des sessions de formations à tous les participants2 semaine avant la

session de formation

Dans l’application numérique, créer des comptes administrateur pour

chaque pharmacien de district et de région concerné par le pilote2 semaines avant

Animer les sessions de formations1 semaine avant le début

de chaque pilote

▪ 20 x accumulateurs de froid

▪ 1x tablette disposant de l’application de collecte de données

2 semaine avant

Avant leur acheminement, déposer les éléments suivants dans chacun

des véhicules:

▪ 1 x carte SIM

▪ 1 x glacière

6

2626

1. Contexte


2.1 Préparation

2.2 Opérations

2.3 Suivi de la performance

2.4 Plan de déploiement

27

Procédure des pilotes



Identification de

l’application


de données

Budgétisation


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

2828

1. Contexte


2.1 Préparation

2.2 Opérations



29




Identification de

l’application


de données


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

Budgétisation

30

Proposition de réduction du nombre de districts dans les pilotes

▪ Périmètre : ▪ 18 districts / 600 ESPC (~1/3

du pays)

▪ 5 régions

▪ Budget approuvé de ~260 Mn

FCFA

▪ Inconvénient /

contraintes

▪ Difficulté de gestion des pilotes

▪ Budget élevé compte tenu des

changements des modèles

sans possibilité

d’augmentation du budget

▪ Résultats potentiellement

biaisés par des facteurs

exogènes

▪ Évolutions ▪ Elargissement et amélioration

du périmètre des pilotes

(réquisition assistée, suivi

performance, SI, etc) pour

adresser les défis identifiés au-

delà des défis de livraison

▪ Affinement de la budgétisation

initiale

Situation initiale (pilotes initialement

prévus) Proposition (amendements suggérés)

▪ Périmètre : ▪ Réduction à 6 ou 10 districts

– Représentatifs de tous les

districts de CIV en terme de

densité

– Comparables en terme de

taille

– Alignés avec les exigences

géographique des

partenaires (couverture des

5 régions sélectionnées)

▪ Rationnels :

▪ Conséquence Nécessité de communication des

évolutions à SWEDD et aux

régions

▪ Meilleure gestion de la

performance des districts et

des pilotes

▪ Respect du budget initialement

estimé pour les pilotes

▪ Meilleure interprétation des

résultats des pilotes

31

Méthodologie : Critères de sélection des districts à inclure dans les pilotes

Critères Description Rationnel

Couverture de

toutes les régions

▪ Représentation des 5 régions

présélectionnées dans les

pilotes initiaux

▪ Alignement avec les

exigences de SWEDD

Comparabilité de

taille de district (#

d’ESPC par district)

▪ Nombre d’ESPC par district

proche de la moyenne nationale

(20-30)

▪ Comparaison des pilotes

dans des conditions

comparables

Représentativité de

tous les districts

(densité)

▪ 3 types de districts par densité

géographique (distance

moyenne entre les ESPC):

– Dense

– Moyennement dense

– Eclaté

▪ Sélection d’un échantillon

représentatif de tous les

districts

Comparabilité de

l’activité des

districts/ ESPC (CA)

▪ Chiffre d’affaires par district

▪ Chiffre d’affaire par ESPC

▪ Exclusion des cas très

particulier de très faible

activité des ESPC/districts

+

+

+

A

B

C

D

32

Détail des 10 districts retenus pour les pilotes Districts principaux sélectionnés le 15 Mai

Districts optionnels sélectionnés le 16 Mai

Région

Kabadougou-

Bafing-Folon

Marahoue

Poro-

Tchologo-

Bagoue

Haut

Sassandra

Boukani

Gontougo

Pilote 1 –

opérateur

public

Pilote 2 –

opérateur

s privés

A

Distance

mensuelle pour

parcourir tous

les circuits du

district, km

Nombre

d'ESPC

dans le

district

Kilométrage

par ESPC dans

le district

District

moyenne-

ment dense

Densité géographique

District

dense

District

éclatéDistrict

1870 55 34,0 … …Bondoukou

BC

Chiffre

d’affaires

par district,

‘000 FCFA

Chiffre

d’affaires

par ESPC

‘000 FCFA

6379 112

2662 327

7663 247

9270 309

NA NA

NA NA

NA NA

6500 325

8283 1135

15059 430

12850 234

8688 378

NA

279

NA NA

8726 459

14200 473

6145

NA

NA NA

1708 57 30,0 … …Tanda

510 8 63,8 … …Nassian

4781 31 154,2 … …Bouna

840 30 28,0 … …Issia

836 51 16,4 … …Daloa

1050 25 42,0 … …Vavoua

1648 52 31,7 … …Odienne

1310 20 65,5 … …Minignan

316 8 39,5 … …Sinfra

765 35 21,9 … …Bouafle

336 23 14,6 … …Zuenoula

792 22 36,0 … …Ferkessedougou

4150 104 39,9 … …Korhogo

1120 19 58,9 … …Ouangolodougou

1119 30 37,3 … …Touba

1046 42 24,9 … …Boundiali

Tengrela 355 13 27,3 … …

D

Les 10 districts ont été retenus pour faire partie des pilotes de distribution au dernier km

33




Identification de

l’application


de données


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

Budgétisation

34

Méthodologie d’élaboration du panier de références prioritaires (les

« portefeuille produits »)

12

Ajouts ou retraits de

produits au cas par

cas par les Dr. Hodjo,

Béché et Kouassi

selon leur expertise

3

Liste de disponibilité

continue de la NPSP

(65 références)

Liste des traceurs

programmes (44

références)

Identification des listes

prioritaires existantes Rationalisation de

la liste

Simplification du

panier de

références selon

deux filtres:

✓ Suppression des

produits n’ayant

pas le niveau

d’autorisation

« D »

✓ Élimination des

produits

indisponibles au

niveau national

Ajustements

manuels Portefeuille

produit

validé par

✓ PNDAP

✓ NPSP

✓ PN

Permet de capturer les

produits à forte criticité vitale,

à forte rotation et à forte

attractivité financière

35

Contenu du panier prioritaire (1/5)

Programme

SOURCE: Panier de références prioritaires ivoiriennes

GTC

Inflammable Zone tempérée Chaîne du froid

Légende conditions de stockage

NPSP

Conditions

particulières de

stockage ?Référence

ARTEMETHER 20 mg amp. inj. bte/10

Unité de comptage

ARTEMETHER 80 mg amp. inj. Ampoules

ARTESUNATE 120MG PDRE SUSP INJ + SOLVANT FL/10ML BTE/1 Boîtes

KIT ACCOUCHEMENT Kits

PARACETAMOL 100 mg sach bte/12 Boîtes

PARACETAMOL 300 mg sach bte/12 Boîtes

QUININE RESORCINE 200 mg / 2 ml amp. inj. bte/100 Ampoules

QUININE RESORCINE 400 mg / 4 ml amp. inj. bte/100 Ampoules

Ampoules

AMOXICILLINE + ACIDE CLAVULANIQUE 100 / 12.5 mg pdre susp. buv fl/60 ml Flacons

AMOXICILLINE + ACIDE CLAVULANIQUE 500 / 62,5 mg comp. bte/16 Boîte

AMOXICILLINE 1 g pdre susp. inj. fl bte/50 Flacons

AMOXICILLINE 250 mg pdre susp. buv fl/60 ml Flacons

AMOXICILLINE 500 mg gél Plaquettes

ARTESUNATE 120 mg pdre susp. inj. + SOLVANT fl/10 ml bte/1 Ampoules

BANDE ADHESIVE MICROPERFOREE 5 m X 0,18 m ROULEAU Rouleaux

BANDE DE CREPE 4 X 0,10 m ROULEAU Rouleaux

ALBENDAZOLE 400 mg comp. Comprimés

BENZYLPENICILLINE + BENZATHINE 2,4 MUI pdre susp. inj. fl bte/50 Flacons

QUININE SULFATE 500 mg comp. bte/9 Boîtes

36


Programme


NPSP



Conditions

particulières de


CATHETER PERIPHERIQUE COURT 22 G paquet/100

Unité de comptage

COMPRESSES DE GAZE NON STERILES 40 X 40 paquet/100 Unités

COTON HYDROPHILE 1 kg ROULEAU Rouleaux

DEXAMETHASONE 4 mg / ml amp. inj. bte/100 Ampoules

DICLOFENAC 50 mg comp. bte/1000 Plaquettes

ECONAZOLE 150 mg ov. bte/150 Plaquettes

FER III + ACIDE FOLIQUE caps. bte/40 Boîtes

Unités

GANTS DE CHIRURGIE STERILES T. 7,5 PAIRE Paires

GANTS D'EXAMEN LATEX MM paquet/100 Paires

GLUCOSE 5 % 250 ml sol. inj. UNITE Poches

GLUCOSE 5 % 500 ml sol. inj. UNITE Poches

HYDROXYDE DE MAGNESIUM sach 15 ml susp. buv bte/30 Sachets

METOPIMAZINE 10 mg / ml inj. bte/10 Ampoules

METRONIDAZOLE 125 mg / 5 ml susp. fl/100 -120 ml Flacons

FER III fl/120 ml paquet/30 Flacons

METRONIDAZOLE 500 mg comp. bte/1000 Plaquettes

ETHANOL 96 % CODEX 1 L Flacons Inflammables

FIL RESORBABLE SYN. N°2/0 1/2C AIGUILLE 30 mm TRIANGULAIRE TRESSE

ACIDE POLYGLYCOLIQUE + ACIDE LACTIQUE

Fils Zone tempérée

37


Programme


NPSP



Conditions

particulières de


NECESSAIRE A PERFUSION ADULTE paquet/25

Unité de comptage

PARACETAMOL 500 mg comp. PLAQ/10 Plaquettes

PHLOROGLUCINOL 150 mg supp. bte/10 Boîtes

PVP IODEE DERMIQUE 10 % fl/125 ml Flacons

PYRANTEL PAMOATE susp. 125/2,5 ml fl/30 ml Flacons

SERINGUE 10 ml 3 PIECES STERILE AVEC AIGUILLE paquet/100 Unités

Unités

SODIUM CHLORURE 0,9 % 500 ml sol. inj. UNITE Poches

SERINGUE 5 ml 3 PIECES AVEC AIGUILLE paquet/100 Unités

RINGER LACTATE 500 ml sol. inj. UNITE Poches

OCYTOCINE 5 UI amp. inj. Ampoules Chambre froide

SERUM ANTITETANIQUE 1500 UI inj. bte/10 Ampoules Chambre froide

PNLP

TEST DE DIAGNOSTIC RAPIDE DU PALUDISME KIT/25 Tests

MOUSTIQUAIRES IMPREGNEES ADULTES RECTANGULAIRES BALLES/50 Unités

AMODIAQUINE/ARTESUNATE 50/135 MG ENFANT (1-5ANS) PLQ/3 CP BTE/25 Plaquettes

ARTEMETHER/LUMEFANTRINE 20/120 MG ADULTE PLQ/24 CP BTE/30 Plaquettes

PYRIMETHAMINE/SULFADOXINE 25/500 MG CP Plaquettes

ABACAVIR / LAMIVUDINE 60/30 MG CP BTE/60 Boîtes

BD FACSPRESTO CD4/CD4 % /HB CARTOUCHE KIT/100 Tests

COBAS TAQMAN/AMPLIPREP HIV 1 QUAL TEST KIT/48 Tests

PNLS

38


Programme


PNLS



Conditions

particulières de


COTRIMOXAZOLE 960(TRIMETHOPRIME + SULFAMET. 160/800 MG) CP

Unité de comptage

EFAVIRENZ/LAMIVUDINE/TENOFOVIR 600/300/300 MG CP BTE/30 Boîtes

GANT D'EXAMEN LATEX MM PQT/100 Paires

LOPINAVIR/RITONAVIR 200/50 MG CP BTE/120 Boîtes

Plaquettes

PIMA CD4 REACTIF, 100 TESTS KIT Tests

NEVIRAPINE 10 MG / ML FL 240 ML Flacons

DETERMINE HIV TEST KIT/100 Tests

NEVIRAPINE 10 MG/ML FL/100 ML Flacons

STAT PAK HIV1/2 TEST KIT/20 Tests

TENOFOVIR /LAMIVUDINE 300/300 MG CP BTE/30 Boîtes

Chambre froideTRITEST AVEC TUBE TRUCOUNT TEST KIT/50 Tests

FACSCOUNT REAGENT CD3/CD4 %, 50 TESTS KIT Tests Chambre froide

GUAVA AUTO CD4/CD4%, 100 TESTS KIT Tests Chambre froide

LOPINAVIR/ RITONAVIR 80/20 MG SUSP BUV PQT/5 Flacons Chambre froide

PNN Plumpynut, sachet 92 g Sachets

39


Programme


PNSME



Conditions

particulières de


MICROGYNON 0.03/0.15 MG BTE / 3 CYCLES

Unité de comptage

JADELLE (IMPLANT + TROCARD) 150 µG BTE/10 Batonnets

PRESERVATIF MASCULIN BTE/144 Préservatifs

IMPLANON IMPLANT 68 MG BTE/1 Batonnets

CARNET DE SANTE DE LA MERE ET L'ENFANT Carnets

Plaquettes

MEDROXYPROGESTERONE (SAYANA PRESS) 104 mg / 0,65 ml inj. UNITE Ampoules

DEPO PROVERA/PETOGEN 150 MG / 3ML INJ BTE/25 Ampoules

40




Identification de

l’application


de données


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

Budgétisation

41

Remise à niveau des stocks – Décisions prises en GTT

Décisions

prises

Information et formation des pharmaciens des districts à la l’usage du

portefeuille produits01

Incitation des pharmaciens des districts à commander les produits

du portefeuille produits (plus forte chance d’écouler les produits

étant données la livraison et la réquisition prévues dans les pilotes)

02

Remise à niveau des stocks lors de la livraison suivante de la NPSP

(quantités des produits déterminées avec les programmes nationaux, et

quantités des produits recouvrables selon les commandes des districts) 03

42




Identification de

l’application


de données


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

Budgétisation

43

Méthodologie : Nécessité de sélectionner une solution permettant la

collecte de données en condition « de terrain » et l’analyse facile des

résultats

Sur le terrain

Dans les ESPC, les régions et au

PNDAP

Collecte de données devant être

rendue intuitive par l’application,

même sans connectivité internet

▪ Récupération des données

collectées devant être intuitive

▪ Idéalement, possibilité de

générer des rapports

automatiques pour réduire le

temps de travail manuel1

1 Soit grâce à la solution sélectionne, soit grâce à des fichiers Excel préparés à l'avance

44

Cependant, existence de dizaines de solutions sur le marché – laquelle

choisir ?

SOURCE: Recherche sur Google

Exemple d’applications de collecte de données

45

Méthodologie : Choix d’une solution suite à un processus de

sélection en 4 étapes

Détaillé dans les

pages suivantes

1 Hormis capex destinés aux FAT et prises de participations

Présélection par le

dpt. de recherche de

McKinsey de :

- Solutions de

référence en la

matière

- Solution utilisées

pour la collecte de

données hors-

ligne dans des

pays en

développement

Création de prototypes

simplifiés pour permettre

une prise de décision

concrète au vu de la facilité

et de la qualité d’utilisation

Recherche de

solutions populaires

ou utilisées dans des

contextes similaires

5 critères de filtrage:

- Prix

- Fonctionnement hors ligne

- Export / visualisation des

résultats

- Facilité de construction du

formulaire

- Souplesse technique (e.g.,

GPS, image, signature,

logique)

Filtrage des solutions sur 5

critères

Test de prototypes des

solutions retenues

Création du

formulaire

final en

collaboration

rapprochée

avec le

PNDAP, ainsi

que des outils

d’analyse des

données

récoltées

1 2 3 4

Création du

formulaire

final

46

8 solutions identifiées grâce à l’expertise internet de McKinsey et grâce

aux discussions avec les membres du PNDAP

1

Google Sheet +

AppSheet

Social Cops

Magpi

Harvest Your Data

Survey Monkey +

Quick Tap survey

Device Magic

PushForm

Solution

SOURCE: McK digital, recherche de bureau

SurveyCTO

Commentaire

Solution de référence sur Internet + solution permettant d’en

faire une application mobile

Entreprise indienne de collecte de données sur le terrain et

ayant déjà participé à des projets à très grande échelle

Entreprise américano-kenyane travaillant avant tout pour les

ONG

Solution recommandée sur les forums spécialisés, avec une

dominante industrielle et quelques études de cas pour

l’éducation

Solution de référence sur Internet + solution permettant d’en

faire une application mobile

Solution de collecte de données hors ligne recommandée sur

les forums spécialisés, très orientée industrie et pour

tablettes/smartphones récents

Solution de collecte de données hors ligne recommandée sur

les forums spécialisés, apparemment très orientée industrie

et pour tablettes/smartphones récents

Solution de collecte de données hors ligne utilisée par la

Banque Mondiale (un tutoriel est disponible sur le site de la

BM)

SurveyCTO

Commentaire

Recherche par les

experts de McKinsey

de solutions :

▪ De référence en

la matière

▪ Et/ou utilisées

dans des

contextes

similaires

Discussion avec le

PNDAP pour

identifier des

solutions déjà

connues

47

Analyse des solutions sur 5 critères

mettant en évidence quatre applications

2

Google

Form +

AppSheet

Social

Cops

Solution

1) Prix pour 11

utilisateurs (USD /

mois)

55$

200$

2)

Fonctionne

hors ligne ?

3) Résultat sous

forme de…

Google Sheet

Tableau de bord,

CSV, API

4) Facilité de

construire le

formulaire

5) Souplesse

technique

Proposition pour

les prototypes

POUR DISCUSSION

SOURCE: McK digital, recherche de bureau | Note 1 : Zapier est une solution permettant de rediriger les données vers de nombreux autres supports (i.e., DropBox…)

Conclusion

Magpi 0 à 500$ Tableau de bord,

Excel

Survey

CTO

129$ Tableau de bord,

CSV

PushForm 100$ Excel, XML,

PDF, API

Harvest

Your Data

Survey

Monkey +

Quick Tap

survey

Device

Magic

90$

430$

330$

CSV, SPSS,

PDF, API

Excel, PDF, API,

Zapier1,

SurveyMonkey

Excel, PDF, API,

Zapier1

Aspect peu attractif

Aspect très attractif

48

Détail de l’analyse des solutions sur les 5 critères 2

Google

Form +

AppSheet

Social

Cops

Solution

1) Prix pour 11

utilisateurs

(USD / mois)

55$

200$

2) Fonctionne

hors ligne ?

Oui, sous forme

d’app Android

Oui, sous forme

d’app Android

(Collect)

3) Résultat sous

forme de…

Google Sheet

Tableau de bord,

CSV, API

4) Facilité de

construire le

formulaire

Facile (à partir d’un

fichier Google Sheet)

Facile (glisser-déposer

intuitif, mise à jour

massive possible)

5) Souplesse technique

ZOOM

SOURCE: McK digital, recherche de bureau

Champs natifs, champs avancés (GPS, image,

signature), flux de travail, personnalisation de

l’interface, fluidité

Champs natifs, champs avancés (GPS, images,

signatures, codes barres), logique, recherche

au sein du formulaire, fluidité

Magpi 0 à 500$ Oui, sous forme

d’app Android

(Magpi+)

Tableau de bord,

Excel

Moyen (glisser-déposer

pas si intuitif, màj

massive possible)

Champs avancés (GPS, images, signatures,

codes barres), logique, flux de travail

Harvest

Your Data

Survey

Monkey +

Quick Tap

survey

Device

Magic

90$

430$

330$

Oui, sous forme

d’app Android

(droidSurvey)

Oui, sous forme

d’app Android

(QuickTap

Survey offline)

Oui, sous forme

d’app Android

(Forms)

CSV, SPSS,

PDF, API

Excel, PDF, API,

Zapier,

SurveyMonkey

Excel, PDF, API,

Zapier

Moyen (glisser-déposer

pas si intuitif)

Non testé


intuitif)


signatures, codes barres), logique, flux de

travail, personnalisation de l’interface

Champs natifs, champs avancés (images, QR

codes), logique


signatures, logique), flux de travail – mais

lenteur souvent signalée

PushForm 100$ Oui, app Android

(pushForms)

Excel, XML,

PDF, API

Moyen (pas de glisser-

déposer, mise à jour

massive possible)


signatures, codes barres), logique – mais

lenteur souvent signalée

Survey

CTO

129$ Oui, sous forme

d’app Android

(surveyCTO)

Tableau de bord,

Excel


intuitif, mise à jour

massive possible)


signatures, codes-barres), logique, pré-

validation personnalisation limitée, fluidité

49

Détail des critères de « souplesse technique »2

GPS

Image

Signature

Code barre

/ QR code

Possibilité d’ajouter de la

logique au formulaire

Fonction de gestion des flux

de travail

Souplesse technique définie

comme l’existence de… Illustration / utile pour…

▪ Connaître l’emplacement exact des ESPC

▪ Vérifier si le formulaire a bien été rempli dans l’ESPC déclaré

▪ Motiver le PGP et l’infirmier de l’ESPC à bien respecter les

bonnes pratiques (possibilité de vérifier l’image)

▪ Générer des preuves en cas de litige

▪ Prendre en photo des documents papiers

Augmenter le sentiment de responsabilité des acteurs impliqués

Pourrait servir (ultérieurement) dans le relevé du niveau des

stocks

Cacher les questions inutiles en fonction des réponses

précédentes au formulaire / adapter le formulaire à la situation,

même hors-ligne

Averti automatiquement et en temps réel des membres des

équipes en cas de dépassement de seuils (email ou SMS

automatiques avec niveaux d’accès différenciés)

ZOOM

SOURCE: analyses de l’équipe

Support des

champs et

types de

données

avancés

Support des champs natifs Rendre la saisie plus facile. P. ex., entrer un nombre ou un

numéro de téléphone en ayant un clavier « nombre » qui s’affiche

Possibilité de personnaliser

l’interface

Rendre l’application plus naturelle pour les utilisateurs

Fluidité générale du

formulaire

Description

L’application enregistre les coordonnées GPS lorsque

le formulaire est validé

L’application permet de répondre à certains champs

en prenant une photo

L’application permet de recueillir des signatures

dessinées sur l’écran

L’application permet de scanner des codes barres

Le déroulé du formulaire s’adapte aux réponses

précédentes (par exemple : si réponse à la question A

= « Oui », alors cacher la question B)

Existence d’un fonctionnalités de gestion du flux de

travail après la collecte de données

Les formats courants de données sont gérés de façon

simple et intuitive (suivant les normes Android)

Possibilité de changer les couleurs et les logos au

sein de l’app

L’application reste fluide même lorsque des

formulaires longs sont chargés

Éviter des désagréments pour cause de lenteur / gel de l’interface

aux utilisateurs

Pré-validation Les entrées des utilisateurs peuvent être revues par

un superviseur avant d’être ajoutées à la BDD

S’assurer de la qualité de la collecte des données

50

4 solutions testées et disponibles pour validation3

Solution

Survey

CTO

Google

Form +

AppSheet

Social

Cops

Magpi

Statut

Formulaire

test créé

Formulaire

test créé

Formulaire

test créé

Formulaire

test créé

Consignes pour avoir accès au prototype

1. Installer l’app « Survey CTO » (Android uniquement)

2. Demander une invitation email

3. Dans paramètres, indiquer « pndap2 » comme nom de serveur et

indiquer ses identifiants

4. Sur la page d’accueil, cliquer sur « télécharger un formulaire vierge »

et télécharger l’option disponible

1. Installer l’app « AppSheet »

2. Suivre le lien : https://www.appsheet.com/newshortcut/57d43c19-

471e-47a0-bf79-673d64dcf707

3. Installer la nouvelle application proposée sur la page

1. Installer l’app « collect » (Android uniquement)

2. Donner son numéro de téléphone à JB pour recevoir l’invitation

3. Se connecter sur la page d’accueil

4. Dans « settings », cliquer sur « Refresh forms » (l’interface est en

anglais mais pourra être traduite ultérieurement)

1. Installer l’app « Magpi+ »

2. Demander à JB l’envoi de l’invitation email

3. S’inscrire

4. Se connecter dans l’application

5. Dans le menu, cliquer sur « synchronisation »


FORMULAIRE UNIQUEMENT

https://www.appsheet.com/newshortcut/57d43c19-471e-47a0-bf79-673d64dcf707

51

Structure similaire pour chacun des 4 formulaires, afin

de tester l’ensemble des fonctionnalités

3


FORMULAIRE NON FINAL –

UNIQUEMENT POUR TEST

DES APPLICATIONS

Sections du

formulaire Questions dans le formulaire (~85 questions en tout)

Emplacement actuel

Nom de l'ESPC

Nom du responsable de l'ESPC

Numéro de téléphone du responsable de l'ESPC

Heure d'arrivée dans l'ESPC

Tous les colis ont-ils bien été livrés ?

Tous les colis sont-ils en bon état ?

Principales causes de dégradation

Respect des bonnes pratiques

Heure de fin de la livraison

Température dans la zone de stockage principale

La chaîne du froid est respectée

La chaîne du froid n'a pas été interrompue au cours du mois précédent

Si la chaîne du froid a été interrompue au cours du mois précédent, entrez davantage de détails

Respect des bonnes pratiques de stockage

Recommandations pour la prochaine visite

A quel points vos recommandations de la fois précédente ont-elles bien été mise en œuvre ?

AMOXICILLINE 500 mg gél

(… 57 autres références listées …)

Souhaitez-vous attached une image à ce formulaire ?

Heure de fin de la réquisition assistée

Signature du responsable de l'ESPC

À propos de

l’ESPC

Bonnes

pratiques de

livraison

Bonnes

pratiques de

stockage

Recomman-

dations

Niveaux de

stocks

Conclusion

Structure de formulaire

permettant de tester:

▪ La façon dont la navigation se

fait entre les différentes

questions et sections

▪ La facilité à entrer des types

de données diverses (e.g.,

emplacement GPS, nombre,

listes à choix multiples, listes à

choix unique, numéro de

téléphone, photo, signature,

texte, notation avec des

étoiles)

▪ La fluidité de l’application

malgré un grand nombre de

questions (le formulaire

contient ~85 questions en tout)

▪ La possibilité de masquer ou

afficher certaines questions

selon les réponses aux

questions précédentes (cf. la

questions « si la chaîne du

froid a été interrompue au

cours du mois précédent… »,

dont l’affichage dépend de la

réponse à la question

précédente)

▪ La possibilité d’insérer des

commentaires explicatifs

sous chaque question

52

« Social Cops » a été choisi pour effectuer une collecte de données lors

de la livraison et la réquisition

4

Pendant la réquisition : collecte de

données numériques hors-ligne sur une

tablette Android

Au niveau des districts, des régions et en

central : analyse des données collectées

grâce à l’interface Web

Production de rapports

Excel et Word partiellement

automatisée grâce à des

canevas préconçus

5353

1. Contexte


2.1 Préparation

2.2 Opérations



54




Identification de

l’application


de données


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

Budgétisation

55

Méthodologie : trois modèles principaux de pilotes de distribution au dernier km

on été considérés et deux ont été retenus modèles retenus à la réunion du 15 Mai

Modèles

Modèle 1:

▪ Livraison et réquisition

assistée effectuées par les

districts en une seule

boucle (livraison de

commande du mois

précédent au moment de la

réquisition assistée)

Contraintes


circuits

▪ Augmenter les moyens

logistiques


ESPC en termes


Inconvénients



journée

Avantages



opérateurs publics à


▪ Modèle a priori le moins

coûteux

▪ Pérennisation du modèle

Modèle 3 :

▪ Livraison par un

opérateur privé

▪ Réquisition assistée

effectuée par le district


circuits de réquisition

assistée


ESPC en termes


▪ Disponibilité

d’opérateurs privés de

livraison

▪ Coûts élevés

▪ Intérêt limité de tester les

opérateurs privés sur leur

capacité à livrer seulement

▪ Complexité opérationnelle –

moindre que modèle 3

(coordination entre

plusieurs parties prenantes)

Modèle 2 :

▪ Livraison et réquisition

assistée effectuées par les

opérateurs privés en une

seule boucle (livraison de

commande du mois

précédent au moment de la

réquisition assistée)


circuits


ESPC en termes


▪ Disponibilité des opérateurs

privés



journée

▪ Complexité opérationnelle



opérateurs privés à


▪ Alternative viables pour

districts à ressources

limitées

▪ Possibilité de paralléliser

les circuits

56

1 2 3 4

Préparation

de la

commande

Chargement Livraison


Vérification et chargement

des colis et départ avec le

PGP/pharmacien du district

Pharmacien du district :

Préparation de la

commande passée par les

ESPC


Livraisons réalisées vers

l’ESPC et signature des

outils afférents à la

livraison, en présence du

PGP/pharmacien

8 Retour

TRANSPORT

PGP/Pharmacien :

Coaching sur le suivi des

bonnes pratiques de

stockage et gestion des

stocks

Chauffeur/convoyeur :

Retour au district et

transmission des

documents afférents à la

livraison et à la réquisition

RÉQUISITION

Coaching à la

bonne gestion

de stocks

Collecte des

données

PGP/Pharmacien :

Collecte des données

issues du coaching

GESTION DES DONNÉES

7 Coaching à

l’inventaire

PGP/Pharmacien :

Coaching de l’infirmier de

l’ESPC à faire l’inventaire

des produits disponibles

Description du processus de livraison et réquisition

Ressources

mobilisées :

▪ Moyens

logistiques

▪ Carburant

▪ Chauffeur /

convoyeur

▪ PGP

▪ Outils 6

Coaching à la

préparation des

commandes

PGP/Pharmacien :

Coaching de l’infirmier de

l’ESPC sur l’identification

des quantités à

commander

5Prochaine

tournée

Description générale du processus de livraison et de réquisition

57




Identification de

l’application


de données


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

Budgétisation

58

Procédure de livraison

Acteurs

Opérations Suivi et évaluationPréparation

Coacher aux bonnes pratiques de livraison

faire la collecte digitale des données de livraison

Vérifier qualitativement et quantitativement les colis

Convoyer les colis aux ESPC

PILOTE PUBLIC

Gestionnaires

de district

Effectuer le chargement des colis dans le véhicule

Décharger le véhicule

Recevoir les colis

Vérifier qualitativement et quantitativement le colis

renseigner et signer les outils afférents

Niveau District Niveau ESPC

Recevoir le rapport commande des ESPC

Traiter les commandes des ESPC

Gestionnaires

de district

et Chauffeur

Gestionnaire

de l'ESPC

Gestionnaires

de l’ESPC

et Chauffeur

Gestionnaire coach

et gestionnaire de

l’ESPC

Chauffeur

Ou? Oui?

Quoi?

LivraisonStockage Inventaire Commande

RéquisitionRetour au

district

1

2

3

4

5

6

7

8

9

59

Procédures de réquisition - stockage

Acteurs

PILOTE PUBLIC

ESPC

Faire le coaching sur l’application des bonnes pratiques relatives aux conditions de stockage

Inscrire les recommandations du Prestataire coach sur le carnet de correspondance

Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de stockage

Vérifier les conditions de stockage de la pharmacie de l’ESPC et observer le bon respect des bonnes pratiques

Effectuer le rangement des produits reçus lors de la livraison

Faire le coaching sur le rangement des produits reçus lors de la livraison

Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives au stockage

Ou? Oui?

Quoi?

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire

coach

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire

coach

Gestionnaire

coach

Gestionnaire

coach

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion

Inventaire Commande

Réquisition Retour au

districtLivraison

Stockage

1

2

3

4

5

6

7

60

Procédures de réquisition - inventairePILOTE PUBLIC

Acteurs


Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de l’inventaire

Effectuer l’inventaire des produits en stock

Faire le coaching sur l’inventaire des produits en stock

Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à l’inventaire

ESPC

Quoi?

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire

coach

Gestionnaire

coach

Ou? Oui?

1

2

3

4

5

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion

CommandeLivraison

Stockage Inventaire

Retour au

district

Réquisition

61

Procédures de réquisition – préparation de la commandePILOTE PUBLIC

Prestataire coach

et gestionnaire de

l’ESPC


Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de commande

Initier le gestionnaire de l’ESPC à la préparer la commande

Faire le coaching sur le calcul des quantités à commander

Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à la commande

Emettre une commande

Observer l’émission de la commande

ActeursESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire

coach

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire

coach

Gestionnaire

coach

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion

LivraisonStockage Inventaire

Retour au

district

Réquisition

Commande

Ou? Oui?

1

2

3

4

5

6

7

Quoi?

62

Procédures du retour au districtPILOTE PUBLIC

Vérifier que tous les outils sont

renseignés et signés

ActeursESPC

Partager les données collectées

numériquement

Réceptionner les outils renseignés et signés

lors de la livraison et réquisition

District

Gestionnaire

coach

Gestionnaire du

district

Gestionnaire

coach et

gestionnaire de

l’ESPC et

chauffeur

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion


Réquisition

Ou? Oui?

Retour au

district

1

2

3

Quoi?

63

Procédure de livraison

Acteurs

Opérations Suivi et évaluationPréparation

Coacher aux bonnes pratiques de livraison

faire la collecte digitale des données de livraison

Vérifier qualitativement et quantitativement les colis

Convoyer les colis aux ESPC

PILOTE PRIVÉ

Gestionnaires

de district

Effectuer le chargement des colis dans le véhicule

Décharger le véhicule

Recevoir les colis

Vérifier qualitativement et quantitativement le colis

renseigner et signer les outils afférents

Niveau District Niveau ESPC

Recevoir le rapport commande des ESPC

Traiter les commandes des ESPC

Gestionnaires

de district

et Chauffeur

Gestionnaire

de l'ESPC

Gestionnaires

de l’ESPC

et Chauffeur

Prestataire coach

et gesti-onnaire

de l’ESPC

Chauffeur

Ou? Oui?

Quoi?


RéquisitionRetour au

district

1

2

3

4

5

6

7

8

9

64

Procédures de réquisition - stockage

Acteurs

PILOTE PRIVÉ

ESPC

Faire le coaching sur l’application des bonnes pratiques relatives aux conditions de stockage


Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de stockage

Vérifier les conditions de stockage de la pharmacie de l’ESPC et observer le bon respect des bonnes pratiques

Effectuer le rangement des produits reçus lors de la livraison

Faire le coaching sur le rangement des produits reçus lors de la livraison

Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives au stockage

Ou? Oui?

Quoi?

Gestionnaire de

l’ESPC

Prestataire coach

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Prestataire coach

Prestataire coach

Prestataire coach

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion

Inventaire Commande

Réquisition Retour au

districtLivraison

Stockage

1

2

3

4

5

6

7

65

Procédures de réquisition - inventairePILOTE PRIVÉ

Acteurs


Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de l’inventaire

Effectuer l’inventaire des produits en stock

Faire le coaching sur l’inventaire des produits en stock

Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à l’inventaire

ESPC

Quoi?

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Prestataire coach

Prestataire coach

Ou? Oui?

1

2

3

4

5

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion

CommandeLivraison

Stockage Inventaire

Retour au

district

Réquisition

66

Procédures de réquisition – préparation de la commandePILOTE PRIVÉ

Prestataire coach

et gestionnaire de

l’ESPC


Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de commande

Initier le gestionnaire de l’ESPC à la préparer la commande

Faire le coaching sur le calcul des quantités à commander

Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à la commande

Emettre une commande

Observer l’émission de la commande

ActeursESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Gestionnaire de

l’ESPC

Prestataire coach

Gestionnaire de

l’ESPC

Prestataire coach

Prestataire coach

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion

LivraisonStockage Inventaire

Retour au

district

Réquisition

Commande

Ou? Oui?

1

2

3

4

5

6

7

Quoi?

67

Procédures du retour au districtPILOTE PRIVÉ

Vérifier que tous les outils sont

renseignés et signés

ActeursESPC

Partager les données collectées

numériquement

Réceptionner les outils renseignés et signés

lors de la livraison et réquisition

District

Prestataire coach

Gestionnaire du

district

Prestataire coach

et gestionnaire de

l’ESPC et

chauffeur

OpérationsSuivi et

évaluation

Prépara-

tion


Réquisition

Ou? Oui?

Retour au

district

1

2

3

Quoi?

6868

1. Contexte


2.1 Préparation

2.2 Opérations



69




Identification de

l’application


de données


national

Identification du


Partenariats

potentiels


Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

4.2

Budgétisation

70

Pendant

le pilote

IndicateursDescription

Suivi de

l’activité

Suivi de

l’impact

A la fin

du pilote

Evaluation

du pilote

Critères

▪ Disponibilité des

produits

▪ Péremption et perte

des produits

▪ Conformité aux

bonnes pratiques

▪ Recouvrement

▪ Taux de disponibilité des produits

des programmes

▪ Taux de disponibilité des produits

recouvrables et de gratuité ciblée

▪ Proportion d’ESPC ayant connu

au moins une rupture de produits

de santé

▪ Taux de PPI sur la période ;

▪ Proportion d’ESPC ayant un

espace de stockage bien tenu

▪ Taux de recouvrement des ventes

directes de produits de santé

▪ Suivre l’efficacité des

pilotes et leurs impact

sur l’amélioration de la

distribution au dernier km

– Amélioration de la

disponibilité des

produits

– Réduction des

péremptions des

produits

▪ Comparaison des indicateurs

d’impact entre les deux modèles

▪ Comparaison des indicateurs

d’activité entre les deux modèles

▪ Comparaison des rapports de

monitoring et d’évaluation

▪ Performance du

modèle

▪ Cout réel de

distribution

▪ Pérennité du modèle

▪ Facilité de mise en

place

▪ Evaluer quel modèle

déployer à l’échelle et

dans quelles conditions

▪ Suivre la bonne

application des

procédures mises en

place (horaires de

passage, bonne collecte

des données, coaching,

etc)

▪ Rapporter le bon

déroulement des activités

des pilotes

▪ Conformité au plan

de livraison

▪ Conformité de la

livraison à la

commande (taux de

satisfaction)

▪ Réalisation du

coaching

▪ Proportion des ESPC livrés par

le District dans le mois

▪ Proportion d’ESPC livrés par le

District dans les délais selon le

chronogramme de distribution du

District

▪ Taux de satisfaction des

commandes.

Rationnel

(pourquoi?)

▪ Evaluation de la

performance

des pilotes

▪ Décision du

choix du modèle

à déployer à

l’échelle

▪ Evaluation de la

performance

des acteurs

Le suivi et l’évaluation des pilotes se feront à plusieurs niveaux

1

3

2

71

Indicateur de suivi de la performance retenus (1/3)

Suivi de

l’activité

Formule de calcul retenue

(au niveau district)Indicateur retenu

Formule de calcul retenue (au

niveau régional ou central)

Contrôle de

l’inventaire

SOURCE: GTT du 28 juin

Proportion des ESPC

livrés par le District dans

le mois

Nombre d′ESPC ayant été

livrés ce mois−ciNombre total d′ESPC

Nombre d′ESPC ayant été

livrés ce mois−ciNombre total d′ESPC

Stockage et

assurance

Qualité

Proportion d’ESPC

ayant un espace de

stockage bien tenu

Nombre d′ESPC ayant au

moins 8 réponses "Oui" aux

10 questions sur les bonnes

pratiques de stockage

Nombre total d′ESPC

Nombre d′ESPC ayant au

moins 8 réponses "Oui" aux

10 questions sur les bonnes

pratiques de stockage


Transport et

distribution

Commande

et rapportage

logistique

Taux de promptitude

(Pourcentage d’ESPC

ayant passé toutes les

commandes dans les

délais)

Nombre d′ESPC ayant

transmis le rapport commande

au plus tard le 5 du mois


Nombre d′ESPC ayant

transmis le rapport commande

au plus tard le 5 du mois


Pourcentage de sites

ayant un inventaire

conforme

Nombre d′ESPC ayant un

pré−inventaire conforme

au stock physique réel


Nombre d′ESPC ayant un

pré−inventaire conforme

au stock physique réel


Pourcentage de sites

ayant des fiches de

stock à jour le jour de la

visite

Nombre d′ESPC ayant des

fiches de stocks bien tenuesNombre total d′ESPC

Nombre d′ESPC ayant des

fiches de stocks bien tenuesNombre total d′ESPC

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

Indicateur devant être

rempli à l’aide des outils

papier

1

72


Suivi de

l’activité


(au niveau district)


Indicateur retenu



Commande

et rapportage

logistique

(contd)

Taux de respect des

livraisons de la NPSPOUI (1) ou NON (0)1

Taux de satisfaction des

commandes

Nombre d′ESPC pour lesquels

la commande livrée étaitconforme au bon de

livraison−factureNombre total d′ESPC

Nombre d′ESPC pour lesquels

la commande livrée étaitconforme au bon de

livraison−factureNombre total d′ESPC

Gestion

financière

Taux de recouvrement

des ventes directes de

produits de santé

Total des sommes recouvrées

Total des sommes à recouvrer

Total des sommes recouvrées

Total des sommes à recouvrer

Nombre de disrictslivrés selon le chronogramme

Nombre total de districts

1 Au niveau du district, simple déclaration qui sera ensuite agrégée au niveau de la région

1.8

1.7

1.6



papier

1

73

Détail des questions permettant de déterminer l’indicateur « 1.4 :

Proportion d’ESPC ayant un espace de stockage bien tenu »

1. Quelle est la température dans la zone de stockage ?

2. Quelle est la température dans le réfrigérateur utilisé pour le stockage des

produits de la chaîne du froid?

3. Le local de stockage est-il correctement tenu (e.g., propreté générale,

absence de nuisibles)

4. Les produits sont-ils rangés sur des étagères ou dans des armoires

adaptées ?

5. Les fiches de stock sont-elles bien tenues ?

6. Le principe du « premier périmé, premier sorti » est-il bien respecté ?

7. Les produits sont-ils triés par programme et par référence ?

8. Les PPI sont-ils clairement rangés séparément ?

9. Tous les produits sont-ils stockés dans la zone dédiée de l’ESPC?

10. L’accès à la zone de stockage est-il limité au personnel autorisé

uniquement ?


ZOOM1

74



(au niveau district)


Indicateur retenu



Proportion d’ESPC ayant

connu au moins une

rupture de produits de

santé

Nombre d′ESPC ayant connu

au moins 1 jour de rupture



au moins 1 jour de rupture


Ruptures de

stock

Produits

périmés

Taux de PPI sur la

période

Quantité de PPI produits

durant le moisQuantité totale en stock

Quantité de PPI produits

durant le moisQuantité totale en stock

2.3

2.4



papier

2

Disponibilité

des produits

Taux de disponibilité des

produits du programme


0 jour en tout de rupture sur

les produits programmes




les produits programmes


Taux de disponibilité des

produits recouvrables et

de Gratuité ciblée



les produits REC et GTC




les produits REC et GTC


Suivi de

l’impact

2.2

2.1

75

Critères d’évaluation finale des pilotes

Pérennité

Des modèles

Coûts/

Impact

Facilité

de

déploiement

▪ Complexité des circuits et

des routes (est-il possible

de faire des circuits

journaliers ?)

▪ Motivation des agents /

satisfaction du nouveau

processus

▪ Disponibilité des acteurs

privés

▪ Enquête auprès des

acteurs lors des

missions de monitoring

et d’évaluation

▪ Lancement d’un Appel à

Manifestation d’Intérêt

(AMI) auprès des

acteurs privés de

chaque région

▪ Evaluation de la facilité

opérationnelle de mise

en œuvre basée sur le

retour d’expérience des

acteurs ayant participé

aux pilotes

▪ Coûts mensuels par ESPC

pour chaque type de

district (en fonction de sa

densité)

▪ Taux de disponibilité des

produits par mois

▪ Taux de pertes de produits

par mois

▪ Evaluation des coûts de

déploiement du pilote

▪ Quantification de

l’impact des pilotes

– Valeur de la

réduction des pertes

des médicaments

– Valeur de

l’augmentation de la

disponibilité des

médicaments

▪ Coûts du déploiement

comparés à l’impact

(en utilisant les

données de la première

visite comme base)


qualité des produits


disponibilité des

produits

▪ Ressources humaines

disponibles au niveau des

districts (PGP/

Pharmaciens/ chauffeurs),

▪ Revenue des districts

▪ Autres sources de

financement

▪ Evaluation des sources

de financement dans la

durée

▪ Potentiel de

pérennisation du

modèle testé sans

interventions externes

Critères d’évaluation Données à collecter Moyen d’évaluationDescription

3

76




Identification de

l’application


de données


national

Identification du


Partenariats

potentiels


Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

4.2

Budgétisation

77

Procédure de suivi et évaluation – public

OpérationsSuivi et

évaluationPréparation

Gestionnaire de

district/ Direction

départemental

Pharmacien de

région Niveau central

Gestionnaire

coach

PILOTE PUBLIC

B

Faire le coachingAnalyser les rapports de

synthèses de distribution

des régions

Faire le rapport mensuel

de synthèse de

distribution (y compris les

problèmes et litiges)

Faire le rapport final

d’évaluation du pilote

Exécuter les missions de


Suivre la mise en œuvre

des bonnes pratiques

exercées par le

gestionnaire de l’ESPC

Collecter les données

Remonter les

problèmes au district

Analyser les données

des ESPC


de distribution (y

compris les problèmes

et litiges)

A C D


de synthèse de distribution

(région)

Niveau de l’ESPC Niveau du district Niveau de la région Niveau central

Analyser les rapports de

distribution des districts

Mener des actions

correctives sur les

insuffisances constatées

Mener des actions

correctives sur les


78

Procédure de Suivi et évaluation – privé

OpérationsSuivi et

évaluationPréparation

Gestionnaire de

district/ Direction

départemental

Pharmacien de

région/NPSP Niveau central

Prestataire

coach

PILOTE PRIVÉ

B

Faire le coachingAnalyser les rapports de

synthèses de distribution

des régions


de synthèse de

distribution (y compris les

problèmes et litiges)

Faire le rapport final

d’évaluation du pilote

Exécuter les missions de


Suivre la mise en œuvre

des bonnes pratiques

exercées par le

gestionnaire de l’ESPC

Collecter les données

Remonter les

problèmes au district

Analyser les données

des ESPC


de distribution (y

compris les problèmes

et litiges)

A C D

Faire le

rapport

mensuel

de

synthèse

de

distribution

(région)

Faire le

rapport

mensuel de

synthèse de

distribution,

y compris

l’avis de

paiement

des

prestataires

(NPSP)

Niveau de l’ESPC Niveau du district Niveau de la région Niveau central

Analyser les rapports de

distribution des districts

Mener des actions

correctives sur les


Mener des actions

correctives sur les


79




Identification de

l’application


de données

Budgétisation


national

Identification du


Partenariats

potentiels


Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

4.2

80

Budgétisation effectuée sur 5 catégories de dépenses prenant en compte

l’ensemble des coûts des projets pilotes

SOURCE: TDR, modèle de budgétisation

Coûts inclus dans cette catégorie pour

les modèle public

Coûts inclus dans cette catégorie pour le

modèle privéCatégorie de dépense

Acquisition et répartition des moyens de

distribution

Organisation d’une réunion de lancement

suivie de la formation des acteurs

Mise en œuvre du pilote

Monitorer le déroulement de la livraison et

de la réquisition

Évaluer les performances des acteurs et du

modèle de la distribution

▪ Acquisition de véhicules

▪ Envoi des véhicules vers leurs

districts respectifs

▪ Frais de carburant

▪ Frais liés aux RH

N/A (véhicules fournis par les

prestataires privés)

Forfait facturé par le prestataire privé,

estimé à partir de ses coûts

opérationnels

▪ Envoi dans chacune des région d’une équipe de formateurs issus du niveau

central

▪ Tenue de 2 jours de réunion de lancement et formation

▪ Transport jusqu’au siège de leur région de 2 personnes de chaque DS du pilote

Frais liés à une mission terrain consistant à envoyer 2 personnes du niveau

central et le pharmacien de chaque région monitorer le déroulement des

opérations chaque districts + 2 ESPC dans chaque district

Frais liés à une mission terrain consistant à envoyer 2 personnes du niveau

central et le pharmacien de chaque région évaluer l’impact du pilote dans chaque

districts + 2 ESPC dans chaque district

81

Utilisation de 5 hypothèses clés dans l’estimation du budget des

différentes options

Hypothèses

clés

Temps de travail total nécessaire estimé en supposant qu’il sera possible

d’effectuer la livraison et la réquisition dans 1 à 2 ESPC / jour / district01

Estimation du forfait facturé par le secteur privé fondée sur une

reconstitution des coûts supportés par le secteur privé, majorés pour

les frais administratifs (20%)1 et la marge commerciale (25%)

02

Prise en compte de la flotte de véhicules déjà disponible

dans les districts, afin de pouvoir répartir les trois 4x4 et les huit

tricycles déjà acquis de façon à ne pas devoir acheter de

nouveaux véhicules

03

Budgétisation du suivi de la performance afin de bien capturer tous

les coûts afférents au pilote (e.g., missions de monitoring et

d’évaluation)

05

04

Mobilisation des partenaires (e.g., IHSC-TA) dans la budgétisation

MÉTHODOLOGIE

1 Pourcentage moyen de frais généraux dans le CA pour les 20 plus grosses entreprises ivoiriennes : 16% du CA, soit une majoration de 20% de la base de coûts

SOURCE: GTT (discussion des hypothèses structurantes), rapports annuels (pour les niveaux de marge et de frais administratifs), recherche de bureau

Détails page suivante

82

Prise en compte des véhicules déjà présents dans les districts

Prise en compte des véhicules déjà

présents dans les districts

Prise en compte des véhicules achetés

spécialement pour le pilote

▪ Demande de données ayant permis

d’identifier 25 véhicules de type pickup

ou 4x4 déjà présents dans les districts

▪ Pour chaque district, calcul d’un « temps

véhicule disponible » en supposant un

taux d’utilisation de ces véhicules variant

entre 40% et 60% selon le CA du district

(estimateur de l’activité)

▪ Comparaison avec le temps de travail

nécessaire pour desservir chaque ESPC

afin de calculer le nombre de véhicules

additionnels à acheter

▪ Allocation des véhicules déjà achetés

(e.g., 3 véhicules type 4x4 et 8 tricycles)

entre les districts ayant besoin de véhicules

additionnels

▪ Prise en compte de la dépense déjà

réalisée (e.g., 99 Mn FCFA) dans le

budget Étape

Calcul des besoins en véhicules en plus des

véhicules déjà présents

▪ Calcul des besoins en véhicules en plus

des véhicules déjà présents et déjà

achetés

▪ Réajustement du budget pour tenir compte

des dépenses déjà réalisées

Résul-

tat

MÉTHODOLOGIE

83

Confirmation de l’estimation de forfait facturé par le secteur privé grâce à

une discussion avec le prestataire EDD

Approche

« descendante »

de confirmation

Approche

« montante »

granulaire de

reconstitution

des coûts

Budget

Reconstitution du coût à partir d’hypothèses fines :

coût du carburant, distance de chaque circuit,

salaires horaire, coût d’un changement de pneu…

Discussion préliminaires et non engageantes avec un

prestataire privé (EDD) visant à s’assurer de la

faisabilité du modèle privé et à confirmer l’ordre de

grandeur de son coût

Estimation réalisée sur fichier Excel

Estimation communiquée par le prestataire EDD

MÉTHODOLOGIE

8484

- x

Réponse donnée par EDD à notre demande d’informations

SOURCE: Entretien avec le prestataire EDD, modèle de budgétisation

From: <[email protected]>

Date: May 28, 2018 at 12:28:29 PM GMT

Bonjour madame,

Nous venons par la présente vous donner un

aperçu de notre offre financière concernant la

livraison des ESPC durant la phase pilote de six

mois. Nous serons a 376 190 francs CFA (trois

cent soixante seize mille cent quatre vingt dix

francs CFA) par centre livré.

Nous restons ouverts a toute vos

préoccupations.

Merci.

▪ Le budget proposé est un

forfait pour l’ensemble des 3

ou des 5 ESPC du pilote, quel

que soit leur emplacement,

pour l’ensemble des 6 mois

▪ Le budget proposé comprend

la réquisition assistée par

des PGP qui ne sont pas des

étudiants (confirmé par appel

téléphonique)

85

Estimation d’un budget requis de ~130Mn FCFA pour

le pilote public et 133 Mn FCFA pour le pilote privé

SOURCE: TDR, modèle de budgétisation

Coûts inclus dans cette

catégorie pour les modèle

public, Mn FCFA

Coûts inclus dans cette

catégorie pour le modèle

privé, Mn FCFACatégorie de dépenses

4 4

8886

3

2

3

129112 17

10

0

2423 1

10

Total

Acquisition et répartition des

moyens de distribution

Organisation d’une réunion de

lancement suivie de la formation

des acteurs

Mise en œuvre du pilote

Monitorer le déroulement de la

livraison et de la réquisition

Évaluer les performances des

acteurs et du modèle de la

distribution

Contribution IHSC-TA

Contribution SWEDD

133

4

5

117

7

0

Sur la durée du pilote (6

mois), modèles public et

privé à peu près aussi

coûteux (~130 Mn FCFA

chacun)

▪ Coût du modèle public

tiré à la hausse par les

investissements en

véhicules

▪ Coût du modèle privé

très largement dominé

par le forfait facturé

par les opérateurs

Dans le modèle public,

possibilité pour IHSC-TA

de prendre à sa charge 17

Mn de FCFA

correspondant à

l’acheminement des

véhicules, à la formation

initiale des acteurs, et au

monitoring du déroulement

du pilote

86

Hypothèses de budgétisation (1/5)

Salaire d'un chauffeur FCFA / mois 150 000

Salaire d'un chauffeur charges comprises FCFA / mois 277 500

Salaire d'un chauffeur charges comprises EUR par mois 423

Salaire d'un chauffeur FCFA / h 938

Salaire d'un chauffeur charges comprises FCFA / h 1 734

Salaire d'un chauffeur charges et marge commercial comprises FCFA / h 2 783

Salaire d'un PGP (secteur privé) FCFA / mois 300 000

Salaire d'un PGP (secteur privé) charges comprises FCFA / mois 555 000

Salaire d'un PGP (secteur privé) charges comprises EUR par mois 846

Défraiement nuitée (PGP et chauffeur public et privé) FCFA / nuit 15 000

Défraiement dîner (PGP et chauffeur public et privé) FCFA / dîner 7 000

Motivation minimale pour déplacement FCFA / jour 5 000

Frais journaliers pour un PGP (hors hôtel) FCFA / jour 10 000

Durée légale du travail h / semaine 40

Durée légale du travail h / mois 160

Durée légale du travail h / jour 8

Jours ouvrés par mois j / mois 20

Prise en charge quotidienne d'un participant du niveau central en

déplacement

FCFA / jour 60 000

Hypothèses liées

aux charges RH

Poste de coût Unité Valeur

SOURCE: TDR modèle de budgétisation

Catégorie

DÉTAIL DES HYPOTHÈSES

Prise en charge transport FCFA 15 000

Taux de cotisations sur salaire brut % du salaire 85%

87


Consommation d'un 4x4 ou pickup l / 100 km 15

Consommation d'un 4x4 ou pickup l / km 0,15

Consommation d'un 4x4 ou pickup FCFA / km 91,5

Consommation d'un tricycle l / 100 km 8

Consommation d'un tricycle l / km 0,08

Consommation d'un tricycle FCFA / km 48,8

Coût d'achat d'un véhicule type 4x4 ou pickup FCFA 20 000 000

Coût d'achat d'un tricycle FCFA 3 000 000

Le secteur privé utilise des tricycles Vrai / faux FALSE

Le secteur public utilise des tricycles Vrai / faux TRUE

Distance après laquelle les 4x4 doivent subir une maintenance km 10 000

Distance après laquelle les tricycles doivent subir une

maintenance

km 1 125

Coût d'une opération de maintenance pour un 4x4 FCFA 165 000

Coût d'une opération de maintenance pour un tricycle FCFA 50 000

Nombre de pneus à changer sur chaque 4x4 durant le pilote km 5

Distance après laquelle les tricycles doivent subir un changement

de pneus

km 4

Coût d'un changement de pneu pour un 4x4 FCFA 120 000

Coût d'un changement de pneu tricycle FCFA 25 000

Hypothèses liées

aux véhicules



Catégorie


Coût d'un changement de pneu 4x4 FCFA 120 000

Coût d'un changement de pneu pour un triycle FCFA 25 000

Coût du carburant FCFA / l 610

88


Cout de confection d'un lot de cartes carburant FCFA 15000

Nombre de lots de cartes carburant nécessaires par pilote # 1

Prix journalier de la location d'un 4x4 FCFA 90 000

Durée de l'amortissement d'un 4x4 Années 2

Durée de l'amortissement d'un tricycle Années 1

D'où amortissement quotidien d'un 4x4 FCFA / jour 27 397

D'où amortissement quotidien d'un tricycle FCFA / jour 8 219

Coût de l'assurance RC pour les 4x4 FCFA / an 73 415

Coût de l'assurance RC pour les tricycles FCFA / an 22 920

Coût d'achat d'un cadenas intelligent pour sécuriser les 4x4 FCFA 250 000

Abonnement mensuel au cadenas intelligent FCFA / mois 50 000

Nombre de cadenas par 4x4 # 1

Nombre de cadenas par tricycle # 1

Majoration des temps de transport pour tenir compte des aléas et

des pauses

% 10%

Nombre de 4x4 déjà acquis # 3

Nombre de tricycles déjà acquis # 8

Coût du péage sur l'autouroute du nord FCFA / passage 1 250

Coût d'une prestation de transport de véhicules en camion plateau

entre Abidjan et Bouaké

FCFA 300 000

Hypothèses liées

aux véhicules



Catégorie


Distance entre Abidjan et Bouaké km 347

Nombre maximum de tricycles transportés dans chaque camion

plateau

# 6

89


h 0


Hypothèses

relatives aux

livraison

(matériel

préparation…)


Catégorie


Temps nécessaire à une livraison h -

Temps nécessaire à une réquisition h -

Coût d'un forfait téléphonique mensuel permettant la

communication avant l'arrivée du PGP dans le district

FCFA / mois 5 000

Coût d'achat d'une glacière grand format FCFA 150 000

Coût d'achat d'un accumulateur de froid FCFA 5 000

Nombre de glacières par chauffeur # 1

Nombre d'accumulateurs de froid par glacière # 20

Distance au-delà de laquelle l'acheminement d'un véhicule

engendre une nuit d'hébergement

km 350

Coût mensuel d'une carte 3G pour les tablettes FCFA / mois 10 000

Coût d'une tablette FCFA 100 000

Part des journées de travail nécessitant une nuit d'hôtel % 67%

Frais généraux du secteur privé % du chiffre d'affaires 20%

Marge du secteur privé % du chiffre d'affaires 40%

Temps nécessaire à la préparation d'une livraison

(empaquetage…)

Nombre d'ESPC visités par jour (hypothèse utilisée lors des

calculs simplifiés)

# 1,5

Majoration arbitraire des coûts pour créer l'estimation haute % 30%

Majoration arbitraire de la distance de chaque circuit % 50%

Charges bancaires FCFA / mois 20 667

Dont frais de communication de solde FCFA / an 50 000

Dont frais de consultation en ligne du compte bancaire FCFA / mois 11 000

Durée du pilote mois 6

Dont frais de tenue de compte FCFA / mois 5 500

Hypothèses

structurelles

relatives au

pilote dans son

ensemble

90




Catégorie


Les participants de chaque district à la journée de lancement sont

accompagnés d'un chauffeur ?

Vrai / Faux FALSE

D'où nombre total de personnes du niveau central en

déplacement

# 3

Durée de la formation dans chaque district jours 2

D'où nombre de prises en charges nécessaires par personne # par personne 3

Nombre de pauses café par jour # 2

Coût d'impression d'une page en couleur FCFA / page 150

Coût de reliure d'un document FCFA / document 350

Nombre d'ESPC à visiter lors du passage dans les districts

inspectés

# 2

Durée d'une inspection dans un district ou dans un ESPC h 1 5

Vitesse moyenne de déplacement km / h 41

Nombre d'inspecteurs # 3

Hypothèses pour

les journées de

lancement et de

formation

Coût d'un kit participant (stylo bloc-note) FCFA 1500

# 2Nombre de personnes par district envoyées à la journée de

lancement (hors chauffeur)

Nombre d'inspection(s) à réaliser (e.g. nombre de visites à tous

les districts du pilote)

# 1

Temps de travail total par district jours 2

Nombre de fois où une région reçoit la formation # 1

Nombre de formateurs envoyés dans les districts # 2

Nombre de participants venant des districts # 3

Durée d'une formation dans un district h 16Hypothèses de

coûts pour la

formation

décentralisée

Hypothèses de

coûts pour

l'équipe

d'inspection qui

va de district en

district

9191

1. Contexte


2.1 Préparation

2.2 Opérations



92




Identification de

l’application


de données


national

Identification du



Remise à niveau

des stocks


Procédures des

pilotes


de la performance

1 2 3 4

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

Budgétisation

93

Quatre questions principales à adresser pour préparer le déploiement

national des modèles de distribution au dernier km

Quels ajustements apporter aux

modèles avant le déploiement

national?

Comment décider du modèle de

distribution à déployer dans

chaque district?

Quelles améliorations futures

apporter aux modèles de

distribution

A quel rythme déployer les modèles

de distribution au niveau national

94

Lors du déploiement national, un modèle de distribution – public ou privé

– sera attribué à chaque district selon un processus en 3 étapes

Détaillé dans la page suivante

Classification du district

par type selon la distance

moyenne entre les ESPC

▪ Districts denses (ESPC

rapprochés)

▪ Districts moyennement

denses

▪ Districts éclatés

(distances élevées

entres les ESPC)

Identification de la

performance relative du

modèle privé par rapport

au modèle public à partir

des résultats du pilotes

▪ Comparaison des taux

d’amélioration de la

disponibilité des

produits

▪ Comparaison des taux

de réduction des pertes

et péremptions des

produits

Attribution d’un modèle de

distribution (privé ou

public) adapté au district

selon les critères de

▪ Pérennité du modèle

▪ Facilité de mise en

œuvre du modèle

▪ Performance du modèle

1. Segmentation des

districts

2. Identification de la

performance de

chaque modèle par

type de district

3. Allocation d’un

modèle au district

Processus d’attribution d’un modèle de distribution au dernier km à un district

ALLOCATION DE MODÈLE DE DISTRIBUTION

95

Trois questions principales à adresser afin de choisir quel modèle

déployer au niveau de chaque district

▪ Le modèle public

de distribution au

dernier km est

utilisé comme

modèle par défaut

puisqu’il est

toujours possible

de le déployer en

mobilisant

suffisamment de

ressources

▪ L’analyse de la

faisabilité et la

pérennité du

modèle privé des

pré-requises au

choix du modèle

privé

Processus d’identification des modèles

Est-ce que c’est le modèle privé

est faisable?

(Disponibilité des acteurs privés)

Déployer le

modèle public

Par défaut : déploiement du

modèle public

Déployer le

modèle privé

Déployer le

modèle public

Déployer le

modèle public

Est-ce que pour le privé le rapport coût/impact

est plus élevé que dans le modèle public?

(Utilisation de l’indicateur composite d’impact)

Est-ce que le modèle privé est pérenne ?

(Au vu des financements disponibles)


96

Formule de l’indicateur composite d’impact

Indicateur

composite

d’impact

(par district)

Amélioration des taux de

rupture et taux de PPI

exprimé en points de

pourcentage

Nécessité de prendre en compte l’amortissement

pour rendre l’impact du secteur public et l’impact du

secteur privé comparables

ZOOM

Coût des opérations avec amortissement

70 % x amélioration du taux de

rupture de stock constatée entre la

première et la dernière réquisition

+

30% x amélioration du taux de PPI

constatée entre la première et la

dernière réquisition

x 1000

Amélioration du taux de rupture

surpondérée vs. l’amélioration du taux

de PPI afin de mettre l’accent sur

l’impact sur la disponibilité des produits


97

Avant le déploiement, il sera probablement nécessaire de procéder à des

ajustements du modèle opératoire au vu des enseignements du pilote

▪ Pilotes ayant pour objectif

d’identifier d’éventuelles

difficultés opérationnelles afin

de ne pas les généraliser à

l’ensemble du pays

▪ Procédures et outils du projet

pilote élaborés en central et

testés une seule fois sur le

terrain (lors de la visite terrain

du mardi 19 juillet)

Nécessité d’ajuster les modèles

avant de procéder au

déploiement à l’échelle nationale,

afin de capitaliser sur les

enseignements du projet pilote

98

6 dimensions à ajuster potentiellement lors du déploiement national


Dimension pouvant

être ajutée Critère d’ajustement

AJUSTEMENTS A APPORTER AUX MODÈLES

Portefeuille

produits

▪ A ajuster en fonction des références effectivement consommées au niveau des

ESPC:

– Simplification des produits présentés sous plusieurs posologies

– Retrait des produits non utilisés par 80% des ESPC

– Ajout des produits utilisés par 80% des ESPC mais non présents

Outil SI

▪ Déployer l’outil utilisé lors des pilotes jusqu’à la mise en œuvre du nouvel outil

connecté à e-SIGL

▪ Mettre à jour les données à collecter (i.e., liste de districts…)

▪ Potentiellement étendre le périmètre de digitalisation à d’autres outils

Durée des

visites

▪ Mettre à jour la durée cible des visites en fonction de la durée moyenne constatée

durant les pilotes

▪ Mettre à jour la durée cible des visites en fonction des gains de temps réalisés au

cours du pilote (e.g., réquisition de plus en plus efficace)

Bonnes

pratiques de

distribution

▪ Simplifier les bonnes pratiques en fonction des résultats du monitoring et de

l’analyse des points bloquants et défis rencontrés par les utilisateurs

▪ Alléger les bonnes pratiques en enlevant celles qui ne sont pas pertinentes

Motivations▪ Mettre en place des motivations non financières (i.e., matériel mis à disposition,

formations) suite au monitoring et l’évaluation

Procédures▪ Intégrer les procédures en cours de développement par l’UNFPA

http://www.youtube.com/watch?v=QiCOmqvWUaw

9999

Durant le pilote, trois moyens permettent d’identifier les ajustements

potentiels

1. Analyse des données

collectées

2. Entretiens avec les

participants lors de la

tournée terrain de

monitoring

Durant le

pilote, 3 façons

d’identifier les

ajustements à

apporter au

modèle lors du

déploiement

Analyse des données permettant de calculer

des indicateurs pouvant signifier qu’un

ajustement est nécessaire (e.g., durée

moyenne des visites, niveau de satisfaction,

niveau de suivi des bonnes pratiques)

Tournée terrain de monitoring (3 mois après

le début du pilote) permettant de réunir des

retours qualitatifs de la part des participants

au pilote

Moyen à utiliser durant le

pilote Description

3. Entretiens avec les

participants lors de la

tournée terrain

d’évaluation finale

Tournée terrain finale permettant de réunir

des retours qualitatifs de la part des

participants au pilote (i.e., suggestions

d’amélioration…)

AJUSTEMENTS A APPORTER AUX MODÈLES

100

Nécessité d’échelonner le déploiement les modèles de distribution au

dernier km au niveau national afin s’assurer une mise en œuvre réussie

Phasage potentiel du déploiement national des modèles de distribution au dernier km

Phase 3

Phase 2

Phase 1

33% des districts ne faisant

pas partie des pilotes

33% des districts suivants Derniers 33% des

districts Nombre de

districts

Rationnel

Description

Déploiement du dernier

tiers des districts quatre

mois après le lancement

de la phase 2

Lancement des tournées de

livraison et réquisition pendant

4 mois avant de lancer la

phase suivante de déploiement

(a priori modèle public)

Déploiement du tiers de

districts suivant quatre mois

après la première phase (a

priori, modèle privé)

▪ Permet de prioriser le

modèle dont les

opérations dépendent des

acteurs porteurs du projet

(pas besoin d’appel

d’offres, etc)

▪ Permet de bien maitriser

les premières tournées de

collecte de données et les

premières tournées en

opérations régulières


les premières tournées

de collecte de données

et les premières

tournées en opérations

régulières

▪ Permet au niveau central

d’identifier et

sélectionner les

prestataires potentiels

(en parallèle du

lancement de la phase 1)


les premières tournées

de collecte de données

et les premières tournées

en opérations régulières

RYTHME DE DÉPLOIEMENT

101

Plusieurs améliorations du modèle sont possibles à court

terme, moyen terme et long termeMoyen terme (6m-1an)

Long terme (>1an)

Court terme (0-1m)

x Entité porteuse

Poursuite et

accélération du

processus

d’intégration

Programme de

transformation de

la gouvernance et

RH

Intégration et

digitalisation des

outils et systèmes

IT

Augmentation de

l’auto-financement

Mise en place d’un

système de

logistique inverse

intégré

Arbitrage des

dimensions

opérationnelles

Op

éra

tio

nn

el

Cata

lys

eu

rs

Intégration de la

chaîne de la charge

viralePNLS

Retroci

Renforcement des

compétences

logistiques des

pharmaciens/ PGP DGS

PTF

Intégration des

systèmes, e.g. eSMT,

eSIGL, MedTic,

logiciels quantif. PNDAP

NPSP

Intégration des

chaines parallèles,

e.g. PNN,

PNMTN

Renforcement de la

gouvernance et de la

coordination entre

entitésPNDAP

Harmonisation du

cycle de commande

NPSP et eSIGL

Revue du système de

financement

(diagnostic et

solutions)DGS

Intégration du

système de logistique

inverse intégré PNDAP

NPSP

Ajustement du

portefeuille produit

(les « traceurs

ESPC ») PNDAP

DPML

PNS , PTF

NPSP

PNDAP

NPSP

Intégration des

vaccinsPEV, INHP

NPSP

Optimisation du

parcours / points de

rupture de chargePNDAP

NPSP

Intégration des

réactifs et

consommables du

sang

Transformation de la

culture RH, e.g.

systèmes d’incitations

Digitalisation du

dernier km

Revue du système de

détermination des

quantités

CNTS

NPSP

DGS

PTF

PNDAP

NPSP

PNDAP

NPSP

Autonomisation des

districtsPRSSE

DGS

Mise en place du

eLearning au dernier

kmPNDAP

AMÉLIORATIONS FUTURES

102102

Kate Woods

[email protected]

Simplice Kamdem

[email protected]

This presentation was produced for review by the United States Agency for International

Development. It was prepared by McKinsey&Company under sub-contract with Chemonics

International Inc. for the Integrated Health Supply Chain – Technical Assistance Activity,

Contract number AID-624-TO-17-00003.

Documents

Amélioration de la distribution