Atelier B9 - amrae.fr Expatriation... · La mobilité internationale est un outil essentiel de développement de l’entreprise ... Politique interne de transport : ... Un plan de

Atelier B9 Expatriation : Devoir des entreprises/ONG

Intervenants

Modérateur

Béatrice Ogée Directeur Général France

Catherine Pissel Risk Manager adjoint VEOLIA Propreté

Laurent Cochet Directeur Exécutif Mobilité internationale

Atelier B9 Expatriation Devoir des entreprises Prévention Protection MSH International

1

La mobilité internationale est un outil essentiel de développement de l’entreprise (nouveaux marchés;

transfert de savoir et d’expertise…) et des individus (développement de compétences professionnelles

et personnelles dans des conditions de vie et d’emploi différentes…).

Cependant, les incidences de ces transferts sont importantes et les conditions des mobilités doivent

être encadrées. Il ne s’agit pas d’un simple changement de lieu de travail et de résidence.

Afin de limiter les risques liés à la mobilité internationale les étapes suivantes peuvent être suivies :

L’entreprise identifie et évalue les risques par rapport à son profil de salariés/d'activités/de

localisation… Cartographie des risques

Elle définit une politique et des procédures (unité ou variétés de politiques d’expatriation - par

zone géographique? par activité? par population? …), les couvertures apportées et leur

niveau – couverture maladie avec quel niveau de remboursement? retraite? assistance

fiscale? pour quel budget?.. )

L’entreprise informe et forme les expatriés, les RH, les managers sur cette politique et ces

procédures

Elle s’assure enfin que la politique et les procédures sont respectées

Introduction

1

Identification des risques et mise en place de moyens de prévention et de

protection en suivant le cheminement d’une mobilité internationale :

Quels sont les risques spécifiques liés à la

mobilité internationale à examiner d’un

point de vue RH?

Au départ en mission

ou au retour de transfert Durant la mission

Prévention liée à la

sécurité des

personnes physiques

Prévention liée à la

sécurité financière,

fiscale, juridique…

1

S’assurer que conditions de santé du

salarié (voire de sa famille) au départ

sont compatibles avec pays de

destination et conditions d’emploi

Visite médicale

préalable Risque médical

Nature du risque Points de vigilance Prévention


mobilité internationale au moment du

départ en mission et/ou au retour de

transfert?

Risque pays Instabilité politique, insécurité, risque

sanitaire (grippe aviaire…),

catastrophes naturelles (typhons,

séismes…) dans pays d’accueil

Mettre en place une formation

des salariés avant le départ puis

un moyen d'accès aux

informations en continue sur la

situation locale

1




transfert?

Déplacements du salariés entre

le pays d'origine et le pays

d'accueil (départ et retour)

Politique interne de transport : quelles

compagnies aériennes sont

autorisées? quelle procédure de

réservation suivre? combien de

personnes de la société sur un même

vol en cas de transferts groupés?

Suivre les salariés en déplacements,

s'assurer qu'ils ne se déplacent pas

dans des zones à risques dans la

zone d’accueil sans autorisation et

information (outils/procédures à

mettre en place)…


Risque transport

1

Documents contractuels entre le

salarié et l'employeur /

documents administratifs pour le

transfert, en conformité avec les

législations

Assistance juristes en droit du

travail et de l'immigration

(compétence interne ou externe).

Risque juridique





transfert?

Risque fiscal

et financier Impact fiscal du transfert pour le

salarié (départ et retour).

Incidences financières du

transfert entre coût entreprise et

package salarié

Assistance fiscale au départ/retour

peut être mise en place.

Méthode de calcul de la

rémunération et des avantages

tenant compte du contexte local

Risque sur les biens Déménagement des biens et

effets personnels du salarié

Organisation du

déménagement et

assurance

Risque financier

1

Avoir des politiques locales de

transport et déplacements adaptées

au niveau de sécurité et de pratiques

locales pour les

expatriés

Politique de transport locale en

fonction de la sécurité routière

(voitures individuelles?

chauffeurs? voitures

blindées?...), ferroviaire...

Risque transport



mobilité internationale pendant la mission?

Risque pays Instabilité politique, insécurité, risque

sanitaire (grippe aviaire…),

catastrophes naturelles (typhons,

séismes…)

Continuer la formation et l’information

des salariés pendant la mission

(restreindre ou interdire déplacements

dans zones dangereuses, rappel

règles sanitaires…). S’assurer qu’il

sont logés dans des endroits

sécurisés. Mettre en place les

mesures de sécurité sur le lieu

d’activité professionnelle... Pouvoir les

localiser/contacter.

1




Risque médical

et invalidité décès S’assurer de la couverture médicale

du salarié dans le pays d’accueil et

de la qualité de l’accès aux soins,

des conditions de rapatriement si

nécessaire, de la couverture en cas

d’invalidité décès (quels sont les cas

d’exclusion?…)

Prévoir une couverture santé et

définir les soins remboursés et le

niveau des remboursements. Prévoir

une couverture prévoyance

internationale

1

S’assurer que le salarié remplit

ses obligations fiscales et

connaitre les incidences fiscales

de son transfert (sur les stock-

options, sur le rapatriement de

fonds…). Risque établissement

stable pour entreprise

Assistance fiscale déclarative ou

conseils plus large Risque fiscal




Risque financier Vérifier que le package du salarié

lui assure un niveau de vie

satisfaisant par rapport à son

pays d’origine et conforme au

marché local et en équilibre avec

le budget de l’entreprise

Mettre en place des méthodes

de détermination de package

de rémunération qui tiennent

compte d’un contexte local

(hardship, cost of living

allowance si nécessaire… split

pay, évolution taux de change,

sortie de devises,

compétitivité…

1




Formation, sensibilisation aux

pratiques, mise en place d’un

code de conduite afin d’éviter

atteinte à l'image de l'entreprise

et risque pénal…

Risque

comportemental S'assurer que dans des pays à

risques (corruption, fraude…)

tous les moyens sont mis en

œuvre dans l'intérêt de

l'entreprise, du salarié et des tiers

1




Avoir à disposition une politique et une

procédure de rapatriement/évacuation

(dans quel délai? avec quelles

priorités?…), pouvoir mettre en place

efficacement une cellule de crise, une

cellule de soutien aux victimes;

accompagner des familles dans la

relocalisation; continuation ou non de

l’activité professionnelle, dans quelles

conditions (arbitrage). S'assurer que le risk

management dispose de la liste de tous

les expatriés actualisée et que ces

derniers disposent d’informations….

Risque évènement ou

phénomène exceptionnel

Se préparer à la réalisation

d'un évènement ou d’un

phénomène exceptionnel:

catastrophe naturelle, attaque

individuelle, attaque d'un site,

guerre civile, pandémie…

Identifier et évaluer les risques, mesurer les enjeux et réagir vite

1

Avec qui travaillent les RH Mobilité

Internationale sur ces aspects?

D’autres RH pour sélectionner les candidats à l’expatriation et les accompagner

Les responsables Risk Management/Sécurité pour identifier, évaluer les risques, définir

des politiques et procédures pour les éviter, organiser les mesures en cas d’évènements et

assurer la coordination avec les autorités

L’audit interne pour s’assurer du respect des politique et procédures

Le service achat / service Assurance pour négocier les contrats Groupe

Les assureurs

Les cabinets fiscaux, juridiques…

Les agences de relocation, déménagement…

* * *

Prévention Protection

Préambule ….

Mobilité Internationale

Cartographie des risques à gérer

Risque

sanitaire Risque

médical

Risque financier

non adéquation des garanties

de protection sociale

Risque juridique

Information incomplète du

salarié sur ces risques, son

statut, son package

Risque

pays / politique

Risque de non

intégration

Accompagnement du salarié

et de la famille

Le support des acteurs du Conseil et du Courtage


Soutien sur la construction

et le pilotage d’une

politique C&B Mobilité

Alerte / Information sur Contrôle de budgets et de

Risques par des

prestations spécifiques

• Équitable et au marché,

• Respectant les obligations locales / d’origine le cas échéant

• « bien assurée »

• « protégeant également le retour »

• les évolutions jurisprudentielles et contractuelles

• l’émergence des nouveaux risques

• l’exclusion de garanties

• l’adaptation des garanties et des tarifs aux pays de résidence

• Repricing des factures

• Référencement de prestataires de soins locaux

• Prévention fraude /normes médicaments

• Bilans de santé / retraite

• Soutien « RPS »

• Wellness

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Un produit Santé adapté et limitant les

risques c’est ?

CFE ou pas CFE pour les départs

de France?

Délai de Carence/Justif

assurance au retour

Délais de

remboursements

Problème de Prise en charge

Zone de soins imposée ou pas

Assistance Médicale / langue

maternelle


points d’attention

!

Un régime global 1er euro ? (pilotage plus simple mais coûts) Un complément global aux régimes locaux ? Un mix selon les pays de résidence ? Une solution spécifique aux Français (complément CFE) ? Un régime spécifique USA Des cotisations mutualisées ou par zone de résidence ?

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Plan global : semble attractif en termes d’équité mais solution peu choisie par les grands groupes Contrainte de coûts Contrainte d’obligation liée au pays d’origine (si expat’)

Couverture par contrat d’origine

Surprime modeste Pas de travail de clonage de garantie Français : création d’un plan substitutif du régime sécurité sociale

pour que cela fonctionne.

Un plan de prévoyance global ou une couverture pays d’origine ?


La politique retraite des mobiles …. un sujet moins maitrisé, de portée long terme,

avec des risques financiers importants

RISQUES

Non respect des

obligations légales

ou des clauses

retraite du contrat

de de mobilité

« Ratés »

d’affiliation »

« Différentiels

de prestations /

cotisations »

Législation

mouvante

Négociation des

salariés au départ : Contentieux des

salariés au retour

« défaut de

package ou défaut

d’information

claire »

Peu de solutions de rattrapage….

Chine Inde

Pour les Français….

CFE = affiliation dans les 10 ans

Rachat de cotisations très onéreux

depuis 2011

Renonciation au

package retraite

versus cash (non

documenté au contrat)

Arrêt Sodexho

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L’arrêt Sodexho

Un salarié expatrié indemnisé pour n'avoir pas été informé par son employeur qu'il ne cotisait pas à l'assurance-vieillesse. L'employeur qui manque à son obligation d'informer le salarié expatrié de sa situation au regard de la protection sociale et du fait que son activité ne donne pas lieu au versement de cotisations au régime d'assurance-vieillesse pendant la durée de son expatriation lui cause un préjudice consistant en une perte de chance de s'assurer volontairement contre le risque concerné, que l'employeur doit réparer par le versement de dommages et intérêts (Cass. soc., 25 janvier 2012, n° 11-11.374). Un salarié travaille à partir de 1983 pour plusieurs filiales du groupe Sodexho avec qui il conclut divers contrats de travail, exerçant à l'étranger les fonctions de cuisinier, de chef de cuisine, de chef chargé, puis de « camp boss », pour réaliser des prestations hôtelières sur des chantiers maritimes ou terrestres. Il saisit la justice pour réclamer des dommages-intérêts en réparation du préjudice résultant de la perte de ses droits à la retraite. L'employeur fait valoir notamment que « nulle disposition ne fait obligation à l'employeur d'informer particulièrement le salarié sur le régime de retraite auquel il cotise ou ne cotise pas, en sus des mentions obligatoires afférentes aux cotisations de sécurité sociale qui doivent figurer sur le bulletin de paie en application des articles R. 3243-1 et R. 3243-2 du code du travail ». La cour d'appel, approuvée par la Cour de cassation, donne tort à l'employeur et le condamne à verser au salarié 100 000 euros au titre de son manquement à ses obligations d'information. « Le salarié n'avait pas été informé de ce que son activité ne donnait pas lieu au versement de cotisations au régime d'assurance vieillesse de la sécurité sociale, ni averti de la faculté d'adhérer volontairement à ce régime, d'autant que sa formation et son expérience professionnelle ne lui conféraient aucune qualification particulière pour apprécier lui-même l'étendue de sa couverture sociale », constatent les juges d'appel. L'employeur soutenant que cette information ressortait des bulletins de paie, la cour d'appel considère que « ceux-ci ne mettaient pas suffisamment en évidence l'absence de cotisation au régime général pour éclairer de manière claire et exhaustive le salarié sur sa situation, des cotisations étant prélevées au titre de la retraite complémentaire, de sorte que le salarié pouvait légitimement considérer qu'il cotisait à l'assurance retraite ». Cass. soc., 25 janvier 2012, n° 11-11.374, FS-P+B

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D’un maintien des packages pays d’origine …. à une politique « équitable « quelles que soient les nationalités …

La redéfinition des packages : CFE / pas CFE ; niveaux de cotisations cibles notamment pour des populations sans packages ou sans référence origine ….

La priorisation des régimes de cotisations : les régimes qualifiés localement, les régimes d’origine, les plans internationaux…


La politique retraite des mobiles …. Repenser la politique et les packages pour

mieux prévenir les risques

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L’appréhension de la fiscalité des régimes de retraite pour les mobiles

Le recours à des études chiffrées pré-post expatriation pour les cas sensibles, les situations « mal ou non gérées »

L’application stricte de politiques par les différents intervenants RH

Une information claire des bénéficiaires (entretien, chiffrage….)

Une nécessaire protection de l’employeur dans les contrats vis-à-vis d’une législation retraite particulièrement instable


La politique retraite des mobiles …. Repenser la politique et les packages

pour mieux prévenir les risques

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Le risque invalidité en expatriation et son impact en matière de retraite

Pour les français : la CFE protège l’acquisition de trimestres et la CRE/IRCAFEX…. L’acquisition de points. Un régime par capitalisation pure n’offre pas ses garanties …


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Des garanties « chômage » de plus en plus demandées

GARP

Garantie collective privée « Chômage international »


Conclusion


L’Equipement conseil / courtage varie selon la taille de

l’entreprise

Un pilotage centralisé des couvertures et politiques est mis

en place dans beaucoup d’entreprises (Pilote « expert » ;

comité de décisions pensions /prévoyance mobilité)

La formation de l’ensemble des responsables mobilité à

tous ces sujets de protection sociale reste important

toutefois …

Atelier B9 Expatriation Devoir des entreprises Santé et Sûreté International SOS

Les temps ont changé

Quelle perception de l’avenir ?

Risques perçus

Risques réels

Perception des destinations à haut risque

A quoi les entreprises et les ONG sont-elles confrontées?

• Situations imprévisibles

• Ressources sollicitées à l’extrême

• Différents fuseaux horaires

• Recherche d’informations exactes

• Difficultés à communiquer avec le personnel sur le terrain

• Situations sécuritaires changeantes

• Complications médicales rapides

• Concurrence pour les ressources disponibles

• Responsabilité vis à vis de leur Codir

• Implications financières

http://salesmarketing.intlsos.com/Archive 25/Egypt crisis 2011 photos/Photos for Egypt case study/Stock picture airport bought.jpg

Définition du Devoir de Protection

Les individus et les organisations ont une obligation légale d’agir

envers les autres d’une façon prudente et d’éviter tout risque

d’incident qui aurait pu être empêché.

Un employeur a l’obligation d’assurer la santé, la sûreté, la sécurité

et le bien-être de ses salariés. Il est tenu responsable des incidents

auxquels peuvent être confrontés expatriés, entourage et voyageurs

internationaux.

Quand les employés travaillent à l’étranger, le Devoir de Protection

de l’employeur intègre la gestion du risque qui va au delà de

l’obligation de protection de la santé, sureté et sécurité connue dans

le pays d’origine.

En France, les obligations de l’employeur vis-à-vis de ses voyageurs et expatriés sont issues :

• du code du travail, • de la jurisprudence, • des conventions collectives applicables.

L’obligation de prévention de l’employeur Article L.4121-1 du Code du travail

« L'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et

protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Ces mesures comprennent :

1° Des actions de prévention des risques professionnels et de la pénibilité au travail ;

2° Des actions d'information et de formation ;

3° La mise en place d'une organisation et de moyens adaptés.

L'employeur veille à l'adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l'amélioration des situations existantes ».

A l’international : l’accident de mission est un accident du travail

Cour de cassation Chambre sociale 19 juillet 2001 pourvoi n° 99-21.536 Framatome, elle décide que :

« Le salarié effectuant une mission a droit à la protection prévue par l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale pendant tout le temps de la mission qu’il accomplit pour son employeur, peu important que l’accident survienne à l’occasion d’un acte professionnel ou d’un acte de la vie courante, sauf la possibilité pour l’employeur ou la caisse de rapporter la preuve que le salarié avait interrompu sa mission pour un motif personnel ».

Cour de cassation Chambre sociale 19 juillet 2001 pourvoi n° 99-20.603 Salomon :

La Haute juridiction casse une décision rendue par la Cour d'Appel de Lyon, pour avoir violé les dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale, en écartant la thèse de l’accident du travail au motif « qu’en statuant comme elle l’a fait, après avoir constaté que le décès était survenu au cours de la mission, ce dont il résultait que la présomption d’imputabilité au travail était acquise… ».

Cour d’appel de Rennes 27 novembre 2002 : Séropositivité déclarée quatre années après une injection lors d’une mission au Sénégal à l’aide d’une seringue

reconnue non stérile : absence de lien entre l’injection et la séropositivité reconnue.

Impact financier pour l’employeur : Augmentation de la cotisation accident du travail.

Le Continuum du Devoir de Protection

Une Checklist du Devoir de Protection

Des Responsabilités entre les différentes fonctions

Direction Médicale

Direction Sûreté/ Sécurité

Travel Managers

DRH

Direction Juridique

Direction Générale

Assurance/ Risques

Chefs de Projets

QHSE

PR/Communication

Devoir de Protection

Dix Bonnes Pratiques

Atelier B9 Expatriation Devoir des entreprises Témoignage Groupe VEOLIA

L’exemple du Groupe VEOLIA 792 personnes en mobilité internationale dans 74 pays - dont 127 personnes réparties dans 21 pays à « hauts risques », - plus forte présence en Chine : 186 personnes La direction de la Sureté de VE créée il y a environ 1 an est en charge de la cartographie des risques et des processus permettant de préparer les collaborateurs à leurs séjours à l’étranger et de les assister, tant pour les missions courtes que pour les missions d’expatriation.

Eviter / Anticiper la gestion de crise c’est : Avoir les informations utiles disponibles Connaître le dispositif d’alarme

Informations à recenser préalablement AVOIR UN RECENSEMENT PRECIS DES EFFECTIFS SURPLACE : - Nombre de personnes : salariés + familles avec informations sur enfants (âge ...) - Localisation : adresses, coordonnées GPS .. - Suivis précis et fréquents des agendas : déplacements y compris week-end, vacances hors du pays de résidence IDENTIFIER PRECISEMENT LES COLLABORATEURS ET LEURS FAMILLES : - Noms, nationalités, numéros d’enregistrements consulaires, toutes informations indispensables aux autorités diplomatiques pour pouvoir intervenir. POUVOIR CONTACTER IMEDIATEMENT LES PERSONNES SUR PLACE : - Avoir leurs contacts téléphoniques et géographiques (pour reconnaissance physique éventuelle sur place si plus de communication) - dans les zones à risques, notamment sismique ou cyclonique, munir les équipes d’un téléphone satellitaire.

Dispositif d’alerte crise sûreté QUAND DONNER L’ALERTE ? En cas de situation d’urgence = Tout événement compromettant la sécurité physique du collaborateur : - Troubles sociopolitiques graves - Actes de terrorisme, - Catastrophes naturelles

QUI DONNE L’ALERTE ? Tout collaborateur en contactant : - Alerte groupe VE - International SOS - Sa DRH

QUI GERE L’ALERTE SÛRETE ? La direction de la Sûreté VE - Contactée par l’Alerte Groupe ou International SOS - Contactée par une division - Mise en alerte autonome

Appuyer l’action du groupe en cas de crise c’est : Comprendre les 4 niveaux de gestion de crise sûreté (Bleu – Vert – Orange – Rouge) Veiller à ce que les personnels en mobilité soient assurés de la bonne coordination de leur gestion par VE Préparer en amont les conditions d’un éventuel rapatriement des personnels en mobilité dans leur pays d’origine.

Gestion de crise sûreté : NIVEAU BLEU : Mise en pré-alerte par la décision du directeur de la sûreté VE : mise à jour et transmission des données essentielles. NIVEAU VERT : Evacuation préventive des familles et de tous les salariés non indispensables au service (listes préétablies), à la demande de la cellule de crise sûreté VE. NIVEAU ORANGE : Regroupement des salariés menacés dans des lieux sécurisés et préalablement identifiés à la demande de la cellule de crise de VE ou des autorités militaires et/ou diplomatiques. NIVEAU ROUGE : Evacuation du pays des salariés menacés. Cette opération est décidée par la cellule de crise VE et/ou par les autorités militaires et diplomatiques.

Gestion de l’information structurée à tous niveaux LES EQUIPES DES DIVISIONS SUR PLACE doivent mettre en place une cellule de crise locale commune et structurer la circulation de l’information auprès des collaborateurs en mobilité. Si le pays a un correspondant sûreté, il aura la responsabilité de la mise en place de cette cellule. LES DIRECTIONS DES RESSOURCES HUMAINES Assurent un contact régulier avec les équipes sur place (toutes les 3 heures environ) et éventuellement avec les familles hors du pays, en liaison avec la direction de la Sûreté VE. LA DIRECTION DE LA SÛRETE VE : Echange avec les DRH et le correspondant sûreté du pays le cas échéant, afin de coordonner l’information sur la situation des collaborateurs dans le pays pour la cellule de crise Sûreté VE, la direction générale du groupe et les autorités diplomatiques.

Gestion post-crise des collaborateurs EN CAS DE RETOUR DES COLLABORATEURS - Sous la responsabilité du directeur général de leur division - Organisée par la direction des ressources humaines avec coordination si plusieurs divisions concernées, désignation d’un référent Groupe dès la décision de rapatriement prise. EN CAS DE TRAUMATISME SUR PLACE Identification des traumatismes par la direction des ressources humaines : mise en place de mesures de soutien (soutien psychologique, expertise médicale, vacances …)

Conclusion