Atelier Gestion de projet - « Les jeunes en CoMun »

Monastir, 29/30 mai 2013

Notre rôle (Réso)

Durant les 6 prochains mois (juin-Novembre)• Vous accompagner et vous soutenir• Faciliter la circulation de l’information entre

les acteurs impliqués

Aujourd’hui• Vous aider à rentrer dans les détails du plan

de travail que vous avez déjà élaboré• Vous présenter un outil simple et pratique de

planification de projet

Cycle d’un projet

Evaluation

Mise en œuvre

Examen et

évaluation

Conception et

planification

Suivi

Un projet non planifié passe par 6 phases ;

• l’enthousiasme

• la désillusion

• le vent de panique

• la recherche des coupables

• la punition des innocents

• les honneurs et les récompenses décernés aux

participants « uniquement »

Attention !!

Les facteurs clés d’échec d’un projet:

• Le manque de clarification des besoins et objectifs

• Le choix d ’un manager de projet inadéquat

• Association & implication trop tardive de l’ensemble des acteurs

concernés

• Le manque de support et d ’implication du top management

• L ’imprécision des tâches déterminées

• L ’absence de recours à une méthode de management de projet

• Le manque de volonté et d ’envie de finaliser le projet

Attention !!

Novembre 2013: Votre projet est réalisé!

• La meilleure façon d’augmenter vos

chances de réussite, c’est d’instaurer un

rythme de travail très régulier sur toute la

période

• Pour instaurer un rythme régulier, il faut

identifier clairement les activités à

développer et les décomposer en tâches

précises

Exemple:

Activité: Atelier Gestion de Projet

Taches :

- Réservation d’hôtel

- Matériels nécessaires

- Transport des participants

- Programme de l’atelier

- Inviter les formateurs

Le plan d'action vous permet de :

• Accroître votre crédibilité

• Ne pas perdre contact avec la réalité

• Sauver du temps, de l'énergie et des Ressources

• Mieux responsabiliser vos collaborateurs

• Permet d’être flexible et d’apporter des

corrections

Pourquoi prendre le temps de détailler le plan d’action?

• Vous avez un objectif• Vous avez identifié les activités permettant

d’atteindre cet objectif (= COMMENT?)• Vous avez une 1ère évaluation de vos besoins

budgétaires• … et vous avez une équipe!!

Il s’agit désormais de décomposer vos activités en tâches, fixer un échéancier et responsabiliser chacun des membres de l’équipe en fonction de ses atouts/forces/motivations

Où en êtes-vous aujourd’hui ?

Il s’agit d’un calendrier d’activités qui met en

évidence;

• Les activités et tâches

• La période d’execution (départ – arrivée)

• Ressources nécessaires (humaine et financière

…)

• Indicateur de réalisation qui porte sur les activités

Outils de planification

Exemples d’outils

Si vous avez déjà participé à

des projets, citez les deux plus

grandes difficultés que vous

avez pu rencontrer ? Et

comment ont elles été traitées ?

Partage d’expérience

Vous êtes responsable d’un projet de réglementation sur lequel 6 bureaux d’études participent à la conception des guides . Un des livrables intermédiaires qui devait être rendu le 15 septembre n’est pas prêt. Les bureaux concernés vous donnent comme raison des problèmes de lenteur administratif durant le mois d’août. Vous les réunissez pour leur parler de ce retard et vous leur préciser la manière dont vous voulez que le livrable final soit réalisé.

Ils vous indiquent qu’ils ont déjà trop de travail, qu’ils ne pourront déjà pas récupérer le retard et que les précisions demandées va leur rajouter des tâches qu’ils n’avaient pas prévus. Certains d’entre eux menacent même de quitter la salle de réunion.

Quels sont les erreurs qui ont été commises ?

Que faites vous pour gérer le conflit ?

Cas Pratique 1

Le projet que vous menez a pris du retard et votre client est mécontent Il menace de changer de prestataire et de faire jouer les clauses de pénalité. Il a hier sans vous avertir directement suspendu les règlements de toutes les factures en cours.

S’il est vrai qu’une partie du retard incombe à votre équipe et à vous même, au moins 75 % de la dérive est lié à des changements incessants du client à son cahier des charges.

Vous venez de recevoir ce matin en copie la lettre de réclamation du client adressée à votre Directeur Général. Elle met largement en cause vos compétences.

Malgré vos explications, vous avez pris un « savon » que vous jugez immérité.

Quels sont les erreurs qui ont été commises ?

Que faites vous pour gérer le conflit ?

Cas Pratique 2

Merci de votre attention