[Audit avancé] Cycle Achats-Fournisseurs

Institut National des Sciences Comptables et de l’Administration d’Entreprises

« AUDIT DU CYCLE ACHATS/FOURNISSEURS »

Présenté par :

MF1 301 ANDRIANASOLO Nirisoa MireilleMF1 305 ANDRIANONY Sylvia HenintsoaMF1 319 RAHARISON Fitia HenintsoaMF1 322 RAJAOFERA Alain ChanMF1 342 RASOLOMALALA Joan LalainaMF1 344 RAMANAMIZAO Ioby NirinaMF1 350 RANDRIAMILANDY BarinjakaMF1 354 RALISON Johary LalainaMF1 360 RAZAFIMAHAY Murielle Prisca

Enseignant : Mme RATEFINJATOVO Nivomboahangy

Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS

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TABLE DES MATIERES

I. LE CYCLE ACHATS ........................................................................................... 4Les services intervenants ....................................................................................................... 4Déclenchement de la commande ........................................................................................... 4Acceptation des livraisons ..................................................................................................... 5Constatation des dettes .......................................................................................................... 5Aspect fiscal ......................................................................................................................... 5Paiement des factures ............................................................................................................ 6

II. L’AUDIT DU CYCLE ACHATS ............................................................................ 7

A. LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES ............................................................ 7Dans le compte de résultat : .................................................................................................. 7Dans le bilan : ....................................................................................................................... 7

B. PRINCIPAUX OBJECTIFS D’AUDIT DU CYCLE ACHATS .................................... 7Toutes les charges et dettes sont enregistrées......................................................................... 8Toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise .................................... 8Les charges sont enregistrées dans le bon exercice ................................................................ 8Les paiements sont correctement suivis et comptabilisés ....................................................... 9

C. PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION........................................ 9Toutes les commandes sont fondées ...................................................................................... 9Toutes les marchandises ou tous les services recus ont été commandés ................................. 9Toutes les factures concernent des marchandises ou services recus et sont correctementautorisées à être enregistrées ............................................................................................... 10Toutes les dépenses sont correctement autorisées et comptabilisées..................................... 11

III. L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES ............. 13Objectifs ............................................................................................................................. 13Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs ............................................................ 13a) Procédures d’examen analytique .................................................................................. 13b) Procédure de base ........................................................................................................ 13c) Procédures générales .................................................................................................... 13Les erreurs possibles ........................................................................................................... 14


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INTRODUCTION

L'audit quelle que soit sa nature, légal ou contractuel devient une nécessité pour

certaines entreprises et une obligation pour d'autres.

Au niveau de sa mission, l'auditeur traite les différents cycles relatifs à l'activité de

l'entreprise notamment les postes du bilan et du compte de résultat pour essayer d’avoir une

vision générale sur l’entreprise et ses différents cycles.

Nous pouvons citer à ce titre :• Le cycle Immobilisations• Le cycle Stocks• Le cycle Achats - Fournisseurs• Paie• Charges - Créditeurs etc....

Les entreprises consacrent environ 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. Lafonction achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de laqualité des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise.

A cet effet, nous allons nous pencher de près sur la section Achats-Fournisseurs qui

représente une section importante dans la vie d'une entreprise car elle doit régulièrement gérer

son approvisionnement ainsi que ses relations avec ses fournisseurs et le cycle achats-

fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses

besoins ne peut être faite.

Afin de contrôler le cycle, l’auditeur doit obligatoirement s’assurer de l’existence des

procédures et leur respect pour pouvoir mesurer son degré de tolérance au niveau des

ajustements relevés.

Quels sont donc les principaux objectifs du contrôle interne du cycle Achats-

Fournisseurs dans une mission d'audit ? Et quelles sont les techniques pratiquées à ce stade de

la mission ?

C’est essentiellement ce que nous allons essayer de traiter dans cet exposé.


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I. LE CYCLE ACHATS

Dans le cas d’absence de manuel de procédures, il est important d’établir le narratif desprocédures concernant le cycle achat afin d’acquérir le maximum d’information pour unemeilleur compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci est possible par desentretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit avec une vue plus détaillée ducircuit.

1) Les services intervenants

A ce cycle, il faut s’assurer de la séparation des tâches. Dans le cadre d'un bon contrôle

interne, on rencontre généralement les services suivants : (ou une séparation entre différentes

personnes des tâches correspondantes à accomplir)

- Services initiateurs de la commande. Ils émettent des « demandes d'achat » dans des

limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer

directement aux fournisseurs.

- Service "Achats". Il établit les bons de commande sur la base soit des

demandes d'achat, soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les

fournisseurs et surveille les délais de livraison.

- Service "Réception". Il s'assure de la conformité de la livraison avec la commande

(quantité et qualité).

- Service "Stocks". Il reçoit la marchandise du service "Réception" et fait les

enregistrements correspondants.

- Service "Comptable". Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.

- Service "Trésorerie". Il règle les factures en s'assurant de leur approbation par les

personnes compétentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement)

2) Déclenchement de la commande

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner

l'assurance que les commandes d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en

fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes

autorisées à le faire.

En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont

indissociables des problèmes de gestion des stocks'.


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Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière

satisfaisante aux questions suivantes :

- qui peut déclencher la commande ?

- quand passer la commande ?

- quelle quantité faut-il commander ?

- à quel fournisseur doit-on s'adresser ?

3) Acceptation des livraisons

Les objectifs du contrôle interne en ce domaine sont de garantir principalement que :

- les délais de livraison prévus sont respectés ;

- les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptées que si elles

correspondent à une commande ;

- les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

4) Constatation des dettes

Le contrôle interne doit garantir que :

- les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des

services ;

- la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

5) Aspect fiscal

Pour une entreprise assujettie à la TVA, enregistrer :

- le montant hors taxe des achats au débit des comptes d’achats correspondants ;

- le montant de la TVA correspondante, au débit du compte 4456 « ETAT : TVA

déductible » ;

- le montant TTC des achats au crédit du compte de tiers correspondant.

Pour une entreprise non assujettie à la TVA, enregistrer :

- le montant TTC des achats au débit des comptes d’achats correspondants ;

- le même montant TTC au crédit du compte de tiers correspondant.


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6) Paiement des factures

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la

mise en paiement sont les suivants :

- les factures sont contrôlées avant mise en paiement';

- la mise en paiement est dûment autorisée ;

- les factures ne sont pas payées plusieurs fois.


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II. L’AUDIT DU CYCLE ACHATS

A. LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES

1) Dans le compte de résultat :

Ce sont les comptes 60 « Achats consommés » et subdivisions :

- 601 Achat de matières premières

- 602 Achat d’autres approvisionnements

- 604 Achats d’études et de prestations de services

- 605 Achat de matériels, équipements et travaux (de faible valeur)

- 606 Achats non stockés de matières et fournitures

- 607 Achats de marchandises

- 609 Rabais, Remises, Ristournes obtenus sur achat

2) Dans le bilan :

Ce sont les comptes de tiers correspondants aux comptes d’achats cités ci-dessus,

essentiellement les comptes 40 « Fournisseurs » et comptes rattachés

- 401 Fournisseurs de biens et services

- 403 Fournisseurs de biens et services : effet à payer

- 404 Fournisseur d’immobilisation

- 405 Fournisseur d’immobilisation : effet à payer

- 408 Fournisseurs, factures non parvenues

- 409 Fournisseurs débiteurs

B. PRINCIPAUX OBJECTIFS D’AUDIT DU CYCLE ACHATS

- Toutes les commandes sont fondées ;

- Toutes les marchandises ou services reçus ont été commandés ;

- Toutes les factures concernant les marchandises ou services reçus sont

correctement autorisées et enregistrés ;

- Tous les paiements sont correctement enregistrés et comptabilisés.


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Les objectifs peuvent être regroupés de la façon suivante :

- Toutes les charges et dettes sont enregistrées ;

- Toutes les charges et dettes enregistrées correspondent à des faits réels ;

- Les achats sont enregistrés dans le bon exercice ;

- Les paiements sont correctement suivis.

1) Toutes les charges et dettes sont enregistrées (exhaustivité des enregistrements)

Les risques pouvant exister :

- Omission de l’enregistrement d’une facture reçue ;

- Réception des marchandises (ou services rendus) sans enregistrement de la facture à

recevoir ;

- Omission de l’enregistrement d’un avoir ;

- Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs.

2) Toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (Réalité des

enregistrements)


Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une opération irrégulière ou non

autorisée, d'enregistrement entaché d'irrégularité, etc. Ces risques peuvent se traduire de la

manière suivante :

- Enregistrement d'achats non effectués (ou de services non rendus à l'entreprise) ;

- Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées ;

- Non détection d'erreurs qui peuvent entacher les factures ;

- Non détection d'erreurs d'enregistrement.

3) Les charges sont enregistrées dans le bon exercice

Le risque pouvant exister est le mauvais rattachement des charges à un exercice

(entraînant une surévaluation ou une sous-évaluation des résultats).


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4) Les paiements sont correctement suivis et comptabilisés


- Double paiements ;

- Paiements illicites.

C. PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION

1) Toutes les commandes sont fondées

Compte tenu du contrôle interne existant, l’auditeur devra considérer les points suivants :

- Si les bons de commandes sont prénumérotés, vérifier la séquence numérique et

pointer aux achats correspondants (test de conformité)

- S’ils ne sont pas prénumérotés, s’assurer, par d’autres moyens qu’ils ont tous été

pris en compte et ont été honorés : s’assurer qu’il y a eu appels d’offres et analyser

les dossiers

- Pour certains bons de commandes sélectionnés, s’assurer que l’achat a été

correctement approuvé. Les commandes ainsi choisies doivent couvrir à la fois des

achats de stocks, de fournitures et services et les acquisitions d’immobilisations.

Au final, revoir le contrôle interne, étendre, le cas échéant, les tests pour couvrir la

période allant de l’intérim au final.

2) Toutes les marchandises ou tous les services recus ont été commandés

- Si les bons de réception sont numérotés, vérifier la séquence numérique et s’assurer

qu’ils ont tous été pris en compte. S’ils ne sont pas prénumérotés, s’assurer par

d’autres moyens que les marchandises recues ont fait l’objet d’une entrée en stock et

que la dette correspondante a été enregistrée.

- Choisir certains bons de réception et s’assurer que : les marchandises recues ont été

vérifiées (description, quantité et prix) ; les marchandises recues ont été comparées

aux marchandises commandées ; la facture correspondante a été recue ou

provisionnée.

- Tester certaines opérations telles que : marchandises retournées ou en litige ;

réception partielle ; articles en dépôt, consignation, réparation.

Au final, revoir le contrôle interne, étendre, le cas échéant, les tests de conformité

jusqu’à la fin de clôture.


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3) Toutes les factures (y compris les achats d’immobilisations et des frais

généraux)concernent des marchandises ou services recus et sont correctement autorisées à

être enregistrées

Compte tenu du contrôle interne existant, procéder aux contrôles suivants :

- Tester les procédures pour s’assurer que toutes les factures recues sont enregistrées

(par exemple si les factures sont numérotées en séquence au service courrier, pointer

la séquence numérique au journal des achats)

- Choisir certaines factures et s'assurer que :

les factures ont été comparées aux bons de réception correspondants

les prix ont été comparés avec ceux figurant sur 1es bons de commandes, les

tarifs, catalogues, etc

l’exactitude arithmétique a été vérifiée

- En matière d'imputation des factures, faire les sondages suivants :

pointer l’enregistrement de la facture avec le journal d’achat (ou d’OD) et sa

contre-partie (fournisseurs, créditeurs divers, immobilisations, etc ).

Additionner les journaux d’achat en lignes et en colonnes

Sélectionner des écritures au grand livre et pointer aux journaux d’achat, de

trésorerie, etc

Choisir certaines factures et s’assurer que les contrôles en matière

d’imputation comptable ont été effectués et matérialisés

Vérifier l’imputation de certaines factures

Sélectionner quelques litiges et retour de marchandises. Vérifier aux pièces

justificatives et s’assurer qu’un avoir a été obtenu et enregistré

Vérifier les procédures en matière de vente directe

- Parcourir les journaux d’achats de l’exercice et du début de l’exercice suivant,

relever et tester les opérations très importantes ou inhabituelles.

Au final, revoir le contrôle interne et, le cas échéant, étendre les tests de conformité

jusqu’à la date de clôture.

Les procédures qui suivent doivent être envisagées pour vérifier que toutes les dettes

sont enregistrées :

- Obtenir une balance individuelle fournisseurs à la date de clôture et rapprocher du

grand livre.

- Comparer avec l’exercice précédent et analyser les comptes qui n’apparaissent


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plus à la clôture de l’exercice sous revue.

- Analyser les importants soldes débiteurs. Envoyer des demandes de confirmation

et, le cas échéant, proposer une écriture de reclassement.

- Analyser les dettes anciennes ou en litige.

- Pointer les soldes aux pièces justificatives (factures, etc …).

- Choisir les fournisseurs principaux (soldes importants et importants crédits

cumulés, y compris des soldes nuls) et envoyer des demandes de confirmation de

solde à la date du bilan. Confirmer également les effets à payer.

- En cas de non réponses, envoyer des relances.

- Pour les fournisseurs importants qui n’ont pas répondu, les joindre au téléphone,

éventuellement, aller sur place, obtenir leurs relevés.

- Vérifier les réponses reçues. Faire rapprocher les réponses en désaccord et vérifier

ces rapprochements aux pièces justificatives. Souvent les réponses reçues font

apparaître des passifs non enregistrés (ou non provisionnés par ailleurs) qui

donnent lieu à des écritures d’ajustement.

- Préparer une statistique des confirmations fournisseurs et effets à payer.

- S’assurer que les procédures de cut-off sont correctes (tous les bons de réception

sans facture ont été provisionnés et toutes les factures enregistrées pour lesquelles

la marchandise n’est pas reçue ont pour contrepartie, selon les cas, un compte de

régularisation actif ou un compte de marchandises en transit)

- S’assurer de la validité des provisions de fin d’année par une recherche des passifs

non enregistrés. Cette revue comprend une analyse des opérations de l’exercice

suivant (factures reçues, paiements effectués, etc…), ainsi qu’une revue des procès

verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (ou comités de gestion),

communication directe avec les avocats, etc…

4) Toutes les dépenses sont correctement autorisées et comptabilisées

Compte tenu du contrôle interne existant, envisager les tests suivants :

- Vérifier en lignes et en colonnes les totaux des journaux de trésorerie (caisse et

banque)

- Vérifier les reports (ou contreparties) des journaux de trésorerie aux comptes

fournisseurs, effets à payer et autres journaux, y compris le grand livre.

- Pointer certains paiements (par chèque, par caisse et par virements) aux pièces


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justificatives.

- Revoir les rapprochements de banque et s’assurer que les chèques émis et non

présentés y figurent bien. Analyser les chèques émis depuis plusieurs mois et non

encore présentés.

- Si les factures sont en séquence, vérifier la séquence des factures payées (les

manquants doivent être en comptes fournisseurs, effets à payer, etc …). S’assurer

que le paiement a été approuvé et que la facture a été annulée après paiement.

- Revoir les journaux de trésorerie et de caisse de l’exercice et de l’exercice suivant

et :

Pointer aux pièces justificatives les paiements ayant pour contrepartie

directe un compte de charges (qui donc n’ont pas transité par un compte de

tiers).

Analyser les opérations inhabituelles ou peu fréquentes ou très importantes.

S’assurer que les escomptes, rabais, remises et ristournes sont correctement

comptabilisés.

Au final, revoir les contrôles internes et, le cas échéant, étendre les tests de conformité

jusqu’à la date de clôture.

Aspects légaux et règlementaires

En matière d’importations, l’auditeur doit s’assurer que les formalités légales et

règlementaires ont été respectées et, en particulier, que :

Les demandes de quota ont été faites en bonne et due forme ;

Les licences d’importation ont été demandées et obtenues ;

Un crédit bancaire (presque toujours un crédit documentaire) a été

demandé et obtenu ;

Un dossier d’importation est tenu et tous les documents nécessaires y

figurent ;

Les paiements ont été faits conformément à la règlementation des changes.


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III. L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

1) Objectifs

- Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes

réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise ;

- Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan

(exhaustivité) ;

- Obtenir l’assurance que les soldes au bilan sont correctement évalués,

essentiellement pour les dettes en devises étrangères ;

- Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date

de clôture.

2) Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseur

a) Procédures d’examen analytique

- Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices

précédents et enquêter sur les changements inattendus.

- Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents

b) Procédure de base

- Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai

d’encaissement et de décaissement

- Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les

bons de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant

immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que

les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice

- Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire

physique ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non

enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés

des factures

- Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer

c) Procédures générales

- Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes

- Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre

et les comptes annuels


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- Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance

fournisseurs ou éventuellement avec le total de l’échéancier des effets à payer

- Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et

acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan

- S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la

différence de change figure dans le compte 666 « Pertes de changes » ou 766

« Gains de changes »

- Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer

qu’il n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs

probables de réalisation

3) Les erreurs possibles

- Les produits et les prestations reçus des fournisseurs ne sont pas comptabilisés

- Les crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de

produits ou de prestations

- Les dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement

- Les charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant

- Des achats effectués après la date de clôture sont comptabilisées dans l’exercice

- Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas à des dettes fournisseurs

- Des achats effectués la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice

- Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent à des dettes fournisseurs

- Le journal des achats n’est pas correctement totalisé

- Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centralisés au niveau

du grand livre

- Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal des

achats

- Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas

comptabilisés


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CONCLUSION

La fonction achat devient de plus en plus importante dans l’entreprise d’aujourd’hui

du fait des changements économiques qu’a connu cette fin du siècle et qu’a créé une

concurrence non seulement sur les produits finis mais aussi sur l’allocation des ressources. La

nouvelle perception de l’entreprise prétend que l’avantage concurrentiel peut être créé sur

toutes les parties de la chaîne de valeur de l’entreprise, notamment la fonction achat.

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