BL Scan Courrier - espaceclients.magnus.fr · Pour chaque type de document papier que vous souhaitez archiver, vous devrez définir une règle de classement qui comprendra la spécification

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Guide administration et installation BL

Scan Courrier_oct_2014.docx

juin 12 - Document non contractuel

BL Scan Courrier

� Guide d’installation

� Guide d’administration





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Table des matières

1. Le manuel d’installation .................................................................................................................. 3

a. Installation du logiciel ................................................................................................................. 3

b. Activation du logiciel ................................................................................................................... 8

c. Configuration des plugins .......................................................................................................... 12

2. Le manuel administrateur ............................................................................................................. 15

a. Gestion des règles de classement ............................................................................................. 15

b. Configuration des paramètres liés à la numérisation ............................................................... 15





1. Le manuel d’installation

a. Installation du logiciel

BL Scan rend possible le classement,

documents papiers numérisés à l'aide de votre scanner ou de votre système d'impression

multifonctions.

Ce chapitre a pour objectif de vous guider dans son installation.

� Pré-requis matériels et logiciels

�� La configuration système nécessaire au fonctionnement de l'application dépend de

nombreux facteurs, notamment de la taille des documents numérisés

rapidité d'exécution de BL

lequel est installé le log

signal réseau et de l'occupation du serveur.

�� La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque utilisation ; il s'agit de la

fonctionnement de BL Scan.

�� Un ordinateur équipé d'un processeur Intel® Core™ 2 Duo ou équivalent

Microsoft® Windows® XP, Vista ou Microsoft® Windows® 7 (versions

professionnelles 32 et 64 bits), Microsoft® Windows® 2003 Server ou 2008 Server

(avec une configuration minimale néanmoins augmentée).

�� 2 GB de mémoire vive (RAM)

�� 400 MB d'espace libre sur le disque dur (évolue avec le volume de documents à

stocker)

�� Une résolution d'écran couleur (16�� Une souris et un clavier �� Un scanner compatible avec BL Scan et son propre driver

�� Le Microsoft® Framework .Net 3.5

BL San est une application mono instance. C'est à dire qu'un seul

utilisateur à la fois peut utiliser l'application sur le même ordinateur ou

serveur.

Attention, l'utilisateur exécutant BL

dossier de numérisation (

destination Windows (

dossier C:\Program Files (x86)

Files\BL\MyBL\BLScan

Compatibilités PDF : de 1.0 à 1.6 en entrée, 1.3 (Image), 1.4 (PDFA) et 1.6 (Texte/Image)

Formats supportés : A3, A4, A5


juin 12

Le manuel d’installation

Installation du logiciel

BL Scan rend possible le classement, l'archivage et la lecture automatique de vos


Ce chapitre a pour objectif de vous guider dans son installation.

requis matériels et logiciels

La configuration système nécessaire au fonctionnement de l'application dépend de

notamment de la taille des documents numérisés

apidité d'exécution de BL Scan dépend de la puissance du poste de travail sur

lequel est installé le logiciel, de la mémoire dont il bénéficie, de la qualité du

signal réseau et de l'occupation du serveur.

La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque

; il s'agit de la configuration système minimale nécessaire

fonctionnement de BL Scan.

Un ordinateur équipé d'un processeur Intel® Core™ 2 Duo ou équivalent



configuration minimale néanmoins augmentée).

2 GB de mémoire vive (RAM)

400 MB d'espace libre sur le disque dur (évolue avec le volume de documents à

Une résolution d'écran couleur (16-bit) 800x600 ou supérieure

Une souris et un clavier compatibles Microsoft® Windows®

Un scanner compatible avec BL Scan et son propre driver

Le Microsoft® Framework .Net 3.5

San est une application mono instance. C'est à dire qu'un seul


l'utilisateur exécutant BL Scan doit avoir les droit complets sur le

dossier de numérisation (Répertoire de numérisation) et sur le dossier de

destination Windows (Définir les paramètres de classement

Program Files (x86)\BL\MyBL\BLSCAN

BLScan (en fonction de votre système d'exploitation).

de 1.0 à 1.6 en entrée, 1.3 (Image), 1.4 (PDFA) et 1.6 (Texte/Image)

A3, A4, A5

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l'archivage et la lecture automatique de vos


La configuration système nécessaire au fonctionnement de l'application dépend de

notamment de la taille des documents numérisés. La

puissance du poste de travail sur

, de la mémoire dont il bénéficie, de la qualité du

La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque

configuration système minimale nécessaire au

Un ordinateur équipé d'un processeur Intel® Core™ 2 Duo ou équivalent



400 MB d'espace libre sur le disque dur (évolue avec le volume de documents à

San est une application mono instance. C'est à dire qu'un seul


Scan doit avoir les droit complets sur le

) et sur le dossier de

mètres de classement - Windows) et le

ou C:\Program

(en fonction de votre système d'exploitation).

de 1.0 à 1.6 en entrée, 1.3 (Image), 1.4 (PDFA) et 1.6 (Texte/Image) en sortie.





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� Installation du logiciel BL Scan

L'installeur BL Scan vous guidera – écran après écran – à travers les étapes

d'installation du logiciel.

Avant d'installer BL Scan :

�� Fermez toute application active, en particulier les logiciels anti-virus.

�� Identifiez-vous en tant qu'administrateur sur votre poste de travail.

�� Si vous bénéficiez d'une précédente version de BL Scan, il vous sera demandé de

la désinstaller. Veillez à sauvegarder vos données avant de procéder à la

désinstallation.

Description Illustration

Exécutez l'installeur

en tant

Administrateur.

Sélectionnez votre

langue.

Cliquez sur « OK ».

Patientez pendant le

chargement de

l'installeur.





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Cliquez sur

« Suivant ».

Cochez la case

« J'accepte les

termes de la

licence ».

Cliquez sur

« Suivant ».





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Sélectionnez le

dossier

d'installation.

Cliquez sur

« Installer ».

Patientez pendant

l'installation.

Ne pas faire annuler





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Si le pare-feu du

poste n’a pas été

désactivé avant

l’installation,

Cliquer sur le bouton

« autoriser l’accès »

Laissez la case

« Lancer BL Scan »

cochée.

Cliquez sur

« Fermer ».

Démarrage

BL Scan.





� Procédure de mise à jour

Une fois la mise à jour effectuée, il ne sera pas possible de revenir en arrière, sauf si

une sauvegarde de la version antérieure a été effectuée avant la mise à jour.

Avant toute mise à jour de votre solution, il est impératif de procéder à une sauvegarde de installation actuelle. Berger-Levraultlors d'une mise à jour qui aurait été effectuée sans sauvegarde préalable.

b. Activation du logiciel

� Pré-requis

L'activation du logiciel nécessite BL

� Activation de BL Scan

Tant que BL Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.


juin 12

Procédure de mise à jour

mise à jour effectuée, il ne sera pas possible de revenir en arrière, sauf si


Avant toute mise à jour de votre solution, il est impératif de procéder à une sauvegarde de Levrault décline toutes responsabilités en cas de perte de données

lors d'une mise à jour qui aurait été effectuée sans sauvegarde préalable.

Activation du logiciel

logiciel nécessite BL Scan soit déjà installé sur votre poste de travail.

Activation de BL Scan

Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.

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mise à jour effectuée, il ne sera pas possible de revenir en arrière, sauf si


Avant toute mise à jour de votre solution, il est impératif de procéder à une sauvegarde de votre décline toutes responsabilités en cas de perte de données

Scan soit déjà installé sur votre poste de travail.

Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.





Cet écran est également accessible depuis le menu

Tant que BL Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.

N.B : tous les champs sont obligatoires et sont à renseigner ainsi

Coordonnées clients :

Nom complet : NOM DE LA COLLECTIVITE Adresse

Société : Berger-Levrault Code postal

Email : support-ged@berger-levrault

Tél : 01 53 48 06 21

Coordonnées revendeur :

Revendeur : Berger-Levrault Email

Deux méthodes vous sont proposées pour activer

l'activation manuelle.

L'écran d'activation permet

� D’activer le logiciel grâce

� De renseigner les coordonnées de l'utilisateur ainsi que celles du revendeur

� Méthode d’activation

1. Activation en ligne

L'activation en ligne requiert une connexion à Inte rnet active.


juin 12

Cet écran est également accessible depuis le menu Outils > Activer le produit

Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de

: tous les champs sont obligatoires et sont à renseigner ainsi

: NOM DE LA COLLECTIVITE Adresse : 231 rue Pierre et Marie Curie

Levrault Code postal : 31676

levrault.fr Ville : LABEGE cedex

Pays : France

Levrault Email : support-ged@berger

vous sont proposées pour activer BL Scan : l'activation en ligne

L'écran d'activation permet :

D’activer le logiciel grâce à la clé de licence de BL Scan

De renseigner les coordonnées de l'utilisateur ainsi que celles du revendeur

Méthode d’activation

:

L'activation en ligne requiert une connexion à Inte rnet active.

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Activer le produit

Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de

231 rue Pierre et Marie Curie

[email protected]

l'activation en ligne ou

De renseigner les coordonnées de l'utilisateur ainsi que celles du revendeur





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�� Renseignez au préalable le champ « Coordonnées Client » ainsi que les éventuelles

coordonnées du revendeur, puis :


Insérez

votre clé de

licence BL

Scan dans le

champ prévu

à cet effet.

Cliquez sur

le bouton

activer.

Vérifiez que

BL Scan a

été

correctement

activé.

Clé de licence erronée

En attente d'activation

BL Scan activé

2. Activation manuelle :

� L'activation manuelle vous offre la possibilité d'activer BL Scan même si

vous ne bénéficiez pas d'une connexion Internet :





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Sélectionnez le

mode

d'activation

manuel.

Renseignez

l'ensemble des

« Coordonnées

Client » puis

cliquez sur

« Activer ».

Un document

PDF est généré

automatiqueme

nt, transmettez

le par e-mail,

fax ou courrier

aux

coordonnées

indiquées sur le

document.

Une clé machine

vous sera alors

retournée par e-

mail ou par fax.

Insérez votre

clé machine

dans le champ

prévu à cet effet

pour activer

votre BL Scan.





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c. Configuration des plugins

Une fois BL Scan activé, il vous sera proposé de configurer les plugins de l'application.

Cliquez sur « Oui » pour les configurer immédiatement.

3. Interface de configuration des plugins

2 plugings sont à activés :

- Berger Levrault qui se trouve dans le Pluging de Sortie

- Le Barcode qui se trouve dans le Pluging de traitement

En choisissant l’option « Non » vous pourrez

configurer vos plugins ultérieurement via le

menu « Outils > Plugin manager »





4. Activation des plugins

L'en-tête « Information » de l'écran de configuration des plugins répertorie les différentes icônes utilisées pour la gestion des plugins et leur signification.

Exemple : le plugin « Windowscréation des règles de classement dont le fonctionnement est décrit au chapitre prévu à cet effet.

Pour activer les plugins nécessitant une licence spécifiqueLevrault) , cliquez sur l'icône d'activation du plugin et

De la même manière que pour l'activation nécessitant une licence spécifique de deux façons

• Activation en ligne (connexion Internet requise).• Activation manuelle (en cas d'absence d'une connexion Internet fonctionnelle).

Si vous utilisez un proxy dont vous avez configuré les paramètres dans"Outils" > « Préférences »

Attention ne pas oublier ensuite de cliquer sur VISIBLE


juin 12

Activation des plugins

» de l'écran de configuration des plugins répertorie les différentes icônes utilisées pour la gestion des plugins et leur signification.

Windows Folder Manager » est activé et visible . Il sera utilisable lors de la création des règles de classement dont le fonctionnement est décrit au chapitre prévu à cet effet.

Pour activer les plugins nécessitant une licence spécifique (c’est le cas pour le plugins Berger, cliquez sur l'icône d'activation du plugin et renseignez le numéro de licence

De la même manière que pour l'activation de BL Scan, il est possible d'activer les plugins nécessitant une licence spécifique de deux façons :

Activation en ligne (connexion Internet requise). d'absence d'une connexion Internet fonctionnelle).

Si vous utilisez un proxy dont vous avez configuré les paramètres dans» cochez la case lors de l'activation en ligne d'un plugin.

ensuite de cliquer sur VISIBLE

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» de l'écran de configuration des plugins répertorie les différentes icônes

. Il sera utilisable lors de la création des règles de classement dont le fonctionnement est décrit au chapitre prévu à cet effet.

(c’est le cas pour le plugins Berger-renseignez le numéro de licence :

, il est possible d'activer les plugins

d'absence d'une connexion Internet fonctionnelle).

Si vous utilisez un proxy dont vous avez configuré les paramètres dans dans le menu ochez la case lors de l'activation en ligne d'un plugin.





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2. Le manuel administrateur

a. Gestion des règles de classement

�� Une fois l'étape de configuration (partie administration) réalisée, vous pouvez

ajouter, supprimer ou modifier des règles de classement.

Pour chaque type de document papier que vous souhaitez archiver, vous devrez définir

une règle de classement qui comprendra la spécification de plusieurs critères liés à la

nature des documents numérisés, le mode de classement et d'indexation souhaité.

� Paramétrage de la règle BL Scan Courrier

�� La règle de classement BL Scan Courrier (interfacée avec Post Office Citoyen) est

pré-définie.

Copier-coller le fichier « POC.wf » fourni dans le package d’installation dans le dossier :

C:\Program Files (x86)\BL\MyBL\BLScan\Workflows

Copier-coller le fichier « POC SEPARATION BARCODE.wf » fourni dans le package

d’installation dans le dossier : C:\Program Files (x86)\BL\MyBL\BLScan\Workflows

Créer 2 répertoires : « BL INPUT POCF » et « BL OUTPUT POC » - à la racine du disque

local (C :)

b. Configuration des paramètres liés à la numérisation

� Répertoire de numérisation

� Le répertoire de numérisation correspond au répertoire dans lequel sont déposés

les documents papier en provenance du scanner réseau.

� Lorsque la règle de classement sera activée, BL Scan surveillera l'arrivée de

nouveaux documents dans ce répertoire.

La règle de classement est un élément fondamental du logiciel BL Scan. Associée à

un type de document particulier, une règle de classement permet, en fonction des

informations renseignées, d'automatiser le processus de classement, de nommage

et d'indexation des documents papier numérisés.





Il est impératif de créer un répertoire de classement (ou bons de numérisation)

En effet, si deux règles surveillent le même répertoire, des conflits peuvent se produire.

�� Sélectionnez le répertoire réseau /local où sont numérisés vos documents papier

depuis votre multifonction ou scanner de production

�� Pour modifier la règle, cliquez sur son nom Allez dans

et cliquez sur Modifier

�� Cochez la case appropriée et cliquez sur le lien suivant

La fenêtre de sélection du répertoire de numérisation vous propose alors de

l'arborescence de vos dossiers

sélectionner le répertoire à surveiller


juin 12

Il est impératif de créer un répertoire de classement (ou bons de numérisation)

deux règles surveillent le même répertoire, des conflits peuvent se produire.

Sélectionnez le répertoire réseau /local où sont numérisés vos documents papier

multifonction ou scanner de production :

Pour modifier la règle, cliquez sur son nom Allez dans Règles

et cliquez sur Modifier

Cochez la case appropriée et cliquez sur le lien suivant :

La fenêtre de sélection du répertoire de numérisation vous propose alors de

l'arborescence de vos dossiers Microsoft® Windows® afin de vous permettre de

sélectionner le répertoire à surveiller :

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Il est impératif de créer un répertoire de classement (ou bons de numérisation) par règle.

deux règles surveillent le même répertoire, des conflits peuvent se produire.

Sélectionnez le répertoire réseau /local où sont numérisés vos documents papier

La fenêtre de sélection du répertoire de numérisation vous propose alors de parcourir

Microsoft® Windows® afin de vous permettre de





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�� Cliquez alors sur le bouton « Parcourir » afin de rechercher et sélectionner le

répertoire de votre choix

Si vous numérisez des documents dans des sous-dossiers du répertoire sélectionné,

cochez l'option « Surveillance sous-dossiers ». Cette option forcera BL Scan à

surveiller également les sous-dossiers du répertoire surveillé.

�� La dernière étape consiste à sélectionner le type de document que devra

traiter BL Scan (TIF ou PDF) en utilisant la liste déroulante « Type de

document » :

�� Pour l’interface avec Post Office, c’est le type PDF qui doit être sélectionné.

�� Cliquez ensuite sur le bouton « Valider » pour confirmer la configuration ou

« Annuler » pour ne pas enregistrer la configuration en cours.

�� Ensuite aller de nouveau dans les REGLES puis cliquer sur le bouton Règles

et sur le bouton MODIFIER la règle POC SEPARATION BARCODE





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� Cliquer sur le lien « Définir les paramètres de classement – Berger-

Levrault » cf. image ci-après.

� Cliquer sur le bouton « Sélectionner » et choisir le fichier

connector.properties.xml (0)

1

2

0





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� Puis cliquer sur Cliquer sur le bouton « Sélectionner » et choisir le fichier run.bat (1)

� Cliquer sur valider (2)

� Sur la page de la gestion des règles cliquer sur « Valider » (3)

� Ensuite mettre la police 3OF9.TTF qui se trouve dans le package

d’installation dans OUTIL dans le répertoire c:\Windows\Fonts

� Changement du code à barre

Cliquer sur le lien « Définir les paramètres de classement – Berger-Levrault »

cf. image ci-après

3





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