Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus

Formations données

à l’ensemble des directions

Septembre-octobre 2013Cécile Lagoutte

Conseillère senior en développement organisationnel

Direction du soutien à la Transformation

Pour commencer

• Feuille de présence• Porte-nom• Présentation PPT sera disponible sous forme

électronique

La direction du soutien à la Transformation

• Soutenir les projets de transformation liés – à l’ouverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment

administratif en 2013 et, – à plus long terme, à la mise en service du nouvel

hôpital en 2016 et 2019.– à la transition de Notre-Dame vers un hôpital

communautaire

L’harmonisation/optimisation des processus

• Organisation du travail : au moins 3 façons de faire différentes

• Gestion du changement : travailler ensemble avec de nouvelles personnes

• Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de nombreux processus

Démarche qui valorise l’implication de tous les membres de l’équipe

La boîte à outils et le Lean

• Magasiner dans le Lean les éléments les plus pertinents pour la culture et les besoins du CHUM

• Développée à l’interne pour être utilisé par des utilisateurs du CHUM sans expertise particulière

• Appui des principaux syndicats du CHUM à la demande de subvention Lean récemment obtenue

La boîte à outils

Fiches méthodesModalités de développement

en soutien

Groupe de partage

Porte-nom

• Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte à outils

• Un élément qui m’encourage à l’utiliser• Un élément qui m’inquiète/m’empêche de

l’utiliser

3 min

Aujourd’hui

• Les phases de la boîte à outils

• www.boiteaoutilstransfo.ca• Inscription aux prochaines modalités de développement

offertes en soutien

Planifier l’équipe et le projet Éléments importants de la fiche d’identification de projet

Planifier la collecte de données

Adaptation de la liste des informations à rassembler à vos projets

Planifier les zones d’amélioration

Choix des modes d’amélioration selon les besoins de vos projets

Implanter Rôle du gestionnaire dans la phase Implanter de l’harmonisation/optimisation

Suivre Suivis de projet rapides et efficaces avec vos équipes de travail

Ajuster

PAUSE

Règles de fonctionnement

Questions?

6 étapes

1 h 30 par semaine

6 à 8 mois au total

si on utilise l’ensemble des outils proposés

Planifier l’équipe et le projet

• Partir sur des bases solides– Une équipe qui partage une vision– Un projet clair, ambitieux et réaliste– Des alliés dans l’organisation

• Prévoir dès le début les communications

Au fait, c’est quoi un processus?

• www.boiteaoutilstransfo.ca

Processus : Succession d’activités qui génère un

produit, un soin ou un service

Une question de taille ?

Ambitieux• Amélioration significative• Insatisfaction envers la

situation de départ forte/partagée

• Processus qui sont au cœur des activités de l’équipe et de l’expérience des patients

Réaliste• Apprendre d’abord avec des

petits projets?• Toujours dans notre zone

de contrôle• Selon la disponibilité des

membres de l’équipe

Exemples fictifs de processus pouvant faire l’objet d’une

harmonisation/optimisation• La communication avec les bureaux externes

des médecins dans une clinique• La création d’un nouveau code budgétaire ou

l’ajout d’une référence • La présence du CHUM dans les évènements de

recrutement : choix, organisation, suivi• L’installation d’un nouvel appareil bio-médical

Partager une compréhension commune du processus : la FIP

• Fiche d’identification de projet

Enregistrer sur votre poste de travail au format pdf

Un atelier de 45 min est

disponible sur la section des

risques

On s’exerce!

• Deux fiches d’identification de projets fictifs• Par équipe de 4 personnes

– Trouver un point fort dans la fiche projet– Trouver une erreur dans la fiche projet

10 minen équipe

10 minpartage grand groupe

Les modalités de développementoffertes en soutien

Groupe de co-développement

8 séances D’octobre 2013 à mai 2014

Phase Planifier 1 Atelier Gestion des risques 23 octobre 2013

Phase Planifier 1 Atelier Gestion de projet 20 novembre 2013

Ateliers de 45 min

Surveillez vos courriels

Rencontre d’information

le 20 septembre

Questions?

Planifier la collecte de données

• Prise de décision basée sur les données probantes– Privilégier les données existantes– Associer les membres de l’équipe à la collecte de

données

La cartographie

Sondages en ligne

Statistiques issus du

système de Pathologie et données RH

Décomptes réalisés par les

membres de l’équipe de Pathologie

Des documents à

adapter selon vos besoins

Rechercher les bonnes informations

Deux exemples

d’adaptation disponibles :Pathologie

Ophtalmologie

On s’exerce!

• Projet des diètes spéciales

• Par équipe de 4 personnes– Travailler sur l’étape attribuée à votre équipe

10 minen équipe

5 minpartage grand groupe

Les modalités de développementoffertes en soutien

Groupe de co-développement

8 séances D’octobre 2013 à mai 2014

Phase Planifier 2 Atelier Observations instantanées

22 janvier 2014

Une méthode à découvrir!Surveillez

vos courriels

Rencontre d’information

le 20 septembre

Questions?

Planifier les zones d’amélioration

• Attention on est dans l’analyse des points forts et des problèmes pas dans la recherche des solutions!

• Livrable de cette phase

Zone d’amélioration Mode d’amélioration

1

2

3

4

Choisissez-en une, deux ou essayez-les

toutes!

Deux incontournables pour l’excellence des pratiques de

soins et de gestion et

l’amélioration de l’expérience-

patient

Choisir les modes d’amélioration les mieux adaptés à vos besoins

On s’exerce!

• Plusieurs constats après la collecte de données par l’équipe des services alimentaires et des cuisines

• Par équipe de 4 personnes– Choisissez 3 zones d’amélioration– Associez à chaque zone un mode d’amélioration

7 minen équipe

8 minpartage grand groupe

Les modalités de développementoffertes en soutien

Groupe de co-développement

8 séances D’octobre 2013 à mai 2014

Phase Planifier 3 Techniques Lean 26 mars 2014

Formation d’une

journéeSurveillez

vos courriels

Rencontre d’information

le 20 septembre

Questions?

Pause

15 min

Implanter le plan d’action

• Trouver ensemble et expérimenter en équipe les solutions

• Élément le plus critique :– Pas les connaissances– Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger

et soutenir les équipes

Éléments présentés dans la journée de

formation aux techniques Lean

Projet 5SJ’organise mon

CHUM à la DRC

Les participants à la démarche d’harmonisation/optimisation

en pathologie

Les facteurs clés de succès selon Sophie Lépine et Madeleine Laforme

« Il faut trouver des gens dans l’équipe qui pourront porter le projet avec les gestionnaires, les groupes de travail,

les kaizens et les rencontres de résolution de problème. Les groupes de travail doivent avoir

une bonne représentativité des trois sites si applicable »

« Afin d’avoir une culture d’amélioration continue, il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes d’amélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons remarqué que les employés croient au projet et se l’approprient »

« Il faut aller chercher l’engagement et l’implication des gens terrain et des médecins »

Et quand cela ne fait pas votre affaire …

« Les gestionnaires doivent faire preuve d’humilité, respecter les opinions et les idées

que les employés peuvent apporter même s’ils sont en désaccord avec ce qui est proposé »

Une seule solution : l’expérimentation et la mesure des résultats

Ou que les solutions expérimentées ne fonctionnent pas

Quels sont les indicateurs de l’échec de cette solution?1

Est-ce parce que la solution est mal appliquée ou bien parce qu’elle ne

fonctionne pas?2

Quels apprentissages pouvons-nous en tirer pour les autres solutions?3

Que puis-je faire pour vous aider dans les prochaines expérimentations?4

Les modalités de développementoffertes en soutien

Groupe de co-développement

8 séances D’octobre 2013 à mai 2014

Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes 1er avril 2014

Atelier de 60 minSurveillez

vos courriels

Rencontre d’information

le 20 septembre

Questions?

Suivre l’atteinte des objectifs

• Sans y passer ses journées ni perdre la motivation de son équipe!– Créer des habitudes simples et positives de suivi– Utiliser les moments habituels de communication

avec votre équipe

Évaluer ce qui fonctionne et ce qui plaît à l’équipe plutôt

que lister les problèmes!

Les audits croisés

Le Kamiquoi?

• Kamishibai : – représentation visuelle de l’adoption du processus

cible– audit par les pairs rapide à effectuer et facile à

analyser

Inscrire ici un élément

d’évaluation ou de suivi du

projet

L’autre côté est rouge

Inscrire ici un élément d’évaluatio

n ou de suivi du projet

On l’essaie!

• 20 critères et autant de cartes sur notre kamishibai

• Chacun prend une carte et procède à l’évaluation de l’élément indiqué :– Oui : vert– Non : rouge

• Retour en grand groupe : analyse des résultats

3 min

5 min

Questions?

À venir : la phase Ajuster

www.boiteaoutilstranfo.ca

Les modalités de développementoffertes en soutien

Groupe de co-développement

8 séances 90 min : éléments de discussion puis

échange

D’octobre 2013 à mai

2014

Phase Planifier 1 Atelier Gestion des risques

45 min 23 octobre 2013

Phase Planifier 1 Atelier Gestion de projet

45 min 20 novembre 2013

Phase Planifier 2 Atelier Observations instantanées

90 min 22 janvier 2014

Phase Planifier 3 Techniques Lean Une journée 26 mars 2014

Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes

60 min 1er avril 2014

Phase Suivre Atelier Modèle de performance

À confirmer 28 mai 2014