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Boîte à outils des directeurs
en Accueils Collectifs de Mineurs
Direction de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale
de Mayotte
[email protected] - 0269 61 60 50
Centre commercial Maharajah Bât. A et B rue de l'Archipel
BP104 – KAWENI - 97600 MAMOUDZOU
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SOMMAIRE
1 Pense-bête du directeur : tâches à effectuer en ACM .................................................................... 3
2 Les documents administratifs ......................................................................................................... 7
2.1 Spécificités de chaque ACM .................................................................................................... 7
2.2 Documents à avoir sur site : obligatoires .............................................................................. 10
2.3 Exemples................................................................................................................................ 12
3 Le projet de l’ACM ......................................................................................................................... 16
3.1 Projet éducatif ....................................................................................................................... 16
3.2 Projet pédagogique ............................................................................................................... 17
3.3 Planning d’activités (exemple) .............................................................................................. 19
3.4 Budget de l’organisateur ....................................................................................................... 20
3.5 Fiche de sortie (contenu type) .............................................................................................. 21
4 L’équipe pédagogique ................................................................................................................... 22
4.1 Listes des documents « dossier équipe » (contenu type) ..................................................... 22
4.2 Fiche de présence « équipe d’animation » (exemple) .......................................................... 23
4.3 Fiche de présence « intervenants » (prestataires, partenaires, bénévoles) (exemple) ........ 24
4.4 Planning des animateurs (1 planning par animateur) (Contenu type) .................................. 25
4.5 Liste des équivalences BAFA BAFD et codes correspondant pour TAM ............................... 26
5 Le public ......................................................................................................................................... 28
5.1 Fiches sanitaire de liaison (Cerfa) .......................................................................................... 28
5.2 Fiche de présence « mineurs » .............................................................................................. 29
5.3 Autorisation parentale « sortie » .......................................................................................... 30
5.4 Autorisation parentale « droit à l’image » ............................................................................ 31
6 La santé et la sécurité .................................................................................................................... 32
6.1 Services d’urgence et numéros utiles ................................................................................... 32
6.2 Déclaration d’accident grave (Cerfa) ..................................................................................... 33
6.3 Fiche infirmerie (Contenu type) ............................................................................................ 34
6.4 Liste contenu « trousse pharma » (Contenu type) ................................................................ 35
6.5 La sécurité des locaux ............................................................................................................ 36
6.6 L’exercice d’évacuation ......................................................................................................... 38
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1 Pense-bête du directeur : tâches à effectuer en ACM
Les projets L’équipe Les publics Avant
- S’informer du projet éducatif
- Déterminer avec l’organisateur la répartition des rôles - Déterminer le profil de l’équipe
- Déterminer les modalités d’inscription des familles avec l’organisateur
-Elaborer une première trame de projet pédagogique (PP) en lien avec le projet éducatif (PE) -Le présenter à l’organisateur
-Recruter l’équipe avec l’organisateur -Concevoir la démarche et un outil d’évaluation des animateurs
- Créer les outils de communication de l’accueil : plaquettes …. - Effectuer une 1ère diffusion de l’information auprès des familles
- Présenter et expliquer la trame du PP en lien avec le PE - Définir avec l’équipe les objectifs - Finaliser le projet pédagogique avec l’équipe - Concevoir la démarche d’évaluation du PP - Concevoir la démarche d’évaluation du projet d’accueil avec les acteurs - Accompagner l’équipe dans l’élaboration de son projet d’activités - Présenter le PP finalisé à l’organisateur
- Organiser des réunions d’équipe - Répartir les tâches quotidiennes entre animateurs : accueil matin/soir, ramassage bus, activités accessoires ... - Organiser la 1ère journée d’accueil - Demander les papiers (diplômes, certificats médicaux…)
- Informer les familles sur le fonctionnement de l’accueil et présenter sa démarche d’évaluation - Informer les familles sur les projets éducatif et pédagogique - Envoyer aux inscrits les renseignements complémentaires (jours et horaires d’ouverture, fiches sanitaires, consignes…)
Pendant
- Accompagner les animateurs dans la finalisation de leurs projets d’activités - Afficher les projets pédagogique et éducatif dans l’accueil
- Choisir les informations à communiquer à l’équipe sur les situations des enfants accueillis - Préparer les trousses de secours - Vérifier si les dossiers d’animateurs sont complets
- Créer les outils de communication avec l’équipe pour les familles et les enfants: panneaux, affichage, blog… - Lire les fiches sanitaires et se créer un outil pour repérer les éventuelles allergies, problèmes médicaux et autres
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Pendant
- Créer le registre du personnel - Informer sur la réglementation - Informer sur les instructions départementales Jeunesse et Sports - Affiner l’organisation de la 1ère journée
- Vérifier si les dossiers d’inscription des enfants sont complets
- Mettre en œuvre les projets éducatif et pédagogique - Vérifier l’affichage des projets
- Rappeler les règles essentielles de sécurité et l’organisation de la journée - Accompagner l’équipe dans sa prise de fonction - Faire un temps de bilan le soir pour réajuster l’organisation
- Présenter l’accueil aux enfants et aux parents - Vérifier la liste de présence - S’assurer du suivi sanitaire
- Mettre en œuvre les projets (au quotidien) et les réajuster si nécessaire - Rappeler régulièrement les objectifs pédagogiques et proposer la démarche d’évaluation avec l’équipe - Communiquer avec l’organisateur
- Observer et s’assurer du bon fonctionnement de l’accueil - Assurer la formation et l’évaluation des animateurs, notamment stagiaires - Organiser et être garant des activités, notamment avec les intervenants extérieurs - Animer des réunions d’équipe
- Informer les familles des sorties par un affichage au centre - Communiquer avec les familles sur l’accueil, les paiements … - Tenir à jour les registres (présence, infirmerie….) - Veiller à la sécurité physique et morale des enfants - Evaluer le fonctionnement de l’accueil avec les familles
Après
- Evaluer collectivement les projets d’activités, le projet pédagogique et en rendre compte à l’organisateur. - Echanger avec l’organisateur sur la mise en œuvre du PE et l’aider dans son évaluation
- Réaliser le bilan du fonctionnement avec l’équipe et l’organisateur - Finaliser le suivi des animateurs et les certificats des stagiaires
- Réaliser la synthèse de l’évaluation - Présenter l’évaluation aux familles.
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Les espaces de vie
L’administratif
Les interlocuteurs
Avant
- Vérifier la disponibilité des locaux - Vérifier la conformité des locaux (registre de sécurité, visite commission sécurité, extincteurs) En cas de couchage, s’informer des réglementations spécifiques localement
- Penser aux devis et réserver des prestataires pour des activités spécifiques - Vérifier les contrats : location, assurances, maintenance et sécurité, restauration ...
Mairie : Demander les copies des arrêtés qui peuvent concerner l’accueil.
- Réaliser les dossiers d’inscription enfants et animateurs - Commander le matériel
- Rencontrer les partenaires locaux - J-2 mois : faire la déclaration de fiche initiale à la DJSCS (TAM)
- Réfléchir à l’aménagement des espaces extérieurs et intérieurs - Faire le point sur les documents nécessaires pour la sécurité (incendie, eau...) - Inspecter les locaux, l’extérieur, matériel, véhicules pour repérer les éventuels dangers et baliser - Réparer/informer l’organisateur si nécessaire - Aménager l’accueil
- Confirmer les prestataires - Passer les 1ères commandes alimentaires, produits d’entretien, matériel pédagogique…. - Prévoir les documents administratifs - Assurer le suivi de la restauration
DJSCS : Se procurer des instructions départementales Mairie : vérifier les particularités de l’environnement, l’existence d’arrêtés locaux (zones interdites/dangereuses…)
Pendant
- Préparer le plan d’évacuation des locaux - Préparer avec l’équipe un exercice d’évacuation dans les premiers jours d’ouverture - Expliquer le fonctionnement des extincteurs - Aménager les espaces - Organiser la régie matérielle
- Vérifier que le matériel commandé est présent - Mettre les affichages obligatoires - Mettre à jour le registre de présence du personnel et des enfants - Mettre à jour le registre d’infirmerie
- Contacter les autorités locales (mairie, gendarmerie) du lieu et informer des dates d’ouvertures DJSCS : 8 jours avant, procéder à la déclaration de la fiche complémentaire (TAM)
- Mettre en place un exercice d’évacuation des locaux - Faire une visite collective et préciser les zones dangereuses
- Assurer le suivi du cahier des menus, des stocks, de la comptabilité…
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- Procéder à l’affichage obligatoire
- Vérifier le bon état du matériel et des locaux - Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité, notamment HACCP
- Assurer le suivi des fournisseurs et suivre le stock de denrées - Afficher les menus - Faire la comptabilité - Gérer le budget - Assurer la gestion du personnel : horaires, congés, repos, autorisation d’absence
- Penser aux relations avec la presse - DJSCS : préparer les documents en cas de contrôle, prévenir des sorties, en cas d’absence du Directeur et en cas d’évènement grave.
Après
- Faire un état des lieux des locaux, du matériel… - Nettoyer et ranger
- Réaliser le bilan financier - Réaliser le bilan global du fonctionnement - Faire l’inventaire du stock - Faire les sauvegardes informatiques ou les copies des documents utiles
- CSSM : Envoyer le bilan de l’action DJSCS : Saisir les appréciations des stages pratiques sur TAM, il est conseillé de donner aux stagiaires un exemplaire papier signé et tamponné
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2 Les documents administratifs
2.1 Spécificités de chaque ACM Tous les ACM (ci-dessous) sont à DECLARER à la DJSCS au plus tard 2 MOIS avant le début de l’accueil.
Type d’accueils
Public Durée Encadrement Taux d’encadrement minimum Remarques particulières
AV
EC H
EBER
GEM
ENT
Séjours de vacances
Au moins 7 mineurs de 3
à 17 ans
+ de 3 nuits consécutives
Au moins 2 personnes, dont le
directeur
1 directeur adjoint au-delà
de 100 mineurs
1 animateur pour 8 mineurs de moins 6 ans
1 animateur pour 12 mineurs de plus
de 6 ans
Au-delà de 100 mineurs, il faut un adjoint supplémentaire par tranche
de 50 mineurs avec les mêmes obligations de qualification que le directeur.
Séjours courts
Au moins 7 mineurs
De 1 à 3 nuits
Au moins 2 personnes
Une personne majeure responsable des conditions d’hygiène et de sécurité. Pas d’exigence de qualification sauf si le séjour
est un élément accessoire d’un accueil sans hébergement.
Mini-camps Au moins 7
mineurs De 1 à 3 nuits
Au moins 2 personnes
Activité conduite dans le cadre du projet de l’accueil de loisirs sans hébergement. Distance maximum de 2h de l’accueil sans
hébergement. Le directeur doit être disponible rapidement
Fiche complémentaire sur la déclaration d’accueil sans hébergement :
à transmettre au plus tard 2 jours avant le mini camp.
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Séjours de vacances en
famille
De 2 à 6 mineurs
Au moins 4 nuits
consécutives
Encadrement, animation,
surveillance par au
moins un membre (désigné) de la
famille d’accueil.
Pas d’obligation de qualification
En France.
Famille déclarée à la DJSCS.
A partir d’1 mineur si le séjour est organisé par une personne morale dans plusieurs familles
Séjours spécifiques
> 7 mineurs 6-17 ans
À partir d’une nuit.
Au moins 2 personnes, dont une personne désignée directeur de séjour.
Qualification et taux d’encadrement en fonction de l’activité principale du séjour.
Séjours sportifs - Séjours artistiques et culturels - Séjours linguistiques - Rencontres européennes de jeunes - Chantier
de bénévoles.
SAN
S H
EBER
GEM
ENT
Accueils de loisirs
De 7 à 300 mineurs
Au moins 14 jours
consécutifs ou
non sur une année
2h/ jour min.
<50 mineurs : possibilité d’inclure le
directeur dans l’équipe
d’animation
1 pour 8 - 6 ans
1 pour 12 +
6 ans
Fréquentation régulière des mineurs inscrits à qui il est proposé des activités diversifiées
Accueils périscolaires
De 7 à 300 mineurs en
école maternelle et primaire
> 14jours/an 2h/jour min. se déroule les jours où il y a école
Cadre réglementaire
adapté pour les PEDT.
Si PEDT : 1 pour 14 de - de 6 ans 1 pour 18 de + de 6 ans
Hors PEDT : 1 pour 10 - 6 ans 1 pour 14 + 6 ans
À distinguer de la garderie qui a une vocation occupationnelle et non éducative et n'a pas besoin d'être déclarée à la DJSCS.
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Accueils de jeunes
De 7 à 40 mineurs de 14 ans ou
plus
14 jours ou plus/an
Définis par la convention
Définis par la convention
Au moins un animateur qualifié L’organisateur de ce type d’accueil doit signer avec la DDCS une convention qui précise
le taux d’encadrement.
Accueils de au moins 7 mineurs
1 pour 8 - 6 ans 1 pour 12 + 6 ans
Organisateurs : une association dont l’objet est le scoutisme et bénéficiant de
l’agrément du ministère chargé de la jeunesse
scoutisme
COMPOSITION DE L’EQUIPE D’ANIMATION
Quel que soit le type d’accueil, l’équipe d’animation de l’accueil doit être composée de :
Minimum 50 % de personnes qualifiées
Entre 0% et 50 % de personnes en formation
maximum 20 % de personnes non qualifiées Si l’organisateur décide de recruter des animateurs en plus de l’encadrement minimum requis, les obligations de qualifications ne sont pas obligatoires pour les personnes
supplémentaires. Cependant :
- Toutes les personnes de l’équipe d’animation doivent apparaitre sur la fiche complémentaire.
- Le nombre total de stagiaire en cours de validation ne peut pas excéder le nombre total de personne qualifiées
DISPOSITIONS A PRENDRE EN CAS D’ABSENCE DU DIRECTEUR (TOUT TYPE D’ACCUEILS) : Si le directeur doit s’absenter de l’accueil pour raison de service ou de force majeure, il doit prendre toute disposition pour que son remplacement soit assuré par une personne exerçant le rôle d’adjoint de direction. À défaut d’adjoint, une personne (animateur) responsable est désignée pour assurer la direction temporair
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2.2 Documents à avoir sur site : obligatoires
Documents administratifs :
Conseil : conserver et trier ces documents dans des classeurs spécifiques
Attention : ces documents vous seront demandés à chaque contrôle de la DJSCS.
Le séjour :
Les projets éducatif et pédagogique de l’accueil et les documents d’information remis
aux parents ;
L'attestation d'assurance responsabilité civile de l'organisateur1 ;
La version imprimée de la déclaration de l’accueil en état « acceptée » ;
La version imprimée de la fiche complémentaire de l’accueil en état « acceptée » ;
Règlement intérieur de fonctionnement des ACM incluant les critères d’éligibilité ;
Le planning des activités ;
Registre de comptabilité journalière ;
L’équipe d’animation et de direction :
Les diplômes et/ou dossiers de formation en cours de l'équipe d’animation
(directeur, animateurs, …) ;
Le suivi sanitaire du personnel (carnet de vaccination à jour ou attestation du
médecin) ;
Registre de présence du personnel ;
Les enfants et jeunes accueillis :
Le registre de présence des mineurs
Le suivi sanitaire des enfants (fiche sanitaire, vaccinations, antécédents médicaux,
traitement médical avec ordonnance) ;
Le cas échéant, l’avis favorable de la PMI pour l’accueil d’enfants de moins de 6 ans ;
Le cas échéant, l’avis favorable de la DAAF pour la restauration collective sur place ou
en livraison ;
Les locaux :
La convention de mise à disposition des locaux ;
1 Les contrats d'assurance considèrent les conséquences dommageables de la responsabilité civile:
Des personnes organisant l'accueil de mineurs et les exploitants des locaux recevant ces mineurs ;
Des salariés, volontaires et bénévoles intervenants sur l’ACM ;
Des mineurs inscrits à l’ACM
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le plan des locaux et les consignes d’évacuations ;
L’Autorisation Municipale d’Ouverture ;
L’avis favorable de la commission de sécurité (à défaut, l’arrêté municipale
d’ouverture) ;
Infirmerie
Registre d’infirmerie ou carnet de soins ;
12
2.3 Exemples
Fiche initiale : à remplir sur TAM 2 mois avant le début du séjour, à imprimer et conserver
tout au long du séjour.
13
14
Fiche complémentaire : à remplir sur TAM 8 jours avant le début du séjour, à imprimer et
conserver tout au long du séjour.
15
16
3 Le projet de l’ACM
3.1 Projet éducatif
Décret N° 2006-923 du 26 juillet 2006 –art 20, JORF du 27 juillet 2006, en vigueur le 1er septembre 2006 – articles R 227-23 à 26
Le projet éducatif doit obligatoirement être envoyé à la DJSCS lors de la première déclaration de l’accueil À QUOI SERT-IL ET À QUI EST-IL DIFFUSE OBLIGATOIREMENT? Il définit les objectifs de l'action éducative et détermine les orientations du projet pédagogique. Il est transmis :
À la DJSCS, au moment de la première phase de déclaration, et lors des visites ou inspections
Aux équipes pédagogiques afin de connaître les priorités de l’organisateur et les moyens que celui-ci met à leur disposition pour mettre en œuvre ses objectifs.
Aux familles, avant le début de l’accueil, pour mieux connaître les objectifs de l’organisateur à qui elles confient leurs enfants et pour confronter ces objectifs à leurs propres valeurs et/ou attentes,
Aux partenaires de l'action éducative (école, commune, CAF, associations…), qui le demanderaient Il s’agit pour l’organisateur de permettre et de faciliter la mise et œuvre du projet pédagogique et des actions. QUI L’ELABORE ? L’organisateur est le garant du projet éducatif. Il élabore ce projet commun à l’ensemble des accueils qu’il organise. QUELS ELEMENTS DOIT-IL OBLIGATOIREMENT COMPORTER ?
1. Les objectifs (intentions éducatives) et les moyens de l’action éducative des personnes qui dirigent et animent.
2. Les besoins psychologiques et physiologiques des mineurs accueillis, à tout instant (vie collective,
activités – notamment les activités physiques et sportives).
3. Les spécificités de l’accueil de mineurs atteints de troubles de la santé ou en situation de handicap.
4. Les moyens d’information réciproque entre l’organisateur et l’équipe d’encadrement. Les objectifs et moyens définis ne peuvent en aucun cas aller à l’encontre de la garantie de sécurité physique et morale des mineurs accueillis, ni aux textes réglementaires en vigueur.
5. Les moyens pour permettre le fonctionnement des accueils : Les personnes qui dirigent et animent un ACM prennent connaissance du projet éducatif avant leur entrée en fonction. L’organisateur met en place des moyens correspondant à ses objectifs:
Des locaux et des espaces ;
Un budget pédagogique ;
La constitution de l’équipe d’animation, de l’équipe technique, et des modalités de recrutement
(Qualification minimale des animateurs, des personnels de service et de cuisine …) ;
La définition d'horaires d'ouverture ;
Des modalités tarifaires ;
Des conventions de partenariat ;
Des outils d'information et de communication avec les familles ;
Un règlement intérieur ;
Des temps de concertation et de préparation pour les équipes ;
Des modalités d’évaluation et de suivi des projets…
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3.2 Projet pédagogique
Décret N° 2006-923 du 26 juillet 2006 –art 20, JORF du 27 juillet 2006, en vigueur le 1er septembre 2006 – articles R 227-23 à 26
A QUOI SERT-IL ? Il est conçu comme un contrat de confiance entre l'équipe pédagogique, les intervenants, les parents et les mineurs sur les conditions de fonctionnement de l’accueil ; Il sert de référence tout au long de l’action. Il permet de donner du sens aux activités proposées et aux actes de la vie quotidienne et aide à construire les démarches pédagogiques.
Un projet pédagogique doit être élaboré pour chaque accueil, puisque le contexte est différent à chaque fois, du fait du public (tranche d’âge, spécificités, attentes), de la période et de la durée de l’accueil, de la configuration des lieux et des locaux, des ressources disponibles (budget, compétences de l’encadrement, prestataires,…) et des modalités de fonctionnement de l’équipe d’encadrement (temps de concertation, échange sur les pratiques, moyens de régulation en cas de problèmes…). QUI L’ELABORE ? Le directeur/ la directrice de l’accueil, en concertation avec les animateurs (traduit l’engagement de l’équipe). À QUI EST-IL COMMUNIQUE ?
Aux animateurs
Aux représentants légaux des mineurs, avant l'accueil de ces derniers
Aux agents de la DJSCS, lors des visites ou inspections
À leur demande, aux partenaires de l’action éducative
QUELS ELEMENTS DOIT-IL OBLIGATOIREMENT COMPORTER ?
1. Les objectifs pédagogiques déclinés à partir du projet éducatif
Attention ! Trois objectifs peuvent suffire ! Il est important de les expliquer pour qu’ils soient bien compréhensibles.
2. Les activités proposées
Attention ! Le projet pédagogique n’est pas un catalogue d’activités ! Mais le planning de la semaine peut être présenté ainsi qu’une journée type. Ce qui importe surtout c’est la manière dont sont organisées les activités.
3. La répartition des temps respectifs d’activités et de repos
Le public accueilli doit être décrit ici et des distinctions doivent être faites en fonction de l’âge des mineurs. Il est souhaitable d’indiquer les horaires d’ouverture de la structure.
4. Les modalités de participation des mineurs
Il s’agit de repérer comment les mineurs sont associés et participent à l’élaboration et à la mise en place du projet pédagogique (réalisation d’un règlement intérieur, préparation de mini-projets avec les enfants ou les jeunes, organisation de réunions régulières d’information avec eux, de temps de concertation, choix des activités par les enfants ou les jeunes…..etc.)
5. Les caractéristiques des locaux et des espaces utilisés
Ne pas oublier de situer la structure géographiquement et de décrire les espaces extérieurs utilisés. Préciser comment vous aménagez ou transformez les locaux en espace de loisirs. Les informations sur l'environnement sont recueillies par le directeur avec l'aide de l'organisateur, de l'équipe pédagogique, des familles, voire des institutions locales (école, collège, chef de projet ville, …).
6. Les mesures envisagées pour l’accueil des mineurs atteints de troubles de la santé ou de handicaps
Le directeur doit s’informer des particularités générées par la situation de l’enfant et du jeune. Il s’agit de décrire le système d’échanges mis en place avec les parents, la manière dont sera impliqué le mineur accueilli, la manière dont ont été sensibilisés et préparés l’équipe d’animation et les enfants « ordinaires », le choix des activités, …etc.…
7. Les modalités de fonctionnement de l’équipe
Définition des rôles de chacun, degré de responsabilité, répartition des tâches dans le temps, organisation des réunions d’équipe, accompagnement des stagiaires….etc.
8. Les modalités d’évaluation de l’accueil
18
Elle s’effectue à partir des objectifs fixés et des critères doivent être clairement indiqués. Pertinence de l’action, efficacité de l’action, efficience, utilité, cohérence
19
3.3 Planning d’activités (exemple)
période de l'ACM:
dates d'ouverture :
semaine du … / … / … au … / … / …
groupe:
âges:
animateurs:
THEME: … … … … …
HORAIRES LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI
8h - 8h45 : accueil échelonné et activités libres
jeux de société, cartes, dessin, lecture, scoubidoo, …
8h45 - 9h30: mise en train et répartition dans les groupes
rituels, chanson, jeux de socialisation et de présentation, petites danses, ...
9h30 - 10h30: animation et rangement de l'animation
activité manuelle: fabrication de … avec
Madame... Dans la salle …
expression corporelle: danse … avec monsieur
… dans la cour sortie: spectacle … avec
madame …, et monsieur … à la MJC de …
expression corporelle: danse … avec monsieur …
dans la cour
jeux collectif: jeu de … avec monsieur … dans la
cour
10h30 - 11h30 : animation et rangement de l'animation
jeux collectif: jeu de … avec monsieur … dans
la cour
expression artistique: musique… avec madame
… dans la salle …
activité manuelle: fabrication de … avec
Madame... Dans la salle …
expression corporelle: danse … avec monsieur …
dans la cour
11h30 - 12h : collation et bilan de la journée, échanges
avec les enfants menu
Le pointage: en arrivant
L'appel: avec la répartition dans les groupes
Le choix des activités par les enfants : en début de semaine
Le contenu d'une case: activité, animateur, lieu
accompagner le planning de la liste des enfants du groupe
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3.4 Budget de l’organisateur
Période de l'ACM:
Dates d'ouverture
Nombre de jours d'ouverture
Nombre maximum de jeunes accueillis par jour
ACM dépenses par jour pour 1 enfant dépenses par jours (colonne
précédente x nombre d'enfant par jour) dépenses de l'ACM (colonne
précédente x nombre de jours)
alimentation
transport
matériel pédagogique
documentation
pharmacie
intervenant extérieur
communication
frais bancaires
hébergement
entretien et réparation
assurance
rémunération
charges
TOTAL
21
3.5 Fiche de sortie (contenu type)
1. L’itinéraire de la sortie
Le groupe part du centre pour quelle destination ? Quelles sont les étapes s’il y en a ? Quel chemin va être
utilisé ?
2. L’effectif mineur
Combien d’enfants participent à cette sortie
3. Les encadrants
Combien d’animateurs accompagnent le groupe et quel est le nom du responsable de groupe.
4. Le numéro de téléphone
Pour chaque sortie, le responsable doit avoir un téléphone chargé avec du crédit afin de pouvoir joindre le
directeur, l’organisateur, les secours, la DJSCS ou la famille en cas de besoin. Il doit être joignable à tout
moment. Le numéro doit être communiqué sur la fiche sortie.
5. Les horaires
Quelle est l’heure de départ et l’heure de retour prévues. Ces horaires doivent être estimés au plus près afin de
favoriser la réactivité du directeur en cas de problème (retour très retardé à cause d’un accident par exemple
sur une zone sans réseau téléphonique)
6. L’affichage
La fiche sortie, contenant tous ces renseignements, doit être transmise au directeur s’il ne participe pas à la
sortie et affichée à l’entrée du centre en cas de visite des services de contrôle, de la famille ou autres.
7. Sortie à la journée
Les sorties à la journée complète doivent être signalées à la DJSCS sur la fiche complémentaire.
8. Rappel
Pour chaque sortie, un animateur doit être nommé responsable du groupe. Il doit avoir avec lui : la liste des
enfants participants à la sortie, les fiches sanitaires correspondantes, une (ou plusieurs) trousse de soins, les
numéros d’urgence, de l’eau, le matériel nécessaire à la sortie, les coordonnées du chauffeur et du prestataire
de transport et un téléphone chargé avec du crédit. Un repérage des lieux et de l’itinéraire est indispensable.
22
4 L’équipe pédagogique
4.1 Listes des documents « dossier équipe » (contenu type)
1. Le CV et la Lettre de motivation
Comme pour n’importe quel emploi, une candidature doit être motivée et la personne recrutée doit
correspondre aux attentes de l’employeur et aux orientations du projet éducatif de la structure. Le projet
éducatif est communiqué et présenté lors du recrutement..
2. La qualification
Diplôme, brevet, attestation ou certificat de stage qui justifie la qualification utilisée pendant l’ACM.
Se reporter à la liste des diplômes possibles.
3. La pièce d’identité
Un justificatif d’identité prouvant que le titulaire du diplôme et la personne présente sont bien les même
4. La photocopie des vaccins à jour
L’équipe ne doit pas être contagieuse et elle doit avoir la capacité de travailler avec des mineurs.
5. L’AFPS ou le PSC 1
En séjour, il est obligatoire d’avoir un membre de l’équipe « assistant sanitaire ». L’assistant sanitaire doit avoir
au minimum l’AFPS ou le PSC 1 (1er
secours).
6. Le permis de conduire
Si un animateur (ou le directeur) est amené à conduire un véhicule et à transporter des enfants dans le cadre
de l’ACM, il doit justifier de son permis de conduire. Pour utiliser son véhicule personnel, le conducteur doit
être assuré pour son utilisation pour des raisons professionnelles et l’organisateur doit en informer son
assurance et les familles concernées.
7. L’attestation de sécurité sociale
Les animateurs salariés doivent être déclarés à la CSSM et avoir leur propre numéro de sécurité sociale.
8. La déclaration d’embauche
Un document appelé « déclaration d’embauche » doit être rempli et signé avant d’être déposé à la CSSM. Cette
démarche doit être faite avant le début de l’ACM.
9. Le contrat de travail
Un animateur salarié doit signer un document l’engageant sur la période concernée, avec le responsable de la
structure organisatrice. Cette démarche doit être faite avant le début de l’ACM.
10. La feuille de paye
L’animateur salarié doit être rémunéré, selon les clauses du contrat de travail. Cette rémunération a pour
justificatif une feuille de paye.
23
4.2 Fiche de présence « équipe d’animation » (exemple)
FICHE DE PRESENCE DES ANIMATEURS
Semaine du … / … / … au … /… / …
NOM PRENOM TEL DIPLÔME D St St V SQ J1 J2 J3 J4 J5
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
TOTAL
P: présent
D : diplômé St: stagiaire en cours de validation
Abs : Absent
St DV : Stagiaire déjà validé
SQ : sans qualification
24
4.3 Fiche de présence « intervenants » (prestataires, partenaires, bénévoles) (exemple)
FICHE DE PRESENCE DES INTERVENANTS PONCTUELS
Semaine du … / … / … au … /… / …
NOM PRENOM TEL DIPLÔME ACTIVITE DATE arrivé à départ à signature
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
25
4.4 Planning des animateurs (1 planning par animateur) (Contenu type)
PLANNING DE L'ANIMATEUR:
nom de l'animateur
semaine du … / … / … au … / … / …
âges des enfants:
animateurs du groupe:
THEME: … … … … …
HORAIRES LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI
7h30 - 8h : préparation préparation des activités préparation des activités responsable du matériel
péda pour la sortie préparation des activités préparation des activités
8h - 8h45 : accueil échelonné et activités libres
jeux de société cartes dessin scoubidou lecture
8h45 - 9h30: mise en train et répartition dans les
groupes petites danses et chanson histoire
jeux de socialisation et de présentation
petites danses et chanson jeux de socialisation et de
présentation
9h30 - 10h30: animation et rangement de l'animation
activité manuelle: fabrication de … avec le groupe ... Dans la salle …
expression corporelle: danse … avec le groupe …
dans la cour sortie: spectacle … avec le groupe… à la MJC de …
expression corporelle: danse … avec le groupe …
dans la cour
jeux collectif: jeu de … avec le groupe … dans la cour
10h30 - 11h30 : animation et rangement de
l'animation
jeux collectif: jeu de … avec le groupe … dans la cour
expression artistique: musique… avec le groupe …
dans la salle …
activité manuelle: fabrication de … avec le groupe... Dans la salle …
expression corporelle: danse … avec le groupe …
dans la cour
11h30 - 12h : collation et bilan de la journée,
échanges avec les enfants
préparation et distribution de la collation
nettoyage animation du bilan de la
journée préparation et distribution
de la collation animation du groupe
(chanson…)
Le pointage: en arrivant
L'appel: avec la répartition dans les groupes
Le choix des activités par les enfants : en début de semaine
Le contenu d'une case: activité, animateur, lieu
accompagner le planning de la liste des enfants du groupe
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4.5 Liste des équivalences BAFA BAFD et codes correspondant pour TAM
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5 Le public
5.1 Fiches sanitaire de liaison (Cerfa)
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5.2 Fiche de présence « mineurs »
Fiche de présence des mineurs
Nom/Prénom
Samedi …/…/…….
7h 13h 19h
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5.3 Autorisation parentale « sortie »
Autorisation parentale
Sortie
Je soussigné(e)………………………………………………………………………………….(nom du représentant légal du
mineur)………………………………………………………………….……………………………….. (nom du mineur)
□ autorise mon enfant à participer à la sortie…………………………. (nom de la sortie)
organisée par…………………………………………………………………… (nom de l’organisateur de l’ACM), dans
le cadre de l’accueil de loisirs/du séjour de de vacances le…….. (date de la sortie).
□ n’autorise pas mon enfant à participer à la sortie.
A , le , signature
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5.4 Autorisation parentale « droit à l’image »
Autorisation parentale
Droit à l’image
Je soussigné(e)…………………………………………………………………………………. (nom du représentant légal du
mineur)………………………………………………………………….……………………………….. (nom du mineur)
□ autorise gracieusement la publication d’images de mon enfant qui auront été
prises lors de sa participation aux activités organisées par…………………………. (nom de
l’organisateur de l’ACM), dans le cadre de l’accueil de loisirs/du séjour de vacances de
………………………………………….. (période d’ACM) sur tout support de communication et
d’information relatif à la promotion de ses activités (presse écrite, site internet...).
□ n’autorise pas la publication d’images de mon enfant.
A , le , signature
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6 La santé et la sécurité
6.1 Services d’urgence et numéros utiles
SERVICES D’URGENCE & NUMEROS UTILES
Services d’Urgence
SAMU 15 POLICE/GENDARMERIE 17
POMPIERS 18 ALLO ENFANCE EN DANGER 119
SECOURS EN MER DZAOUDZI
0269 62 83 90
APPEL D'URGENCE EUROPEEN 112
Gendarmerie M’tsamboro : 0269 62 13 13
Gendarmerie de Sada : 0269 62 19 22
Gendarmerie de M’zouazia : 0269 62 00 40
GENDARMERIE NATIONALE
Mamoudzou : 0269 61 12 16
Centre antipoison de Marseille
(Mayotte/Réunion) : 04 91 75 25 25
Numéros utiles
Préfecture de Mayotte
BP 676 - 97600 Mamoudzou
: 0269 63 50 00
D.J.S.C.S (Direction de la Jeunesse des Sports et de
la Cohésion Sociale) : 0269 61 60 50
Astreinte : 0639 69 53 11
Conseil Départemental Mayotte
: 0269 64 90 00
D.A.A.F (Direction de l'Alimentation, de
l'Agriculture et de la Forêt de Mayotte
: 0269 62 36 14
Caisse de Sécurité Sociale de Mayotte
: 0269 61 91 91
ARS (Agence régionale de Santé)
: 0269 61 12 25
DIEECTE - Inspection du Travail
: 0269 61 16 57 / 0269 61 13 14
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6.2 Déclaration d’accident grave (Cerfa)
Qu’est-ce qu’un évènement grave ?
Est considéré comme événement grave tout fait accidentel ou non, ayant mis ou pu mettre en péril la
santé et la sécurité physique ou morale des mineurs accueillis, ainsi que celle des intervenants dans
l'accueil.
Il convient donc que les organisateurs ou leurs représentants signalent, conformément à l'article R
227-11 du CASF, les événements suivants :
- décès ;
- accident individuel nécessitant une hospitalisation de plusieurs jours ;
- accident individuel susceptible d’entraîner une incapacité de longue durée ;
- incident ou accident concernant un nombre important de « victimes » (intoxication
alimentaire, etc.) ;
- incident ou accident ayant nécessité l’intervention des forces de l’ordre ou de sécurité;
- incident ou accident ayant entraîné un dépôt de plainte ;
- faits de nature à mettre en péril la sécurité physique ou morale des mineurs (infraction,
affaire de mœurs, etc.) ;
- incident ou accident pouvant donner lieu à une médiatisation importante.
Comment, quand et à qui faire le signalement ?
Le signalement de tout événement grave survenu dans le département doit être effectué sans délai
par l’ACM à la DJSCS de Mayotte:
- les jours ouvrables de 8h00 à 16h00 au 0269 61 60 50 (DJSCS 976 – service jeunesse et vie
associative) ;
- en dehors de ces horaires, au 0639 69 53 11 (astreinte de la DJSCS)
Le formulaire national « Déclaration d’évènement grave en Accueil de Mineurs » doit être rempli par
le directeur de l’accueil et transmis à la DJSCS par e-mail : [email protected]
et/ou [email protected] et/ou [email protected]
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6.3 Fiche infirmerie (Contenu type)
Registre de soins - INFIRMERIE
Date Heure Nom du mineur
malade ou blessé Symptômes Soins effectués
Destination de l'enfant/du jeune Nom de la personne qui a
soigné le mineur Reprise
d'activité Famille Hôpital
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6.4 Liste contenu « trousse pharma » (Contenu type)
Liste indicative
Matériel préconisé :
Gants à usage unique ;
Compresses stériles ;
Pansement micropore hypoallergénique ;
Paire de ciseaux ;
Pince à écharde ;
Lampe de poche ;
Abaisse-langues ;
Bandes
Aspi-venin ;
Thermomètre auriculaire ou frontal.
…
Produits préconisés :
Sérum physiologique en doses unitaires pour nettoyer les yeux, le nez ;
Chlorhexidine aqueuse en doses unitaires pour désinfecter une plaie ;
Crème contre les ecchymoses
Crème solaire haute protection ;
Crème contre les brûlures ;
Crème antihistaminique locale contre les réactions cutanées ;
Shampoing contre les poux
Paracétamol sous forme de sachets ;
Anti-diarrhéique ;
…
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6.5 La sécurité des locaux
Ce que doit faire le directeur :
Il identifie le responsable de sécurité, en lien avec l’organisateur de l’accueil.
l se procure auprès de l’exploitant (privé ou mairie) :
Soit la copie du procès-verbal de la commission de sécurité et prend
connaissance :
- de l’exécution des contrôles périodiques
- de la levée des réserves émises par la commission de sécurité
Soit la copie de l’arrêté municipal d’ouverture des locaux, ou
l’attestation sur l’honneur
s'assure que le signal d'alarme est audible en tout endroit du bâtiment.
l organise des exercices d'évacuation régulièrement :
En hébergement : organiser un exercice en début de séjour et dans les
conditions les plus défavorables (par exemple la nuit)
En accueil sans hébergement : organiser un exercice une fois avec
l’équipe, et à nouveau si l’équipe se renouvelle. Le déroulement de
l’exercice doit être consigné par écrit dans le registre de sécurité ou sur
papier libre (il sera joint par la suite au registre de sécurité),
l s'assure que les consignes d'évacuation sont :
Soient connues de l'ensemble des utilisateurs du lieu ;
Soient affichées dans tous les locaux et circulations (et modifiées si une
partie des locaux est neutralisée, perturbant ainsi l’évacuation).
l veille à ce que les couloirs ne soient pas encombrés et que les sorties de secours
ne soient pas verrouillées en présence du public, fait enlever les objets suspendus
près des sources de chaleur,
l vérifie auprès du maire, en cas d'aménagements ou de travaux envisagés, que le
niveau de sécurité antérieur n'est pas modifié ;
l veille au bon état et au bon fonctionnement des portes coupe-feu (obligatoires
pour les locaux à risque - cuisine, lingerie, réserve…). Lorsqu’elles existent, elles ne
doivent être ni bloquées ni maintenues ouvertes, sauf si elles sont asservies au
système d’alarme au moyen d’un électro-aimant ; l’usage de cales est formellement
interdit.
l s'assure que les stationnements prévus pour les véhicules de secours sont en
permanence dégagés. Si nécessaire, il saisit par écrit le maire, autorité de police, afin
de faire dégager ces aires de stationnement,
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En cas d'alerte, il est indispensable, même si la situation ne présente plus ou pas de
danger, d'appeler les sapeurs-pompiers (18), sauf en cas de déclenchement
intempestif de l’alarme.
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6.6 L’exercice d’évacuation
AVANT L’EXERCICE :
Connaître le plan d’évacuation de l’établissement
Organiser en début de chaque ACM une visite des locaux afin de :
1. faire voir à l’équipe d’encadrement le plan d’évacuation de l’établissement.
2. faire connaître les trajets d’évacuation : cheminements, issues de secours,
lieux de rassemblement, …
3. localiser les extincteurs
4. insister sur l’obligation de laisser libres toutes les voies de sortie.
Programmer le 1er exercice d’évacuation la première semaine de l’ACM.
En cas de rassemblement sur le domaine public (en dehors de l’enceinte de
l’établissement), informer la mairie ou la police municipale de la programmation des
exercices.
Lister et localiser les personnes à mobilité réduite, permanente ou temporaire
(handicap moteur, visuel, auditif, mental).
Prévoir l’espace d’attente sécurisé, pour les personnes à mobilité réduite, ou en cas
d’obstacle empêchant l’évacuation (fumée, flamme, écroulement).
Déterminer les « guide file » et « serre-file »*
Afficher dans chaque salle les consignes d’évacuation, les lieux de regroupement,
et les noms des « guide file » et des « serre file »
* « Guide file » : Animateur qui guide tous les enfants et adultes de la zone vers les
cheminements de sortie attribués.
* « Serre-file » : Animateur qui ferme la marche, en vérifiant qu’il n’y a plus
personne dans les locaux derrière lui. Il ferme les portes sans les verrouiller.
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Pendant l’exercice
Prendre en compte toutes les personnes présentes lors de l’évacuation (parents,
employés de mairie, sociétés extérieures de maintenance…)
Déclencher l’alarme incendie, sonner la cloche ou dans le sifflet pour activer le
plan d’évacuation (et appeler les pompiers en cas d’incendie réel)
Déclencher le chronomètre
Rejoindre les lieux de rassemblement
Arrêter le chronomètre et relever le temps d’évacuation à l’arrivée de la dernière
personne aux lieux de rassemblement
Établir la liste des manquants à l’appel sur les lieux de rassemblement
Transmettre cette liste aux pompiers en cas d’incendie réel
Déclarer la fin de l’exercice
Après l’exercice
Inscrire la date et l’heure de chaque exercice d’évacuation dans le registre de
sécurité incendie
Intégrer le bilan de l’exercice (ci-dessous) dans le registre de Sécurité incendie
Insister auprès de la municipalité sur l’opportunité ou l’obligation de faire passer
une commission municipale de sécurité pour avis.
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Bilan de l’exercice
Date Heure Temps
d'évacuation Commentaires
Exercice n°1
Exercice n°2
Exercice n°3
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Consignes en cas d’incendie DES LA DECOUVERTE D'UN FOYER D'INCENDIE
(le retentissement du signal d'alarme signifie 1 - DONNER L'ALARME
l'évacuation immédiate)
2- FAIRE EVACUER
3 - PREVENIR LE DIRECTEUR DE L’ACCUEIL
4 - APPELER LES SAPEURS-POMPIERS - 18
5 - AVANT DE QUITTER LES LIEUX
S’assurer qu'il n'y a plus personne dans les locaux, sans jamais revenir en arrière
6 - DANS LA FUMEE, SE BAISSER
7 - REJOINDRE LE POINT DE RASSEMBLEMENT
8 - S'ASSURER QUE L'APPEL EST FAIT
9 - SI QUELQU'UN MANQUE À L’APPEL, PREVENIR IMMEDIATEMENT
LES SECOURS DES LEUR ARRIVEE
