Cahier des charges du planning informatisé

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HÔPITAL LÉOPOLD BELLAN

19-21, rue Vercingétorix 75674 Paris Cedex 14

Tél. : 01 40 48 68 68 Fax : 01 43 21 98 13

www.hopital.bellan.fr

INFORMATISATION DES PLANNINGS

CAHIER DES CHARGES

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SOMMAIRE

1. PRESENTATION DU PROJET.................................................................................................................. 3

2. ARCHITECTURE FONCTIONNELLE .................................................................................................... 3

3. LES FONCTIONS ........................................................................................................................................ 4

3.1. M ODELE GENERAL DES FONCTIONS ....................................................................................................... 4 3.2. WORKFLOW DU PLANNING INFORMATISE ............................................................................................. 4 3.3. DESCRIPTION DES PRINCIPALES FONCTIONS ......................................................................................... 6

3.3.1. élaboration du besoin fonctionnel optimal.................................................................................... 6 3.3.2. élaboration du planning théorique :.............................................................................................. 7 3.3.3. élaboration du planning réel.......................................................................................................... 7 3.3.4. gestion des absences....................................................................................................................... 8 3.3.5. validation des présences................................................................................................................. 8 3.3.6. gestion des remplacements............................................................................................................. 9 3.3.7. optimisation des besoins en personnel........................................................................................... 9 3.3.8. gestion des permanences à domicile............................................................................................ 10 3.3.9. gestion des dépassements d’horaires (heures supplémentaires et retards)................................. 10 3.3.10. gestion des nouveaux entrants..................................................................................................... 11 3.3.11. gestion des références horaires.................................................................................................... 11

4. SCHEMA GLOBAL DU FONCTIONNEMENT.................... ................................................................. 12

5. SCHEMA MENSUEL DU FONCTIONNEMENT.................................................................................. 13

6. INFORMATIONS SPECIFIQUES A L’HOPITAL ............... ................................................................. 14

6.1. LEGENDES............................................................................................................................................. 14 6.2. CYCLES DE TRAVAIL ............................................................................................................................ 14

6.2.1. Impact sur les plannings.............................................................................................................. 14 6.2.2. Impact sur la réglementation....................................................................................................... 15 6.2.3. Impact sur la paie......................................................................................................................... 15

7. TABLEAUX DE BORD ............................................................................................................................. 16

8. REQUETES PARAMETRABLES............................................................................................................ 16

9. ECHANGES D’INFORMATIONS AVEC ALFAGRH ............... ........................................................... 16

9.1. DONNEES SPECIFIQUES......................................................................................................................... 16 9.2. FLUX ET INTERFACE ............................................................................................................................. 16 9.3. PRISE EN CHARGE DE L ’ANALYTIQUE .................................................................................................. 17 9.4. GESTION DES TICKETS RESTAURANT (TR) .......................................................................................... 19

10. ORGANISATION ET PROFILS-TYPES ............................................................................................ 19

10.1. REPARTITION .................................................................................................................................... 19 10.2. PROFILS-TYPES................................................................................................................................. 20

11. LES CONTRAINTES............................................................................................................................. 20

11.1. CONTRAINTES DE COUTS DU PROJET (VOIR DEVIS DU PRESTATAIRE) ................................................. 20 11.2. CADRES REGLEMENTAIRES : USAGES, ACCORDS ET CULTURE D’ENTREPRISE.................................... 20 11.3. CONTRAINTES LIEES A L’ INTERFACE ENTRE LE PLANNING ET ALPHA GRH ....................................... 21 11.4. AUTRES CONTRAINTES....................................................................................................................... 22

12. DEROULEMENT DU PROJET............................................................................................................ 23

12.1. PLANNING DE MISE EN ŒUVRE........................................................................................................... 23 12.2. PENALITES FINANCIERES.................................................................................................................... 23

13. POINTS A CONFIRMER...................................................................................................................... 23

ANNEXES ........................................................................................................................................................... 25


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1. PRESENTATION DU PROJET

La solution qui sera retenue et mise en place dans l’ensemble des services et sites de l’Hôpital Léopold Bellan devra permettre de :

� améliorer les flux d’information en termes d’efficacité et de rapidité, � alléger les contraintes administratives et la charge travail, � réduire les sources de contentieux.

Ce logiciel devra impérativement être ludique, intuitif, convivial et être rapide d’exécution.

Références des documents produits :

� Diagnostic Fonctionnel (Annexe n°1) � Contexte règlementaire propre à la gestion des plannings (Annexe n°2) � Recensement des horaires pratiqués au sein de l’Hôpital (Annexe n°3) � Plannings et rubriques de paie (Annexe n°4)

2. ARCHITECTURE FONCTIONNELLE

- Contraintes spécifiques : La mise en place d’un nouveau logiciel sur les sites de l’hôpital Léopold Bellan devra suivre la ligne directrice suivante :

o Le(s) serveurs devront être virtualisables donc non liés à un matériel spécifique pour être intégrés dans la structure logique du système d’information.

o Le nouveau logiciel devra être consultable via un site intranet et éventuellement extranet afin de permettre une facilité d’accès aux plannings et de limiter au maximum l’impression de documents. Le site mis à disposition devra disposer d’accès sécurisés https afin de garantir la confidentialité et la non modification des données par des tiers.

o Il devra exister une interface entre le logiciel de planning et le logiciel de gestion de la paye (Alfa GRH) actuellement en production. Cette interface devra être autonome sous forme de service et devra être entièrement documentée.

o Les transferts d’informations entre le logiciel de planning et le logiciel de paye devront être sécurisés.

o Le logiciel devra pouvoir envoyer une alerte en période de garde par sms afin de prévenir l’administrateur de garde d’une absence éventuelle.

o Le temps d’affichage de l’information sera satisfaisant

- Risques identifiés : o Dispositif de gestion de temps de travail reposant sur un dispositif biométrique

(réseau veineux des doigts de la main ; empreinte palmaire …) o Capacité d’accès au planning sur smartphone (Iphone ou autre…)


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Logiciel

Personnel

3. LES FONCTIONS

3.1. Modèle général des fonctions

- élaboration du besoin fonctionnel optimal - élaboration du planning théorique - élaboration du planning réel - gestion des absences - validation des présences - gestion des remplacements - optimisation des besoins en personnel - gestion des permanences à domicile - gestion des dépassements d’horaires (« heures supplémentaires » et retards) - optimisation de l’utilisation des ressources - gestion des nouveaux entrants - gestion des références horaires

3.2. Workflow du planning informatisé

Légende :

Flux entrants dans le planning

Autres flux

Flux sortants du planning


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1) Echange d’informations o Identifiant commun (N° de sécurité social) o Nom, prénom o Création d’une fiche individuel (Photo, historique des contrats, coordonnées,…) o Intégration d’évènements (Maladie, formation, congés …) modifiant le planning

2) Envoi d’informations pour l’élaboration de la paie o Mise à jour des nouveaux entrants o Heures de récupération o Heures supplémentaires o Maladies o Récupération du Temps de Travail (RTT) o Congés o Formations personnelles ou professionnelles o Absence o Décompte d’heures de nuit o Dimanche travaillé et jours fériés o Astreintes o Compte Epargne Temps

3) Envoi d’informations contractuelles o Durée du temps de travail o Référencement des horaires o Service associé au salarié

4) Informations complémentaires nécessaires à l’élaboration de la paie o Primes o Augmentations o Retenues sur salaire o Remboursement titre de transport

5) Elaboration de la paie o Sortie des bulletins de paie o Vérification des bulletins par le S.R.H

6) Contexte réglementaire o Renseignements concernant toutes les règles en vigueur liées à la gestion du

planning 7) Envoi des indicateurs RH

o Tableaux de bord o Statistiques et autres

8) ETP / Référentiels horaire o Tableau des ETP o 174 référentiels horaires

9) Elaboration / Contestation de la paie 10) Elaboration du planning théorique 11) Echange d’informations sur les ETP pour le planning théorique 12) Messages d’alerte réglementaire 13) Mise à jour planning réel 14) Echange d’informations concernant le planning

o Accord ou désaccord 15) Consultation du planning

o Par le personnel de l’hôpital depuis un extranet (Site web) 16) Affichage des compteurs pour le personnel

o CA acquis o Heures supplémentaires acquises

17) Demandes d’absences (conges, rtt, …) 18) Traitement des demandes

o Validation ou refus des demandes des employés du flux 17 par le S.R.H 19) Création des nouveaux entrants / sortants

o Indépendamment du SRH o Permet d’intégrer rapidement les nouveaux entrants au planning


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3.3. Description des principales fonctions

3.3.1. élaboration du besoin fonctionnel optimal

- définition et objectif o structure abstraite des besoins par fonction et par service. Base de travail sur laquelle

se fixer pour créer le planning théorique. o Cette fonction correspond aux besoins hebdomadaires de chaque service. On peut le

créer en se basant sur les ETP (Equivalent temps plein) [voir document Excel « Liste théorique emplois »]

o Il s’agit d’un compteur nous indiquant les ETP pour chaque fonction qu’il faudra comparer avec le planning théorique pour optimiser la gestion des temps et de l’activité.

o Vérifier grâce à cette fonction du logiciel les écarts (sous effectifs ou sur effectifs) dans un service

- description fonctionnelle

o planning par service o par poste o non individualisé

- principales règles de gestion

o élaboration annuelle o mise à jour en cas de :

� modification temporaire d’activité

o rapport mensuel seulement visible par le SRH

- Exemple

Le besoin fonctionnel optimal va servir de référence sur laquelle se baser pour créer le planning théorique. Il correspond au temps minimal à accorder par fonction et par service.

Planning optimal des besoins Planning théorique

Médecine interne Nombre d'ETP Equivalent horaire

hebdomadaire (base 35h)

Nombre d’employé Equivalent horaire


Chef de service 0,7 24.5h 1 24.5h Médecin 2,4 84h 6 84h Interne 2,0 70h 2 70h

Surveillante 1,0 35h 1 35h IDE jour 5,0 175h 5 175h IDE nuit 2,0 70h 2 70h AS jour 4,0 140h 4 140h AS nuit 4,0 140h 4 140h ASH 4,0 140h 4 140h Secrétaire médicale 2,0 70h 3 70h Masseur-kinésithérapeute 1,0 35h 1 35h Total 28,1 983.5h 33 983.5h

Ces 2 colonnes sont remplies automatiquement

lors de la conception du planning théorique

Ces 2 totaux doivent être le plus proche possible


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Par exemple :

Planning optimal des besoins Planning théorique

Médecine interne Nombre d'ETP Equivalent horaire


Nombre d’employé Equivalent horaire


Médecin 2,4 84h 6 84h

L’ensemble des médecins du service « médecine interne» a une charge de travail minimum de 84h pour satisfaire les besoins du service. Les 6 médecins devront se répartir la charge de travail pour correspondre avec cette prévision.

Un rapport entre le besoin fonctionnel optimal et le planning réel devra être élaboré par

extraction et remis au S.R.H mensuellement.

3.3.2. élaboration du planning théorique :

- définition et objectif o structure contractuelle du temps de travail de chaque salarié au sein de son service :

cycle, horaires, repos hebdomadaires et supplémentaires o poser le cadre réglementaire

� mise en place d’un système de message d’alerte quand non respect du cadre réglementaire

� Création d’un journal des alertes pour le Service des Ressources Humaines

- description fonctionnelle o planning par service o individualisé

- principales règles de gestion

o élaboration annuelle o mise à jour en cas de :

� modification du temps de travail contractuel � réorganisation de l’organisation du temps de travail dans l’établissement � réaménagement du à la répartition du temps de travail au sein d’un service

3.3.3. élaboration du planning réel

- définition et objectif o temps de travail réellement effectué par les salariés o incluant toutes les modifications par rapport au planning théorique (CA, JF, AT, AM,

Récup,…) o générer les informations nécessaires à :

� l’élaboration de la paie � l’organisation des remplacements � l’élaboration des CDD � la gestion des tickets restaurant

- description fonctionnelle o planning par service o individualisé

- principales règles de gestion o le 5 de chaque mois (M) :

� validation du planning M-1 (sauf Aqueduc) � élaboration du planning M+1

o le 25 de chaque mois (M) :


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� mise à disposition auprès du SRH des informations nécessaires à l’élaboration des CDD pour le mois M+1

� validation du planning M-1 de l’Aqueduc pour la gestion des tickets restaurant o modification quotidienne en fonction des événements complémentaires

Le logiciel doit conserver un historique des modifications ponctuelles. Le S.R.H doit

également posséder un système de verrouillage manuel du planning

3.3.4. gestion des absences

- définition et objectif o recensement des périodes au cours desquelles le salarié n’assure pas son temps de

travail conformément au planning théorique o alimentation de compteurs par type d’absence permettant une optimisation et une

anticipation dans l’élaboration des plannings

- description fonctionnelle o planning réel par service o par salarié, par service, au sein de l’établissement o par type d’absence

- principales règles de gestion o absences à valider (congés, récupérations, RTT,…) par le responsable des plannings

puis par l’Infirmière Générale: � saisie des éléments des « Demandes d’autorisation d’absences » sur le

planning réel pour validation � validation ou refus de la demande du salarié et génération, si nécessaire,

d’un besoin de remplacement � incrémentation automatique des compteurs

o absences imposées à l’établissement (arrêts maladie, congés maternité, événements familiaux,…) :

� absences pour lesquelles le délai de prévenance est supérieur à 48h : saisie des éléments uniquement sur justificatif

� sinon : saisie des éléments provisoires et : • confirmation sur justificatif • ou modification du motif de l’absence, en l’absence de justificatif

� génération, si nécessaire, d’un besoin de remplacement

3.3.5. validation des présences

- définition et objectif o confirmer ou infirmer la réalisation du planning réel tel qu’initialement prévu o obtenir une information fiable de l’activité réelle de l’établissement

- description fonctionnelle o planning réel par service o pour l’ensemble du personnel

- principales règles de gestion o en l’absence de dispositif de pointage,

� s’assurer par un contrôle visuel de la présence ou de l’absence effective de chaque salarié

� modifier si nécessaire, le planning réel � valider le planning réel par service

o en cas de dispositif de pointage, traiter quotidiennement les anomalies qui devront directement être prises en compte au niveau du planning réel. (solution non retenue mais devant être envisageable si changement dans le futur)


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3.3.6. gestion des remplacements

Que propose le logiciel pour une gestion centralisée des remplacements par l’Infirmerie Générale?

- définition et objectif o L’Infirmerie Générale (IG) gère tous les remplacements prévus (CA, conditions

personnelles, …) et non prévus (Maladie, …). A ce titre, le planning doit apporter une solution simple et efficace pour gérer ces remplacements.

- description fonctionnelle o Gestion centralisée des remplacements o Par service o Par individu

- principales règles de gestion o Etape 1 : Information sur les employés absents :

� Recensement par le responsable de service (Voir 3.3.4 gestion des absences)

� Mise à disposition en début de mois des absences prévues pour l’IG � Validation de ces absences prévisionnelles par l’IG � Lorsque les absences ont été validées par l’IG, toutes les nouvelles absences

indiquées par le responsable de service seront signalées à l’IG par un message d’avertissement du logiciel.

� Mise à disposition quotidiennement des absences non prévues pour l’IG o Etape 2 : Gestion des remplacements par l’IG

� L’IG a accès à tous les plannings réels et peut y apporter des modifications � Les absences sont répertoriés automatiquement par service et par poste

(Infirmière, aide soignante, …) sous forme d’un tableau. � Remplacements des absents par :

1) le pool de remplacement 2) le surplus d’effectifs 3) les vacataires

� Mise à jour en temps réel des plannings réels o Etape 3 : paie

� A la fin du mois, une synthèse des absences et remplacements est éditée pour faire une vérification

� Une fois cette vérification effectuée, le S.R.H peut bloquer le planning réel pour effectuer la paie.

o Autres règles de gestion : � L’information montante du responsable de service vers l’Infirmerie générale

sur les employés absents doit être validée par le responsable de service et par l’infirmière générale.

� L’information descendante de l’IG vers le responsable de service doit être modifiable (seulement par l’IG)

� Ces 2 règles de gestion permettent à l’IG d’avoir une marge de manœuvre dans la gestion des remplacements

3.3.7. optimisation des besoins en personnel

- définition et objectif o anticiper et planifier les besoins en effectif au sein de l’établissement pour assurer de

manière optimisée la continuité des soins

- description fonctionnelle o sur le planning réel prévu et sur le besoin fonctionnel optimal o par fonction


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o par service et inter-services

- principales règles de gestion o identification des écarts, sureffectif ou sous-effectif, entre le personnel présent prévu

et le personnel nécessaire théorique o confirmation ou ajustement motivé du besoin en personnel par le personnel

d’encadrement de chaque service o gestion des écarts :

a) pour le personnel paramédical et médico-technique : � ajustement si nécessaire du besoin en personnel par le Service des Soins � affectation de remplacements via :

i. le sureffectif tous services confondus (information du salarié par son responsable direct)

ii. le pool de jour ou le pool de nuit iii. le recours aux CDD

b) pour le personnel médical et les fonctions supports : � le recours aux CDD est géré par le responsable hiérarchique direct

o mise à jour du planning réel prévu

3.3.8. gestion des permanences à domicile

- définition et objectif o Planifier et visualiser le personnel d’astreinte de manière à assurer la continuité du

service

- description fonctionnelle o codification particulière au sein du planning réel ou un planning spécifique aux

astreintes o par service ou pour l’établissement

- principales règles de gestion o affectation par le responsable hiérarchique, selon les règles propres à son service

(durée, roulement), des périodes d’astreinte au personnel concerné afin que la permanence soit régulièrement assurée.

o Ce planning doit correspondre à une codification horaire spécifique. Cette codification devra pour être cumulé avec d’autres codifications horaires.

3.3.9. gestion des dépassements d’horaires (heures supplémentaires et retards)

- définition et objectif o comptabilisation des heures réalisées au-delà ou en-deçà des heures contractuelles

afin de gérer ces dépassements en temps de récupération, déductions salariales ou rétribution d’heures supplémentaires dans le respect de la loi TEPA.


o un compteur journalier par salarié renseigné par le responsable hiérarchique o directement dans le planning réel

- principales règles de gestion o Saisie des écarts :

� en l’absence de dispositif de pointage : obligation pour le cadre responsable de saisir quotidiennement les écarts constatés sur le planning réel.

� en cas de dispositif de pointage, traiter quotidiennement les anomalies qui devront directement être prises en compte au niveau du planning réel (solution non retenue mais devant être envisageable si changement dans le futur)

Processus de validation par la Direction/SRH à définir de manière homogène pour l’ensemble des services


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o à chaque fin de cycle, la durée moyenne de travail effectif par semaine au cours du cycle est calculée afin d’identifier les heures supplémentaires potentielles

o mise à jour du compteur en cas de récupération ou paiement heures. Par défaut, ces heures seront des heures de récupération. Il faut prévoir le paiement ponctuel de certaines heures et les décompter des compteurs.

3.3.10. gestion des nouveaux entrants

- définition et objectif o Intégration des informations concernant le personnel nouvellement embauché, CDD

ou CDI, afin de planifier leur activité dès que la décision d’embauche est prise

- description fonctionnelle o Fiche de renseignement récapitulant les informations administratives de chaque

salarié

- principales règles de gestion o saisie des informations administratives définissant le salarié : nom, prénom, type de

contrat, fonction, poste,… o transfert de ces informations dans le logiciel de paie o confirmation des nouveaux entrants par la saisie des éléments complémentaires

obligatoires par le SRH (matricule, coordonnées, salaire, situation familiale,….) Les données confidentielles dans Alfa GRH ne doivent pas être divulguées aux cadres.

3.3.11. gestion des références horaires

- définition et objectif o Intégration des informations concernant la codification de tous les horaires pratiqués

au sein de l’établissement afin d’avoir un référentiel d’horaires commun à l’ensemble des plannings

o Applicable à tous les services o Possibilité de créer ponctuellement par le cadre un horaire libre (Cet horaire libre est

crée par le responsable du planning, approuvé par le S.R.H avant son utilisation et seul le S.R.H pourra le supprimer.)


o listing de l’ensemble des références horaires

- principales règles de gestion o modification d’un horaire existant non autorisée o suppression d’un horaire existant autorisé uniquement lorsque celui-ci n’est plus

utilisé dans les plannings et qu’il n’influe pas sur le roulement des gens. o seul le S.R.H est habilité à modifier ce référentiel o création d’un nouvel horaire


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4. SCHEMA GLOBAL DU FONCTIONNEMENT

Etape n°5 : Du 25/m au

05/m+1

Elaboration du besoin fonctionnel

optimal

Etape n°1 : une fois par an

Etape n°2 : une fois par mois

Non individualisé Base de travail pour les autres plannings

Construit sur les ETP

Création du planning théorique

Individuel Par service

Application du cadre réglementaire (Messages d’avertissement)

Etape n°3 : Quotidiennement

Mise en application du planning et

vérification de son respect

Mise à jour du planning réel en

fonction de l’étape précédente

Référencer les écarts constatés Individuel

Par service Fait par le responsable du service

Validation du planning par le responsable du

service puis par le l’Infirmerie Générale

Etape n°4 : Quotidiennement

Etape n°6 : Du 05/m+1 au 31/m+1

Transfert des informations vers Alfa GRH, création de la

paie, vérification puis verrouillage du

planning

Individuel Par service

Fait par le responsable du service

Individuellement Par service

Ne concerne que le SRH


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5. SCHEMA MENSUEL DU FONCTIONNEMENT

Voici les échéances clés qui permettront une utilisation optimale du planning :

Soit M le mois de l’élaboration de la paie :

o M-2 : création du planning théorique o 01/M-1 au 30/M-1 : Mise à jour du planning réel o 01/M au 02/M : Validation du planning réel par les responsables des plannings o 01/M au 05/M : Calcul et envoi des tickets restaurants à Aqueduc o 03/M au 08/M : Validation du planning réel par le concerné (cette validation doit avoir

lieu durant le temps de travail effectif) o 09/M au 10/M : Validation définitive par le responsable des plannings o 10/M au 11/M : Verrouillage du planning par le SRH o 12/M au 24/M : Incorporation de la valeur des tickets restaurants à la paie o 12/M au 31/M : Elaboration de la paie par le SRH (ne concerne pas directement le

planning) Attention, pour certaines personnes, la validation du planning ne sera pas toujours possible (Ex : Les infirmières sont de repos 1 semaine sur 4. Elle ne pourra donc pas valider le planning 1 fois toutes les 4 semaines). Quelle solution propose le prestataire ?

Voici une mise en situation de l’élaboration de la paie du mois d’avril 2010 au travers d’un diagramme de GANTT. Les flèches entre 2 tâches signifient que la tâche précédente doit impérativement être achevée pour commencer la nouvelle tâche.

Dates mensuelles constantes à verrouiller sur le planning


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6. INFORMATIONS SPECIFIQUES A L’HOPITAL

6.1. Légendes

Voici les légendes des codes à mentionner sur le planning

Un code des couleurs sera également à respecter :

o Infirmier : Vert

o Aide soignant : Rose

o A.S.H : Mauve ou jaune

o Personnel de nuit : Bleu

o Jour supplémentaire travaillé : Rouge

6.2. Cycles de travail

6.2.1. Impact sur les plannings

Pour les employés, le temps de travail n’est pas définit en horaire hebdomadaire, mais en cycle (de 1, 2, 3, 4, 7 et 8 semaines). Le responsable des plannings doit pouvoir élaborer le planning théorique selon le cycle de chacun. Les cycles n’impactent pas la création du planning réel.

CODE LIBELLÉ ABS absence non rémunérée AT accident du travail CA congé annuel CAS congé annuel supplémentaire ou bonus CE congé exceptionnel CP congé parental CSS congé sans solde E congé enfant malade F férié pris le jour même FP formation professionnelle H.DEL heures délégation syndicale HC heure complémentaire HS heure supplémentaire M maladie MA maternité R repos hebdomadaire RF récupération férié RFP récupération formation professionnelle RHC récupération heure complémentaire RHG récupération heures de garde RHS récupération heure supplémentaire


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6.2.2. Impact sur la réglementation

Certaines contraintes réglementaires sont liées aux cycles. Par exemple les brancardiers des services généraux disposeront de 8 jours de repos supplémentaire par cycle. Les contraintes indiquées par le S.R.H devront donc pouvoir être vérifiées selon les cycles.

6.2.3. Impact sur la paie

Rappel : Les heures supplémentaires effectuées à la demande du responsable donnent lieu à un éventuel paiement ou une récupération.

Le calcul des heures supplémentaires doit se faire selon le cycle de chacun et selon la base des 35h. Ainsi, un employé ayant un cycle de 2 semaines comptabilisera des heures supplémentaires lorsqu’il fera plus de 70h par cycle. Le paiement de ces heures supplémentaires est effectué à 1 mois d’écart. Ainsi, pour un cycle se terminant le 07 M, les heures supplémentaires seront payées fin M+1. Pour mieux comprendre la notion de cycle, voici les dates des cycles pour l’année 2010 des aides soignants et des infirmiers.

Cycles Du Au Paiement

1 11 janvier 2010 07 février 2010 Mars 2010

2 08 février 2010 07 mars 2010 Avril 2010

3 08 mars 2010 04 avril 2010 Mai 2010

4 05 avril 2010 02 mai 2010 Juin 2010

5 03 mai 2010 30 mai 2010 Juin 2010

6 31 mai 2010 27 juin 2010 Juillet 2010

7 28 juin 2010 25 juillet 2010 Août 2010

8 26 juillet 2010 22 août 2010 Septembre 2010

9 23 août 2010 19 septembre 2010 Octobre 2010

10 20 septembre 2010 17 octobre 2010 Novembre 2010

11 18 octobre 2010 14 novembre 2010 Décembre 2010

12 15 novembre 2010 12 décembre 2010 Janvier 2011

13 13 décembre 2010 09 janvier 2011 Février 2011


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7. TABLEAUX DE BORD

Indicateurs principaux qui doivent ressortir automatiquement de l’informatisation du planning

Tableau de bord Par salarié Par service Par établissement

Suivi de l’absentéisme X X X Etat des droits ouverts (CA, RTT, R12, RF, …) X X Suivi des formations par année calendaire X X X Suivi de l’effectif par population, par type de contrat et par motif de remplacement

X X

Toutes les éditions des indicateurs ou des statistiques devront pouvoir être facilement

exportés sur les outils du pack office, et notamment sur Excel pour assurer une utilisation optimale de ceux-ci.

8. REQUETES PARAMETRABLES

Possibilité pour les cadres responsables de réaliser des statistiques et des analyses via des requêtes multicritères (heures supplémentaires, suivi des absences par motif,…)

9. ECHANGES D’INFORMATIONS avec ALFAGRH

[Voir les possibilités de flexibilité d’Alfa GRH]

Si l’on peut créer une interaction entre Alfa GRH et le planning informatisé, qui prendra la responsabilité en cas de panne ? Alfa ou l’entreprise s’occupant du planning ?

9.1. Données spécifiques

- Informations concernant les nouveaux entrants pour la création dans Alfa - Compteurs :

o CA o RTT o Repos Compensateur légal et de remplacement

9.2. Flux et Interface

- Reprise des informations concernant les salariés existants sous Alfa GRH o Identité o Etat civil o Emploi o Affectation o Profils o Contrat

- Définir la clé de correspondance permettant l’identification de manière unique d’un salarié entre Alfa et l’outil de planning

- Dans le planning, il faut pouvoir saisir individuellement le temps de pause pris par le salarié.

Celui-ci, lors de l’élaboration de la paie, sera décompté de la plage horaire du planning car la pause n’est pas payée. Exemple : Un salarié travaillant de 8h à 20h et ayant un temps de pause de 50 min, son temps de travail effectif sera de 11h10, et non 12h.

- Liste des éléments du planning nécessaire à AlfaGRH pour la réalisation des paies

o Informations du planning à renseigner automatiquement dans Alfa � Heures travaillées planning (code Alfa n° 0100) � Absences (code Alfa n°650) :

• maladie (code Alfa n°150)


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• maternité (code Alfa n°160) • formation (code Alfa n°200) • enfant malade (code Alfa n° 210) • événements familiaux (code Alfa n°220) • récup jours fériés ((code Alfa n°230) • jour RTT ((code Alfa n°240) • congrès (code Alfa n°250) • congés paternité (code Alfa n°260)

� Nuit UNIFED (code Alfa n°235) � Accident de travail (code Alfa n°270) � Absences en jours (code Alfa n°280) � Congé

• sans solde (code Alfa n°290) • parental (code Alfa n°300) • sabbatique (code Alfa n°310) • formation non rémunérée (code Alfa n°660)

� Maternité non subrogée (code Alfa n°320) � Maladie non subrogée (code Alfa n°330) � RH de compensation de nuit (code Alfa n°565) � Heures permanence à domicile (code Alfa n°570) � Heures complémentaires (code Alfa n°500) � Heures complémentaires exo loi TEPA (code Alfa n°5 01) � Heures complémentaires 25% (code Alfa n°502) � Heures complémentaires 25% exo loi TEPA (code Alfa n°503) � Heures supplémentaires :

• 25% (code Alfa n°501) • 25% exo loi TEPA (code Alfa n°511) • 50% (code Alfa n°520) • 50% exo loi TEPA (code Alfa n°521) • 100% (code Alfa n°530) • 100% exo loi TEPA (code Alfa n°531) • 100% / 493 (code Alfa n°540) • 100% / 493 exo loi TEPA (code Alfa n°541)

� Heure d’absences non rémunéré en heure (code Alfa n°600) � Invalidité (code Alfa n°680)

o Compteur du planning à renseigner automatiquement dans Alfa

� Congés Payés (accumulés – pris) (code Alfa n° 0110 ) � Heures de permanence dans l’établissement (code Alfa n°560) � Heures rémunérées hors heures sup. � Heures travaillées

9.3. Prise en charge de l’analytique

- définition et objectif o Un employé n’est pas nécessairement attitré à un service. Il peut travailler dans

plusieurs services avec des ratios temporels différents (50/50, 20/80, …). Cette mobilité n’impact pas la paie mais doit être connue par le S.R.H (par exemple pour faire des extractions sur la masse salariale, …)

- description fonctionnelle o L’appartenance d’un employé à un ou plusieurs services doit être détaillée. Pour cela,

le planning devra permettre de répertorier automatiquement les salariés selon ces services

o Individuel

- Solution 1 :


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o A la fin de chaque mois, le planning réel indique à Alfa le ratio du nombre d’heures effectuées par un salarié dans chaque service sur le nombre total de ses heures de travail.

o Ce ratio est rentré automatiquement dans Alfa une fois que le planning réel a été bloqué par le S.R.H.

o Exemple :

- Solution 2 :

o A la fin de chaque mois, le planning réel indique à Alfa le ratio du nombre d’heures effectuées par un salarié par poste sur le nombre total de ses heures de travail.

o Ce même poste est rattaché à un service unique. En créant l’analytique par poste, on obtient en additionnant les postes de chaque service l’analytique par service.

o Ce ratio est rentré automatiquement dans Alfa une fois que le planning réel a été bloqué par le S.R.H.

o Exemple :

- Solution 3 : o A la fin de chaque mois, le planning réel élabore le ratio du nombre d’heures

effectuées par un salarié dans chaque service sur le nombre total de ses heures de travail sans passer par Alfa .

o Ce ratio peut donner lieux à des extractions sous Excel à la demande du S.R.H

Le fournisseur du service devra choisir (avec l’accord de la direction de l’hôpital) et mettre en place la solution technique qu’il considère comme la plus adéquate pour gérer l’analytique.

Madame X : Agent des Services Hospitaliers Service Nombre d’heures effectuées dans le service Ratio référencé dans Alfa

Médecine interne 7 20 % SSR Gériatrie 21 60 %

Neurologie 7 20 % Total 35 h 100%

Apparition de la répartition dans Alfa 7 MI / 21 SSRGR / 7 N 100%

Madame X : Agent des Services Hospitaliers Poste Nombre d’heures effectuées sur le poste Ratio référencé dans Alfa

ASH n°1 – Médecine interne 7 20 % ASH n°2 – Médecine interne 21 60 %

ASH 3 – SSR Gériatrie 7 20 % Total 35 h 100%

Apparition de la répartition par poste dans Alfa

7 ASH n°1 MI / 21 ASH n°2 MI / 7 ASH n°3 SSRGR

100%

Apparition de la répartition par service dans Alfa

28 MI / 7 SSRGR 100%


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9.4. Gestion des tickets restaurant (TR)

- objectifs o Faciliter la distribution des TR pour le SRH o Impacter directement la paie

- description fonctionnelle o Envoi direct sur Alfa du nombre de TR distribués o Les tickets dus sont élaborés du 01/M au 05/M o Sur la base du planning théorique o En incluant les écarts constatés du mois précédent (grâce au planning réel M-1) o Exemple :

- principales règles de gestion o TR versés au personnel allant travailler sur le site de l’Aqueduc o 1 journée de travaille effective = 1 TR o Les tickets sont reversés si le travail effectif du matin se termine après 12h o Les tickets sont reversés si le travail effectif de l’après midi commence avant 14h

10. ORGANISATION ET PROFILS-TYPES

10.1. Répartition

- l’ensemble des services des 2 sites de l’Hôpital Léopold Bellan : o Montparnasse :

� Direction Générale � Service des Soins :

� Infirmerie générale � Consultations � Service social � Diététique

� Pôles médecine : � Médecine Interne � Neurologie � Gériatrie � Nuit

� Pôles médico-techniques : � Biologie médicale � Imagerie médicale

� Service Pharmacie/Stérilisation � Fonctions support :

� Service Ressources Humaines � Département de l’information médicale � Service de la gestion des risques et de la qualité � Services Financiers � Service informatique � Services économiques, techniques et logistiques

o Aqueduc : � Service UMPR � Service URCV

Ecart constaté pour un employé X travaillant à Aqueduc Nombre de tickets versés M-1 (indication du planning théorique début M-1) 15 TR Nombre de tickets réellement dus M-1 (indication du planning réel fin M-1) 12 TR

Ecart constaté M-1 Surplus de 3 TR Nombre de tickets dus M (indication du planning théorique début M) 22 TR

+/- écart constaté M-1 - 3 TR Nombre de tickets versés M 19 TR (22-3)


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10.2. Profils-types

- population o SRH o Personnel d’encadrement :

� Médecins chefs de service � Coordonnateurs de pôles et Responsables de service (surveillantes,

infirmières major, …) � Cadres des fonctions supports

o Régulateur/référent

- Gestion des droits d’accès o Administrateur o Gestionnaire o Utilisateurs

11. LES CONTRAINTES

11.1. Contraintes de coûts du projet (Voir devis du prestataire) 11.2. Cadres réglementaires : Usages, accords et culture d’entreprise

Le planning doit fixer la réglementation (par exemple envoyer des messages d’avertissement

lorsque la réglementation n’est pas appliquée) mais ne dois pas bloquer l’utilisateur dans sa décision et lui laisser une marge de manœuvre selon des appréciations personnelles plus subjectives.

- La durée de temps de travail o Du dimanche 0 heure au samedi minuit o Amplitude hebdomadaire : De 21 heures minimum à 44 heures maximum sans

heures supplémentaires. o Le nombre de jours de repos est fixé à deux jours en moyenne par semaine et

le nombre de dimanches non travaillés sur l’année doit au moins être égal à 15 hors congés payés.

o Pour les médecins dont le temps de travail est établi sur deux semaines, le nombre de jours de repos hebdomadaire est fixé à trois par quatorzaine dont au moins deux jours de repos consécutifs.

o La convention collective prévoit qu’à compter du premier jour du troisième mois de grossesse, la femme enceinte travaillant à temps complet, bénéficie d’une réduction de son temps de travail quotidien d’une heure.

- Le travail de nuit

o Durée maximale quotidienne : 12 heures. o Durée maximale hebdomadaire : 44 heures o La plage horaire du travail de nuit doit être définie par chaque établissement

en déterminant une plage nocturne de 9 heures continues au sein de la période comprise dans l’amplitude de 21 heures à 7 heures.

o La durée du repos hebdomadaire légal est de 24 heures consécutives minimum, à ce repos s’ajoutent les 11 heures légales de repos quotidien, soit 35 heures.

o Emploi visé : � les infirmier(e)s de nuit, � les aides-soignant(e)s de nuit, � le veilleur de nuit, � le personnel d’encadrement de nuit (coordonnateur et surveillant)

o Récupération : � lorsque la durée de travail dépasse 8 heures, les salariés bénéficient d’un

repos d’une durée équivalente au dépassement distin ct du temps de repos quotidien


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� R12 : 1 h par nuit travaillée, � 2 nuits par an en raison de la sujétion au travail de nuit.

- Gardes, astreintes, remplacement : o Les gardes dans l’établissement ne peuvent pas excéder 2 nuits par semaine

et 2 dimanches ou jours fériés par mois o Les astreintes à domicile ne peuvent pas excéder 3 nuits par semaine et 2

dimanches ou jours fériés par mois o Les permanences :

� Dans l’établissement : ne peuvent pas excéder 5 nuits par mois par salarié ainsi qu’un dimanche ou jour férié par mois à domicile

� A domicile : ne peuvent pas excéder 10 nuits par mois par salarié ainsi qu’un dimanche ou jour férié par mois

- Congés annuels : o 25 jours ouvrés acquis du 1er mai (A-1) au 30 avril (A) o 2,5 jours acquis par mois o processus de demande de congés :

� S-6 si nécessité d’un remplacement � S-5 si pas de remplacement nécessaire � J+15 après le dépôt pour notifier l’autorisation d’absence

11.3. Contraintes liées à l’interface entre le planning et Alpha GRH

- Les heures supplémentaires o Constituent des heures supplémentaires les heures effectuées :

� Au-delà de 35 heures par semaine. � Au-delà de la durée moyenne de trente-cinq heures hebdomadaires

calculée sur la période de référence de quatre semaines au plus o Contingent annuel : 110 heures o Majoration :

� 25 % de la 79e heure à la 94e heure par deux semaines consécutives � 50 % au-delà de la 94e heure par deux semaines consécutives � 100 % pour les heures supplémentaires effectuées la nuit (de 21 h à

6 h) ainsi que les dimanches et jours fériés o Repos compensateur de remplacement :

� Le paiement majoré des heures supplémentaires peut être partiellement ou totalement remplacé par un repos compensateur conformément aux dispositions légales et réglementaires. Le repos compensateur de remplacement sera privilégié au paiement des heures supplémentaires.

� 50% au-delà de la 41ème heure, 100% dès la 36ème heure au-delà du contingent annuel.

o Récupération : R12 : 1 h par nuit travaillée

- D’après la convention, l’indemnisation des dimanches et jours fériés est due pour toute heure commencée. (Article A.3.3 de la CCN)


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11.4. Autres contraintes - Problème de dysfonctionnement structurelle qui peuvent impacter négativement sur le

planning. o Flux de communication (Circuit d’information non formalisé)

� Qui fait quoi ? � Où chercher l’information ? � Qui informer et sous quel format ?

o Personnel d’encadrement � Pas de processus d’intégration existant, d’où une absence

d’information, de formation et d’accompagnement : • gestion personnalisée des plannings et modes de

fonctionnement disparates entre les services • risques d’erreur dans la gestion du personnel

� Manque de clarté concernant le niveau de responsabilité et le pouvoir

de l’encadrant • disparité dans le processus de validation, de prise de décision

et d’arbitrage

o Processus de Gestion des plannings � Pas de responsable identifié, garant du respect des processus :

• utilisation de plannings spécifiques mise en place par certains services : Achats, Service Technique, URF, Pharmacie, Médecine interne, …

• processus de Gestion des autorisations des absences non appliqué (1er trimestre 2008)

� Validation des plannings réels par les salariés plus ou moins

appliquée par Service : difficulté d’obtenir la signature de tous les salariés dans un délai très court, qui ne tient pas compte de leurs absences

� Difficulté dans la mise en œuvre de la validation hebdomadaire des

plannings réels pour la réalisation des CDD

o Actions SRH ayant un impact sur les plannings : � les erreurs identifiées par le SRH, sont rarement reportées sur les

plannings réels (Excel) – information communiquée aléatoirement � la communication du SRH vers les services est principalement orale � la confirmation des Formations est faite directement et uniquement

auprès du salarié – à quelques exceptions près � les soldes de CA et autres récupérations sont faites à la demande des

responsables de service et au fil de l’eau

- Le planning informatisé devra quand être revérifiez pour ne pas commettre d’erreur. Le support papier ayant disparu, une édition devra être créée mensuellement et indiquera au S.R.H toutes les modifications apportées au planning théorique (ainsi que le nom de l’utilisateur ayant effectué ces modifications).


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12. DEROULEMENT DU PROJET

12.1. Planning de mise en œuvre

Etape Responsable échéance

1. Phase de conception : - Analyse de l’existant - Analyse des écarts - Analyse des besoins

MOA* 19/06/2010

2. Choix du prestataire - Choix final de l’outil et du prestataire

MOA 30/09/2010

3. Phase de réalisation

- Développements spécifiques - Tests unitaires et tests de chaîne

MOE* 31/01/2011

4. Phase de déploiement et de tests - Mise en place du paramétrage - Tests fonctionnels - Tests d’intégration au sein d’un premier service test - Gestion du changement : communication et implication des utilisateurs clés

MOE MOA MOA

MOE/MOA

31/03/2011

5. Formation des utilisateurs MOE 30/04/2011

6. Mise en œuvre de l’outil dans l’intégralité des services MOE/MOA 30/05/2011

• MOA : maître d’ouvrage (HLB), MOE : maître d’œuvre (le prestataire)

12.2. Pénalités financières

A compléter

13. POINTS A CONFIRMER

- Technique o Quelle solution propose l’outil pour gérer des événements multiples au sein d’une

même journée ? (heures de délégation, participation à des groupes de travail, astreintes…)


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Annexes

Annexe n°1 : Diagnostic fonctionnel de l’hôpital... ........................................... 25

Annexe n°2 : Contexte règlementaire propre à la ges tion des plannings ....... 31

Annexe n°3 : Recensement des horaires pratiqués au sein de l’Hôpital......... 46

Annexe n°4 : Plannings et rubriques de paie ........ .......................................... 47 Ces annexes ne sont pas exhaustives. Des données peuvent apparaitre,

disparaitre ou évoluer continuellement. Elles permettent au prestataire d’obtenir des données sur le contexte de l’hôpital Léopold Bellan qui pourront lui permettre de mieux apprécier le cadre du cahier des charges.


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Annexe n°1 : Diagnostic fonctionnel de l’hôpital I – Dysfonctionnements structurels

1. Horaires de travail non référencés au sein de l’ établissement - Pour les plannings sur lesquels les horaires ne sont pas codifiés : � non respect de l’obligation légale d’affichage � pratique d’horaires personnalisés

2. Flux de communication

- Circuit d’information non formalisé : � Qui fait quoi ? � Où chercher l’information ? � Qui informer et sous quel format ?

3. Personnel d’encadrement

- Pas de processus d’intégration existant, d’où une absence d’information, de formation et d’accompagnement : � gestion personnalisée des plannings et modes de fonctionnement disparates entre les services � risques d’erreur dans la gestion du personnel

- Manque de clarté concernant le niveau de responsabilité et le pouvoir de l’encadrant � disparité dans le processus de validation, de prise de décision et d’arbitrage

4. Processus de Gestion des plannings

- Pas de responsable identifié, garant du respect des processus : o utilisation de plannings spécifiques mise en place par certains services : Achats, Service Technique, URF, Pharmacie, Médecine interne, … o processus de Gestion des autorisations des absences non appliqué (1er trimestre 2008)

- Validation des plannings réels par les salariés plus ou moins appliquée par Service : difficulté d’obtenir la signature de tous les salariés dans un délai très

court, qui ne tient pas compte de leurs absences - Difficulté dans la mise en œuvre de la validation hebdomadaire des plannings réels pour la réalisation des CDD - Actions SRH ayant un impact sur les plannings : o les erreurs identifiées par le SRH, sont rarement reportées sur les plannings réels (excel) – information communiquée aléatoirement o la communication du SRH vers les services est principalement orale o la confirmation des Formations est faite directement et uniquement auprès du salarié – à quelques exceptions près o les soldes de CA et autres récupérations sont faites à la demande des responsables de service et au fil de l’eau


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II – Ecarts par rapport au cadre règlementaire 1. Transverse à toutes les fonctions

Ecarts Référence Services concernés � Les horaires de travail de chaque salarié doivent être

affichés au sein de chaque service via le planning Manquant pour certains salariés

- Médecine Interne = AS et ASH - Nuit - Radiologie - Pool de remplacement Jour - Infirmerie générale - Comptabilité - Admission & Caisse / Aqueduc - Admission / HLB - Informatique - DIM - SRH - Achat - Restauration

� Référence de la semaine de travail différente : - du lundi 0h - au dimanche minuit

Accord d’établissement du 21/12/1999 sur la RTT et convention collective : la référence de semaine de travail est : - du dimanche 0h - au samedi minuit

Tous

2. Personnel d’encadrement

Ecarts Référence Services concernés � Planning théorique : 239,5 heures par cycle (//au minimum 245

heures) Laboratoire

� Les horaires pratiqués par la surveillante ne sont pas mentionnés ni codifiés sur le planning (seule la durée du temps de travail est précisée)

CCN Laboratoire

� Durée des cycles non conforme : rien, 2 ou 4 semaines Accord d’établissement sur la RTT : - Surveillants et surveillants-chef : cycle de 8 semaines + 1 jour de repos supplémentaire par cycle

Consultations, , médecine interne


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3. IDE Ecarts Référence Services concernés

� Temps de travail théorique par cycle : 144 h Cependant en raison de la pose de CA et de Récupération, il n’est pas fréquent qu’un IDE effectue la totalité du planning théorique (environ 10 à 11 jours travaillés par cycle)

Accord d’établissement sur la RTT et convention collective : la durée moyenne hebdomadaire d’un cycle ne doit pas être supérieure à 35 heures

Tous

� Confusion dans la conception du planning théorique. Planification de 7 jours de travail par quatorzaine, soit 14 jours travaillés par cycle avec attribution de 2 "RTT"

Accord d’établissement sur la RTT : dispositions particulières des IDE et AS de nuit : 6 jours travaillés par quatorzaine, soit 12 jours par cycle

Equipe de nuit

� Planning réel non renseigné Equipe de nuit 4. AS

Ecarts Référence Services concernés � Confusion dans la conception du planning théorique. Planification de 7 jours de travail par quatorzaine, soit 14 jours travaillés par cycle avec attribution de 2 "RTT"

Accord d’établissement sur la RTT : dispositions particulières des IDE et AS de nuit : 6 jours travaillés par quatorzaine, soit 12 jours par cycle

Equipe de nuit

� Intégration de la durée de pause dans le temps de travail renseigné sur le planning théorique => 12 h et non 11h10

Usage Médecine Interne

� Attribution de 18 RTT sur l'année + 5 RTS Accord d’établissement sur la RTT : le personnel AS n’est pas ayant-droit aux jours de RTT

Médecine Interne

� 13 jours travaillés + 1 RTT par cycle => 145,17 h � Paiement de 12 h les dimanches et jours fériés : 2 week-end par

cycle => 145,17 + 1,67 = 146,84 h

Accord d’établissement sur la RTT : la durée moyenne de travail par cycle du personnel AS doit être de 35 heures par semaine

Médecine Interne :

� Planning réel non renseigné Equipe de nuit � Cycles de 4 semaines Accord d’établissement sur la RTT :

Cycle de 2 semaines pour les services ayant moins de 3.5 AS

Consultations

� Cycle de 1 semaine Accord d’établissement sur la RTT : Cycle de 2 semaines pour les services ayant moins de 3.5 AS

SSR


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5. ASH Ecarts Référence Services concernés

� Cycles de 4 semaines Accord d’établissement sur la RTT : Cycle de 6 semaines pour les services ayant plus de 3.5 ASH et sinon, cycle de 2 semaines

médecine interne, SSR, Neurologie

� Absence de cycle Accord d’établissement sur la RTT : Cycle de 2 semaines

Services Généraux (Bio-nettoyage)

6. Agents de Service / Agents de Soins

Ecarts Référence Services concernés � Un horaire différent supplémentaire par rapport au niveau

règlementaire : • 9h – 17h

URF Commission du 09/09/2002 pour le Personnel des Admissions précise les horaires suivants, avec 1h de pause :

- 8h30 – 16h30 - 9h30 – 17h30

URF Aqueduc

7. Brancardiers

Ecarts Référence Services concernés � Cycles de 3 semaines avec 3 jours de repos supplémentaires Accord d’établissement sur la RTT :

- Cycles de 8 semaines avec 8 jours de repos supplémentaires

Service des Soins

8. Masseurs – Kinésithérapeutes

Ecarts Référence Services concernés � Horaires et durée de travail non conformes à ce qui est défini au

niveau règlementaire : - 8h48 – 17h30 pour une durée de 7h42 - 21 jours de repos supplémentaires par an

URF Commission du 09/09/2002 indique : - 8h25 – 17h15 ou 8h55 – 17h45 pour une durée de

7h48 - 23 jours de repos hebdomadaires supplémentaires

par an

URF Aqueduc


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9. Techniciens / Manipulateurs Ecarts Référence Services concernés

� Planning réel non renseigné Radiologie � Absence de cycle Accord d’établissement sur la RTT et convention

collective : le cycle des Manipulateurs en imagerie médicale est de 6 semaines avec ½ jour par semaine ou 1J par quatorzaine de repos supplémentaire par cycle

Radiologie

� Gardes de nuit (> à 5 nuits par mois) réalisées dan s la continuité des journées de travail

� Décompte et paiement erroné quant aux majorations pour travail effectif durant les gardes

� Garde du Dimanche : 25heures au lieu de 23heures - Jour : affectation de 12h - Nuit : affectation de 13h au lieu de 11h

� Horaires de référence pour le travail de nuit erronés (22h-6h au lieu de 21h-6h)

� Non respect des 2 jours de repos hebdomadaires lors des gardes de week-end (1 seule journée récupérée, cell e du samedi)

Application de l’article 05.07.1 de la CCN 51 non conforme aux articles L3121-1 et suivants du nouveau Code du Travail

Radiologie

10. Secrétariat médical

Ecarts Référence Services concernés � temps de travail légèrement inférieur à 35 heures Par quatorzaine : (8h30-17h30) 7 jours + (8h30-15h15) 2 jours + 1 jour de repos (soit 69,75 heures par quatorzaine) (//70 heures)

Accord d’établissement sur la RTT : 35 heures par semaine

URF Aqueduc

� cycle de 1 semaine Accord d’établissement sur la RTT : - 2 semaines pour les secrétaires médicales

Consultations (médecine interne, Parkinson et SSR)

11. Secrétariat du laboratoire

Ecarts Référence Services concernés � Différence de cycle Cycle de 2 semaines avec 1J de repos toutes les 2 semaines

Accord d’établissement du 21/12/1999 sur la RTT et convention collective : cycle d’1 semaine

URF Aqueduc


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12. Fonctions Support Ecarts Référence Services concernés

� méconnaissance des horaires des équipes - Comptabilité Direction

� non respect des périodes de forte ou faible activité � 69,75 heures de travail par quatorzaine (// 70h)

Accord d’établissement sur la RTT Comptabilité

� Cycles de travail différents : Pas de cycle Accord d’établissement du 21/12/1999 sur la RTT et convention collective : le Service des Achats a :

- un cycle de 4 semaines - pas de repos supplémentaire par cycle

Achat

Pour les Salariés des Admissions : � Pas de cycle défini

Accord d’établissement du 21/12/1999 sur la RTT et convention collective : les Salariés des Admissions ont :

- un cycle de 4 semaines - pas de repos supplémentaire par cycle

Admission HLB

Pour les Salariés Admission et Caisse de l’URF : � horaires différents de ceux inscrits au niveau règlementaire :

• 8h30 – 16h45 et 8h45 – 17h15

URF Commission du 09/09/2002 pour le Personnel des Admissions précise les horaires suivants, avec 30 min de pause :

- 8h15 – 15h45 - 10h15 – 17h45

Admission – Caisse / URF Aqueduc

Personnel des caisses du RdC : � Pas de cycle clairement défini � Des jours de repos supplémentaires différents � Une moyenne de 35h par semaine difficilement vérifiable

Accord d’établissement du 21/12/1999 sur la RTT et convention collective : le Personnel des Caisses du RdC a :

- un cycle de 2 semaines - 3 demi-journées de repos supplémentaire par cycle

Caisse HLB

13. Médecins

Ecarts Référence Services concernés � Méconnaissance des horaires pratiqués - SSR Neurologie


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Annexe n°2 : Contexte règlementaire propre à la ges tion des plannings 1. LA DUREE DU TEMPS DE TRAVAIL

Informations Source

Durée collective 35 heures hebdomadaires en moyenne

Temps de travail annuel

1575 heures effectives

Semaine de travail Du Dimanche 0 heure au Samedi minuit

Amplitude hebdomadaire

De 21 heures minimum à 44 heures maximum sans heures supplémentaires si les dépassements au-delà de 35 heures sont compensés sur la période de modulation (en l’occurrence : l’année.) ; au-delà de 44 h => heures sup

Accord d’établissement du 21/12/1999 Avenant du 19/03/2007 à l’accord UNIFED – Article 11.5

Temps de travail effectif

La durée de présence correspond, sauf cas particuliers, à la durée de travail effectif CCN Titre V Article 05.04.1

Durée entre 2 journées de travail

12 heures CCN Titre V Article 05.0.5.5

Repos hebdomadaire

Sans préjudice de la réglementation relative au repos hebdomadaire légal, le nombre des jours de repos est fixé à quatre jours pour deux semaines dont au moins deux consécutifs. Les personnels astreints à assurer la continuité de fonctionnement de certains services doivent pouvoir bénéficier, toutes les trois semaines au minimum, d'un dimanche compris dans les deux jours de repos consécutifs.

CCN Titre V Article 05.0.5.2

Organisation du temps de travail

- par cycles (maximum de 12 semaines). La durée hebdomadaire moyenne du cycle ne peut être supérieure à l’horaire collectif de travail (35 h).

- Modulation annuelle (périodes haute et basse) Modification possible en respectant un délai de préavis de 14 jours francs (3 jours en cas d’urgence).

Accord d’établissement du 21/12/1999 et Accord UNIFED du 01/04/1999

Maternité

Dans la mesure du possible, les conditions et les horaires de travail des femmes enceintes seront aménagés afin d'éviter toute pénibilité. En outre, les femmes enceintes, à partir du premier jour du troisième mois : - travaillant à temps complet, bénéficieront d'une réduction d'une heure de la durée quotidienne de leur travail ; - travaillant à temps partiel, bénéficieront - au prorata de leur temps de travail - de la mesure ci-dessus.

CCN Titre V Article 05.0.5.6

Décompte du temps de travail des salariés en formation

- journée de travail < 7 h => heures de formation au-delà de la durée habituelle de travail = heures supplémentaires ou complémentaires

- journée de travail > 7 h => journée de formation décomptée pour l’équivalent de la durée habituelle de travail.

- le dépassement du temps de trajet domicile-travail = temps de travail effectif (sur justificatif)

Accord d’établissement du 31/12/2007


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1.1. Accord RTT : L’organisation par cycles de travail (Accord d’établissement du 21/12/1999)

Cycle Publics visé Repos supplémentaire

par cycle Amplitude quotidienne

spécifique Brancardiers Services généraux 8 jours Surveillants et surveillants-chefs 1 jour (par roulement) 8 semaines

Archiviste 1 jour (par roulement)

7 semaines Techniciens de laboratoire 4 jours 12 heures dimanche, samedi et jours fériés

Equipes > 3.5 agents hôteliers Service de Soins 1 jour (par roulement) 6 semaines

Manipulateurs en imagerie médicale ½ jour/semaine ou 1jour/quatorzaine

Service des Achats Equipes >3.5 aides-soignants Service technique

1 jour (par roulement)

Salariés des services administratifs ou logistiques non-visés expressément par l’accord 1 jour ou ½ jour/semaine Secrétaires médicales Service imagerie médicale 1 jour (par roulement)

4 semaines

Salariés des Admissions Agents hôteliers des services généraux Equipes > 3.5 aides-soignants Services de soins Equipes > 3.5 agents hôteliers Services de soins Secrétaires médicales

Personnel des caisses du rdc 3 demi-journées

Hôtesses standardistes de jour 12 heures dans la limite de 4 fois sur le cycle en plus des jours fériés

2 semaines

La cuisine 3 jours Amplitude quotidienne de 11h30

1 semaine

Secrétariat du laboratoire La lingerie Brancardier affecté conjointement à l’imagerie médicale et aux services généraux Caisse du 1er étage Unité de rééducation fonctionnelle et personnelle paramédical de rééducation Accueil Infirmières de consultations


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1.2. Accord RTT : Dispositions particulières – Modulation Annuelle du temps de travail (Accord d’établissement du 21/12/1999)

Public Amplitude quotidienne

Durée ordinaire

Programmation indicative

Infirmiers et aides-soignants de nuit

12 heures 12h00 6 jours travaillés par période de 2 semaines consécutives

Comptabilité 8h ou 8h30 7h21 ou 7h46

Période normale : 9 jours travaillés par période de 2 semaines consécutives Période haute (janvier à mars et juillet à septembre) : 19 jours travaillés par période de 4 semaines consécutives

1.3. Accord RTT : Article 8 – Dispositions spécifiques aux Cadres (Accord d’établissement du 21/12/1999)

Public Amplitude

hebdomadaire Repos annuel supplémentaire

Remarques

Cadres non soumis à l’horaire collectif : - visés aux articles A1.4.2.et A1.4.3. de la CCN - Médecins Chef de service à temps plein

38 heures 18 jours Référence à l’article 7 de l’avenant n°99-01 de la CCN 51.

Cadres d’administration et de gestion soumis à l’horaire collectif

36 heures 6 jours Référence à l’article 13 de l’accord Unifed du 01/04/1999

Cadres médicaux soumis à l’horaire collectif

35 heures - Référence au Droit Commun

1.4. Dispositions découlant de la Commission de suivi 35 heures HLB Commission du 12/10/2001

Public Durée

annuelle de travail

Durée de travail

Horaires Pause Cycle

Infirmiers de jour

1572 heures 12 heures 7h45-19h45 et 8h15-20h15

40 minutes rémunérées

- 12 journées de travail toutes les 4 semaines : 3 semaines travaillées + 1 semaine reposée

- 3 IDE travaillent 1 week-end sur 2 et 2 IDE travaillent 1 week-end pour 3 week-end de repos


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URF Commission du 09/09/2002 Public Horaires Pause Remarques

Personnel des Admissions 8h15-15h45 et 10h15-17h45

30 minutes non rémunérées

- Les heures effectuées pendant le remplacement d’une personne absente seront récupérées.

Secrétariat médical - Horaires identiques à ceux de HLB : récupération d’1/2 journée par semaine

Agents de service 8h30-16h30 et 9h30-17h30

60 minutes non rémunérées

- Les heures effectuées pendant le remplacement d’une personne absente seront récupérées.

Kinésithérapeutes 8h25-17h15 et 8h55-17h45

- 9 jours par cycle de 2 semaines, soit 1 jour de repos hebdomadaire supplémentaire toutes les deux semaines (soit 23 jours par an). Ce jour n’est pas un jour fixe et peut être pris le Lundi, Mardi, Jeudi ou Vendredi.

- Possibilité d’aménager la répartition du temps de travail (heure d’arrivée et de départ) pour le personnel à temps partiel

1.5. Dispositions particulière - Médecins Titre XX (Convention Collective Nationale)

Informations Source

Durée du travail Appréciée à la quatorzaine et non à la semaine (22 vacations d’une demi-journée chacune) CCN Titre V Article M.05.01.1

Repos hebdomadaire Le nombre de jours de repos est fixé à trois par quatorzaine dont deux consécutifs. Article M.05.01.2.2

Gardes et astreintes Les gardes sont limitées à : - deux nuits par semaine ; - deux dimanches ou jours fériés par mois.

CCN Titre V Article M.05.02.1.1

Récupération

Par accord entre l'employeur ou son représentant et les médecins intéressés, l'accomplissement de gardes à l'hôpital ou d'astreintes à domicile peut donner lieu à récupération, lorsque le fonctionnement du service le permet. Cette récupération s'effectue à raison d’une demi-journée ou une journée selon les dispositions de l’article M05.02.3 de la CCN (relatives aux modalités d’accomplissement des gardes ou astreintes). Les journées ainsi récupérées peuvent être prises par fractionnement ou être cumulées dans la limite de cinq jours par mois ou quinze jours par trimestre. Les gardes et astreintes qui ont donné lieu à récupération ne sont pas indemnisées, ni rémunérées.

CCN Titre V Article M.05.02.3

Appel exceptionnel Tout appel exceptionnel d'un médecin alors qu'il ne se trouve pas en position d'astreinte donne lieu au versement d'une indemnité forfaitaire égale à 12 points convention collective nationale du 31 octobre 1951.

CCN Titre V Article M05.02.4


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2. TRAVAIL DE NUIT Informations Source

Plage nocturne 21 heures - 6 heures

Travailleur de nuit

- Soit : au moins 2 fois par semaine, au moins 3 heures de travail effectif quotidien durant la plage nocturne,

- Soit : au moins 40 heures de travail effectif sur une période d’un mois calendaire durant la plage nocturne.

Emplois visés

A la date de l’accord : - les infirmier(e)s de nuit, - les aides-soignant(e)s de nuit, - le veilleur de nuit, - le personnel d’encadrement de nuit (coordonnateur et surveillant)

Durée maximale quotidienne

12 heures, par dérogation à l’article L213-3 du code du travail.


Durée maximale hebdomadaire

44 heures Avenant du 19/04/2007 à l’accord UNIFED du 17/04/2002

Récupération

- lorsque la durée de travail dépasse 8 heures, les salariés bénéficient d’un repos d’une durée équivalente au dépassement distinct du temps de repos quotidien

- R12 : 1 h par nuit travaillée, - 2 nuits par an en raison de la sujétion au travail de nuit.


Modalités de récupération

R12 : - dû après 12 nuits travaillées, - récupération la 13ème nuit de préférence, à défaut, dans un délai maximal de 2 semaines civiles

travaillées après l’obtention du droit à récupération. A défaut, la récupération est imposée (possibilité de rémunération pour les CDD dont la durée du contrat ne permet pas la récupération la 13ème nuit).

- les R12 ne peuvent se cumuler entre elles, - les R12 peuvent être accolées à une récupération de jours fériés (ou d’autre nature). 2 nuits/an : - cette récupération peut être groupée ou non, - doit impérativement être prise durant l’année civile, - la demande doit être posée au moins 5 semaines avant la date de récupération souhaitée.


Pauses 2 fois 20 minutes pour 12 heures de travail effectif. Le temps de pause est considéré comme temps de travail effectif.



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3. HEURES SUPPLEMENTAIRES

Informations Source

Contingent annuel 110 heures Accord UNIFED 01/04/1999 article 9

Majoration

- 25 % de la 79e heure à la 94e heure par deux semaines consécutives ; - 50 % au-delà de la 94e heure par deux semaines consécutives ; - 100 % pour les heures supplémentaires effectuées la nuit (de 21 h à 6 h) ainsi que les dimanches et

jours fériés

CCN Titre V Article 05.06.2

Repos compensateur de remplacement

Le paiement majoré des heures supplémentaires peut être partiellement ou totalement remplacé par un repos compensateur conformément aux dispositions légales et réglementaires. Le repos compensateur de remplacement sera privilégié au paiement des heures supplémentaires.

CCN Titre V Article 05.06.2

Repos compensateur légal

50% au-delà de la 41ème heure, 100% dès la 36ème heure au-delà du contingent annuel CCN Titre V Article 05.06.2

CCN Article 05.07.4 Le recours exceptionnel aux heures supplémentaires ou à la permanence fait échec aux dispositions des articles 05.05.4 et 05.05.5 relatives à la durée quotidienne du travail, à l'amplitude de la journée de travail, et à la durée du repos ininterrompu devant séparer deux journées de travail. 4. Gardes, Astreintes, Remplacement Informations Source

Système de gardes

- astreinte à domicile ou en présence effective - élaboration du projet d’une liste de garde / permanence par service

o signature du Chef de Service + Directeur de l’hôpital o avant le 20 de M+1

- diffusion de la liste de garde o à partir de la liste mensuelle o par le Directeur de l’hôpital o le jeudi pour S+1

- modification de la liste de garde o avant le mercredi précédant la diffusion de la liste o si après la diffusion de la liste, de façon exceptionnelle : note signée par le responsable de service

(sauf extrême urgence)

Règlement portant sur l’organisation de la fonction médicale du 06/04/2007)


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Informations Source

- le personnel médical n’est pas visé par cet accord - les catégories de personnel susceptibles d’effectuer des astreintes, …, sont précisées au niveau de

chaque organisme, après consultation des instances représentatives du personnel - lorsque l’organisation des astreintes ne peut être assurée que par 2 salariés seulement, il ne peut être

effectué plus de 26 semaines d’astreintes dans l’année par salarié - les astreintes ne peuvent être effectuées pendant :

o les jours de congés légaux o les congés conventionnels o les jours de repos RTT

- la programmation des astreintes est établie 1 mois à l’avance

CCN / Accord 2005-04 du 22 avril 2005 (01/05/05)

Permanence

- cette règle ne s’applique pas aux médecins visés au Titre 20 - dans l’établissement

o elles ne peuvent pas excéder 5 nuits par mois par salarié ainsi qu’un dimanche ou jour férié par mois - à domicile

o elles ne peuvent pas excéder 10 nuits par mois par salarié ainsi qu’un dimanche ou jour férié par mois

CCN Titre V

Garde et Astreintes (médecins visés au Titre 20)

- cette règle s’applique aux médecins visés au Titre 20 (… médecins, pharmaciens, biologistes, … établissement de rééducation fonctionnelle, …)

- gardes dans l’établissement o elles ne peuvent pas excéder 2 nuits par semaine et 2 dimanches ou jours fériés par mois

- astreintes à domicile o elles ne peuvent pas excéder 3 nuits par semaine et 2 dimanches ou jours fériés par mois

- plafonnement Garde + Astreinte o pas plus de 4 nuits par semaine et 3 dimanches ou jours fériés par mois

CCN Sous-titre M-05

Remplacements

- caractère exceptionnel ; avec accord préalable du Chef de Service + Direction de l’Hôpital - les CA doivent être planifiés avec rigueur pour limiter les remplacements et assurer la bonne continuité

du service

Règlement portant sur l’organisation de la fonction médicale du 06/04/2007


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5. Congés annuels (CA) = Congés Payés (CP) Informations Source

Congés annuels (CA) = Congés Payés (CP)

- Processus de dépôt des CP/CA o AVIS au N+1 o ACCEPTATION du Directeur

- 25 jours ouvrés acquis du 1er mai (A-1) au 30 avril (A) - congé légal principal = période d’ETE (du 1er mai au 31 octobre)

o mini 3 semaines ; max 4 semaines calendaire, dont impérativement 2 semaines consécutives o exception pour les Salariés originaires des DOM-TOM ou pays étrangers qui peuvent prendre 5 semaines

sur cette période o de début février à début avril, processus de demande et validation des congés pour cette période

- hors congé légal principal = période d’HIVER (du 1er novembre au 30 avril) o 5ème semaine à poser sur la période o 4ème semaine à poser si non acceptée sur la période d’ETE, avec des jours de fractionnement

� +1J pour 3 à 4J ouvrés � +2J pour un minimum de 5J ouvrés

o jours de fractionnement à poser avec le 30/4 o processus de demande de congés :

� S-6 si nécessité d’un remplacement � S-5 si pas de remplacement nécessaire � J+15 après le dépôt pour notifier l’autorisation d’absence

- Maximum de 5 séquences sur l’année de référence pour poser l’ensemble des CA+fractionnement

Décompte des CA - Si départ en vacances le samedi ou dimanche, les 2 premiers jours sont des jours de repos - Si reprise de travail après congé le samedi ou dimanche, les 2 jours précédents sont des jours de repos

hebdo (et non des CA)

Accolement de Récup à des CA

- Congé légal principal = période d’ETE o +5J max o avec une absence max de 4S calendaires consécutives o exception pour les salariés originaires des DOM-TOM ou pays étranger : max de 6S calendaires

consécutives - Hors congé légal principal = période d’HIVER

o Limité à une absence calendaire max de 14J - Les récup précèdent obligatoirement les CA ; sinon ils sont décomptés en journées de CA (hors samedi,

dimanche et jours fériés)

Accord d’établissement Fixation des dates de la période de prise et du mode de calcul des CP du 15/12/06 (effet 01/01/07)

CA & Maladie - Si arrêt maladie au début ou pendant les CA = >> CA suspendus et reportés après l’arrêt maladie ; sauf si

les besoins du service l’exigent = report ultérieur avec accord entre les 2 parties CCN Titre IX


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6. Jours Fériés et Jour de solidarité Informations Source

Jours Fériés (JF)

- Chaque fois que le service le permet, les JF seront chômés, sans réduction de salaire - Si JF = Jour travaillé ou Jour de repos alors « +1J » de repos compensateur

o à prendre idéalement dans un délai de 1 mois o sinon, journée rémunérée au tarif heure normal (1/5 de la durée hebdo de base du travail) – au

prorata pour les tps partiels

CCN Titre XI

Récupération des Jours Fériés (JF)

- JF à récupérer dans l’année civile SAUF le 25 décembre (avant le 31/03/A+1) o demande à faire avant le 30/11/A sinon possibilité de l’imposer o minimum 5 semaines à l’avance ; si pas de remplacement : minimum 15J à l’avance o pour AVIS au N+1 + ACCEPTATION du Directeur

- Si récup JF impossible : o soit report de la récup o soit paiement

- JF accolé à Jour de repos ou autres récup dans la limite de 14J d’absences calendaires

Accord d’établissement Modalités de prise de récup de toute nature du 15/12/06 (effet 01/01/07)

Journée de solidarité

- Salariés concernés o ensemble des salariés Tps plein & partiel o si Tps partiel < mi-tps = heures complémentaires de journée travaillée (au prorata temporis)

- = 1J de travail supplémentaire de 7h (équivalent Tps plein – sinon au prorata temporis) - à fixer sur :

o un JF (hors 1er mai) o un RTT o un R12 – personnel de nuit o une récup de nuit (UNIFED) – personnel de nuit o cumul d’H.Supp

- à déposer avant le 30/04/A

Accord d’établissement Fixation de la journée de solidarité au sein de l’Hôpital Bellan du 08/12/08


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7. Congés de maternité ou d’adoption – Congé parental Informations Source

Congé de maternité

- à la demande du salarié, le point de départ du congé peut être repoussé de 4 semaines au plus – sans préjudice des dispositions légales et réglementaires lorsqu’il doit se situer 6 semaines avant la date présumée de l’accouchement = au plus tard 2 semaines avant la date présumée de l’accouchement

- dans le cas cité ci-dessus, la fraction non utilisée de la partie prénatale du congé de maternité allonge d’autant la partie postnatale dudit congé

- les périodes de grossesse et de couches pathologiques, dans les limites prévues par les dispositions légales et réglementaires, sont assimilées au congé maternité lui-même

- les salariés percevront l’équivalent de leur salaire net pendant toute la durée de leur congé maternité, via des indemnités complémentaires :

- sécurité sociale + régime de prévoyance auquel participerait l’employeur ou son représentant - il faut avoir une année de travail effectif continu ou non au jour de la naissance - le salarié retrouve son précédent emploi à l’issue de son congé et bénéficie d’une réadaptation professionnelle

– notamment en cas de changement de techniques ou de méthodes de travail - pour les salariés résiliant leur contrat de travail afin d’élever leurs enfants, une priorité de réembauchage est

prévue en leur faveur

CCN Titre XII

Congé d’adoption

- suspension du contrat de travail autorisée pour la durée prévue par les dispositions légales et réglementaires, pour tout salarié dont un service départemental d’aide sociale à l’enfance ou une œuvre d’adoption autorisée, confie au moins un enfant, en vue de son adoption

- maintien du montant équivalent de leur salaire net o pour les salariés comptant une année de travail effectif continu ou non au jour où un enfant leur est confié

en vue de son adoption o pendant toute la durée du congé auquel ils ont droit o via des indemnités complémentaires (Sécurité Sociale + régime de prévoyance auquel participerait

l’employeur ou son représentant) - le salarié retrouve son précédent emploi à l’issue de son congé et bénéficie d’une réadaptation professionnelle

– notamment en cas de changement de techniques ou de méthodes de travail - pour les salariés résiliant leur contrat de travail afin d’élever leurs enfants, une priorité de réembauchage est

prévue en leur faveur

CCN Titre XII


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Informations Source

Congé parental d’éducation et période d’activité à temps partiel

- application des conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires pour un congé parental total ou à temps partiel

- le salarié doit informer son employeur ou son représentant : o moins de 15 jours avant le terme dudit congé, si cette période suit immédiatement le congé de maternité

ou d’adoption et par lettre recommandée avec demande d’avis de réception o 2 mois au moins avant le début du congé parental d’éducation total ou partiel

- Reprise anticipée o pour une reprise anticipée complète, le salarié doit en faire la demande au moins 1 mois avant la date à

partir de laquelle il désire bénéficier de ces possibilités o pour une reprise provisoire d’activité à temps partiel, le salarié bénéficiaire d’un congé parental

d’éducation total, et souhaitant y mettre fin par anticipation et demander en même temps à travailler à temps partiel jusqu’au terme initialement prévu du congé parental initial, doit en faire la demande au moins 1 mois avant la date à partir de laquelle il désire bénéficier de cette possibilité

- pour sa réintégration- normale ou à temps partiel – le salarié retrouve son précédent emploi / emploi similaire, assorti d’une rémunération au moins équivalente et si nécessaire d’une réadaptation professionnelle – notamment en cas de changement de techniques ou de méthodes de travail

- l’article sur le maintien du salaire en cas de prochain congé maternité ou d’adoption, ne pourra s’appliquer qu’après que le salarié ait repris le travail pendant 1 an

- les salariés qui n’auront pas repris leur activité à l’issue du congé parental d’éducation, bénéficieront d’une priorité de réembauchage : o sur un poste de même catégorie pendant 1 an – sur demande écrite formulée 1 mois à l’avance ; ils

conserveront intégralement l’ancienneté acquise à l’expiration du congé parental d’éducation o sur un poste vacant au-delà de cette période d’1 an

CCN Titre XII

8. Congés spéciaux

Informations Source

Congé pour soigner un enfant malade (ou celui de son conjoint)

- sur justificatif médical - pour enfant de moins de 13 ans ou jusqu’à 20 ans pour enfants reconnus handicapés par la CDES - 4j/enfant/an - jours consécutifs ou non - absences autorisées et rémunérées comme tps de travail effectif

Congés pour événements familiaux

- entre 1 et 5J en fonction de l’événement - sur justificatif - rémunérés comme tps de travail effectif - à prendre au moment de l’événement ; ou dans la quinzaine où se situe l’événement

CCN Titre XI


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Informations Source

Congés pour obligations militaires

- dans le cadre de l’accomplissement d’une période d’instruction militaire obligatoire = l’absence est assimilée à une période de travail effectif

Congés exceptionnels pour convenances personnelles

- accordés dans la mesure où les nécessités du service le permettent et sur justification des motifs de la demande = soit des CA acquis, soit non rémunérés

Congés ou réduction d’activité à mi-temps pour soigner un membre proche de sa famille

- accord d’un congé sans solde ou réduction de la durée de travail à un mi-temps sur justification médicale de la maladie, avec accord préalable de l’employeur ou de son représentant

- durée initiale de 3 mois au maximum, renouvelable une fois – la durée maximum ne pouvant pas excéder 6 mois

- conditions spécifiques pour la demande : courrier recommandé avec AR pour la demande ; demande de prolongation à faire au moins 15j avant la fin de la période initiale

- possibilité pour le salarié de mettre fin à ce congé/réduction de cette activité à mi-temps, par courrier recommandé avec AR, au moins 15j avant la date de la reprise souhaitée

Congé sabbatique

- ouvert à tout salarié dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires et répondant aux conditions suivantes : o justification de 24 mois dans l’entreprise – consécutifs ou non o justification de 4 ans d’activité professionnelle o n’ayant pas bénéficié au cours des 6 années précédentes dans l’entreprise d’un congé sabbatique ou d’un

congé pour la création d’entreprise ou de formation, d’une durée d’au moins 6 mois au titre des dispositions légales et réglementaires

CCN Titre XI


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9. Congés maladie Informations Source

Congés de maladie

- en cas de maladie dûment constatée et mettant le salarié dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, le salarié est de droit, soit placé, soit maintenu en congé de maladie à la double condition – et hors cas de force majeure – qu’il informe son employeur ou son représentant au plus tôt de : o son arrêt de travail ou sa prolongation + l’envoi dans les 2J d’un certificat médical o son lieu de résidence et de toutes modifications de celui-ci par la suite

CCN Titre XIII

Congés de maladie / Calcul des RTT

- concerne les établissements ayant retenue une organisation de travail consistant en une forme d’annualisation de la durée du travail par l’attribution de jours de RTT sur l’année en contrepartie du dépassement de la durée légale hebdomadaire du travail de 35h

- les 5 premiers jours d’absence pour maladie n’auront aucune incidence sur le droit à « jours de repos RTT », au cours de la période de référence annuelle retenue dans l’établissement pour le décompte du temps de travail

- le nombre de jours de repos étant calculé en fonction du temps de présence du salarié dans l’entreprise au cours de la période annuelle de référence, il convient dès lors, en cas d’absence pour maladie, de proratiser les jours de repos acquis en fonction du temps de présence effective

- pour rappel, cela implique que l’employeur établisse : � chaque mois un document annexé au bulletin de paye comportant le nombre de jours de repos

effectivement pris au cours du mois � + un document indiquant le total des heures effectuées depuis le début de la période de référence, à la fin

de la période de référence ou lors du départ d’un salarié en cours de période

Avenant à l’accord d’entreprise du 22/11/06 relatif à l’incidence de la maladie au regard du décompte du temps de travail effectif des salariés de la Fondation Léopold Bellan (effet : 01/01/08)

Congés de maladie / Jours de congés

- S’applique à tous les salariés - le salarié en arrêt de travail est réputé avoir accompli le temps de travail prévu à son planning prévisionnel,

quelle que soit l’organisation du travail retenue de l’établissement ; (…) aucune incidence (…) sur le calcul du droit à congés payés pour lesquelles les dispositions conventionnelles et légales s’appliquent strictement

Accord d’entreprise relatif à l’incidence de la maladie au regard du décompte du temps de travail effectif des salariés de la Fondation Léopold Bellan (effet : 01/12/06)


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10. Congés pour formation et congrès Informations Source

Congés pour formation et congrès

- En fonction du PDF = jusqu’à 7J/an pour un praticien Tps Plein - Hors cadre de la Formation professionnelle :

o AVIS du Chef de Service o demande d’Autorisation préalable à la Direction

Règlement portant sur l’organisation de la fonction médicale DU 6/04/2007

DIF

- Ouverture des droits sous condition d’ancienneté o tout salarié employé sous CDI justifiant d’1 an d’ancienneté peut solliciter son DIF – l’ancienneté inclus les

différentes périodes de suspension du contrat de travail (congé parental d’éducation, sans solde, sabbatique)

o tout salarié employé sous CDI à temps complet ne justifiant pas de l’ancienneté d’1 an au 1er janvier de l’année, mais en cours d’année, bénéficient d’un DIF calculé au prorata

o tout salarié sortant des effectifs en cours d’année et ceux employés à temps partiel, acquièrent également un DIF au prorata temporis

o tout salarié employé en CDD, justifiant de 4 mois de travail consécutif ou non au cours des 12 derniers mois

- au plus tard le 15 février de chaque année, le service des RH informe individuellement par écrit les salariés de l’hôpital de leur droit au DIF

- le DIF est prioritairement mis en œuvre pendant le temps de travail des salariés demandeurs - la possibilité de se former hors du temps de travail peut exceptionnellement représenter une solution adaptée

o sous réserve du respect des durées de repos obligatoire quotidienne de 11h consécutives / jour et de 35 heures consécutives par semaine, du nombre d’heures dont bénéficie le salarié au titre de son DIF et des durées maximales définies par les textes, les périodes utilisables pour une formation « hors temps de travail » sont – à l’exclusion de toute autre : � soirée et week-ends � plages horaires non travaillées dans la journée � jours de RTT � congés sans solde – de toute nature

o ne sont pas utilisables pour une formation « hors du temps de travail » � congés maladie, accident du travail, maladie professionnelle, maternité � congés annuels et congés pour événements familiaux

- la demande doit être faite par le salarié, par écrit (lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge) prioritairement au moment de chacune des campagnes annuelles visant le recensement et les collectes des demandes individuelles et collectives de formations au sein de l’hôpital

Accord d’établissement – Droit individuel à la formation du 01/01/08


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Formation professionnelle

- plan de formation - Contrats de professionnalisation - Périodes de professionnalisation - DIF - Entretien professionnel – passeport formation

CCN Accord 2005-01 du 07/01/2005 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie (avenants)

11. Autres cas

Informations Source Accidents du travail – Maladies professionnelles

CCN Titre XIV

Subrogation / 3J de carence

En cas d’arrêt de travail justifiant le paiement d’indemnités journalières de sécurité sociale aux salariés concernés, l’employeur maintient le salaire net des intéressés et perçoit les indemnités journalières de sécurité sociale en leur lieu et place - les salariés ayant plus d’un an d’ancienneté sont concernés par :

o la subrogation à condition de : � justifier de plus d’1 an d’ancienneté (continu ?) dans l’établissement � + bénéficier d’un arrêt de travail déclaré � + ouvrir droit au bénéfice des indemnités journalières de la sécurité sociale

o le paiement des 3J de carence dès le 1er jour du 1er arrêt de travail dû à la maladie déclarée au cours des 12 mois civils – il est entendu que l’employeur ne prendra pas en charge les 3J de carence des arrêts maladie suivants

- les salariés ayant moins d’1 an d’ancienneté dans l’établissement : o sont exclus du bénéficie de la subrogation o bénéficie du paiement des 3J de carence dès le 1er jour :

� en cas d’arrêt d’accident de travail ou de maladie professionnelle � en cas de longue maladie reconnue par la sécurité sociale � à chaque hospitalisation

Accord d’Etablissement – Subrogation des prestations en espèces de la sécurité sociale et paiement des 3J de carence (effet 01/01/06)

Rupture du contrat de travail à durée indéterminée

- démission – durée de préavis - licenciement – durée de préavis varie en fonction de l’ancienneté (pour autre motif que « faute

grave ») - départ à la retraite – durée de préavis

CCN Titre XV

Cessation du contrat de travail à durée déterminée

- cf les dispositions légales et réglementaires pour les ruptures anticipées CCN Titre XVI


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Annexe n°3 : Recensement des horaires pratiqués au sein de l’Hôpital Recensement des

horaires Recensement des

horaires 7h30 - 11h30 8h55 - 15h30 7h30 - 12h30 9h00 - 12h00 7h30 - 13h30 9h00 - 12h30 7h30 - 15h00 9h00 - 13h00 7h30 - 16h00 9h00 - 13h30 7h30 - 19h30 9h00 - 14h00 7h45 - 19h45 9h00 - 16h00 8h00 - 12h00 9h00 - 16h30 8h00 - 13h00 9h00 - 17h00 8h00 - 16h00 9h00 - 17h30 8h00 - 16h30 9h00 - 17h45 8h00 - 17h00 9h00 - 18h00 8h00 - 17h30 9h00 - 18h00 8h00 - 19h00 9h00 - 18h15 8h00 - 20h00 9h00 - 18h30 8h15 - 15h30 9h00 - 19h00 8h15 - 16h00 9h00 - 20h00 8h15 - 16h30 9h00 - 21h00 8h15 - 17h00 9h15 - 15h00 8h15 - 17h30 9h15 - 16h00 8h15 - 18h15 9h15 - 17h00 8h15 - 20h15 9h15 - 17h15 8h15 - 20h15 9h15 - 18h15 8h20 - 17h40 9h30 - 13h00 8h30 - 12h00 9h30 - 17h30 8h30 - 12h30 9h30 - 18h00 8h30 - 13h00 9h30 - 18h15 8h30 - 13h30 9h30 - 18h30 8h30 - 15h15 9h45 - 19h00 8h30 - 15h30 10h00 - 17h00 8h30 - 16h00 10h30 - 18h00 8h30 - 16h15 10h30 - 15h00 8h30 - 16h30 11h30 - 19h30 8h30 - 16h45 12h30 - 16h00 8h30 - 17h00 12h30 - 19h30 8h30 - 17h15 13h00 - 16h00 8h30 - 17h30 13h00 - 16h30 8h30 - 18h00 13h30 - 18h00 8h30 - 18h15 13h30 - 19h30 8h30 - 18h30 14h00 - 17h30 8h30 - 19h30 14h00 - 18h00 8h30 - 20h30 14h00 - 21h00 8h30 - 17h30 19h00 - 5h00 8h45 - 17h30 19h30 - 7h30 8h45 - 13h15 20h00 - 8h00 8h45 - 18h00


CAHIER DES CHARGES

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Annexe n°4 : Plannings et rubriques de paie Identifiant Rubrique de paie Informations issues du planning

4100 Heures complémentaires Type de contrat Temps partiel Heures complémentaires

4101 HC Exo loi Tepa Type de contrat Temps partiel Heures complémentaires

4102 HC 25% Type de contrat Temps partiel Heures complémentaires

4103 HC 25% Exo loi Tepa Type de contrat Temps partiel Heures complémentaires

4110 Heures supplémentaires 25% Type de contrat Plein temps Heures supplémentaires

4111 HS 25% Exo loi Tepa Type de contrat Plein temps Heures supplémentaires





4140 Heures supplémentaires 100%/493 Type de contrat Plein temps Heures supplémentaires

4141 HS 100%/493 Exo loi Tepa Type de contrat Plein temps Heures supplémentaires

4150 Régularisation heures en + Compteur heures effectives

4160 heures permanence dans l'établissement Motif planning Gardes & Astreintes Permanence dans l'établissement

4165 RH de compensation nuit Compteur nuits travaillées

4170 heures permanence à domicile Motif planning Gardes & Astreintes Permanence à domicile

4200 heures d'absences non rémunérées Motif planning Absences

4210 Régularisation heures en - Compteur heures effectives

4250 Absences Evènement Absences

4251 Absences non rémunérées Evènement Absences

4255 Congé sans solde Evènement Absences Congé sans solde

4256 Congé sans solde Evènement Absences Congé sans solde

4260 Congé formation non rémunéré Evènement Absences Congé Formation non rémunérée

4265 Congé parental Evènement Absences Congé parental

4266 Congé parental Evènement Absences Congé parental

4270 Congé sabbatique Evènement Absences Congé sabbatique

4271 Congé sabbatique Evènement Absences Congé sabbatique

4275 Maladie non subrogée Evènement Absences Maladie

4276 Maladie non subrogée Evènement Absences Maladie

4278 Maternité non subrogée Evènement Absences Maladie

4279 Maternité non subrogée Evènement Absences Maladie

4300 Garde FFI Evènement Gardes & Astreintes Garde FFI

4305 Garde interne Evènement Gardes & Astreintes Garde Interne

4310 Demi-garde interne Evènement Gardes & Astreintes Demi-garde Interne

4315 Garde urgentiste Evènement Gardes & Astreintes Garde urgentiste

4325 Garde Evènement Gardes & Astreintes Garde

4350 astreinte médicale nuit Evènement Gardes & Astreintes astreinte médicale nuit

4355 astreinte médicale dim & JF Evènement Gardes & Astreintes astreinte médicale dim & JF

4360 déplacement méd > 3HS Evènement Déplacements médecins > 3 HS

4365 déplacement méd > 6HS Evènement Déplacements médecins > 6HS

4370 déplacement méd < ou = 3HS Evènement Déplacements médecins < 3HS

4415 Indemnité sujétion particulière Evènement Sujétion particulière

4430 Indemnité de remplacement Evènement Déplacement

4450 Indemnité dim & JF Paramétrage planning Dimanches et Jours fériés

4460 Prime de nuit intensive Compteur nuits travaillées

4470 Prime de nuit non intensive Compteur nuits travaillées

Documents

Cahier des charges du planning informatisé