RAPPORT DE STAGE

Thème   : Le traitement comptable des factures fournisseurs : le cas du Port Autonome de Dakar(PAD)

Introduction générale

Première partie : Le Port Autonome de Dakar et ses Structures

Chapitre 1 : Présentation générale du Port Autonome de DakarSection 1 : Généralités1-Historique et Localisation2-Mission et moyens3-ActivitésSection 2 : L’organisation interne du Port Autonome de Dakar1-La Direction Général2-Les Directions sectorielles3-Les services rattachés au PAD

Chapitre 2 : L’organisation comptable du PADSection 1 : Le département des finances1- Fonction2- MissionSection 2 : Le département de la comptabilité1- La Direction Comptable2- La comptabilité auxiliaire3- Le secrétariat Division Comptable4- La comptabilité fournisseur

Deuxième Partie : Étude analytique de la Gestion des factures fournisseurs

Chapitre 1 : Description du traitement comptable des factures fournisseurSection 1 : Comptabilisation de pièces comptables1- Bon de commande, Bon de livraison2- Présentation et réception de la facture3- Comptabilisation de la facture4- Précompte TVA et transmission de pièces comptables

Section 2 : Récapitulation du traitement et du circuit de règlement des factures fournisseurs1- Réception et comptabilisation des factures2- Validation de la comptabilisation et établissement des chèques et ordres de virement3- Signature des chèques et ordres de virement

Chapitre 2 : Appréciation du système comptable et perspectifSection 1 : Analyse de la situation Section 2 : Voies de solution

Conclusion

INTRODUCTION GENERALETout commerçant doit tenir une comptabilité c'est-à-dire enregistrer dans des documents ou dans des livres des

opérations qu’il effectue pour les besoins de son commerce.La comptabilité est une technique d’information quantitative décrivant en unités monétaires l’activité et la situation

de l’entreprise. Cet outil permet d’informer les dirigeants et les gestionnaires de l’entreprise ainsi que tous les partenaires économiques : investisseurs banquiers fournisseurs clients personnel syndicats administration.

C’est pour cela qu’on dit que tout dirigeant doit être en mesure interpréter de comprendre les données de la comptabilité pour gérer ce qui l’oblige à travailler en étroite relation avec son service comptable ainsi que tous les autres services pour la bonne marche de son entreprise.

Cependant il faut noter que beaucoup d’éléments peuvent empêcher la fiabilité et la transparence des comptes de gestion de l’entreprise.

Ainsi la résolution de ces problèmes donne à l’entreprise l’opportunité de pouvoir apporter des changements et des améliorations dans le travail.

Notre objectif dans ce travail est de pouvoir apprécier le système comptable ; de diagnostiquer les problèmes et de formuler quelques suggestions en espérant que l’entreprise y trouvera son compte.

La réalisation de ce travail à été rendu possible grâce aux documents comptables que le personnel a bien voulu mettre à notre disposition et aux divers entretiens tenus avec le directeur du personnel et les autres cadres de l’entreprise.

Pour traiter le sujet retenu nous avons donc opté dans une première partie de présenter notre cadre d’étude c'est-à-dire le Port Autonome de Dakar ainsi que ses différentes Structures en insistant sur l’Organisation comptable et dans une seconde partie nous parlerons de l'étude analytique de la Gestion des factures fournisseurs en nous attachant à la critiquer et à donner quelques pistes d’amélioration du système.

Première Partie: Le Port Autonome de Dakar et ses StructuresDans cette première partie nous allons nous intéresser à la présentation générale et à l’organisation comptable du

Port Autonome de Dakar.

Chapitre I : Présentation générale du Port Autonome de DakarSection 1 : Généralités

1- Historique et localisationLe Port Autonome de Dakar (PAD) est une entreprise publique sénégalaise dont le siège se trouve à Dakar.Grâce à la position stratégique que lui confère une rade bien abritée ; il est aujourd’hui le troisième port de la sous

région après le port autonome d’Abidjan et le port de Lagos et se classe en neuvième rang sur le continent.Le port est scindé en deux (02) zones distinctes séparées par un port de pèche ; des ateliers de réparations navales et

une zone militaire. Chaque zone est subdivisée en moles. Pour la zone sud ; nous avons les moles I, II, III Pour la zone nord ; nous avons les moles IV, V, VIII le terminal a conteneurs

et le wharf pétrolier.Les mutations intervenues dans le secteur des transports maritimes et la situation de concurrence interportuaire sous-

régionale ont incité les autorités à changer le statut d’établissement public qui régissait le PAD en société nationale. Ce nouveau statut qui s’est substitué à l’établissement public à caractère industriel et commercial permet la liberté, l’efficacité, l’adaptation à toute modification de l’environnement qu’impose le contexte.

La société dispose d’un capital social de 5 milliards de francs CFA par décision du conseil d’administration réuni le 5 juin 2003.

Le PAD est une société nationale de droit sénégalais divisé en 500 000 actions de valeur nominale 10 000 FCFA actuellement souscrit par l'État.

Le PAD est situé à l’intersection des principales routes desservant la côte ouest africaine.La localisation géographique se présente comme suit : 140 40,5 de latitude nord 170 26 de longitude ouestLes marées maximales varient entre 0.20 et 1,80 m. un chenal de 195 m dragué constamment a 11 m et parfaitement

balisé permet d’accéder a tout moment au plan d’eau (117 ha) exceptionnel délimite par un linéaire de quai de 10 à 12 km qui peut recevoir toutes catégories de navires avec sa zone d’évolution de 90 ha.

Situé sur la pointe la plus avancée de la côte ouest africaine, le port de Dakar est le premier port en eau profonde touché par les navires venant du nord et le dernier port touché par les navires venant du nord de disposer d’un gain de navigation de deux a trois jours pas rapport aux autres ports de la cote ouest africaine.

Il présente une rade stable et protégée, un accès direct à toute heure et des services assurés sans interruption 24 heures/ 24.

2-Missions et moyensPrincipal port du Sénégal, le port de Dakar a pour mission de définir la stratégie d’ensemble tout en ayant un œil sur les différentes divisions par le biais d’une bonne coordination du travail.

3-Activités

L’ensemble des activités du Port Autonome de Dakar est effectué au niveau de la Direction de l’Exploitation et de la

Sécurité Portuaire (DEXSP).

On distingue différents types d’activités :

3.1 : Les services aux navires 

3.1.1 Le pilotage 

Il est obligatoire et est exercé par le P.A.D. La station de pilotage dispose de douze (12) pilotes pour les manœuvres

d’entrée et de sortie, de déhalage et 5 petites chaloupes d’amarrage.

Le pilotage est considéré par le P.A.D. comme son activité essentielle dans la mesure où c’est le premier

contact avec le client. En effet, le point clé de l’activité du port étant l’accueil, le système de pilotage a été déclaré

conforme au référentiel ISO 9001 version 2000 en mars 2006.

3.1.2 : Le lamanage 

Le lamanage est une opération d’amarrage et de désamarrage des navires à tous postes dès leur arrivée, leur départ

ou leur manœuvre dans le port. Le service est totalement assuré par le P.A.D.

Le service lamanage est assuré 24h sur 24h tout au long de l’année. Il est sous la responsabilité de la Division de

l’Exploitation Maritime.

3.1.3 : Le séjour 

Les bateaux amarrés au port versent des sommes en fonction de leur séjour et leur cubage.

Cette activité est contrôlée par la Division de l’Exploitation Maritime.

3.2 : Les services à la marchandise 

Le domaine est constitué dans les zones Nord et Sud (Port de commerce) par les ouvrages et les terrains du domaine

public donné en jouissance au port Autonome de Dakar par l’État.

Dans cette zone, outre l’occupation du domaine pour les besoins des activités des manutentionnaires, de stockage

temporaire de marchandises (terre-pleins banalisés, terre-pleins pour conteneurs et magasins cales), l’espace

portuaire reçoit des installations particulières de nature à permettre ou à favoriser le transit portuaire de marchandises

en général et celui de trafics spécifiques. Il s’agit d’équipements d’entreposage longue durée, des outillages privés

avec ou sans obligation de service public, tels que des installations de réception, de stockage et d’embarquement ou

de débarquement des phosphates, de soufre, d’hydrocarbures et de céréales etc.

De même, qu’en zone de commerce, le domaine du port de pêche est constitué par des ouvrages et des

terrains du domaine public donnés en jouissance au Port Autonome de Dakar par l’Etat ou des terrains du domaine

privé acquis par le Port Autonome de Dakar par expropriation pour cause d’utilité publique.

L’occupation des terrains par l’activité des manutentionnaires est marginale, elle est principalement de longue

durée et concerne des équipements de production de froid, (entrepôts frigorifiques, fabriques de glace), de traitement

(triage, conditionnement, transformation du poisson) .On compte aussi des équipements de support pour l’activité

des armateurs de la pêche, des ateliers de maintenance, des bureaux ou sociétés de transit et de shipchandling.

Cette activité est sous la responsabilité de la Division de l’Exploitation Maritime.

3.3 : La Gestion Domaniale 

Elle regroupe l’ensemble des surfaces louées aux particuliers. Cependant on distingue :

la location de terre-pleins amodiés :

Ce sont des sols aménagés en vue de servir de base à une construction ou de constituer une aire de service. Ils sont

affermés à un tiers moyennant une redevance.

la location de terre-pleins banalisés :

Les terre-pleins banalisés sont des sols aménagés pour le déchargement des marchandises. L’occupation de ces terre-

pleins est gratuite pendant 7 jours. Au-delà du 7ème jour suivant la fin du délai de gratuité, la majoration s’applique

par m² et par jour à la totalité des surfaces non encore libérées.

la location des hangars et bâtiments :

C’est l’ensemble des hangars et bâtiments loués à des particuliers tels que DAKARNAVE, SDV, MARITALIA etc.…

Cette activité est gérée par la Division Gestion Domaniale du Secrétariat Général.

3.4 : Les fournitures diverses et activités annexes 

3.4.1 Les cessions d’eau 

L’avitaillement en eau douce avec un réseau entièrement rénové est effectué à l’aide de 132 bouches à quai. En rade,

elle se fait à l’aide de citernes flottantes de 220 à 400 tonnes avec un débit de 100 m3 / h à 30 mètres de hauteur

manométrique. Ce service est sous la responsabilité de la Division de l’Exploitation Maritime.

On compte quatre (4) types de cessions d’eau :

eau à particulier (approvisionnement aux différentes sociétés installées au port par son réseau d’eau)

eau à quai (avitaillement des bateaux au bord des quais par des bouches d’eau)

eau par barge (avitaillement des bateaux fait au large du port grâce aux citernes flottantes)

eau logements (avitaillement des logements des agents du port)

3.4.2 Les cessions d’électricité

La distribution électrique, avec un réseau rénové, est assurée par le P.A.D. Elle permet également d’opérer 24H/24H.

Les cessions électriques sont gérées par la Division de l’Exploitation Maritime.

On dispose de trois (3) types de cession d’électricité :

électricité à particulier (approvisionnement aux différentes sociétés installées au port par son réseau électrique)

électricité armoires (approvisionnement par armoire électrique louée)

électricité logements (avitaillement des logements des agents du port)

3.4.3 : Les Activités Annexes 

Elles sont constituées des redevances des clients des bateaux qui transitent au et des redevances des

opérateurs.

Ces redevances versées au port sont gérées par la Division de l’Exploitation Maritime et de la sécurité.

Section 2 : L’organisation interne du Port Autonome de Dakar1- La Direction GénéraleLa Direction Générale comporte différentes structures qui l’assistent dans l’exécution de ses tâches.

1-1 : Le Secrétariat GénéralIl assiste la Direction Générale dans ses tâches de conduite des affaires du port et de coordination des services.Il se charge de : veiller à la sécurité juridique du PAD, notamment la conduite des affaires juridiques et contentieuses de

toutes natures; la gestion de l’ensemble des polices d’assurance souscrites par le port, en relation avec les assureurs conseils; la gestion des marchés, baux et contrats de toute nature, à l’exception des contrats de travail ; la gestion et de la sécurisation du patrimoine foncier bâti et non bâti du PAD, ainsi que du contrôle de

l’exécution des cahiers des charges en relation avec la Direction de l’Exploitation et de la Sécurité et la Direction Commerciale; la gestion des approvisionnements et des stocks dans les meilleures conditions de coût, d’efficacité et de

rapidité; la gestion du mobilier, du matériel de bureau ainsi que des moyens de reprographie et d’affranchissement ; suivre l’application des directives émanant du Directeur Général, des organes délibérants et des autorités de

tutelle; la tenue du secrétariat des réunions des organes délibérants et de coordination de la Direction Générale; la gestion des archives et de la documentation

1-2 : Le Département des Ressources Humaines (DRH)Il est chargé de : l’exécution des textes législatifs, réglementaires et conventionnels applicables au personnel ; l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques de formation, de recrutement, et de gestion prévisionnelle

des emplois, des compétences et des effectifs; la conduite des négociations collectives en relation avec les organisations de travailleurs; la mise en place de systèmes d’évaluation et de motivation du personnel; la gestion de la rémunération du personnel et des garanties accordées aux travailleurs par les institutions de

prévoyance (IPRES et Caisse de Sécurité Sociale) ; l’élaboration et de la mise en œuvre concertées de la politique sociale de l’entreprise, notamment en ce qui

concerne l’appui à la promotion de l’habitat social, l’organisation de colonies de vacances ou de centres aérés, l’entraide mutuelle entre les travailleurs, les secours, aides et subventions ; la protection du personnel contre les risques de toute nature résultant du milieu et des conditions de travail ; dépister systématiquement et de prévenir les maladies professionnelles par des visites médicales périodiques

des travailleurs, de mettre en œuvre des programmes annuels de prévention et de promouvoir la santé au travail ainsi que de l’esprit de sécurité ; la déclaration des accidents du travail et des maladies professionnelles à la Caisse de Sécurité Sociale et à

l’Inspection du Travail et de la Sécurité Sociale; participer à toutes actions susceptibles d’améliorer la gestion de la police d’assurance maladie du personnel,

en relation avec le Secrétariat Général.1-3 : Le Département du Contrôle de Gestion (DCG)Il est chargé de : l’élaboration du budget et du suivi de son exécution; l’élaboration d’indicateurs de gestion en vue d’évaluer périodiquement les résultats et performances de

l’entreprise.

1-4 : La Cellule Audit, Organisation et Gestion de la Qualité (CAOGQ)Elle est chargée de : l’audit régulier des différents modules de gestion et d’exploitation de l’entreprise ; l’élaboration et la mise en œuvre des méthodes et procédures internes de gestion et veiller à leur application ; proposer des améliorations concernant l’organisation de l’entreprise; mettre en place des stratégies et des plans d’actions en vue de développer le réflexe qualité dans l’entreprise

et à tous les niveaux de la place portuaire, en relation avec la communauté des acteurs portuaires de Dakar;

gérer la certification.1-5 : La Cellule Études et Planification (CEP)Elle a pour mission de : conduire toutes études générales ou spécifiques relatives au développement de l’outil portuaire, à sa

réhabilitation et à son entretien; l’élaboration et du suivi de l’exécution du schéma directeur et de son adaptation aux exigences de l’évolution

des transports maritimes et de l’environnement économique global; l’élaboration et du contrôle de la mise en œuvre d’une Politique globale de protection de l’environnement

dans le domaine portuaire ; piloter et rechercher des partenaires stratégiques en ce qui concerne le financement des infrastructures

portuaires et les concessions en relation avec la Direction Financière et Comptable ; l’élaboration et du contrôle de la mise en œuvre des programmes pluriannuels d’investissements et des plans

de développement, en relation avec les directions concernées; la présidence du comité des investissements; la réalisation d’études prospectives sur le trafic et l’évolution de l’économie nationale ainsi que des échanges

sous régionaux et internationaux; l’élaboration et de la publication d’une note périodique de conjoncture et de prévision ainsi que du rapport

annuel de l’entreprise.1-6 : La cellule chargée de mission aux relations internationales et à la coopération

Elle est chargée, en collaboration avec les services concernés du suivi des relations avec les organisations internationales, régionales et sous régionales spécialisées dans

les domaines maritime et portuaire;

de la confection des rapports prescrits par les organisations précitées;

de préparer la participation du Port Autonome de Dakar aux conférences et ateliers des dites organisations;

du suivi des activités de Coopération Technique Internationale;

du suivi de l’application des accords de coopération conclus par le Port Autonome de Dakar;

de la préparation et du suivi des jumelages inter portuaires;

de la collecte, de l’exploitation et de la publication de toutes documentations sur les relations internationales et la coopération en matière portuaire.

1-7 : Les Conseillers Techniques (CT)Ils sont chargés de : conseiller et d’assister le Directeur Général dans le cadre de la gestion de l’entreprise ;

la gestion des projets qui leur sont confiés par le Directeur Général;

donner des avis sur les affaires qui leur sont soumises par le Directeur Général.

2- Les Directions Sectorielles2-1 : La Direction de l’Exploitation et de la Sécurité Portuaire (DEXSP)Elle est chargée de : coordonner et contrôler les services opérationnels d’exploitation de l’outil portuaire au plan interne et

externe; veiller à l’application des règlements de police et d’exploitation;participer à l’élaboration des projets d’aménagement et d’amélioration des installations portuaires ; garantir en permanence depuis la rade externe, la prise en charge, le placement et le service aux navires dans

les meilleures conditions de rapidité, de sécurité et de sûreté; prendre toutes mesures justifiées pour garantir, dans le périmètre portuaire, y compris la rade intérieure, le

libre accès aux navires et le transit des marchandises dans les meilleures conditions de sécurité et de sûreté; gérer les terre-pleins, hangars et bâtiments à usage personnel situés à l’intérieur de la barrière douanière ; mettre en œuvre la politique de maintenance de l’armement et d’assurer le suivi du carénage en relation avec

la Direction des Infrastructures et de la Logistique; veiller au bon usage des installations mises à la disposition de la clientèle, à la propreté du plan d’eau, des

terre-pleins, des hangars, des voies de circulation et des quais ainsi que de la protection de l’environnement; veiller à la bonne application des dispositions des cahiers de charges des sociétés concessionnaires et

auxiliaires agréées installées à l’intérieur de la barrière douanière.2-2 : La Direction Financière et Comptable (DFC)Elle est chargée de : veiller à l’application de la législation financière, comptable et fiscale applicable au Port Autonome de Dakar; définir et de mettre en œuvre une politique financière garantissant les équilibres essentiels du Port Autonome

de Dakar à court, moyen et long terme; garantir la disponibilité d’une information financière et comptable fiable et régulière; veiller au strict respect de l’obligation d’établir les états financiers de l’entreprise dans les délais prescrits par

la législation en vigueur; mettre en place un système de CAE; rechercher des financements au moindre coût; veiller à une gestion optimale de la trésorerie; rechercher des avantages fiscaux pour le Port Autonome de Dakar; garantir le recouvrement des créances échues.2-3 : La Direction du Système d’Information (DSI)Elle est chargée de : l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan directeur informatique et des télécommunications et de veiller à

son application en relation avec les services utilisateurs ; garantir une gestion optimale et concertée des systèmes d’information ainsi que des moyens télématiques; garantir une veille au regard de l’évolution des nouvelles technologies de l’information et de la

communication et de mettre en œuvre toutes mesures concertées d’adaptation aux moyens télématiques du Port Autonome de Dakar; l’orientation des choix stratégiques et technologiques en ce qui concerne les investissements pour les logiciels

et les équipements ; participer à la mise en place et au développement d’un système informatique communautaire, en relation avec

les organisations professionnelles de la place portuaire de Dakar; contribuer à la formation du personnel et à la vulgarisation des nouvelles technologies de l’information et de

la communication, en relation avec le Département des Ressources Humaines.2-4 : La Direction des Infrastructures et de la Logistique (DIL)Elle est chargée de :

l’entretien des ouvrages portuaires et de procéder à leur réhabilitation selon les besoins du trafic; réaliser les travaux neufs concernant les infrastructures et les superstructures et d’assurer leur entretien ; conduire les travaux de dragage du plan d’eau et des chenaux; l’exploitation et de la maintenance du matériel roulant terrestre et des réseaux d’eau et d’électricité et de

procéder à leur renouvellement; procéder au renouvellement, au carénage et à la réhabilitation du matériel naval, en relation avec la Direction

de l’Exploitation et de la Sécurité ; l’assistance de la Liaison Maritime Dakar Gorée en ce qui concerne le renouvellement et le carénage de ses

embarcations.2-5 : La Direction Commerciale (DC)Elle est chargée de : l’élaboration et la mise en œuvre de la politique commerciale du Port Autonome de Dakar; préparer et de mettre en œuvre toutes mesures visant la prise en compte permanente des exigences de qualité

des prestations du Port Autonome de Dakar et de ses acteurs, ainsi que les attentes de la clientèle en relation avec la Cellule Etudes et Planification et la Cellule Audit, Organisation et Gestion de la Qualité ; l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan marketing susceptible de développer les parts de marché de la

place portuaire de Dakar sur les trafics de toute nature d’assurer une veille économique et de développer de nouveaux produits; l’initiation et la mise en œuvre d’une politique tarifaire adaptée; veiller à l’application du barème des redevances portuaires et de procéder à la facturation diligente des

prestations; diligenter le traitement des réclamations de la clientèle; veiller au bon fonctionnement de la Commission Consultative Portuaire et à l’application des clauses du

cahier des charges type des profusions portuaires; collecter, traiter et diffuser périodiquement les statistiques générales et spécifiques des activités du Port

Autonome de Dakar, en relation avec la Cellule Études et Planification et la Direction des Systèmes d’Information.3 : Services rattachés au Port Autonome de Dakar3-1 : La Liaison Maritime Dakar Gorée (LMDG)Situé à 3 km de Dakar, 2 chaloupes assurent la liaison entre l’ile de Gorée et la capitale pour environ 2000 personnes

par jour. Le départ se fait à partir de l’embarcadère qui se trouve dans les zones nord et sud du coté de la gare ferroviaire de Dakar. La liaison maritime Dakar Gorée dépend de la commune de Dakar mais sa gestion est assurée par le port autonome de Dakar. La privatisation de cette liaison a été engagée et recommandée par le port en juin 2002.

Cependant, il reste à étudier la forme juridique de cette nouvelle société ainsi que les modalités financières à respecter. Pour le moment, aucune décision n’a été prise et le traitement de leurs factures est confié à la direction financière et comptable du port autonome de Dakar.

3-2 : LES PHARES ET BALISES- On trouve au large des cotes un phare pour l’atterrissage (phare des mamelles) et 2 phares pour le guidage (phare

des Almadies, phare du cap manuel).- Pour indiquer les chemins et assurer la sécurité des navires et autres bateaux qui pénètrent dans le domaine

maritime, des indications ont été mises en place par les autorités portuaires. Il s’agit des zones d’obstruction (qui sont des bouées ordinaires interdisant l’accès au port de Dakar par le tronçon cap manuel – Gorée et les feux de signalisation).

A l’origine, ce service dépendait de l’état. Sa gestion est maintenant confiée au PAD.

I. Analyse de la structure :

La structure du Port Autonome de DAKAR correspond à une structure divisionnelle. Ce type de structure est e l’apanage des grandes entreprises diversifiées. Cette diversification peut être liée aux produits ou aux zones géographiques.

Ainsi chaque division crée fonctionnera de façon autonome par rapport aux autres et aura un structure semblable au modèle fonctionnel.

Le sommet stratégique de la structure portuaire est le siège de la direction générale et a pour mission de définir la stratégie d’ensemble tout en ayant un œil sur les différentes divisions par le biais d’une bonne coordination du travail.

Cependant cette coordination peut être difficile dans la mesure où les structures divisionnelle permettent une décentralisation des responsabilités, des décisions etc.…

Enfin la dispersion des compétences qu’elle engendre pourrait réduire l’efficacité de l’entreprise.

Une bonne connaissance des structures et des activités portuaires est nécessaire pour une bonne compréhension des procédures de comptabilisation des pièces comptables.

En effet l’identification des différentes structures contribue à la mise en place d’un bon dispositif de contrôle interne permettant d’assurer la sauvegarde du patrimoine et la fiabilité ; la sincérité de l’information comptable contenu dans les états financiers de synthèse.

Cette première partie est donc d’une nécessité fondamentale à la description du traitement comptable des factures fournisseurs faisant objet de la deuxième partie de ce rapport.

Chapitre 2 : L’organisation comptable du Port Autonome de DakarElle est structurée en deux sections à savoir le Département des finances et le Département de la comptabilité.Section 1 : Le département des finances

11 Fonction :Il supervise les services qui assurent l’ensemble des fonctions financière, comptable, trésorerie et administrative de l’entreprise, parfois l’informatique.L’emploi implique d’établir des données représentatives de la marche de l’entreprise (bilan, compte de résultat, tableau de bord….), de formuler des propositions sur les stratégies à suivre.

11 Mission :Parmi les différentes missions assignées à la direction financière on peut citer celles-ci :

- établir les propositions du plan à moyen terme de financement des investissements.

- définir les conditions de gestion administrative et met en place les tableaux de bord à partir des straté-gies de l’entreprise et des informations comptables

- assure les relations avec les banques et la négociation des lignes de découverts, des emprunts et des placements.

- supervise la comptabilité générale et analytique et veille aux échéances

- négocie avec les partenaires extérieurs pour le compte de la direction (clients, fournisseurs, adminis-trations, experts-comptables……)

- assure le contrôle budgétaire, le contrôle de gestion, la trésorerie

Section 2 : Le Département de la comptabilité1- La Direction Comptable

Elle est dirigée par un Chef Comptable. Ce dernier assure un double rôle de production et de supervision comptable.Il est en effet responsable de la production des états financiers de la société, de la bonne application des normes comptables et de la gestion de la relation avec les tiers, des qualités personnelles.A priori tournée vers les chiffres, la fonction demande cependant une véritable aisance relationnelle afin de pouvoir communiquer aux mieux, de façon transversale avec tous les salariés de l’entreprise.

Le Chef comptable est doté d’une ouverture d’esprit nécessairement associée une grande discrétion sur l’ensemble de l’information stratégique et financière. Il fait référence en témoignant sa rigueur et son exigence dans la qualité de toutes les taches comptables.

2- La comptabilité auxiliaireElle a pour rôle de :

superviser la saisie, le pointage et le lettrage des écritures comptables clients et fournisseurs ; superviser la relance des clients et l’émission des règlements fournisseurs avant signature ; assurer la comptabilisation correcte des écritures d’immobilisations ; contrôler la saisie des écritures de TVA.3- Le Secrétariat Division Comptable

Le secrétaire comptable assure à la fois des missions de secrétariat diversifiées et des missions de comptabilité portant sur la réalisation et le suivi des travaux comptables.Il est souvent l’interlocuteur (trice) direct des collaborateurs de l’entreprise (direction et employés) et de ses partenaires externes (clients, fournisseurs, organismes sociaux, conseils, etc.…).Le secrétaire comptable exerce souvent au sein de la Direction Financière où il est chargé du suivi du livre comptable. Il enregistre les données fiscales et financières .Il gère les relations avec les fournisseurs et les clients. Il peut aussi éditer les feuilles de paie et également être en charge du suivi des frais généraux de l’entreprise.Dans une petite structure, il est souvent l’interlocuteur administratif et comptable unique. Il assure le responsable de l’entreprise ou de l’établissement pour les missions administratives et comptables. Il travaille alors en autonomie et doit faire preuve de qualité d’organisation.

4- La comptabilité fournisseursLa comptabilité fournisseurs-est l'un des services de transactions comptables qui concerne les paiements aux

fournisseurs de l'argent du pour des produits et des services achetés.Ainsi dans la chaine comptable, le comptable fournisseur rappelle les mécanismes comptables donnant naissance

aux comptes fournisseurs.Concernant les opérations d'achats, le comptable fournisseur effectue la facturation des fournisseurs, ses clients avec

les services achats et logistique ;Il distingue aussi charges et immobilisations ;Il comptabilise les achats de biens, de services, d'immobilisations : factures avoirs ; spécificité des achats à l'étranger ; rabais, remise, ristournes obtenues retenue de garantie révision de prix.Il participe à la maitrise des risques du processus achat et connait les principaux aspects juridiques des contrats

commerciaux.Il présente les principes de la TVA à savoir : TVA déductible ou récupérable sur débits, sur encaissement ; les acquisitions au niveau local et à l'étranger.

Deuxième Partie : Étude analytique de la gestion des factures fournisseurs

Avant de procéder à la description du traitement comptable des factures fournisseurs du port autonome de Dakar ; il convient de présenter sommairement les phases préalables à la comptabilisation afin de mieux comprendre certains aspects du traitement des factures.

Chapitre 1 : Description du traitement comptable des factures fournisseurs

Section 1 : comptabilisation de pièces comptablesLe port Autonome de Dakar effectue de manières quotidiennes des transactions qui donnent naissance à des pièces

comptables. Ces transactions sont constituées d’achat de biens et de services.L’objectif de ce traitement est d’assurer la fiabilité de l’information comptable devant être contenues dans les états

financiers de synthèse. Le traitement comptable de ces factures sera décrit en plusieurs phases.

1- Bon de commande, Bon de livraisonL'acheteur adresse au vendeur une commande soit sous la forme de lettre, soit sous forme de bon de commande mentionnant:- l’identité de l’acheteur et du vendeur ;- la nature de la quantité des produits commandés ;- le délai de livraison demandé et le lieu de livraison ;- éventuellement le mode de livraison et de paiement.L’accord du vendeur résulte d’un accusé de réception (dit confirmation de commande) mentionnant :- la nature et la qualité des produits que le fournisseur s’engage à livrer ;- le prix ;- le délai de livraison…Lors de la livraison, le vendeur utilise généralement un double document : bon de livraison, bon de réception.Le bon de livraison constate la livraison effectuée (il indique la nature et la quantité des produits livrés).Il est établi en deux exemplaires : l’un est remis à l’acheteur, l’autre signé par l’acheteur, est conservé par le vendeur et tient lieu de bon de réception. Ce dernier pourra servir à l’établissement de la facture.

2- Présentation et réception de la facture2-1 : Présentation de la factureLa facture est un document commercial essentiel constatant la vente ; La facture d’expédition est obligatoire pour :

- toute vente de marchandises destinées à la revente, sans ou après transformation ;- toute vente effectuée à un industriel ou à un commerçant pour les besoins de son exploitation ;- les prestations de services effectuées au profit d’un industriel ou d’un commerçant par un professionnel.

La facture d’expédition contient un certain nombre d’indications obligatoires :- l’identification du vendeur : nom ou raison sociale, adresse, numéro d’inscription au registre du commerce,

numéro de facture ; - le nom et adresse de l’acheteur ;- le détail des marchandises sous le rapport des quantités, espèces, qualités, prix ;- la date et le mode de règlement ;- les conditions particulières de vente…

Outre les mentions obligatoires, la loi précise :- le nombre minimum d’exemplaires ;- les modalités de conservation ;- les sanctions prévues en cas de vente sans facture.

Sin après l’établissement de la facture et son enregistrement en comptabilité, le client renvoie une partie de la marchandise ou bénéficie d’une réduction du prix (rabais, remise, ristourne), le vendeur lui adresse alors un document distinct appelé facture d’avoir.2-1-1 : Le rabaisC’est une réduction du prix, pratiquée exceptionnellement sur le prix de vente préalablement convenu, pour tenir compte d’un défaut de qualité ou de conformité, des marchandises vendues.2-1-2 : La remiseC’est une réduction pratiquée habituellement sur le prix de vente, en raison de l’importance de la vente ou de la personnalité du client.2-1-3 : La ristourneC’est une réduction du prix calcul sur l’ensemble des opérations faites avec un même client pendant une période

déterminée.2-1-4 : L’escompte de règlementLes rabais, remises, ristournes ont un caractère commercial. En revanche, l’escompte de règlement a un caractère financier. C’est une réduction accordée au client qui paie son achat avant le terme normal d’exigibilité (exemple : paiement au comptant d’une facture payable à soixante jours).

2-2 : Réception de la factureLes factures (Voir copie en annexe) sont reçues tout les mardis au niveau du secrétariat de la Division Gestion

Comptable (DGC). La secrétaire appose sur chaque facture un cachet (Voir copie en annexe) avec la date d’arrivée. Ensuite elle transmet les factures au Chef de Division Comptable qui constate leur entrée et les envoie à l’Assistant du Chef de Division Fiscalité. Ce dernier appose également son cachet sur la facture pour indiquer d’abord si la transaction est exonérée de TVA (en général, lorsqu’elle est bien faite la facture montre elle même l’exonération de la TVA OU NON) la déductibilité ou non de la TVA ainsi que le pourcentage de précompte que l’on doit appliquer sur le montant de la TVA.IL convient de préciser que ce cachet donne également des renseignements sur les fournisseurs ainsi que des assiettes de calcul de Bénéfice Non Commerciales (BNC) pour certains fournisseurs étrangers. Toutes ces informations d’ordre fiscales seront prises en considération au moment de la comptabilisation.

3- Comptabilisation de la factureAprès réception, nous procédons à l’identification de la nature de la transaction qu’ils s’agissent de biens, de services

ou d’immobilisations.Dans le cas des biens, un bordereau de réception est établi par le service des achats afin de confirmer que la

livraison a été effectuée et accroché à la facture après vérification que ce bon de réception correspond à la commande facturée. Il faut noter que ce contrôle se base essentiellement sur les quantités.

Dans le cas des services et des immobilisations, la facture est envoyée en certification a travers un bordereau d’envoi en certification au service qui a engagé la transaction ; ce qui nous permettra de savoir si réellement l’opération a été effectuée.

Des contrôle de types arithmétiques ou par rapport à des documents internes tels que : bon de commande, lettre de commande, contrat ou marché se font sur la facture avant son enregistrement. Lorsque ces contrôles font apparaitre des irrégularités, la liasse est soit retournée au service qui a engagé la transaction en y joignant une fiche de retour (annexe 2) soit au fournisseur.

La facture est ensuite saisie dans logiciel anael dans un journal de type AB1 S’il s’agit d’achat de biens ou de services chez les fournisseurs locaux ; AB2 pour les fournisseurs de l’espace UEMOA ; AB3 pour les fournisseurs européens et AB4 pour les autres fournisseurs. En ce qui concerne les achats d’immobilisation, la codification du journal devient AC tout en suivant la logique ci-dessus par rapport à l’identification des fournisseurs.

Au moment de la saisie, il est indispensable de prendre en compte certains éléments tels que le numéro de pièce, le libellé de l’opération ainsi que la date de comptabilisation qui va correspondre à la date de réception de la facture.

L’imputation comptable se fait en créditant le compte fournisseur (401…) du montant TTC de la facture sous compté du code tiers de ce dernier par le débit du compte de charge approprié (6…..) du montant hors taxe ainsi que de la TVA (445..ou645...)

La validation de l’écriture donne un numéro chrono qui sera mentionné derrière la facture ainsi que les imputations comptables à travers un cachet de comptabilisation.

4- Précompte TVA et transmission de pièces comptables4-1 : Précompte TVA

Le port Autonome de Dakar est un contribuable légale, c’est à dire qu’il fait partie des personnes que l'État désigne pour collecter la TVA. Ainsi les factures sont généralement réglées hors taxes si la fiscalité mentionne que la TVA sera précomptée à 100% par exemple.

Cependant une attestation de précompte signée par le chef de service de la comptabilité auxiliaire sera délivrée en même temps au fournisseur lors du règlement.

4-2 : Transmission de pièces comptables Après ce travail, un bordereau d’envoie à la trésorerie est joint à la facture puis elle est remise aux comptables de

niveau supérieur pour validations de la comptabilisation, ensuite elle est envoyée à la trésorerie à travers ce bordereau d’envoie qui nous sera retourné par le trésorier après décharge.

Section 2 : Récapitulation du traitement et du circuit de règlement des factures fournisseurs

Chef du bureau trésorerie banque

Secrétariat Division Comptable

Chef de Division Comptable

Chef du bureau Comptabilité Fournisseurs

Chef du service Comptabilité auxiliaire

Assistant Chef Division Comptable

Chef du Service Trésorerie Chef de Division Financière Directeur Financier

Chef du bureau trésorerie banque

Chef du bureau de suivi des opérations de trésorerie

Archivage

ETAPE 1

ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 4

Assistant Chef de Division Fiscalité

Chef Bureau Opération Trésorerie

ETAPE 5

ETAPE 6

Assistant Chef de Division Fiscalité

Factures à régler

Etape1   : Réception des facturesEtape2   : Comptabilisation des facturesEtape3   : Validation de la comptabilisation On constate deux (02) niveaux de validation des factures

comptabilisées : Le Chef de service de la comptabilité auxiliaire L’Assistant Chef de Division Gestion ComptableA ce stade, il faut observer un ensemble de critères de contrôle avant d’ordonner le règlement d’une facture par le

service de la trésorerie.Etape4   : Etablissement des chèques et ordres de virement Ils sont établis par le Chef du bureau trésorerie banque et transmis aux parapheurs autorisés.Etape 5   : Signature des chèques et ordres de virement A ce niveau, si le montant à régler est supérieur à 4 millions il faut obligatoirement la signature du Directeur

Générale et du Directeur Financier et Comptable. Au cas contraire, il faut nécessairement la signature de ce dernier et du Chef de Division Gestion Financière.

Après les deux étapes précédentes, on distingue deux (02) types de liasse : Les factures réglées par chèque   : La liasse est jointe à une copie l’avis de règlement. Les factures réglées par ordre de virement   : La liasse est jointe à une copie de l’avis de règlement et de l’ordre de virement .Ensuite l’ensemble des liasses est

envoyé au Chef du bureau de suivi des opérations de trésorerie avec un bordereau de transmission pour la Pré comptabilisation automatique dans ANAEL puis la comptabilisation définitive par le Chef de Division Comptable.

Après avoir décrit le processus de traitement des factures fournisseurs du Port autonome de Dakar, nous allons parler d’une manière générale de l’optimisation des factures fournisseurs.

Il faut préalablement noter qu’il existe un travail manuel assez important en ce qui concerne l’exécution du processus de règlement ; et cela peut influer sur la performance du traitement des informations.

S’il en est ainsi, nous nous allons dégagée une possibilité de perfectionnement du système par une optimisation de la gestion des factures fournisseurs.

Chapitre 2 : Appréciation du traitement comptable des factures et perspectivesAu terme de cette présentation de l’organisation et du fonctionnement de ce traitement comptable, il nous semble

nécessaire d’en faire une analyse. Celle-ci nous permettra, au delà de l’identification des problèmes posés par cette organisation, de proposer des voies de solution.

1 : Analyse de la situation et perspectivesNotre stage au PAD s'est voulu enrichissant aussi bien sur le plan académique que professionnel. En effet, pour mieux l'aborder, il s'est avéré nécessaire pour nous des nous réapproprier au préalable certaines notions théoriques acquises à l'université, et son déroulement nous a permis non seulement d'enrichir nos connaissances intellectuelles, mais aussi d'être au courant des spécificités relatives à la pratique de la gestion.

1.1  : Les préalables académiques du stage

Le fait d'avoir été orienté pour notre stage dans les services de la Comptabilité Fournisseurs, nous a conduits à réviser et à raffermir les notions acquises en classe dans les domaines concernés. Il nous a fallu reconsidérer les notions de comptabilité générale en rapport avec le service de la comptabilité des factures fournisseurs. Nous avons également conforté nos connaissances théoriques en analyse financière, notamment celles en lien avec le traitement des opérations de gestion : comptabilisation des factures, établissement d'attestation de précompte TVA, signature de chèques et ordres de virement. Ces préalables théoriques se sont enrichis par d'autres acquises pendant le stage.

1.2  : Evaluation de la situation

Ainsi, l’analyse de l’organisation et du fonctionnement du traitement comptable des factures permet de remarquer que : La direction générale a mis en place un environnement informatique performant (logiciel comptable ANAEL

FINANCE) de nature à assurer l’exécution correcte des travaux comptable. Ceci relève l’importance que le management de l’entreprise accorde à la comptabilité. L’esprit de collaboration est manifeste entre les membres du personnel intervenant dans la comptabilité. Le

dialogue professionnel y est favorisé et présent au regard de la solidarité mobilisée pour résoudre les problèmes comptables rencontrés. La plupart des procédures comptables assurent la transparence, la prudence et la fiabilité des informations

comptables enregistrées. Le personnel comptable est compétent car certains ont plus de vingt ans d’expérienceS’il est vrai que beaucoup d’effort ont été consentis par la direction générale pour assurer une bonne organisation

comptable, il n’en demeure pas moins vrai que celle-ci peut être améliorée.En effet notre séjour nous a permis de relever certaines limites du modèle d’organisation comptable de l’entreprise. On note un manque de personnel dans le service de la comptabilité Absence de manuel de procédure

2 : Voies de solutionsGlobalement, l’organisation comptable du traitement des factures est un bon modèle de gestion. Cependant les reformes ci-après permettraient, sinon de résoudre tous les problèmes posés au niveau de cette organisation, au moins d’apporter des solutions à la majorité d’entre eux.Après examen des procédures de traitement des factures fournisseurs et de règlements, nous proposons quelques recommandations en vue d'améliorer les méthodes de traitement des factures fournisseurs 

La vérification des factures par plusieurs personnes qui permettra d'éviter les erreurs de facturation ; Une rencontre entre les comptables et les banques de l'entreprise  pour freiner les problèmes liés aux

virements bancaires. De plus exiger aux fournisseurs de signaler sur les chèques les numéros des factures réglées.

Exiger lors du dépôt du bon de commande le certificat d’exonération pour les prestations non taxables : nous pensons que cela permettra de freiner la non-concordance du montant réglé avec celui de la facture ;

La confection d’un manuel de gestion Recruter des cadres surtout pour le service de la comptabilité La mise en place d’une comptabilité analytique pour une meilleur suivi de la rentabilité des projets et de

l’évolution des couts de revient.ConclusionL’entreprise est un ensemble de biens matériels humains mis en œuvre en vue de réaliser un objectif.Cet ensemble est doté d’une personnalité juridique qui à des droits et des objectifs. Suivre cet ensemble de droits et

biens nécessite une bonne organisation, une bonne combinaison des moyens de production et de ressources financières.

La bonne gestion au sein de l’entreprise se reflète dans la comptabilité qui rappelons le à pour rôle entre autre de suivre les mutations qui affectent le patrimoine de l’entreprise et d’aider à une bonne prise de décisions.La comptabilité joue un rôle centrale au niveau de l’entreprise parce qu’elle transcrit des rapports entre ce derniers les

tiers, l’état etc.Ce rôle lui confère une obligation de bonne tenue conformément aux normes établies.Cette bonne tenue nécessite des séparations nettes de fonctionnement au sein du service de la comptabilité et entre

le service comptabilité et les autres départements.Périodiquement le service comptabilité établit des états financiers dont l’analyse dynamique dans le temps et dans

l’espace permet de se faire des idées sur la situation financière et des rapports entre l’entreprise et ses partenaires.Sans entrer dans les détails d’une analyse des états financiers du PAD, nous retiendrons simplement que la

comptabilité est un organe indispensable pour une bonne marche de toute entreprise.En effet une comptabilité mal tenue entraine une appréciation erronée de la situation et peut conduire à un mauvais

choix d’investissement ou de désinvestissement.Comme tout œuvre humain, ce travail est certes imparfait mais nous sommes convaincus de pouvoir l’améliorer et

l’approfondir ultérieurement quand l’occasion se présentera. Ceci est d’autant plus vrai que notre ambition est d’exercer dans la plus haute sphère de la comptabilité comme expert ou à défaut responsable dans un cabinet d’expertise comptable ou bien chef de département comptable.