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GESTION DU MOT DE PASSE (Système de gestion SOFE)

La gestion du mot de passe pour accéder au système de gestion SOFE a été explosée sous 5 principales rubriques :

A- CHANGEMENT DE MOT DE PASSE TEMPORAIRE – ACCÈS INITIAL B- CHANGEMENT DE MOT DE PASSE – EN TOUT TEMPS C- 1ÈRE CONFIGURATION DES QUESTIONS SECRÈTES AFIN DE

RÉINITIALISER UN MOT DE PASSE OUBLIÉ (Novembre 2016) D- RÉINITIALISATION ET RÉCUPÉRATION D’UN MOT DE PASSE OUBLIÉ

(Novembre 2016) E- CONSULTATION ET MODIFICATION DES QUESTIONS ET RÉPONSES

SECRÈTES (Novembre 2016) Afin de respecter les bonnes pratiques en matière de sécurité informatique, le système de gestion SOFE a été configuré de façon à demander un changement de mot de passe tous les 4 mois. Également, la composition de ce mot de passe doit respecter certaines normes de sécurité dans le but de prévenir le vol d’identité des usagers. Afin d’uniformiser les mesures de sécurité sur le campus, la longueur du mot de passe a été ajustée à 8 caractères. (Lettres, chiffres et caractères spéciaux). Voici les mesures de sécurité à observer lorsque vous définissez votre mot de passe pour accéder au système de gestion SOFE : Le mot de passe doit :

- Se composer d’un minimum de 8 caractères; - comprendre au moins une lettre (ex : a, b, c,…); - comprendre au moins un chiffre (ex : 1, 2, 3,…); - comprendre au moins un caractère spécial (ex : $, %, &,…) - Le mot de passe ne doit pas contenir votre code d’usager !

Le système offre désormais la possibilité de récupérer un mot de passe oublié, l’usager comme il est précisé dans les rubriques ci-dessous configure ces nouveaux paramètres (Questions secrètes/Réponses) et prends les dispositions nécessaires afin de préserver la confidentialité de ses informations personnelles. Le temps venu, il pourra commander au système SOFE de réinitialiser son mot de passe et recevoir ce dernier par retour de courriel.

L’utilisation du code d’usager SOFE est régie par la «Directive relative à l'utilisation, à la

gestion et à la sécurité des actifs informationnels.» (2600-063).

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A. CHANGEMENT DE MOT DE PASSE TEMPORAIRE – ACCÈS INITIAL Lors de votre premier accès au système, ce dernier vous demandera de changer votre mot de passe temporaire qui vous a été fourni par le Service des ressources financières. Vous aurez ultérieurement, la possibilité de modifier ce mot de passe à tout moment.

1- Accédez d’abord à l’application avec le mot de passe temporaire qui vous a été fourni en vous rendant sur l’adresse suivante :

http://www.usherbrooke.ca/sofe/ (NOTE : Veuillez noter que nous disposons de 2 environnements et que celui vers lequel vous devrez vous diriger se nomme «Environnement de production». L’environnement de formation est réservé à des tests de développement et diverses activités de formation pour nos usagers en apprentissage) Dans la section «lien d’accès», cliquez sur le lien «Environnement de PRODUCTION»

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2- Lorsqu’on clique sur le lien «Environnement de PRODUCTION», le système charge les outils JAVA qui lui permettent d’établir la connexion avec le serveur. Si la fenêtre d’identification ne parvient pas à votre écran, il se peut que JAVA ne soit pas installé sur votre poste de travail ou que la version installée ne soit pas compatible avec l’application. Si cela devait se produire, le technicien informatique de votre unité devrait être en mesure de vous assister afin de rectifier la situation. Dans la section «Babillard», nous avons un lien vers le site du service des technologies de l’information (STI) qui nous aiguille sur les versions de JAVA à utiliser.

3- Après avoir saisie votre code d’usager et le mot de passe temporaire, le système

vous affichera le message suivant « Vous devez saisir un nouveau mot de passe » apparait, cliquez sur « OK ».

4- Suivez les indications pour modifier votre mot de passe et cliquez sur « OK » pour que le changement de mot de passe s’enregistre dans votre profil usager.

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B. CHANGEMENT DE MOT DE PASSE – EN TOUT TEMPS

1- Accédez d’abord à l’application avec votre mot de passe actuel.

2- Cliquez sur l’onglet Outils / Profil usager.

3- Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton « Changement de mot de

passe ».

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4- Saisir votre mot de passe courant (Ancien) ainsi qu’un mot de passe personnel (Nouveau). Dans le champ Confirmer, saisir le nouveau mot de passe une seconde fois.

5- Cliquez sur « OK » pour que le changement de mot de passe s’enregistre dans votre profil usager.

C. 1ÈRE CONFIGURATION DES QUESTIONS SECRÈTES AFIN DE RÉINITIALISER

UN MOT DE PASSE OUBLIÉ. Comme il a été mentionné précédemment, le système offre désormais la possibilité de récupérer un mot de passe oublié. L’usager défini d’abord les éléments de configuration (Questions secrètes et ses réponses). Au moment de réinitialiser le mot de passe le système choisi une des questions secrètes et suite à une réponse exacte de l’usager acheminera un courriel à ce dernier avec un nouveau mot de passe temporaire.

1- Accédez d’abord à l’application avec votre mot de passe actuel.

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2- Cliquez « OK » sur le message vous indiquant d’entrer vos 3 questions secrètes. Le système vous présentera l’écran de saisie afin que vous choisissiez vos 3 questions secrètes et que vous formuliez les 3 réponses. Ce sont les réponses que vous devrez éventuellement fournir au système afin de réinitialiser un mot de passe oublié.

Vous devez configurer vos questions et réponses secrètes, car vous aurez le message tant que vous ne l’aurez pas fait.

3- Pour choisir vos questions secrètes, cliquez sur les trois points à droite de

chaque case «Question secrète» ou sur le bouton de la barre d’outils ou faites un clic droit de la souris dans cette même case et choisir « Liste de valeurs ». Le système affichera la liste des questions disponibles. Faites un choix dans la liste et assurez-vous de pouvoir vous souvenir de la réponse. Répéter pour les 3 questions.

4- Cliquez sur « OK » après avoir choisi les 3 questions secrètes et formulé les 3 réponses pour que ces informations s’enregistrent dans votre profil usager.

5- Vous serez en mesure de consulter/modifier ces informations ultérieurement dans votre profil usager sous le bouton changement de mot de passe.

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D. RÉINITIALISATION ET RÉCUPÉRATION D’UN MOT DE PASSE OUBLIÉ Le processus de réinitialisation et de récupération du mot de passe se résume comme suit. Sur la page d’identification du système de gestion SOFE, le lien (Mot de passe oublié ?) apparait, ce qui dirigera l’usager vers un écran où il sera en mesure d’inscrire son code d’usager et de répondre à une des trois questions secrètes qui se retrouve dans son « Profil usager ». Une réponse exacte de l’usager à la question secrète fera en sorte que le système réinitialisera le mot de passe et enverra un courriel à l’adresse qui se retrouve derrière son code usager.

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IMPORTANT : Pour le moment, le système affiche le code d’usager en majuscule lors de la saisie de ce dernier cependant, il ne fait pas de distinction, majuscule, miniscule lors de la saisie du mot de passe.

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E. CONSULTATION ET MODIFICATION DES QUESTIONS ET RÉPONSES SECRÈTES

1- Accédez d’abord à l’application et cliquez sur l’onglet Outils / Profil usager de la

barre de menus.

2- Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton « Changement de mot de passe ».

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3- Le système affiche les informations saisies. À cette étape, vous pouvez changer vos questions secrètes et/ou vos réponses. Pour remplacer vos questions secrètes, positionner le curseur sur celle à modifier, appeler la liste des valeurs disponible dans la table en cliquant sur les trois points à l’extrême droite de la case de chacune des questions ou en faisant un clic droit de la souris pour sélectionner

cette même liste ou en cliquant sur le bouton de la barre d’outils. En positionnant la souris sur une des cases «Réponse … » le système remplace les «***» par la valeur saisie. Vous pouvez simplement consulter les informations saisies ou changer et enregistrer votre nouvelle réponse.

4- Lorsque vous avez terminé les modifications à vos questions secrètes et complété

les réponses, cliquez sur le bouton afin d’enregistrer ces changements dans votre profil usager. Veuillez noter que vous pouvez faire un changement de mot de passe dans ce même écran.

F. DÉPANNAGE – GESTION DU MOT DE PASSE Cette rubrique de dépannage vous montre les messages d’erreurs susceptibles de vous apparaitre lors de la définition ou de la modification d’un mot de passe ou des questions secrètes. Ce n’est, habituellement, qu’une étape qui a été omise dans le processus ou encore une information à saisir correctement.

1- APP-01438 : Ce message s’ouvre lors de la connexion au système et indique que le mot de passe ou le code usager saisi est erroné. Vérifier que vous avez la bonne combinaison code usager et mot de passe.

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2- APP-00438 : Par mesure de sécurité, un historique des 3 derniers mots de passe

utilisés est conservé par le système. Vous devez donc spécifier un mot de passe différent des 3 derniers utilisés.

3- APP-01427 : Ce message s’ouvre lorsque vous définissez votre mot de passe, mais que celui-ci compte moins de 8 caractères.

4- APP-01429 : Ce message s’ouvre lorsque vous définissez votre mot de passe, mais que celui-ci ne comporte aucun chiffre.

5- APP-01430 : Ce message s’ouvre lorsque vous définissez votre mot de passe, mais que celui-ci ne comporte aucun caractère spécial.

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6- APP-01433 : Ce message s’ouvre lorsque vous définissez votre mot de passe, mais

que vous avez inclus votre code d’usager dans la constitution de ce dernier.

7- APP-03935 : Ce message s’ouvre lorsque vous cliquez sur le lien (Mot de passe oublié?) dans la fenêtre de connexion sans avoir, au préalable, configurer et enregistrer vos 3 questions secrètes dans votre profil. Si cela se produit et que vous avez effectivement oublié votre mot de passe avant d’avoir configuré vos questions secrètes, communiquez avec les personnes-ressources du système de gestion SOFE.

8- APP-03942 : Ce message s’ouvre lorsque vous tentez d’effacer vos questions secrètes et de les sauvegarder en ayant des champs vides. Dès que vos questions auront été saisies et enregistrées pour la première fois, vous ne pourrez plus laisser ces champs vides.