Changer de prestataire de paie en toute facilitéGuide de changement de solution de paie ADP

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Table des matières

Est-il temps de chercher un nouveau prestataire de paie ?3

Les questions à poser8

Tirer le meilleur parti de votre transition vers un nouveau prestataire de paie

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Données5

Formation7

Effectif6

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Si vous payez un prestataire de paie, vous ne devriez pas vous soucier de la paie. Par contre, la décision d’externaliser ce service à un prestataire de paie peut avoir des conséquences désastreuses si vous ne travaillez pas avec le bon partenaire. Comment savoir s’il est temps de changer ? Voici quelques questions à vous poser si vous envisagez de changer de prestataire..

Est-il temps de chercher un nouveau prestataire de paie ?

« On perdait beaucoup de temps à synthétiser les heures de travail effectuées, à les saisir dans des feuilles de calcul, puis à les envoyer à notre prestataire et à répondre aux questions

de son assistant. »

– Matthew Beechhold, Triangle Montessori Academy

« Nous exécutons des cycles de paie hebdomadaires, mais nous avions auparavant beaucoup de difficultés à mettre à jour les données lorsque nous approchions de la fin de la semaine. Grâce

à la solution de paie ADP, nous pouvons exécuter cette tâche beaucoup plus près de la date butoir, et des changements peuvent être apportés, ce qui assure l’exactitude des données et réduit

le temps consacré à l’administration. »

– Christine Stubbs, Conseillère RH, Holophane

Les erreurs de mon partenaire de paie portent-elles à conséquence ?Lorsqu’il est question de la paie, les erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences, allant de sanctions fiscales à des déductions mal calculées. Si vous continuez de recevoir du courrier des autorités fiscales après avoir externalisé ce service, il est peut-être temps de changer de prestataire.

Mon partenaire de paie tire-t-il le meilleur parti des technologies ?Votre partenaire de paie exige-t-il que vous lui faxiez les horaires de vos salariés chaque semaine ? Recevez-vous encore des bordereaux de paie par e-mail ? À l’heure actuelle, les professionnels s’appuient sur la fiabilité des applications mobiles, des portails Web et d’autres outils numériques pour plusieurs services de leur entreprise. La paie ne devrait pas y faire exception.

Est-ce que je consacre trop de temps à la paie ? Le gain de temps est la raison principale pour laquelle les entreprises choisissent d’externaliser cette tâche. Si la gestion de la paie vous demande encore trop de temps alors que vous faites appel à un prestataire, vous devriez peut-être envisager de changer.

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« Le tableau de bord en ligne centralisé de la solution de paie ADP simplifie la gestion de la paie. L’équipe de gestion de la paie peut se faire une idée précise de l’évolution de la paie,

et la simplification de sa gestion est un énorme avantage. Le système de paie d’ADP possède de nombreuses fonctionnalités de création de rapports intégrées, ce qui fait gagner un temps

précieux à l’équipe de paie. »

– Dilanka Kalutota, Chef de Projet Technique, American Apparel

Un service d’assistance est-il mis à ma disposition à toute heure ?

Il nous arrive à tous de nous poser des questions à propos de la paie. Votre partenaire de paie devrait être disponible pour répondre à vos questions rapidement et avec exactitude..

Suis-je satisfait de mon investissement ?

En fin de compte, travailler avec un partenaire de paie doit être en adéquation avec vos attentes. Si investir dans un partenaire de paie ne vous apporte aucun gain de temps, d’énergie ou de tranquillité, pourquoi continuer à payer ?

« Je suis content de mon investissement. Je n’ai plus de soucis à me faire. Je ne m’occupe que très peu de la gestion de la paie chaque semaine. Je reçois des rapports, et c’est tout. Pour moi,

l’investissement en vaut clairement la peine. »

– Dan Schmitgal, Solana Biosciences, Inc.,

Est-ce que je collabore avec trop de personnes différentes ?

Lorsque vous externalisez la gestion de la paie et que vous la confiez à un partenaire, vous vous attendez à ce qu’il connaisse votre entreprise. Vous ne pouvez cependant établir aucun lien de confiance si vous ne communiquez jamais deux fois avec la même personne.

« ADP a fait de la communication l’une de ses priorités en désignant un contact de référence qui répondra à toutes nos questions. Les mesures qui ont été prises pour que tout changement

d’équipe chez ADP n’ait aucune d’incidence sur la gestion de la paie nous ont rassurés. Nous savons maintenant que n’importe qui pourra répondre à nos questions si nous en avons. »”

– Jeni Carr, Directeur Financier, Boyes Turner

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Tirer le meilleur parti de votre transition vers un nouveau prestataire de paieLa paie est un élément vital de votre entreprise. Il est donc normal de n’avoir aucune inquiétude à aucun moment lors de son déroulement. Lorsque vous passez à un nouveau prestataire de paie, connaître à l’avance les informations dont vous aurez besoin peut vous aider à faciliter la transition, à minimiser les perturbations pour vos salariés et à préserver votre propre tranquillité d’esprit.

Les informations dont vous avez besoin dépendront des services dont vous souhaitez bénéficier. Pour les entreprises qui n’ont pas encore intégré la paie à d’autres services, passer à un nouveau prestataire peut être l’occasion de sauter le pas.

En général, les entreprises jugent qu’une meilleure intégration pourrait les aider à gérer les exigences de conformité et à gagner du temps et de l’argent tout en améliorant l’expérience collaborateur et l’accès à leurs informations.

Tenez compte des critères suivants lorsque vous changez de prestataire :

Informations concernant les emplois

Pour configurer la paie, vous devrez fournir les informations de base nécessaires relatives aux emplois de tous les salariés de votre pays, notamment le titre du poste, la rémunération, la date d’embauche, le lieu de travail, les informations de retenue d’impôt et les déductions éventuelles nécessaires.

Informations personnelles

Il s’agit des informations de base telles que le nom, l’adresse, la date de naissance et le numéro de sécurité sociale (NIR). Le statut marital des salariés peut également être demandé pour configurer la paie. N’oubliez pas les salariés dont le contrat a pris fin cette année, sinon ils ne recevront pas leur déclaration de revenus de l’autorité fiscale compétente.

Informations relatives à l’entreprise

Il s’agit de votre numéro d’identification fiscale ainsi que d’autres informations fiscales.

Informations relatives à la paie

À quelle fréquence exécutez-vous la paie ? Quel est votre prochain jour de paie ? Quel jour commence votre semaine de travail et quel jour se termine-t-elle ? Votre nouveau partenaire aura besoin de ces informations pour assurer une transition en douceur. N’oubliez pas de prendre en compte toutes les exigences applicables dans votre pays.

Au-delà de la gestion de la paie*

Les clients qui profitent de tout autre service proposé dans votre pays devront fournir des informations spécifiques à ces services.

Si vous travaillez déjà avec un prestataire de paie, vous devriez pouvoir accéder facilement aux informations que vous devrez transférer. Un prestataire de qualité sera en mesure de vous fournir une liste précise et complète de toutes les données nécessaires à une transition réussie.

Données

* Ces services varient selon votre prestataire de paie, votre pays et la taille de votre entreprise.

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Effectif Votre nouveau partenaire de paie devrait vous fournir une équipe de mise en œuvre et vous accompagner pour constituer votre propre équipe de projet pour assurer une transition en douceur. La taille de votre équipe dépendra de la taille de votre entreprise et du nombre de services auxquels vous avez recours. Les petites entreprises pourront se contenter d’un seul contact de référence. Voici quelques rôles internes courants que votre nouveau fournisseur pourrait vous demander d’assigner.

Un contact de référence

Il identifie les priorités, alloue les ressources et défend le projet en interne.

Un chef de projet

Le chef de projet et le chef de produit établissent les étapes importantes et tiennent les salariés au courant de leur progression.

Un responsable de la sécurité

Il gère les mots de passe et sécurise votre système durant la transition.

Un responsable paie

Une personne de référence qui assure l’exactitude et la transmission en temps voulu de toutes les informations relatives à la paie.

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Chaque prestataire de paie utilise son propre système, et certains sont plus faciles à maîtriser que d’autres. Avant le changement, assurez-vous que votre nouveau partenaire propose une formation dont vous aurez besoin pour maîtriser sa plate-forme. Attendez-vous à ce qu’un prestataire de qualité propose des outils d’apprentissage numériques, des ressources dédiées et des tutoriels.

Formation

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Les questions à poser

Combien de temps prendra la transition ?La rapidité avec laquelle vous passerez à votre nouveau prestataire dépend des priorités de votre entreprise, des services que vous utilisez et de la rapidité avec laquelle vous pouvez accéder aux données requises. Avec ADP, certains clients peuvent être opérationnels en moins de 10 jours, tandis que d’autres choisissent d’étaler la transition sur quelques semaines. La mise en place des services additionnels peut prendre plus de temps. Quoi qu’il en soit, une transition bien exécutée ne devrait jamais perturber la gestion de la paie.

L’époque de l’année à laquelle j’opère ce changement a-t-elle de l’importance ?Bien que certaines personnes doivent ou préfèrent attendre le début d’un nouveau trimestre, voire d’une nouvelle année, avant de changer de prestataire de paie, ADP peut prendre en charge votre changement à tout moment. N’importe quel prestataire de qualité devrait être en mesure de vous donner une liste précise des formulaires et des informations dont vous avez besoin pour une transition en douceur.

Combien de temps vais-je consacrer à la paie si j’externalise ce service et le confie à un prestataire ?Si vous saisissez manuellement votre paie pour l’instant, attendez-vous à un gain de temps considérable. Le temps économisé dépendra des services choisis. Souhaitez-vous être accompagné pour le suivi des temps et activités ? De l’aide pour la vérification des antécédents ? Une personne d’ADP peut vous expliquer les solutions qui s’offrent à vous et celle qui correspond le mieux à votre entreprise.

Combien cela coûte-t-il ?Différents prestataires de paie proposent différents tarifs. Certains facteurs, tels que la fréquence à laquelle vous exécutez la paie, le nombre de salariés que vous payez, la fréquence à laquelle vous ajoutez ou supprimez des bénéficiaires ainsi que les services dont vous avez besoin influenceront le prix. ADP collaborera avec vous afin de déterminer la configuration de paie qui convient à votre entreprise, peu importe que la solution soit simple ou complexe.

Que se passe-t-il si j’ai besoin d’aide ?Lorsque vous rencontrez un problème avec la paie, vous ne pouvez pas attendre une solution pendant des jours. ADP propose un accès direct à des professionnels de la paie certifiés et expérimentés.

Avant de faire appel à un nouveau prestataire de paie, assurez-vous qu’il convient à votre entreprise. Voici quelques questions à poser à tout partenaire de paie potentiel :

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Comment les salariés sont-ils payés en cas de catastrophe naturelle ?Les produits d’ADP sont hébergés dans le Cloud, ce qui permet d’exécuter la paie à partir de n’importe quel endroit, et permet à nos clients de payer leurs salariés, peu importe si une catastrophe touche leur région. ADP peut vous accompagner pour gérer les absences pendant et après une catastrophe, et vous conseiller sur les programmes existants pour aider vos salariés à s’en remettre.

Quelles sont les différentes options de paie des salariés ?Les employeurs n’ont jamais eu autant de choix qu’aujourd’hui pour payer leurs salariés. ADP propose différentes options adaptées à votre pays. Discutez avec un représentant d’ADP pour découvrir celle qui correspond le mieux à votre entreprise et vos salariés.

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