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CCLLOOTTUURREE AANNNNUUEELLLLEE EEBBPP CCOOMMPPTTAABBIILLIITTEE

Objet de la Clôture Annuelle

1) Solder les comptes de charges et de produits.

2) Calculer le résultat de l’exercice.

3) Générer les écritures de reports à nouveaux.

La clôture va également renuméroter toutes les lignes d’écritures de l’exercice afin

que la numérotation respecte l’ordre chronologique.

Ce numéro n’apparaît pas dans vos saisies et n’aura donc pas d’incidence sur vos

futures consultations. Il permet de rendre votre comptabilité conforme avec la

législation fiscale.

Précautions avant clôture

1) Confirmez les écritures de simulation (menu Quotidien + Ecritures de

Simulation).

2) Validez les écritures par l’option Validation des Ecritures du menu « Clôtures. »

3) Effectuez une sauvegarde de vos données par l’option Sauvegarde du menu

Dossier sur deux supports distincts (disque dur et clé USB par exemple), que

vous conserverez.

4) Si vous effectuez un rapprochement bancaire par journal, assurez-vous que ce

choix a bien été fait dans l’onglet Création des préférences du dossier, et que le

compte de contrepartie du journal a bien été indiqué dans l’onglet Général de la

fiche du journal.

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Procédure de clôture Annuelle

1) Validation les écritures

La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable,

c’est-à-dire tout ce qui la compose.

Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront

encore possibles sur les lignes validées.

Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée

comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.

Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice.

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Sélectionnez les critères des écritures à valider :

Période et fourchette de journaux.

Sur cette période, l’ajout d’écritures sera toujours possible.

Lancez la validation en cliquant sur OK.

2) La Clôture Mensuelle

La Clôture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et d’empêcher tout

nouvel ajout. Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider

les écritures.

L’absence de Clôture Mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel,

mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale.

Barre de menu Clôtures + Clôture Mensuelle

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Sélectionnez le ou les journaux à clôturer par simple clic dans la liste.

Sélectionnez ensuite le mois jusqu’auquel vous désirez clôturer les

mouvements.

Lancez la clôture en cliquant sur OK

3) Assistant Clôture Annuelle fin d’exercice:

Menu : clôtures /clôtures annuelles

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3.1) Etape Nouvel exercice

Vérifiez la date de fin d'exercice proposée pour l’exercice suivant, les

différents journaux proposés par défaut puis passez à l’étape suivante.

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3.2) Etape Options :

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Conserver les écritures de tiers non lettrées

Laissez cette case cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des

règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun

lettrage, décochez cette option.

Conserver les écritures de banque non rapprochées

Laissez cette case cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés

bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous

ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option

Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes

d'écritures des comptes de banque non pointées et conserve les écritures

correspondantes.

Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes

d'écritures des comptes de tiers non pointées et conserve les écritures

correspondantes.

Générer des écritures de regroupement (OD de clôture)

Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clôture. Cela consiste à

calculer, dans l’exercice à clôturer, le bénéfice (ou la perte) dans le journal d’OD,

et d’annuler par une contrepartie le détail de vos écritures des comptes de

charges et de produits. Ces écritures seront automatiquement validées. Pour le

nouvel exercice, cette option n’a aucune influence puisque les comptes de charges

et de produits sont automatiquement remis à zéro.

Attention : Cela signifie qu'à la réédition de la balance de l'exercice archivé, tous

les comptes de la classe 6 et 7 étant soldés, ceux-ci ne seront pas édités par

défaut, par contre, dans le compte 120 sera ventilé le résultat de l'exercice.

Supprimer les comptes de tiers non mouvementés

Laissez cette case cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.

Cela permet d’alléger votre plan comptable entreprise de numéros de comptes

inutiles. Toutefois, une relance commerciale sera toujours possible à partir de ces

comptes de tiers, en reprenant le dossier d'archive contenant l'exercice N-1.

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3.3) Etape Options Archivages :

Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance

définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du

journal, grand livre et balance définitive

· Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un

export total de toute la base.

Il s’agit d’exporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, Journaux…)

dans des fichiers CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent être

ouverts par des logiciels comme EXCEL, Word pad ….

Un archivage similaire est possible hors de la clôture, c’est l’Archivage des données

· Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés

la sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand-livre et

balance, ainsi que l’archivage de la base.

Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip où 0107-

1207 correspond au mois et à l’année du début et de la fin de l’exercice en cours de

clôture ( dans notre exemple janvier 2007 à décembre 2007).

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3.4) Avertissement Clotures Mensuelles

Si auparavant les clôtures mensuelles n’ont pas été effectuées , lors de la clôture annuelle

le logiciel propose automatiquement de le faire :

3.5) Confirmation Clôture annuelle

Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée,

la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.

Un message vous annonce enfin que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur

Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé.

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Conséquences de la Clôture Annuelle

La clôture annuelle a pour effet :

· de vérifier que toutes les périodes sont clôturées ;

· de figer les opérations effectuées pendant cet exercice : il n'est alors plus

possible de saisir ou modifier des écritures ;

· de numéroter les lignes d’écritures de l’exercice clôturé ;

· de générer les écritures d'A-Nouveaux (détaillées ou non pour les

écritures de tiers ou de trésorerie) dans le journal AN ; ces écritures

seront automatiquement validées ;

· de générer l'écriture de résultat dans un journal (OD).

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4) Impressions annuelles

Il s’agit d’imprimer en une seule manipulation tous les journaux, le grand-livre, la

balance et le journal général en une seule manipulation.

Barre de menu Clôtures + Impressions annuelles

Remarque : La mention « définitif» sera présente quand l’exercice aura été

clôturé.