CO 1386 FR - Famifed · Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en Belgique 3.6.4. Révision de l’incapacité – Fait ... Point

Concerne: Evaluation annuelle des besoins d’information sur supports électroniques et

papier : actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires TABLE DES MATIÈRES 1. Collecte d’informations au moyen de formulaires et de supports électroniques 2. Principes généraux de la collecte d’informations 2.1 Collecte unique d’informations : ne demander les données indispensables qu’une seule

fois 2.1.1. Principes généraux 2.1.2. Débiteurs (sans domicile connu en Belgique ou résidant à l’étranger) 2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l’information 2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles 2.2. Conséquences de la collecte unique des informations 2.2.1. Examiner le droit d’office ou attendre une demande ? 2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires 2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro

d’entreprise ou le NISS) 2.3. Force probante des données d’information électroniques 2.4. Suppression de la légalisation des copies 2.5. L’autre communication (électronique) avec le citoyen

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3. Collecte des données au moyen de formulaires (par thème) Thème 1 – Virement sur un compte à vue en Belgique et à l’étranger 3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte 3.1.2. Le virement SEPA 3.1.3. Le service bancaire de base Thème 2 – Preuve de la naissance et de la vie 3.2.1. Procédure avant la naissance 3.2.2. Procédure après la naissance 3.2.3. Mesures destinées à éviter que l’allocation de naissance soit demandée et payée plus d’une fois Thème 3 – Octroi d’un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés – Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales 3.3.1. Octroi du supplément sur la base d’un formulaire de demande 3.3.2. L’envoi groupé des formulaires P19/P19ter en 2011 3.4.3. Quel organisme envoie quel formulaire de contrôle ? Thème 4 – Octroi des allocations familiales ou d’un supplément – Preuve des revenus Thème 5 – Octroi du droit aux allocations d’orphelins 3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16 3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d’allocations d’orphelins) Thème 6 – Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires 3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l’enseignement 3.6.1.1. Etudiant qui interrompt ses études au cours de l’année scolaire ou académique 3.6.1.2. Etudiant à l’étranger 3.6.1.3. Procédure identique pour l’étudiant qui prépare une thèse 3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants) 3.6.2.1. Occupation de l’étudiant 3.6.3. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en

Belgique 3.6.4. Révision de l’incapacité – Fait nouveau? 3.6.5. L’enfant handicapé atteint l’âge de 21 ans 3.6.6. L’enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d’une prestation

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3.6.7. Régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)

Thème 7 – Occupation du jeune demandeur d’emploi au cours de la période d’attente Thème 8 – Les enfants placés Thème 9 – Formulaires manquants ou incomplets - Décision d’office 3.9.1. Principes généraux 3.9.2. Rappel de formulaires non renvoyés 3.9.3. Cas d’application particuliers 3.9.3.1. Le formulaire pour les étudiants (P7a) n’est pas renvoyé 3.9.3.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d’emploi (P20) n’est pas renvoyé 3.9.3.3. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19) n’est pas renvoyé - Continuation du

paiement du supplément 3.9.3.4. Données relatives à la coparenté et à l’hébergement alterné de durée égale Thème 10 – Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d’allocations familiales payées indûment 3.10.1. Principes généraux 3.10.2. Instructions pratiques pour l’établissement des indus 3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - procédure à

suivre avant d’établir un indu - Valider/Payer/Récupérer Thème 11 – Le Registre national 3.11.1. Actualisation périodique des données d’identification par le biais du Registre national 3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit 4. Divers 4.1. Le formulaire de demande d’un supplément (formulaire de demande P19) n’est pas renvoyé 4.2. Point de vue des tribunaux du travail en rapport avec le devoir d’information 4.3. Force probante des documents scannés 4.4. Déclaration aux organismes assureurs pour l’orphelin de père et mère 4.5. Tableau de formulaires actualisé Annexe 1 : Tableau des formulaires adapté Annexe 2 : Aperçu des procédures d’examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires pour 2011

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1. Collecte d’informations au moyen de formulaires et de supports électroniques

Depuis quelques années, l’Office tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d’administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année. Les caisses d’allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er janvier 2011.

2. Principes généraux de la collecte d’informations

Les contacts avec l’assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d’informations correctes et complètes. L’objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte : (a) en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible

l’assuré social, grâce à une adaptation et un remplacement des formulaires par des données électroniques ;

(b) en consultant les banques de données1. Les caisses d’allocations familiales doivent veiller à mettre les paiements « en temps réel » en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.

2.1. Collecte unique d’informations : ne demander les données indispensables qu’une seule

fois 2.1.1. Principes généraux 1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement

correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l’établissement du droit et au paiement des allocations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées. L’usage impropre des données à d’autres fins peur être poursuivi.

1 Une version imprimée de chaque consultation est conservée comme preuve dans le dossier (électronique).

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2. La collecte d’informations ne peut être excessive : il n’est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.

3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le

plus possible à la « source authentique » ; elles ne peuvent être demandées à l’assuré social au moyen d’un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une base données qui est légalement ou réglementairement tenue de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à la disposition de tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.

Exemple

Type de données Source authentique Données d’identification des entreprises Banque-carrefour des entreprises

(répertoire des employeurs) Données d’identification des citoyens Registre national des personnes

physiques Registre de la Banque-carrefour de la sécurité sociale

Données sociales à caractère personnel Bases de données gérées par les institutions de la sécurité sociale (dont l’ONSS)

Exceptions Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n’existe pas encore de source électronique « authentique » doivent encore être confirmées au moyen d’un formulaire, d’une attestation ou d’une déclaration. Aperçu des données

Nature de l’information Mode de preuve 1 Mise à la retraite de l’attributaire/pension de

survie Attestation du service des pensions

2 Détention Attestation du SPF Justice (adresse dans les tableaux en annexe)

3 Placement dans une institution/famille Attestation/formulaire P3/P3b/disposition du juge

(voir thème n° 8)

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4 Conséquences positives (voir thème n° 11) Formation d’un « ménage de fait » Conséquences négatives (voir thème n° 11) Former/ne pas former un « ménage de fait » (réfutation de la présomption)

Registre national ou document officiel2 + déclaration des partenaires sur le

formulaire J

Registre national ou document officiel + déclaration des partenaires sur le

formulaire J/enquête sociale (contrôle à domicile)

5 Abandon de l’orphelin par le parent survivant Formulaire P16com (voir tableaux en annexe)

6 Disparition ou enlèvement de l’enfant ;

l’attributaire a « abandonné » sa famille Déclaration des services judiciaires,

administratifs ou de police 7 Règles concernant l’autorité parentale (garde

alternée et coparenté) Jugement/arrêt/décision (voir thème

n° 9) 8 Hébergement alterné de durée égale d’enfants

majeurs (conséquence du régime de coparenté)

Déclaration des deux parents (formulaire mod. L)

9 Aide du CPAS (revenu d’intégration + autre aide) CPAS non connectés à la Banque-carrefour : attestation/déclaration

10 Demande de versement sur un compte Formulaire mod. W 11 Dans la Communauté flamande :

L’enseignent pour adultes, les cours du soir, l’enseignement de promotion sociale, l’enseignement privé, le contrat d’apprentissage, les stages (formation de chef d’entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d’études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier…) Dans la Communauté française/germanophone : L’enseignent suivi, le contrat d’apprentissage, les stages (formation de chef d’entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d’études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier…)

Attestation/formulaire

12 Preuve d’un handicap ou d’une affection Attestation/Handichild3 13 Faits juridiques à l’étranger (naissance, décès,

adoption …) Attestations/déclarations

2 Conformément à la circulaire minsitérielle CM 588 du 17 mars 2005, le droit au taux majoré des allocations d’orphelisn (50 bis) est rétabli au moment de la séparation après un mariage ou la formation d’un ménage de fait sur la base d’un document officiel. Le modèle J (déclaration de l’intéressé) ne peut servir comme preuve de la séparation. 3 A partir du 1er octobre 2008.

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14 Cohabitation légale Déclaration 15 Revenu de l’attributaire, du partenaire,

de l’étudiant stagiaire, de la formation en alternance, de l’apprentissage sur le lieu de travail, de l’apprenti, de la formation en entreprise.

Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4)

16 Chômeur sanctionné4 Décision de sanction (ONEM)/ Déclaration

17 Allocation de naissance Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population

18 Allocataire illégal Déclaration5 19 Contrats FPI6 (mise au travail des chômeurs) Services régionaux de l’emploi

2.1.2. Débiteurs (sans domicile connu en Belgique ou résidant à l’étranger) On a demandé aux caisses d'allocations familiales de ne jamais suspendre l’intégration dans le Cadastre des débiteurs (attributaire et allocataire) d’allocations familiales payées indûment tant que la dette n’est pas entièrement payée. Il convient d’y veiller d’autant plus lorsque les données d'identification ne sont plus actualisées par le Registre national, par exemple parce qu’elles ont été radiées entre-temps. 2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l’information Réutilisation des données : gestion et échange d’informations sécurisées Les données (sociales à caractère personnel) ne sont demandées qu’une seule fois7 ; dès qu’elles sont en possession d’un organisme d’allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées et sont mises à la disposition des autres utilisateurs dans le secteur, par le biais du Cadastre ou du brevet d’attributaire . Elles ne doivent pas être disponibles activement plus longtemps que nécessaire pour l’application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription en vigueur. 2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles Les données qui ne sont plus utilisées pour l’octroi des allocations familiales doivent être archivées. Elles ne doivent pas rester disponibles pour être consultées directement, mais elles sont enregistrées

4 Le flux avec l’ONEM est en cours de développement. 5 Circulaire de l’Office CO 1376 du 8 septembre 2008. 6 Non disponible par le biais de la DMFA mais bien par le biais du RIP. Voir lettre circulaire 996/64 du 7 août 2006. 7 Pour les données transférées avec le brevet d’attributaire : voir tableaux p.16.

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dans les archives ou stockées sur des supports électroniques (cf. circulaire de l’Office CO 1380 du 23 décembre 2009). Une lettre circulaire contenant d’autres précisions est en préparation. 2.2. Conséquences de la collecte unique des informations 2.2.1. Examiner le droit d’office ou attendre une demande ?

L’Office pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d’allocations familiales et établis dans le cadre de l’examen automatique du droit. Lors de l’établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l’assuré social, il est important que l’information électronique disponible soit néanmoins utilisée au maximum (par ex. les données DMFA concernant le volume de travail peuvent être un indice pour le revenu dans le cadre de l’examen d’un supplément). La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l’information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d’informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente. Pour ce qui est de l’intégration des conjoints ou partenaires en vue de l’octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de l’Office CO 1377 du 8 décembre 2008.

Statut de “quatrième acteur”: aperçu des intégrations dans le Cadastre Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103)

Tous les attributaires prioritaires potentiels (« quatrièmes » acteurs: cf. les schémas en annexe).

Situation Acteurs avec code 103/106 Cession du droit à un attributaire qui appartient au groupe principal d’allocataires

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LC, qui a cédé le droit

Application de la dérogation générale sur la base de la CM 599

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LC

Cession du droit à un attributaire qui n’appartient pas au groupe principal d’allocataires

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LC, qui n’a pas cédé le droit et les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l’enfant

But Acteurs avec code 105 Examen automatique du droit aux allocations familiales d’orphelins

L’autre parent (adoptant) de l’enfant qui n’est pas encore intégré avec un autre code

Suivi de toutes les modifications dans la composition du ménage

Les chefs de ménage (personnes de référence) qui ne sont pas encore intégrés avec un autre code

Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l’assuré social n’a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses

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d'allocations familiales peuvent recueillir d’office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants – Décision d’office). 2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l’intermédiaire de TRIVIA). Toutes les conséquences juridiques connues découlent d’une preuve qui a été obtenue de cette manière: le paiement des allocations familiales de base ou la validation du paiement d’un supplément (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants – Décision d’office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements. 2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro

d’entreprise ou le NISS)

S’il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires.

Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d’autres services (art. 12 de la charte pour une administration à l’écoute des usagers)8. 2.3. Force probante des données d’information électroniques

Les données d’information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.

Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels ?

Un arrêté royal9 stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler ces différences au service Monitoring , qui prendra contact, le cas échéant, avec le Helpdesk du Registre national (tél. 02/518 21 31 - courriel : [email protected]). En attendant une modification de la circulaire de l’Office CO 1272, ces cas ne doivent donc plus être communiqués directement au Registre national.

8 Approuvée par le conseil des ministres du 23 juin 2006. Cette charte complète la Charte de l’utilisateur des services publics du 4 décembre 1992. Le but de cette charte est d’ajouter un certain nombre de nouveaux principes de bon service public à ceux qui étaient déjà contenus dans ladite Charte. 9 Arrêté royal du 19 mars 2008, MB, 15 avril 2008.

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La disposition qui était contenue l’année passée dans la circulaire CO 1381 du 8 février 2010 est abrogée jusqu’à nouvel ordre.

2.4. Suppression de la légalisation des copies10 Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes. Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d’une copie du document original. Que faire en cas de doute concernant l’authenticité ? S’il existe un doute au sujet de l’authenticité11 d’un document, il y a lieu de prendre contact avec l’autorité qui peut fournir l’information. Si cela ne suffit pas, le service peut s’adresser au citoyen ou à l’entreprise. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande. La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s’applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d’attributaire). Quand un document original est-il encore nécessaire ?

• les attestations des établissements d’enseignement (formulaire P7-B ou attestation scolaire abrégée) doivent être transmises dans leur forme originale à la caisse d’allocations familiales par l’assuré social ;

• les déclarations des organismes financiers (formulaire Mod. W) au sujet du compte sur lequel les allocations familiales sont versées doivent également être remises dans leur forme authentique à la caisse d’allocations familiales par l’assuré social.

Pour ces deux attestations, aucune copie, télécopie ou copie PDF ne peut être admise. Pour les preuves authentiques de la naissance et de la vie, on se reportera au thème n° 2 ci-dessous.

10 Cette question a déjà fait l’objet d’une directive : voir le point 3 de la circulaire de l’Office CO 1352 du 20 décembre 2004 - Une copie « bien lisible » suffit au lieu d’un document authentique. 11 Voir par ex. l’attestation de naissance spéciale point 3.2.2. Procédure après la naissance.

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2.5. L’autre communication (électronique) avec le citoyen

Conformément à la charte pour une administration à l’écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le télécopieur (art. 6). Les données obtenues par d’autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou télécopieur) doivent être acceptées pour établir le droit si l’expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires ont été prises concernant l’authenticité de la signature (signature électronique sur l’eID). Les caisses d’allocations familiales sont priées d’examiner, conformément aux objectifs du gouvernement en matière de simplification électronique, la possibilité technique de mettre à disposition des formulaires authentifiés par la signature électronique12. La création d’un dossier en lignedoit permettre à terme aux travailleurs et aux allocataires de consulter leur dossier par le biais d’une application interactive et de suivre ses développements pas à pas dans un environnement entièrement sécurisé à l’aide d’une carte d’identité électronique (ou d’un « token »). De cette manière, les assurés sociaux peuvent découvrir la date du prochain paiement, consulter la composition du montant des allocations familiales, signaler des modifications de leur situation, demander une version électronique de la correspondance par courriel et y répondre, etc. Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet et au sujet des formulaires électroniques dans le guide de simplification sur le site web de l’Agence pour la simplification administrative (ASA) : www.simplification.be. Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la motivation d’une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d’un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s’ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prévoit (article 9 de la Charte). Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement : − pour interrompre le délai de prescription13 de 1, 3 ou 5 ans pour les paiements indus ; − pour la demande de retenues intersectorielles. 3. Collecte des données au moyen de formulaires (par thème) Thème n° 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l’étranger 3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte

12 De nombreuses applications sont déjà disponibles sur le site web MyBelgium.be. 13 Circulaire de l’Office CO 1360 du 1er août 2006.

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Conformément à l’article 1410, §2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu’elles ne sont plus identifiables comme telles. La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le Code judiciaire sur ce point, et prévoit l’attribution d’un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L’arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de l’Office CO 1361 du 6 novembre 2006). L’information figurant sur le formulaire Mod. W a été adaptée en fonction de cette nouvelle réglementation, afin d’informer ainsi suffisamment l’assuré social. 3.1.2. Le virement SEPA Le formulaire a également été adapté à la directive européenne relative à l’exécution des virements européens. Par conséquent, le numéro de compte actuel du bénéficiaire sera remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire a été demandé sur le mod. W. Pour les virements vers l’étranger, un formulaire W-int a été élaboré. 3.1.3. Le service bancaire de base Conformément à l’article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), toute institution de crédit doit pouvoir ouvrir pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique pour 12 EUR (indexés)14 au maximum par an un compte à vue et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d’information du formulaire W contient une brève référence à cette loi. Le nouveau formulaire vous a été communiqué avec la lettre circulaire de l’ONAFTS 999/c.150 du 18 décembre 2008. 14 La banque peut réclamer 13,60 EUR par an au maximum (montant valable à partir du 1er janvier 2009). Le prix maximum du service bancaire de base est adapté chaque année en tenant compte de l’indice des prix à la consommation. L’information concernant l’adaptation du montant figure sur le site web du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie.

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Thème n° 2 - Preuve de la naissance et de la vie 3.2.1. Procédure avant la naissance Lors du paiement anticipé de l’allocation de naissance, on demande à l’allocataire l’« attestation de naissance spéciale ». L’examen : cf. point 3.2.3. 3.2.2. Procédure après la naissance La naissance de l’enfant est prouvée par l’« attestation de naissance spéciale »15 ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l’enfant a été établie d’une des deux façons, on dispose d’une base suffisante pour :

- payer l’allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l’allocation de naissance ; - payer les allocations familiales.

Pour déceler les fraudes au moyen de l’« attestation de naissance spéciale » falsifiée ou d’attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l’allocation de naissance, les caisses sont priées de toujours suivre le message électronique (mailbox) du Registre national. Si aucun message n’a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée) et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l’allocation de naissance, l’information reçue est confrontée à la source authentique :

- consulter le Registre national et conserver une copie (imprimée) de l’écran de cette consultation dans le dossier (électronique) ;

- et/ou demander (à la commune qui a émis l’attestation de naissance spéciale) de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l’enfant.

Note : L’ acte de déclaration d’un enfant mort-né est établi par l’officier de l’état civil lorsque la mortinaissance a eu lieu plus de six mois après la conception. Dans ce cas, la mortinaissance donne également droit à l’allocation de naissance ou l’allocation de naissance anticipée ne doit pas être contestée. L’officier de l’état civil établit un acte de naissance portant la mention « enfant présenté sans vie » lorsqu’un acte de déclaration d’un enfant mort-né a été établi. Etant donné que cette attestation est sujette aux fraudes, la caisse d'allocations familiales est invitée à recueillir des informations concernant l’acte de déclaration d’un enfant mort-né auprès de l’administration communale concernée chaque fois qu’elle ne reçoit aucun message électronique.

15 Les allocations familiales et l’allocation de naissance sont payées à titre provisionnel, la réception du message électronique concernant la naissance doit faire l’objet d’un suivi.

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La remise d’un certificat médical de fausse couche après au moins cent quatre-vingts jours de grossesse à la caisse d’allocations familiales compétente ne suffit pas pour établir le droit à l’allocation de naissance. Si, par contre, l’enfant est mort-né à l’étranger, la preuve de la mortinaissance (après 180 jours de grossesse) est fournie à l’aide d’un document émanant de l’autorité publique étrangère compétente, et à défaut, à l’aide d’un certificat médical.

Exemple : Une demande d’allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L’allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s’agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l’allocation de naissance, on demande l’« attestation de naissance spéciale ». Aucun message mailbox du Registre national n’est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n’est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l’allocation de naissance et payer les allocations familiales. À partir du troisième mois après la date de naissance présumée et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l’allocation de naissance, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère (cf. note ci-dessus). 3.2.3. Mesures destinées à éviter que l’allocation de naissance soit demandée et payée plus d’une fois 3.2.3.1. Consultation de TRIVIA Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d’office une enquête au sujet d’un cumul de paiements possible en consultant les répertoires de données.

• Pour l’attributaire (le demandeur de l’allocation de naissance) : consultation de TRIVIA est examen en fonction de l’établissement du droit + conservation d’une copie (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique) ;

• pour les attributaires potentiels (selon la composition du ménage) : consultation de TRIVIA afin d’éviter les cumuls de paiements + conservation d’une copie (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique).

S’il apparaît qu’aucun cumul n’est possible, l’allocation de naissance est payée (de façon anticipée). Si un cumul s’avère possible après une consultation de TRIVIA (par ex. si un des parents est connu durant cette période dans le RGTI ou dans la DMFA(APL) comme fonctionnaire), la caisse d'allocations familiales prend contact avec l’administration ou le service concerné. Il suffit de prendre contact par téléphone (par ex. avec la caisse d'assurances sociales) et de confirmer le résultat de l’entretien par lettre. Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on complète le cas échéant au moyen d’une visite de contrôle chez la personne qui a reçu l’allocation de naissance.

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3.2.3.2. Intégration dans TRIVIA Pour prévenir le cumul de paiements de l’allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d’intégrer immédiatement, à partir du paiement (anticipé) de l’allocation de naissance, le paiement et les données sur l’allocataire, l’attributaire et tous les attributaires potentiels (“quatrièmes” acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre. 3.2.3.3. « Attestation de naissance spéciale » La caisse d'allocations familiales qui reçoit l’attestation de naissance spéciale l’annule ou la transmet à la caisse qui est compétente ou qui a payé l’allocation de naissance selon le Cadastre. Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n’est plus nécessaire de demander l’attestation de naissance spéciale. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d’une demande individuelle. S’il existe un doute au sujet du rang de la naissance, on interroge les parents dans une lettre distincte. Il suffit qu’il s’agisse du premier enfant d’un des deux parents pour accorder le premier rang. Etant donné que l’information concernant le rang de la naissance ou la filiation ne peut être obtenue au moyen de l’attestation E, celle-ci est supprimée. La CO 1318 du 15 janvier 1999 n’a plus aucune raison d’être et a par conséquent été abrogée. Thème n° 3 - Octroi d’un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés – Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales 3.3.1. Octroi du supplément sur la base d’un formulaire de demande Principe : Les formulaires de contrôle sont envoyés à des moments fixes déterminés au préalable. Dans de nombreux cas, l’Office constate des retards dans l’examen du droit aux suppléments sociaux. Les caisses d'allocations familiales sont informées de ces constatations par le biais du rapport annuel. Les caisses d’allocations familiales sont dès lors priées de s’efforcer d’envoyer les formulaires aux dates préalablement fixées. 3.3.2. Envoi groupé des formulaires P19/P19ter en 2011 La question est de savoir quand le formulaire doit être envoyé pour payer à temps le supplément ou ne pas interrompre le paiement d’un supplément. L’Office a examiné l’opportunité et la plus-value de l’envoi groupé, et a communiqué la procédure adaptée aux caisses d'allocations familiales. L’envoi semestriel groupé a été supprimé à partir de juillet 2010. Les instructions de la CO 1377 de décembre 2008 ont été adaptées dans la circulaire de l’Office CO 1384 du 8 juin 2010. Ces instructions restent applicables pour l’envoi groupé de 2011.

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L’attention est toutefois attirée sur les adaptations suivantes :

1) Lorsque le formulaire P19 n’est pas renvoyé au moment où la qualité de chômeur de longue durée, de malade, d’invalide ou de pensionné est acquise dans le cadre du premier examen du droit au supplément, il ne doit pas être rappelé après un mois. L’impossibilité d’octroyer le droit à un supplément en raison de l’absence du formulaire de contrôle P19 doit être motivée par écrit. Un contrôle sur place a toutefois été prévu dans certains cas pour les familles bénéficiant d’un revenu de remplacement (cf. Divers, 4.1). 2) Pour les cas où un formulaire de demande du supplément ou d’une majoration est envoyé et est retourné durant le dernier trimestre de l’année civile, il est absolument souhaitable de prendre des mesures pour éviter que le même formulaire soit envoyé une seconde fois avec la même question à l’occasion de l’envoi groupé en janvier. Ce formulaire P19 contenant les données relatives aux revenus du dernier trimestre sert de base pour les paiements provisionnels de l’année qui vient. Lorsqu’un formulaire est malgré tout envoyé en janvier, cela n’a d’effet que sur les paiements pour autant qu’il soit renvoyé et qu’il apparaisse qu’il communique de nouvelles informations qui n’avaient pas été mentionnées sur le formulaire précédent. Exemple : Le septième mois de maladie est atteint le 19 octobre 2010. La caisse d'allocations familiales reçoit l’information du « 6e mois » le 15 octobre et envoie un formulaire P19 (mois de référence : octobre) le 5 novembre 2010. Le formulaire est reçu le 10 novembre 2010. La situation familiale et les revenus répondent aux conditions pour recevoir le supplément. Le supplément 50 ter est payé à partir de novembre 2010 et tant qu’aucune modification du ménage et de la profession n’est signalée (cf. envois intermédiaires dans les CO 1377 et 1384). Le prochain envoi en série aura lieu en janvier 2012. Si un formulaire est malgré tout encore envoyé en janvier à titre superflu, le paiement du supplément ne peut être interrompu dans aucun cas lorsque ce formulaire n’est ps envoyé par l’intéressé.

3) En cas d’assimilation, il n’est pas toujours évident de savoir quand le formulaire P19 doit être envoyé en fonction de la continuation du paiement du supplément. Afin de tenir compte au maximum les fluctuations éventuelles des revenus dans l’évaluation et de ne pas menacer la continuation éventuelle d’un supplément social, le formulaire P19 est envoyé à la fin du trimestre (à partir de la dernière semaine du mois) au cours duquel l’interruption (occupation > 27 jours civils) produit ses effets sur le taux. La période indiquée sur le formulaire (cases mensuelles à compléter) pour examiner l’assimilation correspond à la période qui apparaît sur le dernier formulaire reçu.

Exemple 1 : L’attributaire est chômeur de longue durée et il reçoit le supplément 42 bis. Il reprend le travail le 15 avril 2011. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de juin 2011 (période de référence : janvier 2010 – juin 2010). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l’envoi en série de 2011 a en effet été complété jusqu’en décembre 2010 inclus.

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Exemple 2 : L’attributaire est chômeur de longue durée et il reçoit le supplément 42 bis. Il reprend le travail le 15 septembre. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de décembre 2010 (période de référence du formulaire : février 2010 – décembre 2010). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l’envoi en série de 2010 a été complété jusqu’en janvier 2010 inclus.

Remarques

1. Si le formulaire P19 « examen de l’assimilation » n’est pas reçu, on décide d’office après un rappel si les paiements du supplément sont validés ou, le cas échéant, un contrôle sur place est effectué (les paiements ne peuvent pas être validés avec les données disponibles). Seuls les paiements effectués peuvent être validés sur la base d’une consultation, en aucun cas la consultation de TRIVIA ne peut donner lieu à l’octroi d’autres suppléments.

2. Conformément à l’arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et

56, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, l’attributaire qui est divorcé ou séparé de corps et bien ou de fait, a droit à un supplément pour un ou plusieurs enfants pour lesquels il ouvre le droit aux allocations familiales, lorsque son conjoint ou ex-conjoint (type de famille III ) ou l’autre parent (type de famille IV ) est allocataire, à condition que ce conjoint ou ex-conjoint ou l’autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l’article 56 bis, § 2, de ces mêmes lois et n’ait pas contracté un nouveau mariage, sauf si le mariage est suivi par une séparation de fait. La séparation de fait doit apparaître par la résidence principale séparée des personnes en cause dans le Registre national, exception faite des cas dans lesquels il ressort d'autres documents officiels produits à cet effet que la séparation de fait est effective bien qu'elle ne corresponde pas ou plus avec l'information obtenue auprès dudit Registre.

Pour ces cas, l’envoi du formulaire P19 reste toutefois nécessaire. Au début du droit, et ensuite annuellement, on envoie le formulaire P19 ter en vue d’établir le le droit au supplément social dans le cadre de l’examen automatique du taux le plus avantageux, comme le prévoit la circulaire ministérielle CM 599 du 16 juillet 2007.

3.3.3. Quel organisme envoie quel formulaire de contrôle?

Principe (cf. CO 1330 du 21 mai 2001)

Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l’organisme d’allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l’envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois. Si cet organisme d’allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont nécessaires pour la caisse d’allocations familiales à laquelle il a transféré la

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compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d’attributaire).

Si l’assuré social ne donne pas suite à un rappel, l’autre caisse d’allocations familiales en est informée. Chaque organisme d’allocations familiales prend alors une décision d’office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel. Exemples Formulaire P19

1. La caisse A paie jusqu’au 31 décembre et la caisse B à partir du 1er janvier. Il existe un droit au supplément monoparental. La caisse B envoie un formulaire P19 en janvier et envoie aussi si nécessaire le rappel en février. Si le formulaire revient et contient l’information qui est également nécessaire pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’en décembre et la caisse B pour la période à partir du 1er janvier.

2. La caisse A paie jusqu’au 31 janvier et la caisse B à partir du 1er février. Il existe un droit au supplément monoparental. La caisse A envoie un formulaire P19 en janvier, et envoie aussi si nécessaire le rappel en février. Si le formulaire revient, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’en janvier et la caisse B pour février (date de fin des paiements provisionnels).

Formulaire P7

3. La caisse A paie jusqu’au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Il y a un enfant

bénéficiaire: un étudiant de 20 ans. La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire revient et contient l’information qui est également nécessaire pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 31 août et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre.

4. La caisse A paie jusqu’au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Il y a un enfant bénéficiaire: un étudiant de 20 ans. La caisse A envoie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire revient, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 30 septembre et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.

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Formulaire P20

5. La caisse A paie jusqu’au 31 mars et la caisse B à partir du 1er avril. L’enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l’école et inscrit comme demandeur d’emploi. La période d’octroi s’achève fin avril. La caisse B envoie le formulaire de clôture P20C et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire revient et contient l’information qui est également nécessaire pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 31 mars et la caisse B pour avril.

Thème n° 4 - Octroi des allocations familiales ou d’un supplément – Preuve des revenus Aucune source authentique n’est actuellement disponible pour fournir la preuve des revenus du travail en tant que travailleur salarié ou indépendant ou d’une prrestation sociale. Les données provenant d’une source authentique sont par définition validées par une autorité compétente pour ces informations (par ex. l’ONSS), tandis que les déclarations sur les formulaires ne le sont pas. Rappelons que les « déclarations sur l’honneur » des revenus sur les formulaires P19 doivent être acceptées et servent de base à l’établissement du droit à un supplément jusqu'à preuve du contraire. Sont également des déclarations sur l’honneur en soi, les écrits, les notes, fiches de salaire, etc. joints au formulaire, par lesquels l’assuré social exprime de la volonté de déclarer un certain revenu. Ce qui compte comme déclaration est l’intention ou l’expression de la volonté, et non la forme extérieure16. Pour les étudiants visés à l’article 3 de l’arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (apprentissage à temps partiel – travail à temps partiel/apprentissage sur le lieu de travail/formation en alternance) et les jeunes ayant quitté l’école et inscrits comme demandeurs d’emploi, les mêmes principes sont applicables durant la période d’attente. Les déclarations sur l’honneur (notamment sur les formulaires P7 et P20) doivent être acceptées jusqu'à preuve du contraire. Thème n° 5 – Octroi du droit aux allocations d’orphelins 3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16 Les circulaires de l’Office CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 ont communiqué aux caisses d’allocations familiales la nouvelle procédure d’établissement du droit aux allocations d’orphelins. L’envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du

16 Par exemple lorsque l’intéressé se réfère sur le formulaire P19 (signé) à une note jointe, à un avertissement-extrait de rôle…, ce qui équivaut implicitement à une déclaration suffisante qui prouve le revenu, et le supplément peut être payé.

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Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique. En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations d’orphelins majorées est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou après la formation d’un ménage de fait. Le rétablissement des allocations d'orphelins majorées ne s’applique que pour la veuve ou le veuf qui se sépare de son conjoint ou partenaire avec lequel il a cohabité (forma un ménage de fait). Cette règle ne s’applique donc provisoirement pas lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l’étranger. Ces faits sont prouvés au moyen d’un document officiel17 (cf. tableau de formulaires actualisé en annexe). Le modèle J (déclaration de non-formation d’un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation. Pour établir l'abandon de l’orphelin (formulaire P16 com), qui donne lieu à l’octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexes). Il en va de même pour l’établissement du droit aux allocations d’orphelins pour les enfants à l’étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P16). Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en vue de l’examen automatique du droit aux allocations d’orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l’étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis. Pour établir la filiation entre le défunt et l’orphelin, on demandait toujours dans le passé l’acte de naissance à la commune où l’enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la « composition du ménage » que l’on obtient par l’intermédiaire du Registre national ou la preuve que l’enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés) et que la filiation n’a pas fait l’objet d’un désaveu de paternité par le parent décédé, peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé. La circulaire ministérielle CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l’application des nouvelles dispositions en matière d’établissement du droit aux allocations d’orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l’absence de toute qualité d’attributaire durant la dernière année avant le décès. Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007. Les organismes d'allocations familiales ont été priés de prendre les mesures nécessaires pour faire connaître cette mesure (cf. circulaire CO 1378 du 12 janvier 2009 et adaptation des formulaires P3-a et P3-b avec la lettre circulaire II/C/999/c.151/SN du 18 mars 2009). 17 Voir la circulaire du ministre des Affaires sociales CM 588 du 17 mars 2005 : déclaration d’une instance officielle, par ex. des services de la population,…

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3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d’allocations d’orphelins) L’Office a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu’attributaires pour le droit aux allocations d’orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l’intermédiaire des banques de données (Trivia, Cimire, banque de données des caisses d’allocations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu. Thème n° 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires 3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l’enseignement

A la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l’enseignement, appelée réforme BaMa, est en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Désormais, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours. Dans le cadre de la flexibilisation, il est possible d’étudier aux universités et écoles supérieures avec un programme d’études individuel pour toutes les années dans un système de semestres. L’arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements dans le domaine de l’enseignement. En collaboration avec les caisses, l’Office a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités à la collecte électronique des données au moyen du flux D062 (cf. lettre circulaire II/999/c.154 du 15 juillet 2009). 3.6.1.1. Etudiant qui interrompt ses études au cours de l’année scolaire ou académique – Interruption durant les examens Conformément à l’article 10 de l’arrêté royal du 10 août 2005, les allocations familiales ne sont plus dues pour l’étudiant lorsqu’au cours de l’année académique, ses études sont interrompues ou ramenées à moins de 27 crédits. Il en va de même pour les désinscriptions au cours du mois des examens, en juin. Dans la Communauté flamande, une désinscription est systématiquement signalée par le biais du flux D062, alors que dans les Communautés française et germanophone, cela se fait au moyen d’une déclaration sur l’honneur et d’une déclaration de l’établissement d'enseignement que la famille doit envoyer spontanément à la caisse d’allocations familiales concernée. Ce n’est que pour les désinscriptions qui sont reçues au moyen d’un message D062 qu’il n’est plus nécessaire d’envoyer un P7-A de confirmation. Pour les autres désinscriptions (déclarations sur l’honneur), un formulaire P7-A doit encore être envoyé à la famille.

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3.6.1.2. Etudiant à l’étranger Pour tous les étudiants, même ceux qui étudient à l’étranger, le formulaire P7-A est envoyé le 5 septembre de chaque année (cf. circulaire de l’Office CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 6). Les paiements sont entamés à la réception du formulaire E ou le P7-int dûment complété et signé est reçu. Le formulaire P7-A qui manquerait encore et qui n’est plus applicable à la situation ne doit alors plus être suivi. 3.6.1.3. Procédure identique pour l’étudiant qui prépare une thèse On attire l’attention sur le fait que pour le suivi au moyen du formulaire P7, il n’existe aucune dérogation pour l’étudiant qui prépare une thèse par rapport aux autres étudiants (procédure de la CO 1374 du 25 septembre 2008). Concrètement, cela signifie donc que lorsqu’elles recevront des informations par le biais du flux D062 ou du formulaire P7, les caisses d'allocations familiales tiendront compte du fait que :

• conformément à l’arrêté royal du 16 février 1968, pour l’étudiant qui prépare une thèse, l’octroi des allocations familiales prend fin le mois de la remise d’un mémoire avec un maximum d’un an ;

• l’arrêté royal en question ne prévoit pas de vacances annuelles pour l’étudiant qui prépare une thèse..

Exemple 1 : Pour l’année académique 2009-2010, l’étudiant était inscrit pour 17 crédits au cours d’une année de diplôme. Sur le formulaire P7-A du 20 septembre 2010, il est indiqué que la thèse a été déposée en juin 2010. Le jeune s’inscrit comme demandeur d’emploi en juillet 2010. En raison du dépôt de sa thèse, l’enfant perd la qualité d’étudiant et par conséquent la double qualité pour le troisième trimestre. Si le formulaire P7-A n’est pas renvoyé, on suppose que cet enfant a été étudiant jusqu’à la date d’inscription comme demandeur d’emploi, et il n’existe pas non plus de double statut pour le troisième trimestre (décision d’office). Paiement fractionné du minerval

Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d’études tant que la totalité du minerval n’a pas été payée. Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de l’Office CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13). L’Office a pris en 2009 l’initiative de demander à nouveau aux établissements d'enseignement de remettre l’attestation d’études destinée aux allocations familiales immédiatement après l’inscription. Les caisses sont invitées à signaler les problèmes au département Contrôle de l’Office.

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3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants) 3.6.2.1. Occupation de l’étudiant

Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été prévues pour certaines catégories d’étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n’est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel18 visés aux articles 3, 14 et 15 de l’arrêté royal du 10 août 2005), de sorte qu’aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s’applique également à l’occupation à l’étranger. Pour l’enseignement spécial19, la norme de 240 heures est applicable. Dans le flus D062, les cas d’enseignement à temps partiel sont indiquées par le code 312. Par contre, les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont pas soumis à la norme des revenus mais à celle des heures (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de l'encodage des cas. L’étudiant travailleur indépendant Pour l’étudiant travailleur indépendant en ordre princip al, la déclaration sur l’honneur fait office de preuve concernant la norme des 240 heures. La disposition à ce sujet dans la CO 1354 du 8 juillet 2007 (p. 16) est abrogée.

• Le code A indique la profession principale : dans ce cas, une déclaration sur l’honneur indiquant le nombre d’heures prestées est nécessaire pour vérifier si la norme de 240 heures est respsctée.

• Avec un code H sur le message du RGTI, l’étudiant est assujetti à l’article 37 de l’arrêté royal du 8 avril 1976 (exemption de cotisations sociales). Dans ce cas, les allocations familiales continuent d’être payées sans demander aucune déclaration sur l’honneur.

• Le code K correspond à l’assurance faillite pour les travailleurs indépendants : dans ce cas, aucune déclaration sur l’honneur concernant le nombre d’heures prestées ne doit être demandée. En ce qui concerne l’étudiant qui se trouve sous la norme des 240 heures, la prestation ne constitue pas un obstacle, car il s’agit d’un régime qui n’est pas repris dans l’arrêté royal du 10 août 2005. En ce qui concerne les étudiants à temps partiel qui se trouvent sous la norme de revenus, cette prestation sociale est additionnée à la somme des autres revenus.

18 Dans l’apprentissage sur le lieu de travail, les étudiants suivent un enseignement à mi-temps et accomplissent un stage à mi-temps. La norme des salaires est applicable. 19 Il s’agit des études visées à l’article 1er de l’arrêté royal du 12 août 2005.

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3.6.2.2. Réorientation au cours de l’année académique et enseignement supérieur professionnel Le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l’enseignement en ce qui concerne le flux D062 et l’enseignement supérieur professionnel (voir : lettres circulaires de l’Office II/C/997/69ter du 24 septembre 2009).

3.6.3. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés

en Belgique Dans le passé, le droit à l’allocation spéciale des enfants atteints d’un handicap jusqu’à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l’activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d’indemnités) par le biais de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l’année 2008 pour les enfants atteints d'une affection par la circulaire de l’Office CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l’année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l’utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l’actualisation du guide de l’utilisateur de la DMFA (voir circulaire de l’Office CO 1373 du 5 août 2008). Formulaire P5 – allocations familiales pour handicapés plus âgés Les handicapés plus âgés (art. 47 bis des lois coordonnées) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d’une prestation limitée (cf. article 63 des lois coordonnées). Attention ! Le bénéfice d’une pension de survie ne fait pas obstacle à l’octroi des allocations familiales pour les handicapés plus âgés. Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires dans le traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l’occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail. Les données concernant le revenu d’une pension ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l’Office national des pensions (ONP) ou à l’ Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI ), à partir de l’âge de 60 ans, sauf lorsqu’ils sont pensionnés à la suite d’une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d’occupation dans un atelier protégé (dernière occupation). La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu’elle découle d’une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. Une seule preuve suffit.

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Pour les handicapés âgés domiciliés hors de Belgique, l’obligation du suivi à l’aide des formulaires P2 et P5 est maintenue. 3.6.4. Révision de l’incapacité – Fait nouveau ? La lettre circulaire II/C/996/c.92/wam du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d’une révision médicale énumérées dans la circulaire de l’Office CO 1373 du 5 août 2008. L’inscription comme demandeur d'emploi n’est plus définie comme un nouveau fait et n’entraîne désormais plus une demande de révision de l’incapacité médicale pas plus qu’une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l’article 47, LC). Le SPF doit être informé des autres faits ; il décidera si une révision est nécessaire. En cas d’occupations successives, un message T1 n’est envoyé que la première fois. La suspension des allocations familiales est seulement nécessaire lorsque l’occupation représente en soi un obstacle pour l’octroi des allocations familiales comme défini à l’article 12 de l’arrêté royal du 3 mai 1991 portant exécution des articles 47, 56 septies et 63, LC. 3.6.5. L’enfant handicapé atteint l’âge de 21 ans Les caisses d’allocations familiales sont priées d’examiner le statut de l’enfant handicapé trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d’entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation…). Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d’information doit y être adapté. Il convient seulement d’envoyer encore le formulaire P7 lorsque le statut de l’enfant handicapé n’est pas connu. 3.6.6. L’enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d’une prestation La circulaire ministérielle CM 610 du 23 mars 2010 modifie les conditions auxquelles doivent répondre les activités d’un jeune ayant un handicap ou la prestation sociale qui en découle, pour que ce jeune puisse conserver le supplément d’allocations. À partir du 1er janvier 2010, les enfants atteints d'une affection continuent d’avoir droit au supplément pour handicapés lorsque leur activité ou prestation sociale ne fait pas obstacle (deusième filet de sécurité) à l’octroi des allocations familiales sur la base de l’article 62 des lois coordonnées, c.-à-d. en tant qu’étudiant (mémorant), jeune ayant quitté l’école, apprenti lié par un engagement d'apprentissage ou un contrat d'apprentissage ou comme étudiant (à temps partiel) avec un contrat de stage de travail (formation en alternance). Une prochaine lettre circulaire précisera la procédure à suivre.

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3.6.7. Régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)

Les formulaires mentionnent une formule générale : « Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales. » Rappelons que la circulaire de l’Office CO 1357 du 7 juin 2006, p. 7, a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat. Nouveau point de vue Le SPF Sécurité sociale a attiré l’attention de l’Office sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008). Lorsque l’intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire. S’il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu est le remboursement de ses frais, la caisse d’allocations familiales s’adresse à l’Office national de sécurité sociale ou aux services de l’Inspection sociale qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions. Thème n° 7 – Occupation du jeune demandeur d’emploi au cours de la période d’attente Les données concernant le revenu du jeune demandeur d’emploi étaient recueillies au cours de la période d’attente au moyen du formulaire P20. En outre, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l’examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d’emploi en période d’attente. Ceci signifie que si la caisse d’allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales au cours de la période d’attente est effectué. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l’heure actuelle la seule source d’information. Il n’est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d’une consultation de TRIVIA. L’Office a élaboré une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire II/C/c.153/SN du 1er juillet 2009).

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Début de la période de consultation. Règle générale Conformément à l’article 1er, § 2, de l’arrêté royal du 12 août 1985, la période d’attente débute le 1er juillet ou le 1er août après la dernière année scolaire ou académique, selon que l’enfant a moins de 18 ans ou a 18 ans ou plus le jour de son inscription comme demandeur d’emploi. Exceptions

Début de la période d’attente Ordre des preuves Le jour après la fin de toutes les activité imposées par le programme d'études, lorsque cette fin ses situe après le 1er juillet ou le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage ou de la formation

Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3) ou P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9

Le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci

Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9

Le jour après la fin de la période de stage exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage

Source authentique (déclaration du maître de stage)

Le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition : a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation ; b) les nouvelles études, le nouvel apprentissage ou la nouvelle formation

Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7A (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9

La loi du 10 janvier 2010 instituant l’engagement volontaire militaire a modifié l’article 62 des lois coordonnées. En conséquence, les informations figurant sur le formulaire P20 ont été adaptées, en ce sens que la solde du militaire volontaire pendant les six premiers mois ne constitue pas un obstacle pour l’octroi des allocations familiales durant la période d’attente (voir circulalire de l’Office CO 1385 du 18 novembre 2010).

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Thème n° 8 – Les enfants placés Preuve du placement dans une institution Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l’objet d’un suivi. Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l’article 70 ter des lois coordonnées, on se reportera à la circulaire de l’Office CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées. Pour les enfants placés dans une institution , le formulaire D22720 a comme finalité particulière de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement spécifique21 (collective) à l’égard de l’autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable. Notification du montant pour un enfant placé Pour les placements dans une famille d’accueil à charge du Fonds Jongerenwelzijn, la Communauté flamande ne doit plus être informée des montant payés depuis le 1er janvier 2009, mais les services de placement familial doivent encore l’être (lettre circulaire II/C/999/c.152/SN du 29 juin 2009). Pour la Communauté française, on applique également une nouvelle modalité de paiement, qui vous a été communiquée par la lettre circulaire II/C/996/c.94/Wam du 18 novembre 2010. Action sociale préventive Dans le cadre du service volontaire, les communautés ont prévu des mesures d’aide spécifiques à la famille afin d’éviter le placement d’un jeune22. Il ne s’agit pas de placements réguliers au sens de l’article 70 des lois coordonnées (mémo du Service juridique du 17 novembre 2010 - réf. III/10/59246/Gez./UI). Par conséquent, la clé de répartition particulière (2/3 pour l’institution ou l’autorité, 1/3 pour une personne physique ou sur un livret d’épargne) n’est pas applicable. Le formulaire P3 sera adapté en fonction de cette nouvelle modalité (voir lettre circulaire de l’Office 999/c.158/sn du 20 décembre 2010).

20 Voir les annexes à la CO 1025 du 23 juin 1976. 21 Voir la lettre circulaire de l’Office II/C/996/c.94/wam du 18 novembre 2009. 22 Arrêté du gouvernement flamand du 24 octobre 2008, MB, 2 mars 2009.

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Thème n° 9 - Les formulaires manquants ou incomplets – Décision d’office 3.9.1. Principes généraux Le formulaire constitue seulement un outil en vue d’obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l’assuré social pour recueillir les données concernant la situation en matière de revenus. La Charte de l’assuré social précise que si l’assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l’organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d’office une décision sur la base des données connues. Les cas à l’étranger font l’objet d’un rappel après un délai de 45 jours. En fonction de cette disposition, on fait au maximum usage des données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès. Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d’allocations familiales prend d’office une décision sur la base d’indications suffisantes : • par le biais d’une consultation de toutes les banques de données (internes) ou des flux (TRIVIA),

suffisamment d’éléments peuvent être obtenus pour décider dans des cas individuels ; • si la demande de l’information doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la

situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu’elle ressort des flux de données électroniques (non) reçus ou de la consultation des banques de données.

La décision d’office est motivée à l’allocataire. Le droit ne peut pas être refusé parce que le formulaire n’a pas été renvoyé, et ce, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des moyens électroniques (cf. Force probante générale de la preuve électronique, point 2.2). Si l’information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n’apportent pas de réponse. 3.9.2. Rappel de formulaires non renvoyés Procédure pour l’année 2010 : situations dans lesquelles la collaboration de l’assuré social est encore demandée Les instructions existantes sont confirmées. Voici un aperçu :

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En attendant une collecte générale des données par flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l’année 2011-2012, chaque document manquant doit être rappelé une fois après un mois. Les cas à l’étranger font l’objet d’un rappel après un délai de 45 jours civils. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue. Il faut anticiper un deuxième rappel et d’éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus. Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique conformément à la Charte de l’assuré social23. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels24). Lorsqu’il est impossible d’obtenir des informations suffisantes, un contrôle sur place doit être effectué. 3.9.3. Cas d’application particuliers 3.9.3.1. Le formulaire pour les étudiants (P7a) n’est pas renvoyé Dans la circulaire de l’Office CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous avez appris quelles sont les conséquences du non-renvoi du formulaire P7A. Dans la lettre circulaire de l’Office II/C/999/C.154/SN du 15 juillet 2009, ces instructions ont été confirmées. La procédure est identique pour les étudiants qui préparent une thèse (cf. 3.6.1.3. Procédure identique pour l’étudiant qui prépare une thèse). Pour les jeunes à l’étranger, le formulaire P7-A ne doit plus être suivi dès que le formulaire E ou le formulaire P7-int a été reçu, ce qui permet de poursuivre les paiements. 3.9.3.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d’emploi (P20) n’est pas renvoyé Dans la lettre circulaire de l’Office II/C/999/C.153/SN du 1er juillet 2009, des instructions vous ont été données pour le cas où le formulaire P20 fait défaut. 3.9.3.3. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19) n’est pas renvoyé - Continuation du paiement du supplément Pour la validation du supplément contrôlée au moyen du formulaire P19, on applique le principe exposé ci-dessus. Pour les paiements futurs du supplément, les formulaires P19 et P19ter sont

23 La Charte prévoit un délai de 4 mois pour prendre une décision. 24 L’article 9 de l’arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l’article 71, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés dispose d’une manière générale que l’organisme continue de payer les prestations familiales à titre provisionnel durant le mois civil suivant celui au cours duquel il a réclamé les formulaires périodiques devant confirmer la qualité d’enfant bénéficiaire, d’allocataire ou d’attributaire.

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cependant à nouveau nécessaires. Si ces formulaires ne sont pas reçus, les paiements se poursuivent au taux ordinaire. La mesure particulilère en rapport avec le formulaire de demande P19 (premier envoi) figure ci-dessous, au point 4. Attention ! Sur la base de la consultation de TRIVIA après que le formulaire n’a pas été renvoyé, les paiements 41, 42 bis et 50 ter qui ont été effectués peuvent néanmoins être validés si rien n’indique que le revenu est supérieur au maximum autorisé, mais aucun paiement supplémentaire ne peut être effectué dans ce contexte sans que l’intéressé réagisse sur le formulaire P19. Le principe de la déclaration sur l’honneur reste maintenu. 3.9.3.4. Données relatives à la coparenté25 et à l’hébergement alterné de durée égale Conformément à la circulaire ministérielle CM 555 du 26 février 1998, les caisses d'allocations familiales doivent examiner quel régime de parenté est applicable lorsque les parents sont séparés et que les caisses d'allocations familiales ont vent d’un jugement de divorce. A défaut de transcription du jugement de divorce et de preuve contraire fournie par les intéressés, les caisses d'allocations familiales peuvent supposer que les parents séparés élèvent les enfants en coparenté. Concrètement, cela signifie qu’à l’occasion de la réception d’un courrier mailbox contenant un message de divorce, les caisses d'allocations familiales s’adressent à l’allocataire pour connaître le régime de parenté. Un mois après le premier envoi, on insiste à nouveau dans une seconde lettre pour obtenir le jugement ou l’acte (passages relatifs au régime d’éducation). Lorsque l’intéressé ne réagit pas, contrairement aux dispositions de la CO 1345, point 6, du 10 juillet 2003, le paiement n’est plus suspendu, mais la caisse d’allocations familiales prend une décision d’office sur la base des données communiquées précédemment au sujet du régime de parenté dans le dossier ou de la coparenté présumée conformément à la circulaire ministérielle CM 555. Formulaire L Pour ce qui est du régime de l’hébergement alterné de durée égale (bilocation) et du formulaire L créé à ce sujet, on se reportera à la circulalire de l’Office CO 1356 du 9 juin 2006.

25 Aussi pour les enfants mineurs prolongés.

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Thème n° 10 - Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d’allocations familiales payées indûment 3.10.1. Principes généraux Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d’être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d’allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses mêmes). 3.10.2. Instructions pratiques pour l’établissement des indus Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA ) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail lors de l’évaluation de la norme des revenus. On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l’assuré social, l’indu est envoyé par recommandé ou rappelé, chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l’établissement des indus. Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée. Exemple : L’inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre 2010. Le formulaire P20 n’est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l’enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé. Par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d’allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées aux services régionaux de l’emploi. Exemple : Le formulaire P19 a été envoyé en janvier 2011 (période du 1er janvier 2010 au 31 décembre 2010) Un premier rappel n’a donné aucun résultat. Le partenaire de l’attributaire chômeur travaille à temps plein depuis le 1er juillet 2010. Il existe suffisamment de preuves que la limite des revenus est dépassée, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements du supplément qui ont été effectués.

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Lorsque les données qui sont mises à disposition via les différentes banques de données26 ne permettent pas malgré tout de prendre une décision et qu’il manque néanmoins des informations (par ex. concernant les revenus à l’occasion d’une occupation au cours d’un mois civil) ou qu’il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n’est pas renvoyé malgré la menace d’une récupération, de demander les données manquantes au moyen d’un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail. 3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à suivre avant d’établir un indu - Valider/Payer/Récupérer

Etape Action Moment/délai Teneur de la décision 1 Envoi du formulaire P19, P20,… Selon les directives 2 Formulaire non reçu Rappel après un mois

(45 jours à l’étranger) Cessation des paiements provisionnels Le mois qui suit l’envoi du formulaire

3 Si possible, décision (finale) sur la base d’une consultation des banques de données

Dans le mois suivant le rappel

• régularisation • récupération • aucune action • autre action • motivation

4 Contrôle sur place + décision finale Dans les 4 mois • régularisation • récupération • aucune action • motivation

Remarque : Pas d’octroi des suppléments sans formulaire, uniquement validation des suppléments payés (à titre provisionnel).

26 Signalons toutefois que pour certaines prestations, une intégration préalable dans le Cadastre est nécessaire.

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Thème 11 – Le Registre national 3.11.1. Actualisation périodique des données d’identification par le biais du Registre national En vue d’une concordance maximale des données personnelles dans la base de données des caisses d'allocations familiales avec les données d’identification du Registre national, les caisses d'allocations familiales sont priées de consulter le Registre national en cas de changement de compétence (+ tenue d’une copie (d’écran) dans le dossier électronique). L’Office recommande vivement à toutes les caisses d'allocations familiales la pratique qui est courante dans certaines caisses et qui consiste à effectuer ensuite tous les trois ans « par lots » une actualisation des fichiers en provenance du Registre national. 3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit La localisation des acteurs du droit (résidence effective de l’attributaire, de l’allocataire ou des enfants) n’est pas déterminée uniformément dans les lois coordonnées. Il est important pour chaque application de consulter chaque fois l’article de loi concerné afin de vérifier de quelle manière la localisation est réglée. Parfois seul le domicile officiel selon le Registre national est accepté, dans d’autres cas on consulte soit le Registre national ou un document officiel, soit tout moyen de preuve. Dans les grandes lignes, la fourniture de la preuve peut être résumée de la façon suivante :

- Lorsque la condition légale pour l’acquisition de la qualité d’attributaire ou d’allocataire consiste à ce que les enfants fassent partie du ménage/soient élevés par/cohabitent avec…, on tient compte de toutes les circonstances de fait. Tous les moyens de droit sont applicables pour fournir la preuve de la composition du ménage : les données du Registre national, une attestation de police ou un jugement, une déclaration de deux témoins… La situation de fait peut entraîner tant la perte que l’acquisition de la qualité d’attributaire/ allocataire au sens des lois coordonnées (fonctionne dans les deux sens).

- Lorsque pour l’obtention d’un supplément l’attributaire « vit seul avec les enfants » ou « cohabite avec un partenaire et les enfants », c’est également la situation de fait qui est prépondérante pour la preuve de ces conditions27. Tous les moyens de preuve peuvent alors être utilisés pour fournir la preuve de la composition du ménage.

- Le fait d’avoir le même domicile et d’être inscrit à la même adresse fait naître la présomption (réfutable) d’un ménage de fait28. Ceci entraîne automatiquement la perte du supplément29 (conséquences négatives pour les suppléments : articles 41, 50 bis, 42 bis et 50 ter}. Le ménage de fait peut d’ailleurs être prouvé par tous les moyens : déclaration des intéressés, témoins, contrôle sur place, attestation de police… qui ont également des

27 Il s’agit des types de familles I et II de l’arrêté royal du 24 octobre 2004. 28 Ons e référera à la lettre circulaire 996/15 pour ce qui est des conséquences pratiques. 29 Ls suppléments du chef de l’autre parent qui ne cohabite pas avec le parent allocataire, qui ne peut être marién i former un ménage de fait. Il s’agit des types de familles III et IV de l’arrêté royal du 24 octobre 2004.

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conséquences pour les suppléments, à savoir la perte ou l’addition des revenus (conséquences négatives).

- La fin du ménage de fait et l’obtention à nouveau du supplément (conséquences positives pour les suppléments : articles 41, 50 bis, 42 bis et 50 ter) sont prouvées au moyen d’une composition du ménage conformément au Registre national ou d’un autre document officiel. Ceci est très restrictif : seuls un modèle 2 (déclaration de changement de résidence), un constat de police30 ou une décision judiciaire (jugement ou arrêt) établissant des domiciles distincts peuvent être acceptés. La date d’inscription dans le Registre national est en principe la date à laquelle la déclaration de changement de résidence a été établie, à moins qu’il n’apparaisse que l’intéressé n’a pas encore pu obtenir son changement de résidence à la nouvelle adresse31. En principe, une contestation entre la date de déclaration sur le modèle 2 et la mise à jour du Registre national n’est désormais généralement plus possible.

- Pour le groupement des enfants de différents allocataires (paiement par rang) ayant le même domicile, on consultera la composition du ménage selon le Registre national ou un autre document officiel. Voir aussi le commentaire du point précédent. Le groupement ne s’applique que pour l’inscription d’allocataires au domicile de particuliers et non pour l’inscription d’allocataires à l’adresse d’institutions de droit public ou privé (maisons de retraite, hôpitaux, prisons…).

- Après la séparation, pour la coparenté, on utilise la « fiction juridique » d’un domicile commun. Pour la preuve de la résidence d’enfants mineurs ou de majeurs déclarés inaptes, on consulte le Registre national ou un autre document officiel (mod. 2). Pour l’administration exclusive, c’est la situation de fait qui est valable, avec tous les moyens de preuve.

- Pour le paiement au père en faveur d’un enfant qui réside chez lui et qui est élevé dans le régime de la coparenté, la seule preuve valable est le Registre national.

- Pour le paiement à l’enfant qui vit seul, on consulte le Registre national ou un document officiel.

- La CM 599 prévoit le paiement en faveur de l’enfant qui étudie à l’étranger et qui habite en Belgique. Fait office de preuve, le domicile en Belgique selon le Registre national. Pour les enfants non apparentés dans le ménage de l’attriburaire, il existe une dérogation jusqu’à l’âge de 12 ans ou lorsqu’ils sont apparentés au quatrième degré et tant qu’il existe un droit. Le fait qu’il font partie du ménage est prouvé à l’aide du Registre national ou d’un document officiel.

- La direction de la prison peut déclarer à la demande de la personne de référence que l’inscription du détenu à son adresse n’est plus souhataible. Ceci peut être la preuve que le ménage a été suivi d’une spéaration de fait sans que l’inscription à la prison ait déjà été enregistrée dans le Registre national.

Ces principes seront explicités ultérieurement dans une lettre circulaire.

30 Est visé, le procès-verbal de l’enquête concernant la résidence réelle par l’agent de quartier, et non l’attestation des déclarations des intéressés déposées au bureau de police. 31 Instructions aux communes du SPF Intérieur du 1er juillet 2010.

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4. Divers 4.1. Le formulaire de demande d’un supplément (formulaire de demande P19) n’est pas renvoyé Pour éviter que certaines familles ne demandent ni la majoration pour familles monoparentales, ni le supplément, les mesures actuelles en matière de contrôle sur place restent maintenues en attendant leur remplacement par les nouvelles directives en vue de concrétiser la réorientation du contrôle social (doc. CG 11033 du 4 décembre 2007). Lorsque le formulaire de demande d'un supplément n'est pas renvoyé, le suivi se limite provisoirement encore à l’envoi annuel d’une feuille d’information et à demander si l’examen doit être rouvert (P19 ter). Dans le cadre du remplacement progressif des contrôles récurrents par des contrôles plus « ciblés », les caisses d’allocations familiales sont priées de procéder à une visite à domicile des familles et de les informer en détail des conditions pour percevoir un supplément et leur faire compléter le cas échéant le formulaire P19 aséquat. Les cas dans lesquels un contrôle à domicile ciblé doit avoir lieu sont résumés dans la circulaire de l’Office CO 1366 du 16 février 2007, p. 10. Cette instruction reste en vigueur pour 2011. 4.2. Point de vue des tribunaux du travail en rapport avec le devoir d’information Compte tenu de l’article 3 (devoir d’information) et de l’article 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l’assuré social32, de plus en plus de jugements et d’arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l’information était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Suite à ces points de vue, les informations fournies sur le formulaire P9 bis (voir circulaire de l’Office II/C/999/c.158/SN du 20 décembre 2010) et le formulaire P7 (voir circulaire de l’Office II/C/999/c.154/SN du 15 juillet 2009) ont été adaptées. 4.3. Force probante des documents scannés La force probante de l’information enregistrée de cette manière est réglée par l’article 8 de l’arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a parcouru toutes les procédures juridiques pour l’agrément de l’archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales.

32 Les institutions de sécurité sociale sont tenues de fournir à l'assuré social qui en fait la demande écrite, toute information utile concernant ses droits et obligations et de communiquer d'initiative à l'assuré social tout complément d'information nécessaire à l'examen de sa demande ou au maintien de ses droits. Conformément à l’article 6, les institutions de sécurité sociale doivent utiliser, dans leurs rapports avec l'assuré social, quelle qu'en soit la forme, un langage compréhensible pour le public.

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Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base des ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire. Sur cette base, il faut conclure par exemple qu’une copie de l’attestation de naissance qui est archivée par la caisse d’allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements. 4.4. Déclaration aux organismes assureurs pour l’orphelin de père et mère Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (voir circulaire ministérielle CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l’envoi du document ou de l’enregistrer sous forme électronique. 4.5. Tableau de formulaires actualisé Au point 2, p.3, de la circulaire CO 1330 du 21 mai 2001, figurait un aperçu des formulaires ainsi que les instructions pour leur utilisation. Vous trouverez en annexe les tableaux reprenant les procédures de contrôle et d’utilisation des formulaires pour 2011. Annexe 1 : Tableau des formulaires adapté Annexe 2 : Aperçu des procédures d’examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires pour 2011 Je vous remercie de votre collaboration. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. Johan Verstraeten administrateur général

Nom du document : CO 1386 FR Répertoire : I:\Bruxelles-Brussel\Juridiq\STOCK\CO - CM\CO\2011\1386 Modèle : C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\RKW-

ONAFTS\Normal.dot Titre : datum Sujet : Auteur : SN Mots clés : Commentaires : Date de création : 31-1-2011 9:38:00 N° de révision : 6 Dernier enregistr. le : 3-2-2011 16:00:00 Dernier enregistrement par : 00100019 Temps total d'édition : 23 Minutes Dernière impression sur : 17-6-2011 15:49:00 Tel qu'à la dernière impression Nombre de pages : 37 Nombre de mots : 13.287 (approx.) Nombre de caractères : 73.082 (approx.)

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