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COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES

Bruxelles, le 9.7.2003COM(2003) 391 final

COMMUNICATION DE LA COMMISSION

Synthèse des rapports d'activité annuels 2002 des DG et des services

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1. Introduction................................................................................................................. 4

2. Aperçu général des principaux résultats politiques présentés par les servicesen 2002 ....................................................................................................................... 5

3. Aperçu de la gestion et des contrôles des services en 2002. .......................... 10

3.1. Problèmes de gestion: aperçu des principales réalisations ............................. 11

3.2. Systèmes de contrôle interne: des améliorations sont nécessaires ............... 12

3.3. Problèmes soulevés par la Cour des comptes européenne et dans lesrapports de l'auditeur interne et du comité de suivi des audits ........................ 15

3.3.1. Recommandations de la Cour des comptes européenne................................. 15

3.3.2. Rapport de l'auditeur interne ................................................................................. 16

3.3.3. Rapport du comité de suivi des audits ................................................................. 18

4. Stabilisation du processus des rapports annuels............................................... 19

4.1. Année 2001 .............................................................................................................. 19

4.2. Amélioration de la méthodologie........................................................................... 19

4.3. Année 2002 .............................................................................................................. 20

4.4. Améliorations nécessaires ..................................................................................... 20

5. Travaux en cours et nouvelles actions correctives requises ............................ 21

5.1. Actions correctives entreprises par les DG et les services............................... 21

5.2. Suivi des plans d'action de la Synthèse 2001 .................................................... 21

5.3. Travaux en cours devant faire l'objet d'un suivi en 2003 .................................. 22

5.3.1. Manque de ressources humaines ........................................................................ 22

5.3.2. Recouvrements........................................................................................................ 23

5.3.3. Dispositions en matière de gestion partagée...................................................... 24

5.3.4. Programmes à coûts partagés .............................................................................. 25

5.3.5. Mise en œuvre du programme législatif et de travail dans la Commission ... 26

5.3.6. Le processus de déconcentration dans les relations extérieures.................... 26

5.3.7. Cadre comptable et systèmes d'information de la Commission ...................... 27

5.3.8. Suivi des rapports des structures d'audit interne ............................................... 28

5.3.9. Suivi des activités de l'OLAF ................................................................................. 28

5.4. Nouvelles actions correctives ................................................................................ 29

5.4.1. Standards de contrôle interne dans les délégations.......................................... 29

5.4.2. Intégration du FED dans le budget communautaire .......................................... 29

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5.4.3. Problèmes concernant l'environnement de contrôle dans les relais etreprésentations de presse ..................................................................................... 30

5.4.4. Mise en œuvre de l'acquis dans l'Union élargie ................................................. 30

5.4.5. Standards de contrôle interne ............................................................................... 31

5.4.6. Suivi des plans d'action des services................................................................... 31

6. Conclusion ................................................................................................................ 32

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1. INTRODUCTION

En mai 2002, les directeurs généraux et les chefs de service ont remis leurspremiers rapports d'activité annuels 2001 (ci-après dénommés "rapportsannuels"). La Commission a adopté ensuite, en juillet, la première synthèsedes rapports annuels, qu'elle a transmise aux autres institutions. Ce premierexercice a confirmé que la Commission a davantage mis l'accent sur laresponsabilité, l'obligation de rendre compte et la transparence de la gestion.

Le but de cette synthèse est de permettre à la Commission:

� de prendre note des principaux résultats politiques atteints par lesservices de la Commission en se concentrant sur la mise en œuvre de lastratégie politique annuelle pour 2002;

� de faire le bilan de la situation dans ses directions générales (ci-aprèsdénommées DG) et ses services;

� de suivre les progrès et d'identifier les problèmes nécessitant des actionscorrectives;

� de rendre compte de ce qui précède aux autres institutions.

À cet effet, elle dispose en particulier des rapports annuels des services ainsique des rapports du comité de suivi des audits, de l'auditeur interne et de laCour des comptes européenne; elle évalue également l'état de mise enœuvre de la réforme et le suivi de la synthèse précédente.

Dans l'ensemble, l'examen des performances des services de la Commissionen 2002 révèle des progrès notables, bien que plusieurs points doiventencore être améliorés:

� le processus de rapport annuel, qui a commencé l'an passé et a connuquelques problèmes méthodologiques, s'est amélioré et se stabilise;

� l'évaluation de la vue d'ensemble présentée par les DG et les servicesrévèle des progrès sensibles dans la mise en œuvre de la réforme, ainsique des améliorations sur les problèmes relevés dans la synthèse de l'anpassé; il faut toutefois résoudre quelques difficultés initiales et mieuxancrer les nouvelles méthodes de travail mises en place;

� les problèmes nécessitant des actions correctives ont été traitésactivement; dans de nombreux cas, on commence à obtenir les résultatsescomptés, mais d'autres problèmes requièrent un travail plus approfondiqui prendra plus de temps.

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2. APERÇU GENERAL DES PRINCIPAUX RESULTATS POLITIQUES PRESENTES PAR LESSERVICES EN 2002

La présente section donne un court aperçu des objectifs réalisés par lesdirections générales et les services en se concentrant sur la mise en œuvrede la stratégie politique annuelle pour 2002.

Inaugurée par la mise en circulation de l'euro sous forme de billets et depièces dans douze États membres, l'année 2002 s'est achevée parl'ouverture décisive de l'Union européenne à dix nouveaux États membres,consacrée par le Conseil européen de Copenhague. Au cours de cettemême année riche en signification et entre ces deux tournants historiques,des progrès ont été enregistrés et des avancées esquissées dans nombre depolitiques communautaires.

Les objectifs fixés dans la stratégie politique annuelle de la Commission pour2002 sont les suivants:

� En ce qui concerne le volet externe, les objectifs clés étaient la stabilité, lapaix et la prospérité. C'est pourquoi le progrès vers l’intégration devait êtreaccompagné d’une politique cohérente et globale de voisinage et decontribution à une meilleure maîtrise de la globalisation. L’élargissement,assorti d’une politique de support à l’égard de la Méditerranée et d'unepolitique renforcée de coopération au développement, devait mettrel'accent sur la réduction de la pauvreté dans les pays en développement.

� S'agissant du volet interne, les objectifs clés définis par la Commissionétaient la promotion de la sûreté et de la sécurité des citoyenseuropéens et l'intégration économique. L'introduction de la monnaieunique, la promotion du développement durable (qui a aussi unedimension interne), et une nouvelle gouvernance ont été définies commeessentielles pour réaliser un saut qualitatif vers l'intégrationéconomique, sociale et politique.

A. Élargissement

� Bouclant un cycle amorcé neuf ans plus tôt dans la même capitale, leConseil européen de Copenhague des 12 et 13 décembre a permisd'achever avec dix pays candidats à l'adhésion (Chypre, Estonie, Hongrie,Lettonie, Lituanie, Malte, Pologne, République tchèque, Slovaquie etSlovénie) les négociations conduisant à l'élargissement le plus ample enune seule vague de toute l'histoire de l'Union européenne.

� Ce succès intervenu à la mi-décembre couronne en fait un travail intensede négociation, parallèlement à la poursuite de la préparation à l'adhésiondes pays candidats, qui s'est développé tout au long de l'année, dans leprolongement des efforts déployés et des résultats déjà atteints au coursdes années précédentes. Un tournant décisif s'est opéré fin octobre, aprèsla présentation, par la Commission, de ses rapports concernant lesprogrès accomplis sur la voie de l'adhésion par chacun des payscandidats. C'est à ce moment-là que, sur cette base, le Conseil, puis leConseil européen réuni à Bruxelles ont décidé de conclure les

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négociations avec les dix pays choisis pour constituer cette premièrevague parmi les treize pays intéressés à l'élargissement

B. Voisinage méditerranéen

� Le processus de Barcelone a reçu un nouvel élan: la Commission aformulé des propositions concrètes concernant la création d'un véritablemarché intérieur Euro-Med, le renforcement de la coopération dans ledomaine de la justice et des affaires intérieures et l'établissement d'unefondation euro-méditerranéenne destinée à promouvoir le dialogueinterculturel et la coopération environnementale. Le Conseil européen deBarcelone a approuvé la création d'une structure d'investissement Euro-Med de la BEI destinée à stimuler l'investissement privé dans la région.

� L'appui au processus de stabilisation et d'association engagé dans lesBalkans occidentaux a revêtu, au-delà de l'effort financier non négligeablequi a pu être fourni en 2002, une signification particulière à travers lacontribution communautaire à l'alignement progressif des systèmesjuridiques et économiques des pays concernés sur ceux de l'Union.

C. Coopération au développement

� En 2002, la contribution de l'Union à la lutte contre la pauvreté dansle monde a mis l'accent sur l'éducation et la santé pour lesquelles laCommission a proposé de nouveaux cadres thématiques et sectoriels, enparticulier dans la lutte contre le VIH/SIDA.

� Les contributions de la Commission à la conférence de Monterrey ontdébouché sur l'acceptation par le Conseil européen de Barceloned'accroître la contribution à la coopération au développement àconcurrence de 0,39% du PIB des États membres d'ici 2006.

� L'Union s'est employée à donner corps à l'agenda convenu à Doha(Qatar) en 2001 en vue d'un nouveau cycle de négociations commercialesmultilatérales dans le cadre de l'Organisation mondiale du commerce,reflétant l'intérêt attaché par l'Union à la promotion d'une meilleureintégration des pays en développement dans l'économie mondiale et lecommerce international

D. Sûreté et sécurité

� Après les événements internationaux survenus, la Commission a reconnula nécessité de mettre l'accent sur la sécurité des citoyens européens. Ellea présenté une série de propositions et de mesures concrètes destinées àmettre en œuvre l'agenda de Tampere qui prévoit la création d'un espaceeuropéen de liberté, de sécurité et de justice. EUROJUST a étéofficiellement créé et le mandat d'arrêt européen ainsi que la décision-cadre sur le terrorisme ont été adoptés. Il s'agit de réalisations importantespour la coopération et la reconnaissance mutuelle en matière de droitpénal.

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� Sur proposition de la Commission, le Conseil a adopté des plans d'actiondestinés à promouvoir un système intégré de gestion des frontièresextérieures et à lutter contre l'immigration clandestine.

� De nouvelles avancées vers des politiques d'immigration et d'asileeuropéennes communes ont été réalisées, notamment par uneproposition concernant l'admission de ressortissants de pays tiers àcertaines fins et par la création d'un comité sur l'immigration et l'asile.

� Les progrès enregistrés en 2002 pour résoudre les problèmes posés parl’enclave russe de Kaliningrad vis-à-vis de futurs Etats membres constituentégalement un pas important pour le renforcement de la sécurité et lastabilité.

� Plusieurs propositions visant à améliorer la sûreté et la sécurité destransports, de l'approvisionnement énergétique (y compris la sécuriténucléaire) et la santé ont aussi été soumises. À cet égard, une attentionparticulière devra être portée à la disponibilité de personnel possédantl'expertise nécessaire dans des domaines très spécifiques (voir l'action"ressources humaines" au point 5.3.1).

E. Le marché unique et l'introduction de l'euro

� Les billets et les pièces en euros ont été mis en circulation avec succèsdans 12 États membres. Reposant sur l'engagement pris d'appliquer despolitiques macro-économiques saines, l'euro contribue aux efforts enfaveur de la croissance, de la compétitivité et de l'emploi. Cependant, sonintroduction met aussi en lumière les changements encore nécessairespour que l'Europe puisse recueillir tous les bénéfices du marché unique.Le succès rencontré par la mise en circulation physique de l'euro permetd'inscrire l'Union économique et monétaire dans la lignée des avancéesmajeures de la construction européenne, comme l'avaient illustréauparavant la réalisation de l'union douanière en 1968 et celle du marchéunique en 1992.

� La Commission a continué à contribuer à la mise en œuvre de l'agenda deLisbonne, en particulier sur le terrain de la coordination à moyen et longtermes des politiques. Sur le plan des réalisations concrètes, plusieurschantiers ont connu de notables progrès, tels que la stratégiecommunautaire de santé et de sécurité au travail, l'engagement de laCommission en faveur de la formation tout au long de la vie, lalibéralisation des marchés de services ou celle du marché de l'énergie, demême que la réforme du cadre réglementaire des télécommunications. Unprocessus législatif d'intégration des marchés ferroviaires a par ailleurs étémis en route.

� À la suite des encouragements prodigués par le Conseil européen deBarcelone pour lancer le programme Galileo de radionavigation parsatellite, le Conseil a arrêté un règlement permettant la constitution d'uneentreprise commune à cet effet.

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� Le sixième programme-cadre de recherche a été adopté et mis en route,et un débat a été engagé sur la manière de réaliser l'objectif de 3%concernant les investissements dans la recherche en Europe, consolidantle domaine de la recherche européenne.

� Les programmes eLearning et Erasmus Mundus ont été proposés et uncadre stratégique pour le développement de la société de l'information(eEurope) a été établi afin de favoriser l'évolution de l'Europe vers lasociété de la connaissance.

F. Développement durable

� En 2002, la Commission s'est attachée à concrétiser les principes adoptésdans la stratégie européenne en faveur du développement durable enintroduisant la dimension environnementale dans le processus deLisbonne qui vise un "juste" équilibre entre la compétitivité économique,l'inclusion sociale et la protection de l'environnement. Elle a aussi joué unrôle majeur lors du sommet mondial de Johannesburg, en affrontant leshésitations et en luttant pour des engagements concrets.

� Le sixième programme d'action pour l'environnement, également adoptécette année, a fixé quant à lui un nouveau cadre pour le développementde la politique communautaire en la matière au cours des prochainesannées.

� En vue de consolider la prospérité et le bien-être des citoyens européenssans risquer de porter atteinte à la qualité de vie des générations futures,la Commission s'est employée activement à étendre la méthode ouvertede coordination au domaine des pensions.

� L'année 2002 a été marquée par la mise en place effective de l'Autoritéeuropéenne de sécurité des aliments, l'adoption de la nouvelle stratégiepour la politique des consommateurs 2002-2006 et l'adoption par leParlement européen et le Conseil du nouveau programme de santépublique pour la période 2003-2008.

� La Commission a également présenté, en juillet, une importantecommunication sur la révision à mi-parcours de la politique agricolecommune; elle y développe, notamment, une approche visant à améliorerles organisations communes de marché, à mettre en œuvre unmécanisme de soutien direct aux producteurs plus simple et plus durableainsi qu'à consolider et renforcer le pilier du développement rural. 2002 aaussi été l'année de l'adoption de la réforme de la politique commune dela pêche, accompagnée de propositions visant à assurer ledéveloppement durable de ce secteur, sur le plan tant environnementalqu'économique.

G. Gouvernance

� Après l'adoption en juillet d'un Livre blanc sur la gouvernanceeuropéenne, la Commission a adopté un plan d'action pourl'amélioration de la réglementation (juin 2002), une communication sur

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l'analyse d'impact et un document consultatif sur la consultation par laCommission des parties intéressées. La Commission a adopté endécembre 2002 un deuxième paquet portant sur l'amélioration de laréglementation, y compris des propositions sur la comitologie, lesagences, les contrats tripartites, les infractions, le recours à l'expertise etaux standards minimaux pour les consultations publiques.

� La Commission a poursuivi sa réforme sans précédent de la politique dupersonnel, et a présenté aux autres institutions une proposition visant àmoderniser le statut du personnel.

� La Commission a adopté les modalités d'application du nouveaurèglement financier approuvé par le Conseil en juin. Cette réformemajeure de la réglementation financière régissant les activités de l'Unioneuropéenne a entièrement refondu le règlement financier adoptéinitialement en 1977 et modifié à de nombreuses reprises depuis lors.

� La Commission a aussi présenté sa vision du futur projet européen dansdeux contributions à la Convention. La communication soumise par laCommission à la Convention le 4 décembre envisage plusieursmodifications au système institutionnel de l'Union et une simplification duprocessus décisionnel, tout en respectant l'équilibre entre le Parlementeuropéen, le Conseil et la Commission. Elle préconise également unrenforcement de la politique étrangère et de sécurité commune, à traversun secrétaire de l'Union, membre de la Commission et responsable devantle Conseil. Enfin, la Commission souhaite que ces propositions soientreprises dans un traité constitutionnel, qui reprendrait également la Chartedes droits fondamentaux de l'Union proclamée en décembre 2000;

En conclusion, la Commission estime que le bilan des réalisations pour 2002est positif, notamment en ce qui concerne la bonne fin des négociations surl'élargissement et la mise en circulation de pièces et de billets en euros danstous les États membres de la zone euro.

Elle est toutefois consciente des défis qui s'annoncent, tels que, sur le frontde l'élargissement, la nécessité de pleinement mettre en œuvre l'acquiscommunautaire à compter du jour de l'adhésion et, entre autres, des effortsencore requis pour aller au-delà des résultats limités du sommet deJohannesburg sur le développement durable.

En ce qui concerne les aspects budgétaires, sur l'ensemble des créditsautorisés de 99 milliards d'euros, 97 milliards d'euros ont été engagés. Lespaiements effectués sur l'ensemble des crédits budgétaires de 96 milliardsd'euros ont atteint 83 milliards d'euros Le nombre de documents comptablesenregistrés pour cette exécution budgétaire est de 526 000, dont 90 000ordres de recouvrement, plus de 36 000 engagements et près de 400 000demandes de paiement.

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3. APERÇU DE LA GESTION ET DES CONTROLES DES SERVICES EN 2002.

Des progrès ont été réalisés concernant les problèmes de gestion maiscertains aspects des contrôles internes doivent encore être améliorés.

Des progrès considérables ont été réalisés pour la fin de 2002 concernantles systèmes de gestion de la Commission, en termes d'établissement et dedéveloppement des outils et processus. Des progrès ont également étéréalisés concernant la diminution de l'arriéré, en mettant particulièrementl'accent sur le reste à liquider1. Ces progrès n'ont été possibles que grâceaux efforts considérables déployés par les services concernés. Il convienttoutefois de souligner que la mise en œuvre d'un grand nombre desinstruments liés à la réforme décrits ci-dessous n'a commencé qu'en 2003.L'évaluation de l'expérience acquise dans la pratique sera un moyen cruciald'analyser leur efficacité, ainsi que la profondeur des modifications desméthodes de travail requises (3.1).

Pour ce qui est des systèmes de contrôle interne décrits plus en détail aupoint 3.2, malgré des avancées dans la mise en œuvre des standards sous-jacents, l'analyse révèle la nécessité d'un meilleur ancrage de cet instrumentdans les services de la Commission: en associant diverses mesures -notamment une révision des besoins en personnel et en formation, la miseen œuvre accélérée des exigences de base du contrôle interne etl'achèvement du cycle complet d'audits approfondis - les DG et les servicesdevraient pouvoir se concentrer sur l'efficacité de la mise en œuvre desobjectifs de contrôle (3.2).

Enfin, les audits de la Cour des comptes européenne, du Service d'auditinterne et du comité de suivi des audits ont relevé un certain nombre deproblèmes qui nécessitent un examen. D'autre part, les recommandations ducomité de suivi des audits sont à l'étude (3.3).

1 RAL.

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3.1. Problèmes de gestion: aperçu des principales réalisations

Les ressources humaines :– En 2002, la Commission a présenté aux autres institutions une

proposition visant à moderniser le statut applicable aux fonctionnaireset agents des Institutions européennes. Sur cette base, un accordpolitique sur cette proposition a été trouvé avec le Conseil le 19 mai2003.

-Des descriptions de postes ont été arrêtées pour tout le personnel etun système intégré d'évaluation et de promotion à utiliser à partir de2003 a été mis en place.

-Des lignes directrices claires sur la mobilité structurée, introduisant leprincipe de la mobilité régulière mais à titre volontaire, ont été définies.

-Une fonction centrale d'orientation professionnelle a été créée pourconseiller les membres du personnel dans leur évolution de carrière.

– -De nouvelles orientations relatives à la formation et un cadrestratégique de formation ont été adoptés et contiennent des mesuresdestinées à adapter plus étroitement la formation du personnel auxvaleurs et aux objectifs stratégiques de la Commission.-Un bureau européen de sélection du personnel a été mis en place en2002 et a apporté son aide pour la sélection d'un premier grouped'agents auxiliaires provenant des nouveaux États membres.

-Des règles de procédure ont été adoptées pour les enquêtesadministratives, un office d'investigation et de discipline de laCommission a été institué en 2002, et une décision arrêtant desdispositions régissant la notification des actes répréhensibles aégalement été adoptée.

-La première phase d'un programme de mesures spéciales decessation définitive des fonctions de fonctionnaires de la Commissiondes Communautés européennes a été adoptée.

La gestion financière :– Le nouveau règlement financier et ses modalités d'exécution ont été

adoptés l'an passé et sont entrés en vigueur en janvier 2003. Un effortparticulier a également été consenti pour concevoir et mettre en œuvredes dispositions dans le domaine des recouvrements des fondsindûment versés.

-Tous les services ont procédé à une évaluation approfondie de leurétat de préparation en vue de déterminer dans quelle mesure ilsétaient prêts à mettre en œuvre les prescriptions du nouveaurèglement financier dans leurs activités quotidiennes. Conformémentau nouveau règlement financier, la conception des circuits financiers

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concernant la vérification ex-ante des opérations, ainsi qu'uneséparation appropriée des tâches ont été finalisées. Des typesd'engagements et de paiement nouveaux ou modifiés ont été mis enplace.

-Il a été expressément indiqué et souligné que les ordonnateursdélégués sont responsables de leurs actions et doivent en rendrecompte. Les contrôle internes des services ont été encore renforcés,ceci étant l'une des conditions préalable à l'abolition du contrôlefinancier centralisé.

-En 2002, les RAL ont été sensiblement réduits et continuent de l'être.

Les systèmes de gestion:– En 2002, la gestion par activités (GPA) et le cycle de planification

stratégique et de programmation ont commencé à être pleinementopérationnels. Des plans de gestion annuels ont été établis dans tousles DG et services en utilisant des informations en matière de gestioncomparables sur les priorités, les ressources allouées, les objectifs etles indicateurs par activité. Le plan de gestion couvre toutes lesactivités d'un service et aide les services à planifier, suivre et rendrecompte de ses activités, de ses actions et de l'utilisation desressources conformément à sa déclaration de mission et à sesobjectifs. Il fournit des informations pour la stratégie politique annuelle,l'avant-projet de budget et, par son exécution, constitue la base del'établissement des rapports annuels.

-Comme on l'a vu ci-dessus, 2002 a aussi été la première année où lesdirecteurs généraux et les chefs de service ont présenté leurs rapportsannuels et leurs déclarations d'assurance.

-L'établissement du budget sur la base des activités (EBA) est laprincipale composante budgétaire de la gestion par activités (GPA).Des travaux préparatoires ont été menés tout au long de 2002 en vuede passer à un budget EBA de plein effet en 2004.

Plusieurs mesures clés de la réforme ont été adoptées en 2002 mais lesmesures de mise en œuvre cruciales seront adoptées en 2003. C'est lecas notamment pour le système d'évolution de carrière et le nouveaurèglement financier. De même, la modernisation du cadre comptableorientée vers la mise en œuvre progressive des principes d'unecomptabilité d'engagements, à réaliser d'ici 2005, représente un enjeumajeur pour la gestion financière de la Commission.

3.2. Systèmes de contrôle interne: des améliorations sont nécessaires

Le cadre de procédure interne utilisé par la Commission repose sur 24standards de contrôle interne qui couvrent tous les aspects du processus de

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gestion de la Commission. Pour les rapports d'activité annuels 2002, les DGet les services ont été invités encore une fois à procéder à une auto-évaluation du degré de mise en œuvre de ces standards par rapport auxexigences minimales qui devaient être en place au 31 décembre 2002. Cesévaluations étaient le fruit de jugements de l'encadrement formulés par la DGelle-même à la lumière des informations et connaissances disponibles, bienque des audit indépendants aient pu naturellement être utilisés dans certainscas pour aider à former ces jugements. En plus de ce compte rendu desprogrès dans la mise en œuvre des standards, les DG et les services ont étéinvités à procéder à une brève évaluation de l'environnement de contrôleinterne et de risques dans lequel ils fonctionnent. L'objectif était de mieuxcomprendre les réserves et les autres problèmes importants susceptiblesd'avoir un impact sur les assurances requises dans les déclarationsannuelles.

Environnement de contrôle

Grâce à la priorité encore accordée au développement des principalesinitiatives concernant les ressources humaines, les DG et les services ontgénéralement fait état de progrès considérables dans la mise en œuvre desstandards relatifs aux descriptions de postes et à l'évaluation du personnel(standards 2 et 4); ils se sont toutefois montrés moins convaincus s'agissantdes standards relatifs aux compétences du personnel et à la mobilité(standard 3) et aux fonctions sensibles (standard 5). Des préoccupations ontété exprimées en termes généraux quant à la disponibilité de personneldisposant de qualifications appropriées, mais une attention particulière a étéportée aux domaines financier et nucléaire où la Commission a des besoinstrès spécifiques.

Performance et évaluation des risques

Le degré de mise en œuvre des standards de contrôle à la base de la GPA,notamment en ce qui concerne les plans de gestion annuels (standards 9) etla fixation d'objectifs (standard 7), reflète les progrès généraux et les prioritésliés à cette initiative. Cependant, des progrès plus limités sont rapportésdans la mise en place de systèmes de suivi efficaces reposant sur desindicateurs de performance, un domaine où il reste manifestement beaucoupà faire dans l'élaboration de mesures valables des moyens mis en œuvre etdes résultats. Concernant l'analyse et la gestion des risques (standard 11),les DG et les services ont déployé en 2002 des efforts considérables pourévaluer leur état de préparation à la mise en œuvre du nouveau règlementfinancier au moyen d'une évaluation des risques et des mesures de contrôlenécessaires. Cependant, à la fin de l'année, les DG et les services avaientencore à faire pour assurer la mise en place de certains contrôlesobligatoires. D'autre part, les progrès limités dans l'ensemble révèlentclairement que les DG et les services ne disposent pas encore d'une culturepleinement ancrée de la gestion des risques.

Information et communication

Dans les principaux domaines de préoccupation mentionnés par les DG etles services sous cette rubrique figure l'utilisation d'indicateurs de

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performance clés (standard 12). À cet égard, la moitié des DG et desservices ont déclaré avoir appliqué au moins les exigences minimales. Lesautres DG et services indiquent que la mise en œuvre se poursuit, évoquantentre autres des problèmes liés à l'utilisation de l'IRMS comme outil efficacedans leurs activités quotidiennes.

Les DG et les services font état de progrès plus sensibles concernant lessystèmes d'enregistrement et d'archivage du courrier. La plupart d'entre euxont déclaré à cet égard avoir appliqué au moins les exigences minimales. Ilen ressort globalement que le système d'enregistrement du courrier ADONISest en place, mais aussi qu'une gestion adéquate des systèmes d'archivagenécessitera encore des travaux substantiels.

Activités de contrôle

Les activités de contrôle sont des composantes essentielles du système decontrôle interne des DG dont elles couvrent les activités quotidiennes et sontdestinées à fournir à l'encadrement l'assurance raisonnable que ses objectifssont réalisés et que les risques gérés, quel que soit le domaine. Elles portentsur des questions fondamentales telles que la séparation des tâches, ladocumentation des procédures de contrôle et les activités de surveillancemenées par l'encadrement pour veiller à ce que ces contrôles soient exercéscomme prévu. Les insuffisances dans le domaine des activités de contrôlesont souvent liées, par exemple, à l'absence de personnel possédantl'expertise adéquate, aggravée par l'insuffisance de documentation claireindiquant exactement ce qui est requis et par la surveillance médiocre del'ensemble du processus exercée par l'encadrement. Bien que les DG et lesservices aient fait état d'avancées importantes dans certains domaines, enparticulier en assurant une séparation des tâches adéquate dans leurscircuits financiers, cet élément est apparu comme le plus à même de subirdes améliorations et comme la cause la plus directe des réserves formuléesdans les déclarations et des autres insuffisances mentionnées dans lesrapports annuels. Plus de la moitié des DG et services ont déclaré poursuivreencore la mise en œuvre des standards minimaux en matière desurveillance. Quelques DG et services ont rapporté avoir au moins mis enœuvre les standards minimaux concernant la documentation des procédures.

Audit et évaluation

Les DG et les services font état de progrès constants dans la mise en placedes éléments nécessaires pour disposer d'un cadre d'audit et d'évaluationsolide permettant notamment d'assurer un suivi adéquat des résultats desaudits, des insuffisances des contrôles et de l'auto-évaluation. Bien que tousles DG et services aient largement reconnu la nécessité d'une révision, parl'encadrement, des systèmes de contrôle sous sa responsabilité, il existecertains domaines, notamment dans les délégations et représentations de laCommission, où ce processus doit être renforcé.

Conclusions générales

En conclusion, les systèmes de contrôle interne de la Commissionévoluent encore. Les standards de contrôle interne constituent la base

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sur laquelle reposent ces systèmes et les DG et services ont procédé àl'auto-évaluation et rendu compte, dans leurs rapports annuels, desprogrès accomplis concernant le respect de ces standards. Dansl'ensemble, ces problèmes, et notamment le fait que le contrôle interne n'estpas seulement limité aux questions financières, sont manifestement mieuxcompris. À noter toutefois qu'une attention particulière a été accordée auxquestions financières en 2002 au travers du processus d'évaluation de l'étatde préparation à la mise en œuvre du nouveau règlement financier. Lesprogrès généraux dans la mise en œuvre des standards se poursuivent. Leprocessus d'auto-évaluation, associé à une conscience plus aiguë desresponsabilités de gestion, ainsi que les progrès rapportés dans la mise enœuvre des standards représentent une avancée majeure mais ne prouventpas en soi que ces systèmes de contrôle traitent pleinement les risques etfonctionnent comme prévu.

Les assurances requises dans la déclaration sont indissociablement liées àl'efficacité des systèmes de contrôle. Le cadre de contrôle sous-jacent et lerespect des standards de contrôle ne constituent pas une fin en soi mais unmoyen d'obtenir et de fournir les assurances de bonne gestion et de contrôle.Les DG et les services n'ont pas toujours indiqué expressément le lien entrele contenu des réserves et les assurances requises.

3.3. Problèmes soulevés par la Cour des comptes européenne et dans lesrapports de l'auditeur interne et du comité de suivi des audits

3.3.1. Recommandations de la Cour des comptes européenne

Certaines des recommandations formulées par la Cour des compteseuropéenne dans son rapport annuel relatif à l'exercice 2001 sont de naturetransversale et méritent d'être mentionnées dans la présente synthèse.

Plusieurs recommandations de la Cour des comptes concernant la réformeont été évoquées par la Commission, dont en particulier les suivantes:

� Dans son rapport annuel, la Cour des comptes a relevé qu'à la fin de mai 2002, les progrèsaccomplis concernant le développement du nouveau cadre comptable n'étaient passuffisants (point 9.8.) À cet égard, une communication sur la modernisation de lacomptabilité des Communautés européennes a été adoptée en décembre 2002(COM(2002)755). La Commission reconnaît la nécessité d'un meilleur suivi (cf. infra,5.3.7.) et informera régulièrement l'autorité responsable de la décharge et la Cour descomptes des progrès accomplis. Lorsque le nouveau cadre comptable sera en place,plusieurs problèmes mis en évidence par la Cour, tels que la difficulté de faire le bilan dessommes détenues par des intermédiaires financiers et n'ayant pas encore atteint lesbénéficiaires finals (point 9.25. du rapport annuel de la Cour des comptes), seront résolusune fois pour toutes.

� Une série de recommandations concernant l'établissement des rapports annuels ont étéappliquées: le calendrier a été avancé (points 9.54. et 9.55. du rapport annuel de la Courdes comptes) et devra l'être encore davantage pour que le délai fixé à l'article 60,paragraphe 7, du règlement financier refondu soit respecté, comme cela est exigé à partirde l'exercice 2003. Des orientations plus spécifiques sont venues répondre à un certainnombre de préoccupations exprimées concernant la nature des réserves et des observations

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(points 9.71. à 9.91. et 9.97 d) du rapport annuel de la Cour des comptes). La méthodologiesera encore ajustée pour l'exercice du rapport annuel 2003 (cf. infra, 4.1).

� La Commission reconnaît les problèmes posés par le recrutement de personnel qualifiésoulignés par la Cour des comptes (point 9.65. du rapport annuel de la Cour des comptes).Les mesures correctives à appliquer sont décrites au point 5.3.1 ci-dessous.

� Les préoccupations de la Cour des comptes concernant la mise en place des standards decontrôle interne (point 9.66. du rapport annuel de la Cour des comptes) sont abordées aupoint 5.4.5 ci-dessous.

� Des mesures ont été adoptées et feront l'objet d'un étroit suivi destiné à assurer une gestionplus efficace du recouvrement des fonds indûment versés (point 9.67. du rapport annuelde la Cour des comptes). Certaines mesures destinées à améliorer les procédures derecouvrement ont déjà été mises en œuvre en 2002 et continuent à l'être, dont ledéveloppement des outils informatiques et une documentation supplémentaire desprocédures. La décentralisation opérationnelle de la note de débit est aussi en cours en2003. Enfin, un audit du recouvrement par le Service d'audit interne s'est achevé au débutde 2003. Après l'examen réalisé par le comité de suivi des audits, il a été convenu que lesservices mettront en place des plans d'action pour suivre les problèmes de recouvrement etqu'ils les intégreront, le cas échéant, dans leurs plans de gestion annuels (voir action"Recouvrement" au point 5.3.2.).

� La Cour a aussi recommandé de revoir l'organisation du comité de suivi des audits pourrenforcer les mécanismes destinés à traiter tout conflit d'intérêts potentiel lors de l'examende questions pour lesquelles les services concernés relèvent de la présidence ou d'autresmembres du comité. Plusieurs mesures répondant aux préoccupations de la Cour sontenvisagées actuellement (cf. infra, 3.3.3).

� Pour donner suite aux recommandations de la Cour des comptes concernant la légalité et larégularité des transactions sous-jacentes, la Commission s'est engagée à prendre desmesures incluant une clarification et une simplification dans le domaine des fondsstructurels ainsi que la mise en œuvre d'une stratégie d'audit efficace pour le programme-cadre de recherche. Des mesures correctives à mettre en œuvre sont présentées aux points5.3.3. et 5.3.4. ci-dessous.

� L'action 87 du Livre blanc sur la réforme prévoit l'accomplissement par le SAI d'une sériede contrôles approfondis après la première série de rapports d'activité annuels des DG etles déclarations d'assurance annexées des ordonnateurs délégués. Le SAI fournira une vued'ensemble de la qualité des systèmes de contrôle interne dans son rapport annuel pour2003.

3.3.2. Rapport de l'auditeur interne

Le rapport annuel du Service d'audit interne (SAI) mentionne une série deproblèmes qui doivent être examinés par la Commission. Il s'agit enparticulier de plusieurs questions concernant l'organisation de la Commissionet liées à la réforme, qui, dans certain cas, nécessitent un ajustement ou uneclarification.

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� Contrôle politique de la réforme de la comptabilité: il sera assuré parun débat régulier au sein de la Commission sur la base d'exposés ducommissaire compétent à la Commission (point 5.3.7. ci-dessous).

� Amélioration des synergies au sein de la communauté d'audit de laCommission: cet objectif proposé par le SAI est utile. Lacommunication sur "les responsabilités des acteurs-clés en matièred'audit interne et de contrôle interne" a reconfirmé le mandat du SAI:apporter son appui aux structures d'audit interne par le biais d'Auditnetet, plus précisément, promouvoir à la Commission des méthodes,outils et techniques d'audit communs2. En conclusion, le SAI doit, enaccord avec les acteurs concernés, veiller à ce que son rôle decoordination centrale soit pleinement appliqué.

� Coordination des responsabilités décentralisées dans certainsdomaines de la gestion et du contrôle: les efforts devront êtreintensifiés pour faire connaître efficacement le cadre révisé de gestionet de contrôle aux différents niveaux de l'encadrement et du personnel.Ces efforts seront appuyés par le rôle majeur de coordination joué parle Secrétariat général qui agit par le biais des instruments degouvernance internes tels que le groupe des directeurs généraux, lesdirecteurs des ressources et le groupe de coordination interservicesainsi que le groupe de pilotage GPA.

� Fondement des décisions relatives aux ressources sur des évaluationsdu risque réalisées par l'encadrement: cette question doit être abordée.La Commission examinera comment faire de l'évaluation des risquesun facteur plus visible à prendre en compte lors de la préparation desplans de gestion et l'allocation des ressources.

� Gestion partagée: le SAI a suggéré que les services pallient le manquede ressources en privilégiant les actions de prévention par rapport auxaudits de clôture. Tout en s'efforçant d'accorder la priorité aux auditsde prévention dans les domaines où le niveau de risque est le plusélevé, il faut placer en tête des priorités le respect de l'obligation légalede ne clôturer les programmes qu'après la réalisation d'auditsappropriés.

� Déclarations d'assurances des pays bénéficiaires constituant un outilpermettant d'obtenir l'assurance raisonnable requise en cas de gestionpartagée ou décentralisée: Bien que de prime abord cette solution nesemble pas appropriée dans le contexte de l'aide extérieure, elle seraexaminée plus en détail dans les domaines de la gestion partagée parle groupe de travail chargé d'assurer le suivi de l'action 12 de laSynthèse 2001 (cf. 5.3.3.).

2 SEC(2003)59/3 de janvier 2003.

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Un aperçu général des recommandations du rapport annuel 2002 du Serviced'audit interne se trouve dans une communication séparée à la Commission.

3.3.3. Rapport du comité de suivi des audits

Le deuxième rapport annuel du comité de suivi des audits couvre la périodede mai 2002 à avril 2003. Selon la charte du comité de suivi des audits3 lecomité rend compte de ses propres activités et présente ses avis sur lessystèmes de contrôle interne existant au sein de la Commission, sur la basedes travaux menés par le service d'audit interne.

Sur la base des principales recommandations présentées dans le rapport,l'attention est attirée sur les points suivants :

� Les services devraient améliorer leur contribution aux audits en réagissanten temps utile aux projets de rapports d'audits afin d'aider le Serviced'audit interne à réduire la durée moyenne d'un audit - actuellement deplus d'un an - à une période pendant laquelle les résultats resterontpleinement valables. Les entités contrôlées devraient également assurerla bonne mise en œuvre des recommandations convenues.

� Le Service d'audit interne devrait améliorer sa méthodologie encoopération avec les autres auditeurs internes, de façon à ce qu'elle soitbien en place et bien connue. Il devrait en particulier continuer à appliquersa stratégie récente concentrant ses audits sur les questions de respectdes règles, d'efficience et d'efficacité et entreprendre ces audits dans undélai pendant lequel les résultats et les recommandations resterontvalables. Il devrait également poursuivre ses efforts pour fonder sesrésultats sur des preuves indiscutables de façon à ce que les entitéscontrôlées puissent les accepter et contribuer ainsi à l'amélioration destaux d'acceptation des recommandations. L'encadrement de laCommission insiste sur le fait que, pour évaluer les progrès accomplisdans la mise en œuvre du contrôle interne, il doit disposer d'informationssur le respect des règles. Il conviendrait de déterminer plus clairement ledegré de priorité des recommandations, en soulignant les risques en casde non-application, et en tenant compte d'éventuels coûtssupplémentaires, pour aider les entités contrôlées à les mettre en œuvrecorrectement. Enfin, l'auditeur interne devrait mettre en placeimmédiatement un système d'exploitation pour le suivi desrecommandations et établir des relations plus étroites avec les structuresd'audit interne pour améliorer d'une manière générale les résultats enmatière d'audit de la Commission.

� Les travaux des auditeurs internes et externes devraient permettre aucomité de suivi des audits d'avoir une vue d'ensemble des systèmes decontrôle interne. En ce qui concerne son organisation, il est relevé que lacomposition et le rôle du comité de suivi des audits demeurerontinchangés mais que le rythme de ses réunions s'accélérera et que sesrapports avec la Cour des comptes européenne se renforceront. Le

3 SEC(2000)1808/3 adopté le 31.10.2000.

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commissaire en charge du budget continuera de transmettre la présidencedu comité à un autre membre lorsque les audits intéresserontspécifiquement les services relevant de sa compétence propre. Ceprincipe s'appliquera également aux autres membres. Par ailleurs, à partirde 2004, un second membre extérieur rejoindra le comité pour enaméliorer les compétences. Enfin, le secrétariat du CSA sera installéauprès du Secrétariat général.

4. STABILISATION DU PROCESSUS DES RAPPORTS ANNUELS

4.1. Année 2001

Les premiers rapports annuels 2001 ont représenté un exercice pilote. Lesnouveaux concepts et la nouvelle méthodologie entraînés se sont avérés uninstrument efficace en ce qui concerne la transparence et l'obligation derendre compte. Le retour d'information des parties concernées extérieures,telles que la Cour des comptes, a été utile. Ce premier exercice a toutefoisprésenté un certain nombre de faiblesses telles qu'un manque de cohérenceen ce qui concerne la portée et la signification des réserves, la véritableincidence des problèmes identifiés dans les réserves et, d'une manière plusgénérale, la nécessité déjà évoquée de clarifier la méthodologie.

4.2. Amélioration de la méthodologie

La Commission a tiré les enseignements de cette expérience pilote etexaminé les recommandations formulées par la Cour des comptes etl'auditeur interne. L'exercice 2002, qui tient compte de l'expérience acquisedans le cadre du premier exercice témoigne de plusieurs améliorationsméthodologiques:

� Différentes parties des rapports annuels ont été améliorées et denouveaux chapitres ont été ajoutés, par exemple, pour présenter la suitedonnée aux précédentes recommandations de l'auditeur interne et de la Courdes comptes européenne ainsi qu'aux plans d'action des rapports annuels etde la Synthèse 2001.

� Un effort considérable a été engagé pour clarifier la portée desdéclarations et des réserves (concept de matérialité, c'est-à-dire le seuild'importance au-delà duquel les insuffisances appellent une réserve) dansune communication adoptée en janvier4.

� Un examen par les pairs des éventuelles réserves a été organisé avant lasoumission des rapports annuels et des déclarations. Cet examen a amélioréla cohérence dans l'usage des réserves.

4 COM(2003)28 du 21.01.2003.

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4.3. Année 2002

L'analyse des rapports annuels 2002 révèle une amélioration qualitativeen termes de compréhension et de cohérence.

� Comme suite à la clarification de la portée des concepts et des critèresapplicables à ceux-ci, quelques réserves de l'année dernière sont présentéescette année sous forme d'observations.

� Les réserves qui reviennent le plus souvent portent sur la difficulté demaîtriser le risque inhérent à la gestion partagée ou décentralisée (voirl'action "Gestion partagée" au point 5.3.2.), le risque de trop-perçu dans lescontrats et les subventions fondés sur le remboursement des coûts effectifs(voir l'action "Trop-perçus dans le cadre des contrats à coûts partagés" upoint 5.3.3.) et le manque de ressources humaines spécialisées, par exempledans des domaines tels que la gestion financière, les audits, la sécuriténucléaire ou les tâches linguistiques (voir l'action "Ressources humaines" aupoint 5.3.1.).

� Les observations portent en particulier sur la mise en œuvre inadéquate desstandards de contrôle interne (voir l'action "Standards de contrôle interne aupoint 5.4.5.), le manque de ressources humaines et les problèmes de gestionfinancière. Certaines de ces observations portent sur des questions quidoivent être traitées pour corriger les causes sous-jacentes. Les servicesconcernés devraient donc définir des plans d'action spécifique pour autantque la gestion des mesures envisagées puisse être assurée par la directiongénérale (voir l'action "Suivi par les services" au point 5.4.6.).

4.4. Améliorations nécessaires

Bien que la conscience de l'obligation de rendre compte soit à présent bienancrée dans toute la Commission, des efforts sont encore nécessaires pouraméliorer la qualité du processus dans son ensemble à tous les niveaux ausein des DG et des services, notamment en ce qui concerne les problèmessuivants soulevés par les rapports annuels:

– les réserves doivent toujours être assorties de preuves concrètes;

– l'incidence des réserves sur les assurances spécifiques requises dans la déclarationdoit toujours être indiquée expressément

– le critère de la matérialité utilisé pour déterminer si un problème doit être définicomme une "réserve" doit toujours être bien expliqué;

– le libellé standard convenu pour la déclaration doit toujours être utilisé;

– les réserves reportées de l'exercice précédent ne doivent pas être inclusesuniquement pour rendre compte des progrès réalisés, sans examen de l'incidenceréelle sur les assurances.

Les éclaircissements nécessaires seront insérés dans les lignes directricespour l'établissement des rapports annuels 2003, en s'inspirant des meilleurespratiques identifiées dans les rapports annuels 2002.

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5. TRAVAUX EN COURS ET NOUVELLES ACTIONS CORRECTIVES REQUISES

L'analyse de la mise en œuvre des actions correctives entreprise l'an passépar les DG et les services ainsi que du plan d'action adopté par laCommission révèle que les problèmes identifiés ont été activement traités.

À noter toutefois que 2001 étant la première année de cet exercice, plusieursproblèmes se sont posés, dont quelques uns attendaient déjà une solutiondepuis un certain temps. Il est donc normal que cette année, un nombremoins élevé de problèmes se posent au sein de la Commission, tandis que larésolution de certains problèmes de l'an passé prendra un certain temps enraison de leur complexité.

La présente section fait le point sur la manière dont les DG et les servicesont traité les actions correctives entreprises à leur niveau (5.1) et sur lesproblèmes soulevés dans la synthèse de l'an passé, dont certains continuentde se poser cette année. Les problèmes résolus ou en train de l'être sontrécapitulés (5.2), tandis qu'est indiquée la situation des actions en cours pourplusieurs questions clés (5.3). Enfin, un certain nombre de nouveauxproblèmes nécessitant des améliorations ou des actions correctives sontidentifiés (5.4).

5.1. Actions correctives entreprises par les DG et les services

Les DG et les services ont tous rendu compte de la mise en œuvre des plansd'action destinés à remédier aux précédentes réserves et observations (lecas échéant). Cependant, les effets de ces actions n'étaient pas pleinementvisibles à la fin de 2002 et quelques actions ne porteront leurs fruits qu'àpartir de l'exercice 2003.

Le succès de la mise en œuvre des plans d'action nécessite un suivipermanent et l'allocation de ressources suffisantes tout au long des plans degestion. À cet égard, des améliorations devraient être apportées cartous les DG et services n'ont pas transposé de manière adéquate leursplans d'action dans des plans de gestion.

5.2. Suivi des plans d'action de la Synthèse 2001

L'an passé, la première synthèse a inclus un plan d'action dont la mise enœuvre s'est avérée satisfaisante.

� Plusieurs actions dans les domaines de la gestion et du contrôle ont étémenées à bonne fin: par exemple, les évaluations de l'état de préparationavant l'entrée en vigueur du nouveau règlement financier (action 11), laconception et la documentation des procédures financières (9), lerenforcement des mécanismes de coordination de la Commission (6), laclarification des responsabilités des acteurs clés en matière d'audit ou decontrôle (13) et la formation à la gestion financière (15).

� Des actions ont aussi été menées dans d'autres domaines tels que laméthodologie et les orientations concernant l'élaboration des rapportsd'activité annuels pour 2002 (10, cf. aussi supra, 4.2.), l'adoption en juin

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2003 d'une communication sur le rôle des directeurs généraux dans lecadre de la gestion partagée (12), ainsi que les mesures concernant lasécurité nucléaire (3).

� En outre, un certain nombre d'actions ont été lancées pour lesquelles lecalendrier de résolution du problème posé s'étalera sur plusieurs années.C'est le cas, par exemple, pour la modernisation du cadre comptable (16et 17) et le plan d'action visant à la coordination de l'interopérabilité dessystèmes d'information en matière de gestion (7).

� Quelques actions visant à améliorer ou à remédier à des problèmesidentifiés et traités l'an passé nécessitent une mise à jour et/ou unenouvelle action: par exemple les problèmes liés à la gestion partagée (12)et au cofinancement (1). On trouvera dans les sections suivantes l'état deces actions modifiées en cours, y compris, le cas échéant, une mise à jourdes mesures correctives.

� Enfin, si dans certains cas, des effets positifs sont perceptibles dans lesrapports annuels établis pour 2002 (par exemple, amélioration de laméthodologie utilisée pour les rapports annuels ou clarification du rôle etde la responsabilité des acteurs dans les domaines du contrôle et del'audit), dans de nombreux autres cas, l'action corrective ne portera sesfruits qu'à partir de l'exercice 2003 ou plus tard suivant la nature duproblème et le calendrier spécifique convenu.

5.3. Travaux en cours devant faire l'objet d'un suivi en 2003

5.3.1. Manque de ressources humaines

Comme en 2001, plusieurs directeurs généraux et chefs de serviceexpliquent dans leur rapport d'activité annuel 2002 qu'ils n'ont pu atteindrecertains objectifs fixés pour 2002 en raison du manque de ressourceshumaines. Le rapport de l'auditeur interne évoque également un déficitstructurel de ressources humaines pour accomplir les tâches de laCommission. À cet égard, il convient de reconnaître les efforts engagésdepuis quelques années par les DG et les services pour redéployer lepersonnel sur les actions prioritaires tout en maintenant au même niveau sonengagement à accomplir des activités essentielles encore plus exigeantes.Malgré l'organisation, en 2002, de concours supplémentaires et la possibilitéofferte aux services de recruter des agents temporaires pour occuper despostes permanents jusqu'à obtention des résultats des concours, lesproblèmes suivants se sont posés:

– insuffisance des ressources humaines allouées pour assurer la miseen œuvre intégrale de l'acquis dans l'Union élargie;

– indisponibilité ou manque de personnes ayant le profil et lescompétences requis pour des tâches spécifiques, en particulier dansles domaines de la gestion financière et de l'audit, de la sécuriténucléaire, ainsi que le profil linguistique ou les autres compétencesspécialisées nécessaires.

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Action "Ressources humaines"

A. À partir de 2004, les DG et les services seront invités à déterminerle degré de priorité de leurs activités dans leurs plans de gestionannuels. Lors de la répartition interne des ressources, il leur estdemandé de veiller à ce que les unités qui s'occupent spécifiquementdes questions relatives au contrôle interne et à l'audit disposent deressources humaines suffisantes. D'autre part, conformément au codede conduite des commissaires et de leurs services, le directeur généralet le commissaire concernés identifieront les actions susceptibles dene pas être menées. Sur la base d'une évaluation globale des risquesliés à la gestion, les ressources pourraient donc être redistribuéesentre les services et affectées à des initiatives prioritaires, notamment àcelles qui contribuent à la réalisation des objectifs stratégiques de laCommission. Les résultats seront intégrés dans la stratégie politiqueannuelle de la Commission.

B. Les DG sont également invitées à identifier les besoins en matièrede formation et de recrutement pour pourvoir les postes vacants dansles domaines de la gestion financière, du contrôle interne et desactivités d'audit, et à les communiquer à la direction générale dupersonnel et de l'administration pour septembre 2003. En se fondantsur cette évaluation, sur le cadre stratégique pour la formation et surles cartes de formation individuelles, la direction générale du personnelet de l'administration examinera les déficits en compétences. Avant lafin de 2003, une communication à la Commission rendra alors comptede la situation, des actions engagées, et des mesures proposées pouraméliorer le niveau d'expertise spécifique (en matière de gestion et decontrôle financiers par exemple).

5.3.2. Recouvrements

En dépit des mesures déjà prises, le recouvrement des fonds indûmentversés reste un secteur à risque important pour bon nombre de services del'institution. La direction générale du Budget dirigera le processus desurveillance de l'apurement de l'arriéré des recouvrements en adressant tousles trois mois à chaque ordonnateur délégué un rapport indiquant le nombre,la valeur et l'ancienneté des ordres de recouvrement relevant de sacompétence, accompagné d'indicateurs des progrès accomplis. Elleapportera à cet effet les améliorations nécessaires à ses systèmesinformatiques. Les ordonnateurs concernés assureront à leur tour un contrôleinterne efficace du recouvrement des montants dus et des engagementsouverts. Le Service d'audit interne suivra la mise en œuvre par les DG et lesservices concernés des recommandations connexes en matière d'audit.

Action “Recouvrement”

A. Le recouvrement des montants dus concernant des dépensesdirectes doit être traité dans le plan de gestion annuel de chaqueordonnateur délégué, accompagné d'indicateurs de performanceadéquats. Le dernier rapport budgétaire trimestriel mentionné ci-dessus sera joint à chaque rapport d'activité annuel.

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B. La direction générale du budget dirigera le processus de suivi del'arriéré des recouvrements. Elle élaborera à cet effet des indicateurs deperformance (aux niveaux des services et de la Commission) ainsi quedes systèmes d'information qui fourniront, à des fins de gestion, desstatistiques et des indicateurs réguliers et fiables et permettront dedisposer d'une vue d'ensemble à l'échelle de la Commission de laperformance et de l'efficacité globales.

C. Le Service d'audit interne devrait suivre avec tous lesordonnateurs, en temps utile, la mise en œuvre des recommandationsintéressant leurs services, au travers de plans de gestion ou de plansd'action spécifiques, sans qu'un autre audit spécial du SAI soitnécessaire dans le proche avenir.

5.3.3. Dispositions en matière de gestion partagée

Les informations présentées dans les rapports annuels 2002 donnent àpenser que la compréhension des problèmes liés à la gestion partagée s'estaméliorée. Cependant, quelques DG impliquées dans la gestion partagée ontinclus des réserves dans leurs déclarations, le manque d'outils adéquats etde règles juridiques de procédures à ce stade ne permettant pas de fournirune assurance raisonnable que les systèmes de gestion et de contrôle desÉtats membres fonctionnent de manière satisfaisante. Des problèmessimilaires se sont posés l'an passé.

Les réserves concernant la gestion partagée portent sur le degré de contrôleexercé par les DG et les services et sur les résultats des analyses et desaudits des États membres réalisés par la direction générale. Dans certainscas, des réserves sont incluses parce que les DG n'ont pas encore terminél'analyse de leurs descriptions des systèmes. Dans d'autres cas, l'analysedes systèmes a été effectuée mais n'a pas encore fait l'objet d'une évaluationet les audits ex post n'ont pas encore été réalisés. Dans quelques cas, lesréserves reflètent des faiblesses détectées par les DG dans les Étatsmembres après vérification des systèmes de contrôle des États membres,bien qu'il soit remédié aux conséquences financières par des correctionsfinancières fondées sur les contrôles ex post des DG.

La diversité des pratiques des audits au sein de la Commission et dans lesÉtats membres nécessite la convergence des méthodologies pour enaméliorer l'incidence, l'efficacité et la comparabilité.

Action “Gestion partagée”

A. Comme suite à l'action 12 de la synthèse de l'an passé5, un groupeinterservices a été créé et chargé d'analyser les mesures possibles,telles qu'une déclaration d'assurance par les États membres, laprésentation par ceux-ci de déclarations ex ante, l'intégration desagences dans le processus de certification, le contrôle de lacertification dans les États membres et l'élaboration de normes

5 Voir communication C(2003)1830/2 du 18.06.2003.

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minimales pour l'analyse des risques liés à l'adoption ou à lamodification d'actes de législation dérivée. Ce groupe sera coordonnépar la direction générale du budget avec le soutien des directionsgénérales AGRI, REGIO, EMPL, FISH, JAI, ELARG, du SG, du SJ et duSAI. Étant donné qu'il s'agit d'une tâche pluriannuelle, un premierrapport intermédiaire devrait être prêt d'ici la fin de 2003 et tiendracompte des résultats intermédiaires de l'analyse juridique du groupe ci-dessous.

B. Des mesures concrètes seront prises pour promouvoir lacohérence des méthodologies et des processus d'audit entre les DG etles services qui travaillent dans le cadre de la gestion partagée. Uneattention particulière sera portée à l'élaboration de standardscommuns, en tenant compte des meilleures pratiques bien établies, desprocessus de contrôle et d'audit complémentaires, aux niveaux de laCommunauté et des États membres, et des protocoles d'assuranceavec les États membres. À cet effet, la direction générale REGIO et lesautres DG opérationnelles concernées prépareront une communicationpour mars 2004, avec le soutien du Service d'audit interne.

C. Une analyse juridique des responsabilités pour la gestionpartagée entre la Commission et les États membres actuels et futurssera aussi effectuée par le Service juridique. Sur cette base, laCommission formulera toutes les recommandations appropriées visantà clarifier les responsabilités respectives des États membres et de laCommission dans le cas de la gestion partagée. Des propositionsseront préparées d'ici mars 2004 par la DG REGIO en accord avec leSecrétariat général et les autres directions générales des fondsstructurels.

5.3.4. Programmes à coûts partagés

Dans le domaine de la recherche en général, des réserves ont été émisesconcernant la gestion et le contrôle des contrats à coûts partagés relevant du5e programme-cadre. Dans le cadre de ce système, les fondscommunautaires sont versés sur la base des dépenses éligibles supportéesqui sont déclarées par les bénéficiaires. Étant donné que ces coûts nepeuvent être évalués avec exhaustivité et précision par la Commissionpréalablement à l'autorisation de versement, il existe un risque de trop-perçu.Seul un audit financier complet peut déterminer avec certitude et exactitudesi les dépenses indiquées sont correctes.

Comme suite à l'action 1 de la synthèse de l'an passé, la Commission aadopté le 10 janvier 2003 un plan d'action commun dont la mise en œuvre acommencé. Ce plan d'action comprend des mesures destinées à renforcer lacohérence de la gestion de ces contrats entre les DG et les services et àaccroître l'efficacité de la vérification des déclarations de dépenses ainsi qu'àréduire la fréquence des erreurs. Ces mesures seront mises en œuvre àpartir de 2003.

Plusieurs DG ont adopté des actions correctives supplémentaires (parexemple introduction des certificats d'audit, accroissement du nombre

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d'audits ex post, amélioration de la communication avec les bénéficiaires,réduction du nombre de vieux contrats avec des clauses moins solides)visant à réduire le risque. Ce risque ne peut toutefois être complètementéliminé. Il faudrait pour cela un audit financier complet de tous les projets, quine serait pas rentable pour la Commission.

Programmes de cofinancement en général

Les risques liés à l'inexactitude des déclarations de dépenses ne sont paslimités au domaine de la recherche. Tous les systèmes fondés sur leremboursement des dépenses réelles éligibles (d'autres subventions parexemple) sont concernés. Une nouvelle action couvrant également les autresdomaines où il existe des programmes de cofinancement est nécessaire.

Action “Cofinancement”

Un groupe interservices dirigé par le Secrétariat général avec le soutiende la direction générale BUDG, où sont représentées toutes les DGintéressées par les programmes de cofinancement, examinera d'ici lafin de 2003 la possibilité d'introduire des éléments de forfaitarisationdans les subvention. La méthodologie de contrôle connexe devrait, sipossible, s'attacher à développer des standards communs applicablesà la gestion des risques et à l'évaluation des coûts et bénéfices, sansexclure la possibilité de contrôles aléatoires.

5.3.5. Mise en œuvre du programme législatif et de travail au sein de laCommission

En 2001, la Commission a lancé un nouvel exercice de programmationmettant l'accent sur les initiatives et les propositions en relation avec lespriorités stratégiques. Les résultats de 2002 ont été très encourageants.Comme suite à l'action 6 de la synthèse de l'an passé, la Commission a misen place en 2002 les mécanismes nécessaires pour assurer le suivi de lamise en œuvre du programme de travail et permettre de trouver dessolutions souples aux problèmes rencontrés.

Action "Mise en œuvre du programme de travail"

Le Secrétariat général renforcera le contrôle de l'exécution duprogramme législatif et de travail 2003, en tenant compte notamment durenouvellement du Parlement européen en 2004 et de sesconséquences sur les niveaux actuels de mise en œuvre.

5.3.6. Le processus de déconcentration dans les relations extérieures

La réforme de l'assistance externe lancée en mai 20006 a comporté unprocessus de déconcentration de la gestion des projets vers les délégations.Ce processus repose sur le principe que tout ce qui peut être mieux géré surplace ne doit pas être géré à Bruxelles.

6 Voir SEC(2000)814/5

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Comme annoncé dans la Synthèse des rapports annuels 2001, il faudraitprocéder cette année à un examen de la question de la déconcentration,dont la portée sera étendue aux questions suivantes:

– l'adéquation entre les ressources humaines et l'accroissement desresponsabilités des délégations déconcentrées;

– le déploiement approprié des membres du personnel dans les siègeset les délégations, afin de permettre une gestion adéquate de l'aideexterne;

– les dépenses administratives, traitées actuellement au niveau central,mais qui pourraient toutefois être déconcentrées vers les délégations.

Action “Déconcentration”

Les DG des relations extérieures, sous la houlette de la directiongénérale des relations extérieures et en accord avec le Secrétariatgénéral, la direction générale du budget et la direction générale dupersonnel et de l'administration prépareront pour la fin de 2003 unecommunication évaluant les résultats de l'exercice de déconcentration,en portant une attention particulière aux questions susmentionnées.Les conséquences de ce plan d'action sur les ressources serontexaminées dans la stratégie politique annuelle pour 2005.

5.3.7. Cadre comptable et systèmes d'information de la Commission

Les réserves exprimées par la direction générale du budget portent,premièrement, sur la question de la comptabilité d'exercice et,deuxièmement, sur la cohérence entre les divers sous-systèmes deSincom2.

Les déclarations financières ne reflètent pas fidèlement la situation financièredes Communautés en ce qui concerne les éléments de comptabilitéd'exercice. Il sera remédié une fois pour toutes à cette situation à partir de2005 lorsque, conformément au nouveau règlement financier et au projet demodernisation générale adopté par la Commission le 17 décembre 2002, lesdéclarations financières devront être établies par un système intégréconformément au principe de la comptabilité d'exercice. Entre-temps, ladirection générale du budget poursuivra ses efforts en vue d'améliorer ledéveloppement de la comptabilité d'exercice avec l'aide d'experts reconnusen matière de finances publiques.

Quant à la réserve concernant les divers sous-systèmes de Sincom2, elleporte sur deux aspects. Le premier est lié à l'architecture des systèmes quientraîne la redondance de certains données à l'intérieur des systèmesd'information, laquelle crée à sont tour un risque d'incohérence desinformations présentées aux ordonnateurs, d'une part, et aux servicescentraux, d'autre part. Seule la modification de l'architecture des systèmesenvisagée dans le projet de modernisation susmentionné apportera unesolution durable. Néanmoins, grâce au processus de conciliation mis enœuvre par la direction générale du budget, la cohérence des données 2002

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est garantie. Le deuxième aspect concerne la politique de sécurité dessystèmes et en particulier les droits d'accès. Une politique de sécuritégénérale couvrant tous les sous-systèmes doit encore être élaborée.

Action "Cadre comptable et systèmes d'information"

La Commission continuera à être régulièrement informée des progrèsen la matière.

5.3.8. Suivi des rapports des structures d'audit interne

La question du suivi et de la transmission des rapports d'audit établis par lesstructures d'audit interne s'est posée. Ce point revêt une importanceparticulière lorsque ces rapports soulèvent des problèmes pouvant avoir uneincidence sur d'autres services ou sur la réputation de la Commission. D'unemanière plus générale, il est rappelé qu'il importe que les commissairessoient régulièrement informés de tous les problèmes découlant des travauxdes auditeurs ou des contrôleurs dans les services dont les activités relèventde leur responsabilité.

Action "Suivi des rapports d'audit"

Au moins deux fois par an, les directeurs généraux informeront lecommissaire responsable des travaux entrepris par leurs structuresd'audit interne, des conclusions atteintes et des actions correctivesprévues ou engagées. Ces informations devraient aussi porter surtoutes les questions appropriées découlant des travaux du Serviced'audit interne, de la Cour des comptes européenne, de la DG dans lecadre des contrôles ex post, et de l'OLAF. Dans l'intervalle, lesinformations susmentionnées seront présentées par le directeurgénéral chaque fois qu'il le jugera bon.

5.3.9. Suivi des activités de l'OLAF

L'OLAF, c'est-à-dire l'Office de lutte contre les fraudes préjudiciables auxintérêts financiers de la Communauté, a une situation particulière: il s'agitstructurellement d'un service de la Commission qui est toutefois indépendantpour ses activités opérationnelles et dispose d'une certaine autonomieadministrative et financière. Tout en reconnaissant pleinementl'indépendance de l'OLAF, la Commission a besoin d'être informée desproblèmes majeurs signalés à l'Office afin de prendre les mesuresappropriées.

Action “Suivi de l'OLAF”

A. Lorsque le directeur général signale à l'OLAF un problèmeparticulier ou lorsqu'il estime que celui-ci est suffisamment important, ilen informe le commissaire responsable.

B. Un code de conduite sera élaboré pour la fin du mois deseptembre 2003, afin d'améliorer la circulation des informations entrel'OLAF et la Commission.

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5.4. Nouvelles actions correctives

Une action corrective au niveau de la Commission est aussi requise pourremédier à plusieurs autres problèmes apparus en 2002.

5.4.1. Standards de contrôle interne dans les délégations

Plusieurs rapports et déclarations signés par les directeurs généraux de lafamille des relations extérieures ont relevé la nécessité d'examiner la miseen œuvre des standards de contrôle interne dans les délégations,notamment dans la mesure où elle touche la gestion des dépensesadministratives.

– Le directeur général des relations extérieures, en accord avec les DGRelations extérieures et avec le soutien de la direction générale dubudget, devrait élaborer un plan d'action commun destiné à mettre enœuvre les standards de contrôle interne adaptés à l'environnementdans lequel travaillent les délégations, qui mettrait l'accent enparticulier sur le processus d'auto-évaluation dans les délégations.

Action “Contrôles internes dans les délégations”: Un groupe de travail dirigépar la direction générale RELEX élaborera, avec le soutien de la directiongénérale du budget, un plan d'action spécifique à la famille des relationsexternes, destiné à mettre en œuvre le cadre de contrôle interne et àdévelopper le processus d'auto-évaluation dans les délégations.

5.4.2. Intégration du FED dans le budget communautaire

Le Fonds européen de développement est un instrument extrabudgétairefinancé par les contributions directes des États membres. Sa gestionnécessite un cadre réglementaire, un système de comptabilité et desprocédures décisionnelles distincts et différents de ceux du budgetcommunautaire. En raison de la fin de la période de mise en œuvre duneuvième FED, de la nécessité, pour l'UE et les pays ACP, de négocier unenouvelle allocation à partir de 2005, et de la préparation des nouvellesperspectives financières, le moment est propice à la présentation par laCommission d'une nouvelle communication exposant les avantages et lesinconvénients de l'intégration du FED dans le budget communautaire. Entre-temps, après l'entrée en vigueur du nouveau règlement financier applicableau neuvième FED, le principe de la comptabilité d'exercice devrait êtreadopté. Un groupe de travail des directions générales BUDG et AIDCOexaminera les scénarios possibles pour inclure la comptabilité du FED dansle futur système de comptabilité de la Commission.

Action “FED”: Faisant suite au travail de réflexion en cours, laCommission préparera une communication sur l'intégration envisagéedu FED dans le budget communautaire, dans le cadre de la préparationdes futures perspectives financières.

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5.4.3. Problèmes concernant l'environnement de contrôle dans les relais etreprésentations de presse

Le rapport annuel 2002 de la direction générale PRESS contient deuxréserves portant sur les faiblesses fondamentales du contrôle interne dansles réseaux et les représentations.

Action “PRESS” A: La direction générale PRESS, avec le soutien de ladirection générale BUDG, examinera d'ici mars 2004 l'environnement decontrôle, en identifiant ses principales faiblesses et en proposant dessolutions mettant en particulier l'accent sur les relais et les réseaux ainsi quesur l'environnement en matière de gestion et de contrôle dans lesreprésentations. L'audit approfondi de la direction générale PRESS quel'auditeur interne est en train de réaliser devrait aussi être utile à cet égard.

Action “PRESS” B: Afin de mettre en œuvre la décision de la Commission dedécembre 2002, un groupe de travail présidé par le Secrétaire général adjointsera créé et chargé d'examiner la possibilité d'intégrer les représentationsdans les États membres aux programmes de rotation de la direction généraledes relations extérieures.

5.4.4. Mise en œuvre de l'acquis dans l'Union élargie

L'acquis communautaire doit être pleinement mis en œuvre dans l'Unionélargie au premier jour de l'adhésion. Cela signifie que la disponibilité destextes juridiques dans les langues officielles des nouveaux États membresdoit être garantie au 1er mai 2004 et que les diverses dispositions doiventêtre mises en œuvre de manière appropriée. Les services compétents vontsuperviser la transposition et la mise en œuvre de l'acquis dans les Etatsmembres y compris, à partir de mai 2004, par les nouveaux Etats membres,conformément aux procédures habituelles. Cette supervision se concentreraen particulier sur la législation concernant le marché intérieur et sur desaspects spécifiques tels que les inspections alimentaires, la sécuriténucléaire, les contrôles aux frontières extérieures ou la surveillance del'environnement.

Action "Acquis communautaire" A: En coopération avec la direction généralepour l’Elargissement et avec l'aide de l'Office des publications, le Servicejuridiques suivra les progrès accomplis par les nouveaux États membresdans la traduction de l'acquis et mettra en place un mécanisme appropriéd'actualisation de la liste des acquis. À partir de septembre 2003, il rendrarégulièrement compte à la Commission des progrès accomplis.

Action "acquis communautaire" B: Le Secrétariat général élaborera unprocessus permettant la supervision de la mise en œuvre de l'acquis. Cetexercice se déroulera en étroite coopération avec l'ensemble des DG et desservices concernés. Il se concentrera notamment sur les dispositions les plusdélicates et devrait permettre à la Commission de lancer les actionsappropriées en temps utile, tenant compte des résultats du rapport de suividont l’adoption est prévue pour octobre 2003.

31

5.4.5. Standards de contrôle interne

Comme on l'a vu au point 3.2, les DG et les services ont poursuivi en 2002les efforts déployés pour mettre en œuvre les standards de contrôle interne.Des progrès ont été accomplis en ce qui concerne le respect des exigences,mais des progrès restent encore à faire pour mettre pleinement en œuvretoutes les exigences de base. La Commission invite tous les DG et servicesà donner la priorité aux actions en suspens afin d'assurer une mise en œuvreadéquate de ces standards pour la fin de 2003.

Le service financier central assiste les services dans la mise en œuvre desstandards de contrôle interne en assurant une bonne compréhension, endéveloppant des outils et des méthodologies, et en dispensant desformations. Cet élément est crucial pour veiller à ce que les informationsfournies par les services dans leurs auto-évaluations représentent bien leursituation. Le Service financier central élaborera un rapport annuel donnantune vue d'ensemble des systèmes de contrôle interne de la Commission pardirection générale et par service; ce rapport sera remis chaque année enavril et mis à jour en octobre. Cette vue d'ensemble constituera l'un desdifférents rapports essentiels alimentant la synthèse, avec les autres rapportsd'audit et de contrôle.

Il est nécessaire de mener une réflexion sur l'expérience acquise jusqu'àprésent dans la mise en œuvre des standards et d'accentuer l'appropriationpar les DG et les services, tout en veillant à ce que ces standards reflètentles meilleures pratiques acceptées à l'échelle internationale.

Action “Standards de contrôle interne”: L'ensemble des DG et desservices élaboreront un plan d'action visant à satisfaire aux exigences debase d'ici la fin de l'année 2003. Ces exigences seront ainsi appliquées demanière satisfaisante au 31 décembre 2003. D'ici la fin du mois deseptembre 2003, les services devront faire état de leur capacité à respecterla date butoir du 31 décembre 2003. Une aide spécifique pourra êtreapportée aux services se trouvant dans l'incapacité de respecter cetteéchéance.

5.4.6. Suivi des plans d'action des services

Les DG et les services devraient s'assurer que les actions requises pour lesuivi des insuffisances spécifiques de la gestion et du contrôle soientpleinement intégrées dans leurs plans de gestion et mises en œuvre sansretard. Cela s'applique notamment aux recommandations spécifiques desaudits externes et internes, les actions définies dans la présente set lesactions correctives présentées par les DG et les services dans leurs rapportsannuels 2002 pour remédier aux faiblesses relevées dans leurs réserves.Les rapports annuels 2002 contiennent également un nombre substantield'observations qui devraient donner lieu, lorsque cela est possible pour leservice, à une action spécifique visant à remédier aux problèmes sous-jacents.

Les actions visant à remédier à ces problèmes devraient être intégrées dansles plans de gestion annuels en cours, accompagnées d'un calendrier, et

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contrôlées régulièrement quant à la réalisation des résultats escomptés. Enoutre, les différents commissaires sont tenus de s'assurer que les directeursgénéraux concernés ont mis en route les mesures envisagées dans leurdomaine de compétence.

Action "Suivi par les services": les DG et les services intégreront les plansd'action nécessaires dans leurs plans de gestion et en suivront régulièrementla mise en œuvre.

6. CONCLUSION

2002 est la deuxième année pour laquelle ont été établis les rapportsannuels et les déclarations qui représentent des éléments importants de laréforme. Comme expliqué dans le présent rapport, la Commission a tiré lesenseignements utiles de l'expérience acquise au cours de la première annéeet a affiné cet outil destiné à améliorer la responsabilité et la transparence dela gestion pour l'année 2002. Ces changements culturels ont demandé àl'ensemble du personnel des efforts considérables et souligné encoredavantage le niveau élevé de risque inhérent aux activités de la Commission.Pour tenir pleinement compte de l'importance du présent exercice et desprogrès réalisés l'an passé, il importe de mettre l'accent sur les multiplesfacettes de ces rapports annuels qui sont à la fois:

� un instrument d'information destiné à être utilisé par les directeursgénéraux et les chefs de service dans leur gestion pendant l'annéeconsidérée;

� un facteur de changement, en termes de processus et de résultats: cetinstrument permet de détecter les faiblesses et les risques par rapport auxobjectifs fixés et aux résultats escomptés. Leur identification expresseaccélère l'action corrective;

� un outil favorisant l'appropriation des résultats, de la gestion et ducontrôle, non seulement au niveau des hauts fonctionnaires mais parmitous les membres du personnel.

Il convient de reconnaître aussi les effets positifs de l'intégration des rapportsannuels et des déclarations:

– Ce processus va au-delà de la simple mise en œuvre d'un agenda deréforme fixé, car il doit soulever de nouveaux problèmes. Il encourage latransparence complète des insuffisances qui nécessitent une actioncorrective.

– Il s'agit d'un processus de changement culturel, dans lequel unetransparence accrue des forces et des faiblesses a des effets très positifs.À cet égard, la direction et le personnel ont été rendus de plus en plusattentifs au fait qu'ils ont tous un rôle à jouer dans la gestion et le contrôle,à côté des responsabilités qui incombent aux acteurs spécifiques.

– Il représente pour la Commission un moyen d'évaluer globalement lasituation de ses DG et de ses services, en assumant la responsabilité des

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résultats et en décidant quels sont les points qui nécessitent des actionscorrectives. La Commission peut ainsi consolider la mise en œuvre desrésultats, avec une gestion améliorée.

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RÉSUMÉ DES ACTIONS PRÉCONISÉES DANS LA SYNTHÈSE

Le tableau ci-dessous résume toutes les tâches et actions provenant de laprésente synthèse.

CONTRÔLES INTERNES

Réf.synthèse

Tâche/Action(nouvelle/en

cours)

Description Responsable/échéance

5.4.5. Nouvelleaction"Standards decontrôleinterne"

L'ensemble des DG et des services élaboreront un pland'action visant à satisfaire aux exigences de base avant lafin de l'année 2003. Ces exigences seront ainsiappliquées de manière satisfaisante au le 31 décembre2003. D'ici la fin du mois de septembre 2003, les servicesdevront faire état de leur capacité à respecter la datebutoir du 31 décembre 2003. Une aide spécifique pourraêtre apportée aux services se trouvant dans l'incapacitéde respecter cette échéance.

Toutes lesDG/fin 2003

5.4.5. Examen desstandards decontrôleinterne

Il est nécessaire de mener une réflexion sur l'expérienceacquise jusqu'à présent dans la mise en œuvre desstandards et d'en développer l'appropriation par les DG etles services, tout en veillant à ce que ces standardsreflètent les meilleures pratiques acceptées à l'échelleinternationale.

DG BUDG, enaccord avec laDG ADMIN et leSecrétariatgénéral

3.3.2. Communication

Faire connaître efficacement le cadre révisé de gestion etde contrôle aux différents niveaux de l'encadrement et dupersonnel.

Toutes les DG

5.4.1. Nouvelleaction"Contrôleinterne danslesdélégations"

Un groupe de travail dirigé par la direction généraleRELEX élaborera, avec le soutien de la direction généraleBUDG, un plan d'action spécifique à la famille desrelations extérieures, destiné à mettre en œuvre lesystème de contrôle interne et à développer le processusd'auto-évaluation dans les délégations.

DG RELEX(présidence),DG BUDG, enaccord avec lesDG de la familleRELEX/fin 2003

5.4.3. Nouvelleaction"PRESS"

A. La direction générale PRESS, avec le soutientechnique de la direction générale du budget, examinerad'ici mars 2004 l'environnement de contrôle, en identifiantses principales faiblesses et en proposant des solutionsmettant notamment l'accent sur les relais et les réseauxainsi que sur l'environnement en matière de gestion et decontrôle dans les représentations. L'audit approfondi de ladirection générale PRESS que l'auditeur interne est entrain de réaliser devrait aussi être utile à cet égard.

B. Afin de mettre en œuvre la décision de la Commissionde décembre 2002, un groupe de travail présidé par leSecrétaire général adjoint sera créé et chargé d'examinerla possibilité d'intégrer les représentations dans les Étatsmembres aux programmes de rotation de la directiongénérale des relations extérieures.

A. DG PRESS,DGBUDG/mars 2004

B. Secrétairegénéral adjoint(présidence)/fin2003

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GESTION FINANCIERE

Réf.synthè

se

Tâche/Action(nouvelle/en

cours)

Description Responsable/échéance

5.3.7. Action en cours"Cadrecomptable"

La Commission continuera à être régulièrementinformée des progrès en la matière.

CommissaireSchreyer/régulièrement

5.3.3. Action en cours“Gestionpartagée”

A. Comme suite à l'action 12 de la synthèse de l'an passé,un groupe interservices a été créé et chargé d'analyserles mesures possibles, telles qu'une déclarationd'assurance par les États membres, la présentation parceux-ci de déclarations ex ante, l'intégration des agencesdans le processus de certification, le contrôle de lacertification dans les États membres et l'élaboration denormes minimales pour l'analyse des risques liés àl'adoption ou à la modification d'actes de législationdérivée. Ce groupe sera coordonné par la directiongénérale du budget avec le soutien des directionsgénérales AGRI, REGIO, EMPL, FISH, JAI, ELARG, duSG, du SJ et du SAI. Étant donné qu'il s'agit d'une tâchepluriannuelle, un premier rapport intermédiaire devrait êtreprêt d'ici la fin de 2003 et tiendra compte des résultatsintermédiaires de l'analyse juridique du groupe ci-dessous.

C. Une analyse juridique des responsabilités pour lagestion partagée entre la Commission et les Étatsmembres actuels et futurs sera aussi effectuée par leService juridique. Sur cette base, la Commissionformulera toutes les recommandations appropriées visantà clarifier les responsabilités respectives des Étatsmembres et de la Commission dans le cas de la gestionpartagée. Des propositions seront préparées d'icimars 2004 par la DG REGIO, en accord avec leSecrétariat général et les autres directions générales desfonds structurels.

A. DG BUDG(présidence),autres DGconcernées/fin2003

C. DG REGIO,Servicejuridique,Secrétariatgénéral etautres DG desfondsstructurels/mars2004

5.3.4. Action en cours“Cofinancement”

Un groupe interservices dirigé par le Secrétariat généralavec le soutien de la direction générale BUDG, où sontreprésentées toutes les DG intéressées par lesprogrammes de cofinancement, examinera d'ici la fin de2003 la possibilité d'introduire des éléments deforfaitarisation dans les subventions. La méthodologie decontrôle connexe devrait, si possible, s'attacher àdévelopper des standards communs applicables à lagestion des risques et à l'évaluation des coûts etbénéfices, sans exclure la possibilité de contrôlesaléatoires.

Secrétariatgénéral(présidence),DG BUDG,toutes les DGconcernées/fin2003

5.3.2. Action en cours"Recouvrement"

A. Le recouvrement des montants dus et la liquidation desengagements ouverts doivent être traités dans le plan degestion annuel de chaque ordonnateur délégué,accompagné d'indicateurs de performance adéquats. Ledernier rapport budgétaire trimestriel évoqué ci-dessus

A. ChaqueDG/tâcherégulière à partirde janvier 2004

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sera joint à chaque rapport d'activité annuel.

B. La direction générale du budget dirigera le processusde suivi de l'arriéré des recouvrements. Elle élaborera àcet effet des indicateurs de performance (au niveau desservices et de la Commission) ainsi que des systèmesd'information qui fourniront aux ordonnateurs, à des finsde gestion, des statistiques et des indicateurs réguliers etfiables et permettront de disposer d'une vue d'ensemble àl'échelle de la Commission de la performance et del'efficacité globales.

C. Le Service d'audit interne devrait suivre avec tous lesordonnateurs, en temps utile, la mise en œuvre desrecommandations intéressant leurs services, au traversde plans de gestion ou de plans d'action spécifiques, sansqu'un autre audit spécial du SAI sur les recouvrementssoit nécessaire dans le proche avenir.

B. DG BUDG/leprocessusdébuteimmédiatement

C. IAS/leprocessusdébuteimmédiatement

5.3.6. Action en cours“Déconcentration”

Les DG des relations extérieures, sous la houlette de ladirection générale des relations extérieures et en accordavec le Secrétariat général, la direction générale dubudget et la direction générale du personnel et del'administration, prépareront pour la fin de 2003 unecommunication évaluant les résultats de l'exercice dedéconcentration, en portant une attention particulière auxquestions ci-dessous:

– l'adéquation entre les ressources humaines etl'accroissement des responsabilités des délégationsdéconcentrées;

– le déploiement approprié des membres du personneldans les sièges et les délégations, afin de permettreune gestion adéquate de l'aide externe;

– les dépenses administratives, traitées actuellement auniveau central, mais qui pourraient toutefois êtredéconcentrées vers les délégations.

Les conséquences de ce plan d'action sur les ressourcesseront étudiées dans la stratégie politique annuelle pour2005.

DG RELEX(présidence),DG de la familleRELEX,Secrétariatgénéral, DGBUDG, DGADMIN/fin 2003

5.4.2. Nouvelle action"FED"

Faisant suite au travail de réflexion en cours, laCommission préparera une communication surl'intégration envisagée du FED dans le budgetcommunautaire, dans le cadre de la préparation desfutures perspectives financières.

DG BUDG/fin2003

AUDIT

Réf.synthè

se

Tâche/Action(nouvelle/en

cours)

Description Responsable/échéance

3.3.2. Coordination de lacommunautéd'audit de la

Le SAI apporte son appui aux structures d'audit internepar le biais d'Auditnet et, plus précisément, il veille à ceque son rôle de coordination centrale soit pleinement

IAS/tâchepermanente quidébute

37

Commission appliqué, tout en promouvant à la Commission desméthodes, outils et techniques d'audit communs.

immédiatement

3.3.3. Méthodologied'audit

Les services devraient améliorer leur contribution auxaudits en réagissant en temps utile aux projets derapports d'audits, afin de réduire la durée moyenne d'unaudit - actuellement de plus d'un an - à une périodependant laquelle les résultats resteront pleinementvalables. Les entités contrôlées devraient égalementassurer la bonne mise en œuvre des recommandationsconvenues.

Toutes lesDG/tâchepermanente quidébuteimmédiatement

5.3.8. Action en cours"Suivi desrapports d'audit"

Au moins deux fois par an, les directeurs générauxinformeront le commissaire responsable des travauxentrepris par leurs structures d'audit interne, desconclusions atteintes et des actions correctives prévuesou engagées. Ces informations devraient aussi porter surtoutes les questions appropriées découlant des travauxdu Service d'audit interne, de la Cour des compteseuropéenne, de la DG dans le cadre des contrôlesex post, et de l'OLAF. Dans l'intervalle, les informationssusmentionnées seront présentées par le directeurgénéral chaque fois qu'il le jugera bon.

Toutes lesDG/tâcherégulière quidébuteimmédiatement

5.3.9. Action en cours"Suivi de l'OLAF"

A. Lorsque le directeur général signale à l'OLAF unproblème particulier ou lorsqu'il estime que celui-ci estsuffisamment important, il en informe le commissaireresponsable.

B. Un code de conduite sera élaboré pour la fin du moisde septembre 2003, afin d'améliorer la circulation desinformations entre l'OLAF et la Commission.

A. Toutes lesDG/tâcherégulière quidébuteimmédiatement

B. OLAF,Secrétariatgénéral/d'iciseptembre 2003

3.3.3. Service d'auditinterne:

méthodologie

Le Service d'audit interne devrait améliorer saméthodologie en coopération avec les autres auditeursinternes, de façon à ce qu'elle soit bien en place et bienconnue. Il devrait en particulier continuer à appliquer sastratégie récente concentrant ses audits sur les questionsde respect des règles, d'efficience et d'efficacité, etentreprendre ces audits dans un délai pendant lequel lesrésultats et les recommandations resteront valables. Ildevrait également poursuivre ses efforts pour fonder sesrésultats sur des preuves indiscutables, de façon à ce queles entités contrôlées puissent les accepter, et contribuerainsi à l'amélioration des taux d'acceptation desrecommandations. L'encadrement de la Commissioninsiste sur le fait que pour pouvoir évaluer les progrèsaccomplis dans la mise en œuvre du contrôle interne, ildoit disposer d'informations sur le respect des règles. Ilconviendrait de déterminer plus clairement le degré depriorité des recommandations, en soulignant les risquesen cas de non-application, et en tenant compted'éventuels coûts supplémentaires, pour aider les entitéscontrôlées à les mettre en œuvre correctement. Enfin,l'auditeur interne devrait mettre en place immédiatementun système d'exploitation pour le suivi desrecommandations et établir des relations plus étroitesavec les structures d'audit interne, afin d'améliorer d'une

IAS/tâchepermanente quidébuteimmédiatement

38

manière générale les résultats en matière d'audit de laCommission.

5.3.3. Action en cours“Audit dans lecadre de lagestion partagée”

A. Des mesures concrètes seront prises pour promouvoirla cohérence des méthodologies et des processus d'auditentre les DG et les services qui travaillent dans le cadrede la gestion partagée. Une attention particulière seraportée à l'élaboration de standards communs, en tenantcompte des meilleures pratiques bien établies, desprocessus de contrôle et d'audit complémentaires, auniveau de la Communauté et des États membres, et desprotocoles d'assurance avec les États membres. À ceteffet, la direction générale REGIO et les autres DGopérationnelles concernées prépareront unecommunication pour mars 2004, avec le soutien duService d'audit interne.

DG REGIO(présidence),autres DGopérationnellesconcernées,SAI/mars 2004

3.3.3. Comité de suivides audits:

vue d'ensemblede l'audit

Les travaux des auditeurs internes et externesdevraient permettre au comité de suivi des audits d'avoirune vue d'ensemble des systèmes de contrôle interne.

CSA/tâchepermanente quidébuteimmédiatement

3.3.3. Comité de suivides audits:

organisation

En ce qui concerne son organisation, il est relevé que lacomposition et le rôle du comité de suivi des auditsdemeureront inchangés mais que le rythme de sesréunions s'accélérera et que ses rapports avec la Courdes comptes européenne se renforceront. Le commissaireen charge du budget continuera à transmettre laprésidence du comité à un autre membre lorsque lesaudits intéresseront spécifiquement les services relevantde sa compétence propre. Ce principe s'appliqueraégalement aux autres membres. Par ailleurs, à partir de2004, un second membre extérieur rejoindra le comitépour en améliorer les compétences. Enfin, le secrétariatdu CSA sera installé auprès du Secrétariat général.

CSA/tâchepermanente quidébuteimmédiatement

GESTION PAR ACTIVITES / PLANIFICATION STRATEGIQUE ETPROGRAMMATION

Réf.synthè

se

Tâche/Action(nouvelle/en

cours)

Description Responsable/échéance

5.3.5. Action en cours"Mise en œuvredu programme detravail"

Le Secrétariat général renforcera le contrôle del'exécution du programme législatif et de travail 2003, entenant compte notamment du renouvellement duParlement européen en 2004 et de ses conséquences surles niveaux actuels de mise en œuvre.

Secrétariatgénéral/tâchepermanente quidébuteimmédiatement

3.3.2. Évaluation durisque parl'encadrement

La question du fondement des décisions relatives auxressources sur des évaluations du risque réalisées parl'encadrement doit être abordée. La Commissionexaminera comment faire de l'évaluation des risques unfacteur plus visible à prendre en compte lors de lapréparation des plans de gestion et de l'allocation des

Secrétariatgénéral, DGBUDG,IAS/tâchepermanente quidébute

39

ressources. immédiatement

5.3.1. Action en cours"Ressourceshumaines"

A. À partir de 2004, les DG et services seront invités àdéterminer le degré de priorité de leurs activités dansleurs plans de gestion annuels. Lors de la répartitioninterne des ressources, il leur est demandé de veiller à ceque les unités qui s'occupent spécifiquement desquestions relatives au contrôle interne et à l'auditdisposent de ressources humaines suffisantes. En outre,conformément au code de conduite des commissaires etde leurs services, le directeur général et le commissaireconcernés identifieront les actions susceptibles de ne pasêtre menées. Sur la base d'une évaluation globale desrisques liés à la gestion, les ressources pourraient doncêtre redistribuées entre les services et affectées à desinitiatives prioritaires, notamment à celles qui contribuentà la réalisation des objectifs stratégiques de laCommission. Les résultats seront intégrés dans lastratégie politique annuelle de la Commission.

B. Les DG sont également invitées à identifier les besoinsen matière de formation et de recrutement pour pourvoirles postes vacants dans les domaines de la gestionfinancière, du contrôle interne et des activités d'audit, et àles communiquer à la direction générale du personnel etde l'administration pour septembre 2003. En se fondantsur cette évaluation, sur le cadre stratégique de laformation et sur les cartes de formation individuelles, ladirection générale du personnel et de l'administrationexaminera les déficits en compétences. Avant la fin de2003, une communication à la Commission rendra alorscompte de la situation, des actions engagées et desmesures proposées pour améliorer le niveau d'expertisescientifique (en matière de gestion et de contrôlefinanciers par exemple).

A. Toutes lesDG/tâchepermanente àpartir dejanvier 2004

B. Toutes lesDG/septembre 2003DG ADMIN/fin2003

MÉTHODOLOGIE POUR LES RAPPORTS D'ACTIVITÉ ANNUELS

Réf.synthè

se

Tâche/Action(nouvelle/en

cours)

Description Responsable/échéance

4.4. Méthodologiepour les rapportsd'activité annuels

Les lignes directrices pour les rapports annuels 2003devraient préciser clairement ce qui suit:

– les réserves doivent toujours être assorties depreuves concrètes;

– l'incidence des réserves sur les assurancesspécifiques requises dans la déclaration doit toujoursêtre indiquée expressément;

– le critère de la matérialité utilisé pour déterminer si unproblème doit être défini comme une "réserve" doittoujours être bien expliqué;

– le libellé standard convenu pour la déclaration doittoujours être utilisé;

– les réserves reportées de l'exercice précédent nedoivent pas être incluses uniquement pour rendrecompte des progrès réalisés, sans examen de

Secrétariatgénéral/décem-bre 2003

40

l'incidence réelle sur les assurances.

5.4.6. Nouvelle action"Suivi desservices"

Les DG et les services intégreront les plans d'actionnécessaires à leurs plans de gestion et en suivrontrégulièrement la mise en œuvre.

Toutes lesDG/actionpermanente quidébuteimmédiatement

ACQUIS

Réf.synthè

se

Tâche/Action(nouvelle/en

cours)

Description Responsable/échéance

5.4.4. Nouvelle action"Acquiscommunautaire"

A. En coopération avec la direction générale pourl’Elargissement et avec l'aide de l'Office des publications,le Service juridique suivra les progrès accomplis par lesnouveaux États membres dans la traduction de l'acquis etmettra en place un mécanisme approprié d'actualisationde la liste des acquis. À partir de septembre 2003, ilrendra régulièrement compte à la Commission desprogrès accomplis.

B. Le Secrétariat général élaborera un processuspermettant la supervision de la mise en œuvre de l'acquis.Cet exercice se déroulera en étroite coopération avecl'ensemble des DG et des services concernés. Il seconcentrera notamment sur les dispositions les plusdélicates et devrait permettre à la Commission de lancerles actions appropriées en temps utile.

A. Servicejuridique,OPOCE/actionpermanente quidébuteimmédiatement

B. Secrétariatgénéral/actionpermanente quidébuteimmédiatement

Suivi du plan d'action établi dans la synthèse des rapports d'activitéannuels pour 2001

A) Questions politiques transversales

Action2001

Description Situation

Action 1 En ce qui concerne les programmesde recherche, la Commissionadoptera avant la fin de 2002 un pland'action détaillé afin de s'attaquer àla complexité de la gestion financièredes actions indirectes grâce à unesimplification et à une cohérenceaccrue entre les divers systèmesexistant actuellement et grâce à unemeilleure gestion des contrats.

Achevé / action de suivi à venir. La Commission aadopté en janvier 2003 un plan d'action prévoyant desmesures générales, comme la création d'un groupeinterservices chargé des problèmes identifiés dans lagestion des projets de recherche, et des actionsspécifiques aux 5e et 6e programmes-cadres (meilleurecoordination générale, amélioration de la gestion descontrats, efficacité accrue des audits et des contrôles,sanctions). Ces mesures n'auront cependant des effetsconcrets qu'à partir de 2003 (voir le point 5.3.4 de laprésente synthèse pour l’action de suivi).

Action 2 La Commission a relevé la nécessitéd'examiner les possibilités desynergies entre les services

Action en cours. Les commissaires concernés ontdécidé de maintenir telle quelle l'organisation actuelle,afin de laisser le temps à la réforme de l'aide

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concernés par les Relationsextérieures. En accord avec leprésident et le vice-présidentKinnock, les commissaires Relexdevraient réexaminer avant la fin del'année comment les ressources etles structures des DG Relex,Développement et EuropeAidpeuvent être organisées au mieux àlong terme afin d'appuyer lescommissaires Relex dans la conduitede leurs portefeuilles, qui demeurentinchangés. En outre, dans cecontexte, la Commission évaluera etmettra en transparence les risquesassociés à l'aide extérieure etcommuniquera toute conclusionimportante en la matière aux autresinstitutions. Elle procéderaégalement à une évaluation dufonctionnement de l'opération dedéconcentration l'année prochaine.

extérieure de porter ses fruits et de ne pas préjugerdes décisions qui seront prises par la nouvelleCommission sur ce point. Quant à l'évaluation desrisques associés à l'aide extérieure et de ladéconcentration, l'exercice correspondant seraeffectué en 2003 (voir le point 5.3.6 de la présentesynthèse).

Action 3 Les réserves dans le domaine de lasécurité nucléaire seront traitéesavant la fin de l'année, par un paquetde propositions destinées à créer uncadre législatif opérationnel pour ladéfinition des normescommunautaires de sécurité et lapréservation des fonds dedéclassement, ainsi que par uneanalyse approfondie de la répartitionde l'expertise nucléaire dans lesservices compétents.

Partiellement achevé / action de suivi à venir. LaCommission a adopté le 30 janvier 2003 deuxpropositions de directives (Euratom) qui sontactuellement étudiées par les pouvoirs législatifs. Ence qui concerne l'optimisation de l'expertise nucléaireau sein de la Commission, cette dernière a adopté unesérie de mesures le 26 juin 2002. En outre, le groupeinterservices de coordination nucléaire a analysé endécembre 2002 l'état de l'expertise nucléaire de laCommission. Les autres besoins en personnelcompétent chargé de contrôler la sécurité nucléairedans les États membres sont traités au point 5.3.1 dela présente synthèse.

Action 4 La Commission s'efforcera depréciser avec le Conseil sa part deresponsabilité dans la réalisation desobjectifs définis pour la gestionpartagée des fonds structurels. LaCommission présentera égalementdes propositions en vue d'aligner sescompétences en matière desurveillance et de contrôle sur sesresponsabilités.

Action en cours. Le 7 octobre 2002, des propositionsont été soumises afin de s'attaquer aux risques quecomporte le fait de déléguer - inhérent à la gestionpartagée. Elles comportaient des informations etexposaient le soutien apporté par la Commission à sespartenaires dans les États membres; des orientationset des réponses aux questions soulevées pendant lamise en œuvre des objectifs; la surveillance desprogrès sur le terrain; l'évaluation des résultatsobtenus et le contrôle de la légalité et de la régularitédes paiements. La perspective de faire transmettreune déclaration d'assurance formelle par les Étatsmembres semble ne pas être recevable pour l'instant.Dans le 3e rapport sur la cohésion (qui devrait êtreadopté d'ici la fin de l'année 2003), la Commissioncommuniquera de nouvelles orientations relatives à laprochaine période de programmation, qui débutera en2007.

B) MISE EN ŒUVRE DE LA REFORME

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Action2001

Description Situation

Action 5 En ce qui concerne le manque deressources humaines pour la mise enœuvre de la réforme, la Commissionprendra en considération les besoinsmentionnés par les directeursgénéraux dans leurs rapportsannuels dans le cadre des prochainscycles de planification stratégique etde programmation.

Action en cours. Dans un premier temps, tous lesdirecteurs généraux ont reçu en octobre 2002 une notesur la méthodologie à appliquer pour la répartition desressources humaines. La décision concernant lastratégie politique annuelle pour 2004, adoptée le5 mars 2003 (COM(2003) 83) précise que les posteslibérés par les départs anticipés à la retraite au coursdes années 2002, 2003 et 2004 seront utilisés pour lamise en œuvre de la réforme.

Action 6 En ce qui concerne la mise en œuvrede la réforme, en coopération étroiteavec la DG Budget et la DGPersonnel et Administration, leSecrétariat général réexaminera lesmécanismes de coordination entreles services centraux en vued'améliorer les conseils et lesorientations fournis aux servicesopérationnels. De plus, le Secrétariatgénéral élaborera un guide détailléde la gestion par activités pouroctobre 2002 et assistera lesservices dans la préparation de leursplans de gestion annuels pour 2003.

Achevé. En ce qui concerne la coordination, laCommission a décidé en septembre de demander augroupe de pilotage sur la GPA de coordonneractivement toutes les questions liées à la réforme etayant un caractère stratégique ou politique, portant surla GPA, sur les ressources humaines ainsi que sur lesaspects liés au budget et aux audits. Dans cette mêmedécision, le rôle du groupe des directeurs généraux aété renforcé et deux groupes de coordination auniveau de la direction ont été créés (le groupe desdirecteurs des ressources et le groupe de coordinationinterservices). En outre, les travaux concernant lesaccords sur le niveau de service au sein des diversdépartements ont progressé. Le Secrétariat général amis au point un guide détaillé de la gestion paractivités, accompagné d'une version électroniqueconviviale et d'un site internet sur les meilleurespratiques. Pour aider les services à préparer leur plande gestion annuel pour 2003, le Secrétariat général amis en place un bureau d'aide pour chaque service et ila organisé 36 séminaires portant sur la GPA.

Action 7 Un groupe de travail interservicessera mandaté en vue de coordonnerl'interopérabilité des systèmesd'information existants en matière degestion. Ce groupe mettra en place,pour novembre 2002, un pland'action dont il superviseral'exécution.

Action en cours. Le projet relatif à l'interopérabilité dela e-Commission a été lancé en juin 2002. Un projet deplan d'action sur l'interopérabilité des systèmesinformatiques, traitant des questions liées àl'organisation, à la technique et à la méthodologie, aété établi par le groupe interservices endécembre 2002, finalisé en janvier et présenté auxdirecteurs chargés des ressources en février 2003.Une communication de la Commission surl'interopérabilité est prévue pour le second semestre2003.

Action 8 En collaboration avec le Secrétariatgénéral, la DG Budget fournira, avantla fin 2002, un soutien et desorientations pratiques améliorés pourles standards couvrant les fonctionssensibles et la surveillance qui sontjugés essentiels au bonfonctionnement des services de laCommission.

Action en cours. Pour les fonctions sensibles(standard de contrôle interne 5), un projet de lignesdirectrices a été élaboré et adressé aux DG enmai 2003. Quant à la surveillance (standard decontrôle interne 17), un guide, adopté en 2002, a étédistribué à l'ensemble des directions générales et desservices.

Action 9 En 2002, tous les services de laCommission accorderont uneattention particulière à la conception

Achevé. Tous les services ont lancé l'exercice deconception et de documentation des procédures decontrôle interne. L'évaluation de l'état de préparation

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et à la documentation desprocédures de contrôle interne et, enparticulier, des procéduresfinancières visant la prévention deserreurs, la détection des irrégularitéset le relevé des exceptions.

(voir action 11) a notamment permis à l'ensemble desdirections générales et des services ainsi qu'à laCommission en général de donner à cet exercice laprofondeur requise.

Action 10 Avant la fin 2002, le Secrétariatgénéral, en collaboration avec la DGBudget, la DG Personnel etadministration et le Service d'auditinterne, examinera et améliorera laméthodologie et les orientationsconcernant l'élaboration des rapportsannuels pour 2002.

Achevé. Le 21 janvier 2003, la Commission a adoptéla communication portant sur la gestion par activités(COM(2003) 28), qui couvre également l'établissementdes rapports d'activité annuels et fournit aux servicesde nouvelles lignes directrices relatives à la déclarationde l'ordonnateur délégué, au concept de réserve, à latransmission entre directeurs généraux et auxdélégations croisées. Le projet de ces nouvelles lignesdirectrices avait déjà été communiqué aux services endécembre 2002, dans la circulaire relative aux rapportsd'activité annuels. D'autres actions, en particulier unexamen par les pairs des projets de réserves, ontcontinué à aider les services avant la finalisation deleurs rapports d'activité annuels pour 2002.

Action 11 En prévision du nouveau règlementfinancier, les directeurs généraux etles chefs de service évalueront d'icinovembre 2002 le degré d'assuranceconcernant l'état de préparation dessystèmes de contrôle interne enplace et les services centraux de laCommission prendront les mesuresnécessaires pour les soutenir en cesens. Des outils continueront à êtredéveloppés pour aider les servicesde la Commission à adapter leurssystèmes actuels de contrôles afinde répondre aux nouvelles exigenceset un vaste programme de formationsera élaboré à l'appui du processus.

Achevé. En septembre 2002, un "manuel desprocessus", expliquant aux services comment évaluerleur degré de préparation en vue de la mise en œuvredu nouveau règlement financier, a été diffusé auprèsdes directions générales et des services, qui l'ontutilisé pour évaluer leur état de préparation. Le17 décembre 2002, la Commission en a adopté unesynthèse (SEC(2002) 1362). Un help-desk temporairea été installé afin d'apporter aux services une aide surdes questions spécifiques. La direction générale dubudget a organisé une formation détaillée destinée aupersonnel de la Commission et portant sur lesexigences spécifiques du nouveau règlement financier.

C) THEMES CONCERNANT LA GESTION HORIZONTALE

Action2001

Description Situation

Action12

En collaboration avec la directiongénérale du personnel et del'administration et les servicesconcernés, la DG Budget analysera lesproblèmes découlant de la gestionpartagée d'ici mars 2003. Elleprésentera à la Commission uneproposition concernant la portée desresponsabilités de l'ordonnateur danschaque domaine dans lequel lagestion partagée s'applique.

Achevé / action de suivi à venir.Une communication sur ce point a été élaborée avecles services concernés, dans l'objectif de clarifier lerôle des directeurs généraux dans le cadre de lagestion partagée, dans le contexte juridique en vigueuret dans la limite de leurs responsabilités (C(2003)1830). En parallèle, des exigences spécifiques ont étécommuniquées aux directions générales et auxservices concernant le traitement à appliquer à cettequestion dans le contexte des rapports d'activitéannuels pour 2002. Cela devrait en outre êtrecomplété par des actions concrètes visant àpromouvoir une convergence des méthodes d'audit,

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ainsi que par une analyse destinée à identifier lesaméliorations possibles en termes de gestion partagéedes responsabilités, comprenant principalement unexamen du concept de certification, une déclarationd'assurance et une attestation de conformité fourniepar les États membres (voir le point 5.3.3 de laprésente synthèse).

Action13

Avant le 1er décembre 2002, laCommission veillera à ce que lesresponsabilités des acteurs clés enmatière d'audit et de contrôle soientclarifiées conformément aux principesdéclarés du Livre blanc sur la réformeet du nouveau règlement financier, auxbonnes pratiques et aux principes debonne gouvernance acceptés au planinternational.

Achevé. Le 21 janvier 2003, la Commission a adoptéune communication (SEC(2003) 59) portantnotamment sur la clarification des responsabilités desacteurs clés en matière d'audit et de contrôle, ycompris des aspects concernant les rapports annuels,et selon laquelle le service financier central devrafournir une vue d'ensemble du contrôle interne àcompter de 2004. Le rôle des directeurs desressources à cet égard, au niveau des directionsgénérales et des services, est actuellement renforcé.

Action14

La DG Personnel et administrationreverra dès que possible en 2002 lesprofils pour les nouveaux recrutementsdont les services ont besoin en matièrede gestion financière et d'aspectsconnexes et lancera d'autres concoursgénéraux, en fonction des besoins. Àcet égard, la DG Personnel etadministration élaborera unprogramme que le nouveau bureaueuropéen de sélection du personnel,EPSO, exécutera dès le début de2003. Comme mesure intérimaire, lerecrutement d'agents temporaires surdes postes permanents vacants seraétendu jusqu'à ce que des listes deréserve assez longues pour lesconcours correspondants soientexploitables.

Achevé / action de suivi à venir.Dans l'objectif d'instaurer une programmationpluriannuelle des concours, la direction générale dupersonnel et de l'administration (DG ADMIN) aentrepris une analyse détaillée des profils pour lesnouveaux recrutements, conformément aux besoinsdes services, et elle a soumis à l'EPSO une premièredemande portant sur une série de concours devantêtre lancés fin 2003. Entre-temps, la pratique durecrutement d'agents temporaires sur des postespermanents pourrait être étendue jusqu'à l'adoptiondes amendements prévus au Statut desfonctionnaires. Néanmoins, d'autres efforts serontdéployés en vue de remédier au mieux au manqued'expertise dans certains domaines, comme cela estexpliqué au point 5.3.1 de la présente synthèse.

Action15

La DG Budget assurera la formationnécessaire pour le personnel chargéde la gestion financière ainsi que laformation spécifiquement axée sur lamise en œuvre du nouveau règlementfinancier.

Achevé. Une formation professionnelle portant sur lesrègles et procédures financières a été dispensée toutau long de l'année 2002. En outre, 31 sessionsd'information sur le nouveau règlement financier ontété organisées à l'automne 2002, auxquelles ontparticipé 2 730 personnes. Un programme deformation exhaustif a été adopté pour 2003,comprenant des cours spécialisés (marchés publics,subventions, recouvrements, etc.) et des sessions adhoc, sur demande des services.

Action16

D'ici à la fin de 2002, la Commissionadoptera et communiquera aux autresinstitutions un plan de mise en œuvrecohérent relatif à la modernisation ducadre comptable, incluant l'évolutionprogressive vers une base comptabled'exercice.

Action en cours. Le 17 décembre 2002, laCommission a adopté une communication relative à lamodernisation du cadre comptable communautaire(COM(2002) 755). Elle prévoit notamment le passageà un système fondé sur le principe de la comptabilitéd'exercice pour l'année fiscale 2005, conformément aunouveau règlement financier. Une surveillance seraorganisée et la Commission sera régulièrement tenueinformée (voir le point 5.3.7 de la présente synthèse).

Action Pour la fin 2002, la Commission Action en cours. Les orientations stratégiques pour

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17 adoptera une communicationcomportant les orientationsstratégiques des futurs systèmescentraux d'informations financières. Enarrêtant le plan du projet, la prioritéabsolue sera accordée à trois aspects:éviter des incohérences dues à desdonnées et des applications faisantdouble emploi, renforcer encore lescontrôles de sécurité et lesdispositions relatives à la piste d'auditdans le système et mettre en œuvre lenouveau règlement financier d'ici au1er janvier 2003.

les futurs systèmes centraux d'informations financièresont également été traitées dans la communication dela Commission du 17 décembre 2002, relative à lamodernisation du cadre comptable, mentionnée ci-dessus (voir action 16). Elle présente notamment lesmesures à prendre en ce qui concerne l'organisationdu projet, les ressources et le calendrier des travauxnécessaires à l'élaboration d'un système informatiqueintégré. Conformément au point 5.3.7 de la présentesynthèse, la Commission sera régulièrement informéedes progrès accomplis.

Action18

D'ici septembre 2002, les plansd'action manquants ou inadéquatsseront inclus dans les plans de gestionannuels pour 2002. Ces plans d'action,à l'instar des autres plans d'action,seront intégrés dans les plans degestion annuels pour 2003, en fonctiondes besoins. Les progrès seront suivispar le commissaire responsable etseront examinés dans les prochainsrapports annuels.

Partiellement achevé / action de suivi à venir. Enseptembre, une note a été adressée à l'ensemble desdirecteurs généraux, pour rappeler à tous les servicesleur obligation de mettre en œuvre le plan d'actiondéfini dans la synthèse et d'en informer le Secrétariatgénéral. Un suivi, sous la forme d'un échanged'informations, a également été organisé grâce auréseau ABM/SPP et au réseau des unités financières(RUF). En outre, pratiquement tous les services ontévoqué dans leurs rapports d'activité annuels pour2002 l'état de mise en œuvre des plans d'action établispour apporter une solution aux réserves et, le caséchéant, aux observations de 2001. Comme cela estexpliqué au point 5.1 de la présente synthèse, d'autresaméliorations sont nécessaires en vue de garantir lasurveillance appropriée par les services des différentsplans d'action. La présente synthèse prévoit une actionspécifique axée sur la nécessité d'améliorer le suivides plans d'action (voir le point 5.4.6).