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Conduite de réunion
Ph. CortenULB Introduction Psychologie de Groupe
2012
Conduite de réunion
• Classification – Grands groupes– Petits groupes
• Disposition spatiale et participation• Règles• Conditions matérielles• Favoriser le moral• Qualités de l’animateur
Classification
• Grands groupes– Meeting– Conférence
Classification
• Petits groupes1. Informations descendantes
• Exemples– Exposé de rapports– Briefing– Exposé de décisions
2. Informations ascendantes• Exemple: interview de groupe
3. Réunion discussion/décision4. Réunion négociation5. Créatif ( résoudre un
problème)• Conflit• Brainstorming
• Exercice « Ordre du jour »1. Compte rendu par X,Y,Z de l’audience
accordée par le bourgmestre le 12 novembre.
2. Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre.
3. Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil.
4. Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur.
5. Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association
Classification• Exercice « Ordre du jour »1. Compte rendu par X,Y,Z de l’audience
accordée par le bourgmestre le 12 novembre.
2. Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre.
3. Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil.
4. Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur.
5. Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association
• Exercice « Ordre du jour »1. Compte rendu par X,Y,Z de l’audience
accordée par le bourgmestre le 12 novembre.– Info descendante
2. Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre– Réunion discussion
3. Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil– Briefing
4. Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur.– Intervew de groupe– Réunion discussion
5. Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association– Brainstorming
Conduite de réunion
• Classification – Grands groupes– Petits groupes
• Disposition spatiale et participation• Règles• Conditions matérielles• Favoriser le moral• Qualités de l’animateur
Disposition spatiale: Podium• Meeting
PodiumPodium
Disposition spatiale: Podium• Meeting• Participation
PodiumPodium
Disposition spatiale: Podium• Meeting• Participation• Interactions: – Emotion
PodiumPodium
Disposition spatiale: classe• Conférence• Info descendante
OrateurOrateur
EstradeEstrade
Disposition spatiale: classe
• Différence entre classe et meeting– Participation de l’audience• Accrochage individuel du regard• Réflexion > émotion
Disposition spatiale: classe• Conférence• Info descendante• Interactions:– Réflexion
OrateurOrateur
Disposition spatiale: table ronde• Réunion discussion• Créatif
Disposition spatiale: table ronde• Réunion discussion• Créatif• Interactions:• Maximales
Disposition spatiale: table ronde
• Condition: animateur au même niveau que participants (pas d’hiérarchie)– Rôle: facilitateur, animateur, régulateur
• Intérêt:– Idées neuves, spontanéité, authenticité
Disposition spatiale: face à face
• Négociations bilatérales
Disposition spatiale: face à face
• Négociations bilatérales
• Interactions:– Parole passe parporte paroles
• N’a de sens que si on est prêt à faire des concessions
• Méfiance, parano, tension
Disposition spatiale: table « semi-ovale »en V ou en U
• Réunion discussion - décision• Info descendante (briefing)• (info ascendante)
Animateur
Disposition spatiale: table « semi-ovale »en V ou en U
• Réunion discussion - décision• Info descendante (briefing)• (info ascendante)• Interactions– Très bonnes– Animateur reste leader– Climat de confiance possible
Animateur
Disposition de salle (Exercice)
1. Réunion de la commission sécurité d’une entreprise d’électricité (5 membres) pour l’étude d’incidents récents et décisions à prendre
2. Venue d’un prix Nobel dans votre hôpital3. Formation gouvernementale. BHV francophones vs
néerlandophones4. Madonna à Charleroi5. Audit de 6 experts indépendants devant se réunir pour
échanger les conclusions d’un rapport final6. Information de la direction sur les nouveaux horaires à
prester
Disposition de salle (Exercice)
Question1. Réunion de la commission
sécurité2. Prix Nobel3. BHV4. Madonna5. Audit d’experts devant se
réunir pour échanger les conclusions
6. Nouveaux horaires
Réponse1. Table ovale
2. Classe3. Face à face4. Podium5. Table ronde
6. Classe
Conduite de réunion
• Classification – Grands groupes– Petits groupes
• Disposition spatiale et participation• Règles• Conditions matérielles• Favoriser le moral• Qualités de l’animateur
Principes et règles de fonctionnement du groupe établis à l’avance. Rôle de l’animateur
• L’animateur de la réunion ne doit pas être un protagoniste du débat, sinon déléguer à un co-animateur
• Fait respecter l’ordre du jour, il est détenteur des règles (exemples: retards, GSM, moments de pause, votes)
• Distribue la parole, donne l’occasion de parler aux timides et aux taiseux en respectant leur pudeur, relance la discussion
• Fait respecter le temps de parole (éventuellement le détermine à l’avance ou use d’un co-chairman)
• Gère les modes de prise de décision (unanimité? main levée vs vote secret?)• Gère un participant
– irrégulier (éventuellement règles d’exclusion)– qui remet tout en question– qui critique tout ou coupe la parole …
• Ouvre un groupe par les présentations mutuelles, présente un invité• …
Exercice: se présenter
• Base: nom, prénom (âge)• Au nom de quoi on participe au groupe:– Exemple:• Diplôme, qualification• Institution…
• Qualités particulières pouvant être intéressantes pour les participants (savoir se vendre !!!)
Conduite de réunion
• Classification – Grands groupes– Petits groupes
• Disposition spatiale et participation• Règles• Conditions matérielles• Favoriser le moral• Qualités de l’animateur
Conditions matérielles: Préparer la réunion
• La convocation– Qui est invité– Quand et où la réunion commence– Quand elle finit– Conflits d’intérêts– Approbation du PV ou des accords précédents
• Que faire si un absent conteste les décisions du PV? En aucun cas autoriser qu’il ne conteste le PV
– Ordre du jour• Avoir une procédure si un point veut être ajouté.
– Varia• En principe dans un varia un point non prévu peut être discuté, mais pas
décidé.
Préparer la réunion
• Ambiance– Confort suffisant (nuisances)– Boissons (sandwiches?)– Non intrusion d’un tiers pendant la réunion• Règles concernant les GSM
• Disposition de la salle
Conduite de réunion
• Classification – Grands groupes– Petits groupes
• Disposition spatiale et participation• Règles• Conditions matérielles• Favoriser le moral• Qualités de l’animateur
Favoriser le moral
• Pouvoir faire abstraction des pressions extérieures en soudant le groupe– Dénoncer les manœuvres d’intimidation– Renforcer les défenses collectives
• Rappeler à quoi servira le travail du groupe• Ne pas tomber dans la morosité, le
piétinement, l’improductivité– Rappeler les progrès réalisés
Conduite de réunion
• Classification – Grands groupes– Petits groupes
• Disposition spatiale et participation• Règles• Conditions matérielles• Favoriser le moral• Qualités de l’animateur
Qualités de l’animateur
• Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe• Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire
passer ses idées à tout prix)• Conscience de l’effet de ses propres attitudes• Développer et maintenir la participation– Soutenir l’attention– Développer les interactions
• Etre souple dans son rôle
Exercice collectif (Qualités de l’animateur)
Qu’est-ce qui est facile pour vous? Qu’est-ce qui est difficile pour vous?
Qu’est-ce qui est difficile pour vous?
• Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe• Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire
passer ses idées à tout prix)• Conscience de l’effet de ses propres attitudes• Développer et maintenir la participation– Soutenir l’attention– Développer les interactions
• Etre souple dans son rôle
