200 EX/22 Conseil exécutif

Point 22 de l'ordre du jour provisoire

RAPPORT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE, EN COOPÉRATION AVEC LE COMITÉ DU SIÈGE, SUR LA GESTION DE L’ENSEMBLE DES BÂTIMENTS DE L’UNESCO

PARIS, le 24 août 2016 Original anglais

Deux-centième session

Résumé

Le présent document, établi conformément aux résolutions et décisions antérieures sur la question (résolution 38 C/91 et décision 197 EX/26), contient le rapport de la Directrice générale sur la gestion de l'ensemble des bâtiments de l'UNESCO, y compris l’entretien et la conservation à long terme des locaux, et notamment l’étude technique sur le bâtiment Miollis, la gestion de l’espace, la gestion des conférences et des manifestations culturelles, et les activités génératrices de recettes (les précédents rapports sur la gestion de l'ensemble des bâtiments de l'UNESCO figurent dans les documents 38 C/44 Partie II et 197 EX/26).

Le Comité du Siège a examiné et approuvé ce document, tel que modifié, à sa 192e session (15-16 juin 2016).

Les incidences financières et administratives des activités prévues s'inscrivent dans les limites du 38 C/5. Toute autre activité ne sera exécutée que si un financement peut être obtenu.

Action attendue du Conseil exécutif : décision proposée au paragraphe 71.

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I. ENTRETIEN ET CONSERVATION À LONG TERME DES LOCAUX DE L’UNESCO

A. Suivi des projets de rénovation en cours (travaux en cours)

Salle I

1. Les travaux de rénovation avancent conformément au programme fixé dans l’accord Hamdan et dans les délais de livraison prévus début 2017. Les contraintes les plus importantes ont trait à l’élimination des matériaux contenant de l’amiante, qui ne présente aucun danger pour les utilisateurs, mais qui doit être enlevée à ce stade des travaux de rénovation. Le planning a été modifié pour tenir compte de ce risque, ainsi que des coûts supplémentaires, qui sont couverts au titre de la provision pour imprévus estimée au début du projet. Pour l’instant, il n’y a pas d’impact majeur sur le plan global.

2. La généreuse contribution de S. A. Cheikh Hamdan bin Rachid Al-Maktoum permettra d’améliorer la sûreté/sécurité et les conditions de travail dans la salle, et de remplacer l’intégralité du système de conférence ainsi que du mobilier au sol. Le projet nécessite de fermer pendant un an la salle et ses zones adjacentes, jusqu’en décembre 2016. Cela a donné au Secrétariat une occasion unique d’examiner d’autres travaux prioritaires (déjà identifiés dans le cadre du Plan directeur pour cette zone) qui sont maintenant inclus dans les plans de travaux de conservation.

3. Le comité directeur, établi par la Directrice générale (DG/Note/15/29 du 30/10/15), a aidé à « contrôler » et hiérarchiser ces travaux, y compris ceux présentés en option : vote électronique, amélioration de la qualité du son et rénovation des systèmes de climatisation dans les cabines d’interprétation. Certaines des options retenues seront financées dans le cadre du budget du donateur lié au programme principal et après révision des plans des travaux de conservation en cours, tandis que les autres seront intégrées dans le programme ordinaire et les budgets du Fonds d'utilisation des locaux du Siège (HQF) et financées au titre de ces derniers, respectivement.

Salle X

4. En collaboration avec l’actuel Président du Conseil exécutif, l’Ambassadeur Michael Worbs, le budget résiduel de la première phase du projet sera utilisé pour remplacer la façade vitrée de la salle, et améliorer ainsi la performance thermique. En outre, une rangée supplémentaire de 20 nouveaux sièges environ sera ajoutée dans cette salle. Le coût global sera d’environ 250 000 dollars, et les travaux seront réalisés avant la 200e session du Conseil.

Travaux de sûreté/sécurité (suite à la décision 3X COM/SIEGE)

5. Suite à la décision du Comité du Siège à sa 3e session extraordinaire (18 février 2016), des études de maîtrise d’œuvre pour des travaux de sécurité/sûreté sont en cours. Afin d’assurer l’optimisation du budget approuvé, un bureau d’étude supervise les travaux approuvés en coopération directe avec ERI et MSS : contrôles de livraison, CCTV (caméras vidéo), installation d’un système de sonorisation, zones de sécurité continues, protection des postes de sécurité, installation d’une alarme et d’un périmètre de protection à l’entrée Miollis. Le plan d’action du Fonds d'utilisation des locaux du Siège (HQF) a intégré ces dépenses pour l’actuel exercice biennal 2016-2017.

Câblage (Zone 1)

6. Ces travaux seront menés parallèlement au projet de rénovation de la Salle I. Les travaux préparatoires nécessaires pour créer le local électrique sont en cours. Les travaux de câblage commenceront en janvier 2017 et seront achevés avant la Conférence générale.

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Autres travaux

7. Comme prévu dans le plan de travail provisoire pour l’entretien et la conservation des locaux et en raison de l’état critique des façades du bâtiment VI (Bonvin), une révision complète va être entreprise, notamment l’isolation des façades (joints et fissures, infiltrations d’eau, etc.) et le remplacement des fenêtres cassées. Les fortes pluies survenues au début du mois de juin 2016 ont entraîné d’importantes inondations dans la majorité des bâtiments situés aux abords de la Seine et ont aussi touché les locaux de l’UNESCO. Les équipes de maintenance ont immédiatement réagi aux risques d’infiltration en effectuant des contrôles ciblés de tous les bâtiments du Siège et en prenant des mesures dans les zones posant déjà des problèmes afin d’éviter des dégâts. Des travaux spécifiques ont été entrepris pour pallier les problèmes les plus urgents, notamment au niveau de la salle X et des locaux techniques et des bureaux du bâtiment IV (Fontenoy). En outre, des travaux ont été effectués au niveau des toits des bâtiments Miollis et Bonvin pour faire cesser l’inondation du rez-de-chaussée et du sous-sol. Les problèmes d’infiltration d’eau ne sont pas nouveaux à l’UNESCO, mais il faudra des investissements considérables pour les résoudre. À cet égard, une liste exhaustive des points d’infiltration a été établie afin de suivre l’évolution de ces infiltrations et de prendre les mesures adaptées lorsque c’est nécessaire. Des travaux de restauration de l’étanchéité seront prévus en collaboration avec une société d’ingénierie qui aidera le Secrétariat à les programmer, dans le cadre des fonds disponibles, dans les plans de travaux à court et moyen terme. D’autres réparations urgentes sont aussi à l’étude et seront effectuées le cas échéant au cours de l’exercice biennal, comme les travaux d’étanchéité sur les terrasses et les patios (Miollis/Bonvin), ou les travaux de conformité électrique (Bonvin) et de maintien de la continuité opérationnelle dans le bâtiment II.

B. Étude technique du bâtiment Miollis

8. Conformément à la résolution 38 C/Résolution 91 et au plan de travail présenté au 38 C/44 Partie II, une étude de faisabilité pour la rénovation du Bâtiment V a été menée par un cabinet spécialisé en la rénovation et valorisation des bâtiments d’architecture moderne, cabinet François Chatillon Architectes.

9. Dans l’esprit d’une démarche patrimoniale, le maître d’œuvre, architecte en chef des monuments historiques et architecte mandataire, a assigné une équipe composée de plusieurs architectes spécialisées en patrimoine, historiens, spécialistes de façades, restaurateurs et bureaux d’études spécialisés en chaque métier technique du bâtiment (ingénierie structurale, acousticiens, économiste de la construction, diagnostics énergétiques, etc.).

10. L’étude de faisabilité effectuée entre janvier 2016 et mai 2016, est décomposée en 3 phases :

11. Phase 1 : une évaluation générale qui comprend une synthèse des archives de l’UNESCO et des recherches complémentaires, une synthèse historique (conception, réalisation et évolution du bâtiment), une description des principes architecturaux, une évaluation de l’état sanitaire général, une analyse règlementaire générale et une liste des diagnostics et des sondages à faire réaliser en vue d’une réhabilitation.

12. Phase 2 : une étude de faisabilité qui comprend la présentation d’un principe général de restauration des éléments à valeur patrimoniale, des adaptations éventuelles liées aux adaptations règlementaires obligatoires, des adaptations de techniques souhaitables en termes de confort, et des possibilités de phasage de l’opération en site occupé.

13. Phase 3 : des estimations financières des coûts des travaux prenant en compte un phasage de répartition dans le temps de travaux selon la disponibilité budgétaire afin de pouvoir les inscrire facilement dans les programmes biennaux de l’UNESCO. Voir le tableau 1 ci-après.

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14. L’étude fait ressortir les différentes pathologies d’un bâtiment vieillissant ayant bénéficié des équipements d’une grande qualité à leur époque, soigneusement entretenus depuis, dans la limite des budgets alloués, mais sans évolutions techniques apportées. À ce jour, l’état sanitaire de ce bâtiment est plus que préoccupant présentant des risques pour les biens et pour les personnes :

• la structure du bâtiment est en bon état général mais non stable au feu ;

• les façades de grande valeur patrimoniale sont très dégradées avec manque de performance énergétique ;

• les étanchéités sur toitures terrasses et patio sont à reprendre ;

• les réseaux techniques (électricité, chauffage et climatisation) sont obsolètes par leur vétusté et

• dégradation de la qualité des espaces intérieurs.

15. La rénovation envisagée permettrait de remédier à l’ensemble de ces dysfonctionnements, d’améliorer les accès aux personnes à mobilité réduite et d’améliorer les performances énergétiques significativement en basant sur des hypothèses d’amélioration de l’enveloppe thermique du bâti et des équipements techniques. Les résultats principaux des analyses conduites dans cette étude montrent un gain de plus de 45 % sur les consommations par rapport à l’état actuel du bâtiment.

16. Finalement, l’étude réalisée par le cabinet François Chatillon Architectes répond aux objectifs fixés dans la mission et a permis de vérifier la viabilité technique de rénover le bâtiment V du Siège de l’UNESCO pour le remettre en sécurité tout en respectant les contraintes de fonctionnement de ce site (travaux en site occupé) et en conservant sa valeur patrimoniale.

TABLEAU 1 : ESTIMATION DES COÛTS DU PLAN DE RÉNOVATION DU BÂTIMENT V MIOLLIS

PHASE 1 : FACADES SUPERSTRUCTURE ET TOITURE TERASSE R+9

Réalisation des travaux du clos et couvert du bâtiment ;

PHASE 1 : 19 820 460 € Aménagement des intérieurs avec création d'une double façade

Préparation 2 mois Chantier 27 mois

Mis en normes incendie, conformité cages d'escaliers de la distribution et de la stabilité au feu

Mise à niveau des équipements techniques (électricité, climatisation, ventilation, chauffage)

PHASE 2 : TRAVAUX D'INFRASTRUCTURE ET RDC (SECTEUR BAR MIOLLIS, LOCAUX SPÉCIAUX)

Réalisation des travaux du clos et couvert du bâtiment ;

8 054 887 € Aménagement des intérieurs avec création d'une double façade

Préparation 2 mois Chantier 7 mois

Mis en normes incendie, conformité cages d'escaliers de la distribution et de la stabilité au feu Mise à niveau des équipements techniques (électricité, climatisation, ventilation, chauffage)

PHASE 3 : TRAVAUX D'INFRASTRUCTURE ET RDC (DERNIER SECTEUR)

Réalisation des travaux du clos et couvert du bâtiment ;

13 899 863 € Aménagement des intérieurs avec création d'une double façade

Préparation 2 mois Chantier 10 mois

Mis en normes incendie, conformité cages d'escaliers de la distribution et de la stabilité au feu Mise à niveau des équipements techniques (électricité, climatisation, ventilation, chauffage)

41 775 210 €

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C. Remplacement du système téléphonique de l’UNESCO

17. Lors des précédentes sessions du Comité du Siège, on a mis en évidence, étudié et convenu de la nécessité de remplacer le système téléphonique obsolète. Les études préparatoires et l’estimation des coûts ont été préparées et communiquées au Comité du Siège. À sa dernière session, le Comité a prié la Directrice générale de lui présenter, à sa 192e session, une solution chiffrée et détaillée pour le remplacement du système téléphonique.

18. La solution technique proposée est détaillée dans le document 191 COM/SIÈGE/4, notamment l’urgence du remplacement et les raisons pour lesquelles deux solutions différentes sont proposées :

• un système téléphonique traditionnel pour les bâtiments Miollis et Bonvin, permettant les mêmes fonctionnalités que le système actuel, mais offrant une qualité et une fiabilité supérieures ;

• un nouveau système téléphonique Voix sur IP (VOIP) pour le Secrétariat, s’appuyant sur l’installation actuelle du système intégré de téléconférences Skype Entreprise afin d’améliorer la collaboration au sein de l’UNESCO.

19. La solution intègre les systèmes téléphoniques des unités hors Siège au sein d’une seule infrastructure. Les systèmes téléphoniques du réseau hors Siège seront renouvelés en fonction des besoins locaux et de l’obsolescence de l’équipement actuel. Une première étude pilote est en cours à Yaoundé et un travail supplémentaire est nécessaire pour convenir de la solution finale. Le coût est estimé à 27 000 euros environ par unité hors Siège. L’investissement dans les systèmes téléphoniques locaux sera financé par les unités hors Siège elles-mêmes, comme c’est le cas actuellement.

20. Afin d’établir une proposition chiffrée fiable pour le remplacement du système téléphonique, un expert a été chargé d’en détailler les critères, de réaliser un appel à proposition (RFP) portant sur les deux nouveaux systèmes téléphoniques et tenant compte du renouvellement des systèmes téléphoniques du réseau hors Siège, et de contribuer à l’évaluation de celui-ci. Les résultats de l’étude fournissent la base de l’estimation des coûts détaillée ci-dessous. L’appel à propositions a été finalisé et pourra être lancé dès que le financement aura été obtenu après la 200e session du Conseil exécutif en octobre 2016, pour mise en œuvre fin 2016 et achèvement en 2017. Les résultats de l’appel à proposition fourniront le chiffrage définitif.

21. Le projet global se compose des volets principaux suivants, tels que mentionnés dans le précédent document (191 COM/SIÈGE/4) :

• Réseau commun – notamment, câblage supplémentaire et périphériques réseau nécessaires

• Systèmes téléphoniques – appareils et services pour Bonvin/Miollis et Fontenoy

• Combinés téléphoniques

• Maintenance et assistance.

Réseau commun : 610 000 € 22. Les équipements nécessaires, tels que les composantes et les appareils réseau, les câbles, les interrupteurs qui doivent être remplacés ou rénovés pour garantir les performances et la fiabilité nécessaires. Le budget comprend également les travaux d’installation et certains travaux qui doivent être effectués sur les bâtiments Miollis/Bonvin pour permettre l’installation du système téléphonique.

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Systèmes téléphoniques : 460 000 € 23. Ce volet comprend les nouveaux centres téléphoniques et leur connectivité (voies d’accès) et services tels que la facturation, les messages vocaux et les coûts d’installation.

Combinés téléphoniques : 250 000 € 24. Ces coûts comprennent les téléphones actuels (appareils de bureau).

• Miollis/Bonvin Actuellement, deux principaux types de combinés téléphoniques sont utilisés à Miollis/Bonvin :

• Analogiques – ceux-ci peuvent continuer à être utilisés avec le nouveau système ;

• Numériques – ceux-ci doivent être remplacés car les combinés actuels ne fonctionneront pas avec le nouveau système – coûts de remplacement estimés à : 130 000 €

• Fontenoy À Fontenoy, le concept est différent : des « softphones » (logiciels à utiliser avec un casque) seront fournis à l’ensemble du personnel dans le cadre du projet, à choisir à partir d’un catalogue d’appareils standard. Les coûts correspondants peuvent varier considérablement selon les besoins ; estimation approximative : 120 000 €

Maintenance et assistance : 210 000 € (par an) 25. Il s’agit de l’estimation des coûts de maintenance et d’assistance récurrents qui sont nécessaires pour couvrir les services sous-traités d’assistance concernant le système téléphonique à Miollis/Bonvin. Les coûts à Fontenoy sont liés aux coûts habituels d’assistance pour les équipements/logiciels.

26. Le tableau suivant résume ces coûts (€).

Tableau 2 : estimation des coûts par bâtiment

Répartition des coûts (€)

Réseau commun 610 000 Système et services téléphoniques 460 000 Bonvin/Miollis 110 000 Fontenoy 350 000 Combinés téléphoniques 250 000 Bonvin/Miollis 130 000 Fontenoy 120 000 Coût total du projet 1 320 000 Maintenance et assistance annuelles 210 000 Bonvin/Miollis 130 000 Fontenoy 80 000

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27. Le tableau ci-dessous présente les sources de financement proposées1.

Investissements

Tableau 3 : Sources de financement proposées

Coût (€) HQF Autres sources de

financement Réseau commun 610 000 188 000 422 000

Système et services téléphoniques 460 000 88 000 372 000

Combinés téléphoniques 250 000 130 000 120 000

Coût total du projet 1 320 000 406 000 914 000

Coûts récurrents

Tableau 4

Coût (€) HQF Autres sources

de financement Maintenance et assistance annuelles 210 000 104 000 106 000

28. L’identification des différentes sources budgétaires à utiliser est en cours (les sources suivantes sont proposées : programme ordinaire de KMI ; OPF/KMI (Compte spécial pour la gestion de l’infrastructure des TIC et des services connexes) ; charges communes ; licences de logiciel ; Réseau mondial).

29. Financement total au titre du Fonds d'utilisation des locaux du Siège (HQF) :

- Équipements, installation/configuration : 406 000 €

- Coûts de maintenance récurrents : 104 000 €

30. En raison de la rapidité des progrès technologiques dans le domaine des systèmes téléphoniques et des services de télécommunication, la solution a été redéfinie sur la base de la technologie actuellement disponible. La solution proposée coûte 30 % de moins que celle qui avait été chiffrée en 2011.

31. Le changement proposé est dicté principalement par l’obsolescence de la solution actuelle. D’importants avantages sont néanmoins attendus :

• Le recâblage des bâtiments Miollis/Bonvin est prévu dans le plan de rénovation. Lorsque le câblage aura été effectué, les investissements futurs en câblage diminueront d’environ 30 %, car le nombre de prises murales nécessaires sera considérablement réduit.

1 Les taux actuels ont été appliqués pour définir ces coûts.

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• On peut s’attendre à ce que ce changement améliore sensiblement la façon dont le Secrétariat communique et collabore tant à l’intérieur qu’à l’extérieur. Il donnera lieu à de nouvelles méthodes de travail innovantes, qui permettront d’améliorer l’efficacité, de gagner du temps, de réaliser des économies indirectes sur les voyages et de réduire l’empreinte carbone. Il facilitera le travail à distance et pourrait ainsi renforcer les relations de travail entre le Siège et le réseau hors Siège ainsi qu’entre les différents bureaux et instituts hors Siège.

• Des économies pourraient être réalisées au niveau des coûts de communication lorsque les nouveaux systèmes téléphoniques seront déployés dans les unités hors Siège, puisque les appels passés entre le Secrétariat et les unités hors Siège, dans les deux sens, n’entraîneront aucun frais.

• La solution garantira la continuité du service, améliorera l’expérience utilisateur, permettra des reconnexions plus faciles et plus rapides à la suite de mouvements internes au Siège, et renforcera la disponibilité et la qualité du service.

• Le plan de numérotation restera le même qu’aujourd’hui (pas besoin de changer les numéros de téléphone).

D. Aperçu du Plan d’action du Fonds d'utilisation des locaux du Siège

32. En application de la décision 191 COM/SIÈGE/4.1, qui appelait à présenter un plan d’action à jour concernant les projets financés au titre du Fonds d’utilisation des locaux du Siège, classés par priorité et en tenant compte des résolutions et décisions prises à cet égard, le plan est fourni dans le tableau ci-après.

Tableau 5 : Plan d’action HQF (par exercice biennal et priorité, en milliers d’euros)

Exercice biennal/Année

Actions/travaux liés aux décisions du Comité du Siège

Estimations du 38 C/44

Fonds alloués au titre des

réserves HQF

38e (2016-2017)

1 Bâtiment V Miollis : Études pour le plan de rénovation, par phases – achevé (décision 189 COM/SIÈGE/5.1 et résolution 38 C/91)

130 130

2 Plan de sécurité 3 X COM/SIÈGE/Décisions (18/02/2016) Travaux de sûreté/sécurité – en cours

80 468

3 Câblage (Zone 1) Bâtiment II Fontenoy Décision 191 COM/SIÈGE/4.1 – en cours

0 100

4 Poste temporaire – Infirmier (GT-4/6) Miollis Décision 191 COM/SIÈGE/7.1 (à inclure dans le 39 C/5)

0 130

5 Remplacement du système téléphonique de l’UNESCO (Miollis/Bonvin) (décision 192 COM/ SIÈGE/6.1, I.C) Révision des façades du bâtiment VI (Bonvin)/réparations immédiates

0 406

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Exercice biennal/Année

Actions/travaux liés aux décisions du Comité du Siège

Estimations du 38 C/44

Fonds alloués au titre des

réserves HQF

6 Salle I – amélioration de la qualité sonore et rénovation des systèmes de climatisation dans les cabines d’interprétation (décision 192 COM/ SIÈGE/6.1, I.D)

350

Total 210 1 584 7 Révision de la façade/réparations immédiates

du bâtiment VI (Bonvin) 330 150

8 Travaux d’étanchéité (Miollis/Bonvin) 350 150 9 Lancer des études techniques de conformité

électrique – (Bonvin) (qui se poursuivront en 2018-2019)

200

10 Travaux structurels pour les services de restauration de l’UNESCO, notamment rénovation et amélioration des cuisines, de la cafeteria et du bar

500 500

Sous-total 1 180 1 000 39e (2018-2019)

Bâtiment V : plan de rénovation – phase 1 20,000 3,000

Bâtiment VI (Bonvin) : système électrique de secours (révision/remplacement de l’alimentation électrique sans coupure)

1,200 1,200

Construction du centre commun de données et répartition bâtiment VI (Bonvin)

1,760 1,760

Bâtiment VI (Bonvin) : réparations d’étanchéité de la toiture/révision des ascenseurs

350 350

Sous-total 23,310 6,310 40e (2021-2022)

Bâtiment V : poursuivre le plan de rénovation – phases 2 & 3

23,000 1,000

Améliorations du bâtiment VI 2,000 2,000

Sous-total 25,000 3,000 TOTAL 49,700 11,894

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II. GESTION DE L’ESPACE

A. Occupation des espaces

33. Conformément au plan d’optimisation des espaces de bureau finalisé fin 2015, les bâtiments Miollis-Bonvin ont été réaffectés à différents utilisateurs. En application de la décision 188 COM/SIEGE/5.1, des informations sur l’occupation de ces espaces sont fournies ci-dessous.

Figure 1 : Occupation des espaces sur le site Miollis/Bonvin (par bâtiment et catégorie d’occupants)

34. Bâtiment V : plus de 90 % des bureaux sont actuellement occupés par des délégations permanentes, moins de 4 % sont attribués au Secrétariat (centre de formation, bureaux techniques) et l’espace vacant restant est constitué pour l’essentiel de bureaux de délégations permanentes qui ont été transférées dans le bâtiment VI ou ont quitté les locaux de l’UNESCO. Étant donné qu’il est envisagé de rénover ce bâtiment, il serait préférable d’éviter de louer ces espaces libres pour de nouveaux baux de longue durée. On pourrait toutefois en réserver l’usage pour des besoins temporaires.

35. Bâtiment VI : il a été laissé vide par le Secrétariat à la fin de 2015, et peut donc être mis en location. À l’heure actuelle, des bureaux continuent d’être loués à des délégations permanentes auprès de l’UNESCO, à des organisations non gouvernementales ou intergouvernementales, à des fondations et à des organismes des Nations Unies qui occupent quelque 45 % de l’espace locatif disponible. Compte tenu d’une possible rénovation future du bâtiment V, il semble au mieux des intérêts de l’Organisation de conserver un étage complet comme espace de rotation où reloger provisoirement les occupants du bâtiment V durant cet exercice.

36. Espaces en sous-sol : suite à la fermeture de l’économat de l’UNESCO, une évaluation globale des besoins de stockage et d’archivage est en cours, y compris en ce qui concerne les cuisines.

37. Le bâtiment VII est occupé par le PNUE depuis janvier 2016, après huit mois de rénovation de ses espaces de bureau. Les niveaux -2 et -3 en sous-sol ont été réservés pour les aires de stockage et les archives du Secrétariat. Le PNUE a demandé une plus ample rénovation des sanitaires. Ces travaux seront inclus dans les listes d’opérations de maintenance et de

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conservation prioritaires des locaux de l’UNESCO.

38. Le tableau ci-après fait apparaître les recettes supplémentaires produites par la location d’espaces de bureau sur le site Miollis/Bonvin, par bâtiment, de 2012 à avril 2016.

Tableau 6 : Recettes provenant de la location de bureaux sur le site de Miollis/Bonvin par bâtiment et année

(au 30 avril 2016)

En dollars des É-U Année

Miollis/Bonvin Bâtiment 2012 2013 2014 2015 Recettes effectives

au 30/04/2016

Bonvin Bâtiment VI 77 300 44 267 851 712 1 560 281 937 898

Bâtiment VI bis - - - 27 184 17 135

Bâtiment VII 258 462 276 778 174 637 313 142 712 565 Bonvin, total 335 762 321 045 1 026 349 1 900 607 1 667 598 Miollis, total Bâtiment V 3 959 422 4 266 405 4 277 819 3 694 039 1 712 685 Total général 4 295 184 4 587 450 5 304 168 5 594 646 3 380 283

39. Par ailleurs, le Comité du Siège examine actuellement un programme global concernant les services de restauration de l’UNESCO, y compris la rénovation et l’amélioration des cuisines, des cafétérias et des bars. À sa réunion du 22 mars 2016, le Comité du Siège a pris note du rapport sur la ventilation des coûts estimés de la rénovation des services de restauration de l’UNESCO (URS) et des propositions de financement (191/COM/SIEGE/5), et a prié la Directrice générale de lancer des études techniques en vue de la modernisation de ces services.

40. Une analyse technique a été menée à bien avec le concours d’un expert de la planification de cuisines professionnelles. Cette analyse avait principalement pour objet :

• de valider le concept de cuisine centrale ;

• de déterminer où pourrait être installée la cuisine centrale.

41. En conséquence de ce qui précède et de l’évaluation des statistiques et cycles de production des URS et de leurs besoins futurs, le concept de cuisine centrale est à présent validé pour plus ample analyse.

42. Le processus d’évaluation des lieux où pourrait être installée la cuisine centrale se poursuit. Trois options sont envisagées à l’heure actuelle, comme suit :

1. Fontenoy, au niveau -1, dans l’aile rouge du bâtiment principal (450 m²). Cette option impliquerait le déplacement d’une partie de l’imprimerie (façonnage).

2. Bonvin, en lieu et place du restaurant annexé à l’économat. Cette option situera la cuisine à la place de l’ancien l’économat.

3. Bonvin, en lieu et place du restaurant à restructurer, hors économat.

43. Cela étant, pour continuer – après fermeture de l’économat – de fournir un service de proximité aux utilisateurs ayant besoin d’en bénéficier, l’offre et les services de l’URS ont été et continueront d’être renforcés, en particulier sur le site Miollis/Bonvin.

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44. Un choix additionnel de snacks et autres produits est proposé au comptoir du bar de Miollis. Des distributeurs automatiques de ce type de produits vont également être installés, à titre d’essai, sur le site Miollis.

45 De ce fait, force est de constater que ce projet de rénovation des cuisines et des services de restauration d’une part et de substitution des services de l’économat et d’enrichissement de ses services d’autre part, s’est révélé de portée plus large. Une réflexion plus stratégique de l’occupation des espaces et leur optimisation s’est imposée. Dans ce cadre, les conclusions de l’évaluation du scénario décrit ci-dessus et de l’identification d’un lieu approprié pour la cuisine centrale, ainsi que le plan de travail et le budget détaillés seront disponibles au deuxième semestre de 2016, à temps pour être présentés au Comité à sa prochaine session. Les lieux envisagés, tels qu’énumérés plus haut, ne sont pas similaires du point de vue structurel ni sur le plan des capacités techniques et/ou des contraintes de rénovation. Le lieu déterminera aussi la logistique et le flux des tâches de production et, à terme, les travaux à faire et le matériel à acheter et/ou éventuellement à redéployer.

46. Néanmoins, il est clair que l’on peut estimer que la modernisation des URS, telle qu’actuellement planifiée, nécessitera un investissement ponctuel s’élevant à 2 millions d’euros pour les travaux et compris entre 0,5 et 1 million d’euros pour l’équipement, comme indiqué dans le document 191 COM/SIEGE/5. Elle durera 12 à 16 mois à compter de sa mise en route en 2017, et les fonds actuellement prévus et alloués ou approuvés (décision 191 COM/SIÈGE/6.1) ne couvriront pas la totalité des coûts estimés à ce jour.

B. Gestion des conférences et des événements culturels

47. À l’issue de sa 191e session (191 COM/SIÈGE/Décision, item 3) et sur la base du document 191 COM/SIÈGE/2, le Comité du Siège a pris note des informations et commentaires du Secrétariat quant aux meilleures pratiques et tarifs appliqués à l’extérieur de l’Organisation pour des activités similaires.

48. Dans ce contexte, le Comité a invité la Directrice générale à présenter pour la 192e session un document explicatif détaillant les tarifs de location des salles de réunion et des espaces d’exposition sur la base des principes suivants :

(a) un barème des contributions correspondant à l’utilisation de l’espace, à l’exclusion de tout service technique .Ce barème est présenté en Annexe I ;

(b) un barème des tarifs relatifs aux services techniques minima nécessaires pour exploiter l’espace loué .Ce barème est présenté dans l’Annexe II ;

(c) une contribution au compte pour la restauration et la valorisation du Siège de l’UNESCO, qui serait comprise dans le loyer final de l’ensemble des clients autres que les délégations permanentes et le Secrétariat. Cette provision de conservation (présentée en Annexe III) correspond à l'estimation globale des coûts nécessaires aux remplacement lourd, dépannage et échange des équipements et matériaux en prenant en considération leur durée de vie et leur utilisation. Cette provision diffère d'un espace à l’autre étant donné l'état actuel des équipements et la particularité de chaque espace.

49. Concernant les orientations relatives à l’application des barèmes de location des salles de conférence et des espaces d’exposition pour les États membres, elles sont conformes aux dispositions en vigueur dans le Manuel administratif (Point 13.12) et disponibles sur la page Web (http://www.unesco.int) qui leur est destinée.

50. L’UNESCO applique ainsi quatre différents tarifs et une possibilité de mise à disposition gratuite pour la réservation de ses salles, en fonction de la nature du locataire de la salle (Annexe III), à savoir :

200 EX/22 – page 13

(a) « Tarif au coût de fonctionnement », appliqué aux :

• délégations permanentes et commissions nationales ;

• Nations Unies, ses institutions spécialisées et ses fonds ;

• organisations intergouvernementales avec lesquelles l’UNESCO a conclu des accords ;

• organisations non gouvernementales en partenariat officiel avec l’UNESCO au statut d’association ou disposant de bureaux au Siège de l'UNESCO ;

• secteurs ou bureaux, lorsqu’ils organisent des événements conjointement ou en partenariat avec une délégation permanente ou un organisme extérieur ;

• associations du personnel pour les manifestations culturelles qu’elles organisent en sus du quota accordé ;

• associations ou organismes à caractère humanitaire qui poursuivent des buts présentant un intérêt particulier pour le programme de l'Organisation.

(b) « Tarif normal », appliqué à toute entité non éligible aux autres conditions tarifaires.

(c) «Tarif réduit » (tarif normal minoré de 30 %), appliqué aux organisations non gouvernementales en partenariat officiel avec l’UNESCO au statut de consultation et ne disposant pas de bureaux au Siège de l’Organisation.

(d) « Tarif spécial » (tarif normal majoré de 30 %), appliqué à certaines entités commerciales dont les objectifs ne sont pas en contradiction avec les principes de l’UNESCO.

(e) « Mise à disposition gratuite », appliquée aux :

• évènements organisés par le Secrétariat dans le cadre du C/5 ;

• évènements organisés par les États membres dans le cadre de leurs commémorations d'anniversaire faisant suite à une résolution de la Conférence générale ou à une décision du Conseil exécutif ;

• réunions organisées par les Groupes électoraux correspondant aux régions géographiques, ainsi que le Groupe des 77 et le Mouvement des pays non alignés ;

• à deux manifestations culturelles par biennium organisées par les associations de personnel ;

• la gratuité peut également être accordée directement par la Directrice générale à titre exceptionnel en liaison avec le programme de l'Organisation.

51. Conformément au point 13.12/3.7 (b) du Manuel administratif, l’ensemble de ces tarifs et mises à disposition sont majorés de 50 % lorsque les manifestations ou conférences ont lieu le samedi, le dimanche ou lors des jours fériés. Les tarifs sont par ailleurs indexés chaque année sur le taux d’inflation publié par l’Institut national français de la statistique et des études économiques (INSEE).

52. Ces différents tarifs et mise à disposition ne couvrent cependant pas les frais de personnel et les frais techniques dédiés au fonctionnement des espaces et des salles de conférences ainsi

200 EX/22 – page 14

réservés. Ces derniers sont évalués après une réunion technique au cours de laquelle sont présentés les besoins techniques, les langues d’interprétation requises, les aspects logistiques ainsi que l’envergure de l’activité. Un devis est ensuite soumis aux organisateurs pour approbation. Ces frais facturés en sus sont toujours à la charge de l’organisateur, même si la gratuité de l’espace lui a été octroyée.

III. ACTIVITÉS GÉNÉRATRICES DE RECETTES

A. Gestion du Fonds d’utilisation des locaux du Siège

Rapport financier du Fonds d’utilisation des locaux du Siège pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2015

Résumé

53. Le montant total des recettes s’élève à 11,04 millions de dollars des États-Unis, soit un accroissement de 19 % par rapport à l’année précédente. Les dépenses ont quant à elles connu une légère augmentation de 2,7 % pour atteindre 9,58 millions de dollars. En conséquence, le Fonds affichait un excédent de 1,46 million de dollar à la fin de l’exercice clos le 31 décembre 2015. Les réserves accumulées au 31 décembre 2015 s’élèvent à 8,86 millions de dollars, contre 7,4 millions à la fin de l’année précédente.

54. L’analyse qui suit donne des indications claires sur la performance des diverses activités génératrices de recettes et sur les coûts correspondants.

I. Évolution des recettes

Figure 2 : Comparaison des recettes sur 5 ans, 2011-2015

• L’évolution indiquée ci-dessus fait apparaître un accroissement continu des recettes depuis l’exercice clos au 31 décembre 2012, le plus notable étant l’accroissement de 19 % (11,04 millions de dollars) au 31 décembre 2015 par rapport à l’année précédente. Le graphique ci-dessus montre que le Compte spécial a enregistré entre 2013 et 2015 une progression régulière des recettes provenant de la location des salles de conférence et des services connexes.

• Les recettes provenant de la location des salles de conférence et des services connexes ont augmenté de 1,05 million de dollars. Elles représentent plus d’un tiers des recettes totales.

200 EX/22 – page 15

• Les recettes provenant de la location de bureaux et de places de garage sont passées de 4,9 millions de dollars en 2012 à 6,14 millions de dollars en 2015 du fait du plan d’optimisation des espaces de bureau et de la facturation de loyers à tous les locataires.

• Il convient toutefois de noter que les recettes provenant des délégations permanentes ont baissé de 7 % pour s’établir à 4,59 millions de dollars. Mais d’autre part, les recettes perçues auprès des autres locataires ont augmenté de 184 % pour atteindre 1,0 million de dollars.

II. Évolution des recettes par bâtiment

55. À sa 180e session en juin 2012, le Comité du Siège a approuvé le plan d’optimisation des espaces visant à accroître les surfaces louées. Le graphique ci-après montre l’évolution des recettes locatives par bâtiment au cours de la période 2012-2015.

Figure 3 : Recettes par bâtiment, 2012-2015, en dollars des États-Unis

III. Analyse des dépenses

56. Les dépenses ont légèrement augmenté (2,7 %) pour atteindre 9,58 millions de dollars, du fait principalement des réparations et de la maintenance des locaux. Tous les autres postes de dépense ont diminué. Les coûts de personnel, représentant 38 % (contre 45 % en 2014) des dépenses totales, ont baissé de 13 % pour s’établir à 6 millions de dollars. La part des coûts de personnel (38 %) en 2015 est la plus faible qui ait été enregistrée sur les cinq années considérées à des fins de comparaison et se situe très en-deçà du seuil de 50 % prescrit dans le Règlement financier du Compte spécial.

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Figure 4 : Comparaison des dépenses sur 5 ans, 2011-2015

IV. Liquidité du Fonds

57. Le bilan des réserves et du Fonds en fin d’année n’a cessé de baisser ces dernières années, comme le montre le graphique ci-dessous. Toutefois, on note un renversement positif de la tendance au 31 décembre 2015, avec une augmentation de 20 % de l’excédent nominal du Fonds (8,86 millions de dollars). La réserve accumulée pour la restauration et la valorisation du Siège est actuellement de 2,74 millions de dollars.

Figure 5 : Bilan des réserves et du Fonds, 2011-2015

V. Provision pour la conservation à long terme

58. À sa 2e session extraordinaire en mai 2014, le Comité du Siège a approuvé l’application de tarifs de location distincts aux différents locataires (autres que les délégations permanentes) afin de tenir compte de la nécessité de constituer une provision pour la conservation, estimée à 191 €/m² par an.

59. Au 1er janvier 2015, les locataires autres que les délégations permanentes ont été facturés au tarif en vigueur majoré de 50 % de l’augmentation prévue. Au 1er janvier 2016, le nouveau tarif plein ainsi accru a été appliqué à ces catégories de locataires.

60. Ces montants destinés à couvrir la conservation à long terme ont été réservés par transfert du compte principal aux différents sous-comptes.

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V.I. Restauration et valorisation du Siège – Miollis

61. Le bilan de la réserve du sous-compte est de 2,497 millions de dollars, suite aux virements suivants :

• virement de 641 300 dollars des économies résultant de l’exonération de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (38 C/90 paragraphe 40) aux fins de la valorisation et de la restauration du Siège ;

• virement de 316 700 dollars et 206 100 dollars provenant de la répartition des excédents de 2014 et 2015 du compte principal du HQF conformément aux décisions antérieures du Comité du Siège ;

• virement du compte principal d’une provision de 14 500 dollars au titre de la conservation à long terme.

V.II. Restauration et valorisation du Siège – Bonvin

62. Le bilan de la réserve du sous-compte est de 243 000 dollars suite à des transferts de 85 000 et 158 000 dollars correspondant respectivement à la répartition de l’excédent de 2015 et à la provision pour la conservation à long terme.

VI. Comptes à recevoir

63. Les créances impayées au 31 décembre 2015 s’élevaient à 1,5 million de dollars, soit une baisse de 17 % par rapport à l’année précédente ; 38 % (576 000) dollars des créances impayées datent de 2014 ou d’années antérieures tandis que la part restante, 62 % (944 000 dollars), représente les créances contractées pendant l’exercice considéré.

VII. Remboursement de l’avance de 1,2 million d’euros

64. À sa 180e session en juin 2012, le Comité du Siège a autorisé une avance de 1,2 million d’euros au titre du Fonds d’utilisation des locaux du Siège pour financer le plan d’optimisation des espaces de bureau. Cette avance doit être remboursée par une augmentation des recettes locatives.

65. Pendant la période 2012-2015, les recettes provenant de la location de bureaux ont progressé de 1,228 million d’euros, dont 0,189 million d’euros perçu du fait de la hausse annuelle des tarifs (augmentation des barèmes). L’augmentation restante de 1,039 million d’euros est due à l’accroissement de la surface louée (augmentation en volume). À la fin de 2015, ces recettes additionnelles s’élevant à 1,039 million de dollars représentaient 87 % du montant de 1,2 million d’euros à rembourser.

66. Les retombées attendues du plan d’optimisation des espaces de bureau se sont matérialisées lorsque le PNUE a loué 2001 m² dans le bâtiment VII avec effet au 15 décembre 2015. Les loyers du PNUE pour ces bureaux s’élèvent à 1,3 million d’euros pour 2016. On peut donc confirmer que, compte tenu des loyers du PNUE, l’avance de 1,2 million d’euros avait été entièrement remboursée à la fin de février 2016.

VIII. Œuvres d’art

67. Suite au transfert de 20 000 dollars en provenance du compte principal, le bilan de la réserve pour dommages accidentels aux œuvres d’art était de 377 000 dollars au 31 décembre 2015.

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B. Détail des activités génératrices de recettes

68. Le tableau ci-après détaille les activités génératrices de recettes. D’un montant de 5,62 millions de dollars, les recettes provenant des États membres représentent 51 % des recettes totales.

Tableau 7 : Activités génératrices de recettes – 2015 / 2014 Recette par activité et par source

2015 2014

Évolution en %

2015/14 $ des É.-U. $ des É.-U. $ des É.-U. AUTRES QUE LES ÉTATS MEMBRES Location de bureaux 1 002 460 417 711 140% Places de stationnement 299 367 365 105 -18% Location de matériel 544 838 286 511 90% Salles de conférence 1 383 656 1 039 832 33% Manifestations culturelles/expositions 1 426 231 960 434 48% Autres (URS/Économat/intérêts bancaires/recouvrement des coûts) 757 611 194 449

290%

AUTRES – TOTAL 5 414 163 3 264 042 66% ÉTATS MEMBRES Location de bureaux 4 592 186 4 886 457 -6% Places de stationnement 248 382 280 960 -12% Location de matériel 110 747 142 902 -23% Salles de conférence 216 016 238 088 -9% Manifestations culturelles/expositions 458 833 419 938 9% Autres (URS/Économat/intérêts bancaires/recouvrement des coûts) 235 26 445

-99%

ÉTATS MEMBRES – TOTAL 5 626 399 5 994 790 -6%

TOTAL GÉNÉRAL 11 040 562 9 258 832 19% RÉCAPITULATIF Location de bureaux 5 594 646 5 304 168 5% Places de stationnement 547 749 646 065 -15% Location de matériel 655 585 429 413 53% Salles de conférence 1 599 672 1 277 920 25% Manifestations culturelles/expositions 1 885 064 1 380 372 37% Autres (URS/Économat/intérêts bancaires/recouvrement des coûts) 757 846 220 894

243%

TOTAL GÉNÉRAL 11 040 562 9 258 832 19%

C. Mesures prises concernant les arriérés de loyers

69. Conformément aux décisions prises par le Comité du Siège à sa 188e session dans le but d’accroître la probabilité de recouvrer les créances dues à l’Organisation (décision 188 COM/SIÈGE/4.1), les mesures suivantes ont été prises :

200 EX/22 – page 19

• Publication en ligne du rapport sur les arriérés : depuis juin 2015, le rapport sur les arriérés dus par les délégations est publié tous les mois sur le site Web de l’UNESCO réservé aux États membres.

• Pour les délégations dont les arriérés excèdent un an, des copies du courrier de rappel trimestriel habituel ont été envoyées à leurs gouvernements et commissions nationales respectifs. En mars 2015, des copies ont été envoyées à 22 États membres. À la fin de 2015, les arriérés dus par sept délégations avaient été réglés, notamment par une délégation qui avait sept années d’arriérés de loyer. Des rappels continueront d’être envoyés aux délégations permanentes ayant des arriérés pour l’année 2016.

• Utilisation des avances disponibles au titre du budget ordinaire : un État membre ayant une avance disponible au titre du budget ordinaire a été invité à envisager de l’utiliser pour régler les arriérés dus par sa délégation (qui a laissé des factures impayées pour les locaux). Il n’a pas été reçu de réponse à cette proposition.

• Il a aussi été demandé aux délégations dont les arriérés excèdent un an de présenter un plan de paiement. Une délégation a versé des règlements partiels et a présenté un plan de paiement pour régler le reste de ses arriérés, d’un montant de 23 745,94 euros, avant le 30 septembre 2016.

70. Outre les mesures mentionnées ci-dessus, les locataires ont été informés des décisions prises par le Comité du Siège à sa 188e session, à la suite de quoi les services (Internet, téléphone et places de stationnement) ont été suspendus pour les locataires ayant des arriérés comme stipulé dans la décision 188 COM/SIÈGE/4.1.

71. Le Comité du Siège souhaitera peut-être adopter le projet de décision ci-après :

Le Conseil exécutif,

1. Rappelant sa décision 197 EX/23 et la résolution 38 C/91,

2. Ayant examiné le document 200 EX/22,

I

3. Note avec satisfaction les progrès accomplis dans l’avancement des projets de rénovation actuellement en cours au Siège ;

4. Invite à nouveau les États membres à verser des contributions volontaires aux fins de la restauration et de la valorisation du Siège, en particulier du Hall Miró, des espaces d’exposition, des loges et des espaces voisins de la Salle I ;

5. Exprime ses remerciements à la Directrice générale pour l’étude technique entreprise concernant le Bâtiment V (Miollis) et prend note du tableau 1 contenant des détails sur l’estimation des coûts de la rénovation de cet édifice ;

6. Prie la Directrice générale de soumettre au Comité du Siège, à sa 193e session, des options relatives au financement de la rénovation du Bâtiment V, ainsi qu’une étude comparative des contributions apportées par les pays hôtes des institutions du système des Nations Unies à la rénovation et à la conservation des bâtiments, en vue de la finalisation d’une proposition qui sera présentée au Conseil exécutif, à sa 202e session, et à la Conférence générale, à sa 39e session ;

7. Prend note de l’urgence de remplacer le système téléphonique ;

200 EX/22 – page 20

8. Prend note également de la décision du Comité du Siège de recourir au Fonds d’utilisation des locaux du Siège pour financer les investissements ponctuels (406 000 €), et prie la Directrice générale de revoir les frais de maintenance annuels (104 000 €) relatifs aux bâtiments Miollis/Bonvin ;

9. Prie la Directrice générale d’identifier des fonds au titre du budget ordinaire afin de pouvoir débuter la mise en œuvre dès que possible ;

II

10. Prend note des progrès accomplis dans la gestion des espaces de l’ensemble des bâtiments de l’UNESCO, notamment dans la maintenance et la conservation des bâtiments du Siège ;

11. Prend note avec satisfaction des informations fournies concernant le barème des tarifs pour les salles de conférence et les espaces d’exposition figurant à l’annexe III du document 200 EX/22, qui inclut la provision de conservation à appliquer ;

12. Entérine la décision du Comité du Siège :

(a) d’appliquer aux entités mentionnées au paragraphe 50 (a) du document 192 COM/SIÈGE/2 le nouveau tarif au coût de fonctionnement majoré de 50 %, sauf pour les délégations permanentes et les commissions nationales ;

(b) d’ajouter la provision de conservation pour les salles de conférence et les espaces d’exposition à tout barème locatif en vigueur et de l’appliquer, sauf pour les délégations permanentes ;

13. Prie la Directrice générale de procéder à la révision du Manuel administratif en conséquence ;

III

14. Exprime sa satisfaction quant aux informations présentées concernant la gestion du Fonds d'utilisation des locaux du Siège, la location d’espaces de bureau, les taux d’occupation, les recettes et le remboursement de l’avance de 1,2 million d’euros au titre du Fonds d’utilisation des locaux du Siège ;

15. Remercie la Directrice générale de ses efforts incessants visant à recouvrer les créances dues à l’Organisation, en lien avec les activités génératrices de recettes, et l’encourage à continuer d’appliquer toutes les décisions relatives aux arriérés de loyer des délégations permanentes adoptées par le Comité du Siège (décisions 188 COM/SIÈGE/4.1 et 192 COM/SIÈGE/7.1) ainsi que les mesures stipulées dans les contrats de location conclus avec tous les autres locataires ;

16. Prie la Directrice générale de lui rendre compte, à sa 202e session, ainsi qu’à la Conférence générale, à sa 39e session, en coopération avec le Comité du Siège, de la gestion de l’ensemble des bâtiments de l’UNESCO.

200 EX/22 Annexe I

ANNEXE I

BARÈME COÛT DE FONCTIONNEMENT

Coût d’utilisation de la salle/espace sans service technique et sans frais de personnel

BAREME 2016 : Coûts par jour en €

Salles/Espaces Journée II 458 III 205 IV 357 V 205 VI 257 VII 257 VIII 257 IX 308 X 358

X bis 220 XI 357 XII 458 XIII 308 XIV 257 XV 205 XVI 289

Foyer I 556 Pas-Perdus 556

Salles des actes 453 Hall X 504

Couloir X-XI 445 Mall 93

Salle Miró 686 Hall Ségur 556

200 EX/22 Annexe II

ANNEXE II

Tarifs de location du matériel audiovisuel appliqués aux clients du paragraphe 4.a et 4.e (en euros)*

Nb jours 1 2 3 4 5 6 7 coefficient 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Écrans plasma muraux HD Panasonic 65'' entrée salle I **

300 450 600 750 900 1050 1200

Caméra DSR 130 Sony 4/3 composite (sauf salle I)

175 262.5 350 437.5 525 612.5 700

Mélangeur Composite Panasonic WJMX50 (sauf salle I)

55 82.5 110 137.5 165 192.5 220

Caméras automatisées 4/3 composite (Salles IX et XI)**

350 525 700 875 1050 1225 1400

Convertisseur Folsom image pro HD** 175 262.5 350 437.5 525 612.5 700 Moniteur retour LCD NEC 4020 16/9, 40”,102cm **

100 150 200 250 300 350 400

Écran plasma Panasonic 16/9, 50' ', 127cm sur pied **

110 165 220 275 330 385 440

Projecteur Hitachi CPX-1200, 3500 lumens ** Salles III, V, XIII, XIV, XV

105 157.5 210 262.5 315 367.5 420

Projecteur LCD Sanyo SXGA, 2500 lumens ** Salles VI, VII, VIII, XVI

105 157.5 210 262.5 315 367.5 420

Projecteur LCD Sanyo/EPSON SXGA, 5200 lumens ** Salles II, IV, IX, X, XI, XII

250 375 500 625 750 875 1 000

Écran 3 x 2.25 ** 40 60 80 100 120 140 160 Écran 4 x 3 ** 45 67.5 90 112.5 135 157.5 180 Micro HF main sans fil diversity ** 34 52.5 70 87.5 105 122.5 140 Cassette DV 124 mn 20 Enregistrement Vidéo Mp4 (1/2 journée) 40 Enregistrement Audio Conférence (journée)

25

Enregistrement Audio Concert 40 * NB : Le matériel pour la salle I sera ajouté en 2017 après la rénovation de cette dernière. ** NB : Ce tarif majoré de 50 % est appliqué à tout autre client, paragraphe 4.b ; 4.c ; 4.d.

200 EX/22 Annexe II – page 2

ANNEXE II (suite)

Frais d’engagement de personnel

CONTRATS COURTE DUREE TARIFS

JOURNEE HS à partir de 17h30, WE et jours fériés

Manutentionnaire L1c 140 € 30 € Commis de ménage L2a 150 € 35 € Commis de vestiaire L2a 150 € 35 € Commis exposition L2b 150 € 35 €

Hôtesse L2b 150 € 35 € Commis de Salle L2b 150 € 35 €

Peintre L2b 150 € 35 €

Assistant son (enregistrement) L2b 150 € 35 € Assistante/Secrétaire L2c 150 € 35 €

Commis de Salle Principal L3a 185 € 40 € Coordinateur technique 300 € 50 €

Coordinateur Technique pour EXTERIEUR 500 € 50 € Electricien staff 300 € 50 € Climatisation 300 € 50 €

CONSULTANTS JOURNEE Forfait journée + nuit

Réalisateur 600 € 900 € Ingénieur vision 500 € 750 €

Cadreur *** 300 € 500 € Ingénieur du son 400 € 600 €

Opérateur projection dynamique 400 € 600 € Technicien plateau/instrum 270 € 400 €

Technicien vidéo 250 € 350 € Assistant son 250 € 350 €

Pupitreur Lumière (Rajouter 60EUR FRAIS DOSSIER) 197 € 316 €

Electricien/Éclairagiste (Rajouter 60EUR FRAIS DOSSIER) 172 € 275 €

ADSL 70 €

Sécurité 40 €/heure/agent *** NB : Pour toute demande d’enregistrement visuel, un devis est établi à part.

200 EX/22 Annexe III

ANNEXE III

BAREME DES TARIFS AUTRE QUE LES DELEGATIONS PERMANENTES ET LE SECRETARIAT

Provision de conservation en €

Coût de

fonctionnement en €

Tarif normal 2016 en €

Tarif réduit 2016 en €

- 30% du tarif normal

Tarif spécial 2016 en €

+ 30% du tarif normal

Salles de conférence

II 137,70 458 6 496 4 608 8 558 III 19,75 205 455 348 590 IV 80,17 357 5 975 4 187 7 768 V 20,85 205 455 369 590 VI 21,36 257 798 613 1 037 VII 19,43 257 693 532 901 VIII 21,07 257 693 532 901 IX 27,40 308 2 727 1 908 3 542 X 41,03 358 5 211 3 632 6 774

X bis 93,81 220 613 470 797 XI 104,32 357 5 800 4 065 7 539 XII 113,51 458 6 270 4 390 8 150 XIII 41,27 308 2 594 1 817 3 373 XIV 22,94 257 693 532 901 XV 17,16 205 453 348 589 XVI 24,66 289 798 613 1 037

Espaces d’exposition

Foyer I 210,29 556 3 478 2 433 4 522 Pas-Perdus 110,68 556 3 478 2 433 4 522

Salles des actes 18,15 453 1 800 1 234 2 340 Hall X 22,26 504 2 987 2 092 3 883

Couloir X-XI 66,78 445 2 337 1 798 3 038 Mall 49,26 93 450 191 585

Salle Miró 140,87 686 3 526 2 468 4 584 Hall Ségur 92,14 556 3 478 2 433 4 522

NB : Cette provision de conservation correspond à l'estimation globale des coûts nécessaires aux remplacement lourd, dépannage et échange des équipements et matériaux en prenant en considération leur durée de vie et leur utilisation. Cette provision diffère d'un espace à l’autre étant donné l'état actuel des équipements et la particularité de chaque espace.

Over 1 year Between 6 months and

1 year

Less than 6 months

Total Over 1 year Between 6 months and

1 year

Less than 6 months

Total Over 1 year Between 6 months and

1 year

Less than 6 months

Total

1 Algeria - - - - - - - - - - 685 685 685 2 Angola - - 11 607 11 607 - - 936 936 - - - - 12 543 3 Azerbaijan - - 29 170 29 170 - - 2 808 2 808 - - - - 31 978 4 Bolivia - - 10 076 10 076 - - 936 936 - - 18 18 11 030 5 Bulgaria - - - - - - - - - - 16 16 16 6 Cambodia - - 5 643 5 643 - - 468 468 - - - - 6 111 7 Cameroon - - 21 114 21 114 - - 468 468 - - - - 21 582 8 Chad - - 24 336 24 336 - - - - - - 240 240 24 576 9 China - - - - - - - - - - 60 60 60

10 CICT - - 3 850 3 850 - - - - - - - - 3 850 11 CIM/IMC - - 7 228 7 228 - - - - - - 73 73 7 302 12 Costa Rica - - 3 791 3 791 - - 234 234 - - - - 4 025 13 Côte d’Ivoire - - - - - - - - - - 380 380 380 14 Democratic Republic of the Congo - - 14 008 14 008 - - - - - - - - 14 008 15 Djibouti - 300 4 192 4 492 - - - - - - 30 30 4 522 16 Dominican Republic - - 14 910 14 910 - - 624 624 - - 172 172 15 706 17 Ecuador - - 13 138 13 138 - - 936 936 - - 151 151 14 225 18 Egypt - - 24 336 24 336 - - 936 936 - - - - 25 272 19 Equatorial Guinea 8 419 8 419 8 545 25 382 924 924 936 2 784 - - - - 28 166 20 Ethiopia - - 5 554 5 554 - - 468 468 - - - - 6 022 21 FMOI - - - - - - - - - - 20 20 20 22 FMRPS 37 412 37 412 50 518 125 341 - - - - - - - - 125 341 23 Fondation Funglode - 6 636 8 679 15 315 - - - - - - - - 15 315 24 Gambia - - 2 642 2 642 - - - - - - 70 70 2 712 25 Grenada - - - - - - - - - - 8 8 8 26 Haiti - - - - - - - - - - 14 14 14 27 Honduras 14 000 4 130 4 192 22 323 1 038 385 - 1 423 - - - - 23 746 28 Hungary - - - - - - 468 468 - - - - 468 29 India - - - - - - - - - - 5 532 5 532 5 532 30 Indonesia - - 2 899 2 899 - - - - - - - - 2 899 31 Insula 724 2 777 3 484 6 985 - - - - - - - - 6 985 32 Int Association of Universities - - 29 670 29 670 77 - - 77 - - - - 29 747 33 Int Dance Council - - 4 043 4 043 - - - - - - - - 4 043 34 Int Theatre Institute 3 300 2 525 3 616 9 441 - - - - 50 - - 50 9 491 35 Ireland - - - - - 462 468 930 - - - - 930 36 Kazakhstan - - 62 62 - - - - - - - - 62 37 Kenya - - - - - - - - - - 445 445 445 38 Libya 25 564 25 564 25 948 77 076 - - 936 936 - 130 100 230 78 242 39 Mali - - - - - - 468 468 - - 429 429 897 40 Mauritania 21 221 20 802 21 114 63 136 770 924 936 2 630 334 - - 334 66 101 41 Mozambique - - 5 643 5 643 - - - - - - 169 169 5 812 42 Niger 7 204 11 435 11 607 30 247 924 924 936 2 784 - 30 - 30 33 061 43 Oman - - - - - - 154 154 - - - - 154 44 Paraguay - - 29 170 29 170 - - 234 234 - - - - 29 404 45 Peru - - 13 779 13 779 - - 390 390 - - - - 14 169 46 Philippines - - - - - - - - - - 445 445 445 47 Republic of Congo - - 21 954 21 954 - - 1 872 1 872 - - - - 23 826 48 Saint Lucia - - 1 862 1 862 - - 468 468 - - - - 2 330 49 Saudi Arabia - - - - - - 156 156 - - 123 123 279 50 Senegal - - - - - - 291 291 2 930 - - 2 930 3 221 51 Slovakia - - - - - - - - - - 58 58 58 52 Solomon Islands - - 3 762 3 762 - - - - - - - - 3 762 53 South Sudan 11 932 5 560 5 643 23 135 840 462 468 1 770 - - - - 24 905 54 Sri Lanka - - 8 545 8 545 - - - - - - - - 8 545 55 Suriname - 5 560 2 351 7 911 - 462 39 501 - - - - 8 412 56 Syrian Arab Republic - - 13 138 13 138 - - 468 468 - - 288 288 13 894 57 Togo - - 4 729 4 729 - - - - - - 89 89 4 818 58 Turkey - - - - - - 624 624 - - 609 609 1 233 59 Ukraine - - - - - - - - - - 7 7 7 60 UN UNIVERSITY - - - - - - - - - - 6 138 6 138 6 138 61 UNEP Industry and Environment - - 651 285 651 285 - - - - 6 971 4 525 5 672 17 168 668 454 62 United Arab Emirates - - 16 280 16 280 - - 234 234 - - - - 16 514 63 United Kingdom - - - - - - - - - - 8 8 8 64 Uruguay - - 14 669 14 669 - - - - - - - - 14 669 65 WABT-UATI - - 3 373 3 373 - - - - - - - - 3 373 66 World Bank Group - - 5 063 5 063 - - - - - - - - 5 063 67 World Fellowship of Buddhists - - 5 063 5 063 - - 702 702 - - - - 5 765 68 World Food Programme - - 17 721 17 721 - - 702 702 - - - - 18 423 69 World Health Organization - - - - - - - - - - 228 228 228 70 World Islamic Call Society (Wics) - - 1 788 1 788 - - - - - - - - 1 788 71 Yemen 13 076 11 435 11 607 36 118 916 462 468 1 846 100 30 - 130 38 094 72 Zimbabwe - - - - - - 474 474 - - - - 474

Total 142 851 142 555 1 207 400 1 492 805 5 489 5 005 21 706 32 200 10 386 4 715 22 276 37 377 1 562 381

Permanent Delegations that have left the premises with unpaid invoices / Délégations permanentes ayant quitté les locaux avec des factures impayées

Over 1 year Between 6 months and

1 year

Less than 6 months

Total Over 1 year Between 6 months and

1 year

Less than 6 months

Total Over 1 year Between 6 months and

1 year

Less than 6 months

Total

1 Burundi 33 535 - - 33 535 - - - - 3 497 - - 3 497 37 032 2 Cabo Verde 28 639 - - 28 639 - - - - 284 - - 284 28 924 3 Central African Republic 99 578 - - 99 578 - - - - 100 - - 100 99 678 4 Comoros 71 640 - - 71 640 - - - - - - - - 71 640 5 Guinea-Bissau 84 946 - - 84 946 7 010 - - 7 010 478 - - 478 92 434 6 Kyrgyzstan 214 - - 214 - - - - - - - - 214 7 Sierra Leone 40 226 - - 40 226 71 - - 71 160 - - 160 40 457 8 Somalia 35 051 - 35 051 - - - - - - 35 051 9 Vanuatu 46 996 - - 46 996 - - - - 552 - - 552 47 548

Total 440 825 - - 440 825 7 081 - - 7 081 5 071 - - 5 071 452 977

Grand Total 583 676 142 555 1 207 400 1 933 630 12 569 5 005 21 706 39 280 15 456 4 715 22 276 42 448 2 015 358

For information: Outstanding amounts at the same period of last year / Pour information: Montants impayés à la même période l'année dernière 1 312 102

(*) Other services include Conference rooms, Exhibitions, Cultural events, Telephone communications and others/Les autres services comprennent les salles de conférence, expositions, évènements culturels, communications téléphoniques et autres.

Arrears due from Permanent Delegations, Observers and NGOs as of 30 April 2016/Arriérés dus par les Délégations permanentes, Observateurs et ONG au 30 avril 2016

(Amounts in EUR/Montants en EUR)

Name / Nom Office / Bureau Parking Other services / Autres services (*) Grand Total

Name / Nom Office / Bureau Parking Other services / Autres services (*) Grand Total

200 EX/22Annexe IV

Ce document est imprimé sur du papier recyclé.