Cours présenté par Mr Mounir GRARI102 Concevoir une table Personnaliser vos tables, de façon qu’elles répondent mieux à vos besoins

Cours présenté par Mr Mounir GRARI

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Concevoir une table

Personnaliser vos tables, de façon qu’elles répondent mieux à vos besoins


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Changer l’affichage d’une table

Dans cet exemple, la table s’affiche en mode Feuille de données.

1. Cliquez ce bouton pour l’afficher en mode Création.


3

Changer l’affichage d’une table (suite)

• La table apparaît en mode création.

• Cliquez ce bouton pour basculer rapidement du mode Feuille de données au mode Création et inversement c’est-à-dire du mode Création vers le mode Feuille de données.


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Ajouter un champ

1. Cliquez le nom du champ à faire apparaître après le nouveau champ

• Pour intégrer un champ à la fin de votre table, cliquez la zone juste au-dessous du dernier nom de champ, puis passez à l’étape 3.


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Ajouter un champ (suite)

2. Cliquez ce bouton, afin d’ajouter un champ à votre table.

• Une zone vide apparaît : vous pouvez y entrer des informations pour le nouveau champ.


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3. Saisissez un nom pour le champ, puis appuyez sur la touche Entrée.• Access affecte automatiquement le type de données Texte au nouveau champ.4. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos modifications.

5. Cliquez ce bouton, afin d’afficher la table en mode Feuille de données.


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• Le nouveau champ apparaît dans votre table.


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Supprimer un champ

1. Cliquez le nom du champ à supprimer.

2. Cliquez ce bouton , afin de supprimer le champ.( une boite de dialogue apparaît, demandant de confirmer la suppression)


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Supprimer un champ (suite)

3. Cliquez Oui, afin de supprimer définitivement ce champ. (le champ disparaît de la table).

4. Enregistrez vos modifications.


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Réorganiser des champs

1. Cliquez la zone à gauche du champ à déplacer. Ce dernier est mis en surbrillance.

2. Placez le pointeur de la souris sur la zone située à gauche du champ. Cliquez et faites glisser le champ vers sa nouvelle destination. ( une ligne épaisse indique le futur emplacement du champ.).

3. Le champ apparaît au nouvel endroit.



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Ajouter une description de champ

1. Cliquez la zone Description du champ à expliciter.

2. Saisissez la description.

3. Cliquez le bouton d’enregistrement, afin d’enregistrer vos modifications.4. Cliquez ce bouton pour afficher la table en mode Feuille de données.


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Ajouter une description de champ (suite)

5. Cliquez n’importe où dans le champ que vous venez d’expliciter.

6. La description s’affiche dans cette zone.


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Changer le type de données1. Cliquez la zone Type de données du champ dont vous souhaitez changer le type de données.(une flèche apparaît)2. Cliquez la flèche, afin d’afficher

une liste des types de données disponibles.

3. Cliquez le type de données adéquat

4. Le champ adopte le nouveau type de données.



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Les différents types de données

Texte : Peut contenir jusqu’à 255 caractères et accepte toute combinaison de lettres et de chiffres, comme un nom ou une adresse.

Attention ! Veillez à utiliser ce type pour des nombres qui ne serviront pas dans des calculs, tels que des numéros de téléphone ou des codes postaux.

Mémo : Accepte jusqu’à 65536 caractères alphanumériques et s’emploie notamment pour des remarques, des commentaires ou de longs descriptions.

Numérique : Accepte tout nombre susceptible de servir ensuite dans un calcul.


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Les différents types de données (suite)

Date/Heure : N’accepte que des dates et des heures.

Monétaire : Accepte exclusivement des valeurs monétaires.

NuméroAuto : Numérote automatiquement chaque enregistrement.

Oui/Non : N’accepte que l’une des deux valeurs Oui/Non, Vrai/Faux ou Actif/Inactif.

Objet OLE : Accepte des objets OLE, c’est-à-dire des objets créés dans un autre programme, comme un document, une feuille de calcul ou une image


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Les différents types de données (suite)

Lien hypertexte : Accepte les liens hypertexte, qui permettent d’accéder à un document ou à une page Web.

Assistant Liste de choix : Lance l’assistant Liste de choix, qui permet de créer une liste d’éléments possibles à saisir dans un champ.


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Modifier la taille d’un champ(champ texte)

1. Cliquez le champ dont vous voulez fixer le nombre maximal de caractères (la zone en regard de Taille du champ affiche le nombre maximal de caractères actuellement acceptés par ce champ).2. Double-cliquez le nombre, afin de le mettre en surbrillance.


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Modifier la taille d’un champ(champ texte) – suite –

3. Saisissez le nombre maximal de caractères à autoriser dans ce champ. Il doit être compris entre 1 et 2554. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos modifications. ( si vous réduisez la taille d’un champ renfermant déjà des données, un message d’avertissement apparaît. Tous les caractères excédant la novelle limite seront immédiatement perdus. Pour continuer cliquez Oui.


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Modifier la taille d’un champ(champ numérique)

1. Cliquez le champ qui ne devra accepter qu’un certain type de nombre.

2. Cliquez la zone en regard de Taille du champ. Une flèche apparaît


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Modifier la taille d’un champ(champ numérique) – suite –

3. Cliquez la flèche pour afficher une liste d’options.

4. Cliquez le type de nombre que devra accepter le champ.

5. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos modifications


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Tailles de champ des nombres

Taille du champ

Plage Décimales autorisées

Octet 0 à 255 Aucune

Entier -32768 à 32767 Aucune

Entier long -2,1x109 à 2,1x109 Aucune

Réel simple -3,4x1038 à 3,4x1038

7

Réel double -1,8x10308 à 1,8x10308

15

Décimal -1024 à 1024 28


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Modifier le nombre de décimales

1. Cliquez le champ dont les données doivent afficher un nombre déterminé de décimales.

2. Cliquez la zone en regard de Décimales. Une flèche apparaît


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Modifier le nombre de décimales (suite)

3. Cliquez la flèche, afin d’afficher une liste des options pour les décimales.

4. Cliquez le nombre de décimales à afficher dans le champ.


6. Affichez la table en mode feuille de données (Access affiche automatiquement tout nombre saisi dans ce champ avec le nombre de décimales spécifié).


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Ajouter une légende1. Cliquez le champ auquel vous souhaitez ajouter une légende.2. Cliquez la zone en regard de Légende.

3. Saisissez le texte de la légende.4. Cliquez ce bouton, afin d’enregistrer vos modifications.

5. Cliquez ce bouton, en vue d’afficher la table en mode Feuille de données. ( la légende remplace le nom du champ dans la table).


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Définir une valeur par défaut1. Cliquez le champ dont vous voulez fixer la valeur par défaut.2. Cliquez la zone en regard de Valeur par défaut.

3. Saisissez le texte ou le nombre à définir comme une valeur par défaut.


5. Affichez la table en mode Feuille de données ( la valeur par défaut apparaît systématiquement dans un champ lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement).


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Définir un valeur par défaut (suite)

Access peut ajouter automatiquement la date courante dans un champ à chaque création d’un nouvel enregistrement. Cela se révèle utile dans les tables contenant des dates de facture ou de livraison.

Effectuez les étapes ci-dessus, en tapant =Date() à l’étape 3.


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Exiger l’entrée d’une donnée1. Cliquez le champ qui doit

obligatoirement contenir une donnée.

2. Cliquez la zone en regard de Null interdit. (une flèche apparaît)

3. Cliquez la flèche.

4. Cliquez Oui, afin d’exiger l’entrée d’une donnée.


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Exiger l’entrée d’une donnée (suite)

5. Pour spécifier si le champ accepte les chaînes vides, cliquez la zone située à coté de chaîne vide autorisée (une flèche apparaît)

6. Cliquez la flèche.

7. Cliquez Oui ou Non, afin d’indiquer si le champ accepte les chaînes vides.

8. Enregistrez vos modifications ( une boite de dialogue invite à vérifier que le champ contient des données dans tous les enregistrements existants).


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9. Pour continuer sans vérifier, cliquez Non.

10. Affichez la table en mode Feuille de données. (lors de la saisie d’un nouvel enregistrement, un message d’erreur apparaît si vous ne saisissez pas de données dans le champ).

11. Cliquez OK pour fermer la boite de dialogue et saisir des données.


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Une chaîne vide est une entrée qui ne renferme aucun caractère. Elle se révèle utile lorsque vous devez saisir quelque chose et qu’il n’existe aucune donnée. Supposons qu’un champ Numéro de fax exige une saisie, mais qu’un client ne possède pas de télécopieur : vous pouvez entrer une chaîne vide dans le champ.

Pour entrer une chaîne vide, tapez "" dans la cellule. Celle-ci apparaitra vide.


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Ajouter une règle de validation

Ajouter une règle de validation dans un champ, permet de réduire les erreurs de saisie.

un champ associé à une règle de validation ne peut accepter que des données correspondant aux critères définis.


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Ajouter une règle de validation (suite)

1. Cliquez le champ qui utilisera une règle de validation.

2. Cliquez la zone en regard de Valide si.

3. Entrez la règle de validation à appliquer pour restreindre les données que vous pouvez entrer dans un champ.

4. Pour entrer un message à afficher en cas de non-respect de la règle, cliquez dans la zone en regard de Message si erreur.

5. Saisissez le texte du message à faire apparaître, puis enregistrer.


33

Ajouter une règle de validation (suite)

6. Une boite de dialogue propose de vérifier que les données existantes respectent la règle définie. Pour continuer sans vérifier cliquez Non.

7. Affichez la table en mode feuille de données.

Si vous saisissez des données ne respectant pas la règle de validation, le message d’erreur défini à l’étape 5 s’affiche.

Pour fermer la boite de message et corriger les données, cliquez OK.


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Exemples de règles de validation

Règle Description

<100 Valeur inférieure à 100

<>0 Valeur zéro interdite

Entre 100 et 200 Valeur strictement comprise entre 100 et 200

“ Oujda “ ou “Casa "

Valeur égale à Oujda ou Casa

Comme “???? " Valeur composée de quatre caractères

Comme “## " Valeur composée de deux chiffres


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Créer une liste de choix

1. Cliquez la zone Type de données pour le champ qui affichera la liste de choix. (Une flèche apparaît)

2. Cliquez la flèche, afin d’afficher la liste des types de données.

3. Cliquez Assistant liste de choix. (la boite de dialogue assistant liste de choix s’affiche)


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Créer une liste de choix (suite)

4. Cliquez cette option, afin de définir les valeurs que devra proposer la liste.

5. Cliquez Suivant pour continuer.


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6. Cliquez cette zone, puis saisissez la première valeur de la liste de choix.


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7. Appuyez sur la touche de tabulation TAB pour passer à la valeur suivante, puis saisissez cette dernière.

8. Répétez l’étape 7 pour chaque valeur à intégrer dans la liste de choix.

9. Cliquez Suivant pour continuer.


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10. Cette zone affiche le nom du champ proposant la liste de choix. Pour le modifier, saisissez-en un nouveau.

11. Cliquez Terminer, afin de créer la liste de choix.


13. Affichez la table en mode Feuille de données.


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Utiliser une liste de choix

1. Pour saisir des données par l’intermédiaire d’une liste de choix, cliquez une cellule du champ proposant cette liste (une flèche apparaît).

2. Cliquez la flèche, afin de dérouler la liste de choix.

3. Cliquez la valeur à entrer (la valeur sélectionnée apparaît dans la cellule)


41

Créer un champ Oui/Non

1. Saisissez un nom pour le nouveau champ, puis appuyez sur la touche Entrée.

2. Cliquez la flèche dans la zone type de données.

3. Cliquez Oui/Non


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Créer un champ Oui/Non (suite)

4. Pour associer un format au champ, cliquez la zone en regard de Format. (une flèche apparaît).

5. Cliquez la flèche, afin d’afficher une liste des formats.

6. Cliquez le format à utiliser.

7. Pour sélectionner la manière dont vous souhaitez faire apparaître les données dans le champ, cliquez l’onglet Liste de choix.


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8. Cliquez la zone en regard de Afficher le contrôle. (une flèche apparaît).

9. Cliquez la flèche, afin d’afficher une liste des options.

10. Cliquez le contrôle à utiliser.


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11. Si vous avez sélectionné Zone de liste déroulante à l’étape 10, cliquez la zone en regard de Origine source.

[ Si vous avez sélectionné Case à cocher ou Zone de texte à l’étape 10, passez directement à l’étape 16.]

12. Cliquez la flèche, afin d’afficher les options.

13. Cliquez Liste valeurs, afin d’entrer les valeurs à faire apparaître dans la liste déroulante pour le champ.


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14. Cliquez la zone à côté de Contenu.

15. Saisissez les deux valeurs à faire figurer dans une liste déroulante associé au champ, en les séparant par un point-virgule ( ; ).

[Note : Les valeurs saisies doivent respecter le format sélectionné à l’étape 6 ].


17. Affichez la table en mode Feuille de données (le champ Oui/Non apparaît dans la table)


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Ajouter une image dans un enregistrement

1. Saisissez un nom pour le nouveau champ dans la zone Nom du champ, puis appuyez sur la touche Entrée.

2. Cliquez la flèche dans la zone Type de données, afin de sélectionner un type de données pour le nouveau champ.

3. Cliquez Objet OLE, puis Enregistrez vos modifications.



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Ajouter une image dans un enregistrement (suite)

6. Le nouveau champ apparaît dans la table.

7. Cliquez la cellule de l’enregistrement auquel vous souhaitez affecter une image.

8. Cliquez Insertion.

9. Cliquez Objet (la boite de dialogue Insérer un objet apparaît)


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10. Cliquez A partir d’un fichier, afin d’intégrer dans l’enregistrement une image stockée sur votre ordinateur.

11. Cliquez Parcourir, afin de localiser l’image sur votre disque.


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Cette zone indique l’emplacement des fichiers affichés, cliquez-la pour changer l’endroit.

12. Cliquez le nom de l’image à ajouter à l’enregistrement.

13. Cliquez OK, afin de valider votre choix.


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Cette zone indique l’emplacement de l’image sélectionnée.

14. Cliquez OK, afin d’ajouter l’image à l’enregistrement.


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Consulter une image

1. Double-cliquez la cellule où se trouve l’image à consulter.

2. L’image apparaît dans une fenêtre.

3. Après avoir consulté l’image, cliquez le bouton de fermeture, afin de fermer la fenêtre de l’image.


52

Insérer un lien hypertexte dans un enregistrement

1. Saisissez un nom pour le nouveau champ, puis appuyez sur la touche Entrée.

2. Cliquez la flèche, afin de sélectionner un type de données.

3. Cliquez Lien hypertexte. Puis enregistrez les modifications.



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(suite)

5. Le nouveau champ apparaît dans votre table.

6. Cliquez la cellule d’un enregistrement auquel vous souhaitez ajouter un lien hypertexte.

7. Cliquez ce bouton, afin d’ajouter un lien hypertexte. (la boite de dialogue Insérer un lien hypertexte apparaît).


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(suite)8. Cliquez Fichier ou page Web existant(e), afin de créer un lien hypertexte vers un document existant.

9. Pour établir un lien hypertexte vers un document stocké sur votre ordinateur, cliquez dans Regarder dans.

10. Pour créer un lien hypertexte vers une page Web, cliquez cette zone et saisissez l’adresse de cette page. Passez ensuite directement à l’étape 13.


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(suite)11. Cliquez le nom du document à connecter au lien hypertexte.

12. Cliquez OK, afin de valider votre choix

13. Access ajoute le lien hypertexte à l’enregistrement.

Documents

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