d o s s i e r d e partenariat - Accueil · dr bernard taverne, dakar, sénégal dr Réjean thomas, montréal, canada coMité scientifique dr avelin aghokeng, montpellier, France dr

d o s s i e r d e partenariat

soMMaire

z edito Page 5

z l’aFRaViH Page 6 alliance FRancoPHone des acteuRs de santé contRe le ViH

et les HéPatites

z conFéRence aFRaViH 2016 Page 7

z aFRaViH 2014 montPellieR Page 8 quelques cHiFFRes

z PRogRamme PRéliminaiRe Page 10

z oFFRes de PaRtenaRiat Page 12

z inscRiPtions Page 15

z destination bRuxelles Page 16

z inFoRmations généRales Page 17

z conditions généRales de Vente Page 18

AFRAVIH 2016 / PAge 4

editoPour sa 8ème édition en 2016, et après celle organisée en 2005, la conférence internationale Francophone ViH/Hépatites revient à bruxelles.

bruxelles, capitale de l’europe, siège des institutions européennes, est fière et heureuse d’accueillir l’ensemble des acteurs francophones de santé contre le ViH et les hépatites.

s’inscrivant dans ce qui est maintenant une longue tradition, la 8ème conférence internationale Francophone sur le ViH & les hépatites sera à nouveau ce carrefour d’échanges scientifiques, ouvert à tous les acteurs, du nord et du sud, qui partagent une langue et des valeurs communes, réaffirmées au fil de nos rencontres :

• partage des connaissances scientifiques, pour permettre à chacun à travers les connaissances médicales, sociales et politiques sur ces infections virales chroniques de contribuer à des démarches stratégiques nouvelles et efficientes.

• partage des expériences pour améliorer les pratiques de soins, de prise en charge médicale et sociale quotidienne des patients, et tirer les leçons des expériences des acteurs pour une plus grande efficacité durable.

• partage d’un engagement dans une cause commune qui fonde une communauté pour renforcer le respect de nos valeurs au regard de l’identité des personnes, de leur liberté de choix de vie, et pour soutenir cet objectif indispensable aux politiques de lutte contre la maladie : zéro discrimination.

notre capacité à maitriser durablement l’infection à ViH relève certes de l’innovation scientifique mais surtout de notre capacité à faire évoluer l’organisation politique et sociale de la santé au service de toutes les personnes atteintes.

l’innovation bouscule nos organisations en matière de prévention, de prise en charge et de suivi : de la Prep dont l’efficacité est aujourd’hui reconnue au tasp, le contrôle des risques de contamination ou de réplication est possible, mais à quelles conditions ?

ces stratégies seront au cœur de nos discussions.

elles sont applicables à d’autres risques, d’autres pandémies : hier nous avions un débat majeur pour l’accès universel aux soins et à la prévention pour la maitrise du ViH qui a bouleversé nos regards nord/sud ; aujourd’hui, le débat doit prendre en compte les hépatites, demain d’autres virus émergents, inéluctables sur lesquels nous reconduirons nos solidarités.

nos engagements tracent là toujours la même voie : celle qui fait de la santé un bien universel nécessitant tout à la fois le partage des connaissances, des savoirs, et des moyens de lutte et la reconnaissance des droits des personnes. notre ambition est que notre communauté francophone, professionnels de santé, décideurs, patients et citoyens, rassemblée à bruxelles par l’aFRaViH, continue de tracer cette voie de partage et d’équité.

le programme scientifique (en français) sur quatre jours comprendra 3 conférences plénières, une trentaine de sessions orales et de longs créneaux horaires dédiés aux discussions posters autour des quelques 400 communications affichées triées sur le volet.

la 8ème conférence s’efforcera d’accueillir, comme les années précédentes, à travers sa politique de bourses, le plus grand nombre de soignants, chercheurs et représentants associatifs originaires surtout d’afrique noire et du maghreb pour qu’ils puissent aussi faire entendre leur voix.

christine Katlama Présidente de l'aFRaViH

stéphane de WitPrésident de la 8ème conférence

constance delaugerre co-Présidente de la 8e conférence

Faustin Kitétéléco-Président de la 8e conférence

AFRAVIH 2016/ PAge 5AFRAVIH 2016/ PAge 5

objectifs de l’ afraViHRenforcer l’action francophone internationale de lutte contre le VIH / sida et les hépatites par :

• la promotion et le soutien des actions de formation,

• le partage de l’expertise scientifique,

• la promotion d’actions et de recherche contre le ViH / sida et les hépatites,

• le développement des pratiques de santé publique, à travers un réseau francophone d’acteurs de santé impliqués dans la lutte contre le ViH et les hépatites.

Les actions de l’AFRAVIH portent sur le développement des échanges entre les acteurs par :

• le renforcement des liens avec les associations et les organisations internationales (ias, onusida, oms…) engagées dans la lutte contre le ViH et les hépatites,

• le soutien et la participation à :

- des actions de formations/stages dans le cadre des réseaux nord/sud francophones,

- l’organisation de modules de formations spécifiques destinées aux pays du sud francophones, dans le champ médical et psychosocial.

MeMbres du conseild’adMinistrationdr Vic arendt, luxembourgPr Françoise barré-sinoussi, FrancePr stéphane de Wit, belgiquePr eric delaporte, FrancePr Jean-François delfraissy, Francedr bernard elghozi, Francem. Jean-Jacques gattegno, FrancePr Pierre-marie girard, FrancePr Hakima Himmich, marocPr bernard Hirschel, suissePr sinata Koulla shiro, cameroundr Pagnaroat men, cambodgePr Papa salif sow, sénégalPr mark Wainberg, canada

présidentePr christine Katlama, France

Vice-présidentsdr Pierre côté, canada

Pr serge eholié, côte d’ivoire

secrétaire généralPr gilles brücker, France

secrétaire générale adjointedr alexandra calmy, suisse

trésorierPr nathan clumeck, belgique

afraViH l’alliance francopHone des acteurs de santé contre le ViH

et les Hépatites

AFRAVIH 2016 / PAge 6AFRAVIH 2016 / PAge 6

conférence afraViH 2016

présidentPr stéphane de Wit, bruxelles, belgique

co-présidentsdr constance delaugerre, Paris, Francedr Faustin Kitétélé ndolumingu, Kinshasa, Rdc

coMité de prograMMedr isabelle andrieux-meyer, Windisch, suisse dr ahidjo ayouba, montpellier, France Pr marc bourlière, marseille, France Pr gilles brücker, Paris, France Pr andré cabié, Fort-de-France, France dr alexandra calmy, genève, suisse Pr nathan clumeck, bruxelles, belgique dr dominique costagliola, Paris, France dr Pierre côté, montréal, canada Pr François dabis, bordeaux, France Pr stéphane de Wit, bruxelles, belgique Pr eric delaporte, montpellier, France dr constance delaugerre, Paris, France Pr serge eholié, abidjan, côte d’ivoire Pr christine Katlama, Paris, France dr Faustin Kitétélé ndolumingu, Kinshasa, Rdc dr Karine lacombe, Paris, France dr martine Peeters, montpellier, France dr bruno spire, marseille, Francedr bernard taverne, dakar, sénégal dr Réjean thomas, montréal, canada

coMité scientifiquedr avelin aghokeng, montpellier, France dr steve ahuka-mundeke, Kinshasa, Rdcdr xavier anglaret, bordeaux, Francedr Vic arendt, luxembourg, luxembourgdr Joy backory, dakar, sénégalPr Françoise barré-sinoussi, Paris, FrancePr manuel battegay, bâle, suissePr François-xavier blanc, nantes, FrancePr steven callens, gand, belgiquePr bob colebunders, anvers, belgiquedr sandrine musso, marseille, Francedr bernard elghozi, créteil, FrancePr Pierre-marie girard, Paris, Francedr eric goemaere, cape town, afrique du sudPr Hakima Himmich, casablanca, marocPr bernard Hirschel, genève, suissePr badreddine Kilani, tunis, tunisiedr charles Kouanfack, Yaoundé, camerounPr sinata Koulla shiro, Yaoundé, cameroundr almoustapha maiga, bamako, malidr anne-geneviève marcelin, Paris, FrancePr nicolas meda, bobo-dioulasso, burkina FasoPr michel moutchen, liège, belgiquedr christophe michon, Paris, Francedr Philippe msellati, abidjan, côte d’ivoirePr cheik tidiane ndour, dakar, sénégaldr Phimpha Paboriboune, Vientiane, laosPr georges-Philippe Pageaux, montpellier, Francedr gilles Peytavin, Paris, Francedr louis Pizarro, Paris, FrancePr stanislas Pol, Paris, Francedr gilles Raguin, Paris, FrancePr Fatiha Razik, alger, algériedr Françoise Renaud théry, genève, suissePr Jacques Reynes, montpellier, FrancePr Jean-Pierre Routy, montréal, canadaPr christine Rouzioux, Paris, Francedr badara samb, genève, suissePr mariam sylla, bamako, maliPr Philippe Van de Perre, montpellier, FrancePr guido Vanham, anvers, belgiquedr linos Vandekerckhove, gand, belgiquePr mark Wainberg, montréal, canadaPr Fabien Zoulim, lyon, France

AFRAVIH 2016/ PAge 7

afraViH 2014 Montpellier quelques cHiffres

1 300 pARtIcIpAnts

Les 3 pAys Les + RepRésentés z France z burkina Faso z cameroun

1 200 Résumés

42 nAtIonALItés

z 3 séances plénières (10 présentations), z 30 sessions de communications orales, z 16 symposiums associatifs, institutionnels et

commerciaux et 3 cafés experts, z 25 exposants dont 14 stands associatifs et

institutionnels et 11 stands commerciaux, z 4 discussions posters et 1 poster corner, z 3 films.

856 pARtIcIpAnts Venus des pAys du noRdFrance, suisse, belgique, canada, Royaume-uni, usa, allemagne, monaco, luxembourg, Roumanie, espagne, italie, Hollande, norvège.

399 pARtIcIpAnts Venus d‘AFRIque


CamerounCôte d’IvoireBurkina Faso

SénégalMali

MarocTogo

BéninRépublique démocratique du Congo

Franceguinée

République CentrafricaineRoumanie

TunisieAlgérie

BrésilBurundi

NigerBelgique

Cambodgegabon

MadagascarTchad

Vietnam

154 bouRsIeRs Venus de 24 pAys


prograMMe


z epidémiologie z Prévention z Prise en charge z dépistage z enfants et adolescents z Femmes et ViH z systèmes de santé / délégation des tâches z coûts et financement / Propriété intellectuelle z l’engagement communautaire z stigmatisation et discrimination

en sessions parallèles z Physiopathologie z stratégies thérapeutiques z Résistance z infections hors tuberculose z tuberculose z comorbidités non infectieuses / cancers z Hépatites z Pharmacologie / interactions médicamenteuses z Populations clés z santé sexuelle et ist

en sessions plénières

z les dynamiques de l’épidémie du ViH dans l’espace francophone z stratégies thérapeutiques : perspectives z ViH et agenda du développement à l’horizon 2030 z les aRV, outils de prévention z adolescents et ViH z Rémission ou guérison ? z comorbidités ou polymorbidités ? z enjeux pour les HsH au nord et au sud z dépister et guérir : le nouveau paradigme des hépatites virales z le coût de la prise en charge ViH et hépatites au nord et au sud

syntHèse des tHèMes abordés


préliMinaire

Mercredi 20 avril 2016 Jeudi 21 avril 2016 Vendredi 22 avril 2016 Samedi 23 avril 2016

07:30Café Experts Café Experts Café Experts

08:00

08:30

Session Plénière Session Plénière Sessions de Communications Orales (5)09:00

09:30

10:00 Pause Café Pause Café Pause Café

10:30Sessions de

Communications Orales (5)Sessions de

Communications Orales (5) Session Plénière11:00

Accueil des participants11:3012:00

Visite des Posters

Visite des Posters

Cérémonie de Clôture12:15Symposium

SatelliteSymposium Institutionnel

Symposium Satellite

Symposium Institutionnel

12:30Symposium

SatelliteSymposium Institutionnel13:00

13:30

14:00Symposium

SatelliteSymposium Institutionnel

Discussion des Posters

Discussion des Posters14:30

15:00

Sessions de Communications Orales (5)

Sessions de Communications Orales (5)

15:30Symposium

SatelliteSymposium Institutionnel16:00

16:30

17:0017:15

Symposium Satellite


Symposium Satellite


17:30

Cérémonie d'ouverture18:00

18:3018:4519:00

Cocktail d'ouverture19:30

la conférence s’adresse à la communauté des acteurs (professionnels, scientifiques, institutionnels, associatifs, industriels...) engagés dans la lutte contre le ViH et les hépatites et qui partagent une culture et une pratique commune : celle de la langue française.

l’industrie du médicament occupe une place importante au sein de cette communauté. comme à genève en 2012 et à montpellier en 2014, sa présence et son soutien seront nécessaires à bruxelles en 2016 pour continuer à accompagner les échanges et les partages, à renforcer les liens entre les pays du nord et les pays du sud et permettre à la conférence la prise en charge d’un maximum de boursiers.

en marge du programme scientifique du mercredi au samedi, de nombreuses opportunités vous sont offertes de nous apporter votre soutien. Vos symposiums feront partie intégrante du programme et permettront d’élargir les thèmes débattus durant la conférence.

en outre, l’exposition et les autres éléments de partenariat vous offrent des médias supplémentaires et variés destinés à accroître votre présence et votre visibilité.

Votre implication représente l’un des facteurs essentiels du succès de la 8e conférence internationale Francophone sur le ViH et les Hépatites aFRaViH 2016.

partenariat

nous vous proposons 3 niveaux de Partenariat.

CATÉGORIE CONTRIBUTION MINIMUM

Partenaire Or 90 000 €Partenaire Argent 60 000 €Partenaire Bronze 50 000 €

les priorités de choix sont attribuées à la catégorie de partenariat selon le principe du « premier arrivé, premier servi » à l’intérieur d’une catégorie.

Pour l’attribution des stands dans l’exposition tous les partenaires seront traités en priorité.

le montant des inscriptions groupées n’est pas pris en compte dans le calcul de la catégorie de partenariat. l’opportunité d’acheter des inscriptions groupées n’est offerte qu’aux partenaires ayant atteint par ailleurs le niveau or, argent ou bronze.

4 forMes distinctes de partenariat s’offrent à Vous :

z symposium, cafés expert et soutien aux sessions orales,

z soutien au programme de bourses,

z marketing et publicités,

z exposition.

le budget correspondant à vos choix cumulés dans chacune de ces 4 catégories détermine votre niveau de partenariat (bronze, argent ou or).

tous les tarifs mentionnés dans ce dossier sont hors taxe, à l’exception des inscriptions.

Bénéfices Partenaire Or

Partenaire Argent

Partenaire Bronze

Partenaire général

Priorité de choix :> Date, horaire et salle du symposium 1er 2ème 3ème

> Emplacement du stand 1er 2ème 3ème

Affiche du symposium dans le Centre des Congrès X X XInsertion mallette X X X XLogo sur le site internet et dans le programme final X X X XLogo sur les slides diffusées en inter sessions X X XRemerciement pendant la cérémonie d‘ouverture X X X

Nom du partenaire dans la liste des exposants et courte description de la société dans le programme final

X X X X

Accès aux tarifs préférentiels inscriptions groupées X X X

tableau de PaRtenaRiat

* une insertion mallette est offerte aux partenaires qui organisent un symposium.AFRAVIH 2016 / PAge 12


syMposiuMs75 Minutes : 55.000 € Htle jeudi et le vendredi de 12h15 à 13h30.

90 Minutes : 60.000 € Htle mercredi de 12h30 à 14h00, de 14h00 à 15h30 ou de 15h30 à 17h00 et le jeudi et le vendredi de 17h15 à 18h45.

attribution des créneaux Horairesles plages horaires des symposiums sponsorisés seront allouées en fonction du niveau de partenariat et de la date de confirmation.

prograMMe des syMposiuMsles symposiums sponsorisés sont organisés par le partenaire en collaboration avec l’aFRaViH.

le programme des symposiums, y compris le titre, les thèmes et les présentations doivent être soumis au secrétariat d’organisation pour accord, l’objectif visant l’intégration cohérente des symposiums dans le programme. une fois le programme du symposium approuvé, il ne peut être modifié sauf par accord écrit entre le partenaire et le secrétariat d’organisation.

afficHes d’annonce des syMposiuMs le partenaire peut disposer d’affiches d’annonce dans le lieu de la conférence uniquement le jour du symposium.

le format des affiches et leur mise en page doivent être soumis à l’organisateur pour approbation avant réalisation.

le partenaire est responsable de la livraison des affiches du symposium sponsorisé à l’organisateur le jour où les affiches seront affichés. l’emplacement des affiches doit être approuvé par le secrétariat d’organisation. une insertion mallette est offerte aux partenaires qui organisent un symposium leur permettant de communiquer sur le programme de leur symposium.

inscription, HébergeMent et Voyage des orateurstoute personne, y compris les orateurs et les invités, qui souhaite assister aux conférences doit être inscrite à la conférence. le partenaire est responsable financièrement de l’invitation et de l’organisation du voyage des orateurs et modérateurs qui ont été spécifiquement invités au symposium du partenaire, même s’ils sont également invités par l’organisateur. dans ce cas le partenaire est tenu de prendre en charge les frais d’inscription, de voyage et d’hébergement de l’orateur.

salles et serVices pour les syMposiuMs satellitesles symposiums sont fournis avec les installations et services ci-dessous :

• aménagement en style théâtre,

• equipement technique (pupitre sonorisé, ordinateur de diffusion, vidéoprojecteur, 2 micros tribune, assistance technique, 2 micros HF salle, 2 hôtesses),

• Publication du symposium dans le programme officiel,

• affichage d’affiches d’annonce dans le centre de conférence,

• insertion d’une invitation dans la mallette des congressistes (à fournir par le partenaire).


60 Minutes : 30.000 € Htle jeudi, le vendredi et le samedi de 7h15 à 8h15.

Rencontre d’experts sur des thématiques ciblées.

les intervenants seront sélectionnés conjointement par l’aFRaViH et le partenaire.

salles et serVices pour le café experts• aménagement en style théâtre,

• equipement technique (pupitre sonorisé, ordinateur de diffusion, vidéoprojecteur, 2 micros tribune, assistance technique, 1 micro HF salle, 1 hôtesse),

• Publication du café experts dans le programme officiel,

• affichage d’affiches d’annonce dans le centre de conférence,

• insertion d’une invitation dans la mallette des congressistes (à fournir par le partenaire),

• capacité : 100 personnes (incluant une prestation petit-déjeuner).

15.000 € Htles partenaires ont la possibilité de parrainer certaines des sessions orales de la conférence. ce soutien sera affiché dans le programme officiel de la conférence par la mention :

« avec le soutien de... » suivi du nom du partenaire.

le choix des thèmes, des orateurs ainsi que la sélection des résumés restent de l’entière responsabilité du comité scientifique.

café experts

soutien aux sessions orales

soutien au prograMMe de boursesafin de permettre principalement aux personnes travaillant dans les pays en développement de participer à cette conférence, les organisateurs ont mis en place un programme de bourses ambitieux.

ces bourses sont réservées, d’une part, aux personnes francophones travaillant dans un pays en développement comme professionnel de santé, comme chercheur ou comme acteur de lutte dans le domaine du ViH ou des Hépatites ; d’autre part, aux personnes francophones travaillant dans un pays du nord comme professionnel de santé, comme chercheur ou comme acteur de lutte dans le domaine du ViH ou des Hépatites et ne disposant pas de possibilité de prise en charge de leur participation.

seront retenus en priorité ceux qui auront une communication acceptée. la conférence leur offre ainsi l’opportunité de présenter, au sein du programme, leurs travaux lors des sessions orales ou posters parallèles.

le coût moyen d’une bourse - 2000 € Ht - comprend le transport aérien, l’inscription à la conférence, 4 nuits d’hôtel avec petits déjeuners, per diem.



15.000 € Htl’agora Posters, située au centre de l’exposition et de l’espace posters, offre la possibilité aux auteurs sélectionnés par l’aFRaViH de présenter leurs travaux.

d’une surface de 50m², l’espace sera doté d’un équipement audiovisuel permettant d’assister aux présentations.

augmentez votre visibilité en faisant apparaître votre logo sur l’ensemble de l’agora avec la mention « avec le soutien de … ». le nom du partenaire sera également mentionné dans le programme du congrès sur les sessions concernées. Possibilité de diffusion d’un contenu par le partenaire sur l’espace agora (nous contacter).

la sélection des posters et du contenu diffusé sur l’espace agora est effectuée par le comité scientifique.

agora posters

stylos officiels du congrès : 2.500 € Htle logo du partenaire apparaîtra sur les stylos officiels du congrès. les stylos seront insérés dans chaque mallette. le modèle des stylos est soumis à l’approbation du secrétariat d’organisation. tout matériel doit être fourni et livré directement par le partenaire sur le lieu de la conférence.

blocs-notes officiels du congrès : 3.500 € Htle logo du partenaire apparaîtra sur les blocs-notes officiels du congrès. les blocs-notes seront insérés dans chaque mallette. le modèle des blocs-notes est soumis à l’approbation du secrétariat d’organisation. tout matériel doit être fourni et livré directement par le partenaire sur le lieu de la conférence.

cordons des participants : 6.000 € Htle partenaire fournira les cordons de badge de la conférence. le logo de votre société apparaîtra sur les cordons de badge. le modèle de cordon de badge doit être approuvé par l’organisateur. le matériel doit être fourni et livré directement par le partenaire sur le lieu de la conférence.

n’hésitez pas à nous contacter pour toute demande de devis relative à la fabrication des cordons de badge incluant votre logo.

Matériel du conférencier


Médias & coMMunicationapplication officielle afraViH 2016 : 12.000 € HtParrainage exclusif de l’application officielle du congrès disponible pour les smartphones et tablettes utilisant les systèmes apple, android, blackberry et Windows Phone. contenu de l’application : programme, résumés, plan du congrès, informations intervenants… À l’ouverture de l’application, apparaîtra ce message : « avec le soutien de + votre logo ».

notifications pusH Via l’application afraViH : 1.500 € Htenvoi d’une notification push personnalisée aux congressistes ayant téléchargé l’application aFRaViH 2016.ces notifications push peuvent être utilisées pour inviter les congressistes à venir sur votre stand, à se rendre à votre symposium ou café experts. 2 notifications au maximum par partenaire industriel. Les textes doivent être envoyés avant le congrès et validés préalablement par l’AFRAVIH. Le nombre de caractères par notification est limité à 140 espaces compris.

Wifi de la conférence : 5.000 € Htle Wifi est mis à la disposition de tous les participants dans les aires de repos de l’espace d’exposition. le nom de votre société constitue le mot de passe pour accéder au wifi. affichage du message “Votre connexion Wifi vous est offerte par + votre logo” dans le centre de congrès.

esp@ce cyber : 5.000 € HtParrainage de l’espace cyber situé au sein de l’exposition. doté d’ordinateurs, il offre aux participants un accès internet. affichage de votre logo sur l’espace cyber et l’écran d’accueil des ordinateurs. Possibilité de disposer d’un kakémono avec votre publicité (réalisé par vos soins) sur l’espace cyber.

inVitation par Mailing : 2.000 € Htannoncez vos sessions, le lieu de votre stand dans l’exposition ou toute autre information à tous les participants inscrits ayant accepté d’être contacté par mailing. le logo de votre société apparaîtra dans l’email. l’email sera préparé et envoyé par le secrétariat d’organisation.

insertion Mallette : 2.000 € HtVotre document sera inséré dans chaque mallette et sera à portée de main de chacun à tout moment. le contenu de la plaquette doit être approuvé par le secrétariat d’organisation et produit et fourni par le partenaire.

le programme final (16x24 cm) sera disponible dans la mallette congrès distribuée à tous les participants (environ 1300).

le programme de poche (9x13 cm) est l’accessoire indispensable qui se glisse derrière le badge du participant. toujours à portée de main, il est le complément idéal du programme final pour savoir en un coup d’œil quoi, oÙ et quand !

2ème de couVerture dans le prograMMe final : 2.500 € Ht 3ème de couVerture dans le prograMMe final : 2.500 € Ht4ème de couVerture dans le prograMMe final : 3.000 € Htpleine page intérieure dans le prograMMe final : 2.000 € Htpleine page dans le prograMMe de pocHe : 1.500 € Ht

insertions publicitaires


inscriptions conférenceles droits d’inscription conférence donnent droit aux prestations suivantes :

• à l’accès à tous les espaces publics de la conférence (exposition, posters, conférences, symposiums) ;

• à la cérémonie et au cocktail d’ouverture,

• au libre-service pendant les pauses café.

droits d’inscriptionJusqu’au 28 fév. 2016 : 400 € ttc *

du 29 février au 19 avril 2016 : 480 € ttc *

du 19 avril et sur place : 600 € ttc *

Prix étudiant (présentation de justificatif) : 200 € ttc *

les badges exposants donnent accès :• à l’espace d’exposition ainsi qu’au symposium de la société exposante (les autres sessions du programme sont exclues)

• à la cérémonie et au cocktail d’ouverture,

• au libre-service pendant les pauses café.

Prix exposant (badge sup.) : 100 € ttc *

Ouverture des inscriptions en ligne 15 septembre 2015

Ouverture de l’appel à communications 15 septembre 2015

envoi du guide technique novembre 2015

Date limite de soumission des résumés 15 décembre 2015

Date limite du tarif préférentiel d’inscription 28 février 2016

Dates de la Conférence 20 – 23 avril 2016

inscriptions

live ! by gl events a réservé des contingents de chambres à des tarifs préférentiels dans différents hôtels de bruxelles pour les participants de la conférence.

les chambres pourront être réservées en ligne à partir de septembre 2015.

n’hésitez pas à contacter notre département hébergement à l’adresse suivante : [email protected]

HébergeMent

a Vos agendas

* dont tVa 21% (taux applicable en belgique)


exposition standssurface nue : 500€ Ht/M²surface nue sans aménagement ni mobilier, qui doit obligatoirement être équipée par l’exposant.

Le prix de location du stand nu donne droit aux prestations suivantes à l’exclusion de toute autre :

• l’usage du stand pendant la durée de l’exposition et les périodes de montage et de démontage,

• les services de coordination du congrès pendant les périodes de montage et de démontage des stands et pendant la durée de l’exposition,

• le gardiennage des zones publiques de l’exposition à l’exclusion des surfaces des stands qui restent sous la responsabilité des exposants,

• un nombre forfaitaire de badges exposants dont certains donnant accès aux sessions (cf. p.19),

• l’annonce de votre présence dans le programme, et sur le site web.

stand équipé : 650€ Ht/M²stand composé de cloisons, de moquette, d’une enseigne avec le nom de l’exposant (modèle unique) et de certains équipements (intégration d’un visuel).

Le prix de location du stand agencé donne droit aux prestations suivantes à l’exclusion de toute autre :

• le stand équipé avec moquette, cloisons, rail de spots, enseigne, ensemble mobilier 1 table/3 chaises, coffret électrique 1kw (le dépassement de la puissance attribuée entraînera une coupure du boîtier électrique. Pour

toute commande de puissance électrique supplémentaire, celle-ci devra être effectuée à

réception du guide technique de l’exposition),

• l’usage du stand pendant la durée de l’exposition et les périodes de montage et de démontage,

• les services de coordination du congrès pendant les périodes de montage et de démontage des stands et pendant la durée de l’exposition,

• le gardiennage des zones publiques de l’exposition à l’exclusion des surfaces des stands qui restent sous la responsabilité des exposants,

• un nombre forfaitaire de badges exposants dont certains donnant accès aux sessions (cf. p.19),

• l’annonce de votre présence dans le programme, et sur le site web.

attribution des stands la surface d’exposition est allouée par l’organisateur selon le principe du « premier arrivé, premier servi », en fonction de la date d’envoi de votre réservation d’espace et celle de la réception du paiement. néanmoins, les exposants comptant parmi les partenaires principaux (niveau or, argent ou bronze) auront la priorité sur tous les autres.


iMplantation préliMinaire

27

26

25

34

33

32

24 31

12

11

10

19

18

17

Pausecafé

Entrée de l’exposition

Posters160 panneaux = 320 posters

Booths 3x3m

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Pausecafé

Pausecafé

Pausecafé

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5

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AgoraPosters50 m²

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AgoraPosters50 m²

hsp >255cm

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Pausecafé



Stands 3x3m

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inscriptions exposants l’acquisition d’un espace d’exposition vous donne droit à la publication de votre nom dans le listing

des exposants du programme final et sur le site internet de la conférence ainsi qu’aux prestations suivantes :

Surface du stand Badges exposants* inclus Programme final remis

9 à 12 m2 2 badges 1 exemplaire12 à 18 m2 3 badges 2 exemplaires20 à 30 m2 4 badges 3 exemplaires

Badge exposant*** supplémentaire : 100 €TTC *

inscriptions groupées**tarifs préférentielsles partenaires or, argent et bronze bénéficient de remises exceptionnelles sur les inscriptions groupées selon le niveau de partenariat. ces remises sont applicables sur le premier tarif de 400€ ttc pendant tout la durée des inscriptions.

attention, ces remises ne s’appliquent pas aux inscriptions sur place, proposées à 600 € ttc.

Partenaire Or Partenaire Argent Partenaire Bronze

15 % 10 % 5 %340 € TTC * 360 € TTC * 380 € TTC *

* dont tVa 21% (taux applicable en belgique)

** le montant des inscriptions groupées n’est pas inclus dans le calcul du niveau de partenariat.

*** badge exposant : le badge exposant ne permet pas l’accès aux sessions scientifiques.

Les conditions d’annulation des inscriptions s’appliquent également aux inscriptions groupées.


forMulaire de réserVation

raison socialeTous les champs sont obligatoires.

siRet : tVa intracommunautaire :

adresse :

code postal : Ville :

Pays :

contactPrénom : nom :

Fonction :

téléphone fixe : Portable :

mail : @

coordonnees de facturation si differentesTous les champs sont obligatoires.

nom de la société

siRet : tVa intracommunautaire :

adresse :

code postal : Ville :

Pays :

A compléter et à adresser à : amaury lefebVre – AFRAVIH 2016 c.o./Live ! by GL events59, quai Rambaud – cs 80059 – 69285 Lyon cedex 02 – [email protected]


Virement bancaire / nos références bancaires :

banque : société généRale - direction lyon

entreprises - tour swiss life, 1 bld Vivier merle,

69443 lyon cedex 03 – FRance.

etablissement : 30003 - guichet : 03640

n° compte : 00020301226 - clé : 60

iban : FR76 3000 3036 4000 0203 0122 660 - sWiFt

bic : sogeFRPP.

Veuillez préciser le nom de votre société ainsi que

notre n° de facture.

Par carte bancaire :

merci de spécifier : Visa__ masteR caRd__ amex__

n° __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __

date expiration (mm/aa) __ __/ __ __

cRYPtogRamme __ __ __

J’autorise le débit de mon compte bancaire pour le

montant de euros.

Par chèque à l’ordre de : liVe! by gl events

adResse d’enVoi du cHÈque :

liVe! by gl events

seRVice exPosants

59 quai Rambaud

cs 80059

69285 lyon cedex 02.

modes de Reglement :

AFRAVIH 2016 / PAge 20AFRAVIH 2016 / PAge 20

I. SYMPOSIUMS, CAFeS eXPeRTS eT SOUTIeN AUX SeSSIONS ORALeSPrestation Quantité Prix HT Total HT

Symposium : 75 min 55.000 €Symposium : 90 min 60.000 €

Café experts 30.000 €Soutien aux sessions orales 15.000 €

II. MARKeTINg eT PUBLICITeSPrestation Quantité Prix HT Total HT

A. Agora Posters 15.000 €B. Blocs du congrès 3.500 €B. Stylos du congrès 2.500 €

B. Cordons des participants 6.000 €

C. Application AFRAVIH 2016 12.000 €

C. Notification Push 1.500 €

C. Wifi de la conférence 5.000 €

C. Invitation par mailing 2.000 €

C. Insertion mallette 2.000 €

D. 2ème de couverture du programme final 2.500 €



D. Annonce pleine page intérieure dans le programme final 2.000 €

D. Annonce pleine page dans le programme de poche 1.500 €

III. eXPOSITIONStands N° Surface Prix HT Total HT

Stand nu m2² 500 €/m²Stand équipé m2² 650 €/m²

TOTAL HTTVA 21%

TOTAL TTCAcompte 50% ce jour, soit

IV. INSCRIPTIONS gROUPeeS – TARIFS PReFeReNTIeLSPrestation Quantité Prix HT Total HT

Partenaire Or : inscription groupée avec remise de 15% 281 €Partenaire Argent : inscription groupée avec remise de 10% 298 €Partenaire Bronze : inscription groupée avec remise de 5% 314 €

Je soussigné(e) déclare avoir pris connaissance des règlements du congrès et des conditions générales de vente et en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses.

date, nom, qualité du signataire : cachet de l’entreprise :

A joindre obligatoirement au bon de commande (chèque ou copie du virement) pour que le formulaire de réservation soit valide. Solde du au plus tard le 01 mars 2016 (voir page 20).

AFRAVIH 2016/ PAge 21AFRAVIH 2016 / PAge 21

capitale européenne, bruxelles est un point central dans le monde décisionnaire d’aujourd’hui et possède un caractère universel et moderniste. en tant que capitale du Royaume de belgique, bruxelles est très bien desservie tant par la route que par les airs ou les voies ferroviaires.

en VoiturePays voisin de la France, la belgique, et plus particulièrement sa capitale, est très facilement accessible par la route. il faudra compter à peine 3 heures pour rejoindre la capitale belge depuis Paris, via l’a1 direction lille puis l’e19 vers bruxelles.

il y a 660 places de parking dans les sous-sols du squaRe. Vous pouvez y accéder par la place de la Justice et la rue des sols, et puis continuer à pied vers le bâtiment squaRe.

en aVionl’aéroport international de bruxelles est à 17 minutes à peine du centre-ville et du squaRe. une navette relie l’aéroport à la gare centrale, qui se trouve à deux pas du squaRe.

deux compagnies assurent les principales liaisons entre la France et bruxelles (air France et brussels airlines).

• depuis Kinshasa, brussels airlines assure 1 liaison hebdomadaire jusqu’à bruxelles.

• depuis dakar, brussels airlines assure 1 liaison hebdomadaire vers bruxelles.

• depuis casablanca, brussels airlines propose 1 liaison journalière vers bruxelles.

• depuis Yaoundé, brussels airlines propose 4 vols directs par semaine jusqu’à bruxelles.

• depuis bamako, air France assure 1 liaison journalière jusqu’à Paris.

• depuis tunis, air France assure 3 vols directs par semaine jusqu’à Paris.

• depuis alger, air France assure 1 liaison journalière vers Paris.

• depuis Rome, brussels airlines propose 1 liaison journalière vers bruxelles.

• depuis genève, air France propose 8 vols directs par jour jusqu’à Paris.

• depuis le canada et les usa, air France propose des liaisons journalières vers Paris.

des vols directs vers bruxelles ont lieu à partir des principales grandes villes françaises.

en trainbruxelles se trouve au centre du réseau rapide qui dessert l’europe du nord. le thalys, au départ de la gare du nord de Paris, ne met qu’1h30 à rejoindre la gare du midi à bruxelles.

le squaRe se situe juste en face de la gare centrale, où l’on peut rejoindre les lignes internationales à grande vitesse vers londres, Paris, amsterdam, cologne ainsi que les lignes vers les autres villes belges.

destination bruxelles


inforMations générales

lieu de la conferenceLe square22 mont des arts1000 bruxelles, belgique

tel : + 32 (0)2 515 13 22 Fax : + 32 (0)2 515 13 10www.squarebrussels.com

organisation AFRAVIHHôpital Pitié-salpêtrièrePavillon laveran47-83 boulevard de l’Hôpital75013 Paris, FRance

tel : + 33 (0)1 42 16 02 10Fax : + 33 (0)1 42 16 02 [email protected]

contacts

secretariat d’organisation Live ! by GL events59 quai Rambaudcs 8005969285 lyon cedex 02, FRance

tel : + 33 (0)4 78 17 62 [email protected]

responsables partenariats evelyne coRbeRytel : + 33 (0)6 75 03 80 [email protected]

Amaury LeFebVRetel : + 33 (0)4 78 17 62 [email protected]

SQUARE ACCESS

Key to Map

1 GLASS ENTRANCE

(MoNT dES ARTS - KUNSTBERG, 1000 BRUSSELS)

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TERRACE ENTRANCE

(MoNT dES ARTS - KUNSTBERG, 1000 BRUSSELS)

3 RAVENSTEIN ENTRANCE

(2 RUE RAVENSTEINSTRAAT, 1000 BRUSSELS)

4 CoUdENBERG ENTRANCE

(3 CoUdENBERG, 1000 BRUSSELS)

ENTRANCE CENTRAL STATIoN

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ENTRANCE METRo ‘CENTRAL STATIoN’

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PUBLIC PARKING ‘ALBERTINE’

(dIRECT ACCESS To SQUARE)

CITY BIKES dISPoSAL

A BoZAR (dIRECT ACCESS fRoM SQUARE)

BLD. DE L’EMPEREUR KEIZERSLAAN

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entRée “cube de VeRRe” mont des arts - Kunstberg

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entRée RaVenstein2 rue Ravensteinstraat

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conditions générales de Vente1. OrganisaTiOnaFRaViH – Hôpital Pitié salpêtrière – Pavillon laveran47/83 bd de l’Hôpital – 75013 Pariscommissariat général : Live ! by gL Events59, quai Rambaud - cs 80059 - 69002 lyon - Francetél. : +33 (0)4 78 176 176 / Fax : +33 (0)4 78 176 [email protected] charge de la commercialisation de la manifestation au nom et/ou pour le compte de l’aFRaViH.on entend par candidat partenaire, toute entité ayant soumis sa candidature à l’organisation pour participer au congrès.on entend par adhérent, tout partenaire dont l’admission a été validée par l’organisation.

2. LiEu ET daTEle square – brussels meeting centerle congrès se tiendra du mercredi 20 avril au samedi 23 avril 2016.

3. admissiOnle bon de commande doit être adressé à :Live ! by gL Events59, quai Rambaud - cs 80059 - 69002 lyon – France par courrier, fax ou mail.seules les demandes entièrement remplies et dûment signées, pourront être prises en considération.les paiements sont à libeller à l’ordre de aFRaViH 2016 – live ! by gl events

règLEmEnT dE L’ExpOsiTiOn

rEgLEmEnT gEnEraL dEs maniFEsTaTiOns COmmErCiaLEs.Remarques Préliminaires :

le règlement général des manifestations commerciales de l’union Française des métiers de l’evénement (unimeV) est applicable aux exposants sous réserve des dispositions complémentaires prévues dans le présent règlement. en outre, le cahier des charges sécurité édité par le propriétaire ou la locataire principal des lieux, ainsi que le guide de l’exposant viennent compléter l’ensemble des dispositions applicables à l’adhérent. Pour tous les points non traités dans ces conditions générales de vente, veuillez vous référer au règlement général des manifestations commerciales disponible sur : http://www.unimev.fr/files/unimev.fr/public/ressources/files/unimev_rgmc_version_francaise.pdf

daTE ET durEE - arTiCLE 1l’organisateur se réserve à tout moment le droit de modifier la date d’ouverture ou la durée de la manifestation, comme de décider sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée, sans que les adhérents puissent réclamer aucune indemnité. si la manifestation n’avait pas lieu, pour cas de force majeure ou cause indépendante de l’organisateur, y compris les conséquences d’incendie ou d’explosion, provenant des locaux du Palais des congrès ou de quelque origine que ce soit, les sommes versées par les adhérents de plein droit seront acquises à l’organisateur. constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, sanitaires, climatiques, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles au moment de la communication de la manifestation auprès des exposants, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes.

COndiTiOns d’admissiOns – COnTrÔLE ET aCCEpTaTiOn dEs adHEsiOns - arTiCLE 2l’organisateur se réserve le droit d’apprécier la qualification des candidats partenaires. en outre, les adhésions sont reçues sous réserve d’examen. l’organisateur statue à toute époque sur les refus ou les admissions, conformément au chapitre 2 du Règlement général des manifestations commerciales sans avoir à justifier les motifs de ses décisions. le candidat partenaire se verra valider ou refuser sa demande d’admission par retour écrit de la part de l’organisation. le candidat partenaire refusé ne pourra arguer que son adhésion a été sollicitée par l’organisateur. il ne pourra non plus invoquer la correspondance échangée entre lui et l’organisateur ou l’encaissement du montant de l’adhésion ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque comme preuve de son admission. le rejet de l’admission ne pourra donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à l’organisateur à l’exclusion des frais de dossier qui resteront acquis à l’organisateur. le droit résultant de l’admission est personnel et incessible. l’admission n’emporte aucun droit d’admissibilité pour une autre manifestation organisée par l’organisateur.

CLassiFiCaTiOn - arTiCLE 3l’organisateur détermine les emplacements des stands. il pourra, à tout moment, s’il le juge nécessaire pour une cause quelconque notamment l’affluence des adhésions, modifier l’importance ou la situation dans les groupes des stands. aucune réserve ne sera admise de la part des adhérents. si la modification porte sur la superficie concédée, il y aura lieu seulement à une réduction proportionnelle du prix du stand. si, par suite d’un événement fortuit ou indépendant de sa volonté, l’organisateur était empêché de livrer l’emplacement concédé à un exposant, ce dernier n’aurait droit à aucune autre indemnité qu’au remboursement du prix de sa participation sous déduction des frais de dossier. cependant, aucun remboursement ne serait dû si l’adhérent avait été mis par l’organisateur en possession d’un autre emplacement.

OBLigaTiOns dE L’adHErEnT - arTiCLE 4toute adhésion, formalisée par la réception de formulaire de réservation de l’organisateur signé, une fois admise, engage définitivement et irrévocablement son souscripteur qui est désormais redevable du montant total de la facture- art. 03-02 du règlement général des manifestations commerciales. le fait de désigner une adhésion entraîne l’obligation d’occuper le stand ou l’emplacement attribué au moins 24 heures avant l’ouverture de la manifestation et de le laisser installé jusqu’à la clôture de la manifestation. aucune demande de retrait d’adhésion, pour quelque motif que ce soit, ne pourra être examinée. l’acompte versé restera, en tout état de cause, définitivement acquis à l’organisateur. la souscription de l’adhésion comporte soumission aux dispositions du présent règlement et des règlements spéciaux notamment du Règlement de sécurité insérés dans la brochure guide de l’exposant

ainsi qu’aux mesures d’ordre et de police qui seraient prescrites tant par les autorités que par l’administration. toute infraction au présent règlement ou aux règlements spéciaux pourra entraîner l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l’adhérent, sans aucune indemnité ni remboursement des sommes versées et sans préjudice des poursuites qui pourraient être exercées contre lui.

paiEmEnT - arTiCLE 5un acompte de 50 % du montant total du décompte d’inscription doit être obligatoirement joint au bulletin de réservation. le solde devra être réglé à réception de la facture et en tout état de cause au plus tard le 26 février 2016. a défaut de règlement aux échéances indiquées, l’organisateur pourra considérer sans autre formalité l’adhésion comme annulée. dans ce cas, les conséquences financières définies à l’article 6 seront applicables. il n’est pas accordé d’escompte pour paiement anticipé. toute somme non payée à l’échéance prévue donne lieu, sans mise en demeure préalable, au paiement d’intérêts de pénalités de retard au taux bce majoré de 10 points. la tVa sera appliquée au taux en vigueur à la date de l’encaissement dans le respect des articles 44 et 196 (directive 2008/08/ce du 12/02/08) et des art 259-1ou 259-2 et 283-1 du code général des impôts. toutefois, les exposants étrangers peuvent ensuite demander eux-mêmes directement par l’intermédiaire d’organismes agréés, le remboursement de la tVa dans les limites de la réglementation en vigueur. l’organisateur ne pourra en aucun cas être sollicité pour assurer ces démarches.

dEFauT d’OCCupaTiOn – annuLaTiOn - arTiCLE 6toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée par l’adhérent ouvrira au profit de l’organisateur une indemnité de résiliation égale à l’intégralité du montant de la commande confirmée. ainsi, le solde du montant de la facture reste en toute circonstance dû par l’adhérent. les stands ou emplacements qui n’auront pas été occupés à 12 heures la veille de l’ouverture de la manifestation pourront être attribués à un autre exposant, sans que l’adhérent non installé puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui.

toute demande d’annulation doit être faite au siège social de live ! by gl events et adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. le contrat de participation est définitif et irrévocable. toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée par l’adhérent ouvrira au profit de l’organisateur une indemnité de résiliation égale à :

- Pour toute commande confirmée et réceptionnée au plus tard le 1er décembre de l’année précédent la date du congrès : 50% de la commande si l’annulation ou la réduction de surface intervient dans les 45 jours calendaires suivant la date de signature du formulaire de réservation de l’organisateur. après ce délai, l’intégralité du montant de la commande est due.

- Pour toute commande confirmée et réceptionnée après le 1er décembre de l’année précédent la date du congrès : l’intégralité du montant de la commande confirmée est due. le non règlement de l’un des versements à l’une des échéances stipulées, emporte déchéance du droit à exposer; l’acompte versé demeurant irrévocablement acquis à l’organisateur.

inTErdiCTiOn dE CEssiOn Ou dE sOus-LOCaTiOn - arTiCLE 7la cession de tout ou partie de stand ou d’emplacement est interdite. le non respect de cette obligation pourra entraîner la fermeture immédiate du stand sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être réclamés à l’organisateur. toutefois, avec l’accord de l’organisateur, plusieurs adhérents d’une profession analogue ou complémentaire, pourront occuper un même stand en commun. Pour cela, il faudra que la demande en soit faite par un titulaire principal. « la demande de participation » que celui-ci présente devra énumérer exactement chacun des partenaires candidats à ce stand collectif, étant précisé que les renseignements demandés dans ce formulaire devront être fournis également pour chaque candidat. en outre, des frais de dossier seront facturés à chaque adhérent. l’organisateur se réserve d’agréer ou de refuser chacun de ces candidats. le rejet de candidature de l’un ou de plusieurs d’entre eux ne saurait permettre aux autres d’annuler la réservation de leur stand collectif. le titulaire principal de ce stand sera, envers l’organisateur, responsable personnellement et solidairement avec le ou les adhérents secondaires, du paiement des sommes diverses dues à quelque titre que ce soit à l’organisateur ou à tout prestataire de services ou de matériel présenté par celui-ci. il en sera de même pour le respect de toutes les obligations incombant aux adhérents.

dÉCLaraTiOn dEs arTiCLEs prEsEnTÉs - arTiCLE 8les adhérents doivent obligatoirement déclarer la liste complète des produits qu’ils désirent présenter. ces produits devront être conformes à la nomenclature de la manifestation. s’ils sont agents industriels ou commerciaux, ils seront dans l’obligation de mentionner également les noms et adresses des maisons dont ils se proposent d’exposer les produits. l’organisateur se réserve formellement le droit de faire enlever d’office tout produit n’étant pas indiqué sur le bulletin d’adhésion ou de procéder à l’expulsion de l’adhérent n’ayant pas été agréé dans les conditions précitées, sans préjudice de l’application, à l’égard du contractant des sanctions prévues par l’article 4 du règlement de la manifestation. l’adhérent ne peut faire de la publicité sous quelque forme que ce soit pour des firmes non-exposantes ou pour les produits de ces firmes qu’à la condition d’y avoir été expressément autorisé. a cet effet, il devra produire, à l’occasion de l’envoi à l’organisateur de la réservation d’espace, l’attestation spécifique qui lui aura été adressée.

mOdiFiCaTiOn au sTand, dÉgaTs - arTiCLE 9au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l’adhérent sera dans l’obligation de faire constater les dégradations qui pourraient exister dans le ou les locaux mis à sa disposition. cette réclamation devra être faite au commissariat général de la manifestation. si le jour même de la prise de possession, passé ce délai, l’adhérent n’a pas fait constater de dégradations, toute réparation à effectuer lui sera facturée. dans les stands, il est défendu d’entailler ou de détériorer de quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout matériel fourni par l’organisateur. l’utilisation des parois, poteaux ou planchers des stands comme supports de poids ou d’efforts mécaniques est formellement interdite ; toute infraction entraînerait la responsabilité pleine et entière de l’exposant en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou accident, cela sans préjudice des sanctions prévues à l’article 4. de manière générale, l’adhérent est responsable des dommages causés par leur installation aux matériels, bâtiments, ou au sol occupés par eux et doivent supporter les travaux de réfection.


EnsEignEs, aFFiCHEs - arTiCLE 10il est interdit de placer des panneaux réclame ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage. en cas d’infraction, l’organisateur de la manifestation fera enlever, aux frais, risques et périls de l’adhérent et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement.

TraVaux spECiaux - arTiCLE 11les responsables des stands dont les installations nécessiteraient des travaux spéciaux (suppression de cloisons, calage de planchers, etc.) devront le déclarer en observation sur leur bulletin d’adhésion en indiquant, autant que possible, leur importance. l’organisateur ne supportera les frais d’enlèvement de cloisons, ainsi que ceux de calage de planchers, à l’exclusion des autres travaux qu’à condition qu’il en soit averti un mois avant la date d’ouverture de la manifestation. au-delà de cette date, ces diverses modifications seront facturées aux exposants.

mEsurEs dE sECuriTE - arTiCLE 12en ce qui concerne l’installation des stands, les matériaux pouvant être utilisés et d’une manière générale les mesures de sécurité à observer, les adhérents et leurs installations sont tenus de se conformer aux dispositions des articles R 123-1 à R 123-55 du code de la construction et de l’habitat, de l’arrêté du 25 juin 1980 et de l’arrêté du 18 novembre 1987, relatifs à la protection contre l’incendie et la panique dans les établissements recevant du public, le Règlement général de sécurité de l’établissement recevant la manifestation, ainsi que toutes autres dispositions légales ou réglementaires en vigueur au moment de la tenue de la manifestation. l’autorisation d’ouverture pourra être refusée pour les stands qui ne répondront pas aux prescriptions réglementaires de sécurité. il est interdit de faire figurer dans les échantillons tous produits dont la fabrication, la mise en vente ou l’exposition sont prohibées. la distribution de ballons-réclame est absolument interdite dans l’enceinte de la manifestation. l’organisateur décline toute responsabilité en cas de décision de fermeture d’un stand, ordonnée par la commission de sécurité pour inobservation des règlements en vigueur.

prOduiTs inTErdiTs - arTiCLE 13les matières explosives et en général tous les produits dangereux ou nuisibles ne sont pas admis. le fonctionnement des appareils, l’installation ou la distribution d’objets susceptibles d’apporter une gêne ou un danger pour les autres exposants, l’organisateur ou pour les visiteurs sont interdits.

puBLiCiTE - arTiCLE 14la distribution de prospectus ne peut être faite qu’à l’intérieur des stands. la réclame à haute voix ou à l’aide micro est absolument interdite, sauf si dérogation de l’organisation. la publicité des prix et la distribution d’objets publicitaires sont soumis à la réglementation générale des arrêtés ministériels. il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres que ceux désignés sur le bulletin de participation. toute publicité, soit au moyen de mimes, clowns et autres genres d’attractions, soit par utilisation d’appareils sonores, est formellement interdite. Préalablement à l’ouverture de la manifestation, les adhérents souhaitant diffuser sur leur stand ou emplacement des œuvres musicales par quelque moyen que ce soit (bande magnétiques, disques, radios, vidéogrammes, films, musiciens, chanteurs, etc.) devront obtenir auprès de la sacem, l’autorisation écrite légale que l’organisateur pourra leur réclamer.

La VEnTE à EmpOrTEr EsT FOrmELLEmEnT inTErdiTE -arTiCLE 15toute infraction aux présentes prescriptions entraînera la fermeture immédiate du stand et l’expulsion du contrevenant, sans qu’il puisse revendiquer le remboursement de tout ou partie des sommes versées pour sa participation, ni aucune autre indemnité.

TEnuE dEs sTands - arTiCLE 16seules les réceptions ponctuelles sont autorisées sur les stands à condition qu’il n’y ait pas débordement sur les stands voisins ou allées. les stands doivent être tenus dans un état constant de propreté impeccable. ils doivent rester garnis pendant la durée de la manifestation. il est interdit de laisser les marchandises exposées recouvertes pendant les heures d’ouverture. nul ne peut être autorisé à se tenir hors des stands pour vendre ou faire de la réclame pour un objet exposé ou non. nul ne peut effectuer une publicité publique de quelque nature qu’elle soit, à l’intérieur de la manifestation.

assuranCE - arTiCLE 17tout exposant est tenu de souscrire à ses frais auprès de l’assureur de son choix une assurance Responsabilité civile couvrant :

1. les marchandises exposées, les agencements et les installations des stands et tout matériel dont il est le gardien incluant renonciation à tout recours de sa part ou de ses assureurs contre l’organisateur et ses assureurs.

2. la responsabilité civile de l’exposant à l’égard des tiers.

3. le risque locatif.

les organisateurs de stands collectifs ont l’obligation de faire souscrire à chacun de leurs exposants une assurance couvrant les mêmes risques que ci-dessus. tout adhérent, par le seul fait de sa participation, abandonne tout recours contre l’organisateur en cas de perte, vol ou dommage quelconque au matériel défini ci-dessus. il appartient à l’adhérent de souscrire toute assurance qu’il jugera nécessaire afin de couvrir toute éventuelle indisponibilité l’empêchant de participer à la manifestation. Pendant la période de transport, l’exposant qui désire être assuré pour son matériel doit souscrire l’assurance auprès de la société de son choix. l’adhérent s’engage à produire, sous peine de non-confirmation de son admission, auprès de l’organisateur une attestation d’assurance couvrant les risques définis ci-dessus et incluant la renonciation à recours de sa part ou de ses assureurs contre l’organisateur ou ses assureurs.

maCHinEs En dEmOnsTraTiOn - arTiCLE 18toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d’un dispositif de sécurité, notamment pour celles dont les organes mobiles peuvent être laissés sans surveillance d’un préposé de l’exposant, même si la barrière prévue par les règlements de sécurité a été établie.

HEurEs d’OuVErTurE ET dE FErmETurE - arTiCLE 19les stands doivent rester ouverts tous les jours pendant les heures d’ouverture de l’exposition.

misE à dispOsiTiOn dEs EmpLaCEmEnTs - arTiCLE 20les stands seront mis à la disposition des adhérents un jour avant l’ouverture de la manifestation.

dOCumEnT COnTraCTuEL - arTiCLE 21seuls les documents rédigés en français, notamment en ce qui concerne le présent règlement font foi. les traductions en langues étrangères ne sont qu’indicatives.

LiBEraTiOn dEs EmpLaCEmEnTs - arTiCLE 22tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l’adhérent et libéré avant la fin du démontage de l’exposition. la responsabilité de l’exposant reste engagée pour tous accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de l’exécution tardive de ces prescriptions. l’organisateur pourra faire procéder à l’enlèvement du matériel restant en place après le délai fixé, ainsi qu’à la remise en état de l’emplacement concédé, les frais engagés par ces opérations revenant dans tous les cas à l’adhérent.

aTTriBuTiOn dE JuridiCTiOn - arTiCLE 23en cas de contestation quant à l’interprétation ou l’exécution du présent accord, de conventions expresses entre parties, les tribunaux de lyon ou Paris sont seuls compétents, même en cas de pluralité de défenseurs. les traites et acceptations de règlement n’entraînent ni novation, ni dérogations à cette clause attributive de juridiction. la loi applicable aux présentes relations entre les parties est la loi française.

pHOTOgrapHiEs - FiLms - BandEs sOns - arTiCLE 24les photographies, films vidéos, bandes sons réalisées par des professionnels dans l’enceinte de la manifestation pourront être admis sur l’autorisation écrite de l’organisateur. une épreuve ou une copie des supports devra être remise à l’organisateur dans les 15 jours suivant la fermeture de la manifestation. cette autorisation pourra être retirée à tout moment. la réalisation de films, bandes sons, photographies par les visiteurs pourra être interdite par l’organisateur. la prise de vue de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des adhérents. l’organisateur décline toute responsabilité quant à d’éventuelles réclamations ou plaintes de quiconque relatives aux prises de vues même autorisées. l’adhérent autorise l’organisateur à utiliser toutes prises de vues représentant son stand, en ce compris toutes représentations de ses marques, logos, et produits effectués au cours de la manifestation pour sa propre promotion exclusivement et ce, quel qu’en soit le support (site web compris). cette autorisation, valable pour une durée de 5 ans, ne concerne que les utilisations dites de communication interne, brochures promotionnelles et dossier de presse de l’organisateur. l’adhérent renonce de ce chef à toute rémunération comme à tout droit d’utilisation de la communication de l’organisateur. les éventuels commentaires ou légendes accompagnant la reproduction ou la représentation de prises de vues ne devront pas porter atteinte à sa réputation et/ou à son image.

arTiCLE 251. le déménagement est autorisé à compter de fermeture de la manifestation à partir de 14 heures 30.

2. Jusqu’à déménagement complet des stands, il est fait obligation à tout adhérent de prévoir un responsable sur son stand afin d’éviter pertes et vols.


contactLiVE! by gL Events59 quai RambaudCS 8005969285 Lyon cedex 02 – FranceTel : + 33 (0)4 78 17 62 85Email : [email protected]

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