DADS N4DS Procédure d’utilisation

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Dernière mise à jour le 06/01/2012

DADS N4DS

Procédure d’utilisation

PHASE 1 - Contrôle des paramètres d’émission des fichiers DADS PHASE 2 - Travaux et tests préalables PHASE 3 - Contrôle des bases et des périodes d’activité PHASE 4 - Génération des fichiers et saisie des éléments supplémentaires PHASE 5 - Envoi réel des fichiers DADS PHASE 6 - Contrôle du suivi des télétransmissions

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I. PARAMETRAGES CABINET

A/ Paramétrages d’émission

a/ ONGLET Paramétrage paie

Il faut se placer sur DADS. Renseignez l’émetteur des DADS. Au niveau contact émetteur, choisir le collaborateur par défaut. Si le dossier est attaché à un collaborateur c’est ce collaborateur du dossier qui sera généré dans la DADS. Pensez à renseigner le n° de téléphone des différents collaborateurs dans l’onglet gestion interne, collaborateur.

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b/ ONGLET Gestion interne

Dans ‘Agence’, si le compte jedeclare.com est renseigné, le dépôt sera automatique sur le site, sinon il faudra générer le fichier sur le disque et assurer le dépôt manuellement.

B/ ONGLET Analyse de l’activité

A faire tout au long de l’année pour vérifier que les paramètres des nouveaux dossiers/salariés soient complets.

Se positionner sur l’onglet analyse de l’activité et cliquer sur DADS.

1/ Les critères permettent de choisir les dossiers d’un collaborateur, en choisissant l’agence, l’affectation et le (ou les) collaborateur(s) ;

2/ Affichage des erreurs : permet de faire apparaître seulement une partie des dossiers possédant des erreurs en indiquant le nombre de dossier ou de tous les afficher ;

3/ Une fois ces choix faits, lancez le test. Vous avez la possibilité d’ouvrir les résultats dans un tableur et les imprimer pour aider au pointage.

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II. PARAMETRAGE DOSSIER

A/ MENU ‘Salariés’

Cliquez sur le bouton salarié, vous voyez en premier la liste des salariés. Vous avez la possibilité de filtrer les salariés par statut, entrées/sorties fréquentes, convention collective, code statut professionnel … Vous pouvez aussi filtrer en fonction de la présence et importer votre liste de salariés dans un tableur.

Pour avoir accès au détail des fiches salariés et des périodes d’activité, il vous suffit de double cliquer sur un salarié.

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Dès qu’un élément est modifié dans la fiche ‘salarié’ et que ce doit être repris pour la DADS, il y a plusieurs lignes qui s’affichent avec la modification apportée dans les colonnes blanches. Pour naviguer de salarié en salarié, cliquez simplement sur suivant en haut dans la colonne de droite.

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B/ MENU ‘DASU’

1. « Tester la déclaration de fin d’année »

Lancez le test (point 1), les erreurs de votre dossier vont apparaître. Vous pouvez accéder à l’erreur en double-cliquant sur la ligne - puis relancez régulièrement le test au fur et à mesure de l’avancement.

Vous avez la possibilité de saisir certaines « informations Salariés » (point 2) et « informations Organismes » (point 3).

Informations Salariés :

Pour certains éléments souvent manquants (erreurs fréquentes), vous avez la possibilité de saisir en masse :

les codes CSP : les colonnes en jaunes sont modifiables (voir tableau ci-dessous). Si la cellule est vide, par défaut la valeur ‘9999’ est renseignée. En

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cliquant droit sur la case vous pouvez avoir accès à la liste des codes CSP utilisés dans le dossier ou voir la liste entière des codes CSP. Si vous voulez copier le code sur les autres emplois, il faut se placer sur une case déjà remplie et cliquer sur « Copier sur les autres emplois (si vide) ».

le code section « Accident du travail » ;

les « Motifs début/fin de période » ;

les revenus complémentaires à déclarer ;

les informations liées aux fonctionnaires détachés ;

les informations liées aux mutuelles (ayants droit…)

lien de parenté ;

lieu de travail si différent de l’établissement …

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Si vous devez procéder à des saisies d’informations salariés non prévues en saisie rapide, vous devrez aller dans leur fiche ; si le salarié est sorti, il faut passer par

« DADS / Modification des emplois archivés ».

Informations Organismes :

Vous pouvez aussi rajouter ou modifier le numéro d’affiliation et le numéro de rattachement (point 3).

Note : pour le numéro de rattachement vous pouvez aussi le renseigner dans l’organisme. Si ce numéro se présente sous le format ex : « XXXcodeCPNDUCXXX » mettre à la place du code CPNDUC le signe suivant <c> ; les numéros s’incrémenteront automatiquement selon chaque catégorie de salarié.

Si ce n’est pas possible de procéder ainsi, vous filtrez le numéro de rattachement en cliquant sur le point 1, puis vous faîtes « nouveau » : vous choisissez votre catégorie de salarié et vous renseignez votre numéro de rattachement.

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2/ Faire la déclaration de fin d’année

Vous pouvez décocher sur cette page les organismes qui ne reçoivent pas la DADS. Ensuite « Générer la déclaration ». S’il reste des erreurs, elles apparaissent pour les déclarations TDS et Retraite, double-cliquez sur la ligne pour avoir accès à la fiche concernée. Si vous modifiez un élément il faudra générer de nouveau la déclaration.

Vous pouvez récupérer le dernier envoi.

Vous avez la possibilité d’afficher le détail des fichiers générés pour visualiser, par thèmes, les rubriques à vérifier. Sur la bande grise en haut vous voyez le code de la structure ; si vous faîtes ‘click droit’ dessus, vous verrez son nom.

Par défaut, c’est un envoi réel. Si vous souhaitez faire un envoi test : après avoir cliqué sur ‘faire la déclaration’, faîtes ‘F12’ pour faire apparaître l’option ‘fichier d’essai’.

Il vaut mieux ne pas décocher ‘gestion automatique annule et remplace’ pour laisser le programme le gérer en cas de second envoi.

A cette étape, vous pouvez envoyer le fichier via le portail « Jedeclare » si un compte est paramétré (onglet ‘envoi EDI’), par contre si vous voulez envoyer vers un autre portail déclaratif, sauvegardez et envoyez votre fichier manuellement.

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Dès que vous renvoyez un fichier DADS, il annule et remplace le premier envoi. Attention cependant si le premier envoi a été accepté, la CNAV vous recommande,

avant envoi d’une DADS de nature "annule et remplace", de contacter votre CTDS qui vous guidera dans l’établissement de cette déclaration unique (conditions

et modalités de transmission).

Vous pouvez « Afficher les fichiers générés » pour visualiser et apporter des modifications ponctuelles. Tous les éléments changés dans ce fichier ne seront en aucun cas repris dans la fiche salarié ou autre. Il est conseillé d’utiliser ce fichier pour des cas exceptionnels. Vous avez la possibilité de faire des recherches par mot ou en sélectionnant une catégorie (ex : Etablissement). Les flèches vont vous permettre de parcourir le fichier en fonction de votre recherche. Toutes les modifications apparaissent en rouge. Toutes vos modifications sont sauvegardées tant que vous ne re-générez pas un nouveau fichier.

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3/ Suivre la télédéclaration et l’avancement des travaux déclaratifs

Vous pouvez procéder au suivi de vos télédéclarations à partir de la liste des dossiers, cliquez sur le lien « Télédéclarations ».

Sur les dossiers dont la DADS a été télétransmise apparaît une bulle verte ; click droit pour accéder au détail.

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Documents

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