DGS - o6 - Page d'accueil : problème d'activation de ... · Les données renseignées dans l’o1 (Annuaire Fonctionnel des Etablissements de Santéde la DGOS) sont accessibles en

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La procédure MelDir est supprimée et remplacée par cet observatoire pour fiabiliser le dispositif de recueil des données de communication et de gagner en réactivité. L’objet de la présente instruction est d’engager les ARS et les établissements de santé dans la mise en œuvre de cet outil, afin de disposer, collectivement, d’une information de qualité sur les adresses électroniques pérennes et les numéros de téléphone au sein des établissements de santé. La mise en œuvre de cette instruction permettra d’effectuer une première campagne de recueil des informations relatives au déploiement de l’annuaire fonctionnel. Ce recueil a vocation à être poursuivi « au fil de l’eau ».

2. Principes

2-a. Le périmètre des besoins couverts

Cet annuaire fonctionnel est partagé entre la DGOS et les ARS pour leur permettre de réaliser différentes actions d’information à votre attention, en particulier pour des situations présentant un certain caractère d’urgence. Des messages pourront ainsi vous être communiqués directement sur ces adresses électroniques par les ARS (pour les établissements de leur région) et par la DGOS, la DGS ou le ministre en charge de la santé. En fonction de la nature du message à transmettre, les différents destinataires seront : le directeur général, le président de la CME, l’administrateur d’astreinte. Ceux-ci doivent également s'assurer de la bonne retransmission des messages au(x) service(s) ou personne(s) concerné(s) par la mise en place de procédures internes. En particulier :

- Le contact non nominatif « astreinte » permet de joindre l’administrateur d’astreinte, par tous les moyens possibles :

o courrier électronique avec un délai maximum de 12 heures, tous les jours, o téléphone fixe et mobile, télécopie éventuelle.

- le point d’entrée unique concernant les alertes sanitaires permettra de transmettre l’information d’une alerte sanitaire par le système d’alerte MARS (système d’alerte MARS : Message d’Alerte Rapide Sanitaire), ou en direct par la DGS

Cet annuaire couvre donc les besoins suivants : Disposer des noms des titulaires des différentes fonctions suivantes :

- Directeur général - Président de CME

Disposer d’adresses électroniques pour les différentes fonctions suivantes :

- Directeur général - Président de CME - Administrateur d’astreinte - SAMU/Centre 15

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Disposer également de coordonnées téléphoniques : numéro de téléphone fixe, de téléphone mobile, de télécopie pour les différentes fonctions suivantes :

- Directeur général - Standard de l’établissement - Président de CME - Administrateur d’astreinte - SAMU/Centre 15 (pour les établissements concernés)

Disposer d’un point d’entrée unique pour les alertes sanitaires : Cet observatoire doit également permettre la mise à jour des contacts dans le cas particulier des alertes sanitaires. En cas d’alerte sanitaire, la DGS diffuse auprès des établissements de santé des messages destinés à les informer sur l’évènement considéré. La diffusion des alertes sanitaires est actuellement effectuée par fax, de la Direction générale de la Santé vers les directions générales et/ou les services d'urgences des établissements de santé. Afin d’améliorer cette diffusion, il est nécessaire que les établissements créent en leur sein un point d’entrée unique non nominatif concernant les alertes sanitaires (téléphone, fax et mail). Ils doivent également s'assurer de la bonne retransmission des messages au(x) service(s) concerné(s) par la mise en place de procédures internes. La mise en place d’un point d’entrée unique concernant les alertes sanitaires permettra de transmettre l’information d’une alerte sanitaire par le système d’alerte MARS, ou en direct par la DGS

o Par courrier électronique avec un délai maximum de 12 heures, tous les jours, o Par téléphone fixe et mobile, télécopie.

En dehors des alertes nationales, les ARS et ARS de zone de défense pourront utiliser ces coordonnées, afin de diffuser des alertes sanitaires locales aux établissements de santé de leur région ou de leur zone de défense. Cas où plusieurs fonctions sont assurées par une même personne et donc à la même adresse électronique et aux mêmes numéros de téléphone : Dans ce cas, chacune des fonctions listées ci-dessus devra être renseignée indépendamment des autres.

La nécessité de boites fonctionnelles et d’un domaine propre à votre établissement

Pour garantir la pérennité des adresses électroniques recueillies, il est recommandé la mise en place au sein de votre établissement d’adresses fonctionnelles indépendantes du nom des personnes et de votre fournisseur d’accès. L’adoption de telles adresses permet d’alléger les besoins de mise à jour. Les consignes précisées en annexe 1 et 2 détaillent respectivement

• les dénominations recommandées pour ces boites fonctionnelles • les avantages de l’utilisation d’un nom de domaine qui soit propre à votre établissement

et les procédures à suivre pour disposer d’un nom de domaine, si ce n’est pas encore le cas.

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2-b. Organisation du recueil des informations

Les établissements de santé sont invités, par les ARS de leur ressort, à procéder au recueil des informations d’annuaire fonctionnel à partir du 15 mai 2011. Cet annuaire a été initialisé avec les informations déjà disponibles sur la plateforme o6 pour votre établissement. Le recueil devra être effectué au plus tard le 15 juin 2011 afin de procéder à un premier bilan de ce recueil. Les données recueillies seront réputées avoir été collectées et validées sous la responsabilité du directeur de l’établissement de santé. A cet effet celui-ci désignera un référent "Annuaire Fonctionnel" dans votre établissement qui disposera également d’une boite fonctionnelle et de coordonnées téléphoniques. Le dispositif ayant vocation à être mis à jour au fil de l’eau, les établissements de santé sont appelés à compléter ultérieurement leurs données d’annuaire fonctionnel dès lors qu’une évolution significative aura eu lieu : mise en place des boites fonctionnelles, création d’un nouveau nom de domaine, évolution de numéros de téléphone. Il est à noter que le fait de choisir des boites fonctionnelles vous affranchit du besoin de faire des modifications d’adresse électronique en cas de changement de directeur, de président de CME ou de référent annuaire. En revanche, il ne vous affranchit pas du besoin de modifier les noms, prénoms, numéros de téléphone portable.

2-c. Modalités du recueil

Le référent désigné devra posséder un compte d'accès à la plateforme de l'Annuaire Fonctionnel de l'o1. Si l'établissement dispose d'un compte d’accès à l’observatoire oSIS (observatoire des Systèmes d'Information de Santé), le gestionnaire de l'oSIS devra prendre à sa charge la création du compte du référent Annuaire Fonctionnel (cf. Annexe 4) Si l'établissement ne dispose pas d’un compte d’accès à l’observatoire oSIS (observatoire des Systèmes d'Information de Santé), une demande de création de compte pour le référent Annuaire Fonctionnel devra être transmise à l’adresse mél [email protected] . Cette demande mentionnera le nom et le prénom de la personne titulaire du compte à créer, sa fonction, son adresse e-mail, l’établissement auquel il appartient et le n° FINESS de l’établissement : n° FINESS juridique si vous êtes un établissement public de santé, numéro FINESS géographique dans le cas contraire. Les données renseignées dans l’o1 (Annuaire Fonctionnel des Etablissements de Santé de la DGOS) sont accessibles en permanence à l’établissement, à l’ARS de sa région et au ministère du travail, de l’emploi et de la santé. L'annuaire fonctionnel (o1) est accessible à l’adresse : https://o6.sante.gouv.fr/o1 , son manuel d’utilisation est disponible en ligne sur le site, à l’adresse suivante : https://o6.sante.gouv.fr/o1/Doc_Logiciel/Guide_o1.pdf et présenté dans l’annexe 3.

mailto:[email protected]�

https://o6.sante.gouv.fr/o1�

https://o6.sante.gouv.fr/o1/Doc_Logiciel/Guide_o1.pdf�

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Annexe 1

Recommandations pour le nommage des boites fonctionnelles, leur administration et l’administration de la messagerie

Vous trouverez dans cette annexe

- des recommandations pour le nommage de vos boites fonctionnelles - des recommandations pour leur administration et la gestion de votre messagerie. En

effet, une bonne collecte d’adresses (même sous forme de boites fonctionnelles normées) n’est pas la seule condition à l’efficacité de la communication par messagerie. Un annuaire exact et à jour, s’il est une composante essentielle d’un outil de messagerie ne permettra pas à lui seul d’atteindre une parfaite fiabilité de la messagerie

Sommaire :

1. Règles de nommage des boites fonctionnelles 1-a. Cas où l’établissement ne dispose pas de son propre nom de domaine (phase transitoire) 1-b. Cas où l’établissement ne dispose pas de son propre nom de domaine (phase transitoire)

2. Redirection pérenne 3. Relevé des boites fonctionnelles 4. Sécurités à lever, Gestion des accusés de réception

1. Règles de nommage des boites fonctionnelles

On distinguera deux cas :

- Boite fonctionnelles normées = construites sur le même modèle quel que soit l’établissement. Ce cas est préconisé pour les adresses de directions générales, secrétariat de direction, président de CME, référent annuaire.

- Boites fonctionnelles non normées c’est-à-dire ne suivant pas un modèle imposé.

Ce cas est préconisé pour les boites appelées à servir dans des situations relativement urgentes : adresse d’astreinte.

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1-a. Cas où l’établissement dispose de son propre nom de domaine :

Type de fonction Préconisations

Référent pour l’annuaire fonctionnel –

Boite fonctionnelle normée : « Referent_annuaire@nomdomaine »

Direction générale Boite fonctionnelle normée « Direction@ nomdomaine » « Direction_generale@nomdomaine »

Standard Pas d’adresse mel Président de CME Boite fonctionnelle normée

«President_CME @nomdomaine » Astreinte (administrateur de garde), ou autre permanence pour l’alerte administrative ou technique

Boite fonctionnelle non normée dans le domaine propre à l’établissement. Par exemple :

- « CH_astr@nomdomaine » - « Astreinte@nomdomaine » - « Astreinte@nomdomaine »

Point d’entrée unique concernant les alertes sanitaires


- « [email protected] » - « alerte@nomdomaine »

SAMU/Centre 15


- « [email protected] » - « SAMU@nomdomaine »



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1-b. Cas où l’établissement ne dispose pas de son propre nom de domaine (phase transitoire)

Dans ce cas, la boite fonctionnelle doit inclure un élément caractéristique de votre établissement pour ne pas risquer de doublon avec un autre établissement qui aurait le même fournisseur d’accès. Par exemple, si le domaine du fournisseur d’accès est « nomfai.fr » :

Type de fonction Préconisations

Référent pour l’annuaire fonctionnel –

« [email protected] »

Direction générale « Direction_generale_hopitalxxx @nomfai.fr » « Direction_hopitalxxx @nomfai.fr »

Standard Pas d’adresse mel Président de CME “President_cme_hopitalxxx @nomfai.fr” Astreinte (administrateur de garde), ou autre permanence pour l’alerte administrative ou technique


- “[email protected]”” - « [email protected] » - « [email protected] »

Point d’entrée unique concernant les alertes sanitaires


- « [email protected] » - « alerte@nomdomaine »

SAMU/Centre 15


- « [email protected] » - « SAMU@nomdomaine »

2. Redirection pérenne

Il vous incombe de vous assurer que l’accès aux boites fonctionnelles soit donné aux personnes adéquates au sein de votre établissement. Au cas où elles seraient dirigées vers des adresses nominatives, ces redirections doivent être effectuées de façon suivie en cas de changement d’affectation ou de départ des personnes concernées.


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3. Relevé des boites fonctionnelles

Il importe que le courrier électronique soit relevé dans des délais imposés - 24h en général, - La boite fonctionnelle de l’administrateur d’astreinte doit impérativement être relevée à

intervalle maximum de 12 heures, sept jours sur sept.

4. Sécurités à lever, Gestion des accusés de réception

En cas d’envoi automatisé, certaines messageries considèrent le message reçu comme un spam, ou rejettent un second message ce qui vous interdira de recevoir les deux messages contenant séparément l’identifiant et le mot de passe lors des ouvertures de compte. D’autre part, certaines messageries contiennent des dispositifs de sécurité spécifiques en cas d’émetteur non reconnu Il vous incombe donc de vous assurer que les sécurités au sein de votre messagerie soient levées pour les messages provenant de l’adresse du ministère (@sante.gouv.fr, @ars.sante.fr) L’envoi d’accusés de réception vers les adresses du ministère ou des ARS est préconisé.

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Annexe 2

Avantages de disposer de noms de domaine et modalités d’obtention des noms de domaine

Sommaire : 1. Qu'est-ce qu'un nom de domaine ? 2. Structure du nom de domaine 3. Avantages comparés entre domaine dépendant d’un fournisseur d’accès et

domaine propre à votre établissement 4. Choisir votre nom de domaine 5. Déposer votre nom de domaine 6. Les points forts des noms de domaine « .fr » 7. La gestion de vos adresses électroniques dans votre domaine

1. Qu'est-ce qu'un nom de domaine ?

Internet regroupe un ensemble de services accessibles de façon universelle dont le courrier électronique (mel), les sites internet (www). Le nommage facilite l'usage d'internet en associant un "nom de domaine" (plus facile à mémoriser qu'une adresse IP.1

Le nom de domaine est une des clés indispensables de l'internet. Il est utilisé dans l'ensemble des services (web, messagerie, etc). En simplifiant, on peut dire que :

- le nom du serveur web s'obtient en rajoutant "www" devant le nom de domaine (www.mondomaine.fr) ;

- l'adresse (URL) du serveur web est obtenue en ajoutant "http://" (http://www.masociete.fr) ;

- l'adresse de courrier électronique prend la forme : [email protected]. Prenons l'exemple d’un établissement nommé "hôpital xxx".

1 Toutes les machines sur l'Internet sont identifiées et communiquent entre elles grâce à une suite de chiffres : l'adresse IP. Ces suites de chiffres étant difficilement mémorisables, il a été décidé de faire correspondre à chaque adresse IP un nom différent : le nom de domaine. La correspondance entre le nom de domaine et l'adresse IP est assurée par le DNS (Système de Noms de Domaine) . Par exemple, lorsqu'on tape dans son navigateur : www.afnic.fr, le DNS va chercher à quel n° IP correspond ce nom puis va trouver son emplacement sur le réseau et en rapporter l’information " 192.134.4.20 ", qui est l'adresse IP correspondante. Le nom de domaine est une des clés indispensables de l'internet. Il est utilisé dans l'ensemble des services (web, messagerie, etc).

http://www.afnic.fr/doc/lexique/w#web�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/s#serveur�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/u#url�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/c#courrierelectronique�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/i#internet�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/a#adresseip�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/d#dns�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/w#web�

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Son nom de domaine pourra être « hopital-xxx.fr » (voir ci-dessous la norme à appliquer pour les CH et CHU))

- l'adresse de son site web est sont URL : http://www.hopital-xxx.fr ; - sa messagerie électronique est du type : [email protected]

Les noms de domaine sont enregistrés dans des Registres : associations, sociétés, ... en charge de la gestion de la base de données des noms de domaine d'une extension définie ou des adresses IP pour une région définie.

2. Structure du nom de domaine

Un nom de domaine est constitué : - d'un nom (celui de votre établissement) ; - et d'une extension (appelée aussi suffixe) : .fr, .com, .org, etc.

.fr correspond aux entités françaises répondant à des conditions précises .asso.fr correspond aux associations .gouv.fr correspond aux organismes gouvernementaux français .com correspond aux entreprises à vocation commerciale (désormais ce code de domaine ne rime plus à grand chose et est devenu international) .edu correspond aux organismes éducatifs .org correspond aux entreprises à but non lucratif

3. Avantages comparés entre domaine dépendant d’un fournisseur d’accès et domaine propre à votre établissement

Un fournisseur d’accès (fai) possède un nom de domaine propre : par exemple, « orange.fr », « free.fr », « gmail.com »,… Si vous ne disposez pas de votre nom de domaine propre, vos adresses électroniques sont hébergées par un fournisseur d’accès, vos adresses électroniques sont liées à ce fournisseur : par exemple, si votre fournisseur d’accès est « fai », vos adresses sont du type, [email protected], ou [email protected]. Un nom de domaine propre à votre établissement vous permet de disposer d’une adresse du type : http://www.hopital-xxx.fr Dans ce cas, vous disposez de vos propres adresses électroniques, liées à votre nom de domaine : par exemple, « [email protected] » De plus vous pouvez créer un site internet à votre nom www.hopital-xxx.fr.



http://www.hopital-xxx.fr/�

http://www.hopital-xxx.fr/�

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Les avantages à disposer d’un nom de domaine propre à l’établissement sont nombreux :

Des adresses à vie : Si demain vous aviez pour souhait de changer de fournisseur d’accès, ou si celui-ci venait à interrompre son service, grâce à votre nom de domaine, l’adresse de votre site restera identique. Grâce à votre nom de domaine, vous pouvez disposer d’adresses mel au nom de votre établissement. Ainsi vous ne perdrez pas vos visiteurs, ni votre référencement et surtout vos adresses de messageries seront toujours utilisables.

Crédibilité Les organismes et entreprises gagnent en notoriété et crédibilité lorsqu’ils possèdent leurs propres noms de domaine. Notamment pour les noms de domaine en « .fr », cela signifie que le propriétaire du site est identifié.

Visibilité lors des recherches Il peut vous importer que vos patients actuels ou potentiels vous trouvent sur internet via votre raison sociale ou votre enseigne. Tous les spécialistes en référencement s’accordent pour dire qu’il est essentiel pour améliorer son positionnement dans les moteurs de recherche de réserver un nom de domaine. Google comme les internautes accordent plus de crédibilité à un site avec un nom de domaine. Il semblerait également que pour référencer un site en France, il est plus efficace de réserver un « .fr ».

Protection de votre identité Avec les noms de domaine en .com, .org, .net le premier arrivé est le premier servi. Aussi, si une autre entreprise réserve avant vous ce que vous estimez être votre nom, alors il vous sera difficile de le récupérer (procédure judiciaire obligatoire). En réservant votre domaine rapidement vous vous protégez de son utilisation par un autre.

4. Choisir votre nom de domaine

Votre nom de domaine doit être choisi de manière significative pour votre établissement et respecter certaines règles de syntaxe et de disponibilité.

4-a. Syntaxe

Le nom de domaine doit être uniquement composé à partir des caractères suivants : - A à Z ; - 0 à 9 ; - le tiret(-)

Trois caractères sont requis au minimum. Aucune différence n'est faite entre les lettres majuscules et minuscules. Aucun autre caractère n’est admis (blanc, accents, apostrophe, etc.) à ce jour.

http://www.afnic.fr/actu/nouvelles/nommage/NN20030217�

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4-b. Norme propre aux établissements publics de santé

En pratique une norme est à respecter pour les noms de domaine des hôpitaux publics :

ch-nom-de-ville.fr ou ch-nom-d-usage.fr chu-nom-de-ville.fr ou chr-nom-de ville.fr hl-nom-de-ville.fr ou hl- nom-d-usage.fr epsm-nom-de-ville.fr ou chs-nom-de-ville.fr

4-c. Vérifier la disponibilité d'un nom

Il existe des outils (fournis par les organisations en charge des noms de domaine), appelés Whois, permettant de vérifier la disponibilité d'un nom de domaine, voire d'en connaître son propriétaire. Par exemple : GANDI ou Network Solutions pour les .com, .net, et .org Afnic pour les .fr http://www.nom-domaine.fr/ pour toutes les extensions usuelles Si le nom de domaine qui vous intéresse est déjà déposé, que faire ? La règle qui s'applique au dépôt de nom de domaine est celle du "premier arrivé, premier servi". Vous pouvez donc soit :

- ou bien déposer un autre nom, approchant, en rajoutant une indication géographique ou juridique

- attendre que ce nom redevienne disponible, si le titulaire n'en renouvelle pas le dépôt à la date anniversaire annuelle ;

- ou bien, si vous estimez que le nom de domaine déposé porte atteinte à vos droits, recourir aux procédures existantes en cas de litige.

5. Déposer votre nom de domaine

5-a. Contacter un bureau d’enregistrement pour obtenir un nom de domaine

Il suffit de vous adresser à un bureau d'enregistrement, organisme (FAI, hébergeur, prestataire de service internet...) qui assure l'enregistrement des noms de domaine auprès d'un organisme international (l'Internic) ou de l'un des sous-organismes appelés « registres » (par exemple, l’AFNIC pour les noms en .fr).. Vous pouvez également

- contacter votre interlocuteur habituel pour vos prestations internet ; s’il n'est pas bureau d'enregistrement et ne propose pas ce service à ses clients il pourra vous en proposer un.

- consulter le site internet de l’ICANN : http://www.icann.org/en/registrars/accredited-list.html

http://www.commentcamarche.net/contents/outils-reseau/whois.php3�

http://www.gandi.net/whois?l=FR�

http://www.networksolutions.com/�

http://www.nic.fr/recherche�

http://www.nom-domaine.fr/�

http://www.afnic.fr/doc/lexique/f#fai�

http://www.internic.net/�

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Ces bureaux d'enregistrement fournissent, en plus de l’ouverture du nom de domaine et de son activation, un certain nombre de services (liste non exhaustive) :

- gestion des modifications administratives - hébergement de votre nom de domaine sur ses serveurs, - accès à internet (il existe différents types de connexion plus ou moins rapides), - gestion d'adresse(s) électronique(s), - allocation d'un espace plus ou moins important pour héberger vos pages web

personnelles, - redirection(s) vers une adresse de courrier électronique ou un site web existant(s), - etc.

5-b. Pour obtenir un nom de domaine en « .fr » ou « .re »

Les titulaires des noms en « .fr » et « .re » doivent justifier d'un lien avec le territoire et remplir une des conditions suivantes :

- être une société (entreprises) immatriculée au registre du commerce ; - être une association immatriculée à l'INSEE ; - être un professionnel libéral ; - être un artisan ; - être une collectivité publique.

Il est nécessaire de posséder les documents justifiant l'appartenance à l'une de ces catégories :

- Pour les entreprises, un extrait de Kbis et le numéro de SIREN / SIRET ; - Pour les associations immatriculées à l'INSEE, le numéro de SIREN / SIRET ;

5-c. Combien coûte un nom de domaine ?.

Les bureaux d'enregistrement, fixent librement leurs tarifs, en fonction des services qu'ils y associent. Les prix publics dépendent donc largement des prestations associées qui sont proposées aux consommateurs. On peut estimer que les premiers prix débutent aux environs d'une dizaine d'euros par an. De même le renouvellement annuel est payant.

5-d. Quelle est la durée de l'enregistrement d'un nom de domaine ?

Un nom de domaine est attribué à un titulaire pour une durée d'un an. La reconduction se fait en général chaque année, à la date anniversaire du dépôt du nom, et de manière tacite. Si vous faites le choix de ne pas renouveler votre contrat, le nom de domaine est supprimé à la demande de votre bureau d'enregistrement et redevient disponible.

6. Les points forts des noms de domaine « .fr »

Le . fr est l'extension française, comme il existe une extension pour l'Allemagne (.de), pour l'Italie (.it) et pour plus de 245 autres territoires dans le monde.

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En tant que titulaire d'un .fr, vous bénéficierez de plusieurs avantages spécifiques : Identité Avec un nom de domaine .fr ou .re, vous pouvez affirmer votre identité en même temps que votre appartenance à la communauté nationale ou linguistique francophone.

Qualité technique L'AFNIC a mis en place des outils permettant aux bureaux d'enregistrement membres de l'aider à maintenir un niveau de gestion technique du . fr qui fait de celui-ci l’une des extensions les mieux gérées au monde, avec des bénéfices évidents en matière de fiabilité, de performances techniques et de fonctionnement global de l’internet.

Garanties En cas de litige sur un nom de domaine .fr ou .re, vous êtes assuré(e) que la justice française est seule compétente en la matière. En cas de besoin, les équipes de l'AFNIC sont à la disposition de votre bureau d'enregistrement pour l'aider à résoudre les éventuels problèmes administratifs ou techniques liés à votre nom de domaine en . fr .

Continuité de service Il est impossible de voir un « . fr » être désactivé ou retomber par erreur dans le domaine public. Tous les . fr sont renouvelés par défaut et ne sont supprimés qu'en cas de demande expresse du bureau d'enregistrement qui en a la gestion. Si vous changez de FAI ou de prestataire pour un service d'adresse de courrier électronique ou d'hébergement de site internet, vous pourrez continuer d'utiliser les adresses basées sur votre nom de domaine en .fr ou .re grâce aux services de redirection (c'est-à-dire de transfert automatique) Vous pouvez également changer de bureau d'enregistrement et conserver votre nom de domaine. Le nouveau bureau d'enregistrement, à qui vous souhaitez confier la gestion de votre nom de domaine, vous indiquera la marche à suivre et contactera l'AFNIC pour effectuer le changement.

7. La gestion de vos adresses électroniques dans votre domaine

Adresses personnelles / adresses fonctionnelles

Vous êtes libres de fixer les différentes adresses électroniques à l’intérieur de votre domaine. En particulier vous avez le choix entre des adresses

- de type « personne » : par exemple, [email protected] : cette adresse ne sera plus utilisable si la personne quitte l’établissement et il y a un risque que les messages qui lui seront adressés soient perdus

- de type « fonctionnel » : par exemple « [email protected] ou « dir_secretariat »@hopitalxx.fr : ces adresses sont alors redirigées vers la personne qui remplit la fonction ainsi nommée, cette redirection pouvant être changée lorsque



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le titulaire de la fonction part, les messages adressés à cette adresse fonctionnelle ne seront pas perdus.

Pour cette raison, le ministère préconise très fortement l’emploi de boites fonctionnelles : cf. l’annexe 1.

Comment ne pas perdre mes messages envoyés à mon ancienne adresse ?

Si vous créez une nouvelle adresse électronique (pour une boite fonctionnelle, ou une boite adressée sur un nouveau domaine), vous ne perdrez pas votre ancienne adresse de courrier électronique : Votre ancienne adresse continue de fonctionner tant que vous ne la faites pas fermer. Vous pourrez souvent rediriger votre nouvelle adresse (en @....fr) vers celle que vous utilisez actuellement mais ce n'est pas une obligation.

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Annexe 3

Annuaire Fonctionnel des établissements de santé

Guide de prise en main rapide La DGOS, met en place un annuaire fonctionnel partagé entre le Ministère et les ARS pour leur permettre de réaliser différentes actions d’information à l'attention des établissements de santé, en particulier pour des situations présentant un certain caractère d’urgence. Des messages pourront ainsi être communiqués directement sur les adresses électroniques par les ARS (pour les établissements de leur région) et par la DGOS, la DGS ou le ministre en charge de la santé. L'o1 est construit autour d’un système de gestion de base de données qui est partagé avec d’autres applications qui ont été mises en œuvre ces derniers mois par la DGOS (oSIS : observatoire des Systèmes d’Information des établissements de Santé, oCAH : observatoire de la Comptabilité Analytique Hospitalière, oSSD : observatoire des Structures de Santé des personnes Détenues, oNML : observatoire National de la Médecine Légale, …).

DGOS Annuaire Fonctionnel des établissements de santé 02/05/2011

USID o1 - Documentation : guide de prise en main rapide (V1.0) Page18

Table des matières 1 – Recommandations / organisation : .......................................................................................... 19

1.1 Accès concurrents : ........................................................................................ 19 2 – Plateforme technique : .............................................................................................................. 20

2.1 Un site sécurisé ............................................................................................... 20 2.2 Navigateurs supportés .................................................................................... 20

3 – Accès au site : ............................................................................................................................ 20 3.1 Habilitation ....................................................................................................... 21 3.2 Page d'accueil .................................................................................................. 21 3.3 La barre d'outils : ............................................................................................. 22

4 – Le menu de l'application : ......................................................................................................... 23 5 – Saisie des données de l'annuaire fonctionnel : ...................................................................... 23

5.1 Onglet "Informations Générales" : ................................................................. 24 5.2 Onglet "Directeur Général" : ........................................................................... 25 5.3 Onglet "Président de la CME" : ....................................................................... 25 5.4 Onglet "Astreinte Administrative" : ................................................................ 26 5.6 Onglet "Alerte Sanitaire" : ............................................................................... 26 5.7 Onglet "SAMU / Centre 15" : ........................................................................... 27 5.8 Validation du formulaire : ................................................................................ 27

6 – Fonction de recherche d'un établissement de santé : ............................................................ 28 7 – Etablissements de santé : ......................................................................................................... 30

7.1 Liste des établissements : .............................................................................. 30 7.2 Répartition géographique des établissements de santé : ............................ 31

8 – Annuaires : ................................................................................................................................. 32 9 – Gestion des comptes utilisateurs : .......................................................................................... 32

9.1 Fiche Utilisateur : ............................................................................................. 33 9.2 Création d'un compte utilisateur : .................................................................. 34 9.3 Liste des comptes utilisateurs de l'établissement : ...................................... 34

10 – Statistiques : ............................................................................................................................ 35 10.1 Exemple de statistique : ................................................................................ 35

Annexe A : Saisie des dates ........................................................................................................... 36



1 – Recommandations / organisation : - Le recueil d'information est à réaliser par les établissements au "fil de l'eau" à partir du 15 mai 2011 par le référent "Annuaire-Fonctionnel" désigné par le Directeur de l'établissement. 1.1 Accès concurrents : Un système de gestion des accès concurrents a été mis en place pour éviter les conflits lors de la validation de la saisie des données par plusieurs utilisateurs au même moment. Ce système concerne uniquement les utilisateurs qui possèdent un niveau de droit "Gestionnaire ES". Les utilisateurs de niveau "Lecteur ES" ne sont pas concernés par le système de verrou, l'accès en lecture est toujours disponible. Lorsque le premier utilisateur accède à un formulaire de saisie de données, le système pose un verrou logique sur le dossier, si un second utilisateur accède au même formulaire alors qu'un verrou est posé, un message est présenté :

Un lien est mis à la disposition du second utilisateur pour accéder au formulaire en mode consultation, si cet utilisateur souhaite entrer dans le formulaire en mode mise à jour, il doit attendre que son collègue libère le formulaire. Un outil de suppression de verrou est mis à votre disposition pour vous permettre de débloquer un formulaire dans le cas ou l'utilisateur à l'origine de la pose du verrou (dans l'exemple ci-dessus : Stéphane Archambault) ne serait pas joignable. L'accès à cette fonction est réservé aux utilisateurs ayant un niveau de droit : "Gestionnaire ES", cliquer dans la barre d'outils sur : dans la marge de gauche un nouveau menu va s'afficher, et dans la partie "Système" cliquer sur le bouton :



La liste des verrous posés sur les formulaires de votre établissement va alors être affichée dans la partie centrale de l'écran :

Pour supprimer un verrou il faut cliquer sur l'icône : située sur la ligne concernée. 2 – Plateforme technique : Les données recueillies sont stockées dans une base de données dédiée à la thématique. Cette base partage des informations avec les autres plateformes des observatoires de la DGOS. 2.1 Un site sécurisé Ce site n'est pas un site public, il est réservé aux établissements de santé, aux personnels des Agences Régionales de Santé (ARS) et de la Direction de Générale de l'Offre des Soins (DGOS) du Ministère de la Santé. Il est sécurisé par le protocole HTTPS. 2.2 Navigateurs supportés Ce site supporte les navigateurs les plus courants. Les navigateurs avec un noyau Mozilla (FireFox, Google Chrome, …) ne reconnaissent pas le certificat serveur de l’autorité de certification du ministère, le problème peut être résolu en suivant la procédure de recours proposée par Mozilla malgré les avertissements de sécurité affichés. 3 – Accès au site : Pour accéder au site vous devez utiliser le lien suivant :

https://o6.sante.gouv.fr/o1 ATTENTION :

- le système utilise le protocole sécurisé : https - dans l'URL, le caractère placé devant le 6 est la lettre "o" comme observatoire (même

remarque pour o1).

https://o6.sante.gouv.fr/S30ES/Systeme/AfficheVerrous.asp?ModeG=Del&VCle=212�



3.1 Habilitation Lors de l'accès au site l'utilisateur doit saisir son code et son mot de passe pour accéder à l'application :

3.2 Page d'accueil Page d'accueil du site de l'Annuaire Fonctionnel des établissements de santé :



Cette page est découpée en 4 zones :

- la barre d'outils qui permet l'accès aux fonctions de services, - la partie AGENDA qui récapitule les dates clés de la procédure de recueil des données - la partie actualité qui affiche des informations générales, - la partie MENU qui permet d'accéder aux différentes fonctions du logiciel.

3.3 La barre d'outils :

- : en cliquant sur cette icône, vous accédez à la page d'accueil du site - : en cliquant sur cette icône, vous déclenchez la création d'un nouveau message à destination du responsable technique du logiciel. Vous devez utiliser cette fonction uniquement pour les dysfonctionnements ou les demandes d'améliorations du logiciel. Les questions relatives aux problèmes fonctionnels doivent être transmises à [email protected] de la DGOS. - : en cliquant sur cette icône, vous accédez au menu de gestion du système, dans la marge de gauche, un nouveau bouton va être affiché pour vous permettre d'accéder à la fiche de votre compte utilisateur. Pour les gestionnaires des établissements, vous aurez dans ce menu, deux boutons supplémentaires, le premier "Création utilisateur" vous permet de créer un nouveau compte utilisateur pour votre établissement, le second "Liste utilisateurs" vous permet d'afficher la liste des utilisateurs du système pour votre établissement, à partir de cette liste, vous pouvez modifier ou supprimer un compte, le troisième permet de lister les "verrous" posés sur les formulaires (cf. 1.1). - : en cliquant sur cette icône, à la rubrique "Foire Aux Questions" (FAQ). - : en cliquant sur cette icône, vous accédez à la documentation du logiciel. - : en cliquant sur cette icône, vous activez la procédure d'ouverture de session. - : en cliquant sur cette icône, vous procédez à la déconnexion de votre session, et supprimez les verrous que vous avez pu poser sur les formulaires.

Au fur et à mesure des développements du système, d'autres fonctions seront ajoutées dans la barre de menu.





4 – Le menu de l'application : Il s'affiche dans la marge gauche de l'écran en fonction du contexte (choix de la barre d'outils). Il est composé de plusieurs boutons qui permettent d'accéder aux différentes fonctions du module. 5 – Saisie des données de l'annuaire fonctionnel : Le référent "Annuaire Fonctionnel" doit s'assurer du chargement et de la mise à jour des données du formulaire. L'accès au formulaire se fait par biais du menu en cliquant sur le bouton :

Le formulaire de saisie va alors s'afficher dans la partie centrale de l'écran. Il est composé de cinq onglets pour tous les établissements et d'un sixième pour les structures qui possèdent un Service d'Aide Médicale d'Urgence (SAMU) :

- Info. générales : raison sociale, adresse postale, n° de téléphone, n° de télécopie, adresse de messagerie électronique…. - DG : coordonnées du Directeur de l'établissement de santé - CME : coordonnées du Président de la CME de l'établissement - Astreinte Adm. : coordonnées de l'administrateur de garde - Alerte Sanitaire : coordonnées de réception des alertes sanitaires - SAMU / Centre 15 : pour les établissements concernés, coordonnées du SAMU et du Centre 15

Les champs de saisie sont contrôlés si besoin (numéricité, respect du format des adresses de messagerie électronique, …). - Lorsque le pointeur de la souris est immobilisé sur un champ de saisie, une "étiquette" est affichée avec une explication sur le champ concerné et simultanément le message de documentation apparait en bas du formulaire sous la forme d'une ligne bleue :



5.1 Onglet "Informations Générales" :

Cet onglet est composé de trois zones distinctes :

- "Identité de l'établissement" : certains champs de cette zone peuvent être pré-chargés d'informations issues des données de l'infocentre Ariane de la DGOS. Le référent Annuaire Fonctionnel doit contrôler l'exactitude des informations présentes et compléter les données manquantes. Ces informations sont utilisées par tous les observatoires de la plateforme o6.

- "Typologie de l'établissement" : ces informations ne sont pas modifiables, si vous

estimez que ces données doivent être rectifiées, merci de contacter l'administrateur de l'o1 à l'adresse [email protected] en motivant votre demande. Les informations affichées varient en fonction du type de votre établissement.

- "Référentiels" : ces informations ne sont pas modifiables, si vous estimez que ces

données doivent être rectifiées, merci de contacter l'administrateur de l'o1 à l'adresse [email protected] en motivant votre demande. A droite, en fonction de la typologie de votre établissement, certains liens vous sont proposés vers la fiche de votre établissement sur des sites du monde de la santé





5.2 Onglet "Directeur Général" :

Les champs de cet onglet sont à renseigner et doivent être mis à jour par le référent lorsqu'un changement intervient dans l'établissement dans ce domaine. Les informations gérées dans cet onglet seront utilisées par la DGOS pour réaliser différentes actions d’information à l'attention de votre établissement. 5.3 Onglet "Président de la CME" :

Les champs de cet onglet sont à renseigner et doivent être mis à jour par le référent lorsqu'un changement intervient dans l'établissement dans ce domaine. Les informations gérées dans cet onglet seront utilisées par la DGOS pour réaliser différentes actions d’information à l'attention de votre établissement.



5.4 Onglet "Astreinte Administrative" :

Les champs de cet onglet sont à renseigner et doivent être mis à jour par le référent lorsqu'un changement intervient dans l'établissement dans ce domaine. 5.6 Onglet "Alerte Sanitaire" :

Les champs de cet onglet sont à renseigner et doivent être mis à jour par le référent lorsqu'un changement intervient dans l'établissement dans ce domaine. Les informations contenues dans cet onglet seront transmises régulièrement à la Direction Générale de la Santé (DGS) pour alimenter le système d'alerte MARS (Message d’Alerte Rapide Sanitaire). Il est nécessaire que les établissements créent en leur sein un point d’entrée unique non nominatif concernant les alertes sanitaires (téléphone, fax et mail).



5.7 Onglet "SAMU / Centre 15" :

5.8 Validation du formulaire : Le bouton "valider" placé au bas du formulaire permet d'enregistrer les données saisies dans les différents onglets. La saisie des informations peut être effectuée en plusieurs fois. Après avoir cliqué sur le bouton "Valider", le message de confirmation ci-dessous sera affiché :



6 – Fonction de recherche d'un établissement de santé : Pour accéder à la fiche d'un établissement, une fonction de recherche est disponible, elle est située en bas de la marge de gauche lorsque vous êtes sur la page d'accueil :

Deux possibilités vous sont offertes :

- soit laisser le champ de saisie à vide et cliquer sur le bouton "Ok" vous accéderez alors au formulaire suivant :

En cliquant sur un département de la carte, vous chargez la boîte de sélection avec les établissements de ce département (dans notre exemple les ES des Landes), faites alors votre choix dans la "liste de choix" puis cliquez sur le bouton "Valider" pour accéder à la fiche de l'établissement recherché.



- soit saisir dans le champ une chaîne de caractères en rapport avec l'établissement recherché (n° FINESS, code postal, nom de ville, nom de rue, etc…) puis cliquer sur le bouton "Ok" vous accéderez alors au formulaire suivant :

Dans l'exemple ci-dessus, le critère de recherche est "Tours", le système effectue une recherche dans le référentiel des établissements de santé de l'o6 sur la base de la chaîne de caractères "Tours". Le système présente le résultat de sa recherche dans deux tableaux :

- celui du dessus regroupe les établissements pour lesquels le mot "Tours" figure "exactement" dans un champ dans la "fiche identité ES" (en effet on constate que le mot "Tours" est présent dans la colonne "Ville") - le suivant regroupe les établissements pour lesquels le mot "Tours" figure pour partie dans un des champs de la "fiche identité ES" (le mot "Tours" est présent en partie dans la colonne ville pour les 3 premiers ES, il fait partie du nom de la clinique de la 4ème ligne)

Si l'établissement recherché ne figure pas dans les listes, essayez avec un autre critère. Si l'établissement recherché figure dans une des listes cliquez sur son nom pour accéder à sa fiche.



ATTENTION :

- lorsque vous saisissez un critère de recherche, pensez à respecter les caractères accentués,

- pour les noms d'établissements ou de villes à contenant le mot "Saint" ou "Sainte" il

faut associer le trait d'union au prénom par exemple : Saint-Jean, - le système n'est pas sensible à la casse de caractères (minuscule / majuscule),

- le système ne gère pas de caractères de type "joker" pour les recherches.

Lors de l'accès à une fiche via la recherche sur chaîne de caractères la chaîne recherchée apparaît surlignée en jaune :

7 – Etablissements de santé : 7.1 Liste des établissements : Pour accéder à cette fonction, dans le menu (marge de gauche) cliquer sur le bouton :



Un formulaire va alors s'afficher dans la partie centrale de l'écran.

Vous pouvez appliquer un filtre sur la liste en sélectionnant dans les listes de choix, une région ou un département et / ou un type de structure puis en cliquant sur le bouton valider. Il est possible de trier la liste en cliquant sur les entêtes des colonnes : n° o6, Nom ES, Département et Région.

7.2 Répartition géographique des établissements de santé : Pour accéder à cette fonction, dans le menu cliquer sur le bouton :



La carte de des régions de France et la liste des régions, va alors s'afficher dans la partie centrale de l'écran :

Pour accéder à la liste des établissements d'une région (cf. § 7.1), cliquer sur le nom de la région dans le tableau. 8 – Annuaires : Deux annuaires sont mis à votre disposition, un pour les Directeurs Généraux et un second pour les Présidents de CME. Un filtre sur la région peut être appliqué sur chacun des annuaires. 9 – Gestion des comptes utilisateurs : Pour accéder aux fonctions de gestion des utilisateurs, vous devez cliquer sur l'icône : de la barre d'outils, vous obtiendrez alors l'affichage suivant dans la zone menu située dans la marge de gauche :



La rubrique "Système" est alors affichée avec les boutons : "Fiche Utilisateur" et pour les utilisateurs de type "Gestionnaire ES" les boutons "Création Utilisateur", "Liste Utilisateurs" et "Liste des Verrous". 9.1 Fiche Utilisateur : Cette fonction est accessible en cliquant sur le bouton : " Fiche Utilisateur ", elle permet à l'utilisateur de consulter les paramètres de son compte et si besoin de d'en modifier certains.

Pour modifier les coordonnées de son compte, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton "Mode Màj", il active alors le formulaire suivant :

Lors de la validation du formulaire, le système envoie automatiquement deux e-mails à l'utilisateur pour lui rappeler les nouvelles coordonnées de son compte (un premier message avec son code utilisateur, puis un second avec son mot de passe).



9.2 Création d'un compte utilisateur : Cette fonction est réservée aux "Gestionnaire ES", elle est accessible en cliquant sur le bouton : "Création Utilisateur" :

Ce formulaire permet la création compte de pour vos collègues. Les comptes sont de deux types :

- soit "Gestionnaire ES" avec l'autorisation de création et de modification des données dans les formulaires, - soit "Lecteur ES" qui autorise l'accès aux informations uniquement en mode consultation.

9.3 Liste des comptes utilisateurs de l'établissement : Cette fonction est réservée aux "Gestionnaire ES", elle est accessible en cliquant sur le bouton : "Liste Utilisateurs" :

A partir de la liste des utilisateurs, 3 fonctions sont accessibles :



- la possibilité de désactiver un compte, pour cela il faut cliquer sur cette même icône va alors s'afficher devant chaque ligne de la liste, il n'y aura plus qu'à cliquer sur la case rouge placée devant la clé du compte pour le désactiver.

- la possibilité de réémettre automatiquement par mail les coordonnées du compte à un

utilisateur qui aurait par exemple égaré son mot de passe, pour cela il faut cliquer sur cette même icône va alors s'afficher devant chaque ligne de la liste, il n'y aura plus qu'à cliquer sur la loupe placée devant la clé du compte pour déclencher l'envoi des coordonnées.

- la possibilité de modifier les coordonnées du compte d'un utilisateur de votre

établissement en cliquant sur le code de l'utilisateur concerné. 10 – Statistiques : Pour accéder aux fonctions de statistiques, vous devez cliquer sur l'icône : de la barre 'outils, vous obtiendrez alors l'affichage suivant dans la zone menu située dans la marge de gauche : En cours de développement. 10.1 Exemple de statistique : En cliquant sur l'un des boutons du menu statistique vous obtiendrez dans le cadre central de l'écran, la représentation graphique (sous forme de courbes) des données qui ont été saisies dans les formulaires. En cours de développement.

https://o6.sante.gouv.fr/S30ES/User_Liste.asp?ModeG=D&Tri=&Ecran=1280&NDroits=&DRegion=&Filtre=�

https://o6.sante.gouv.fr/S30ES/User_Liste.asp?ModeG=M&Tri=&Ecran=1280&NDroits=&DRegion=&Filtre=�



Annexe A : Saisie des dates Les dates à saisir dans les différents champs de l'application sont à renseigner au format : JJ/MM/AAAA (exemple : 05/11/2009). Vous pouvez saisir la date sous la forme JJ/MM/AA, JJMMAA, JJMMAAAA, le système convertira votre saisie au format : JJ/MM/AAAA Afin de vous simplifier la saisie de ces dates, le système intègre des "raccourcis" qui vous feront gagner du temps lors de la saisie. La liste des "raccourcis" est accessible en saisissant "?" dans un champ de type date. Voici la liste des raccourcis :

J : pour la date du jour D : pour la date de demain H : pour la date d'hier AD : pour la date d'après demain AH : pour la date d'avant-hier DM : pour la date de début du mois en cours FM : pour la date de fin du mois en cours

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Annexe 4

Modalité de connexion aux observatoires o6

Pour chaque observatoire o6 (liste présentée dans l'annexe 5) concernant votre établissement, un premier compte "gestionnaire" doit être créé. Le titulaire de ce premier compte pourra ensuite ouvrir d’autres comptes d’accès à cet observatoire pour son établissement. C’est le référent Annuaire Fonctionnel qui est chargé de l'ouverture de ces premiers comptes de son établissement pour les observatoires o6 de la DGOS. Il sera alerté de l’ouverture d’un nouvel observatoire par un courrier électronique qui lui indiquera la marche à suivre.

Le référent désigné devra posséder un compte d'accès à la plateforme de l'Annuaire Fonctionnel de l'o1. Comment désigner ce référent ?

- Si votre établissement dispose déjà d'un compte d’accès à l’observatoire oSIS (observatoire des Systèmes d'Information de Santé), le gestionnaire de l'oSIS (en général le Responsable des Systèmes d'Information) devra prendre à sa charge la création du compte du référent Annuaire Fonctionnel (cf. annexe 3).

- Si votre établissement ne dispose pas d’un compte d’accès à l’observatoire oSIS

(observatoire des Systèmes d'Information de Santé), une demande de création de compte pour le référent Annuaire Fonctionnel devra être transmise à l’adresse mél [email protected]. Cette demande mentionnera le nom et le prénom de la personne titulaire du compte à créer, sa fonction, son adresse e-mail, l’établissement auquel il appartient et le n° FINESS de l’établissement : n° FINESS juridique si vous êtes un établissement public de santé, numéro FINESS géographique dans le cas contraire.

L'annuaire fonctionnel (o1) est accessible à l’adresse : https://o6.sante.gouv.fr/o1, son manuel d’utilisation est disponible en ligne sur le site, à l’adresse suivante : https://o6.sante.gouv.fr/o1/Doc_Logiciel/Guide_o1.pdf et présenté dans l’annexe 3.

https://o6.sante.gouv.fr/o1/Doc_Logiciel/Guide_o1.pdf�

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Annexe 5 Liste des observatoires DGOS

La famille des observatoires de la DGOS est regroupée génériquement sous le nom o6. Elle comprend à ce jour :

o1 : Annuaire fonctionnel des établissements de santé oSIS : Observatoire des Systèmes d'Information de Santé oNML : Observatoire National de la Médecine Légale

oSSD : Observatoire des Structures de Santé des personnes Détenues oCAH : Observatoire National de la Comptabilité Analytique Hospitalière S30ES : Suivi financier des 30 établissements de Santé

Documents

DGS - o6 - Page d'accueil : problème d'activation de ... · Les données renseignées dans l’o1 (Annuaire Fonctionnel des Etablissements de Santéde la DGOS) sont accessibles en