Délégation Alpes

 Qualité et chimie

Autrans 11-14 octobre 2011

Contrat de service

Délégation Alpes

Contrat de service 

La démarche des contrats de service a été ini1ée en 2008 par le CNRS avec pour ambi1on de fournir aux unités de recherche des processus support d’une grande efficacité, 

Fin 2010, le CNRS a souhaité généraliser la signature de contrats de service avec l’ensemble des unités et, dans ceEe perspec1ve une nouvelle maqueEe de contrat a été établie en janvier 2011. 

L’objec1f du contrat demeure inchangé, il s’agit de garan/r aux laboratoires une qualité des presta/ons de la déléga/on.  

Délégation Alpes

Engagements pris par DR11 dans le contrat de service  

Optimiser le délai de réponse aux demandes par mél, émanant des unités, dans un périmètre défini.

Seules les demandes urgentes émanant du directeur du laboratoire, de son adjoint ou de son administrateur, adressées à l’adresse spécifique mise en place sont prises en compte.

Assurer en moins de 48h le transfert au siège des demandes de remplacement des emplois clés.

Optimiser le délai d'engagement des personnels temporaires.

Le laboratoire s’engage à adresser à la délégation une demande de recrutement complète, conformément à la demande disponible en ligne au niveau de la bibliothèque pratique : http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/RH/recrut_non-permanent.htm

Assurer la production des rapports financiers dans les délais contractuels.

Le laboratoire s’engage à transmettre au SFC de la délégation, les éléments nécessaires à l’élaboration de ces rapports dans les délais compatibles avec les dates d’échéance.

Accompagner les unités dans leur politique d'achat.

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Engagements pris par DR11 dans le contrat de service (suite) 

Tenir à jour les délégations de signature des unités.

Assurer sur le site de la délégation, la mise à jour de la liste des interlocuteurs au service des unités.

Le laboratoire s’engage aussi à tenir la délégation informée de toute modification dans la liste de ses interlocuteurs potentiels dans l’unité.

Assurer le suivi dans les unités, hébergées par le CNRS, de la politique de prévention et de sécurité.

Assurer le développement des compétences des gestionnaires de l'unité. Le laboratoire s’engage à permettre à ses agents de suivre les formations et les réunions proposées.

Assurer un accompagnement adapté des projets européens. Un accompagnement adapté des projets européens réside pour le SPV en 3 points : a) veiller à l’adéquation du projet avec l’appel à projets; b) veiller à l’adéquation du projet avec la politique scientifique du CNRS; c) veiller à l’adéquation du montage financier avec les contraintes administratives inhérentes au CNRS. Le laboratoire s’engage à informer la délégation de toute implication dans un projet européen,

Délégation Alpes

Objec/fs et indicateurs associés aux engagements de la DR 11 

OBJECTIF OBJECTIF MESURABLE INDICATEUR

1 Optimiser le délai de réponse aux demandes par mél, émanant des unités, dans un périmètre défini.

80% des demandes faites par mél obtiennent une première réponse du service concerné en moins de 48h.

Nombre de réponses en moins de 48h, rapporté au nombre de demandes faites par mél.

2 Assurer en moins de 48h le transfert au siège des demandes de remplacement des emplois clés. (Voir annexe jointe)

100% des demandes de remplacement des emplois clés validés par l'Institut, sont transmises au siège en moins de 48h.

Nombre de demandes de remplacement d'emplois clés transmises au siège en moins de 48h, rapporté au nombre total de demandes de remplacement

3 Optimiser le délai d'engagement des personnels temporaires.

90% des personnels en CDD sont engagés dans un délai de 3 semaines (8 semaines pour les personnels étrangers) à compter de la date de réception du dossier complet émanant du laboratoire.

Nombre de CDD engagés dans un délai inférieur ou égal à 3 semaines (8 semaines pour les personnels étrangers), rapporté au nombre total de CDD engagés.

4 Assurer la production des rapports financiers dans les délais contractuels.

75% des rapports financiers produits dans les délais contractuels.

Nombre de rapports financiers produits dans les délais, rapporté au nombre total de rapports financiers traités.

 5 Accompagner les unités dans leur politique d'achat 20% des opérations d'achat de moins de 2000 euros réalisées avec la carte d'achat.

Nombre d'opérations effectuées avec la carte d'achat, rapporté au nombre total des opérations d'achat inférieur à 2000 euros.

6 Tenir à jour les délégations de signature des unités. 100% des délégations de signature des unités sont à jour. Nombre de délégations de signature à jour rapporté au nombre de nominations publiées au bulletin officiel.

7 Assurer sur le site de la délégation, la mise à jour de la liste des interlocuteurs au service des unités.

Sur le site de la délégation la liste des interlocuteurs au service des unités comporte moins de 5% d'anomalies.

Nombre d'anomalies constatées sur la liste des interlocuteurs rapporté au nombre d'interlocuteurs identifiés sur le site.

8 Assurer le suivi dans les unités, de la politique de prévention et de sécurité.

100% des unités hébergées par le CNRS, ont un document unique, à jour et validé par le directeur d'unité.

Nombre d’unités hébergées par le CNRS disposant d’un document unique, à jour et validé par le directeur d'unité, rapporté au nombre d'unités hébergées.

9 Assurer le développement des compétences des gestionnaires de l'unité.

95% des gestionnaires bénéficient d'une formation ou d'une réunion métier dans les 12 mois de leur prise de fonction.

Nombre de gestionnaires formés dans les 12 mois de leur prise de fonction rapporté au nombre de nouveaux gestionnaires recrutés.

10 Assurer un accompagnement adapté des projets européens. 80% des contrats européens acceptés ont bénéficié d'un accompagnement adapté de la délégation.

Nombre de projets européens accompagnés et acceptés, rapporté au nombre de projets européens acceptés.

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Le processus « emploi‐clé » 

 Défini/on d’un emploi clé : 

Un emploi clé est une fonc1on pérenne occupée par un IT CNRS dont les ac1vités ne peuvent pas être redéployées durablement sur une ou plusieurs personnes dans l'unité. En cas de vacance de ceEe fonc1on, l'ac1vité de l'unité, ou de plusieurs de ses équipes, est paralysée. 

Principes : 

Le panel des emplois clés est composé des administrateurs, ges1onnaires ou IT travaillant sur des  plateformes au sein des unités contractantes.  

Le directeur d’unité, en accord avec le délégué, instruit une fiche par emploi‐clé iden1fié dans l’unité. Le directeur de l’Ins1tut (ou son représentant) valide l’emploi‐clé en signant la fiche correspondante qui sera annexée au contrat de service. 

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Le processus « emploi‐clé » :  Rôle des acteurs et modalités de mise en œuvre

Le directeur d’unité Dès qu’une vacance survient sur une fonction clé, le directeur d’unité informe le service RH de sa délégation.

Le service RH de la délégation A réception de la demande, le service RH vérifie que la fonction clé correspond bien à une fiche validée et annexée au contrat de service de l’unité. Il transmet la demande dans les 48h selon les cas suivants : • Cas des vacances temporaires (< à 6 mois) :

=> Le SRH informe par mél le SECG de la DRH en joignant la fiche emploi clé validée par l’institut. => Le SRH met en place la solution temporaire dans un délai < à 3 mois à compter de la date de réception de la demande de l’unité, suite à la mise en place des crédits par le SECG de la DRH. => Dans le cas d’un CDD article 3, le SRH doit prévenir le SFC de ne pas décompter le coût du contrat de la dotation globale de l’unité.

• Cas des vacances définitives (hors départ prévisible) ou cas des vacances temporaires > 6 mois : => Le SRH informe par mél l’Institut, afin de connaître la solution pérenne proposée au laboratoire. => Le SRH informe le SECG de la DRH de la solution retenue. NB : si une solution temporaire doit être mise en place dans l’attente de la solution pérenne, la procédure « cas des vacances temporaires » (2.1) s’applique.

Le directeur de l’Institut (ou son représentant) => En cas de demande liée à une absence prolongée, voire définitive, l’Institut met en place la procédure la plus adaptée et trouve le plus rapidement possible une solution pérenne. => L’Institut informe le SRH de la délégation et le SECG de la DRH, de la solution retenue.

Le service SECG de la DRH => Le SECG met en place les crédits CDD au niveau de la délégation pour le laboratoire concerné, soit dans le cas d’une vacance temporaire (< à 6 mois), soit dans le cas d’une vacance longue, voire définitive, en attendant la mise en place de la solution pérenne de l’Institut. => Le SECG veille à la mise en place de la solution pérenne afin de ne pas inutilement prolonger la présence d’un personnel temporaire sur un emploi clé.

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Signature du contrat de service avec l’unité 

Validation par l’institut du laboratoire identifié par la délégation pour être en

contrat de service

Rencontre de la délégation avec le directeur d’unité

Demande (s) d’emploi clés du laboratoire adressée(s) à

la délégation

Transmission à l’Institut par la délégation de la/des

demande(s) d’emploi clé

Validation par l’institut

Signature du contrat de service entre la délégation

et le laboratoire,

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Merci de votre attention