docinventphysiq

INSTITUT SENEGALAIS DE RECHERCHES AGRICOLESINSTITUT SENEGALAIS DE RECHERCHES AGRICOLES

RECHERCHE APPLIQUEE EN AGRICULTURE ET SURRECHERCHE APPLIQUEE EN AGRICULTURE ET SURLA GESTION DES RESSOURCESLA GESTION DES RESSOURCES

(PROGRAMME ISRA/USAID P(PROGRAMME ISRA/USAID P

RAPPORT DE MISSION DE JOHN ASHBURNER

AIDE MEMOIRE DE LA COMPTABILITE MATIERES,PROCEDURE D’UN INVENTAIRE PHYSIQUE ET

CONTROL ET GESTION DES IMMOBILISATIONSDE L’ISRA

JANVIER 1997

En collaboration avecl’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID)

Numéro de l’Accord de Subvention USAID: 685-SO2et

le Consortium pour le Développement international (CID)Numéro du Contrat USAID: 685-0285-C-00-2329-00

Institut Sénégalais de Recherches Agricoles (ISRA)Route des Hydrocarbures Bel Air

B.P. 3120Dakar, Sénégal

Téléphone (221) 32.24.28 / 32.24.30Fax (221) 32.24.27

Bureau NRBAR:Bureau 38, Direction Générale

Institut Sénégalais de Recherches Agricoles (ISRA)Route des Hydrocarbures Bel Air, Dakar

Adresse PostaleUSAID/ANR/CID, B.P. 49, Dakar, Sénégal

Téléphone (221) 32.17.88Fax (221) 32.17.84

12x4

RAPPORT SOMMAIRE DE MISSION DE COURTE DUREE

PROGRAMME/SOURCE DE FINANCEMENT: PRl/NRBAR

NOM DU MISSIONNAIRE: John Ashburner ISRA UNITE: SG

AGENTS RESPONSABLES: Ndiaga Dieng ISRA UNITE: SG

DEBUT DE LA MISSION: DATE: 12 janvier 1997 HEURE: 19HOO

FIN DE LA MISSION: DATE: 29 janvier 1997 HEURE: 13h40

OBJET ET TERMES DE REFERENCE:Suivi de la dernière mission de travail avec 1’ISRA:

actualiser l’inventaireformer le personnel dans l’usage de l’inventaire comme outil de gestion des stationscalculer les ajustements comptables pour l’inventairepréparer un guide pour la comptabilité matière et un manuel de procédure pour lecontrôle de l’inventaire

Le consultant préparera un rapport écrit qu’il présentera sur disquette

TACHES ACCOMPLIES:1) planification de la stratégie par le personnel de gestion cadre de 1’ISRA (1 semaine)2) Mission d’un groupe de personnes au centre de recherche de Kolda:

inventaire physique de la stationidentification des problèmes d’inventaire et proposition de solutions par le groupepréparation d’un deuxième projet de manuel de contrôle et de gestion desinventaires à l’usage des comptables matières et du personnel de direction deI’ISRApréparation du rapport de groupe de la missionpréparation du rapport de consultation comprenant une proposition du pland’action future

RENCONTRES AU DEBUT ET A LA FIN DE LA MISSION:

Au début: ISRA: 13/1/97 au 17/1/97 et 29/1/97

A la fin: ISRA: USAID: 29/ 1/97

DOCUMENTS JOINTS:Termes de référence: OuiEmploi de temps: OuiRapport(s) du missionnaire: OuiAutres : données de contrôle de l’inventaire, rapports et au1

documentations laissées au bureau du projet:es

TRAVAIL DE SUIVI PREVU: Voir rapport de mission

COMMENTAIRES DU CONSULTANT: Voir rapport de mission

SIGNATURE DU MISSIONNAIRE: Date: 2911197A.t/fiJ3.,. v”:<,, <.- L ,$. \

\ ;

COMMENTAIRES DES AGENTS RESPONSABLES DE L’ISRA:

SIGNATURE DE L’AGENT RESPONSABLE DE L’ISRA ATTESTANT QUE LETRAVAIL EST SATISFAISANT:

NOM: Ndiaga Dieng L i ,+ .-L- ,l;“,, ..Y(-- si iiITITRE: Secrétaire Général de I’ISRADATE: 2911197

SIGNATURE DU RESPONSABLE DU PROGRAMMEISOURCE DE FINANCEMENT:

” I

NOM: Tom Cusack d

,,7J :/- ‘* SS”:% r- <x’-q c+. t! JTITRE: Chef d’Equipe/NRBARDATE: 30/ 1/97

LETTE!? SUMMARY REPORT FOR NRBAR TDY

NAME OF TDY: John E. ASHBURNER

TDY RESPONSIBLE OFFICERS: ISRA:CID:

Ndiaga DiengThomas CUSACK

ARRIVAL DATE: Sunday, 12 January 1997 TIME:

DEPARTURE DATE: Saturday, 29 January 1997 TIME: l3Q irn

PURPOSE AND TERMS OF REFERENCE:

Follow-up of previous work with Senegal National Agriculture Research Institute to:

Update inventoryTrain ISRA staff in use of inventory for station managementCalculate accountancy adjustments for inventoryPreparation of a Guide to Inventory Accounting and a Procedure Manual forInventory Control

The consultant Will prepare a report and present it in electronic format as well as inhard copy.

WORK ACCOMPLISHED:

1) Strategy planning with senior ISRA management staff (weelc 1)2) Group Mission to Kolda Research Centre:

Complete physical inventory of StationIdentif ication of inventory problems and group proposals for theirsolutionPreparation of second draft of Inventory Control and ManagementManual for use by Inventory Accountants and ISRA management staffPreparation of Group Mission Report

3) Preparation of Consultancy Report including proposed future plan of action

INITIAL/EXIT MEETINGS: ISRA:USAID:

13/1/97 to 17/1/97 and 29/1/9729/1197

RELATED DOCUMENTS ATTACHED OR REFERENCED:

SCOPE OF WORK:TIMESHEET/ITINERARY:TDY REPORT:OTHER:

YESYESYESInventory control records, reports andother documentation left at projecr site

FOLLOW-UP: See Mission Report

COMMENTS: See Mission Report

THIS REPORT PREPARED BY: John E. Ashburner

Page 2

COMMENTAIRES DES AGENTS RESPONSABLES:

SIGNATURE DE L’AGENT RESPONSABLE DE L’ISRA ATTESTANT QUE LE TRAVAILEST SATISFAISANT:

SIGNATURE DE L’AGENT DU PROJET/SOURCE DE FINANCEMENT:

NOM:POSITION:DATE:

-..

0’

- :.

.,-. .

’ .

. .

.,

‘- 5.

. .,*

* .

.:a’(. L

(.

a-.

-’.

.-. , ’

* .(

* --

. i’l.

--f-L

a,

._

TABLE DE MATIERES

Numéro de Page

1 . INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

7-. ACTIVITES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22.1 Discussions préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233L.& Plan de travail . . . . . . , , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22.3 Inventaire physique du Centre de Recherches Agricoles de Kolda . . . . . . 32.4 Aide Mémoire pour la comptabilité matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

?_. RESULTATS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

4. OBSERVATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

5_ . RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . , . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

ANNEXES

ANNEXE 1

ANNEXE 2

ANNEXE 3

ANNEXE 4

ANNEXE 5

ANNEXE 6

ANNEXE 7

TERMES DE REFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-l

ITINERAIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A - 2

PERSONNES RENCONTREES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A - 4

COMPTE RENDU - REUNION DU 14 JANVIER 1997 . . . . . . . . . . A-S

PROCEDURE POUR LE RETABLISSEMENT DU CONTROLE DESIMMOBILISATIONS SUR IMOSYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-7

RAPPORT DE MISSION A KOLDA - INVENTAIRE PHYSIQUE DESIMMOBILISATIONS DU CENTRE DE RECHERCHES AGRICOLESDEKOLDA . . . . . . . . . . . . . . . . . ..a................. A-8

AIDE MEMOIRE - COMPTABILITE MATIERES - SYSTEMEIMOSYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-35

1

1 . INTRODUCTION

Ce rapport couvre la troisi&ne mission ciblée sur l’amélioration du système de contrôle et degestion des immobilisations de I’ISRA. Les deux missions antérieures ont eu lieu du 11novembre au 20 décembre de l’année 1995 et du 8 janvier au 8 février de l’année 1996, dontles activitks et les résultats sont présenté dans les rapports de mission pertinents ‘/.

La mission a débuté le 11 janvier et s’est terminée le 29 janvier 1997. Elle a eu l’objectif depoursuivre les activités lancées pendant deux missions précédentes, incluant la tïnalisation del’Aide Mémoire de la pratique de la Comptabilité Matières au niveu de I’ISRA et l’élaborationd’une esquisse d’une procédure de réalisation d’un inventaire physique basé sur un inventaireexhaustif de la Station de Recherche de Kolda. Les termes de références détaillées sontprésentkes dans 1’ Annexe 1, p. A- 1.

Le calendrier des activités réalisées par le consultant pendant sa mission est résumé ci-dessousclans I’Annese 2, p.A-2.

La mission a compté beaucoup sur la coopération et le conseil du personnel de I’ISRA et duprojet NRBAR. La collaboration a 6té toujours très étroite et on espère que les résultats puissentstre d’une utilité importante en vue d’améliorer la capacité gestionnaire au niveau des Centresde Krcl~erches Agricoles de l’Institut. Le consultant remercie cordialement tous ces personnes.dont une partie est présentée dans I’AIHKW 3, p.A-4.

2

2. ACTIVITES

2.1 Discussions préliminaires

Au cours des deux premiers jours, le consultant a pris contacte avec tous ses collaborateurs ence qui concerne la comptabilité matières et avec qui il avait travaillé pendant les deux missionsantécédentes. On a observé qu’une bonne partie du programme de travail recommandé dans ledeuxième Rapport de Mission 2_/ a été achevée. Cependant, et compte tenu de la décision derevenir sur l’utilisation d’une contrôle à l’aide du système IMOSYS, le travail de terminaisonde 1’Aide Mémoire prévu en 1996 reste maintenant en suspense.

Une réunion a été organisé le 14 janvier en vue de cibler l’attention du consultant concernantla situation actuelle concernant le contrôle des immobilisations de l’Institut et de suggérer lesgros axes d’un plan de travail à suivre (voir Compte Rendu dans 1’Annexe 4, p.A-5). Ladiscussion a souligné les points suivants concernant la politique de I’ISRA:

le contrôle et gestion des immobilisations de 1’ISRA doit revenir sur le systèmeinformatique IMOSYS dans l’immédiat;

l’Audit Externe a remarqué qu’il existe un écart important entre la comptabilité financièreet la comptabilité matières dans le bilan de l’année 1995;

l’Audit Externe a suggéré que l’Institut devra réaliser un inventaire physique desimmobilisations dans le plus bref délai.

2.2 Plan de travail

La réunion du 14 janvier a souligné l’importance d’achever le rétablissement des enregistrementsdes immobilisations jusqu’à l’année 1994 sur le système IMOSYS et d’ajouter les acquisitionsde l’année 1995.

Une procédure pour achever cet objectif est inclu dans 1’Annexe 5 (p.A-7) mais ne demande pasune intervention de la part du consultant.

Cependant, il faut indiquer les points suivants:

l’enregistrement des immobilisations de 1’ISRA jusqu’à la fin de l’année 1994 a ététransféré au système informatique IMOBYS en mi-1995. On a constaté de nombreuseserreurs dans la saisie de données.

Voir: ASHBURNER, J. E. (1996) ConMe et pstiorr des irrrrrrobilist1tion.s de i! ‘ISRA. (Deuxième Mission).ISRAINRBAR, Dakar. Fhrim 1996. pp 15-J 7.

3

le travail de nettoyage du classement des données effectué sur le système IMOBYS aucours des deux premières missions, maintenant doit être répéter avec l’informationmaintenue sur le système IMOSYS.

la capacité de mémoire et de traitement de données du Super Compact 36 est très limité,donc la décision de revenir sur l’utilisation d’IMOSYS ne doit ètre considérée queprovisoire.

Lors d’une réunion le 16 janvier et suite à des discussions suppléliientaires, un groupe de travaila itk nommé en vue de réaliser le travail suivant:

réaliser un inventaire physique des immobilisations du Centre de Recherches Agricolesde Kolda

klaborer une prockdw-e d’inventaire qui puisse $tre suivie dans les autres centres del’Institut

mettre au point un Aide Mémoire concernant la comptabilité matières et le contrôle etgestion des immobilisations sur le système IMOSYS

élaborer ii11 rapport de mission concernant les activitk et observations du groupe detravai 1

Le groupe de travail a &é composé des membres suivants:

Mm Cisse, Comptable Matières, URRS, Saint LouisBoubacar Diop, Agent Administratif, CNRA, BambeyMarne Mor Gningue, Comptable Matières Centraliseur, Direction Générale,Moctar Johnson, Informaticien, UIGBaye Waly Diagne, Superviseur, Direction GénéraleJohn Ashburner, Consultant, NRBAR

2.3 Inventaire physique du Centre de Recherches Agricoles de KoIda

L’inventaire des immobilisations de Kolda a débuté Mardi le 21 janvier et a été terminé Jeudile 23 janvier. Une description de la procédure suivie et des observations effectué par le groupede tr:ivail sont incluses dans le rapport de mission dans 1’Annexe 6 @.A-8).

Compte tenu de la réusite de la procédure testée à Kolda, un inventaire similaire doit être réalisédans tous les autres centres dans un prochain avenir.

2.4 Aide Mémoire pour la comptabilité matières

L’Aide hlthoire va etre composé des chapitres suivantes:

1 . Introduction?L. Principes de la Comptabilité Matières3. . Certains aspects détaille de la Comptabilité Matikres

4

4 . Fiche d’Enregistrement des Immobilisations5 . Numéros des Comptes et Rubriques Analytiques6 . Codes des Sites de I’ISRA7. Codes Famille des Immobilisations8. Taux d’ Amortissements9 . Codes des Centres d’imputation Analytique10. Codes des Bailleurs (sous-familles)11. Codes des Fournisseurs12. Procédure de réalisation d’un inventaire physique

Chaque chapitre a kté assigné à un ou deux membres du groupe de travail pour une mise à pointdans le plus bref délai. Finalement le texte doit être revue par les autorités compétentes del’Institut avant d’être ventilé aux centres.

5

3. RESULTATS

1) Un inventaire physique a été réalisé sur le Centre de Recherches Agricoles de Kolda. Ce-ci a couvert tous les 737 immobilisations enregistrés dans IMOSYS, à l’exception des 8immos concernant “Agencements, Aménagements et Installations”

La procédure adopté pour réaliser l’inventaire a été incorporé dans 1’Aide Mémoiredestiné aux Comptables Matières, Chef de Centre et Gestionnaires de l’Institut.

3) L’inventaire de Kolda a montrk les résultats qui suivent:

IIiin~obilisationsenregistrées dans

IMOSYS surle site de Kolda

Inlmobilisationsenregistrées

dans IMOSYS etretrouvées sur

le site de Kolda

Inui~obilisationsnon enregistréesdans IMOSYS

niais trouvées surle site

de Kolda

Mobilier de Bureau 2 4 0 1 0 2 5(42 %)

,Mobilier et Matérielde Logement

Toutes autresii~ii~~obilisatioi~s,sauf “Agencements.Amégagements etInstallations”

2 9 9 132 1(44 %)

190 107 5 2(56 %)

TOTAL 7 2 9 3 4 1 5 8(47 %)

4) De nombreux problèmes concernant le contrôle et gestion des immobilisations del’Institut ont 6té identifié par le groupe de travail et de solutions préconisées identifiéesen chaque instance.

Les aspects qui concernent directement les comptables matikres vont être incorporés dansl’Aide Mémoire en cours de prkparation.

I In plan de travail pour compléter l’Aide Mémoire a ét6 prkpark (voir Annexe 6, p.A-Q).

6

4. OBSERVATIONS

1) Le fait de revenir sur l’ancien système de gestion des in-mobilisations IMOSYS sembleêtre dicté seulement par les besoins d’effectuer le bilan de l’exercice de l’année 1995d’une manikre acceptable par le Cabinet chargé de l’audit externe. Il est proposéd’utiliser le système IMOSYS également pour l’exercice 1996.

La réunion du 14 janvier 1997 (voir Annexe 4) a montré que cette marche en arrière,du point de vue de la comptabilité et réalisée sur la base du système COSYS, invoquela nécessité de ressusciter l’ancien système de contrôle de gestion des immobilisations,IMOSYS. Ceci est faisable, compte tenu du fait qu’heureusement, les donnéesenregistrées sur ce système jusqu’à la fin de l’année 1994, sont toujours maintenues dansles archives de I’UIG.

3) Il faut signaler que la comptabilité et le contrôle des immobilisations effectués sur lesanciens systèmes COBYS et IMOSYS, sont basés sur l’ancien groupement des Centres,Stations et Points d’Appui qui n’ont rien à ver avec les 17 nouvelles Unités de Recherchecrées pendant la restructuration de I’ISRA.

Donc, ces gymnastiques comptables et administratives doivent être considérées commeprovisoires parce qu’elles n’offrent aucun appui dans le sens d’appuyer la rechercheagricole; on peut dire qu’effectivement, elles le freinent parce qu’elles n’offrent aucunappui non plus pour améliorer la gestion des comptes des nouvelles Unités de Rechercheni de leurs ressources (les immobilisations représentent plus que 85 % des actifs del’Institut).

CONCLUSION: UNE DEMARCHE POUR AMELIORER LA GESTION DESRESSOURCES VERS LES VRAIS BESOINS DE LA RECHERCHE SERAIMPOSSIBLE A TRAVERS L’UTILISATION DE COSYS ET IMOSYSCOMME OUTILS DE GESTION.

3) Compte tenu des commentaires ci-dessus, le Consultant veut signaler l’urgence d’adresserles issues fondamentales devant lesquels l’Institut devra faire face:

9 Réflexion concernant le système informatisé de comptabilité et de contrôle desimlnobilisations qui devront être recherchés par l’Institut.

Chaque système considéré doit offrir la facilité d’appuyer et d’améliorer lecontrôle et la gestion des RESSOURCES de l’Institut afin d’appuyer la recherche.En ce sens, il doit Btre capable d’offrir une manipulation facile (et sur un PC)pour les travaux de gestion (une utilité primordiale pour les Chefs de Centre, lesGestionnaires et les Comptables Matières).

ii) Reconnaissance de l’urgence de moderniser les systèmes de contrôle de lacomptabilité? et des ressources de l’Institut, compte tenu de la nouvelle structuredS-j:l mise sur place. Le prèsent systkme ne doit être considéré que provisoire enl’extrême.

7

5. RECOMMANDATIONS

1) Compléter l’Aide Mémoire selon le plan de travail inclut sur la deuxième page dudocument reproduit dans 1’Annexe 7.

Mettre en revu les Observations et RecoInInandations prksentées dans le Rapport deMission à Kolda en vu d’amkliorer le système de contrhle et de gestion des inmobilisa-rions de l’Institut (voir 1’Annexe 6).

3) Rtkliser dans le plus bref délai, un nettoyage des données maintenues sur IMOSYS ensuivant une méthodologie similaire à ce qui a étk déjà décrite dans les rapportsconcernant les deux premières mission du consultant 3/.

Procéder à la réalisation physique dans tous les centres et sites de l’Institut.

5) Rhliser une réflexion profonde concernant le système inforimtist5 de comptabilité et decctntr6le des iInmobilisations qui peut mieux servir les inttkGts de l’Institut.

ANNEXES

A-l

ANNEXE 1

TERMES DE REFERENCES

La mission a été appelke en vue de poursuivre les activités initikes au cours des deux missionspr&zedentes vers la fin de l’année 1995 et au début de l’année 1996. L’objectif général del’intervention est d’améliorer le contrôle des immobilisations de I’ISRA et de mettre à ladisposition des gestionnaires des Unités de Recherche, une méthodologie de mieux gérer cesressources physiques de l’Institut.

Les termes de références Elaborés par I’ISRA le 8 janvier, 1997 ont été formulés comme suit:

A . IMISE EN PLACE D’IMOSYS POUR LA COMPTABILITE IMATIERES

Remettre à niveau le systkme de suivi des immobilisations wr IMOSYS. Par conséquent,les op&ations de 199s qui ktaient dans IMOBYS devraient &re revers& dans IMOSYS.Mise à jour des fichiers d’iInmobilisations dans toutes les unit&. Saisir les acquisitionsde 1996.

B . FINALISER L’AIDE MEMOIRE

Harmonisation des taux d’amortissement dans toutes les unit&.Définir les matières immobilisées et non amortisables.

C. PROPOSITIONS

Revoir l’état de réorganisation et mise à jour de l’inventaire.Proposer des mesures supplémentaires t‘i poursuivre t-11 vue cl’ankliorer l’inventaire1comme outil de gestion au niveau du terrain.Mettre en place LIII système de gestion des Immos et Stocks sur micro-ordinateur.Proposer une mkthode efficace et simple d’inventaire physique de l’existant pour mettreà niveau les soldes comptables et les fichiers des i~nmobilisations.

Lors d‘une réunion convoquée par I’AI à 12hOO le Mardi 14 janvier 1997 (voir Compte Rendudans 1’ Amwxe 4. p.A-5 ci-dessous), les Termes de Reférences ont kté modifit5 comme suit:

que le paragraphe “A” soit considéré comme une description des travaux que I’ISRAsouhaite effectuer concernant les immobilisations de l’Institut.

yue le paragraphe “B” soit maintenue comme le premier Terme de Référence

que les Points 1, 2 et 1 du paragraphe “C” soient maintenus dans les Termes derbxi2ilCdque le Point 3 du paragraphe “(1” soient kliininé car Gtant prkiiiaturé pour réalisationpendant la présente mission.

A-2

ANNEXE 2

ITINERAIRE

Premikre SemaineSamedi, 12 de janvier 1997

Dimanche, 13 de janvier

Lundi. 13 de janvier 1996

Mardi, 14 de @vier

Mercredi, 15 de janvier

Jeudi, 16 de janvier

Vendrecli, 17 de janvier

Départ de Quito, Equateur ( 101100)

Arrivée à Dakar (191100)

Rencontre préliminaire avec le personnel de I’ISRA et deNRBAR

Réunion concernant le Programme de Travail (voir CompteRendu dans 1’ Annexe 4)

Revu des activités concernant la gestion, contrôle et la miseà jour des immobilitations au cours de l’année 1996.

Deuxième Réunion et discussion concernant le Programmede Travail à suivre

Préparation des tirages et des fichiers nécessaires poureffectuer un inventaire physique à Kolda la semainesuivante

Deuxième SemaineSamedi, 18 de janvier Préparation et tirage des fichiers d’immobilisations de

Kolda et de LNERV

Dimanche, 19 de janvier Préparation préliminaire du Rapport de Mission

Lundi. 20 de janvier Voyage Dakar - Kolda

Mardi, 2 1 de janvier (mi) Première réunion du Groupe de Travail. Préparation desCodes Famille et des Taux d’ Amortissement pour 1’AideMémoire.

(pm) Début de l’inventaire physique des Bureaux et du Garage.

Mercredi, MLT3 de janvier Rapprochement d’inventaire physique avec le ListingPoursuite des inventaires et préparation des Annexes de1’Aide Mémoire.

Jeudi. 23 de janvier Inventaire physique des logementsPointage sur le ListingMise à jour des fichiers de l’inventaire sur PCNumérotation partielle des bâtimentsAssignation des “Observations” du Rapport pour étude parles différents membres de la Mission

A - 4

ANNEXE 3

PERSONNES RENCONTREES

Jacques Faye, Directeur Général (sortant), ISRAMoussa Bakhayokho, Directeur Général (entrant), ISRANdiaga Dieng, Secrétaire Général, ISRAPierre Diene, Agent Comptable ParticulierMamadou N’Guer, Controleur de GestionBara Diop, DocumentalistAbabacar Sy BO, Responsable de l’Unité Informatique de Gestion (UIG)Ousnme Mbodj, Informaticien, UIG, Responsable du Centre de FormationMoctar Johnson, Informaticien, UIGMarne Mor Gningue, Comptable Matières, Siège de I’ISRA, Bel AirMme Aminata Niane Badiane, Coordonnatrice, Commission d’InfrastructuresBoubacar Diop, Comptable Matières, CNRA, BambeyBaye Waly Diagne, SuperviseurMme Cisse, Comptable Matières, URRS, Saint LouisPapa Nouhine Dieye, Chercheur Zootechnie, URR2, KoldaMamour Kandji, Comptable Financier, URR2, KoldaMohamed Savane, Assistant Administratif, URR2, KoldaAbdoulay Dia, Chef de Garage, URR2, Kolda

Tom Cussack, Chief of Party, Natural Resources Based Agricultural Research Project (NRBAR)Hannibal Muhtar, Consultant, NRBARMawa Diop, Facilitateur du projet NRBAR, USAID, Dakar

A-3

ANNEXE 4

COMPTE RENDU - REUNION DU 14 JANVIER 1997

CONTROLE ET GESTION DES IMMOBILISATIONS DE L’ISRA

MISSION DE JOHN ASHBURNER

JANVIER 13 AU JANVIER 29, 1997

Une réunion a été convoquée par I’AI à 121100 le Mardi 14 janvier 1997 en vue de discuter lesTermes de Référence et le Programme de Travail du Consultant, John Ashburner.

Les participants suivants ont assisté:

Mme Boury N’Dao Diallo, Responsable, Audit InterneHyacinthe Mbengue, Responsable, Gestion de StationsBaye Waly Diagne, Superviseur, ComptabilitéPierre Diene, Agent Comptable ParticulierNdiaga Dieng, Secrétaire GénéralMamadou N’Guer, Contrôleur de GestionAbabacar Sy Bo, Responsable Unité Informatique de GestionMoctar Johnson, InformaticienMarne Mor Gningue, Comptable-Matières CentraliseurHannibal Muhtar, Consultant, Gestion des StationsJohn Ashburner, Consultant, Contrôle et Gestion des Immobilisations

Les points suivants ont été discutés et arrêtés:

1) Concernant les Termes de Référence ci-joint, il a été suggéré d’indiquer:

que le paragraphe “A” soit considéré comn1e une description des travaux que1’ISRA souhaite effectuer concernant les imnwbilisations de l’Institut.

que le paragraphe “B” soit maintenue comme le premier Terme de Référence

que les Points 1, 2 et 4 du paragraphe “C” soient maintenus dans les Termes deR6férences

que le Point 3 du paragraphe “C” soient t5liininé car étant prématuré pourréalisation pendant la présente mission.

A - 6

2) La réunion a mis en place un groupe de travail en vue d’effectuer un travail collaboratifpendant la mission composée du personnel suivant:

Mame Mor GningueMoctar Jo11nso11Baye Waly DiagneMamour Kandji

La réunion a demandé que le groupe de travail propose un Programme de Travail pourdébuter pendant la mission du Consultant (voir Programme ci-joint). Les objectifs de ceprogramme sont les suivants:

Rétablir les enregistrements des immobilisations jusqu’à l’année 1994 sur lesystème IMOSYS (transfert de disuette au disque dur)

Ajouter les acquisitions de l’année 1995 sur le système IMOSYS

Ajuster le bilan de l’année 1995 sur l’exercice de l’Année 1996

Ajouter les acquisitions de l’année 1996 sur le système IMOSYS

Ventiler les données pertinentes d’IMOSYS aux Unités de Recherche ayant unCompact 36

Organiser la r&lisation d’un inventaire incluant le constat physique et la mise àjour des données sur fiches.

Le Programme de Travail proposé sera discuté pendant une deuxième réunion dans leplus bref délai (ce qui a eu lieu Jeudi le 16 janvier à 121130).

J. E. AshburnerDakar, 14 janvier 1997

A-7

ANNEXE 5

PROCEDURE POUR LE RETABLISSEMENT DU

CONTROLE DES IMMOBILISATIONS SUR IMOSYS

La proc&lure suivante est suggérée en vu de rétablir le contrôle des immobilisations de l’Institutsur le système informatique IMOSYS. Le travail est réalisable par le personnel existant deI’ISRA mais la designation d’un Groupe de Travail est fortement recommandé.

PREMIERE PARTIE: AJUSTEMENT DU BILAN 1995 SUR L’EXERCISE 1996

1)

2)

3)

4)

3

6)

7)

8)

Restaurer les fichiers des immobilisations sur le Super Compact 36 au CNRF, grâce àla copie sauvegardée par UIG.

Rhliser une trie par ligne budgétaire et en ordre alphabétique

Editer les données (par Centre et non pas par Unité de Recherche)

Vhifier le tirage des fichiers avec la comptabilité de l’année 1994

Trier et éditer toutes les données de l’année 1995 maintenue sur IMOBYS.Realiser de tries additionnelles concernant les Sites, les Lignes Budgétaires et en ordreAlphabétique

Faire entrer les données concernant les adquisitions de l’année 1995 sur IMOSYS(travail à réaliser au CNRF)

Vérifier les fiches sur IMOSYS avec la comptabilité de l’année 1995.

Proposer un ad.justement du bilan de l’année 1995 sur l’excercise de l’année 1996.

DEUXIEME PARTIE: INCLUSION DES ACQUISITIONS DE L’ANNEE 1996 SURL’EXERCISE DE L’ANNEE 1996:

1) Recupérer les diskettes des données d’IMOSYS jusqu’au fin de l’année 1995 (travail àeffectuer au CNRF)

2) Ventiler les disquettes pertinentes d’IMOSYS aux Unités de Recherche ayant un Compact36

Sous la supervision du Groupe de Travail, ajouter les données sur IMOSYS desacquisitions de l’année 1996.

3) Veritïer la saisie des données (Groupe de Travail)

5) Continuer avec la procidure de clôture du bilan de l’année 1996

A-8

ANNEXE 6

RAPPORT DE MISSION A KOLDA

INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS DU

CENTRE DE RECHERCHES AGRICOLES DE KOLDA

INSTITUT SENEGALAIS DE RECHERCHES AGRICOLES

RAPPORT DE MISSION

INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMlkIOBILISATIONS

DU CENTRE DE RECHERCHES AGRICOLES DE KOLDA

CONTROLE ET GESTION DES IMMOBILISATIONS DE L’ISRA

JANVIER 20 AU 25 JANVIER 1997

TABLE DE MATIERES

1 . INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..l

3i. ACTIVITES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..a......?

3_ . RESULTATS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...3

4. OBSERVATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..d

5_ . RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . > . . . 11

ANNEXE 1 PROCEDURE DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE SUIVIE A KOLDA . . . 12

ANNEXE 2 INVENTAIRE DU CENTRE DERECHERCHES AGRICOLES DE KOLDA . , . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1

1. INTRODUCTION

Une mission a été réalisée au Centre de Recherche Kolda dans le cadre du contrôle et gestiondes immobilisations de I’ISRA du 20 au 25 de janvier, 1997. La mission a été composée desmembres suivants:

Mme Cisse, Comptable Matières, URRS, Saint LouisBoubacar Diop, Agent Administratif, CNRA, BambeyManie Mor Gningue, Comptable Matières Centraliseur, Direction Générale,Moctar Johnson, Informaticien, UIGBaye Waly Diagne, Superviseur, Direction GénéraleJohn Ashburner, Consultant, NRBAR

Aussi, les personnes suivantes du Centre de Kolda ont collaboré étroitement avec la mission:

Saliou Nyang, Gestionnaire du CentreMamour Kandji, Comptable FinancierMohamed Savane, Assistant Administratif.

Le but de la mission était d’effectuer un inventaire exhaustif et physique du Centre deRecherches Agricoles de Kolda. En même temps, d’élaborer la procédure de réalisation d’uninventaire physique pour guider les travaux de d’inventaire dans tes autres Centres de l’Institut.

On a eu l’occasion de finaliser un Aide Mémoire pour mettre à la disposition des ComptablesMatiéres des différentes Unités.

Ainsi, de nombreux problèmes ont été recensées concernant l’enregistrement, le contrôle et lagestion des immobilisations de l’Institut et de solutions pertinentes proposées pour chaquesituation.

2

2. ACTIVITES

La Mission a eu lieu entre le 20 et le 25 janvier et s’est déroulé comme suit:

Lundi 20 .janvier

Mardi 2 1 janvier

Mercredi 22 janvier

Jeudi 23 -janvier

Vendredi 24 janvier

Samedi 25 janvier

Voyage Dakar - Kolda

Prise de contact avec le Responsable de CRA, KoldaElaboration d’un Plan de TravailDémarrage de l’inventaire physique du matériel de bureau, d’atelier, delaboratoires, etc.

Rapprochement de l’inventaire physique avec le ListingPoursuite des inventaires et préparation des Chapitres de l’Aide Mémoire.

Inventaire physique des logementsPointage sur les ListingMise à jour des fichiers de l’inventaire sur PCNumérotation partielle des bâtimentsAssignation des “Observations” du Rapport pour 6tude par les différentsmembres de la Mission

Compte Rendu du Groupe de TravailSaisie de l’inventaire sur PC (terminaison)Travail supplémentaire sur l’Aide MémoireElaboration des Conclusions et Recommandations du RapportEdition de l’inventaire et du brouillon du Rapport de Mission

R&mion de synthèse et discussion du brouillon du Rapport de MissionPlanification des activités supplémentaires concernant le Rapport et I’AideMémoireVoyage de retour Kolda-Dakar

3

3. RESULTATS

1) IJn inventaire physique a été réalisé sur le Centre de Recherches Agricoles de Kolda. Ce-ci a couvert tous les 737 immobilisations enregistrés dans IMOSYS, à l’exception des 8immos concernant “Agencements, Aménagements et Installations”

2) La procédure adopté pour réaliser l’inventaire va être incorporée dans 1’Aide Mémoiredestiné aux Comptables Matières, Chef de Centre et Gestionnaires de l’Institut.

3) L’inventaire a montré les résultats qui suivent:

Iumobilisationsenregiskées dans

TMOSYS surle site de Kolda

Inm~obilisationsenregist.rées

dans IMOSYS etretrouvées sur

le site de Kolda

Inmobilisat ionsnon enregistréesdans IMOSYS

mais trouvées surle sit.e

de Kolda

Mobilier de Bureau 2 4 0 102 5(42 %)

Mobilier et Matérielde Logement

Tout es autresinunobilisations,sauf “Agencements,Amégagements etInstallations”

2 9 9 132 1(44 %)

190 107 5 2(56 %o>

TOTAL 7 2 9 3 4 1 5 8(47 %)

4) De nombreux problèmes concernant le contrôle et gestion des in-mobilisations del’Institut ont kté identifié et de solutions préconisées sont présenté ci-dessous dans laSection Observations.

4

4. OBSERVATIONS

1) Désienation erronée

Probl&me:

Une mauvaise Désignation signifie une Désignation non conforme avec le matériel (parexemple: un “refroidisseur” au lieu d’un “réfrigérateur”, un “pulvérisateur” au lieux d’un“pulvériseur”).

Solution préconisie:

i> D’abords il faut retrouver les pièces justificatives du matériel (Fiche deBordereau, facture et PV de la réception).

ii) Vérification et concertation avec le Comptable Financier afin de corriger lesecritures.

Définition de matériel non immol~ilis~l~le:

Problème:

Certain matériel ne doit pas être immobilisé compte tenu d’une valeur basse ou de sataille.

Solution mécanisée:

D’une manikre générale, il n’existe pas de règles spécifiques pour considérer un bien (oumatériel) inmobilisable ou pas. La seule recommandation est d’essayer de prendre unecatégorie de matériel considérée non immobilisable. Ce-ci dit par ailleurs, le matérielsuivant:

9 Petit matériel: brouettes, pelles, pics, râteaux, truelles, jalons.

Tout ce matériel doit être mis en Stock.

ii) Petits appareils électro-mécaniques: métrix petit modèle (pin), calculatrices (pm),perceuse électrique (pm), caisse à outils (pin)

Tout ce matériel doit être mis en Stock.

iii) Les accessoires: moquettes. nattes, matelas, rideaux

Tout ce matériel doit Gtre mis en Stock.

5

iv) Tableaux et obiets d’art: la situation concernant les tableaux et les objets d’art etplus compliqué.

D’un côté ceux-ci peuvent être considérés comme Stock du fait qu’ils ne sont pasamortissables. Cependant cette solution n’est pas toujours valable.

D’autre part, ils peuvent être pris comme des immobilisations avec un tauxd’amortissement selon la Ligne Budgétaire assignée à l’immeuble.

3 Procédure IIOW la Sortie de matériel:

Problème:

On constate que souvent de matériel est sorti des Centres de Recherches pendant laréalisation des essais ou de missions, sans aucun acte administratif. Dans les Centres, ily a souvent du matériel prêté provisoirement qui éventuellement devient perdu.

Solution préconisée:

Le Chef de Centre doit établir une Note de Service pour réglementer les sorties dematériels immobilisés.

Aucun matériel ne doit sortir hors du Centre sans acte administratif.

ii) A cet effet, un Bon de Sortie sera établi et signé conjointement par le ComptableMatières et le Gestionnaire de Station et acquitté par le Bénéficiaire du matérielpour mieux suivre le mouvement du matériel. Ce Bon sera établi en troisexemplaires: l’original destiné au Bénéficiaire, un exemplaire destiné au Gardiena la sortie du Centre et le troisième conservé par le Comptable Matières.

4) Procédure IIOW- le Transfert de matériel d’un Centre h l’autre:

Problème:

Très souvent des transferts de matériels sont effectués sans acte administratif. Dans cettesituation, le Centre d’origine perd le trace de ce matériel et le Centre d’accueil n’a aucun&lhent le permettant la prise en charge de ce dernier.

Solution préconisée:

La Direction Générale doit établir une Note de Service pour réglementer les transfertsde matériels immobilisés.

i) Le Chef de Centre d’accueil doit établir Lme demande de transfert du mathielconcerné, adressé au Directeur du Centre d’origine,

6

ii) Le Comptable Matières du Centre d’origine établira un Bon de Transfertcontresigné par l’autorité compétente, le Comptable Matières et le Chef deService concerné.

3 Proposition concernant le cas des motos et mobvlettes:

Problème:

La Mission note que les charges afférents à l’entretien des motos et mobylettes sontexcessifs pour I%RA. En plus, l’état général et l’entretien du parc est défectueux.

Solution wéconisée:

La Mission propose à la Direction Générale la solution suivante:

i> Proposer à l’agent détenteur un contrat de location-vente et lui attribuer uneindemnité mensuelle kilométrique.

ii) Au terme du contrat de location, l’indemnité mensuelle kilométrique devrait êtremaintenue pour l’entretien et la maintenance du matériel durant tout le temps qu’ilrestera fonctionnel.

6) Proposition concernant le cas du mobilier des logements:

Problème:

On constate dans tous les centres de I’ISRA la plupart du matériel, surtout le mobilierde logement subit des ransferts internes entre voisin ou de l’enlèvement suite à uneaffectation d’un agent, sans aucun acte administratif. Au dela on observe une mauvaisegestion et utilisation des biens constatés à l’égard des détenteurs.

Solution m-éconisée:

La Mission propose à la Direction Générale:

9 Proposer à l’Agent logé, tributaire de divers mobiliers de logement, le rachat deces derniers qui sont dans le plupart des cas, défectueux et très anciens. Ce-ci vaéviter à I’ISRA de valoriser du matériel qui ne dispose d’aucun élémentcomptable financier pourtant justifier le montant qui lui ait alloué. Aussi, onévitera le transfert interne entre voisins et aussi l’enlèvement de matériel qui estsouvent amené par le tributaire du logement suite à une affectation, sans aucuntrace de transfert, évitant ainsi une perte à l’Institut.

Probléme:

La Mission a identifik un problème de codification pour le LNERV qui a entraîné desdoubles emplois au niveau de certains matériels.

Solution mécanisée:

Pour parer à ce moblènie tm-ictuel:

Il a kté suggérer de supprimer le 2 éme caractère alphabétique du code matérieldu LNERV, c’est à dire tout site E jusqu’en 1995, avec un fichier test.

Ceci va faire apparaitre nécessairement tous les enregistrements en double triesau préalable. II faudra faire un pointage sur Listing pour identifier les enregistre-ments 5 supprimer aprks validation par une commission (composée du ComptableFinancier, du Chef de Service du lieux de l’inventaire et du Comptable Matières).

Exemple de modification du code matériel :

HC/0200 1 S/220 devient H02/00 1 Y220

NB: Ce travail devra être effectué au préalable sur un fichier test avec l’aidedes personnes qui ont travaillé sur les imnws du LNERV.

ii) Adoption de la codification normal

Il sera recommanclt5 de faire la saisie du code matériel suivant un format utilisantseulement le Code Famille à partir de l’exercice 1996.

Exemple: HO20015220 au lieux deHC0200 15220

Dans ce cadre, une campagne d’information et de sensiiliiisation devra être faite.

iii) Eventuellement, les activités i) et ii) ci-dessus pourraient être klargies pourl’enisenible des immobilisations.

8

Le matériel indiuué dans le fichier n’existe DI~S:

Problème:

Dans ce cas le matériel peut avoir disparu pour plusieurs raisons: vol, transfert, sortieprovisoire7 etc.


9 Il faudra s’assurer que le matériel concerné n’a pas fait l’objet d’un transfert à unCentre ou d’une Sortie à un agent, à un centre ou à un autre ministère. Lorsquetoutes les vérifications sont faites et selon la valeur du matériel, une Commission(composé du Comptable Financier, du Chef du Service du lieux de l’inventaire,du Comptable Matières) prépare un Procès Verbal de constat de la disparition dumatériel qui précisera le prix du bien et toutes les indications nécessaires.

ii)

iii)

Aprks quoi. le Comptable Financier propose une écriture de redressement.

Le Comptable Matières fait également la mise à jour suivant la procédure prévuepar le systkme IMOSYS, à savoir Cession, Reforme ou Don.

9) Le matériel inventorié ne figure pas sur le fichier des immohilis~~tions (KMOSYS):

Problknie:

Il arrive que du matériel portant ou non un numéro d’inventaire, ne figure pas sur lefichier des immobilisations (IMOSYS) pour plusieurs raisons: erreur pendant la saisie desdonnées sur IMOSYS, erreur dans la codification de l’inmo, etc.


9

ii)

iii)

iv)

Il faut s’assurer d’abord si le matériel concerné est numéroté

S’il est numéroté, vérifier s’il n’est pas mal enregistré dans le fichier ou s’il neprovient pas d’un autre centre. Dans ce dernier cas, il faut régulariser le Bon deTransfert et faire la régularisation nécessaire sur la codification du Site surIMOSYS.

Lorsque, par contre le matériel n’est pas du tout numéroté, il faudra s’assurer quele matériel ne provient pas d’une convention qui n’a pas encore rétrocédé sesbiens acquis à I’ISRA. Il faudra s’assurer que le numéro d’inventaire ne s’est paseffacé entre temps ou a disparu avec une partie du matériel (par exemple, la perted’un pieds de chaise portant le numéro d’inventaire).

Lorsque toutes les vérifications sont faites et le problème reste irrésolu, uneCommission (composée du Comptable Financier, du Chef du Service du lieux del’inventaire. du Comptable Matières et du Gestionnaire du Centre) fait un Constatécrit qui devra porter toutes les indications nécessaires (valeur du matériel.

Y

financement, etc.). Il faut également procéder à la numérotation à nouveau dumat&-iel. Enfin, le Comptable Financier propose l’kriture d’ajustementnécessaire.

10) Traitement des inmol~ilisations de matériel hérité par I’ISRA:

On constate dans certains Centres que la plupart du matériel de mobilier a kté héritéavant la création de 1’ISRA et aussi la fabrication locale de certains matériels ont &éinitié sans qu’on puisse savoir le montant réelle du coût, ce qui pose un problème pourla valorisation.

Les immobilisations de I’ISRA ont plusieurs provenances:

21) Acquisition directe sur fonds de l’Institutt)) Acquisition dans le cadre des conventions de financementcl Acquisition directe par le bailleur(1) Mise en .jouissance par l’ETAT

Pour le premier cas a) le Comptable Matières procède avec l’enregistrementnormal de l’immo.

Dans le cas b), c) et ci), les pièces justificatives font souvent (Efaut. Donc, il ya des difficultés pour l’enregistrement de l’immo.

Solution nréconis6e:

Dans tous les cas, il est nécessaire que l’Institut dispose de tous les documents relatifsà toutes acquisitions de biens.

Lorsque le bien est acquis dans le cadre d’un convention. acquis directement par unbailleur ou mis en jouissance par 1’Etat (les case b), c) et d)), des dispositions pratiquesdoivent être prises pour permettre de prendre en compte clans le patrimoine de 1’ISRAles biens concernk.

Pour cela, des procédures sont proposées par la Mission:

Durant la période d’exécution d’un projet inscrit dans une Convention, I’ISRAdoit se charger de sauvegarder la sécurité de tous les matériels acquis.

Avant leur transfert définitif à l’Institut et tout de suite après leur acquisition. leComptable Matiéres doit dablir une liste de ce mdriel. incluant un numérod’inventaire skyuentiel correspondant ;w systkme de niim&-otation en vigueur tians

le Centre.

ii) A la fin du projet, le CIlet-‘ de Centre et le Comptable Matières doivent réviser [adocumentation de la Convention pour voir s’il y ;t une Clause indiquant ie

10

transfert définitif et automatique des biens. Dans ce cas, il doit remplir leBordereau d’Enregistrement et procéder à la saisie dans le système IMOSYS.

Dans le cas échéant, le Responsable du Centre doit adresser au Bailleur unedemande de transfert de ces biens à I%RA.

iii) Concernant la valorisation des biens lors du transfert, il est recommandé denommer une Commission de Valorisation à cet effet (par exemple: ComptableMatières, Chef de Station, Gestionnaire de Station et une spécialiste dans ledomaine du matériel concerné).

iv) Lorsque des difficultés se posent dans la valorisation des biens, il est recommandéque la Commission de Valorisation considère l’enregistrement du matérielconcerné avec une valeur symbolique d’un franc.

12

ANNEXE 1

D'une manière générale l’objectif d’un inventaire physique est de connaître la réalité dupatrimoine et de confirmer l’existence des in-mobilisations inventoriées. Pour réaliser uninventaire et le vérifier, une organisation appropriée est exigée et doit permettre

l’existence d’une nomenclature des in-mobilisationsl’existence d’un fichier des immobilisations comportant le numéro de nomenclature et lalocalisation de l’immobilisationl’existence de fiches de mouvement comportant plusieurs modules (acquisitiond’immobilisation par achat, création d’immobilisations par l’ISRA, destruction ou miseau rebut, réforme, transfert, prêt, location, etc.)l’existence d’un système de codification harmoniséel’existence de règles conmunes pour apprécier les biens à immobiliser, à stocker ou àprendre en chargel’utilisation de taux d’amortissement conmun

La mission a démarré son travail d’inventaire sur la base des documents suivants:

Edition du fichier IMOSYS sur tous les comptes d’immobilisations de la DRSPA (dontKolda)Préparation de fiches de tous les comptes d’immobilisations à l’exception du mobilier etdu matériel de logement, sur feuille de calcul QPRO POUR WINDOWS.Liste des codes familles, des codes centres et sites

L’inventaire proprement dit s’est réalisé comme suit:

Inventaire physique des bâtiments (bureaux, logements, laboratoires, magasins, garages,aménagements divers)Inventaire physique du mobilier et matériel de laboratoire et de bureauInventaire du mobilier et matériel de logementInventaire du parc roulant (autos, motos, tracteurs)Inventaire du matériel agricoleNumtkotation et identification des bâtiments et logementsSaisie des résultats de l’inventaire sur feuille de calcul ou sur le Listing

IMMOBILISATIONS DE KOLDA - SITE 220

-A C Q U I S I T I O N I~NVENTAIRE

Ordr Annee 1 Mois 1 Jour 1 Val.Brute 1 Ve r i f i eeO b s e r v a t i o n s

- -No. de Se&l ValeUr TZlW

d’lrnmatrlc. N e t t e 1d’Amo’l_

212000 TERRAINS D’EXPLOITATIONS AGRICOLES

1 CC020635 2 2 0 P A TERRAIN CRZ KOLDA 1809HA 212000 1 1 1992 1 12 1 31 1 1 Ix 1

1 I l

220400 LOGEMENTS NEUFS PERSONNEL

2 DG020632 2 2 0 P A CONSTRUCTIONS IDA” 220400 2 1 9 8 6 1 1 460496885 X3 DG020633 2 2 0 P A CONSTRUCTIONS HERITEES 220400 3 1 9 9 2 12 31 1 x4 DG020634 2 2 0 P A CONSTRUCTIONS SUR FONDS P R O P R E 220400 4 1 9 9 2 12 31 1 x

I I .-

222000 MATERIELS ET OUTILLAGES D’ATELIER

5 FO2005796 FO2005807 FO2006048 FO2006059 FO200606

10 FO2006071 1 FO20058512 FO20062913 FO20063014 FO20044415 FO20061816 FO200611

2 2 0 P A C A I S S E A O U T I L S2 2 0 P A C H A R G E U R2 2 0 P A GARDE A PILES2 2 0 P A GARDE A PILES2 2 0 P A GARDE A PILES2 2 0 P A GARDE A PILES2 2 0 P A MOTOR POUR DECOR2 2 0 P A POMPE DISTRIBUTEUR 14152 2 0 P A POMPE DISTRIBUTEUR 1415 ELECT2 2 0 P A T I R E F O R T2 2 0 P A TOISE A MESURE (REFORME)2 2 0 P A TOISE METALLIQUE

El1 222000B l l 222000BO5 222000BO5 222000BO5 222000BO5 222000Bll 222000

222000222000

BIO 222000222000

BO5 222000

56789

10111213141 51 6

]Clé dynamométrique M200IArrache molaire

IBII 1 1 2221001 I -1972 1 marque FACOM

I I I(Bll 1

I I I I I I I

01127/97 C:\WP51\JOHNASH\l997\97~S22OX.WB1 IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page1 de11


17 PO200476 2 2 0 P A BALANCE WELCH”18 PO200475 2 2 0 P A B A L A N C E D E P R E C I S I O N S ELECT19 FO200612 2 2 0 P A BALANCE DYNAMOMETRE2 0 PO200452 2 2 0 P A BALANCE ELECTRO SAUTER21 PO200499 2 2 0 P A BASCULE ELECTRONIQUE22 PO200502 2 2 0 P A BASCULE ELECTRONIQUE23 FO200552 2 2 0 P A BASCULE EXA24 FO200608 2 2 0 P A BASCULE FORCE 500KG25 FO200588 2 2 0 P A BASCULE PORTEE26 FO200631 2 2 0 P A BASCULE RB CM 15002 7 FO200562 2 2 0 P A BASCULE TURPO28 FO200425 2 2 0 P A PESE BETAIL29 FO200551 2 2 0 P A PESE BETAIL30 FO200561 2 2 0 P A PESE BETAIL31 FO200563 2 2 0 P A PESE BETAIL MARECHALL PM6232 PO200515 2 2 0 P A PESON PORTEE 5KGS SALTER33 P0200500 2 2 0 P A PESON PORTEE 50KGS SALTER34 FO200574 2 2 0 P A P L A N 3 T

222100 MATERIEL DE CONTROL DE MESURE ET DE PESAGE

222100 1783 222100 18

222100 1 9BO6 222100 2 0BO6 222100 21BO6 222100 2 2BlO 222100 2 3

222100 2 4B l l 222100 2 5

222100 2 6BIO 222100 2 7Bll 222100 2 8BO9 222100 2 9BIO 222100 3 0BIO 222100 31BO6 222100 3 2BO6 222100 3 3Bll 222100 3 4

01127l97 C:\WP5I\JOHNASH\1997\97~~S220X.WBl IMMORII 18 fiTff>NS .IIISQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page 2 de 11

222 200 MATERIELS ET OUTILLAGES SPECIFIQUES DE LABORATOIRE

3 5 PO2004683 6 PO2004693 7 PO20044738 PO20049339 PO2004904 0 PI302049141 PO20048842 PO2004894 3 PO2004954 4 PO2004974 5 PO2006024 6 PO2004494 7 PBO2064948 PO2004504 9 PO2004815 0 PO20045151 PO2004795 2 PO2004805 3 PO2005085 4 PO2004485 5 PO2004965 6 PO2004665 7 PO2004675 8 PO2006285 9 PO2004646 0 PO20046561 PO200473

2 2 0 P A ASPIRATEUR DE SP2 2 0 P A ASPIRATEUR DE SPERMES2 2 0 P A BAIN MARIE2 2 0 P A BAIN-MARIE GRANT2 2 0 P A CENTRIFUGEUSE2 2 0 PA CENTRIFUGEUSE A HEMATOCRYTE2 2 0 P A CENTRIFUGEUSE JOUAN2 2 0 P A CENTRIFUGEUSE JOUAN2 2 0 P A CONGELATEUR JENCONS2 2 0 P A CONGELATEUR LEC2 2 0 PA CONTAINER DE CONSERVATION2 2 0 P A ETUVE EB 55 JOUAN2 2 0 P A ETUVE 28L MEMERT2 2 0 P A MICROSCOPE2 2 0 P A M I C R O S C O P E2 2 0 P A MICROSCOPE AVEC CAISSON HACHET2 2 0 P A M I C R O S C O P E B I N O C U L A I R E2 2 0 P A M I C R O S C O P E B I N O C U L A I R E2 2 0 P A P L A C A R D E N B O I S2 2 0 P A R E C H A U D 3 F E U X2 2 0 P A REFRIGELATEUR2 2 0 P A R E P U L S I O N MOTOR2 2 0 P A R E P U L S I O N MOTOR2 2 0 P A SPECTROMETRE2 2 0 P A SPECTROPHOTOMETRE2 2 0 P A SPECTROPHOTOMETRE2 2 0 P A V I T R I N E R E F R I G E R E E

BO6 222200 3 5BO6 222200 3 6BO6 222200 3 7BO6 222200 3 8

222200 3 9BO6 222200 4 0BO6 222200 41

222200 4 2BO6 222200 4 3BO6 222200 4 4BO5 222200 4 5

222200 4 6222200 4 7

BO6 222200 4 8BO6 222200 4 9

222200 5 0222200 51222200 5 2

BO6 222200 5 3222200 5 4

BO6 222200 5 5222200 5 6

BO6 222200 5 7BO6 222200 5 8BO6 222200 5 9BO6 222200 6 0BO6 222200 61

PBO80258 800 SL ETUVE JOUAN EB 555 X P r o v S A I N T L O U I SPB022777 200 PA FOURMERMMET X P r o v L A B O H A N N

MICROSCOPE WILD HEERBRUGG X P r o v L A B O H A N NPBO200474 2.. PA VIDEUR DE TUBE X A v o i r a u L A B O H A N NPBO200492 220 PA CENTRIFUGEUSE HERAEUS CHRIST X 100186

01127l97 C:\WP51\JOHNASH\1997\97~S22OX.WBi IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page3dell

IMMOBILISATIONS DE KOLDA I SITE 220

222 300 MATERIELS DE FORAGE ET D’IRRIGATION

62 FO200572 2 2 0 P A MOTEUR RUGGE B l l63 FO200573 2 2 0 P A MOTEUR RUGGE 81164 F D 0 2 0 6 5 7 2 2 0 P A MOTOPOMPE CAMPEON65 FO200600 220 PA MOTOPOMPE MARQUE ESSA NICCO66 FO200565 2 2 0 P A POMPE IMMERGEE BO6

222 400 TRACTEURS ET MOTOCULTEURS ET MATERIELS ROULANTS

67 G O 2 0 0 4 2 9 2 2 0 P A CITERNE DE 15OOL 222400 6 7 1981 6 3 0 320000 168 G O 2 0 0 4 4 6 2 2 0 P A REMORQUE BENNE BRIMONT BIO 222400 6 8 1 9 8 6 1 1 617000 X69 FO200601 2 2 0 PA R E S E A U M O B I L E P O U R A S P E R S I O N 222400 6 9 1987 7 31 58646470 G O 2 0 0 4 3 4 2 2 0 P A TRACTEUR RENAULT 461M400 222400 7 0 1 9 8 3 6 3 0 3783000 x

222 500 MATERIELS GROUPES ELECTROGENES ET ELECTRO POMPES

7 1 FO200563 2 2 0 P A G E N E R A T E U R A G R Bll 222500 71 1 9 8 6 1 1 1 2 0 0 07: POYOO498 2 2 0 P A GROUPE ELECTRO BO6 222500 7 2 1991 1 1 2000000 x73 FO200440 2 2 0 PA GROUPE ELECTROGENE L O M B A R D I N I 83 222500 7 3 1981 3 1 3 1120000 x

01127197 C:\WP51\JOHNASH\1997\97~S220X.WBl IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page4delI

74 G O 2 0 0 4 3 9 2 2 0 P A75 G O 2 0 0 4 2 7 2 2 0 P A76 G O 2 0 0 4 2 6 2 2 0 P A77 FO200568 2 2 0 P A78 G O 2 0 0 4 4 1 2 2 0 P A79 G O 2 0 0 4 3 1 2 2 0 P A80 G O 2 0 0 5 6 9 2 2 0 P A81 G O 2 0 0 5 7 1 2 2 0 P Aa2 G O 2 0 0 6 1 4 2 2 0 P A83 G O 2 0 0 5 7 0 2 2 0 P A84 G O 2 0 0 4 3 0 2 2 0 P A85 FO200560 2 2 0 P A86 G O 2 0 0 4 4 3 2 2 0 P Aa 7 G O 2 0 0 4 3 2 2 2 0 P A88 G O 2 0 0 4 2 8 2 2 0 P Aa9 G O 2 0 0 6 0 3 2 2 0 P A90 FO200590 2 2 0 P A91 G O 2 0 0 5 6 6 2 2 0 P A


Observatvxs No. de Serie/ Valeur Tl;xd’lmmatric. N e t t e I Id’Amort

BINEUSE ATTELAGE ACCESSOIRESC H A R R U EC H A R R U E J E A N D E B R U S AD E C O R T I Q U E U S EENSILEUSE A FLEAUX POUR TRAC7F A U C H E U S EF A U C H E U S EF A U C H E U S EG Y O B R O Y E U RH E R S ELAMIME NIVELEUSEM O U L I N A C E R E A L EPRESSE A PAILLEPRESSE A RAMASSEUSEPRESSE PAILLEPULVERISAT COFFRET LOURDP U L V E R I S A T E U RS E M O I R S E B R A

Bll

811

611B l lB l l

011

BlO

811

222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600222600

747 57 67 77 87 98 0a ia 2a 3848 58 6 1 9 7 9 10 2 5 790000 xa 7 1988 3 31 2584260 X88 1 9 8 6 1 1 350000a9 1 9 7 9 1 0 2 5 597800 X METTRE P U L V E R I S E U R 28439 0 1988 3 31 1580000 X91 1982 17 70 34rKh-i xL .--- t -- 3 -- I - - - - , . I 4

92 10200381 2 2 0 P A I M P R I M A N T E E P S O N9 3 10200379 2 2 0 P A IMPRIMANTE EPSON FX 80094 io200380 220 P A ORDINATEUR CHAMKOK95 IA020746 2 2 0 P A O R D I N A T E U R D E L L 4 3 3 S P9 6 10200377 2 2 0 P A ORDINATEUR IBM PC AT3 640K9 7 PA020653 2 2 0 P A ORDINATEUR PORTABLE TOSHIBA

223 100 MATERIEL INFORMATIQUE

BO3

BO3

223100 922 2 3 1 0 0 9 3223100 94223100 95223100 96223100 97

2 2 0 P A I M P R I M A N T E EPSON L Q 500 XlZO200176 201 PA ORDINATEUR IBM PS12 MODELE 60 X N O N U T I L I S E V O I R O R I G

220 PA ORDINATEUR HP 1 9 9 5 X V O I R D I E Y E

OI/27197 C:\WP51\JOHNASH\1997\97~S220X.WBi IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page5dell


98 HM020652 2 2 0 P A9 9 HM022650 2 2 0 P A100 H M 0 2 0 6 5 1 2 2 0 P A101 H O 2 0 0 4 1 0 2 2 0102 H O 2 0 0 4 0 8 2 2 0 P A103 H O 2 0 0 5 4 5 2 2 0 P A104 HM020897 2 2 0 P A105 H O 2 0 0 3 9 8 2 2 0 P A106 HO020655 2 2 0 P A107 HZ020656 2 2 0 P A108 PBO20486 2 2 0 P A109 H O 2 0 0 3 3 1 2 2 0 P A1 1 0 H O 2 0 0 6 2 4 2 2 0 P A111 H O 2 0 0 3 3 3 2 2 0 P A

FRUE FBATIM FETAG FNOCGA No. A C Q U I S I T I O N I~NVENTAIRERue Bat Etage Ordr Annee ) Mois 1 Jour 1 Val.Brute 1 Ve r i f i ee

No. de Serie/ ValeLlrd’lmmatric. N&i?

C A L C U L A T R I C E C A N O N F C 2 0 0CALCULATRICE CAS10 FX 77 GBCALCULATRICE CAS10 SF 4300K A R D E XL E C T E U R M I C R O F I C H E SM A C H I N E A C A L C U L E RMACHINE A CALCULER CANON P40M A C H I N E A E C R I R EM A C H I N E A E C R I R E C A N O N A P 8 0 0 0M A C H I N E A R E L I E R S T A RM A C H I N E C A L C U L A T R I C EM A C H I N E E L E C T R O N A E C R I R EMAGNETOPHONE 0.6920PHOTOCOPIEUSE NP 1215

223200 982 2 3 2 0 0 9 9223200 1 0 0

BO3 223200 101223200 102223200 1 0 3

BO1 223200 1 0 4223200 1 0 5223200 1 0 6223200 1 0 7223200 1 0 8223200 1 0 9223200 1 1 0

BO3 223200 111

223 200 MATERIEL DE BUREAU

HC0200399 220 PA FICHIER XHP0000210 999 DG PHOTOCPIEUSE CANON NP 1020 X PROV DG SANS BONHM022741 200 PA MACHINE A CALCULER OLIVETTI X P R O V L A B O H A N NHD0200353 220 PA COFFRE FORT X

112113114115116

- -

117

H O 2 0 0 3 9 0H O 2 0 0 3 3 2HL020659H O 2 0 0 3 3 9H0200323

H O 2 0 0 4 0 6 220 PA RETROPROJECTEUR 223400 117 [ 1986 ) 1 ( 31 1 202545 /X I

223300 MATERIEL DE TELECOMMUNICATION

2 2 0 P A APPAREIL TELEPHONE 223300 1 1 2 1 9 8 0 8 2 5 561602 2 0 P A POSTE SECONDAIRE INTERPHONE 223300 1 1 3 1985 1 1 5 375002 2 0 P A POSTE TELEPHONE SANS FIL 223300

1 1 4 1 9 9 3 8 1 6 132000~.~--

2 2 0 P A T A L K I W A K I223300 1 1 5 1 9 8 3 3 1 1237500

-.-_220 P A TELECOPIEUR SAGEM SAFAX 60 82

223300 1 1 6 1 9 9 2 9 7 815000 X-~

-

223400 MATERIEL DE PHOTOS ET PROJECTEURS

01/27/97 C:\WP51\JOHNASH\i 997\97-S220X.WBl IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page6dell


; - .i”T,n”;f ~-~~-I;~::;,, 1

- -

223 600 AGENCEMENTS AMENAGEMENTS ET INSTALLATIONS

118 KC020639119 KA020636120 K C 0 2 0 6 4 01 2 1 K C 0 2 0 6 4 2122 K B 0 2 0 6 3 7123 K C 0 2 0 6 4 1124 KB020638125 H R 0 2 0 6 9 0

2 2 0 P A AMENAGE INST PRE-TESTAGE 223600 1182 2 0 P A AMENAGEMENT BUREAUX EXPLOITA 223600 1 1 92 2 0 P A AMENAGEMENT INSTALLATION 223600 1 2 02 2 0 P A AMENAGEMENT INSTALLATION 223600 1212 2 0 P A AMENAGEMENT LOGT VSN 223600 1222 2 0 P A AMENAGEMENT PRETESTAGE 223600 1232 2 0 P A AMENAGEMENTS SANITAIRES 223600 1242 2 0 P A L I A I S O N F R I G O R I F I Q U E 223600 125

QI 127197 C:\WP5l\JOHNASH\1997\97~S220X.WBl IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page7dell


126 H R 0 2 0 6 8 5 220 PA127 H R 0 2 0 6 8 9 220 PA128 H O 2 0 0 6 2 6 220 PA129 H R 0 2 0 5 3 4 220 PA130 H O 2 0 0 3 4 9 220 PA131 J O 2 0 0 0 1 5 220 PA132 PO200507 220 PA133 HR020684 220 PA134 HR020686 220 PA135 HR020687 220 PA1 3 6 HR020688 220 PA137 HR020645 220 PA1 3 8 HR020647 220 PA139 H O 2 0 0 3 9 1 220 PA140 H O 2 0 0 3 7 5 220 PA141 H O 2 0 0 4 0 4 220 PA142 H O 2 0 0 4 1 5 220 PA143 H O 2 0 0 4 2 3 220 PA144 H O 2 0 0 4 7 8 220 PA1 4 5 H O 2 0 0 6 2 3 220 PA146 H O 2 0 0 3 5 9 220 PA147 J O 2 0 0 0 4 7 220 PA1 4 8 H O 2 0 0 3 0 9 220 PA149 H O 2 0 0 3 3 4 220 PA150 J O 2 0 0 0 6 0 220 PA151 J O 2 0 0 0 8 7 220 PA1 5 2 J O 2 0 0 1 4 5 220 PA1 5 3 J O 2 0 0 1 6 2 220 PA1 5 4 J O 2 0 0 1 8 8 220 PA1 5 5 J O 2 0 0 2 7 4 220 PA1 5 6 J O 2 0 0 2 4 1 220 PA1 5 7 J O 2 0 0 1 2 2 220 PA1 5 8 J O 2 0 0 2 2 2 220 PA1 5 9 10200625 220 PA1 6 0 10020660 220 PA161 10200378 220 PA162 10020648 220 PA1 6 3 PO200494 220 PA1 6 4 PO200457 220 PA165 PO200458 220 PA166 PO200459 220 PA1 6 7 PO200484 220 PA1 6 8 PO200485 220 PA1 6 9 PO200519 220 PA1 7 0 HS020693 220 PA171 HSO20694 220 PA172 HS020695 220 PAIi3 .IO200096 220 PA

OI 127197

223 800 CLIMATISEURS ET CONDITIONNEURS D’AIR / MATERIEL DE GENERATEUR ET DE CONDITIONNEMENT ELECTRIQUE

CLIMATIEUR ALASKACLIMATIEUR SPLIT SYSTC L I M A T I S E U RC L I M A T I S E U R A I R W E L LC L I M A T I S E U R A I R W E L LC L I M A T I S E U R A I R W E L LC L I M A T I S E U R A I R W E L LCLIMATISEUR ALASKACLIMATISEUR ALASKACLIMATISEUR ALASKACLIMATISEUR ALASKAC L I M A T I S E U R G I B S O NC L I M A T I S E U R G I B S O NCLIMATISEUR RX 2056C L I M A T I S E U R Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R Z E N I T H A I RCLIMATISEUR 1;5 CVCLIMATISEUR 1;5CV ZENITH AIRC L I M A T I S E U R 1 . 5 C VC L I M A T I S E U R 1 . 5 C V Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R 1 . 5 C V Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R 1,5 C V Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R 1,5 C V Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R 1,5 C V Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R 1,5 C V Z E N I T H A I RC L I M A T I S E U R 1 . 5 C V Z E N I T H A I RCLIMATISEUR 1.5CV ZENITHCLIMATISEUR 1,5CV ZENITH AIRC L I M A T I S E U R 1,5CV Z E N I T H A I RO N D U L E U RO N D U L E U R M C S 5 0 0 V AO N D U L E U R 6 0 0 K V AO N D U L E U R 6 0 0 V AREFROIDISSEURR E G U L A T E U RREGULATEUR DE TENSIONREGULATEUR DE TENSIONREGULATEUR DE TENSIONREGULATEUR DE TENSION

REGULATEUR DE TENSIONVENTILATEUR BRASSEURVENTILATEUR BRASSEURVENTILATEUR BRASSEURVENTILATEUR CROWN

223800223800

BO3 223800BO6 223800

223800Hl 223800BO6 223800

223800223800223800223800223800223800223800

BO6 223800BO3 223800BO6 223800BO2 223800BO6 223800BO6 223800

223800HZ 223800

223800223800

H 3 223800H 4 223800H 7 223800H8 223800HI0 223800H6 223800HI1 223800HO5 223800

223800BO3 223800

223800223800223800

BO6 223800223800223800223800

BO6 223800BO6 223800BO6 223800

223800223800223800

HO4 223800

1 2 61 2 71281 2 91 3 01311 3 21 3 31 3 41 3 51 3 61 3 71 3 81 3 91 4 01411 4 21 4 31 4 41 4 51 4 61 4 71 4 81 4 91 5 01511 5 21 5 31 5 41 5 51 5 61 5 71 5 81 5 91 6 01611 6 21 6 31 6 41 6 51 6 61 6 71 6 81 6 91 7 01711 7 21 7 3

IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page 8 de 11


224 100 VEHICULES DE TOURISME

183 LO200531 220 P A PEUGEOT 405 BREAK D I E S E L184 LO200587 220 P A R E N A U L T 1 8185 L D 0 2 0 6 6 2 220 P A R E N A U L T 2 1 N E V A D A D I E S E L

224100 1 8 3 1 9 9 0 1 1 3958126 X DK0581 EP33224100 1 8 4 1 9 8 3 2 1 1 5415130 x PROPOSE A R E F O R M E 0516 TTBI224100 1 8 5 1994 2 2 8 11500000 TRANSFERT A L A D G

224 200 VEHICULES UTILITAIRES

1 8 6 LO200586 220 P A CAMIONNETTE DATSUN187 L0200424 220 P A CAMIONNETTE 504 BACHEE D I E S E L188 L D 0 2 0 6 6 1 2 2 0 P A M I T S U B I S H I D O U B L E C A B I N E

811 224200 1 8 6 1 9 8 8 1 1 3000000224200 1 8 7 1 9 8 3 3 12 2671000 X 0428 TTBI224200 1 8 8 1 9 9 4 2 21 11064000 X DK0796 EP33 >

PEUGEOT 5 0 4 1 9 9 5 XPEUGEOT 5 0 4 9 8 6 1 TBIX

LD0200437 220 PA PEUGOET 404 ESSENCEPROV SAINT LOUIS sans 7981 TTBl

1 9 7 7 XTOYOTA 4 WD

PROPOSE A REFORME DK0186 EP33X PROV KAOLACK 3326 TTBI

224 300 BETAILLERES ET VEHICULES CITERNES

1 8 9 LO200435 220 PA CAMION RENAULT BETAILLERE 224300 189 1 1981 1 3 1 13 ) 54161301X I KD 003 ~~33 ( I

I l I l I l

01127197 C:\WP51 \JOHNASH\1997\97~S220X.WB1 IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 PageIOde


NO.Ordr

FMAT FCP FETC o d e Site Etabl

F D E S I GDesignation

FRUE FBATIM FETAG FNOCGA No. A C Q U I S I T I O N I~NVENTAIRERue Bat E t a g e O r d r Annee ( M o i s 1 J o u r 1 Val.Brute 1 Verifiee

224500 MOTOS, VELOMOTEURS ET BICYCLETTES

O b s e r v a t i o n s No. de Se&/ Valeur Tauxd’lmmatric. N e t t e d’Amor1.

190 LO200528 2 2 0 P A MOTO HONDA BO6 224500 1 9 0191 LO200529 2 2 0 P A MOTO HONDA BO6 224500 191192 LPO20654 2 2 0 P A MOTO YAMAHA 125 DT DK 0764 224500 192193 LPO20646 2 2 0 P A MOTO YAMAHA 125 DT DK0755 E P 3 3 224500 1 9 3194 LO200598 2 2 0 P A MOTOBECANE 88760674 MOTEUR 501 224500 1 9 4195 LO200599 2 2 0 P A MOTOBECANE 88760682 MOTEUR 501 224500 1 9 5

ACQUISITION DE 1 9 9 5I LN020795 1 220jPA 1~0~0~~50 1224500 1 1 19951 81 221 350000 1 1 1

AUTRESMOTO HONDA XL DK 0762 EP33 94195 X PROV DRPF sans bonCYCLOMOTEUR

5701186PEUGEOT 1 0 3 1 9 9 3 PROV TAMBA ????

CYCLOMOTEUR10270342

PEUGEOT 1 0 3 1 9 9 3 PROV VELINGARA2 2 0

10168026CYCLOMOTEUR PEUGEOT 1 0 3 1 9 9 3 PROV

2 2 0TAMBA

CYCLOMOTEUR10270927

PEUGEOT 1 0 3 electronic- XMOTO HONDA MT 50

PROV TAMBA ->Mballo 240152916X

MOTO HONDA MT 50PROV LNERV PPR-, Col 5507784 sansbon

XCYCLOMOTEUR PEUGEOT BB

PROV LNERV PPR-> Dio 5508663 sansbonX PROV TAMBA Sodetïtex 9055850 sansbon

01127/97 C:\WP51\JOHNASH\1997\97~S220X.Wl31 IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page 11 de 11

A-35

ANNEXE 7

AIDE MEMOIRE - COMPTABILITE MATIERES - SYSTEME IMOSYS

INSTITUT SENEGALAIS DE RECHERCHES AGRICOLES

AIDE MEMOIRE

COMPTABILITE MATIERES

SYSTEME IMOSYS

FEVRIER 1997

1

AIDE MEMOIRE

COMPTABILITE MATIERES

SYSTEME IMOBYS

1 .

2 .

3 .

4.

5. .

6 .

7 .

8 .

9 .

1 0 .

PLAN DE TRAVAILSECTION

Introduction(Donner une bonne introduction à 1’Aide Mémoire)

Principes de la Comptabilité Matières(à revoir le texte ci-joint)

Certains aspects détaillé de la Comptabilité Matières(prendre les points importants des “Observations

dans le Rapport de Mission à Kolda)

Fiche d’Enregistrement des Immobilisations(voir l’esquisse ci-joint sur ce fichier)

Numéros des Comptes et Rubriques Analytiques(voir l’esquisse ci-joint sur ce fichier)

Codes des Sites de 1’ISRA(vérifier la liste ci-joint)

Codes Famille des Immobilisations(trier par code et aussi par libelé)

Taux d’ Amortissements(vérifier la liste ci-joint)

Codes des Centres d’imputation Analytique(trier par code et aussi par libelé)

Codes des Bailleurs (sous familles)(trier par code et aussi par libelé)

RESPONSABLE

Gningue

Gningue

Gningne

Johnson

Baye Waly

Johnson

Johnson

Gningue/Baye Waly

Johnson

Johnson

2

11. Codes des Fournisseurs Johnson(trier par code et aussi par libelé)

12. Proc6dure de réalisation d’un inventaire physique Gningue/Baye Waly(utiliser 1’Annexe 1 du Rapport de Mission à Kolda)

13. Procédure d’enregistrement et de marquage des immobilisations Gningue(par exemple, mentionner les plaques métalliques et peinture, etc.)

14. Procédure de la réforme des immobilisations Gningue

3

1. INTRODUCTION

Les valeurs imrnobiliées constituent une part très important dans le patrimoine de l’Institut, ellesreprésentent environ 85 % du patrimoine total cependant l’attention que son suivi nécessitait estquasiment insignifiante.

Par conskquent il n’est pas étonnant que l’Institut éprouve aujourd’hui toutes les difficultés pouranalyser et justifier convenablement ce poste, pourtant les outils et les ressources humainesexistants, mais ils ne sont pas associés à un reflexe à l’autodiscipline, au respect des principescomptables essentiels par chacun d’entre nous la seule garantie d’une maîtrise parfaite et d’unefiabilité de l’information.

D’une manière générale les valeurs immobilisées qui nous importent peuvent être classées endeux grandes catégories:

1) Les valeurs incorporelles2) Les valeurs corporelles (les biens meubles et les biens immeubles)

Les valeurs incorporelles sont les valeurs immatérielles qui n’ont pas d’existance physique alorsque les valeurs corporelles sont celles qui peuvent se voir et se toucher.

Cet Aide Mémoire est élaboré afin de définir le paramétrage utilisé par le système informatiqueIMOSYS qui a été adopté par I’ISRA pour l’enregistrement et suivie des immobilisations aucours des années 1995 et 1996. Le document présent également la procédure à suivre lors laréalistion d’un inventaire physique et dans le cas d’enregistrement ou de la réforme d’imnobili-sations.

(à revoir le texte)

4

2. PRINCIPES DE LA COMPTABILITE MATIERES

Il s’avère nécessaire de connaître le but recherché dans la comptabilité des matières :

1) La comptabilité des matières est organisée en vue de permettre :

la tenue d’un inventaire;la description des mouvements des matikresle contrôle inopiné et instantané des matières

2) La comptabilité des matières est organisée de telle sorte que les agents de sonexécution et les organes chargés du contrôle de cette exécution puissent disposerdans le minimum de temps, avec le minimum de travail et à l’aide des élémentsindispensables, de tous les renseignements utiles, pour exercer une surveillanceet un contrôle efficace.

Donc, la prkente instruction générale a pour objet de préciser les modalit& d’application desarticles relatifs à la comptabilité des matiéres.

L’instruction développe et commente les différents articles et pot-te sur l’application des idkesghérales suivantes :

1)

2)

3

4)

Tout achat de matière en comptabilité générale doit correspondre à une entréedans l’existant en comptabilité des matières.

Chaque comptable des matières est responsable du patrimoine confié à son centre.Ce patrimoine dont on a dressé l’inventaire et qu’il a pris en charge s’appelleI’EXISTANT.

Toutes les entrées OU les sorties de matkres sont justifiées et donnent lieu à untitre de mouvement appelé bon d’ENTREE ou bon de SORTIE, valant fichecomptable, décrit sur un livre journal et un grand livre des opérations eninatikres.

Le comptable des matières est soumis aux mêmes régles de contrôle que lecomptable financier. En conséquence, sa responsabilité est mise en cause pour lemontant du dommage causé ou de la perte de matériels subie en raison de son faitou de sa négligence.

s

TITRE PREMIER

Disuositions Générales

ARTICLE 1:

La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanent des biens immobiliersou mobiliers d’un établissement.

a) la comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire de ces biens ; elle décritleurs mouvements et fait à tout moment ressortir l’existant.

11) la comptabilité des matières est une comptabilité permanente. Les biens existants,d6nombrés au dernier jour de la gestion financière close, sont repris dans leur détail, en balanced’entrée pour la nouvelle gestion. En cours de gestion, tous les mouvements d’entrée et de sortiesont Ggalenient décrits.

Ainsi il doit avoir à tout moment une concordance parfaite entre l’inventaire physique des,niatik-es et les écritures.

Ces dernières obéissent en permanence à l’équation suivante :

“(Existant en début de gestion) + (entrées - sorties de la période) = (existant au jour de l’arrêtédes optkations)”

ARTICLE 2:

La comptabilité des matières est une comptabilité des quantités avec mention, sur tous documentset pièces justificatives, des renseignements sur les qualités et caractéristiques des bienscomptabilisés.

Ces renseignements doivent permettre une identification rapide de chaque objet concernant engénéral sa nature et ses caractéristiques conformément à la pikce comptable justificative de sonacquisition.

n) Chaque matière qui entre dans l’existant est décrite sur les documents comptables enquantité et en qualité. De plus, cette entrée est justifiée par une ou plusieurs pièces probantesémanant d’un fournisseur ou tiers étranger de l’Institut.

1~) Les mentions de quantités (nombre d’unités, volume, poids, surface, etc) sontobligat«irement portées sur les documents comptables. En outre, les qualités caractéristiques desmatières, dans la mesure oi~ elles peuvent faciliter l’identification et le contrôle doivent autantque possible figurer sur les documents comptables (année de construction, marque, genre, type.etc). Il en est de même du prix unitaire.

7

Le procès-verbal signé par les membres présents de la commission au nombre de trois au moins,doit être visé selon le cas, par le Directeur Général, le Secrétaire Général, l’Agent ComptableParticulier, le Directeur d’Unité Régionale de Recherche.

c) Lorsque des objet entrent à titre gratuit dans l’existant de l’Institut, à la suite d’uneconvention, d’une donation ou d’aide publique ou privée, nationale ou internationale, il estégalement procédé à une réception selon la procédure définie ci-dessus.

ARTICLE 5:

Les cessions gratuites de matière sont interdites. Nul agent ne peut céder à titre gratuit, lesmatik-es appartenant à son centre.

ARTICLE 6:

Lorsque les objets “en service“ ou les objet “en attente d’application” ne sont plus susceptiblesd’etre utilisés, ou que leur degré d’usure justifie leur réforme, le comptable des matièresint&essé en ktablit la liste qu’il adresse par la voie hikrarchique à l’autorité compétente.

TITRE II

Execution de la comutahilité des matières

ARTICLE 7:

Le Comptable Matières Centraliseur il pour mission d’assurer l’application des règlements, etde cont.rôler les opérations des comptables matières en vérifiant notamment leur concordanceavec l’existant physique chez les comptables des matières.

Le contrôle du Comptable des Matières Centraliseur s’exerce notamment dans le cadre de lagestion. Les agents d’exécution de la comptabilité des matittres sont soumis aux mêmes règlesde contrôle que les agents chargés de la comptabilité des derniers.

a) Les comptables matières sont soumis à tous les contr6les résultant de la réglementationnotamment:

le contrôle inopiné des corps de contrôle sur pièces et sur placele contrôle hiérarchique et permanent du Chef d’Unité, sur pièce. Le chef d’Unité doits’assurer à tout instant que le Comptable des Matières placé sous ses ordres, suit lesrègles de bonnes gestions des matières du service.

ARTICLE 8:

a) Le comptable des matières assure la garde et est responsable de l’entretien et de laconservation des matiéres qu’il a prises en charge.

En raison de cette responsabilité, le comptable des matières doit signaler en temps utile, parlettre transmise à son Directeur d’Unité par voie hiérarchique, toutes les réparations, tiesuresde protection aux travaux qui ne peuvent être effectués sur crédits propres, pour la conservationà l’entretien normal des matières.

b) Le Comptable des Matières est responsable des matières qu’il a prises en charge dudébut à la fin de gestion.

Il reste responsable, s’il confie une partie de ces matières à des agents placés sous son autorité.

Sa responsabilité en cas de vol, de disparition ou de destruction, est mise en cause par leDirecteur de l’Unité, le Comptable Matière Centraliseur ou les organes de contrôle.

La responsabilité est engagée quand la perte subie par le centre est due à son propre fait ou àsa négligence.

Aucun perte n’est admise à la décharge du Comptable des Matières si elle ne provient pasd’6v&lements de force majeur ou de cas dûment constatés.

Pour Stre dkhargé d’une perte, d’une détérioration ou d’une avarie dans les conditions ci-dessus,(vol, disparition) le Comptable des Matières responsable du matériel est tenu de faire constaterimm~diate~nent ou de prouver que le fait ne peut être imputé à un défaut de soin ou à unekgligence de sa part.

ARTICLE 9:

Tout comptable des matières est tenu d’enregistrer les faits de sa gestion sur les documents ci-après :

livre journal ou sont portées chronologiquement toutes ses opérations

un grand livre des comptes, tenu sur registre ou fiche

des registres auxiliaires destinés à présenter des développements propres à chaque natured’opkration.

ARTICLE 10:

En d&ut de gestion, chaque Comptable des Matières prend en balance d’entrée les existants enfin de gestion précédente.

Le relevé de ces existants résulte d’un procès verbal portant inventaire résumé, dressé par unmininlum de réception et par le Comptable Matière Centraliseur.

9

3. CERTAINS ASPECTS DETAILLE DE LA COMPTABILITE MATIERES

(à reprendre du Rapport de Mission de Kolda)

1 0

I S R ABORDEREAU DE PREPARATION

D’ENREGISTREMENT D’UNE IMMOBILISATION(Enregistrement des immobilisations pour IMOSYS)

PREMIERE PARTIE

Code société ISR

Code matériel a...........

Code complémentaire . . . . . . . . . . . .

(8 caractères max.)

(3 caractères selon Code de Site)

DEUXIEME PARTIE

Etablissement

Désignation

(2.Lettres et selon l’ancienne Direction de Recherche). . . . ..*...............*...*.........*............. (Soyez précise)

(30 caractères max.)..,.....*.......,,..,. (10 caractères max.)Désignation abrégée

Quantité

Unité

Code étatCode activité

Localisation: Pays

Dept.Ville

Rue

Batim.

Etage

Compte d’Actif

Numéro de Série

Centre d’lmputation

FamilleRubrique AnalytiqueBarème Bleu

01

UO

11

SEN

. . . . . . (3 caractères)

.,.... (3 caractères)I..... (3 caractères). . . . . . (3 caractères). . ..a. (3 caractères). . . . . ..I..........,,., (voir tableaux). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (10 caractères max.)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (voir tableaux)

..*..........,..,..,., (2 lettres selon Code Famille). . ..*.*............... (4 caractères selon Compte). . . . . ..m.........*.... (Selon Source de Financement)

11

BORDEREAU DE PREPARATION

D’ENREGISTREMENT D’UNE IMMOBILISATION

(Page 2)

TROISIEME PARTIE

Fournisseur Code F a......... (voir Tableaux des Codes des Fournisseurs)

Nom ......................,*...,..,*...*........

Référence d’acquisition ................ (No. du Bon de Commande)

Date d’Acquisition ................ (Jour/Mois/Année)

Référence de Livraison ................ (No. du Bord. de Livraison)

Date de Livraison ................ (JourlMoislAnnée)

Référence de Facture ................ (No. de la Facture)

Date de Facture ................ (Jour/Mois/Année)

Prix d’achat H.T. ................ (CFA)

Frais d’achat ............. (CFA)

QUATRIEME PARTIE

PLANS D’AMORTISSEMENTS

Plan Economique:

Valeur de Base

Date Début

Durée

................ CFA (Prix d’Achat + Frais)

................ (Année/Mois)

................ (Ans) (Voir Tableau)

................ (Mois)

Plan Technique:

(L ‘opérateur de l ’ordinateur doit entrer les mêmes données du “Plan

Economique ” sous la rubrique “Plan Technique “1

1 2

5. NUMEROS DE COMPTES ET RUBRIQUES ANALYTIQUES

SELON LE TYPE D’IMMOBILISATION DE L’ISRA

SYSTEME “COSYWIMOSYS”

COSYSI COSYSInlOSYS RUBRIQUE DESIGNATION DES LIGNES BUDGETAIRESCOMPTE ANALYTIQUE

201 100201 100701 100

2 10 0002 12 000210 010

230 000220 100220 300220 300220 400220 420220 500230 700

231 000221 100231 Il0

232 000222 1002 2 2 OS0

222 300233 400233 420233 600232 800233 900

680 I

6820

6821

6833

20 FRAIS ET VALEURSINCORPORELLES IMMOBILISES

Brevets, licences, marquesLicences d’t3xploitation de progicielsAutres frais inmohiiis&

2 1 T E R R A I N STerrains de construction et chantierTerrains d’exploitations apricolesAutres terrains22 IMRIIOBILISATIONS C O R P O R E L L E S220 ConstructionsBrîtiments industri& et agricolesBâtiments administratifs et conunerciauxAutres bâtiments d’exploitationOuvrages d’infrastructuresLogements ntdi personnelBâtiments accueil at cantineBâtiments à vocation socialeVoiries et Idseaux divers221 Travaux de mise en videur des terresTravaux de mise en valeur des terresBarribres et clôturesAutres ankutgemants des terres222 Machines outils et ilUtrt% rlIilt&riels

d’exploitationMattkiels et outillages d’atelierMattkials de contrôle de IIWSIII-e et de pesage

Mat6riels et outillages spdcifiques et de laboratoiresMat&iels de forage et irrigationTracteurs et nmtoculteurs et mkriels roulantsMat6rials klectrog&nes tit dectropompesgroupasMat&-iels agricoks fixasEquipements halieutiquas et mat&iels navigantsMatGriels de maintenance: et Je surveillance

13

NUMEROS DE COMPTES ET RUBRIQUES ANALYTIQUES

SELON LE TYPE D’IMMOBILISATION DE L’ISRA

SYSTEME “COSYS/IMOSYS”

(Suit.e)

COSYSI COSYSIMOSYS RUBRIQUE DESIGNATION DES LIGNES BUDGETAIRES

COMPTE ANALYTIQUE

6823 223 Mobiliers et matériels de hureiku et delogement

723 000333 020223 010223 040323 050323 100323 200323 300323 400

333 900

Mobilier de bureauMatkriel informatiqueMatkk.1 de hureauMatGel de tt%çonmunicationMatBrie de photos et prqjectaursMohilier et matériel de logementAgencements, amt!nagements et installationsEquipements sociaux de cantine, accueil et campingClimatiseurs et conditionneurs d’air / Ma&ie1 de g&kateur et deconditionnement t%ctriqueRt%ection rtkeaux d’infrastructures routiers et autres

6834 224 M:&+iel de transport

334 000 VGhicules de tourisme234 100 V&hicules utilitaires223 300 BBtaiEres et v5hicules citernes333 400 Ambulance et car personnel324 500 Motos, v6lomoteurs et hicyclattes

6. CODES DES SITES

ET NOM DES FICHIERS DES IMMOBILISATIONS

ABREG. SITESDE LOC. (en ordreI M O S Y S numerique)

B A N Bandia.:.‘=Y Bambey (DRCSP)

‘BBY Bambey (DRPF)C A Y C a y a rCDH Camberene (CDH)

C N RC R T

Dakar Hann (CNRF)D a k a r T h i a r o y e (CRODl

,DAH D a h r aD A R DarouD G E B A M ED G E B o u r g u i b a

DGE ( UN~VALD G E 1 Siege (Thiong)

D J I Djibelor (DRCSP)..DJI Djibelor (DRPF)

DKR D G ( B e l A i r )F N Y Fanaye

F O U F o u n d i o u n g n eJOA J o a lK 1 5 Km 15 Route de Rufisqt

KAO K a o l a c kK M A Keur Matai (DRCSP)KMA Keur Matar (DRPF)K O L K o l d aK O T K a t a k a l o u s s eL A B Dakar Hann (LNERV)L G A L o u g aM B I Mbiddi (DRPF)

M B I Mbiddi (DRSPA). . MB.0 M b o u r

N D I N d i o lNDJ Nd jemane

: NDT N d o n b o - T h i a g oNDW N d i a w a r

N I A N i a n g aNIO Nioro (DRCSP)NI0 Nioro (DRPF)

ORS ORSTOMP A D P o r t A u t o n o m e D a k a rROF R o f fRTL Richard-TOI1 (DRPF))R T L Richard-TOI1 (DRSCI)S A N S a n g a l k a mS E F SefaS I N S i n d i aSON S o n k o r o n gS T L Saint-Louis (DRCSI)STL Saint-Louis (DRHPH)

SI-M S i n t h i o u M a l e m eT A M T a m b aT H E T h i e n a b aT H G T h i a g a rTHK Thysse KaymorT H L T h i l m a k h aV A L ValorV E L V e l i n g a r aZ I G Z i g u i n c h o r

4BREG.IE LOC.MOSYS

DGEB B YB B YB A NDGECDHCAYDKRDAHCNRL A BCRTDAR

D J ID J I

FNYFOUJOAK A OK M AK M AK 1 5

K O LK O TL G AM B IM B I

MB0NDW

N D INDJNDTN I ANI0NI0ORSP A DR T LRTLROFS T LS T LS A NS E FDGESIN

S T MSONT A MTHGTHETHLTHKDGEV A LV E LZIG

SITES

01/2ai97 A.\CODES97,WBl

1 5

7. CODES FAMILLE DES IMMOBILISATIONS (IMOSYS)

16

I S R A

8. TABLEAU DES TAUX D’AMORTISSEMENTS

1 .

2 .

3 .

4 .

5L.

6 .

7 .

8 .

FRAIS ET VALEURS INCORPORELLES IMMOBILISES

1 . 1 Brevets, licences et marques

1 3.L. Licences, progiciels et logiciels

1.3 Autres frais immobilis6s

5 ANS (SOIT 20 %)

CONSTRUCTIONS

20 ANS (SOIT 5 %)

BARRIERES ET CLOTURES

5 ANS (SOIT 20 %)

MACHINES ET AUTRES MATERIELS D’EXPLOITATION

5 ANS (SOIT 20 %)

MOBILIER ET MATERIEL DE BUREAU, LOGEMENT, AMENAGEMENTS,AGENCEMENTS ET MISE EN VALEUR DES TERRES

6 ANS 8 MOIS (SOIT 15 %)

MATERIEL DE TRANSPORT

3 ANS (SOIT X,33 %)

MATERIEL INFORMATIQUE

3 ANS (SOIT X3,33 %)MATERIEL NAVAL

à revoir les taux

1 7

I S R A

9. CODES DES CENTRES D’IMPUTATION ANALYTIQUE

18

I S R A

10. CODES DES BAILLEURS

1 9

I S R A

11. CODES DES FOURNISSEUS

20

12. PROCEDURE DE REALISATION D’UN INVENTAIRE PHYSIQUE

2 1

13. PROCEDURE D’ENREGISTREMENT

ET DE MARQUAGE DES IMMOBILISATIONS

Documents

docinventphysiq