Document de travail Dossier dinformation sur le projet dévolution de lapplication OCEAN-LISA 30 mai 2012

Document de travailDocument de travail

Dossier d’information sur le projet d’évolution de l’application OCEAN-LISA

30 mai 2012

Lisa - Présentation CCE2 Document de travail

Sommaire du document

1. Périmètre du projet

2. Présentation de l’évolution de l’application OCEAN-LISA

3. Présentation des incidences pour les agents

4. Déploiement et accompagnement


Les obligations de Pôle emploien matière de gestion de risques et de sécurité

au-delà des montants financiers gérés par Pôle emploi et de la forte déconcentration de ces activités sur un millier de sites, différents textes législatifs, réglementaires et conventionnels font obligation à Pôle emploi de mettre en place des dispositifs de gestion de risques, de contrôle interne et de sécurité :

• Le code du travail prévoit à l’article R5312-20 que les comptes de Pôle emploi sont certifiés, ce qui implique la mise en place d’un dispositif de contrôle interne soumis à l’appréciation des commissaires aux comptes,

• Les conventions avec l’Unédic prévoient dans le document « nouvelles modalités opérationnelles » la communication à l’Unédic de certains documents comme « la description des processus et activités, la cartographie des risques, les plans d’actions de couverture de risques majeurs, la description du dispositif d’auto évaluation des moyens de maitrise et ses résultats, le plan de contrôle interne, un suivi et un bilan du plan de contrôle interne »,

• La convention tripartite stipule dans son annexe II, en plus des éléments sur la fraude, que dans le cadre de la certification légale des comptes de l’Etat et de l’Unédic, Pôle emploi présente annuellement « les principes généraux d’organisation de contrôle interne, prenant en compte l’analyse des risques et la prévention des fraudes, la politique générale en matière de contrôle interne, l’environnement de contrôle informatique », « la communication régulière des résultats du plan de contrôle interne » et « la diffusion annuelle du bilan relatif à l’efficacité du dispositif de contrôle interne »,

• Les dispositions du Livre II du Code du travail et les réglementations relatives aux établissements recevant du public confèrent à Pôle emploi une responsabilité vis-à-vis des usagers et des agents. Il s’est doté d’un dispositif de sécurité des personnes et des biens, d’une part en sa qualité d’Etablissement Recevant du Public (ERP), d’autre part dans le cadre de l’obligation de tenir un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP).

au-delà des montants financiers gérés par Pôle emploi et de la forte déconcentration de ces activités sur un millier de sites, différents textes législatifs, réglementaires et conventionnels font obligation à Pôle emploi de mettre en place des dispositifs de gestion de risques, de contrôle interne et de sécurité :

• Le code du travail prévoit à l’article R5312-20 que les comptes de Pôle emploi sont certifiés, ce qui implique la mise en place d’un dispositif de contrôle interne soumis à l’appréciation des commissaires aux comptes,

• Les conventions avec l’Unédic prévoient dans le document « nouvelles modalités opérationnelles » la communication à l’Unédic de certains documents comme « la description des processus et activités, la cartographie des risques, les plans d’actions de couverture de risques majeurs, la description du dispositif d’auto évaluation des moyens de maitrise et ses résultats, le plan de contrôle interne, un suivi et un bilan du plan de contrôle interne »,

• La convention tripartite stipule dans son annexe II, en plus des éléments sur la fraude, que dans le cadre de la certification légale des comptes de l’Etat et de l’Unédic, Pôle emploi présente annuellement « les principes généraux d’organisation de contrôle interne, prenant en compte l’analyse des risques et la prévention des fraudes, la politique générale en matière de contrôle interne, l’environnement de contrôle informatique », « la communication régulière des résultats du plan de contrôle interne » et « la diffusion annuelle du bilan relatif à l’efficacité du dispositif de contrôle interne »,

• Les dispositions du Livre II du Code du travail et les réglementations relatives aux établissements recevant du public confèrent à Pôle emploi une responsabilité vis-à-vis des usagers et des agents. Il s’est doté d’un dispositif de sécurité des personnes et des biens, d’une part en sa qualité d’Etablissement Recevant du Public (ERP), d’autre part dans le cadre de l’obligation de tenir un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP).

Rappel des obligations

Et au-delà … Par ailleurs, Pôle emploi soucieux d’améliorer la qualité des services rendus aux demandeurs d’emploi et aux employeurs, s’assure que les dysfonctionnements constatés font l’objet, non seulement de mesures curatives, mais aussi correctives ou préventives avec un suivi des actions et des démarches structurées d’améliorations.

Par ailleurs, Pôle emploi soucieux d’améliorer la qualité des services rendus aux demandeurs d’emploi et aux employeurs, s’assure que les dysfonctionnements constatés font l’objet, non seulement de mesures curatives, mais aussi correctives ou préventives avec un suivi des actions et des démarches structurées d’améliorations.


Les outils mis en œuvre à Pôle emploipour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration

Gestion des risques

Evaluation des moyens de maîtrise

Gestion des contrôles

Aujourd’hui, ces activités du domaine Qualité et Maîtrise des Risques sont gérés avec des outils hétérogènes, vieillissant et ne communiquant pas entre eux (LGR, OCEAN, GENESIS, SIGALE).

La gestion de certains de ces outils est externalisée auprès de prestataires.

Un certain nombre d’activités sont encore couvertes seulement par des outils bureautiques.

L’exploitation des résultats nécessite de la part des équipes QMR des travaux de compilation de données issues des différents outils avec de possibles erreurs dans les reporting.

L’application OCEAN-LISA vise à regrouper tous ces outils dans une évolution du système d’information Océan, ce qui permettra :

pour les utilisateurs, d’améliorer l’ergonomie et de simplifier la prise en main des différentes fonctionnalités offertes,

pour les managers, de faciliter la consolidation et l’exploitation des résultats,

pour la DGA-SI, de maîtriser la maintenance et les évolutions des outils.

Gestion des risques


Gestion des contrôles

Aujourd’hui, ces activités du domaine Qualité et Maîtrise des Risques sont gérés avec des outils hétérogènes, vieillissant et ne communiquant pas entre eux (LGR, OCEAN, GENESIS, SIGALE).

La gestion de certains de ces outils est externalisée auprès de prestataires.

Un certain nombre d’activités sont encore couvertes seulement par des outils bureautiques.

L’exploitation des résultats nécessite de la part des équipes QMR des travaux de compilation de données issues des différents outils avec de possibles erreurs dans les reporting.

L’application OCEAN-LISA vise à regrouper tous ces outils dans une évolution du système d’information Océan, ce qui permettra :

pour les utilisateurs, d’améliorer l’ergonomie et de simplifier la prise en main des différentes fonctionnalités offertes,

pour les managers, de faciliter la consolidation et l’exploitation des résultats,

pour la DGA-SI, de maîtriser la maintenance et les évolutions des outils.

Les outils de gestion

Les activités QMR Gestion de la qualité

Gestion de la sécurité des personnes et des biens

Gestion des plans d’amélioration / action

Gestion de la qualité

Gestion de la sécurité des personnes et des biens



Loi Informatique et LibertéDonnées à caractère personnel

• Conformément à la loi Informatique et Liberté et aux obligations qui en découlent concernant les données à caractère personnel, la déclaration concernant OCEAN et enregistrée auprès du Correspondant Informatique et Liberté de Pôle emploi, a fait l’objet d’une mise à jour.

• La nature des données enregistrées et les délais de conservation dans l’application OCEAN-LISA demeurent inchangés par rapport à la version actuelle d’OCEAN.








Les objectifs de l’application OCEAN-LISA

L’application OCEAN-LISA, Logiciel Intégré de Suivi et d’Amélioration permettra :

l’enregistrement,

l’évaluation,

la consolidation,

l’exploitation :

• des risques,

• des contrôles a postériori,

• des informations liés à la gestion de la qualité,

• des signalements, incidents,

• des informations liés à la gestion de la sécurité des personnes et des biens,

• des améliorations / actions.

L’application OCEAN-LISA, Logiciel Intégré de Suivi et d’Amélioration permettra :

l’enregistrement,

l’évaluation,

la consolidation,

l’exploitation :

• des risques,

• des contrôles a postériori,

• des informations liés à la gestion de la qualité,

• des signalements, incidents,

• des informations liés à la gestion de la sécurité des personnes et des biens,

• des améliorations / actions.

Finalités

L’évolution d’OCEAN répond à l’objectif de mettre en œuvre un système de management intégré visant la maîtrise globale des risques liés à l’activité et partagé par les différents métiers de la DGA QMR et l’ensemble du réseau Pôle emploi


Fonctionnalités OCEAN / LISA

L’application OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration

Outils métiers


Gestion de la sécuritéPersonnes & Biens

Gestion des sitestémoins

Gestion desrisques

Gestion de laqualité

Gestion des référentiels

Sites géographiquesProcessus et activités

Entités organisationnelles

Gestion descontrôles

Outils de pilotage

Autres axes d’analyse(DDP, projet stratégique, …)


Reporting

Administration

Portail

Edition des référentiels

Edition des tableauxde bord et rapports

Requêteur(Web Report Studio)

AccèsLisa

AccèsLisa

Accès Portail

Lisa

Accès Portail

Lisa


Ergonomie générale


Un accès à deux niveaux

Pour tous, un portail web avec :

• des informations métiers et référentiels

• des accès aux rapports

• des tableaux de bord

Pour les utilisateurs habilités, une page d’accueil permettant :

• de prendre connaissance des tâches à réaliser

• d’accéder aux fonctionnalités majeures (gestion des risques, plan d’améliorations, plan de contrôle, etc...)

Pour tous, un portail web avec :

• des informations métiers et référentiels

• des accès aux rapports

• des tableaux de bord

Pour les utilisateurs habilités, une page d’accueil permettant :

• de prendre connaissance des tâches à réaliser

• d’accéder aux fonctionnalités majeures (gestion des risques, plan d’améliorations, plan de contrôle, etc...)


Les utilisateurs OCEAN-LISA


équipes QMRéquipes QMR

contrôleurscontrôleurs

auditeurs et correspondants qualité

auditeurs et correspondants qualité

correspondants sécuritécorrespondants sécurité

Module de gestion des risques et des moyens de maîtrise Module de gestion de la sécurité des personnes et des biens Module de gestion des améliorations Planification des contrôles Reporting

Module de gestion des risques et des moyens de maîtrise Module de gestion de la sécurité des personnes et des biens Module de gestion des améliorations Planification des contrôles Reporting

Module de gestion des contrôles (ex Océan) Module de gestion des contrôles (ex Océan)

Module de gestion des signalements - incidents, accidents - (ex LGR)

Module de gestion des signalements - incidents, accidents - (ex LGR)

Module de gestion de la qualité Module de gestion des signalements Module de gestion des améliorations / actions

Module de gestion de la qualité Module de gestion des signalements Module de gestion des améliorations / actions








L’application OCEAN-LISA Les utilisateurs

• le déploiement d’OCEAN-LISA concerne environ 5 000 agents :– les équipes QMR– les contrôleurs– les responsables régionaux de sécurité– les correspondants locaux de sécurité– les relais qualité

Pour les équipes QMR, une homogénéisation et une simplification

des actes métier

Pour les équipes QMR, une homogénéisation et une simplification

des actes métier

Un allègement des charges de reporting, l’outil permet de partager les informations entre le national et le régional et le local (contrôle interne et sécurité) et évite les saisies redondantes,

Une professionnalisation renforcée et homogénéisation des pratiques avec la mise à disposition d’outils d’aide à l’analyse, de restitutions automatisées, de bases communes,

Une efficacité facilitée par un outil unique couvrant toutes les activités et des liens automatisés entre les différentes approches : risques, contrôles, signalement, améliorations et suivi des actions

Un allègement des charges de reporting, l’outil permet de partager les informations entre le national et le régional et le local (contrôle interne et sécurité) et évite les saisies redondantes,

Une professionnalisation renforcée et homogénéisation des pratiques avec la mise à disposition d’outils d’aide à l’analyse, de restitutions automatisées, de bases communes,

Une efficacité facilitée par un outil unique couvrant toutes les activités et des liens automatisés entre les différentes approches : risques, contrôles, signalement, améliorations et suivi des actions

Un accès simplifié à des fiches de contrôle pré-remplies

Une facilitation de l’utilisation avec une ergonomie des écrans au plus près de l’ancienne version d’OCEAN

Restitution et suivi des résultats de contrôles via des rapports et des tableaux de bord personnalisables

Un accès simplifié à des fiches de contrôle pré-remplies

Une facilitation de l’utilisation avec une ergonomie des écrans au plus près de l’ancienne version d’OCEAN

Restitution et suivi des résultats de contrôles via des rapports et des tableaux de bord personnalisables

Pour les contrôleurs, une utilisation facilitéePour les contrôleurs, une utilisation facilitée


L’application OCEAN-LISA Les utilisateurs

Pour les correspondants

locaux de sécurité

Pour les correspondants

locaux de sécurité

Une facilitation et une simplification de la gestion de la sécurité en agence (enregistrement des incidents, suivi des contrôles et des opérations liées à la sécurité)

Une facilitation et une simplification de la gestion de la sécurité en agence (enregistrement des incidents, suivi des contrôles et des opérations liées à la sécurité)

Pour les responsables régionaux de sécuritéPour les responsables régionaux de sécurité

Fiabilisation et sécurisation des démarches d’élaboration des documents uniques et de suivi des incidents

Facilitation du reporting et du suivi des obligations règlementaires en matière de sécurité

Fiabilisation et sécurisation des démarches d’élaboration des documents uniques et de suivi des incidents

Facilitation du reporting et du suivi des obligations règlementaires en matière de sécurité

Pour lesrelais qualité

Pour lesrelais qualité

Des outils à leur disposition pour leur permettre de tracer et suivre les actes et les enregistrements liés à la gestion de la qualité (constats, plans d’amélioration)

Des outils à leur disposition pour leur permettre de tracer et suivre les actes et les enregistrements liés à la gestion de la qualité (constats, plans d’amélioration)








Base d’entrainement

Guides de prise en main rapide (plaquette A4)

Manuel expert


Guides de prise en main rapide (plaquette A4)

Manuel expert

Support de démultiplication

L’application OCEAN-LISA Démultiplication auprès des utilisateurs

équipes QMRéquipes QMR

contrôleurscontrôleurs

correspondants qualitécorrespondants qualité

correspondants sécuritécorrespondants sécurité

Didacticiel


Guide de prise en main rapide (plaquette A4)

Didacticiel



Didacticiel



Didacticiel




Guides de prise en main rapide


Guides de prise en main rapide

Pour chaque public, des supports d’appropriation (diaporama PPT) sont mis à disposition des Directions Régionales et DGA pour leur permettre d’animer des séances d’information auprès des utilisateurs.

Pour chaque public, des supports d’appropriation (diaporama PPT) sont mis à disposition des Directions Régionales et DGA pour leur permettre d’animer des séances d’information auprès des utilisateurs.


Avril Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Dec Jan Fev Mars Avril Mai Avril

2012 2013

Le nouveau système d’information OCEAN / LISA Calendrier

• Maîtrise des risques et Contrôle interne

• Qualité

• Maîtrise des risques et Contrôle interne

• Qualité

Utilisation par les DR pilotesDémultiplication

DR pilotes

Appropriation autres DR

Démultiplication autres DR

Appropriation DGA QMR

et DR pilotesUtilisation par toutes les DR

Généralisation

Sécurité PB• Gestion des

Incidents• Document

unique

Sécurité PB• Gestion des

Incidents• Document

unique

Utilisation par

toutes les DRDémultiplication autres DR

Utilisation par les DR pilotesAppropriation DR pilotes

AppropriationDGA QMR

Généralisation

Appropriationautres DR

REX +GONOGO

DR Pilotes Maîtrise des risques, Contrôle interne, Qualité : DR PACA et DR Limousin

Sécurité des Personnes et des Biens : (sous réserve) DR Centre et DR Lorraine

DR Pilotes Maîtrise des risques, Contrôle interne, Qualité : DR PACA et DR Limousin

Sécurité des Personnes et des Biens : (sous réserve) DR Centre et DR Lorraine

Présentation CCE

Documents

Document de travail Dossier dinformation sur le projet dévolution de lapplication OCEAN-LISA 30 mai 2012