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Fascicule 6 : Travaux de Fin d'Exercice

VERSION 2.0

MISE EN UVRE DES TITRES I ET III DU DECRET

N2012-1246 RELATIF A LA GESTION

BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE(GBCP)

DANS LES ORGANISMES Dossier de prescriptions gnrales

Dossier de prescriptions gnrales 2 / 65 Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice V2.0

SOMMAIRE

1 Gnralits .................................................................................................................................. 4 1.1 Introduction ......................................................................................................................... 4 1.2 Objectifs des travaux de fin dexercice ..................................................................................... 5 1.3 Vue globale des travaux de fin dexercice ................................................................................. 6 1.4 Exigences gnrales sur les systmes dinformation ................................................................... 7 2 Pilotage des travaux de fin dexercice .............................................................................................. 8 2.1 Description du processus........................................................................................................ 8 2.2 Rles et fonctions ................................................................................................................. 9 2.3 Rgles de gestion .................................................................................................................12 3 Prparation des travaux de fin dexercice ........................................................................................14 3.1 Arrts intermdiaires et pr-clture ......................................................................................14 3.1.1 Arrts intermdiaires ..........................................................................................................14 3.1.2 Pr-clture en date du 30 novembre .......................................................................................14 3.2 Travaux de prparation relatifs aux objets de gestion ................................................................16 3.2.1 Traitement des oprations de dpenses ...................................................................................16 3.2.2 Traitement des oprations de recettes ....................................................................................29 3.2.3 Oprations lies la comptabilit auxiliaire fournisseur .............................................................33 3.2.4 Oprations lies la comptabilit auxiliaire client .....................................................................33 3.2.5 Traitement des immobilisations ..............................................................................................34 3.2.6 Traitement des stocks...........................................................................................................35 3.2.7 Traitements des oprations courantes comptables ....................................................................36 4 Oprations de fin dexercice ..........................................................................................................38 4.1 Volet comptable ...................................................................................................................38 4.1.1 Oprations dinventaire lies au processus de la dpense ...........................................................38 4.1.2 Oprations dinventaire lies au processus de la recette .............................................................41 4.1.3 Oprations dinventaire lies aux immobilisations .....................................................................44 4.1.4 Oprations dinventaire lies aux actifs financiers .....................................................................48 4.1.5 Oprations dinventaire lies aux stocks ..................................................................................48 4.1.6 Autres oprations comptables ................................................................................................50 4.2 Volet budgtaire ..................................................................................................................55 4.2.1 Rappel du principe dannualit ...............................................................................................55 4.2.2 Cas drogatoires au principe dannualit : les reports ................................................................55 4.2.3 Ecritures de r-imputation avant le 31 dcembre ......................................................................56 5 Prparation et ouverture du nouvel exercice ....................................................................................57 5.1 Gestion des changements de rfrentiels .................................................................................57 5.1.1 Mise jour des rfrentiels ...................................................................................................57 5.1.2 Mise jour des objets de gestion et actualisation de la programmation ........................................59 5.2 Volet budgtaire ..................................................................................................................60 5.2.1 Ouverture et allocation des AE et CP .......................................................................................60 5.2.2 Blocages dAE et de CP en dbut danne ................................................................................61 5.3 Volet comptabilit gnrale ...................................................................................................61 5.3.1 Reprise de balances dentre .................................................................................................61 5.3.2 Comptes des comptables secondaires .....................................................................................61 5.3.3 Affectation du rsultat ..........................................................................................................62 6 Compte Financier .........................................................................................................................63 6.1 Rappel des jalons .................................................................................................................63 6.1.1 Production du compte financier ..............................................................................................63 6.1.2 Envoi des comptes linfocentre DGFiP ...................................................................................64 6.2 Dtail du contenu .................................................................................................................64 6.2.1 Comptes annuels .................................................................................................................64 6.2.2 Tableaux budgtaires ...........................................................................................................65


Lgende des symboles utiliss dans le document

Dans lensemble des fascicules du DPG, des icnes sont utilises pour signaler :

Une prescription rglementaire

Une recommandation

Une bonne pratique

Une mauvaise pratique ou une pratique obsolte

Une nouveaut lie au GBCP


1 GENERALITES

1.1 Introduction

Les oprations de fin dexercice comprennent deux parties :

les oprations lies la clture de lexercice ;

les oprations lies louverture du nouvel exercice.

Lenchanement de ces travaux, leur caractre transverse qui va mobiliser tous les acteurs (ordonnateurs et

comptables), et leur prparation qui doit commencer trs en amont, ncessitent un pilotage important, une

bonne coordination des diffrents acteurs et une planification rigoureuse des tches accomplir.

Le prsent fascicule prsente les travaux mener dans lordre suivant :

le pilotage des diffrents travaux de clture et douverture du nouvel exercice, et les grands jalons

associs ( noter que le pilotage est une activit permanente tout au long des travaux de fin

dexercice) ;

les travaux prparatoires la clture de lexercice :

o oprations lies au processus de la dpense,

o oprations lies au processus de la recette,

o autres oprations lies aux comptabilits auxiliaires et la comptabilit gnrale ;

les travaux de clture proprement dits :

o volet budgtaire,

o volet comptable ;

les travaux lis louverture du nouvel exercice :

o gestion des changements de rfrentiels,

o oprations budgtaires douverture,

o oprations comptables lies louverture du nouvel exercice ;

la production du compte financier.


1.2 Objectifs des travaux de fin dexercice

Les objectifs des travaux de fin dexercice peuvent tre dclins de la manire suivante :

Assurer le respect des principes dannualit et dindpendance des exercices. En comptabilit

gnrale, le respect du principe dindpendance des exercices est bas sur la notion de droits constats

et notamment sur le rattachement des charges et des produits lexercice. En comptabilit budgtaire,

les AE et CP sont soumis au principe dannualit : les crdits vots au titre de lexercice N ne peuvent

tre consomms que jusquau 31/12/N. Cela permet de disposer dune vision exhaustive du rsultat

patrimonial et du solde budgtaire de lorganisme et de comparer son activit et sa gestion dun

exercice lautre1.

Renforcer l'apport des comptabilits comme outil d'aide la gestion. Les comptes doivent tre

produits dans des dlais compatibles avec leur bonne utilisation pour la gestion de lorganisme.

Contribuer larticulation des comptabilits budgtaire et gnrale, en produisant le tableau de

passage de lune lautre, en complment dun suivi quotidien de lexcution des dpenses et des

recettes et de leurs impacts en comptabilits budgtaire et gnrale.

Assurer le respect du calendrier darrt des comptes par lorgane dlibrant et dintgration, en

valeur dquivalence, des comptes des organismes dans les comptes de lEtat. Larticle 212 du dcret

GBCP fixe fin fvrier N+1 la date limite de vote du compte financier par lorgane dlibrant, rendant

ainsi ncessaire lanticipation des travaux de fin dexercice. Par ailleurs, les comptes dun exercice

intgrant lensemble des oprations dinventaire doivent tre transfrs linfocentre de la DGFiP au

plus tard au 31 janvier N+1.

Produire le compte financier de lorganisme (tats budgtaires et tats comptables2). Le

compte financier de l'organisme est tabli par l'agent comptable la fin de chaque exercice, en troite

collaboration avec l'ordonnateur. Le compte financier est vis par l'ordonnateur qui certifie que ce

compte retrace les comptabilits dont il est charg et les ordres et informations transmis l'agent

comptable. Il est soumis par l'ordonnateur l'organe dlibrant, qui l'arrte, aprs avoir entendu

l'agent comptable. Il est accompagn d'un rapport de gestion tabli par l'ordonnateur pour l'exercice

coul3 et dun rapport tabli par lagent comptable.

1 En cas de changement du modle de gestion (exemple du passage au GBCP au 1er janvier 2016), la comparaison entre exercices pour lexercice

de la bascule nest pas possible. 2 Article 211 du dcret GBCP. 3 Article 212 du dcret GBCP.


1.3 Vue globale des travaux de fin dexercice


Les oprations comptables de fin dexercice ralises en anne N+1 doivent tre imputes sur lexercice N. Ces

oprations sont toutes saisies en date comptable du 31/12/N. Le systme dinformation doit donc permettre de

grer et distinguer en dbut dexercice N+1 :

les oprations dinventaire (oprations comptables sans impact budgtaire) saisies en date comptable

du 31/12/N ;

les oprations courantes saisies en date comptable du jour de lexercice N+1.

Pour cela, le systme dinformation doit permettre de grer, en plus des priodes mensuelles courantes, une

priode supplmentaire, ddie aux oprations de fin dexercice enregistres en date comptable du 31/12/N.

1.4 Exigences gnrales sur les systmes dinformation

Pour rpondre aux enjeux des oprations de fin dexercice, les systmes dinformation des organismes doivent

notamment permettre de faciliter :

le pilotage et les travaux de fin dexercice N grce :

o des restitutions de suivi des travaux dapurement des objets de gestion (EJ, DP, etc.) selon

leur statut,

o des restitutions permettant de faciliter la valorisation des critures dinventaire (charges

payer et produits recevoir notamment),

o la possibilit deffectuer des arrts mensuels ou infra-annuels,

o deffectuer des paiements et encaissements jusquau 31/12/N,

o de grer les critures dinventaire au titre de lexercice N en dbut danne N+1,

o de faciliter lintgration des comptabilits des Services Comptabilit Distincte (SACD),

des budgets annexes et des comptables secondaires,

o de tracer intgralement les travaux de fin dexercice ;

la production des documents constituant le compte financier grce la mise disposition de

restitutions budgtaires et comptables ;

le dmarrage des oprations relatives lexercice N+1 en permettant :

o de prendre en compte les changements de rfrentiels de manire millsime,

o de garantir lutilisation continue des objets de gestion indpendamment des exercices et

des ventuels changements de rfrentiels,

o de dbuter lexercice N+1 ds le 01/01/N+1.


2 PILOTAGE DES TRAVAUX DE FIN DEXERCICE

2.1 Description du processus

Ce processus a pour objectif didentifier les acteurs et la stratgie de pilotage des travaux de fin dexercice (y

compris les arrts intermdiaires et la pr-clture), dassister les acteurs en cas de difficults et de prparer

efficacement les travaux de fin dexercice.

Ce processus doit galement permettre de piloter les travaux de manire oprationnelle grce un suivi

continu de lavancement des diffrentes tches effectuer par rapport au planning initial selon les acteurs

concerns.

Il est recommand de dsigner un pilote des travaux de fin dexercice, charg de coordonner les diffrents

travaux mener, non seulement en fin dexercice, mais galement tout au long de lexercice.

La gestion des oprations courantes, ralise tout au long de lexercice, permet danticiper et de faciliter les

travaux de fin dexercice. Il sagit notamment de :

la saisie des oprations ds le fait gnrateur ;

la tenue jour du statut des objets de gestion au cours de leur cycle de vie.

Une attention particulire doit tre apporte par lordonnateur et le comptable :

aux comptes dimputation provisoire, qui doivent tre apurs au fil de leau (et pas uniquement en fin

dexercice) ;

aux mises en service et sorties rgulires des immobilisations ;

lmission aussi rgulire que possible des titres de recette et des demandes de paiement.

Les oprations courantes doivent tre effectues tout au long de lexercice. Ainsi, le lissage rgulier sur

lexercice de lexcution des oprations relatives aux recettes et aux dpenses permet de ne pas surcharger la

priode dinventaire (critures au titre de lexercice N) avec lexcution doprations courantes N+1 qui peuvent

tre largement anticipes. Par exemple, lengagement de dpenses doit se faire en connaissance de cause : les

dpenses engages avant la fin de lexercice sont ainsi susceptibles de donner lieu liquidation et mission

dune demande de paiement au dbut de lexercice suivant. Les paiements seffectuent jusquau 31 dcembre.

Pour rsorber la charge de travail lie la fin dexercice, il est prconis de mettre jour rgulirement les

objets de gestion. Par exemple, pour le processus de la dpense, il sagit, entre autres :

des engagements sans service fait ;

des services faits sans facture ;

des DP non comptabilises.

Ce suivi permet didentifier les oprations (relance des fournisseurs pour obtention des factures, par exemple)

anticiper et mener avant la fin de lexercice.


2.2 Rles et fonctions

La dfinition des rles ci-dessous ne concerne que les activits lies aux travaux de fin dexercice.

Fonction / Rle Dfinition

Pilote des travaux

de fin dexercice

Il est charg de la coordination et du suivi de lensemble des travaux de fin dexercice.

Il organise la production des diffrents tats relatifs aux travaux de fin dexercice : compte

financier, tableaux budgtaires.

En cours dexercice, il est charg de la coordination et du suivi des travaux dapurement

des objets de gestion des processus de la dpense et des recettes, et du suivi des travaux

comptables (notamment les oprations relatives au haut de bilan et au hors bilan).

Service mtier

En fin dexercice, il est charg :

sur les oprations de dpenses :

o didentifier et de communiquer au gestionnaire de service fait les

rceptions de biens et de services qui ne sont pas encore constates

dans le systme dinformation,

o didentifier et de communiquer au gestionnaire et au responsable des

engagements juridiques les engagements juridiques pour lesquels il

nattend plus de service fait ni de facture, afin que ceux-ci puissent

clturer ces EJ ;

sur les oprations de recettes, didentifier et de communiquer au gestionnaire des

titres les crances constates qui nont pas encore de traduction dans le systme

dinformation ;

sur les oprations lies la comptabilit auxiliaire client, de contribuer identifier

les clients douteux et litigieux ;

sur les oprations lies aux immobilisations, de communiquer au responsable de la

comptabilit auxiliaire des immobilisations les informations ncessaires la tenue

jour du rfrentiel des immobilisations.

Gestionnaire des

Engagements

Juridiques

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de saisir les EJ et de les tenir jour (montant et

imputations).

En fin dexercice, il doit apurer et veiller la tenue jour autant que possible des dossiers

dont il a la charge et au vu des informations transmises par les services mtier. Il doit

complter et envoyer pour validation, ou supprimer tous les EJ non valids (non justifis)

et veiller ce que les montants et imputations soient corrects.

Responsable des

Engagements

Juridiques

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de valider les EJ.

En fin dexercice, il recense :

les EJ non valids, contrle sils peuvent tre finaliss, sassure quils soient

complts et envoys sa validation par le gestionnaire dEJ, et valide ces

derniers avant le 31/12 ;

les EJ valids ncessitant une correction de montant ou dimputation. Il vrifie

quils sont corrigs par le gestionnaire dEJ et valide les corrections avant le 31/12.

Gestionnaire de

service fait

(ordonnateur)

Il est charg de saisir, suivre et constater les services faits tout au long de lexercice

jusquau 31/12.

En fin dexercice, il recense les rceptions des biens et services qui ne sont pas traduites

par un service fait avec laide des services mtiers. Ces lments serviront

ltablissement des charges payer comptabiliser (CAPAC).



Certificateur de

service fait

(ordonnateur)

Il est charg de certifier les services faits jusquau 31/12. En fin dexercice :

il recense les services faits constats mais non certifis, et les rceptions non

constates dans le systme dinformation, en collaboration avec le gestionnaire de

service fait et les services mtiers, pour permettre au responsable de la

comptabilit gnrale dtablir les charges payer comptabiliser (CAPAC)

correspondantes ;

il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sur EJ) et en

informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse les

critures associes.

Gestionnaire des

demandes de

paiement

(ordonnateur)

Il cre les demandes de paiement de lexercice N jusquau 31/12.

Il identifie les charges payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses sans

engagement juridique.

Responsable des

demandes de

paiement

(ordonnateur)

Il valide les demandes de paiement reues du gestionnaire des demandes de paiement de

lexercice N jusquau 31/12.

Il transmet les demandes de comptabilisation permettant lenregistrement des charges

payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses sans EJ au responsable de la

comptabilit gnrale.

Comptable de la

prise en charge

des dpenses

(comptable)

Il prend en charge les demandes de paiement au fil de leau.

Il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sans EJ) et en

informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci comptabilise les

critures associes.

Gestionnaire des

titres

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de saisir les titres et de tenir jour leurs

informations (montants et imputations).

En fin dexercice, il doit apurer et veiller la mise jour des dossiers dont il a la charge :

il saisit tous les titres lis des crances constates qui peuvent ltre ;

pour les titres qui peuvent tre saisis, il vrifie leurs informations (montants et

imputations) et les soumet validation.

Par ailleurs, il recense et communique au responsable des titres les informations relatives

aux produits recevoir, savoir :

les crances constates qui nont pas t traduites par un titre ;

les titres crs mais non valids.

Responsable des

titres

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de valider les titres qui peuvent ltre, et ce,

jusquau 31/12/N.

En fin dexercice, il recense les titres non valids et communique au responsable de la

comptabilit gnrale les informations ncessaires pour que celui-ci puisse saisir les

critures de produits recevoir concerns.

Il identifie avec le comptable de la prise en charge des recettes les produits constats

davance et en informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse

les critures associes.

Comptable de la

prise en charge

des recettes

(comptable)

Il est charg tout au long de lexercice de contrler et prendre en charge les titres qui

peuvent ltre, et ce, jusquau 31/12/N.

En fin dexercice, il recense les titres valids mais non pris en charge et les communique au

responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci puisse saisir les critures de

produits recevoir concerns.

Il identifie avec le responsable des titres les produits constats davance et en informe le

responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse les critures associes.



Responsable de

la comptabilit

auxiliaire

fournisseur

(comptable)

Il est charg :

de vrifier la tenue jour du rfrentiel des tiers fournisseurs ;

dautre part de vrifier la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire

fournisseur et la comptabilit gnrale.

Responsable de

la comptabilit

auxiliaire client

(comptable)

Il est charg :

de tenir jour le rfrentiel des tiers clients ;

didentifier, en collaboration avec les services mtier, les clients douteux et

litigieux dans le rfrentiel.

Responsable de

la comptabilit

auxiliaire des

immobilisations

Il travaille en lien avec les services mtiers, le gestionnaire et le certificateur de service fait

pour :

accompagner la validation des services faits lis des immobilisations ;

tenir jour le rfrentiel des immobilisations (mises en service et sorties

dimmobilisations) ;

raliser des inventaires physiques ;

identifier les dprciations.

Selon le mode dorganisation de lorganisme, les actions peuvent tre effectues

conjointement par le comptable et lordonnateur.

Responsable de

la comptabilit

auxiliaire des

stocks

Il est responsable de :

la ralisation des inventaires physiques ;

les entres et sorties de stocks ;

identifier les dprciations ;

la mise jour du rfrentiel des articles et les donnes associes ;

la transmission des informations ncessaires au comptable pour la

comptabilisation des critures de fin dexercice.

Responsable de

la trsorerie

(comptable)

Sur les oprations de dpense, il sassure que les paiements effectus en N ont t

rapprochs des DP correspondantes et que les CP ont bien t consomms sur lexercice N.

Sur les oprations de recette, il recense et suit au fil de leau les encaissements raliss et

vrifie que chaque encaissement a t rapproch dun titre.

Sur les oprations propres aux rgies, il est charg de lintgration des fonds et des

versements de fonds aux rgisseurs.



Responsable de

la comptabilit

gnrale

(comptable)

En fin dexercice il est charg :

Sur le processus de la dpense :

du contrle et de la comptabilisation des charges payer comptabiliser

(CAPAC) ;

du contrle et de la comptabilisation des charges constates davance.

Sur le processus de la recette :

du contrle et de la comptabilisation des produits recevoir ;

du contrle et de la comptabilisation des produits constats davance ;

de la comptabilisation des dprciations de crances.

Sur les immobilisations :

du contrle et de la comptabilisation des amortissements ;

du contrle et de la comptabilisation des dprciations.

Sur les stocks :

de la validation en comptabilit gnrale des critures issues de la comptabilit

auxiliaire des stocks ;

de la comptabilisation des stocks si la mthode dinventaire intermittent est

utilise (valorisation des stocks au bilan une fois par an) ;

de la comptabilisation des dprciations de stocks, sur la base des lments

fournis pour lordonnateur.

Sur les autres oprations comptables :

de la comptabilisation des provisions pour risques et charges ;

de la comptabilisation des engagements hors bilan ;

de la correcte prise en compte des informations ncessitant une mention

lannexe.

2.3 Rgles de gestion

Le pilotage des travaux de fin dexercice repose sur la mise en place dune dmarche partenariale entre

lordonnateur et lagent comptable.

Dans le cadre de cette dmarche partenariale, le pilotage des travaux de fin dexercice doit aboutir :

la dfinition dune stratgie de pilotage ;

la dclinaison oprationnelle de la stratgie ;

la communication sur cette stratgie et sur le droulement des travaux de fin dexercice auprs des

diffrents acteurs ;

la mise en place dune assistance auprs des oprationnels.


Par ailleurs, la stratgie de pilotage des travaux de fin dexercice doit imprativement tenir compte :

des conclusions des travaux de fin dexercice prcdents, des arrts intermdiaires et de la pr-

clture ;

des rapports des commissaires aux comptes (pour les organismes certifis) ;

des alertes des CBCM dans le cadre de la revue de qualit comptable et financire ;

de lidentification des risques (dans le cadre de la dmarche de contrle interne) pouvant affecter les

travaux de fin dexercice ;

des rapports daudit interne ou externe.

Pour assurer un pilotage efficace des travaux de fin dexercice, les organismes sont invits privilgier les axes

organisationnels suivants :

Les choix dorganisation de ces diffrents travaux lis la clture des comptes doivent tre retracs

dans un calendrier tabli conjointement entre lagent comptable et lordonnateur, notamment

du fait de la ncessaire mobilisation de leurs propres services. En effet, il convient de sensibiliser

lensemble des services de lorganisme. Un calendrier indicatif prsentant lenchanement des tches

est propos en annexe du prsent fascicule4.

Une note conjointe ordonnateur/agent comptable est un lment indispensable pour prvoir les

modalits de ralisation des travaux de fin dexercice et le calendrier affrent. Cette note doit le cas

chant constituer la base dun plan daction listant les chances et les services responsables et

comportant une cartographie des chantiers par cycles et processus. Cette note dfinit les tapes et le

calendrier des travaux de fin dexercice. Lensemble des services concerns par la mise en uvre de ce

calendrier est sollicit pour sassurer que les chances pourront tre respectes par tous les acteurs.

Des runions rgulires de suivi de ce plan daction doivent tre mises en place, ce qui permet la

mobilisation plus aise des diffrents acteurs, y compris les services mtier lorigine des faits

gnrateurs des dpenses et des recettes. Des fiches de procdure peuvent tre mises leur

disposition.

Un dossier de clture et de rvision doit tre labor et renseign tout au long de la priode de

clture des comptes dfinie par la note prcite.

Le pilotage des travaux de fin dexercice doit enfin pouvoir sappuyer sur des outils de suivi (tableaux

de bord, points priodiques, etc.).

4 Le calendrier en annexe est une suggestion contextualiser par les organismes. Il ne constitue pas une organisation obligatoire pour les travaux

de fin dexercice.


3 PREPARATION DES TRAVAUX DE FIN DEXERCICE

Les travaux de fin dexercice peuvent tre facilits notamment par :

les reprogrammations budgtaires permettant dapurer les oprations qui nauront pas lieu sur

lexercice ;

la ralisation darrts intermdiaires et dune pr-clture ;

des travaux de prparation relatifs aux objets de gestion.

3.1 Arrts intermdiaires et pr-clture

3.1.1 Arrts intermdiaires

Selon ses possibilits techniques et humaines, lorganisme peut dcider de la mise en place darrts mensuels

ou infra-annuels (partiels ou complets).

Un arrt partiel5 permet de limiter le primtre danalyse aux charges et produits dont les cycles sont les plus

rcurrents.

Au-del de la ralisation darrts priodiques, un arrt intermdiaire complet (semestriel) portant sur

lintgralit des oprations peut tre ralis. Les rsultats de cet arrt pourront tre utiliss en comptabilit

analytique, pour calculer mi anne un rsultat en cots complets.

Les travaux darrt intermdiaire se structurent autour de la mise jour des objets de gestion selon lactivit

de lorganisme.

Le primtre dun arrt intermdiaire est dfini par lorganisme en fonction de ses besoins. Par exemple, les

arrts intermdiaires pourront cibler :

la mise jour des factures clients pour les organismes ayant des facturations clients non linaires ;

le contrle des stocks pour leur intgration en comptabilit : les organismes pratiquant un inventaire

intermittent et dont les stocks peuvent tre volumineux ou diversifis, peuvent gnrer des gains de

temps ultrieurs en pratiquant des arrts intermdiaires ;

la mise en service rgulire des immobilisations : des travaux peuvent galement tre conduits sur les

immobilisations, notamment dans le cadre de leur financement, sur le rapprochement avec linventaire

physique, sur la cohrence comptabilit auxiliaire/comptabilit gnrale et sur les provisions.

Le systme dinformation doit prvoir la possibilit de faire des arrts comptables mensuels (partiels ou complets).

3.1.2 Pr-clture en date du 30 novembre

Une pr-clture de certains cycles doprations volution lente peut tre mise en place au cours du dernier

trimestre. Les cycles doprations sont dcrits dans la cartographie des processus en annexe du prsent DPG.

La pr-clture consiste clturer ces cycles par avance, puis recenser ultrieurement les lments ou

vnements intervenus entre la date de pr-clture et celle darrt des comptes susceptibles de remettre en

cause les valuations ralises. Les cycles de provisions pour risques et charges, les mises en service et sorties

dimmobilisations et les prises en compte des risques relatifs aux crances clients se prtent particulirement

ce type dapproche.

5 Par exemple, un organisme qui pilote principalement son activit via la comptabilit analytique a tout intrt contrler rgulirement dans

lanne lvolution de ses cots dexploitation hors personnel (achats, production).


Par ailleurs, des oprations non strictement lies linventaire, et normalement ralises au fil de leau,

pourront tre inities de faon anticipe lors de la pr-clture de faon rsoudre par avance des anomalies qui

ne seraient dtectes qu loccasion de la clture. Cest le cas par exemple des oprations dapurement des

comptes dimputation provisoire et autres comptes de tiers, de la centralisation des oprations des rgies, des

contrles de cohrence entre les comptabilits auxiliaires et gnrale, notamment de lajustement entre les

comptes clients et les restes recouvrer.


3.2 Travaux de prparation relatifs aux objets de gestion

Les oprations budgtaires (en dpenses ou recettes) relatives lexercice N doivent pouvoir tre effectues

jusquau 31/12/N. Toutes les oprations budgtaires effectues en N+1 doivent consommer des AE et CP vots

et ouverts au titre de lexercice N+1.

A noter que les critures dinventaire comptabilises en comptabilit gnrale en dbut dexercice N+1 (en date

comptable du 31/12/N) nont pas dimpact budgtaire.

Les objets de gestion (EJ et DP) initis en N et valids (ou pays) en N+1 consomment des AE (ou des CP) de

N+1.

Les objets de gestion doivent tre tenus jour tout au long de lexercice. Ceci permet de limiter la charge de

travail en fin dexercice, o il devient critique dapurer les objets de gestion incomplets ou errons et de mener

leur terme les processus (notamment en dpense et en recette) qui peuvent tre finaliss.

Lapurement des objets de gestion consiste :

soit supprimer les objets de gestion non valids qui nont plus lieu dtre ;

soit complter et/ou corriger les objets de gestion afin quils poursuivent le processus (de la dpense,

de la recette, etc.). Par exemple : modifier le montant dun EJ.

Lavancement des processus jusqu leur terme repose sur la validation successive des diffrents objets de

gestion. Cela peut consister, par exemple pour le processus de la dpense, valider un EJ, certifier un service

fait, valider, comptabiliser ou payer une DP.

3.2.1 Traitement des oprations de dpenses6

3.2.1.1 Description du processus

La prparation des oprations de fin dexercice consiste essentiellement mettre jour les objets de gestion,

qui, par ailleurs, doivent tre tenus jour tout au long de lexercice. Lobjectif est de ne reconduire que les

objets qui seront utiliss sur lexercice suivant.

Ces objets sont saisis directement dans le systme dinformation ou intgrs de manire automatique

(interface).

6 Les cas dcrits dans cette partie sappliquent galement dans le cadre dun service facturier.


Les objets de gestion lis au processus de la dpense sont dcrits dans le fascicule Dpense du prsent

DPG : les parties suivantes aborderont les travaux mener sur les EJ, services faits et DP. A noter que toutes

les variantes et typologies de dpenses (avances, acomptes, pnalits, etc.) doivent galement faire lobjet du

mme type de travaux prparatoires en fin dexercice.

Charges payer

La mise jour des objets de gestion permet de fiabiliser lidentification des charges payer en priode

dinventaire. Les charges payer sont les dpenses qui nont pas t rgles aux fournisseurs soient :

les services faits certifis, mais non pays ;

les services faits constats mais non certifis ;

les rceptions non constates dans le systme dinformation.

Les services faits certifis sont, par dfinition, des charges payer dj comptabilises en comptabilit

gnrale.

Seules les charges payer comptabiliser (CAPAC) font lobjet dune criture spcifique en priode

dinventaire : services faits constats mais non certifis, rceptions non constates dans le systme

dinformation et DP non comptabilises (dans le cas des dpenses sans engagement juridique).

Identification des charges payer comptabiliser pour les dpenses avec engagement juridique :

Identification des charges payer comptabiliser pour les dpenses sans engagement juridique :

Remarque : les charges payer comptabiliser ne concernent que les dpenses hors immobilisation.


3.2.1.2 Rles et fonctions

Les dfinitions de rles concernent les actions relatives au processus de la dpense.


Service mtier

En fin dexercice, il est charg sur les oprations de dpenses :

didentifier et de communiquer au gestionnaire de service fait les rceptions

de biens et de services qui ne sont pas encore constates dans le systme ;

didentifier et de communiquer au gestionnaire des engagements juridiques

les engagements juridiques pour lesquels il nattend plus de service fait ni

de facture, afin que ceux-ci puissent clturer ces EJ.

Gestionnaire des

Engagements

Juridiques

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de saisir les EJ et de les tenir jour

(montant et imputations).

En fin dexercice, il doit apurer et veiller la tenue jour autant que possible des

dossiers dont il a la charge. Il doit les complter et les envoyer pour validation au

responsable des EJ, ou supprimer tous les EJ non valids (non justifis) et veiller

ce que les montants et imputations soient corrects.

Responsable des

Engagements

Juridiques

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de valider les EJ.

En fin dexercice, il recense :

les EJ non valids, contrle sils peuvent tre finaliss, sassure quils soient

complts et envoys sa validation par le gestionnaire des EJ, et valide

ces derniers avant le 31/12 ;

les EJ valids ncessitant une correction de montant ou dimputation. Il

vrifie quils sont corrigs et valide les corrections avant le 31/12.

Gestionnaire de

service fait

(ordonnateur)

Il est charg de saisir, suivre et constater les services faits tout au long de lexercice

jusquau 31/12.

En fin dexercice, il recense les rceptions des biens et services qui ne sont pas

traduites par un service fait avec laide des services mtiers. Ces lments serviront

ltablissement des charges payer comptabiliser (CAPAC).

Certificateur de

service fait

(ordonnateur)

Il est charg de certifier les services faits jusquau 31/12. En fin dexercice :

il recense les services faits constats mais non certifis, et les rceptions

non constates en collaboration avec le gestionnaire de service fait, pour

permettre au responsable de la comptabilit gnrale dtablir les charges

payer comptabiliser (CAPAC) correspondantes ;

il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sur

EJ) et en informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-

ci saisisse les critures associes.

Gestionnaire des

demandes de

paiement

(ordonnateur)

Il cre les demandes de paiement de lexercice N jusquau 31/12 et les transmet au

responsable des demandes de paiement.

Il identifie les charges payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses

sans engagement juridique.

Responsable des

demandes de

paiement

(ordonnateur)

Il valide les demandes de paiement de lexercice N jusquau 31/12 reues du

gestionnaire des demandes de paiement.

Il transmet les demandes de comptabilisation permettant lenregistrement des

charges payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses sans EJ au

responsable de la comptabilit gnrale.



Comptable de la

prise en charge

des dpenses

(comptable)

Il prend en charge les demandes de paiement au fil de leau.

Il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sans EJ) et en

informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci comptabilise les

critures associes.

Responsable de la

trsorerie

(comptable)

Sur les oprations de dpense, il sassure que les paiements effectus en N ont t

rapprochs des DP correspondantes et que les CP ont bien t consomms sur

lexercice N.

3.2.1.3 Prrequis au traitement des oprations de dpenses

Avant de commencer les oprations dapurement et de validation des dossiers concourant au dnouement du

processus de la dpense, il est essentiel de vrifier que tous les dossiers pouvant provenir dun systme

dinformation externe (interface) ont t intgrs dans le systme dinformation.

Afin de poursuivre le processus de la dpense sur lexercice suivant, certains objets de gestion (EJ, service fait,

DP, etc.) doivent tre mis jour afin de prendre en compte les ventuelles modifications de rfrentiels. Cela

se limite aux objets qui devront tre utiliss au cours de lexercice suivant. La phase de prparation permet

didentifier ces objets.

La phase de mise jour des rfrentiels (incluant les impacts sur les objets de gestion) sera aborde dans la

partie 5.1.

3.2.1.4 Rgles de gestion

Durant la phase de prparation des travaux de fin dexercice, le traitement des oprations de dpenses consiste

apurer et valider les diffrents objets de gestion.

Les objets tant lis entre eux, il est essentiel davoir une approche sur lensemble du processus de la dpense

pour chaque cas trait :

clturer un EJ requiert davoir certifi tous les services faits et pay toutes les DP sy rapportant ;

valider un service fait implique quil ny ait pas de DP en cours de traitement sy rapportant ;

etc.

Pour chaque dossier trait, il faudra donc identifier tous les objets de gestion en cours de traitement qui lui sont

lis.

Les oprations de prparation lies la dpense consistent :

apurer et valider les EJ ;

apurer et valider les rceptions et services faits ;

apurer et finaliser les DP ;

clturer les EJ.


3.2.1.4.1 Oprations dapurement et de validation des EJ

Lobjectif principal des oprations dapurement et de validation des EJ est de disposer des consommations dAE

effectives sur lexercice clturer.

Pour ce faire, on distingue les oprations concernant les EJ nayant pas encore consomm dAE (traitement des

EJ initis dans le systme mais non valids) des oprations concernant les EJ ayant consomm des AE (EJ

valids).

Par ailleurs, ces oprations permettent galement dapurer le systme des EJ incomplets, avec des erreurs, ou

portant sur des oprations nayant plus lieu dtre (abandon de la dpense concerne) ; ces travaux

dapurement doivent se faire tout au long de lexercice, pour disposer dun systme et de comptabilits jour

et limiter la charge de travail en fin dexercice.

Ces oprations doivent tre ralises avant le 31/12/N pour fiabiliser lexcution budgtaire de

lexercice clturer. A compter du 01/01/N+1, il nest plus possible de consommer les AE de

lanne N.

Le systme dinformation doit permettre de restituer les EJ selon leur statut et leur solde.

Traitement des EJ initis mais non valids

Ces EJ ont t crs mais nont pas encore consomm dAE.

Le traitement des EJ a pour objet soit :

si lEJ na plus lieu dtre, de le supprimer ;

si lEJ a lieu dtre, et si cela est possible (fiabilit des informations, disponibilit des AE), de le valider,

et donc de dclencher la consommation des AE.

Le gestionnaire et le responsable dEJ sont chargs de vrifier que lobjet a lieu dtre, et si celui-ci peut tre

complt et valid, en relation avec le service mtier lorigine de lexpression de besoin.

Il est de la responsabilit :

du gestionnaire des EJ de complter/corriger les informations ncessaires sa validation ou de

supprimer les EJ portant sur des dpenses nayant plus lieu dtre ;

du responsable des EJ de contrler les EJ soumis sa validation, de vrifier la disponibilit des AE, et

de valider les EJ qui peuvent ltre.

Mise jour des EJ valids

Ces EJ ont dj consomm des AE, mais ils peuvent ncessiter une mise jour qui aura des impacts sur les

consommations dAE :

modification du montant de lEJ ;

modification des imputations.


Le gestionnaire des EJ et le responsable des EJ doivent tout au long de lexercice :

contrler les EJ pour identifier ceux ncessitant une mise jour ;

tenir jour ces EJ (montants et imputations), et leurs consommations dAE.

Lensemble de ces oprations doit tre justifi.

3.2.1.4.2 Oprations dapurement et de validation des services fait et des rceptions

Les oprations lies aux services faits et aux rceptions ont pour objectifs :

la rgularisation comptable des services faits ;

le rattachement des charges lexercice.

Les oprations de fin dexercice permettent galement dapurer le systme des services faits incomplets ou

errons (correction ou suppression) ; ces travaux dapurement, et les actions de constatation et de certification

doivent se faire tout au long de lexercice, pour disposer dun systme et de comptabilits jour et limiter la

charge de travail en fin dexercice.

Les diffrentes oprations mener sont lies au statut de la rception/du service fait :

Oprations lies aux rceptions sans service fait

Les rceptions de biens (y compris les biens immobilisables) et de services ralises mais non matrialises

dans le systme dinformation doivent tre traduites au plus tt par un service fait.

En fin dexercice il faut les recenser, et, lorsque cest possible, constater les services faits concerns avant le

31/12.

Les rceptions relatives des dpenses non immobilisables, et qui ne sont pas traduites par un service fait

constat avant le 31/12, conduiront enregistrer une criture de charge payer comptabiliser (CAPAC).

Le recensement de ces rceptions est du ressort du service mtier concern et du gestionnaire du service fait.

Jusquau 31/12, le gestionnaire du service fait constate tous les services faits lis des rceptions qui peuvent

ltre, et le certificateur du service fait certifie ceux qui peuvent ltre.

La traduction dune rception en un service fait doit tre faite au fil de leau pour limiter les travaux en fin

dexercice, et notamment les oprations ultrieures de constatation et de certification.

Oprations lies aux services faits constats mais non certifis

Les services faits constats mais non certifis doivent tre identifis et, le cas chant, valids (certifis). Cette

identification et les actions de traitement affrentes deviennent particulirement importantes en fin dexercice

pour pouvoir comptabiliser les charges et immobilisations.

Il appartient au certificateur de service fait de recenser les services faits constats et de certifier ceux qui

peuvent ltre avant le 31/12.

Les services faits constats relatifs des dpenses non immobilisables, qui ne peuvent tre certifis avant le

31/12 donneront lieu une criture de charge payer comptabiliser (CAPAC) par le responsable de la

comptabilit gnrale, sur la base du recensement ralis par le certificateur de service fait. Cette phase de


recensement est trs importante car elle permet de dterminer le montant des charges payer comptabiliser

(CAPAC) qui seront enregistres en priode dinventaire.

Les corrections et certifications des services faits constats doivent tre ralises avant le 31/12.

Le systme dinformation doit tre en capacit de restituer les services faits selon leur statut (service fait

constat, service fait certifi).

3.2.1.4.3 Oprations dapurement et de finalisation des DP

Lapurement des DP consiste :

soit supprimer les DP non valides qui nont plus lieu dtre ;

soit complter et/ou corriger les DP afin quelles poursuivent le processus (validation,

comptabilisation, paiement).

La finalisation des DP consiste les valider, les comptabiliser et les payer, ce qui permet de mettre jour les

diffrentes comptabilits (fournisseur, gnrale et budgtaire) et de dnouer le processus de la dpense.

En cours dexercice, comme pour les autres objets de gestion, il est ncessaire de crer et de mettre jour les

DP au plus prs des diffrentes tapes du traitement de la facture (rception de la facture, validation par le

responsable de la demande de paiement, transmission des informations au comptable, etc.), et ce, quel que

soit le mode dorganisation adopt (avec ou sans service facturier).

Afin de structurer les travaux relatifs aux DP en fin dexercice, il est possible de distinguer les DP nayant pas

fait lobjet de paiement sur lexercice N des DP pour lesquelles le paiement a t ralis mais qui ne sont pas

rapproches de celui-ci :

cas 1 : DP nayant pas fait lobjet de paiement sur lexercice N. Sont traits sparment :

o cas 1.1 : les DP avec EJ pralable et service fait certifi,

o cas 1.2 : les DP sans EJ,

o cas 1.3 : les DP non encore saisies ;

cas 2 : Dcaissements non rapprochs dune DP sur lexercice N (sans consommation de CP).

Exemple : prlvement automatique

Cycle de traitements dapurement /finalisation des DP en fin dexercice


Cas 1.1 : DP avec EJ pralable et service fait certifi nayant pas donn lieu un paiement

Ces DP sont issues du processus standard de la dpense : elles sont normalement cres par le gestionnaire de

demande de paiement aprs avoir contrl la cohrence des lments entre lEJ, le service fait certifi et la

facture.

En fin dexercice, les actions effectuer sur les DP dpendent de leur tat. Les trois tats suivants ont t

identifis :

a. les DP saisies mais non valides par le responsable des DP ;

b. les DP valides mais non comptabilises ;

c. les DP comptabilises mais non payes.

Ces actions visent notamment :

sassurer que les DP arrivant chance avant le 31/12/N pourront bien consommer des CP de

lexercice N ;

optimiser la consommation budgtaire des CP : par exemple, si des CP sont disponibles, il peut tre

intressant davancer en N les paiements initialement prvus en N+1 ;

mettre jour la programmation budgtaire en CP.

Les demandes de paiement saisies mais non valides par le responsable des DP

Lobjectif est danalyser et traiter les DP en attente et fluidifier le dnouement du processus de la dpense

en fin dexercice.

Cette catgorie inclut toutes les demandes de paiement non valides par le responsable des DP, quelles soient

inities par le gestionnaire des DP (et non transmises au responsable des DP) ou transmises au responsable

des DP pour validation.

Le gestionnaire des demandes de paiement, aprs avoir list et analys les DP saisies mais non encore

transmises au responsable des demandes de paiement, pourra effectuer les actions suivantes :

suppression de la DP si elle na pas lieu dtre (DP cre tort, en doublon, etc.) ;

correction ventuelle des lments de la DP ;

transmission de la DP au responsable des demandes de paiement pour validation et poursuite de la

chane de la dpense (comptabilisation de la DP, mise en paiement, etc.).

Le responsable des demandes de paiement, aprs avoir list et analys les DP en attente de sa validation,

pourra effectuer les actions suivantes :

renvoi de la DP au gestionnaire des demandes de paiement ;

correction (si besoin) et validation de la DP pour transmission au comptable de la prise en charge des

dpenses.

Les DP valides mais non comptabilises

Le comptable de la prise en charge des dpenses, aprs avoir recens et analys les DP valides par le

responsable des DP mais non comptabilises sur N pourra effectuer les actions suivantes :

comptabilisation de la DP (dbit 408 - Facture Non Parvenue / crdit 401 - Fournisseurs), aprs

contrle (pices justificatives) ;

renvoi de la DP au responsable des demandes de paiement, si besoin.



fiabiliser les comptabilits fournisseurs et gnrale, en refltant ltat des dettes fournisseurs et

lapurement du solde comptable du compte 408 - Facture Non Parvenue ;

contribuer au pilotage des futures consommations de CP puisque la DP porte la date dchance du

paiement au fournisseur.

Les DP comptabilises mais non payes

Lordonnateur en lien avec le responsable de la trsorerie, a pour mission de recenser les DP comptabilises

non encore payes arrivant chance sur lexercice N. Il pourra effectuer les actions suivantes :

valuer le disponible budgtaire en CP ;

identifier les DP dont on doit modifier la date d'chance du paiement (en fonction du disponible en

CP) ;

identifier les besoins en CP sur lexercice suivant.

Cas 1.2 : DP sans EJ nayant pas donn lieu un paiement

Ces demandes de paiement sont issues de factures reues mais qui nont pas donn lieu un EJ pralable et

donc sans service fait. Ces DP ont donc les impacts suivants :

en comptabilit gnrale : constatation de la charge la comptabilisation de la DP (en contrepartie de

la dette fournisseur) ;

en comptabilit budgtaire : consommation en AE lors de la validation de la DP par le responsable des

demandes de paiement et consommation en CP lors du paiement (rapprochement entre la DP et le

dcaissement).

De la mme manire que pour les DP du cas 1.1, les DP sont analyses en fonction des trois tats suivants :

a. les DP saisies mais non valides par le responsable des demandes de paiement ;

b. les DP valides par le responsable des demandes de paiement mais non comptabilises ;

c. les DP comptabilises mais non payes.

A noter que les DP traites dans cette partie peuvent donner lieu la comptabilisation dcritures en priode

dinventaire (date comptable au 31/12/N) : des charges payer avant comptabilisation (CAPAC), dans le

cas des dpenses sans EJ, ou des charges constates davance.

Les DP saisies mais non valides

Cette catgorie inclut toutes les demandes de paiement non valides par le responsable des DP quelles soient

inities par le gestionnaire des DP (et non transmises au responsable des DP) ou transmises au responsable

des DP et en attente de validation.

La validation de la DP par le responsable des demandes de paiement a un impact en comptabilit budgtaire

(consommation des AE). Il est dautant plus ncessaire danticiper ces validations en cours dexercice N.

Le gestionnaire des demandes de paiement pourra effectuer les actions suivantes :

suppression de la DP si elle na pas lieu dtre (DP cr tort, en doublon, etc.) ;

correction ventuelle des lments de la DP ;

transmission de la DP au responsable des demandes de paiement pour validation et poursuite du

processus de la dpense (comptabilisation de la DP, mise en paiement, etc.).


Le responsable des demandes de paiement, aprs avoir list et analys les DP en attente de sa validation,

pourra identifier les actions suivantes :

renvoi de la DP au gestionnaire des demandes de paiement et correction (si besoin) ;

contrle du disponible en AE ;

validation de la DP pour transmission au comptable de la prise en charge des dpenses.


apurer le systme des DP en attente et fluidifier le processus de la dpense en fin dexercice ;

assurer la comptabilisation en comptabilit budgtaire, car la consommation dAE intervient lors de la

validation de la DP par le responsable des demandes de paiement.

Les DP valides mais non comptabilises

Ces demandes de paiements devront tre recenses par les diffrents acteurs (responsable des demandes de

paiement, comptable de la prise en charge des dpenses). Il sagit des DP valides par le responsable des

demandes de paiement et transmises au comptable de la prise en charge des dpenses.

La comptabilisation de la DP avant le 31/12/N permettra de constater la charge et la dette fournisseur sur

lexercice N.

A dfaut de comptabilisation de la DP, une criture de charges payer avant comptabilisation (CAPAC)

devra tre comptabilise en priode dinventaire (date comptable du 31/12/N) et extourne sur lexercice

suivant.

La comptabilisation des charges payer est dcrite dans le paragraphe 4.1.1.

Les DP comptabilises mais non payes

Ce cas est similaire au cas 1.1 c.

Cas 1.3 : les DP non encore saisies

Cette catgorie correspond toutes les DP saisir suite la rception de la facture du fournisseur.

En fin dexercice, aprs avoir effectu le recensement de ces factures, le gestionnaire des demandes de

paiement, aprs analyse, pourra saisir les DP relatives ces factures.

Si la DP fait rfrence un EJ ayant un service fait certifi, cela signifie que :

la charge a dj t comptabilise sur lexercice N ;

la validation et la comptabilisation de la DP avant le 31/12/N permettra de constater la dette

fournisseur et dapurer le compte 408 - Facture Non Parvenue avant la fin de lexercice N.

Si la DP ne fait pas rfrence un EJ, alors la charge na pas t comptabilise sur lexercice N. Deux cas sont

envisager :

la DP est valide et comptabilise avant le 31/12/N : la charge et la dette fournisseurs sont bien

comptabilises sur lexercice N ;

la DP nest pas comptabilise avant le 31/12/N : cette DP devra faire lobjet dune charges payer

avant comptabilisation (CAPAC).


Ces actions permettent de rpondre plusieurs objectifs :

tracer dans le systme dinformation la rception des factures ;

fiabiliser les comptabilits fournisseurs et gnrale, en refltant ltat des dettes fournisseurs et

lapurement du compte 408 - Facture Non Parvenue ;

contribuer aux prvisions de consommation de CP partir de la date dchance de paiement.

Cas 2 : Les dcaissements non rapprochs dune DP sur lexercice N (dcaissements sans consommation de CP)

Ce cas inclut principalement les paiements raliss avant ordonnancement (cas dun prlvement

automatique).

Le responsable de la trsorerie doit recenser tous les dcaissements lis une opration budgtaire qui nont

pas t rapprochs dune demande de paiement.

Ces dcaissements, le cas chant, doivent donner lieu mission, validation et comptabilisation dune

demande de paiement (si ncessaire avec EJ et service fait).

Le rapprochement du dcaissement et de la demande de paiement consomme les CP.

Schmas comptables relatifs aux dpenses sans ordonnancement pralable :

Dcaissement :

o dbit 472 - Dpenses classer et rgulariser,

o crdit 5* - Comptes Financiers ;

Rgularisation (critures simultanes) :

o comptabilisation de la DP :

- dbit 6* - Charges,

- crdit 401 Fournisseurs,

o solde du compte dimputation provisoire et du compte fournisseur :

- dbit 401 Fournisseurs,

- crdit 472 - Dpenses classer et rgulariser.

Selon le systme dinformation et le mode de rapprochement (automatique ou manuel), un dcalage entre le

paiement et la consommation effective des CP peut tre constat.

En fin dexercice, le responsable de la trsorerie devra sassurer que les paiements effectus en N ont t

rapprochs des DP correspondantes et que les CP ont bien t consomms sur lexercice N.

Afin de fiabiliser le solde budgtaire et pour garantir larticulation des comptabilits auxiliaire, gnrale et

budgtaire, il convient de contrler avant le 31/12/N que tous les paiements effectus en N sont bien retracs

en comptabilit budgtaire dans les consommations de CP.

3.2.1.4.4 Oprations de clture des EJ

La clture dun engagement juridique doit tre ralise ds lors que lextinction de la dette rsultant de

lengagement considr est constate (plus de paiements attendus). A la clture de lengagement, si les

paiements (consommations de CP) ont t infrieurs aux engagements (consommation dAE), un retrait

dengagement doit tre effectu.

Le systme dinformation doit faciliter lidentification des EJ clturer (par statut, par solde) et ventuellement

proposer une liste dEJ ligibles la clture.


Rappel sur la notion de retrait dengagement7

Des retraits dengagement sont ncessaires en cas de disparition de lobligation ou aprs dnouement de

lengagement juridique lorsque les consommations de CP ont t infrieures aux consommations dAE.

retrait dengagement sur EJ de lexercice en cours : une criture budgtaire rtablit les AE sur les

enveloppes budgtaires sur lesquelles la consommation initiale a eu lieu, hauteur du montant du

retrait d'engagement.

retrait dengagement sur EJ des exercices antrieurs : il ny a pas de rtablissement dAE, sauf dans les

conditions fixes par arrt du ministre charg du budget8. Le systme dinformation doit permettre

didentifier les retraits dengagement dexercices antrieurs.

Si aucune autre opration nest attendue sur lEJ, et que la consommation dAE est gale la consommation de

CP, lEJ est considr comme sold .

Si lEJ est sold et que le processus de dpense est dnou (service fait certifi et DP paye), le systme

dinformation pourra donc proposer lordonnateur la clture de lengagement concern.

La clture dun engagement ne constitue pas une criture de comptabilit budgtaire, en revanche, elle permet

de verrouiller lengagement juridique en empchant :

la modification de lobjet de gestion (imputations, montant, etc.) ;

la cration dobjets rattachs : service fait et demande de paiement ;

les critures en comptabilit budgtaire.

Il est recommand de solder les engagements (ajustement du montant de lEJ pour aligner la consommation

dAE sur la consommation de CP) et de clturer les EJ, au fil de leau, afin damliorer la visibilit sur les

disponibilits en AE et sur les restes payer.

Le systme dinformation doit retracer (ou fournir les lments permettant de retracer) et restituer lorigine des

rtablissements dAE.

Les EJ, comme les autres objets de gestion, doivent tre mis jour au fil de leau en fonction des diffrents

vnements de gestion lis au processus de la dpense (commande, rception, facturation, paiement, etc.).

7 Voir la dfinition des retraits dengagement dans le fascicule Comptabilit dans le domaine Comptabilit budgtaire . 8 Article 207 du dcret GBCP.

Engagement juridique

Consommation dAE

Constatation de la ralisation de lintgralit des paiements

sur lengagement

Clture de lengagement

Engagement complmentaire

Consommation dAE

Si AE > CP, Retrait dengagement


Planning de clture des EJ

Afin de faciliter la clture des EJ en fin dexercice, il est possible didentifier trois vagues successives de

clture des EJ :

aprs lapurement et la validation des EJ ;

aprs lapurement et la validation des services faits ;

aprs lapurement et la finalisation des DP.

Cette squence doit prendre en compte les mises jour des objets antrieurs utiliss dans le processus de

la dpense. Par exemple :

lapurement dun service fait permet ensuite de modifier lEJ correspondant ;

lapurement dune DP permet ensuite lapurement du service fait correspondant.

Lenchanement des tches pralables la clture des EJ et leur dpendance sont reprsents dans le calendrier

des travaux de fin dexercice annex au prsent fascicule. Les dures et jalons mentionns dans ce calendrier

sont donns titre dexemple.

La phase de clture aprs apurement des EJ permet de clturer tous les EJ valids pour lesquels les DP

ont t payes et sur lesquels il nest plus attendu dopration. La phase dapurement a permis, le cas chant,

dajuster le montant de lEJ pour aligner la consommation dAE sur la consommation de CP (EJ sold).

La phase de clture aprs apurement des services faits permet de clturer les EJ dont les services

faits ont t certifis et ncessitent dtre ajusts car la DP correspondante t paye pour un montant infrieur

au montant du service fait certifi.

Exemple :

Un EJ a t cr et valid pour 100 (consommation dAE pour 100). Il a fait lobjet dun service fait certifi

pour 100. Une facture de 80 (dduction de 20 pour marchandise dfectueuse) a t reue et a donn lieu

une DP qui a t paye (consommation de CP pour 80).

Pour solder lEJ, il est ncessaire de rduire le service fait de 20, puis de diminuer le montant de lEJ de 20

(retrait dAE de 20). LEJ peut alors tre cltur.

La phase de clture aprs finalisation des DP correspond au cas standard de clture de lEJ dans le

processus de la dpense : suite au paiement des DP, les services faits et EJ correspondants doivent

ventuellement tre mis jour afin de solder lEJ (alignement de la consommation dAE sur la consommation de

CP). Sil ny a pas dautres oprations attendues sur ces EJ, ces derniers pourront tre clturs.

3.2.1.4.5 Identification des charges constates davance

Le traitement des oprations de dpenses doit galement permettre didentifier les charges comptabilises sur

lexercice N, mais dont une partie concerne lexercice suivant : il sagit des charges constates davance.

Dans le cas dune dpense avec EJ, la charge est constate lors de la certification du service fait. Le

certificateur du service fait, en lien ventuellement avec le service mtier, doit tre en mesure didentifier les

charges relatives aux exercices ultrieurs.

Dans le cas dune dpense sans EJ, la charge est constate lors de la comptabilisation de la demande de

paiement. Le comptable de la prise en charge des dpenses, doit tre en mesure didentifier les charges

relatives aux exercices ultrieurs.

Les vnements de gestion susceptibles dentraner des charges constates davance doivent pouvoir tre

identifis dans le systme dinformation quel que soit leur mode didentification.


Une fois identifies, des charges constates davance (D486* - C6) devront tre comptabilises en priode

dinventaire au 31/12/N avant de les extourner en dbut dexercice suivant (01/01/N+1).

La comptabilisation des charges constates davance est dcrite dans le paragraphe 4.1.1

3.2.2 Traitement des oprations de recettes


Les oprations de fin dexercice permettent :

de rattacher les produits lexercice ;

de rapprocher les encaissements des titres, afin de permettre lenregistrement des recettes en

comptabilit budgtaire ;

dapurer le systme dinformation des dossiers incomplets ou errons.

Les oprations dapurement doivent se faire tout au long de lexercice, pour disposer dun systme et de

comptabilits le plus jour possible. En fin dexercice, ces oprations deviennent particulirement importantes,

car, en apurant les objets de gestion (modification, correction), elles permettent la poursuite du processus de

recette et donc davoir des donnes conformes la gestion. Il est donc essentiel dapurer au fil de leau les

dossiers pour leur permettre de suivre le processus standard de recette et limiter ainsi la charge de travail lors

des oprations spcifiques de fin dexercice.

Les diffrentes oprations mener dpendent de ltape du processus recette concerne.


3.2.2.2 Rles et fonctions


Service mtier

En fin dexercice, il est charg sur les oprations de recettes, didentifier et de

communiquer au gestionnaire des titres les crances constates qui nont pas

encore de traduction dans le systme ;

Gestionnaire des

titres

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de saisir les titres et de tenir jour leurs

informations (montants et imputations).

En fin dexercice, il doit apurer et veiller la mise jour des dossiers dont il a la

charge :

il saisit tous les titres lis des crances constates qui peuvent ltre ;

pour les titres qui peuvent tre saisis, il vrifie leurs informations (montants

et imputations) et les soumet validation.

Par ailleurs, il recense et communique au responsable des titres les informations

relatives aux produits recevoir, savoir :

les crances constates qui nont pas t traduites par un titre ;

les titres crs mais non valids.

Responsable des

titres

(ordonnateur)

Il est charg tout au long de lexercice de valider les titres qui peuvent ltre, et ce,

jusquau 31/12/N.

En fin dexercice, il recense les titres non valids et les communique au responsable

de la comptabilit gnrale pour que celui-ci puisse saisir les critures de produits

recevoir concerns.

Il identifie avec le comptable de la prise en charge des recettes les produits

constats davance et en informe le responsable de la comptabilit gnrale pour

que celui-ci saisisse les critures associes.

Comptable de la

prise en charge

des recettes

(comptable)

Il est charg tout au long de lexercice de contrler et prendre en charge les titres

qui peuvent ltre, et ce, jusquau 31/12/N.

En fin dexercice, il recense les titres valids mais non pris en charge et les

communique au responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci puisse

saisir les critures de produits recevoir concerns.

Il identifie avec le responsable des titres les produits constats davance et en

informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse les

critures associes.

Responsable de la

trsorerie

(comptable)

Sur les oprations de recette, il recense et suit au fil de leau les encaissements

raliss et vrifie que chaque encaissement a t rapproch dun titre.

3.2.2.3 Rgles de gestion

Afin de poursuivre le processus de recette sur lexercice suivant, les titres doivent tre mis jour afin de

prendre en compte les ventuelles modifications de rfrentiels. Cela se limite aux objets qui devront tre

utiliss au cours du prochain exercice. La phase de prparation permet didentifier ces objets.

La phase de mise jour des rfrentiels (incluant les impacts sur les objets de gestion) est aborde dans la

partie prparation de louverture de lexercice suivant .

Par ailleurs, si certains objets peuvent tre intgrs par interface, les oprations de prparation dcrites dans

cette partie ne doivent avoir lieu quaprs lintgration dans le systme de tous les objets : il appartient aux

diffrents acteurs de vrifier que leurs travaux portent sur tous les objets reus.


3.2.2.3.1 Traitement des crances constates en dehors du systme dinformation

Les crances constates mais non matrialises dans le systme doivent tre traduites au plus tt par un titre.

En fin dexercice il convient de les recenser, et, lorsque cest possible, de saisir les titres associs avant le

31/12.

Les ventuelles crances constates non traduites par un titre avant le 31/12 conduiront la comptabilisation

dun produit recevoir. Le recensement de ces crances est du ressort du service mtier concern et du

gestionnaire des titres. Par exemple, des prestations ralises mais dont la facture client na pas t mise.

Jusquau 31/12, le gestionnaire des titres saisit tous les titres lis des crances constates qui peuvent ltre,

et le responsable des titres valide ceux qui peuvent ltre.

La traduction dune crance constate en un titre doit tre faite, autant que possible, au fil de leau afin de

limiter les travaux en fin dexercice. Cela concerne galement les oprations de validation et de prise en charge.

3.2.2.3.2 Oprations dapurement et de finalisation des titres

Lapurement des titres consiste les mettre jour dans le systme dinformation (modification/correction, ou

suppression sil na plus lieu dtre), afin de permettre leur validation par le responsable des titres.

La finalisation des titres consiste valider et prendre en charge les titres pour acclrer le dnouement du

processus recette (rapprochement avec les diffrents encaissements).

Lobjectif des travaux de fin dexercice est dapurer et de dnouer les recettes qui peuvent ltre.

En cours dexercice, comme pour les autres objets de gestion, il est ncessaire de crer et de mettre jour les

titres au plus prs des diffrentes tapes du processus de recette. Ceci revt une importance particulire en fin

dexercice, car les diffrentes actions dapurement permettront de faciliter les travaux de fin dexercice.

Afin de structurer les travaux relatifs aux titres en fin dexercice, il est possible de distinguer :

les titres non valids ;

les titres valids non pris en charge.

Traitement des titres non valids

Tout au long de lanne le gestionnaire des titres saisit, contrle et transmet pour validation les titres relatifs

des crances constates.

En fin dexercice il appartient :

au gestionnaire des titres de saisir tous les titres qui peuvent ltre, de vrifier et corriger si ncessaire

ceux qui sont saisis, et denvoyer pour validation tous les titres qui peuvent ltre, et ce avant le

31/12 ;

au responsable des titres de contrler, corriger si ncessaire et valider tous les titres qui peuvent ltre

avant le 31/12.

Les titres qui ne peuvent tre valids avant le 31/12 donneront lieu lcriture dun produit recevoir par le

responsable de la comptabilit gnrale, sur la base des informations fournies par le responsable des titres.

Toutes les oprations lies des titres non valids (saisie, correction, voire suppression du titre sil na plus lieu

dtre) doivent tre ralises jusquau 31/12 afin dapurer le systme et drouler le processus recette pour le

maximum de dossiers.


Le systme dinformation doit permettre de recenser tous les titres non valids et les montants associs pour

faciliter la saisie des critures de produits recevoir.

Traitement des titres valids non pris en charge

Tout au long de lexercice le comptable de la prise en charge des recettes contrle et comptabilise les titres

valids par le responsable des titres. Il recense et suit les titres valids tout au long de lexercice.

En fin dexercice il lui appartient de contrler et de prendre en charge tous les titres qui peuvent ltre avant le

31/12, ou de renvoyer pour correction les titres le ncessitant.

Les titres valids mais non pris en charge avant le 31/12 donneront lieu lcriture dun produit recevoir par

le responsable de la comptabilit gnrale, sur la base des informations fournies par le comptable de la prise en

charge des recettes et le responsable des titres.

Toutes les oprations lies des titres valids non pris en charge (contrle, correction, renvoi lordonnateur

pour correction, prise en charge) doivent tre ralises jusquau 31/12 afin dapurer le systme et drouler le

processus recette pour le maximum de dossiers.

Le systme doit permettre de recenser tous les titres valids mais non pris en charge et les montants associs

pour faciliter la saisie des critures de produits recevoir.

Traitement des titres pris en charge produits constats davance

Certains titres pris en charge (donc comptabiliss) peuvent donner lieu la comptabilisation dcritures en

priode dinventaire (en date comptable au 31/12/N) : les produits constats davance.

Le comptable de la prise en charge des recettes, en lien avec le responsable des titres, identifie les titres pris

en charge en exercice N dont les produits se rattachent partiellement lexercice N+1.

Une fois identifis, les produits constats davance (dbit 7* - crdit 487*) devront tre comptabiliss en

priode dinventaire au 31/12/N avant de les extourner en dbut dexercice suivant (01/01/N+1).

La comptabilisation des produits constats davance est dcrite dans le paragraphe 4.1.2.3

3.2.2.3.3 Traitement des encaissements

Deux cas peuvent se prsenter :

les encaissements avec titre de recette dj cr dans le systme ;

les encaissements sans titre de recette.

Cas des encaissements avec titre

Les recettes sont comptabilises budgtairement lors du rapprochement de lencaissement et du titre concern.

Le rapprochement des encaissements et des titres est donc essentiel pour avoir une visibilit sur les recettes

budgtaires relles de lexercice.

Remarque : selon le systme dinformation, le rapprochement peut tre automatique et/ou manuel, et donc

limiter le dcalage entre lencaissement et limpact budgtaire.

Tout au long de lexercice, le responsable de la trsorerie doit vrifier que les encaissements effectus en N ont

bien t rapprochs des titres correspondants et que les recettes budgtaires ont t enregistres sur lexercice

N.


Afin de fiabiliser le solde budgtaire et pour garantir larticulation des comptabilits auxiliaire, gnrale et

budgtaire, il convient de contrler avant le 31/12/N que tous les encaissements effectus en N ont bien donn

lieu une recette budgtaire au titre de lexercice N, lorsque le rapprochement est possible.

Il appartient au responsable de la trsorerie de recenser et de suivre tout au long de lexercice les

encaissements raliss et de vrifier quil dispose dun titre pris en charge pour chacun de ces encaissements.

Sil ne dispose pas dun titre, il en informe le responsable des titres, en vue den obtenir lmission.

Cas des encaissements sans titre

Pour chaque encaissement identifi sans titre, le responsable de la trsorerie informe le comptable de la prise

en charge des recettes, le responsable des titres et le gestionnaire des titres afin que le titre concern soit cr,

valid et pris en charge. Cette rgularisation permettra le rapprochement de lencaissement et du titre avant le

31/12/N.

3.2.3 Oprations lies la comptabilit auxiliaire fournisseur

Les oprations prparatoires consistent en la vrification et la tenue jour des donnes de la comptabilit

auxiliaire fournisseur. Ces oprations sont la charge du responsable de la comptabilit auxiliaire fournisseur.

Il sagit :

dune part de vrifier la tenue jour du rfrentiel des tiers fournisseurs ;

dautre part de vrifier la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire fournisseur et la

comptabilit gnrale.

La tenue jour du rfrentiel des fournisseurs se fait tout au long de lanne. Cependant, en fin dexercice, il

est utile didentifier et contrler les informations lies aux fournisseurs inactifs ou inutiliss dans le systme sur

lexercice. Le systme doit permettre didentifier et recenser les fournisseurs non utiliss sur lexercice ces

fins de contrle.

Bien que la comptabilit auxiliaire fournisseur soit lie de manire automatique la comptabilit gnrale, le

responsable de la comptabilit auxiliaire fournisseur doit vrifier en fin dexercice (voire de manire priodique)

la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire et la comptabilit gnrale. Le systme doit permettre

ces comparaisons.

3.2.4 Oprations lies la comptabilit auxiliaire client

Les oprations prparatoires consistent en la vrification et la tenue jour des donnes de la comptabilit

auxiliaire client. Ces oprations sont la charge du responsable de la comptabilit auxiliaire client.

Il sagit :

dune part de vrifier la tenue jour du rfrentiel des tiers clients, notamment en ce qui concerne

lidentification des clients douteux ou litigieux ;

dautre part de vrifier la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire client et la comptabilit

gnrale.


La tenue jour du rfrentiel des clients se fait tout au long de lanne. Cependant, en fin dexercice, il est utile

didentifier et contrler :

les informations lies aux clients inactifs ou inutiliss dans le systme sur lexercice. Le systme doit

permettre didentifier et recenser les clients non utiliss sur lexercice ces fins de contrle ;

les clients douteux et litigieux, en lien avec les services mtier, et de mettre jour le rfrentiel en

consquence.

Tout au long de lanne, les services mtier identifient les crances lies des clients douteux ou avec lequel

lorganisme est en litige :

les crances douteuses sont des crances certaines que lorganisme possde lencontre de clients

dont la solvabilit apparat douteuse ;

les crances deviennent litigieuses aprs que le client ait reu la facture et lait conteste (la facture a

donc dans ce cas t comptabilise pour sa totalit, avant quune partie ne savre incertaine).

Le passage en client douteux ou litigieux est ralis par le responsable de la comptabilit auxiliaire client. Cette

opration sur la fiche client du rfrentiel se traduit par une criture comptable en comptabilit auxiliaire, qui

met automatiquement jour la comptabilit gnrale :

dbit 416 Clients douteux ou litigieux ;

crdit 411 Clients.

Une dprciation doit tre constate ds quapparat une perte probable. Lcriture de dprciation est dcrite

au paragraphe 4.1.2.3.

Ces critures peuvent tre automatiques sil y a une comptabilit auxiliaire, la comptabilit gnrale tant alors

automatiquement mouvemente partir de la comptabilit auxiliaire. Les critures ci-dessus sont issues de

schmas pr-paramtrs.

Bien que la comptabilit auxiliaire client soit lie de manire automatique la comptabilit gnrale, le

responsable de la comptabilit auxiliaire client doit vrifier en fin dexercice (voire de manire priodique) la

cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire et la comptabilit gnrale. Le systme doit permettre ces

comparaisons.

3.2.5 Traitement des immobilisations9


La prparation des travaux de fin dexercice consiste fiabiliser le primtre et les informations ncessaires aux

oprations dinventaire : dotations aux amortissements et aux dprciations.

Le suivi et la tenue jour du rfrentiel des immobilisations tout au long de lanne, en interaction avec les

services mtiers et les services en charge de lexcution de la dpense, permettent de limiter au maximum ces

oprations en fin dexercice et de fiabiliser les informations ncessaires la comptabilisation des critures

damortissements et dprciations. En effet, ces informations (date de mise en service, base amortissable,

dure damortissement, etc.) sont des lments structurants des fiches immobilisation10.

Les travaux dcrits dans cette partie consistent en un accompagnement lapurement et la validation des

services faits et rceptions lies des immobilisations, et en la mise jour du rfrentiel.

9 Cette partie ne traite pas les immobilisations financires, qui sont traits dans les oprations dinventaire, partie 4.1.4 10 En comptabilit auxiliaire, chaque immobilisation est matrialise par une fiche qui porte les lments constitutifs de limmobilisation et est

associ un compte de comptabilit gnrale.

Documents

dpg_31032014_6_tfe_v2_0