EUROPE CRÉATIVE

Sous-programme «Culture»

SOUTIEN AUX PROJETS DE COOPÉRATION EUROPÉENNE

LIGNES DIRECTRICES

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TABLE DES MATIERES1. Introduction2. Priorités du programme et projets ciblés

2.1 Priorités du programme2.2 Projets ciblés

3. Calendrier4. Budget disponible5. Conditions d'admissibilité6. Critères d'éligibilité

6.1 Pays éligibles6.2 Candidats éligibles6.3 Projets éligibles6.4 Activités éligibles6.5 Période éligibles

7. Critères d'exclusion7.1Exclusion de la participation7.2Exclusion de l'attribution7.3Pièces justificatives

8. Critères de sélection8.1 Capacité opérationnelle8.2 Capacité financière

9. Critères d'attribution10. Conditions de financement

10.1 Dispositions contractuelles et procédure de paiement10.2 Garantie pour préfinancement10.3 Principe du financement non cumulatif (double financement)10.4 Méthode de financement

11. Sous-traitance et passation de marchés12. Publicité, communication et diffusion

12.1 Par les bénéficiaires12.2 Par l'Agence et/ou la Commission12.3 Communication et diffusion

13. Protection des données14. Procédure de soumission et sélection des candidatures

14.1 Publication14.2 Inscription (Portail des participants de la Commission Européenne)14.3 Soumission des demandes de subvention14.4 Procédure d'évaluation14.5 Décision de financement14.6 Règles applicables14.7 Contacts

Annexe 1 - GlossaireAnnexe 2 - Pièces obligatoires – liste de contrôle

La liste des documents nécessaires afin de soumettre une demande de financement, notamment le formulaire en ligne (e-formulaire) et le guide du candidat, peut être obtenue à l'adresse suivante: https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2016_en

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1. INTRODUCTION

Les présentes lignes directrices se fondent sur le règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 établissant le programme «Europe créative» (2014 à 2020)1.

Elles tiennent également compte des priorités découlant de la coopération politique qui a été établie au niveau de l’Union européenne (ci-après l'«UE») dans le domaine de la culture. L’agenda européen de la culture2, que la Commission européenne a publié en 2007, fixe pour la première fois un cadre de coopération culturelle entre les États membres de l’UE, d’une part, et entre ceux-ci et la Commission, d’autre part.

Sur cette base, le Conseil des ministres de l’UE a adopté un programme de travail en faveur de la culture3 qui définit, pour la période 2015-2018, des priorités en vue de relever les principaux défis rencontrés par les organisations culturelles et les PME dans les secteurs créatifs et culturels au niveau national et à celui de l’UE, dans un environnement marqué en permanence par les effets de la mondialisation et de la numérisation.

L’agenda européen de la culture et le programme de travail (2015-2018) en faveur de la culture contribuent à mieux définir et comprendre le cadre politique dans lequel le programme «Europe créative» (ci-après le «programme») fonctionne, ainsi que les objectifs ultimes poursuivis grâce aux possibilités de financement qu’il offre.

La Commission européenne est responsable de la mise en œuvre du programme «Europe créative» (ci- après le «Programme») et de la décision d'octroyer des contributions financières directes à la charge du budget de l'Union européenne. L'Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (ci-après «ľAgence») administre les sous-programmes «Culture» et MEDIA au nom de la Commission européenne et sous le contrôle de celle-ci.

Des informations générales sur le programme «Europe créative» sont disponibles à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/creative-europe/

2. PRIORITÉS DU PROGRAMME ET PROJETS CIBLÉS

2.1 Priorités du programme

Conformément au cadre visé à la section 1 des présentes lignes directrices, l'objet du programme est de soutenir des projets principalement axés sur la mobilité transnationale, le développement des publics (culture accessible et inclusive) et le renforcement des capacités (notamment par la numérisation, le développement de nouveaux modèles commerciaux ainsi que l’éducation et la formation). Les priorités de ce programme sont présentées ci-dessous en cinq groupes (A, B, C1, C2 et C3). La description succincte du renforcement des capacités sous le point C est donnée à titre illustratif et informatif uniquement.

Les projets bénéficiant d’une subvention doivent par conséquent comporter une stratégie motivée et une description montrant avec précision comment ils prévoient de mettre en œuvre une ou plusieurs des priorités de ce programme. Lorsqu’ils soumettent leur candidature à l’aide du système de candidature en ligne visé à la section 14.3, les candidats doivent cocher au maximum trois des cinq priorités les plus appropriées pour leur projet et classer celles-ci par ordre de pertinence.

1 Le règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le programme «Europe créative» a été publié au Journal officiel de l’Union européenne le 20 décembre 2013 (JO L 347, p. 221).2 Pour plus d’informations sur l’agenda européen de la culture, veuillez consulter la page: http://ec.europa.eu/culture/policy/strategic-framework/index_fr.htm.3 Pour plus d’informations sur le programme de travail (2015-2018) en faveur de la culture, veuillez consulter la page: http://ec.europa.eu/culture/news/2014/2711-work-plan-culture_en.htm.

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En tête des caractéristiques spécifiques du système et conformément au principe de subsidiarité, les projets soutenus doivent contribuer à créer la valeur ajoutée européenne définie à l’article  5 du règlement no 1295/2013 établissant le programme «Europe créative».

A) Mobilité transnationale

Ce qui est visé ici est la mobilité transnationale des artistes et des professionnels, ainsi que la circulation transnationale des œuvres culturelles et créatives, dont le but est de promouvoir les échanges culturels, le dialogue interculturel, la compréhension de la diversité culturelle et l'intégration sociale.

La mobilité transnationale est ancrée dans les projets de coopération. Il convient cependant d’aller au-delà de la simple coordination, administration et mise en œuvre du projet. La mobilité n'est pas seulement une question de déplacement au-delà des frontières; c'est également une question de résultats.

Les projets traitant cette priorité doivent concevoir et décrire une réelle stratégie de mobilité transfrontalière à laquelle on pourrait aspirer et qui inclurait, entre autres:- le renforcement des capacités des acteurs du secteur culturel associés au projet afin qu’ils puissent

travailler à l’échelle transnationale et internationale, - la création et la production,- l’amélioration des compétences professionnelles, l’apprentissage par les pairs, l’éducation et la

formation,- des possibilités de carrière permettant aux artistes et aux professionnels de travailler à l’échelle

transnationale et internationale, - l’accès à de nouveaux marchés,- la création de possibilités de mise en réseaux, la constitution de partenariats et le développement de

contacts, - l’accès à de nouveaux publics et l’élargissement des publics existants,- déclencher le dialogue interculturel et le respect pour les diverses cultures et expressions

culturelles.

Les partenariats conclus avec des acteurs établis dans des pays tiers devraient refléter le concept du rôle de la culture dans les relations extérieures de l’UE tel qu’il est énoncé dans l’agenda européen de la culture visé à la section 1.

B) Développement des publics

Par «développement des publics,», on entend le rapprochement des personnes et de la culture. Il s’agit d’intéresser directement les personnes et les communautés afin qu’elles apprennent à connaître, vivre et apprécier les arts et la culture. Le développement des publics vise à faire quelque chose en collaboration avec ces derniers plutôt qu’à faire quelque chose pour eux.

Le développement des publics est une nouvelle priorité importante du programme «Europe créative» qui aide les artistes/professionnels de la culture européens à toucher, avec leurs œuvres, le plus de personnes possible en Europe et à étendre l’accès aux œuvres culturelles à des groupes sous-représentés.

L’élaboration d’une stratégie visant au développement des publics pourrait avoir pour objectif d’élargir les publics existants, de les diversifier ou d’intensifier la relation avec ceux-ci (ou une combinaison de ces actions). Les candidats sont supposés connaître leurs publics actuels et les groupes cibles qu’ils souhaitent atteindre. Le développement des publics devrait faire partie intégrante du projet en faisant participer ceux-ci à la programmation, à la production, à l’art participatif, au dialogue physique, à l’interaction avec les médias sociaux, au bénévolat ou à des partenariats créatifs avec d’autres secteurs (santé, éducation, commerce de détail, etc.).

La mise en œuvre d’une stratégie de développement des publics imposera, de manière générale, que les

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membres du personnel soient formés et spécifiquement attachés à des tâches de développement des publics. La formation devrait constituer une partie essentielle de toute stratégie de ce type. Les candidats devraient également effectuer des recherches avant d’établir une stratégie et s’efforcer d’appliquer des modèles de segmentation. Le suivi de la progression et du succès des activités de développement des publics, notamment en collectant des informations en retour auprès de ceux-ci (de manière formelle ou informelle), constitue une bonne pratique.

Suggestions de directions à prendre:- prévoir des projets qui feront de la création de compétences en matière de développement des publics

l'un des objectifs principaux des acteurs du secteur culturel/artistes;- élaborer des projets de créations conjointes, coproductions, tournées, etc. poursuivant une stratégie

claire de développement des publics pour accompagner le projet afin qu’il ne se concentre pas exclusivement sur le côté «offre», mais aussi sur le côté «demande», garantissant ainsi que les activités ont l’impact le plus large possible;

- exiger que les projets faisant intervenir des séjours ou des systèmes d’échange d’artistes visent à interagir avec les communautés et les publics locaux plutôt qu’à limiter leur expérience en matière de mobilité à leurs homologues immédiats.

C) Renforcement des capacités

Par «renforcement des capacités», on entend le fait d'aider les acteurs du secteur culturel à développer davantage leurs compétences et à internationaliser leur carrière afin de leur permettre d'accéder plus facilement à des opportunités professionnelles et de créer les conditions requises pour accroître la diffusion transnationale des œuvres culturelles et créatives et garantir une mise en réseau sur le plan transfrontalier. Divers moyens peuvent être employés pour ce faire. Les trois principaux sont énoncés ci-dessous et chacun d’eux constitue une priorité du programme à part entière.

C.1) Numérisation

Le passage au numérique a un impact considérable sur la manière dont les biens culturels et créatifs sont produits, diffusés, consultés, consommés et monétisés. Ces changements offrent de vastes possibilités aux secteurs culturels et créatifs, qui, s'ils veulent les exploiter pleinement, doivent se doter de nouvelles compétences qui leur permettront de concevoir de nouvelles méthodes de production et de distribution et d’adapter leurs modèles commerciaux.

Le sous-programme «Culture» du programme «Europe créative» soutient par conséquent les projets de nature transnationale qui permettront aux acteurs des secteurs culturels et créatifs de s’adapter au passage au numérique, en encourageant le recours à des technologies numériques, depuis la production jusqu’à la consommation, en passant par la distribution. Les activités pourraient inclure l’organisation d’ateliers, l’expérimentation de nouveaux canaux de distribution par le biais de moyens numériques ou le développement d’outils permettant la numérisation de contenus culturels. Dans la plupart des cas, ces activités, parmi d’autres, seront étroitement liées au développement des publics ou à de nouveaux modèles commerciaux, et les candidats devraient reconnaître ces liens et expliquer l'objectif principal de l’action.

Les projets visant à traiter cette priorité devraient comporter une approche innovante et dépasser la seule numérisation de contenus.

C.2) Nouveaux modèles commerciaux

Les possibilités offertes par les nouvelles technologies requièrent le développement et l’expérimentation de nouveaux modèles de rentabilisation, de gestion et de commercialisation pour les secteurs culturels. Parallèlement, les acteurs des secteurs culturels et créatifs devraient renforcer leurs compétences financières et professionnelles afin de pouvoir obtenir de meilleurs résultats sur le marché et profiter pleinement des possibilités de financement qui évoluent en fonction du contexte

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financier.

Le sous-programme «Culture» du programme «Europe créative» soutient les projets transnationaux qui renforcent les compétences commerciales des acteurs des secteurs culturels et créatifs afin de leur permettre de mieux comprendre l'évolution du contexte économique et de trouver de nouvelles sources de revenus ou de nouveaux modèles de gestion garantissant de meilleures performances et des coûts moins élevés. Ces projets pourraient inclure (liste non exhaustive) l’organisation d’ateliers, la création d’espaces collaboratifs de travail et de création, le développement et l’expérimentation de nouvelles approches commerciales et en matière de gestion, ainsi que d’autres activités liées aux compétences entrepreneuriales pour les secteurs culturels et créatifs.

Les candidats devraient garder à l'esprit les liens étroits qui existent entre cette priorité et les autres priorités (numérisation, développement des publics) et définir leur objectif principal ainsi que les effets de l’action sur les autres priorités.

C.3) Formation et éducation

Permettre aux personnes d’acquérir de nouvelles compétences qui enrichiront leur vie professionnelle et engloberont leurs possibilités sur le marché du travail est l’une des priorités primordiales de l’action de l’UE. De toute évidence, l’éducation et la formation artistiques et culturelles font partie intégrante de cet effort.

Le sous-programme «Culture» du programme «Europe créative» soutient des projets transnationaux qui offrent aux participants la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences et d’améliorer leur employabilité, que ce soit par l’apprentissage formel auprès d’écoles reconnues qui participent aux projets ou par la participation à des activités non formelles axées sur l’apprentissage artistique ou sur des compétences non techniques dans les secteurs de la culture et de l’art.

La combinaison logique de cette priorité avec les autres est une bonne pratique et doit être bien expliquée.

2.2 Projets ciblés

Cette mesure offre deux catégories de soutien. Selon la taille, les besoins, la nature et les objectifs du projet (également appelé l'«action»), le chef de projet et les partenaires (également appelés les «candidats») devront choisir d'introduire leur candidature au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2 décrites ci-dessous:

Catégorie 1 - Projets de coopération à petite échelle

Projets impliquant un chef de projet et au moins deux autres partenaires ayant leur siège social dans au moins trois pays différents participant au sous-programme «Culture», financés par l'UE à hauteur de 200 000 EUR au maximum.

Catégorie 2 - Projets de coopération à grande échelle

Projets impliquant un chef de projet et au moins cinq autres partenaires ayant leur siège social dans au moins six pays différents participant au sous-programme «Culture», financés par l'UE à hauteur de 2 000 000 EUR au maximum.

À titre purement illustratif, voici quelques exemples de types d'activités qui pourraient bénéficier d'un soutien dans le cadre de projets, pour autant qu'elles contribuent aux priorités susmentionnés (liste non exhaustive):

- échanges d'acteurs culturels en vue d'un renforcement des capacités, permettant à ces acteurs d'acquérir les compétences et le savoir-faire nécessaires pour s'adapter à un environnement en

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mutation (transition numérique, nouveaux modèles commerciaux et de gestion, nouvelles approches pour développer le public, aide aux petites organisations à développer leurs compétences en matière de préparation d'activité en demandant des prêts bancaires). Ces initiatives peuvent prendre la forme de séances de formation, d'ateliers, de préparation de contenus ou de sites web à ces fins, etc.;

- échanges d'acteurs culturels entre pays, y compris sous la forme de séjours de longue durée et de résidences d'artistes, qui contribueront à l'évolution de la carrière des artistes et des professionnels de la culture. Les activités menées lors de ces séjours peuvent comprendre la création artistique, y compris les co-créations et les coproductions d'œuvres qui sont alors représentées ou exposées dans le cadre de manifestations itinérantes dans différents pays. Dans la mesure du possible, elles devraient également inclure des activités de formation, de développement de nouveaux publics et d'interaction avec les communautés locales, y compris des initiatives visant à toucher des groupes habituellement sous-représentés;

- rassemblement d'organisations culturelles (p. ex. salles de concert, opéras, théâtres, festivals, orchestres, groupes de musique, compagnies de théâtre, etc.) provenant de différents pays en vue de coproduire et/ou de donner des représentations et des tournées dans différents lieux et dans le cadre de différents événements dans différents pays, ou dans le cadre d'un événement unique à condition qu'il ait une dimension internationale importante et reconnue, pouvant ainsi offrir un effet multiplicateur dans d'autres pays. Les coproductions peuvent inclure des œuvres nouvelles ou d'avant-garde. Les activités de promotion et de développement de l'audience doivent être prises en compte afin d'attirer un public plus large, de contribuer à rendre les œuvres complexes accessibles au public et d'atteindre les groupes sous-représentés. Ces activités devraient faire progresser la carrière des artistes et des professionnels de la culture, aider les artistes et leurs œuvres à toucher un public plus large à travers l'Europe et au- delà, et contribuer à rallonger la durée de vie des productions et des organisations afin de mettre en place une coopération durable avec de nouveaux partenaires dans d'autres pays et de créer de nouvelles perspectives professionnelles pour ces acteurs.

- échanges transnationaux d'objets d'art présentant une dimension européenne particulière; ces échanges ne doivent pas nécessairement passer par la création de nouvelles œuvres, ils peuvent permettre la circulation d'œuvres nouvelles ou existantes, par exemple dans le cadre d'expositions hébergées à tour de rôle par les différents partenaires ou par l'intermédiaire de prêts d'œuvres accordés par un musée à des musées d'autres pays, une attention particulière étant accordée au développement de nouveaux publics pour ces œuvres et à l'allongement de la durée de vie de ces expositions.

3. CALENDRIER

Le calendrier indicatif de l'appel à propositions pour 2016 est le suivant:

Pour la catégorie 1 - projets de coopération à petite échelle:

Publication de l'appel à propositions

Date limite de soumission

Période d'évaluation

Informations aux candidats

Signature des conventions de subvention

Date de début du projet

Juillet 2015 Premier mercredi d'octobre 2015 – 12.00 (midi) heure à Bruxelles

6 mois Mars 2016 Avril 2016 De mai à décembre 2016

Pour la catégorie 2 - projets de coopération à grande échelle:

Publication de Date limite de Période Informations Signature des Date de début du

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l'appel à propositions

soumission d'évaluation aux candidats conventions desubvention

projet

Juillet 2015 Premier mercredi d'octobre 2015 – 12.00 (midi) heure à Bruxelles

6 mois Mars 2016 Mai 2016 De juin à décembre 2016

Le calendrier indicatif pour les années suivantes et jusqu'à la fin du Programme est le suivant:

Pour la catégorie 1 - projets de coopération à petite échelle:

Publication de l'appel à propositions

Date limite de soumission

Période d'évaluation

Informations aux candidats

Signature des conventions desubvention

Date de début du projet

Juillet de l'année n-1

Premier mercredi d'octobre de l'année n-1

6 mois Mars de l'année n

Avril de l'année n

De mai à décembre de l'année n

Pour la catégorie 2 - projets de coopération à grande échelle:

Publication de l'appel à propositions

Date limite de soumission

Période d'évaluation

Informations aux candidats

Signature des conventions desubvention

Date de début du projet

Juillet de l'année n-1

Premier mercredi d'octobre de l'année n-1

6 mois Mars de l'année n

Mai de l'année n

De juin à décembre de l'année n

Si la date limite de soumission est un jour férié dans le pays du candidat, aucun délai additionnel ne sera accordé. Les candidats doivent prendre ceci en considération lorsqu'ils préparent leur dossier.

4. BUDGET DISPONIBLE

Le budget total disponible pour le cofinancement des projets dans le cadre de ce soutien est évalué à 70 % du budget total du Programme «Europe créative» - sous-programme «Culture» du (454,8 millions d'EUR), soit environ 318 millions d'EUR sur la période 2014-2020.

Chaque année, et ce pendant toute la durée du Programme, la Commission européenne et l'Agence publient un programme de travail annuel indiquant le budget consacré aux projets de coopération pour l'année en question.

La contribution financière de l'UE ne peut dépasser 60 % des coûts éligibles pour les projets de catégorie 1 (projets de coopération à petite échelle) ou 50 % des coûts éligibles pour les projets de catégorie 2 (projets de coopération à grande échelle). Le montant restant doit être cofinancé par les candidats.

L'Agence se réserve le droit de ne pas distribuer tous les fonds disponibles.

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5. CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ

Les candidatures doivent remplir les conditions suivantes:- être envoyées au plus tard à la date limite de dépôt des candidatures indiquée à la section  3 des

présentes lignes directrices;- être présentées par écrit au moyen du formulaire de candidature en ligne (voir section 14 des présentes

lignes directrices);- être rédigées dans une des langues officielles de l’UE;- être complètes et contenir toutes les annexes signées requises (signatures originales ou équivalent

requis).

Seules les candidatures dactylographiées seront prises en considération.

Le formulaire de candidature doit être accompagné d’un budget équilibré et de tous les autres documents visés dans ledit formulaire. Le non-respect de ces conditions entraînera le rejet de la candidature.

Pour soumettre une candidature, les candidats (chef de projet et partenaires) doivent indiquer leur code d'identification du participant (PIC, Participant Identification Code) dans le formulaire de candidature. Le PIC peut être obtenu en inscrivant l’organisation dans le système d’enregistrement unique (URF, Unique Registration Facility) hébergé sur le portail des participants de l’éducation, de l’audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat. L’URF est un outil partagé par d’autres services de la Commission européenne. Si un candidat (chef de projet et partenaires) possède déjà un PIC qu’il a utilisé pour d’autres programmes (par exemple les programmes «Recherche»), ce même PIC est valide dans le cadre du présent appel à propositions.

Le portail des participants permet aux candidats (chef de projet et partenaires) de saisir ou de mettre à jour les informations sur leur statut juridique et d’y enregistrer les documents juridiques et financiers requis (voir section 14.2 pour plus d’informations).

6. CRITÈRES D'ELIGIBILITÉ

Les candidatures qui répondent aux critères suivants feront l'objet d'une évaluation approfondie.

6.1 Pays éligibles

Sont éligibles les candidatures émanant de personnes morales établies dans un pays appartenant à l'une des catégories suivantes, pour autant que les conditions visées à l'article 8 du règlement no 1295/2013 établissant le Programme soient respectées et que la Commission ait entamé des négociations avec le pays concerné:

1. les États membres de l'UE et les pays et territoires d'outre-mer qui sont éligibles à participer au Programme au titre de l'article 58 de la décision 2001/822/CE du Conseil4;

2. les pays en voie d'adhésion, les pays candidats et les pays candidats potentiels bénéficiant d'une stratégie de préadhésion, conformément aux principes généraux et aux modalités et conditions générales applicables à la participation de ces pays aux programmes de l'UE, tels qu'établis dans les accords-cadres, les décisions des conseils d'association et les accords similaires applicables;

3. les pays de l'AELE qui sont parties à l'accord sur l'EEE, conformément à cet accord;4. la Confédération suisse, sur la base d'un accord bilatéral avec ce pays;5. les pays relevant de la politique européenne de voisinage, conformément aux procédures établies

avec ces pays selon les accords-cadres prévoyant leur participation à des programmes de l'UE.

L'Agence peut sélectionner des propositions émanant de candidats (le chef de projet et les partenaires) de pays extérieurs à l'UE, à condition qu'à la date de la décision d'attribution des financements, des accords 4 Décision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 relative à l'association des pays et territoires d'outre-mer à la Communauté européenne («décision d'association outre-mer»)(JO L 314 du 30.11.2001, p. 1).

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aient été signés et notifiée définissant les modalités de participation de ces pays au Programme établi par le règlement susmentionné.

Une liste mise à jour des pays qui remplissent les conditions visées à l'article 8 du règlement no 1295/2013 et avec lesquels la Commission a entamé des négociations peut être trouvée à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/culture/opportunities/documents/eligible-countries_en.pdf

6.2 Candidats éligibles

6.2.1 Les candidats (le chef de projet et les partenaires) doivent être actifs dans les secteurs culturels et créatifs visés par l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le Programme Europe Créative. La preuve de cette activité sera demandée (par exemple sous la forme de statuts d'association/articles d'association, rapports d'activité).

Le chef de projet soumettra la candidature à l'Agence au nom de tous les partenaires. Les dossiers de candidature doivent donc inclure des lettres de mandat des organisations partenaires confirmant leur participation (signatures originales ou équivalent requis).

6.2.2 Lors de la soumission de leur candidature, le chef de projet tout comme les partenaires doivent être en mesure de démontrer qu'ils existent en tant que personne morale depuis au moins deux ans à compter de la date limite de soumission des candidatures visée au point 3 des présentes lignes directrices.

Les personnes physiques ne peuvent pas demander de subvention.

6.3 Projets éligibles

Selon la taille, les besoins, la nature, les objectifs et les priorités du projet, les candidats devront choisir d'introduire leur candidature au titre de la catégorie 1 (projets de coopération à petite échelle) ou de la catégorie 2 (projets de coopération à grande échelle).

Il convient de remarquer que le chef de projet ne peut soumettre qu'une seule candidature par an au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2 . Un candidat soumettant en tant que chef de projet au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2 peut être également un partenaire au sein de différents projets soumis par un autre chef de projet au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2.

Catégorie 1 - Projets de coopération à petite échelle

Cette catégorie comprend les projets:- dont le chef de projet et au moins deux autres partenaires ont leur siège social dans au moins trois

pays différents qui participent au sous-programme «Culture» du Programme. Le chef de projet ou l'un des partenaires doit avoir son siège social dans l'un des pays visés aux paragraphes 1, 3 et 4 du point 6.1;

- qui font l'objet d'une demande de subvention de l'UE pour un montant maximal de 200.000 EUR et qui représente au maximum 60 % du budget admissible.

En cas de sélection, le chef d'un projet de Catégorie 1 peut soumettre une nouvelle candidature au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2 pour les appels à propositions suivants.

Catégorie 2 - Projets de coopération à grande échelle

Cette catégorie comprend les projets:- dont le chef de projet et au moins cinq autres partenaires ont leur siège social dans au moins six

pays différents qui participent au sous-programme «Culture» du Programme. Le chef de projet ou l'un des partenaires doit avoir son siège social dans l'un des pays visés aux paragraphes 1, 3 et 4 du point 6.1;

- qui font l'objet d'une demande de subvention de l'UE pour un montant maximal de 2.000.000

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EUR et qui représente au maximum 50 % du budget admissible.-

En cas de sélection, le chef d'un projet de catégorie 2 ne pourra pas soumettre d'autres candidatures au titre de la catégorie 2, et ce aussi longtemps que le projet sélectionné est en cours. Cela signifie que le chef d'un projet de catégorie 2 en cours de réalisation ne peut être le chef d'un autre projet de catégorie 2, à moins que la période d'éligibilité du projet de coopération sélectionné ne soit terminée lorsque commence celle du nouveau projet de catégorie 2 pour lequel il soumet également en tant que chef de projet. Par contre, les chefs d'un projet de catégorie 2 en cours peuvent soumettre une nouvelle candidature au titre de la catégorie 1 pour les appels à propositions suivants.

Pour les deux catégories de projets de coopération, le projet doit s'appuyer sur un accord de coopération conclu entre le chef de projet et les partenaires. Cet accord de coopération doit indiquer toutes les dispositions juridiques et financières encadrant la coopération entre les partenaires, ainsi que leurs responsabilités opérationnelles dans la mise en œuvre du projet.

6.4 Activités éligibles

Les activités éligibles qui seront prises en considération sont celles qui ont pour but d'atteindre les objectifs et de suivre les priorités visées au point 2 des présentes lignes directrices.

Ces activités doivent être liées aux secteurs culturels et créatifs tels que définis à l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le Programme. Les activités relevant exclusivement des secteurs de l'audiovisuel ne sont pas éligibles au titre du sous-programme «Culture». Les activités audiovisuelles peuvent cependant être éligibles, à condition qu'elles représentent un aspect secondaire dans les activités des secteurs culturels et créatifs non audiovisuels.

6.5 Période éligible

Les activités doivent démarrer entre les mois de juin et de décembre de l'année n pour les projets de coopération à grande échelle, et entre les mois de mai et de décembre de l'année n pour les projets de coopération à petite échelle.

Une subvention de l'UE pourrait cependant être octroyée à un projet qui aurait déjà commencé, pour autant que le candidat produise la preuve de la nécessité de démarrer l'action e projet avant la signature de la convention. Dans tous les cas, l'Agence devra approuver la justification de la nécessité de démarrer le projet avant la signature de la convention; par ailleurs, le projet ne pourra commencer avant la date de soumission des candidatures telle qu'indiquée au point 3 des présentes lignes directrices.

Aucune subvention ne peut être octroyée à titre rétroactif à des projets déjà achevés.

Pour les projets de coopération à petite et à grande échelles, la durée maximale d'un projet est de 48 mois.

En outre, les candidatures relatives à des projets dont la durée prévue est supérieure à celles qui sont indiquées dans les présentes lignes directrices ne seront pas éligibles.

Aucune extension de la période d'éligibilité au-delà de sa durée maximale ne sera accordée.

Cependant, si, après la signature de la convention de subvention et le démarrage du projet, le bénéficiaire ne peut achever celui-ci dans les délais prévus et ce pour des raisons justifiées et échappant à son contrôle, une extension exceptionnelle de la période d'éligibilité pourrait être accordée. Une extension maximale de 12 mois supplémentaires pourrait être accordée, si celle-ci est demandée avant la date indiquée dans la convention de subvention. La durée maximale sera alors de 60 mois.

Seules les candidatures satisfaisant aux conditions d’admissibilité et aux critères d’éligibilité seront prises en considération pour l’octroi une subvention. Si une candidature est jugée inéligible, une

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lettre indiquant les motifs de cette décision sera envoyée au candidat.

7. CRITÈRES D'EXCLUSION

7.1. Exclusion de la participation

Sont exclus de la participation au présent appel à propositions, les candidats qui sont dans une des situations suivantes:a) qui sont en état ou font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire

ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou qui sont dans une situation analogue résultant d'une procédure de même nature prévue par les législations et réglementations nationales;

b) qui, eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité compétente d'un État membre ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la BEI ou d'une organisation internationale;

d) qui n'ont pas respecté leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays de l'ordonnateur compétent ou encore celles du pays où la convention de subvention doit s'exécuter;

e) qui, eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale, si ladite activité illégale porte atteinte aux intérêts financiers de l'UE;

f) qui font actuellement l'objet d'une sanction administrative visée à l'article 109, paragraphe 1 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil d'octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'UE5 (ci-après le «règlement financier»).

7.2 Exclusion de l'attribution

Les candidats ne pourront recevoir aucune aide financière si, au cours de la procédure d'octroi d'une subvention, ils:a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements demandés par

l'Agence pour leur participation à la procédure d'octroi de la subvention ou n'ont pas fourni ces renseignements;

c) se trouvent dans une des situations d'exclusion visées au point 6.1.

Des sanctions administratives et financières peuvent être prises à l'encontre des candidats coupables de fausses déclarations ou ayant gravement manqué à leurs obligations contractuelles dans le cadre d'une procédure antérieure d'octroi de financements.

7.3 Pièces justificatives

Les candidats à une subvention d'un montant supérieur à 60 000 EUR doivent signer une déclaration sur l’honneur attestant qu’ils ne se trouvent dans aucune des situations visées aux sections 7.1 et 7.2 ci-dessus en complétant le formulaire accompagnant l’appel à propositions qui est disponible à la page suivante: http://eacea.ec.europa.eu/europe-creative/financement_fr et en le joignant au formulaire de candidature.

5 JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

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8. CRITÈRES DE SÉLECTION

Les candidats doivent présenter une déclaration sur l'honneur signée attestant leur statut de personne morale ainsi que leur capacité financière et opérationnelle à mener les activités proposées.

8.1 Capacité opérationnelle

Les candidats doivent disposer des compétences professionnelles et des qualifications nécessaires pour mener à bien le projet proposé (capacité opérationnelle). A cet égard, le chef de projet doit présenter une déclaration sur l'honneur. En plus de cette déclaration, les organisations candidates demandant une subvention supérieure à 60 000 EUR doivent accompagner leur demande des documents suivants :

- copies des rapports d'activité des organisations (chef de projet et partenaires) pour les deux dernières années. Les candidats n'ayant présenté qu'un seul rapport au moment de la soumission des candidatures, et ceci dû à la date d'établissement de leur organisation, seront autorisés à fournir seulement ce rapport.

L'Agence évaluera et contrôlera le niveau des activités de sous-traitance auxquelles auront recours les candidats pour mener le projet proposé.

8.2 Capacité financière

Les candidats doivent disposer de sources de financement stables et suffisantes pour poursuivre leur activité pendant toute la période d’exécution de l'action et pour participer à son financement. La capacité financière des candidats sera évaluée sur la base des documents justificatifs suivants à joindre à la candidature:

- pour toutes les candidatures, une déclaration sur l’honneur du chef de projet;- pour les candidatures portant sur une subvention d’un montant supérieur à 60 000 EUR, les états

financiers du chef de projet (y compris le bilan, les comptes de résultats et les annexes) pour les deux derniers exercices pour lesquels les comptes ont été clôturés; les candidats qui n'ont clôturé qu'un seul exercice financier à la date de soumission des candidatures seront autorisés à fournir les états financiers pour cet exercice uniquement;

- pour les candidatures portant sur une subvention d’un montant supérieur à 60 000 EUR, le formulaire de capacité financière concernant le chef de projet, complété avec les données comptables légales pertinentes afin de calculer les ratios indiqués dans le formulaire;

- pour les candidatures portant sur une subvention d’un montant supérieur à 750 000 EUR, un rapport d’audit externe rédigé par un auditeur externe agréé certifiant les comptes pour le dernier exercice disponible.

Si, sur la base des documents soumis, l'Agence estime que la capacité financière n'est pas prouvée ou satisfaisante, elle peut:

- exiger une garantie (voir point 10.2 des présentes lignes directrices) fournie par un organisme bancaire ou financier agréé, ou une garantie solidaire d'un tiers ou des bénéficiaires du projet;

- proposer une convention de subvention sans verser de préfinancement et effectuer un (ou des) paiement(s) intermédiaire(s) sur la base des frais éligibles déjà exposés dans le cas des projets exécutés de manière partielle.

L'Agence se réserve le droit de refuser la candidature si aucune de ces deux possibilités ne peut être mise en œuvre, quelle qu'en soit la raison.

La vérification de la capacité financière ne s’applique ni aux organismes publics ni aux organisations internationales de droit public. Elle ne s'applique pas non plus aux établissements d’enseignement ou de formation si l’ordonnateur compétent le décide sur la base de son analyse des risques de gestion.

9. CRITÈRES D'ATTRIBUTION

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Les candidatures éligibles feront l'objet d'une évaluation au regard des critères suivants:

Critères Définition Nombre maximal de points1. Pertinence Le projet contribue-t-il aux

objectifs et aux priorités du soutien?

30

2. Qualité du contenu et des activités

Comment le projet est-il mis en œuvre?

30

3. Communication et diffusion Quelle est l'approche adoptée par le projet pour communiquer ses activités et partager ses connaissances et son expérience avec le secteur et au-delà des frontières?

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4. Qualité du partenariat Quel est le niveau de qualité du partenariat en matière de durabilité et d'efficacité de la mise en œuvre?

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1. Pertinence (30)

Ce critère évalue la façon dont le projet contribuera, sur la base des priorités du programme visées à la section 2 des présentes lignes directrices, à renforcer la professionnalisation du secteur et sa capacité à fonctionner aux niveaux transnational et international, à encourager la diffusion transnationale des œuvres culturelles et créatives et la mobilité des artistes, à atteindre de nouveaux publics ainsi que des publics élargis, et à faciliter l’accès aux œuvres culturelles et créatives.À cette fin, le projet doit comprendre une stratégie motivée en vue de mettre en œuvre la ou les priorités du programme énoncées à la section 2, en répondant aux questions suivantes:

Dans quelle mesure la stratégie du projet est-elle pertinente pour mettre en œuvre une ou plusieurs des priorités suivantes, considérées comme essentielles à la réalisation des objectifs du sous- programme:

o mobilité transnationale d’artistes et de professionnels et/ou diffusion transnationale d’œuvres culturelles et créatives,

o développement des publics,o renforcement des capacités en vue de s’adapter au passage au numérique et d’encourager

l’utilisation de technologies numériques,o renforcement des capacités en vue de développer les compétences commerciales,o renforcement des capacités en vue d’acquérir de nouvelles compétences et d’améliorer

l’employabilité? Dans quelle mesure les stratégies proposées pour réaliser la ou les priorités ci-dessus que le projet

vise à mettre en œuvre sont-elles convaincantes, clairement définies et innovantes? Dans quelle mesure le projet vise-t-il à produire des résultats allant au-delà de l'intérêt des seuls

partenaires et participants directs? Et dans quelle mesure le projet présente-t-il des effets potentiels à long terme?

Dans quelle mesure le projet complète-t-il les actions culturelles réalisées à l'échelle nationale, régionale ou locale?

2. Qualité du contenu et des activités (30)

Ce critère évalue les modalités de mise en œuvre pratique du projet (qualité des activités et des éléments à fournir, expérience du personnel chargé des projets et répartition du travail).

Dans quelle mesure les activités mises en œuvre dans le cadre du projet sont-elles concrètes et

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bien définies? Dans quelle mesure les objectifs et activités du projet sont-ils liés aux besoins recensés pour les

groupes cibles? Les résultats sont-ils concrets et bien définis, et dans quelle mesure correspondent-ils aux

objectifs généraux du projet? Une évaluation qualitative et quantitative des résultats est-elle prévue? Dans quelle mesure est-

elle claire et appropriée? Quelle est la pertinence de l'expérience de l'équipe prenant part au projet, par exemple en matière

de compétences organisationnelles, d'expérience et de bilan dans les secteurs culturels et créatifs, et de compétences en communication et en langue? À cette fin, les CV des personnes responsables de la coordination et de la mise en œuvre générales du projet, au nom du chef de projet et de chacun des partenaires, seront évalués.

Dans quelle mesure l'affectation du budget et des ressources humaines est-elle appropriée aux activités menées dans le cadre du projet?

Le calendrier de mise en œuvre des activités du projet est-il clair et réaliste?

3. Communication et diffusion (20)

Ce critère évalue l'approche adoptée par le projet pour communiquer ses activités et ses résultats, et pour partager ses connaissances et ses expériences avec le secteur et au-delà des frontières. L'objectif est de développer au maximum l'impact des résultats du projet en les mettant à disposition le plus largement possible aux niveaux local, régional, national et européen, de manière à ce que sa portée ne concerne pas seulement les personnes ayant directement participé au projet mais perdure au-delà de la durée de vie du projet.

Existe-t-il une stratégie claire et appropriée en matière de communication sur les activités du réseau de partenaires, y compris en matière d'objectifs, de groupes cibles, d'outils6, de canaux7, de supports de diffusion, d'impact et de calendrier de ces activités?

Comment le soutien de l'UE sera-t-il mis en valeur pendant la durée du projet et au-delà? Et comment l'image de l'UE est-elle valorisée?

Comment, et vers qui, l'expérience et les connaissances acquises au cours du projet seront- elles diffusées au niveau local, régional, national et/ou européen, et ce y compris au-delà de la durée du projet?

4. Qualité du partenariat (20)

Ce critère évalue la mesure dans laquelle l'organisation et la coordination générales du projet garantiront la mise en œuvre efficace des activités et contribueront à leur caractère durable.

Comment le partenariat est-il défini et dans quelle mesure garantit-il la participation active de tous les partenaires et une répartition claire des tâches entre eux?

Comment la durée de vie du partenariat sera-t-elle étendue au-delà de la durée du projet? Dans quelle mesure le partenariat s'étend-il au-delà des régions voisines des organisations

concernées et attire-t-il des partenaires provenant d'un ensemble de pays présentant une importante variété géographique?

Seulement pour les projets incluant un partenariat avec une ou plusieurs organisation(s) établie(s) dans les pays visés aux points 2, 4 et 5 de la section 6.1 des présentes lignes directrices: dans quelle mesure le partenariat avec des opérateurs hors UE reflète-t-il l'idée du rôle de la culture dans les relations extérieures de l'UE, tels que énoncés dans l'Agenda européen de la culture?

6 On pourra citer comme exemples d'«outils» les publications et supports promotionnels tels que prospectus, posters, gadgets, contenus audiovisuels, lettres d'informations, bases de données, etc.7 On pourra citer comme exemples de "canaux" l'internet, les médias sociaux (Facebook, Twitter, Youtube) et les événements tels que conférences, séminaires, ateliers, etc.

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10. CONDITIONS DE FINANCEMENT

Une subvention de l'UE est une contribution financière directe du budget, sous la forme d'un don, permettant de financer une action (également appelée «projet») dont l'objectif est de contribuer à la réalisation d'un objectif politique de l'UE. Les subventions reposent sur le principe du cofinancement. La subvention de l'UE complète les ressources financières propres du candidat, les revenus produits par le projet lui-même, ou les contributions financières de tiers.

Le fait que l'Agence accepte une demande de subvention ne signifie pas qu'elle s'engage à octroyer une subvention de l'UE égale au montant demandé par le bénéficiaire. De plus, le montant octroyé n'excédera en aucun cas le montant demandé.

Les candidats demandant une subvention pour des projets de coopération à grande échelle peuvent se voir demander de modifier leur programme d'activités et leur budget prévisionnel en conséquence (voir point 14.4.2 des présentes lignes directrices - phase d'ajustement).

L'octroi d'une subvention ne confère aucun droit pour les années suivantes.

10.1 Dispositions contractuelles et procédure de paiement

10.1.1 Dispositions contractuelles

Si une subvention est octroyée par l'Agence, une convention de subvention sera établie en euros, indiquant de manière détaillée les conditions et le niveau de financement, et sera envoyée au chef de projet, ainsi que la procédure, en vue de formaliser les obligations des parties concernées.

Deux copies de la convention originale doivent être signées par le chef de projet au nom de tous les partenaires (le chef de projet et les partenaires y sont appelés «les bénéficiaires») et être renvoyées immédiatement à l'Agence. L'Agence les signera en dernier lieu.

10.1.2 Procédure de paiement

Si les exigences en matière de capacité financière ne sont pas remplies, la procédure de paiement sera fixée comme indiqué au point 8.2 des présentes lignes directrices (évaluation de la capacité financière).

Si les exigences en matière de capacité financière sont remplies, l'Agence peut effectuer un ou plusieurs paiements de préfinancement en fonction du montant de la subvention et de la durée du projet. La nature, le nombre et le montant des paiements seront précisés intégralement dans la convention de subvention.

Cas 1 :

Pour les actions d'une durée maximale de 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE inférieure ou égale à 750 000 EUR, l'Agence versera au bénéficiaire un paiement de préfinancement représentant 70 % du montant total de la subvention. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.

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Cas 2 :

Pour les actions d'une durée supérieure à 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE inférieure ou égale à 750 000 EUR, l'agence versera aux bénéficiaires:

• un premier paiement de préfinancement représentant 50 % de la subvention de l'UE. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.

• un deuxième paiement de préfinancement représentant 30 % de la subvention de l'UE. Le deuxième paiement de préfinancement aura lieu sur base d'une demande de paiement envoyée à l'Agence et accompagnée d'un rapport sur l'état d'avancement du projet. Le deuxième paiement de préfinancement sera versé dans les 60 jours suivant la date d'approbation de ce rapport par l'Agence. Le deuxième paiement de préfinancement ne pourra être versé que si au moins 70 % du paiement de préfinancement précédent a été dépensé. Si la consommation du paiement de préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau paiement de préfinancement se verra réduit d'un montant correspondant à la part non dépensée du paiement de préfinancement précédent.

Cas 3 :

Pour les actions d'une durée maximale de 24 mois et portant sur une subvention de l'UE supérieure à 750 000 EUR et inférieure ou égale à 2 000 000 EUR, l' Agence versera au bénéficiaire un paiement de préfinancement représentant 50 % de la subvention de l'UE. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.

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Cas 4 :

Pour les actions d'une durée supérieure à 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE supérieure à 750 000 EUR et inférieure ou égale à 2 000 000 EUR, l'Agence versera au bénéficiaire:

• un premier paiement de préfinancement représentant 40 % de la subvention de l'UE. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.

• un deuxième paiement de préfinancement représentant 40 % de la subvention de l'UE. Le deuxième paiement de préfinancement aura lieu sur base d'une demande de paiement envoyée à l'Agence et accompagnée d'un rapport sur l'état d'avancement du projet. Le deuxième paiement de préfinancement sera versé dans les 60 jours suivant la date d'approbation de ce rapport par l'Agence. Le deuxième paiement de préfinancement ne pourra être versé que si au moins 70 % du paiement de préfinancement précédent a été dépensé. Si la consommation du paiement de préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau paiement de préfinancement se verra réduit d'un montant correspondant à la part non dépensée du paiement de préfinancement précédent.

Le préfinancement a pour but de fournir un fonds de trésorerie aux bénéficiaires.

Pour tous les projets, l'Agence fixera le montant du solde à verser au bénéficiaire sur la base du rapport final (voir point 10.4.2 des présentes lignes directrices). Si le montant total des versements anticipés est supérieur au montant final de la subvention, le bénéficiaire sera tenu de rembourser le montant excédentaire déjà versé par l’Agence au moyen d’un ordre de recouvrement.

10.2 Garantie pour préfinancement

Si les exigences liées à la capacité financière ne sont pas remplies, l'Agence pourra exiger de tout organisme bénéficiant d'une subvention supérieure à 60 000 EUR de produire préalablement une garantie d'un montant égal au montant du préfinancement, afin de limiter les risques financiers liés au versement du préfinancement.

L'objet de cette garantie est d'obtenir d'un organisme bancaire ou financier, ou d'un tiers qu'ils s'engagent comme cautions solidaires irrévocables ou garants à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention.

Cette garantie financière, qui doit être libellée en euros, est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l'un des États membres de l'UE. Lorsque le bénéficiaire est établi dans un pays à l'extérieur de l'UE, l'Agence peut accepter qu'un organisme bancaire ou financier établi dans ce pays fournisse une telle garantie si elle estime que cet organisme bancaire ou financier présente des sécurités et caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un organisme bancaire ou financier établi dans un État membre.

Les montants bloqués dans des comptes bancaires ne sont pas acceptés comme garanties financières.

La garantie peut être remplacée par la caution solidaire d'un tiers ou par une caution solidaire d'un ou des bénéficiaires d'une action qui est partie de la même convention.

La garantie est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou du paiement du solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention de subvention.

Sont exonérés de cette disposition:- les organismes publics et organisations internationales de droit public créés à la suite d'accords

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intergouvernementaux,- les agences spécialisées instituées par ces organisations,- le Comité international de la Croix-Rouge (CICR),- la Fédération internationale des sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.

10.3 Principe du financement non cumulatif (double financement)

Toute action ne peut faire l'objet que d'une seule subvention provenant du budget de l'UE dans le cadre d'une même candidature.

Pour que cette exigence soit respectée, les candidats doivent indiquer dans leur formulaire de candidature toute autre demande de subvention qu'ils ont soumise ou ont l'intention de soumettre à l'UE, en précisant dans chaque cas l'exercice budgétaire, la ligne budgétaire, le programme de l'UE et la somme requise.

Si l'Agence découvre - à tout moment du processus précédant sa signature de la convention de subvention - que l'action proposée reçoit pour parties de ses activités un financement provenant d'autres programmes de l'UE, l'Agence demandera la modification de ces activités, y compris en relançant si nécessaire une phase d'ajustement précédemment clôturée, ou pourra refuser l'octroi d'une subvention pour la demande concernée, notamment si les changements nécessaires pour éviter un double financement donne lieu à un traitement inéquitable vis-à-vis des candidats dont la demande a été rejetée.

10.4 Méthode de financement

10.4.1 Subvention forfaitaire

Non applicable.

10.4.2 Financement basé sur le budget

Les subventions financées par le remboursement des coûts éligibles en combinaison avec un taux forfaitaire couvrant les frais généraux sont calculées sur la base d’un budget prévisionnel détaillé, indiquant clairement les coûts qui sont éligibles à un financement de l’UE.

Dispositions généralesLes subventions fondées sur le budget sont calculées sur la base d'un budget prévisionnel détaillé. Le budget joint au formulaire de candidature doit être complet et équilibré (le montant des dépenses totales estimées doit être égal à celui des recettes totales, subvention incluse). Le budget doit indiquer clairement les coûts éligibles au financement de l'UE.

La subvention de l'UE ne peut excéder un taux de cofinancement de 60 % des coûts éligibles pour les projets de coopération à petite échelle.

La subvention de l'UE ne peut excéder un taux de cofinancement de 50 % des coûts éligibles pour les projets de coopération à grande échelle.

Le budget est libellé en euros. Les candidats de pays n'appartenant pas à la zone euro doivent utiliser les taux de conversion publiés au Journal officiel de l'UE à la date de publication de l'appel à propositions sur le site internet de l'Agence.

Une partie des dépenses éligibles totales estimées doit être financée par des sources distinctes de la subvention de l'UE. Les candidats indiquent les autres sources et montants de financement dont ils bénéficient ou demandent à bénéficier au cours du même exercice pour la réalisation du projet concerné.

La somme allouée ne peut excéder la somme demandée.

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La subvention de l'UE ne peut avoir pour objet ou pour effet de générer un quelconque profit pour les bénéficiaires. Le profit se définit comme un excédent de recettes par rapport aux coûts éligibles supportés par les bénéficiaires. Si un profit est réalisé, l'Agence peut récupérer une part de ce profit correspondant au pourcentage représenté par la contribution de l'UE par rapport aux coûts éligibles réellement supportés par les bénéficiaires. Cette disposition ne s'applique pas aux subventions inférieures ou égales à 60 000 EUR.

Coûts éligiblesPour être éligibles dans le cadre du présent appel, les coûts doivent correspondre à des activités éligibles telles que définies au point 6.5 des présentes lignes directrices.

Les coûts éligibles de l'action correspondent aux coûts réellement engagés par les bénéficiaires et qui répondent aux critères suivants:

- ils sont engagés pendant la durée de l'action fixée dans la convention de subvention, à l'exception des coûts liés au rapport final et au rapport d'observations factuelles concernant le rapport financier final;

- ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l'action;- ils sont liés à l'action subventionnée et nécessaires à sa réalisation;- ils sont identifiables et vérifiables, et sont notamment inscrits dans la comptabilité des

bénéficiaires, déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel les bénéficiaires sont établis et aux pratiques habituelles des bénéficiaires en matière de comptabilité analytique;

- ils satisfont aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable;- ils sont raisonnables, justifiés et respectent les exigences de la bonne gestion financière,

notamment en ce qui concerne l'économie et l'efficience.

Les procédures de comptabilité et de contrôle interne des bénéficiaires doivent permettre un rapprochement direct des coûts et des recettes déclarés au titre de l'action ou du projet avec les comptes et pièces justificatives correspondants.

Coûts directs éligibles Les coûts directs éligibles de l'action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d'éligibilité précitées, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l'action qui sont directement liés à sa réalisation et peuvent donc lui être imputés directement. Sont notamment éligibles les coûts directs suivants, pour autant qu'ils répondent aux critères définis aux paragraphes précédents:

- les coûts du personnel affecté à l'action, à savoir les salaires réels, augmentés des charges sociales et des autres coûts légaux entrant dans la rémunération, pour autant qu'ils n'excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique de rémunération habituelle du chef de projet ou, le cas échéant, de ses partenaires.NB: les coûts de personnel doivent être des coûts réels engagés par les bénéficiaires. Les coûts de personnel d'autres organisations ne sont éligibles que s'ils sont directement pris en charge ou remboursés par les bénéficiaires. Les coûts de personnel doivent être en ligne avec les activités et être proportionnels au budget.Les coûts salariaux correspondants du personnel des administrations nationales sont éligibles dans la mesure où ils sont liés au coût des activités que l'autorité publique compétente ne mènerait pas si l'action considérée n'était pas entreprise.

- les frais de voyage et de séjour liés, pour autant qu'ils correspondent aux pratiques habituelles des bénéficiaires;

- le coût d'amortissement de biens d'équipement (neufs ou d'occasion), pour autant que ces biens soient amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables aux bénéficiaires et généralement admises pour des biens de même nature. Seule la part d'amortissement du bien correspondant à la durée de l'action et à son taux d'utilisation effective au titre de l'action peut être prise en compte par l'Agence, sauf si la nature et/ou le contexte d'utilisation du bien justifie une prise en charge différente par l'Agence;

- les coûts de matériels consommables et de fournitures, pour autant qu'ils soient identifiables et affectés au projet;

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- les coûts découlant d'autres contrats passés par les bénéficiaires pour les besoins de la réalisation du projet, pour autant que les conditions prévues dans la convention de subvention soient respectées;

- les coûts découlant directement d'exigences liées à la réalisation du projet (diffusion d'informations, évaluation spécifique du projet, traductions, reproductions, etc.);

- les coûts liés à une garantie de préfinancement offerte par les bénéficiaires de la subvention lorsqu'une telle garantie est nécessaire;

- les coûts liés aux audits externes lorsque ceux-ci sont nécessaires pour appuyer des demandes de paiement;

- la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) non déductible pour toutes les activités qui ne sont pas menées par les autorités publiques.

Pour les actions entraînant des coûts liés à un pays tiers (c'est-à-dire des coûts liés à des personnes physiques citoyennes d'un pays tiers, à des organisations établies dans un pays tiers ou à des activités menées dans un pays tiers), les coûts pertinents supportés par le chef de projet et/ou les partenaires ne doivent pas dépasser 30 % du budget éligible total.

Coûts indirects (frais généraux) éligiblesUn montant forfaitaire, plafonné à 7 % du montant des coûts directs éligibles du projet, sera accepté au titre des coûts indirects représentant les frais administratifs généraux des bénéficiaires pouvant être considérés comme affectés au projet.

Les coûts indirects ne peuvent inclure des coûts imputés à une autre ligne budgétaire.

Ces coûts comprennent les catégories suivantes:- Locaux et dépenses liées (p. ex. loyer, assurance...)- Frais et fournitures de bureau (p. ex. téléphone, services postaux, photocopies.)

Si les organisations bénéficient d'une subvention de fonctionnement au titre du budget de l'UE, les coûts indirects ne sont plus éligibles au titre des actions spécifiques.

Coûts non éligiblesLes coûts suivants sont considérés comme non éligibles:

- la rémunération du capital;- les dettes et le service de la dette;- les provisions pour pertes ou dettes futures;- les intérêts débiteurs;- les créances douteuses;- les pertes de change;- les coûts imposés par l'institution bancaire d'un bénéficiaire aux virements de fonds de l'Agence;- les coûts déclarés par un bénéficiaire dans le cadre d'une autre action donnant lieu à une

subvention de l'UE. En particulier, les coûts indirects ne sont pas éligibles dans le cadre d'une subvention de projet octroyée à un bénéficiaire recevant déjà une subvention de fonctionnement du budget de l'UE pendant la période concernée;

- les dépenses démesurées ou inconsidérées;- les contributions en nature;- la TVA déductible;

Calcul du montant final de la subvention et pièces justificativesLe montant final de la subvention à attribuer aux bénéficiaires est établi une fois l’action terminée et après validation de la demande de paiement contenant les documents suivants:

- un rapport final sur l'exécution et les résultats du projet («rapport technique final») et les documents liés, y compris un rapport/résumé public comme prévu au point 12.3 des présentes lignes directrices;

- un rapport financier définitif des dépenses réellement supportées («rapport financier définitif»), qui doit comprendre un état financier consolidé ainsi qu'une répartition des

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montants demandés par chaque bénéficiaire.

De plus,

si le montant de la subvention de l'UE est supérieur à 60 000 EUR et inférieur à 750 000 EUR Le bénéficiaire devra remettre, afin de justifier le paiement final, un «rapport d'observations factuelles concernant le rapport financier final - Type I» rédigé par un auditeur agréé ou, dans le cas d'un organisme public, par un agent public qualifié et indépendant.

Les procédures que doit suivre et le format que doit respecter l'auditeur agréé ou, dans le cas d'un organisme public, l'agent public qualifié et indépendant, sont spécifiés dans les «Notes d'orientation»: http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-i 11.2012 en.pdf

L'utilisation du format de rapport fourni dans les «guides» est obligatoire.

si le montant de la subvention de l'UE est supérieur ou égal à 750 000 EUR et lorsque le montant cumulé de la demande de paiement est d'au moins 325 000 EUR

Le bénéficiaire est tenu de remettre, afin de justifier le paiement final, un «rapport d’observations factuelles concernant le rapport financier final - Type II» rédigé par un auditeur agréé ou, dans le cas d’un organisme public, par un agent public qualifié et indépendant. Le certificat attestera, selon une méthodologie approuvée par l’Agence, que les coûts déclarés par le bénéficiaire dans les états financiers sur lesquels la demande de paiement repose sont réels, enregistrés avec précision et éligibles conformément à la convention de financement.

Les procédures que doit suivre et le format que doit respecter un auditeur agréé ou, dans le cas d'un organisme public, un agent public qualifié et indépendant, sont spécifiés dans les «Notes d'orientation»:http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-ii_11.2012_en.pdf

L'utilisation du format de rapport fourni dans les «guides» est obligatoire.

Si la subvention de l'UE est inférieure ou égale à 60.000 EUR L'ordonnateur compétent demandera au bénéficiaire de remettre, afin de justifier le paiement final, une copie des pièces justificatives suivantes:

- Coûts de personnel: les trois coûts consolidés les plus élevés en matière de personnel pour toute la période d'éligibilité.

- Les trois contrats de sous-traitance de plus forte valeur.- 25 % des coûts les plus élevés déclarés pour les frais de voyage et de séjour.

Si, d'après le calcul du montant définitif de la subvention, les dépenses éligibles réelles supportées par les bénéficiaires sont moins élevées que prévu, l'Agence applique le taux de cofinancement indiqué dans la convention de subvention aux dépenses effectivement supportées. L'Agence se réserve également le droit de réduire le montant de la subvention si les bénéficiaires n'ont pas totalement réalisé le projet sélectionné (conformément à la convention de subvention spécifique).

Si les activités prévues dans le programme de travail joint à la convention de subvention ne sont pas effectuées ou si elles sont effectuées de manière manifestement insuffisante, ou si les informations exigées par la convention de subvention ne sont pas fournies, la subvention définitive sera réduite en conséquence.

Les bénéficiaires seront tenus, le cas échéant, de rembourser les montants excédentaires déjà versés par l'Agence à titre de préfinancement.

11. SOUS-TRAITANCE ET PASSATION DE MARCHÉS

Lorsque la réalisation du projet nécessite l'acquisition de biens, d'œuvres ou de services (contrats de mise

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en œuvre), les bénéficiaires sont tenus d'effectuer une mise en concurrence des contractants potentiels et d'attribuer le marché à l'offre qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix ou, le cas échéant, à celle qui présente le prix le plus bas, en veillant à éviter les conflits d'intérêts et à conserver tous les documents en cas d' audit.

Les entités agissant en qualité de pouvoir adjudicateur au sens de la directive 2004/18/CE8 ou d’entités adjudicatrices au sens de la directive 2004/17/CE9 devront se conformer aux règles nationales applicables en matière de marchés publics.

La sous-traitance, c’est-à-dire l’externalisation de tâches ou d’activités spécifiques qui font partie de l'action décrite dans la candidature et qui ne peuvent être exécutées par les bénéficiaires (à savoir le chef de projet et les partenaires) eux-mêmes, doit satisfaire aux conditions applicables à tout contrat de mise en œuvre (comme spécifié ci-dessus), ainsi qu’aux conditions supplémentaires suivantes:

- elle ne peut porter que sur la mise en œuvre d'une partie limitée du projet;- elle doit être justifiée au regard de la nature du projet et des mesures nécessaires à sa réalisation;- elle doit être clairement indiquée dans la proposition, ou faire l'objet d'une autorisation préalable

auprès de l'Agence;- les coûts estimés doivent être clairement identifiables dans le budget prévisionnel.

La sous-traitance ne devra être utilisée que pour les activités de soutien. Les bénéficiaires demeurent légalement et financièrement responsables du projet. Ils demeurent également responsables de la conception et de l'exécution du projet, de la réalisation de ses objectifs, de la mise en œuvre des activités et de l'utilisation d'outils appropriés.

Il convient de remarquer que l'Agence évaluera et contrôlera le niveau des activités de sous-traitance utilisées par les candidats, notamment lors de l'évaluation de la capacité opérationnelle des candidats/bénéficiaires pour la mise en œuvre de leur projet.

Si la sous-traitance porte sur plus de 60 000 EUR, les bénéficiaires doivent justifier de manière claire la mise en concurrence, joindre une copie des documents concernés au rapport final à la fin du projet, et conserver tous les documents en cas d'audit.

Les coûts sont basés sur une estimation vérifiable, ou sur une offre.

12. PUBLICITÉ, COMMUNICATION ET DIFFUSION

12.1 Par les bénéficiaires

Les bénéficiaires doivent clairement reconnaître la contribution de l’UE dans toutes les publications ou en conjonction avec les activités pour lesquelles la subvention est utilisée.

À cet égard, les bénéficiaires sont tenus de faire apparaître le nom et l’emblème de la Commission européenne sur l'ensemble des publications, affiches, programmes et autres produits qu'ils génèrent dans le cadre du projet cofinancé.

Pour ce faire, ils doivent utiliser le texte, l’emblème et la clause de non-responsabilité disponibles à l’adresse suivante: http://eacea.ec.europa.eu/about/eacea_logos_en.php.

8 Directive 2004/18/CE relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services.9 Directive 2004/17/CE portant coordination des procédures de passation des marchés dans les secteurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des services postaux.

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Si cette disposition n’est pas pleinement respectée, les bénéficiaires peuvent voir leur subvention réduite conformément aux dispositions de la convention de subvention.

12.2 Par l’Agence et/ou la Commission

À l’exception des bourses versées aux personnes physiques et des autres aides directes versées aux personnes physiques les plus démunies, toutes les informations relatives aux subventions allouées au cours d’un exercice financier sont publiées sur le site web des institutions de l’Union européenne, au plus tard le 30 juin de l’année suivant la clôture de l’exercice budgétaire dans le cadre duquel les subventions ont été attribuées.

L’Agence et/ou la Commission européenne publieront les informations suivantes:- le nom du bénéficiaire;- la localité du bénéficiaire: adresse du bénéficiaire, lorsque ce dernier est une personne morale;

région, lorsque le bénéficiaire est une personne physique, définie au niveau NUTS 210 s’il est domicilié au sein de l’UE, ou à un niveau équivalent s’il est domicilié dans un pays tiers,

- le montant accordé;- la nature et l'objet de la subvention.

Sur demande raisonnée et dûment justifiée du bénéficiaire, la publication n'est pas exigée si la divulgation des informations susmentionnées est de nature à mettre en péril les droits et les libertés des personnes concernées protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou à porter préjudice aux intérêts commerciaux des bénéficiaires.

12.3 Communication et diffusion

Afin d'optimiser leurs effets, les projets devraient faire l'objet d'une stratégie forte en matière de communication et de diffusion de leurs activités et de leurs résultats, et tous les candidats doivent consacrer suffisamment de temps et de ressources à un niveau approprié de communication et d'interaction avec leurs pairs, avec le public et avec les communautés locales le cas échéant.

Les bénéficiaires sont tenus, comme indiqué dans la convention de subvention, de produire un résumé/rapport public en langue anglaise fournissant des informations sur leur travail et sur les résultats de leur projet. Ce résumé/rapport public doit être inclus dans le rapport final soumis à l’Agence et, après son approbation, il sera transféré et automatiquement publié sur la plate-forme de diffusion gérée par la Commission européenne (http://ec.europa.eu/programmes/creative-europe/projects/). La Commission peut utiliser ce rapport pour fournir des informations sur les résultats des projets. En outre, les bénéficiaires seront en mesure de charger les résultats du projet sur la plate-forme de diffusion.

La Commission européenne, en collaboration avec l'Agence, peut recenser des bonnes pratiques et préparer des supports de diffusion à partager au sein des pays participants, entre eux et au-delà de leurs frontières.

Les données et les résultats des projets seront mis gratuitement à la disposition des parties prenantes, des responsables politiques et à d'autres acteurs sous de nombreuses formes différentes.

Les bénéficiaires peuvent être tenus d'assister et de participer aux événements organisés par la Commission européenne ou par l'Agence, et de partager leur expérience avec d'autres participants et/ou avec des responsables politiques.

Il convient de remarquer que si cette disposition n'est pas pleinement respectée, le bénéficiaire pourrait voir sa subvention réduite conformément aux dispositions de la convention de subvention.

10 Journal officiel de l’Union européenne L 39 du 10 février 2007.

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13. PROTECTION DES DONNÉES

Toute donnée à caractère personnel (noms, adresses, CV, etc.) est traitée conformément aux dispositions du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes de l'UE et à la libre circulation de ces données.11

Pour autant qu'elles ne soient pas facultatives, les réponses du candidat aux questions du formulaire de candidature sont nécessaires à l'évaluation et à la suite du traitement de la demande de subvention conformément aux spécifications de l'appel à propositions. Les données à caractère personnel seront traitées uniquement dans ce but par le service responsable du programme de subventions de l'UE concerné (entité agissant en tant que responsable du traitement). Les données personnelles peuvent être transmises, selon le principe du «besoin d'en connaître», à des tiers intervenant dans le cadre de l'évaluation des candidatures ou de la procédure de gestion des subventions, sans préjudice de leur transmission aux organismes chargés des missions d'inspection et de contrôle conformément à la législation de l'UE. En particulier, afin de sauvegarder les intérêts financiers de l’Union, les données à caractère personnel peuvent être transmises aux services d’audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte antifraude, et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives.

Le demandeur dispose d'un droit d'accès aux données le concernant et d'un droit de rectification de ces données. Pour toute question relative à ces données, il est possible de prendre contact avec le responsable du traitement. Les candidats peuvent à tout moment saisir le Contrôleur européen de la protection des données. Une déclaration de confidentialité détaillée contenant les coordonnées des personnes à contacter est disponible sur le site web de l'Agence à l'adresse suivante: http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls gen conditions/eacea grants privacy statement.pdf

Les candidats et, s'il s'agit de personnes morales, les personnes ayant le pouvoir de les représenter, de prendre des décisions en leur nom ou d'exercer un contrôle sur elles, doivent savoir que, s'ils se trouvent dans l'une des situations mentionnées dans:

- la décision no 2008/969 de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d'alerte précoce (SAP) à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives (JO L 344 du 20.12.2008, p. 125), ou

- le règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions - BDCE (JO L 344 du 20.12.2008, p. 12),

leurs données personnelles (nom, prénom s'il s'agit d'une personne physique, adresse, statut légal, nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle s'il s'agit d'une personne morale) peuvent faire l'objet d'un enregistrement dans le SAP et la BDCE, et être communiquées aux personnes et entités mentionnées dans les décision et règlement repris ci-dessus, en relation avec l'attribution ou l'exécution d'un contrat de service, d'une convention de subvention ou d' une décision.

14. PROCÉDURE DE SOUMISSION ET DE SÉLECTION DES CANDIDATURES

14.1 Publication

Les appels à propositions seront publiés, à la suite de l'adoption du (ou des) programme(s) annuel(s) de travail, sur le site web de l'Agence.

14.2 Inscription dans le système d'enregistrement unique

Avant de soumettre un dossier électronique, les candidats devront inscrire leur organisation sur le Portail des participants de l'éducation, de l'audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat et recevoir un code identifiant du participant (PIC, participant identification code). Le PIC sera exigé dans 11 Journal officiel L 8 du 12.1.2001.

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le formulaire de demande.

Le Portail des participants est l'outil utilisé pour la gestion de toutes les informations juridiques et financières liées aux organisations. Des informations sur la procédure d'inscription peuvent être consultées sur ce portail à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/education/participants/portal.

L'outil permet également aux candidats de télécharger différents documents concernant leur organisation. Ces documents ne doivent être téléchargés qu'une seule fois, et ne seront plus demandés pour les candidatures suivantes soumises par la même organisation.

Des détails sur les pièces justificatives à télécharger sur le Portail des participants peuvent être trouvés à l'annexe 2.

14.3 Soumission des demandes de subvention

Les candidatures doivent être soumises par l'intermédiaire d'un système de demande en ligne. Les demandes de subvention doivent être rédigées dans l'une des langues officielles de l'UE, à l'aide du formulaire en ligne conçu à cette fin.

Les formulaires en ligne peuvent être obtenus à l'adresse suivante: https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/

Les candidatures doivent être soumises au plus tard à la date indiquée dans l'appel à propositions, et ce, avant 12 heures HEC (midi, heure de Bruxelles), à l'aide du formulaire de demande en ligne susmentionné.

Aucune autre méthode de soumission de demande ne sera acceptée. Les candidatures soumises par tout autre moyen seront automatiquement rejetées. Aucune exception ne sera accordée.

Il incombe aux candidats de vérifier qu'ils ont officiellement soumis leur formulaire de demande en ligne et qu'ils ont reçu un courriel confirmant sa réception.

En plus du formulaire de candidature en ligne, un dossier de candidature doit être envoyé à l’Agence. Celui-ci doit inclure un CD-Rom ou une clé USB contenant tous les documents requis, ainsi que les annexes obligatoires citées à l’annexe 2. Étant donné que ces documents seront utilisés pour évaluer votre candidature, ils doivent être envoyés à l’Agence au plus tard le dernier jour du délai fixé pour la soumission des candidatures.

Les dossiers de candidatures ne sont pas renvoyés à la fin de la procédure d'évaluation.

Aucun changement ne peut être apporté à la candidature une fois passé le délai de soumission des candidatures. Cependant, si certains aspects nécessitent des éclaircissements, l'Agence peut contacter le demandeur à cette fin.

Le dossier de candidature doit être envoyé (ou déposé en main propre) à l'adresse suivante:

Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»Programme «Europe créative» (2014-2020)Sous-programme «Culture» - Projets de coopération de catégorie 1 ou de catégorie 2Avenue du Bourget, 1(BOUR 04/02)BE - 1049 BruxellesBelgique

14.4 Procédure d'évaluation

14.4.1 Première étape de la procédure d'évaluation: évaluation des critères d'éligibilité, d'exclusion et de

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sélection

Seules les candidatures répondant aux critères d'éligibilité, d'exclusion et de sélection pourront être considérées pour une subvention et seront évaluées par des experts au regard des critères d'attribution.

Les candidats dont les dossiers ne répondent pas aux critères d'éligibilité, d'exclusion et de sélection en seront informés par courrier, dans lequel les motifs de cette non-conformité lui seront expliqués.

Les candidatures répondant à ces critères seront classées en fonction de leur note au regard des différents critères d'attribution (fixés au point 9 des présentes lignes directrices). Dans la limite du budget disponible, les candidatures qui auront obtenu les résultats les plus élevés seront sélectionnées.

L'évaluation sera effectuée sur la seule base des documents envoyés jusqu'à la date limite de dépôt des dossiers. L'Agence se réserve cependant le droit de demander au candidat des informations supplémentaires.

14.4.2 Deuxième étape de la procédure d'évaluation: évaluation des critères d'attribution

Ce volet de l'évaluation sera mené par des experts désignés par l'Agence à la suite d'un appel à manifestation d'intérêt. Les conditions de désignation des experts, ainsi que la procédure d'appel à manifestations d'intérêt, sont publiées sur le site web de l'Agence à l'adresse suivante: http://eacea.ec.europa.eu/about/call experts/call experts 2013 en.php.

a) Évaluation individuelle

À cette étape, les experts agissent de manière individuelle; ils ne discutent pas entre eux de la demande concernée, ni avec des tiers. Les experts font part de leur avis individuel dans un rapport, attribuant des notes et faisant des commentaires au regard des critères d'attribution fixés au point 9 des présentes lignes directrices.

En signant son rapport, l'expert déclare n'avoir aucun conflit d'intérêts dans l'évaluation de la demande concernée.

b) Réunions de consensus

Une fois que les experts, ayant évalué la même candidature, ont achevé leur rapport, le processus d'évaluation passe à une évaluation de consensus, qui représente l'avis commun des experts.

La discussion de consensus est encadrée par un représentant de l'Agence et/ou de la Commission et/ou par d'autres experts que ceux qui ont évalué le projet.

La signature du rapport de consensus par les experts marque la fin de la phase de consensus. En signant ce rapport, les experts déclarent n'avoir aucun conflit d'intérêts dans l'évaluation de la demande concernée.

c) Phase d'ajustement

Les projets de coopération à grande échelle (catégorie 2) peuvent se voir inviter à lancer une phase d'ajustement.

L'ordonnateur compétent peut inviter un candidat à ajuster sa demande à la lumière de recommandations du comité d'évaluation. L'ordonnateur compétent devra garder des traces écrites appropriées de l'ensemble de ses contacts avec le candidat durant cette procédure.

Le but général du processus d'ajustement est de parvenir à un accord sur les détails techniques du projet, de recueillir les informations financières et juridiques nécessaires à la préparation d'une convention de

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subvention, à la gestion du projet et à l'élaboration d'un rapport sur sa réalisation.

La phase d'ajustement ne pourra se conclure par un changement du fond de la demande tel que le résultat de l'évaluation en serait modifié, puisque cela donnerait lieu à un traitement inéquitable vis-à- vis des candidatures non retenues.

14.5 Décision de financement

Les rapports et les avis des experts feront l'objet d'un examen par un comité d'évaluation. Ce comité d'évaluation, composé de membres du personnel de la Commission et de l'Agence, soumettra une proposition de sélection à l'ordonnateur. L'ordonnateur (de l'Agence ou de la Commission) demeure seul responsable de l'octroi de subventions.

La procédure d'évaluation ne prendra fin qu'après la fin de la procédure susmentionnée et l'adoption par l'ordonnateur de la décision d'octroi de subventions.

Tous les candidats seront informés par courrier de la décision prise par l'Agence ou par la Commission (décision de financement) ainsi que de l'évaluation par les experts indépendants de chaque critère d'attribution.Une liste des candidatures retenues sera ensuite publiée sur les sites web et sur les supports de diffusion de l'Agence et de la Commission:

Une fois la décision de financement adoptée, toutes les questions techniques, juridiques et financières sont vérifiées et font l'objet d'un accord, puis une convention de subvention sera rédigée et envoyée aux candidats sélectionnés pour être signée.

14.6 Règles applicables

Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'UE (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).

Règlement délégué (UE, Euratom) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d'application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l'UE (JO L 362 du 31.12.2012, p. 1).

Règlement (UE, Euratom) no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 établissant le programme «Europe créative» (2014 à 2020) et abrogeant les décisions no 1718/2006/CE, no 1855/2006/CE et no 1041/2009/CE (JO L 347, p. 221).

14.7 Contacts

Pour toute information supplémentaire, n'hésitez pas à contacter votre bureau «Europe créative»: http ://ec.europa.eu/culture/creative-europe/creative-europe -desks en.htm

Contact auprès de l'Agence:EACEA-CREATIVE EUROPE-COOPERATIONPROJECTS@ec.europa.eu

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ANNEXE 1 - GLOSSAIREDéfinitions applicables à tous les soutiens (au titre du règlement financier):

Appels à propositions: ces appels sont l'un des moyens par lesquels sont mis en œuvre les programmes de l'UE. Un appel à propositions est publié chaque année, précisant plusieurs éléments: les objectifs visés et le budget annuel affecté au type des mesures de soutien concernées, les critères d'éligibilité, d'exclusion, de sélection et d'attribution, ainsi que les pièces justificatives à fournir, les conditions d'obtention de financements de l'UE, les conditions de soumission de propositions, les dates de début possibles des projets cofinancés, et le calendrier de la procédure d'attribution. Les appels à propositions sont publiés sur le site web des institutions de l'UE. Les conditions publiées sur ces supports sont juridiquement contraignantes. S'agissant du programme «Europe créative», les présentes lignes directrices constituent la base de ces appels à propositions.

Conflit d'intérêts (article 57 du règlement financier applicable au budget général de l'UE):1. Les acteurs financiers et les autres personnes participant à l'exécution et à la gestion du budget, y

compris aux actes préparatoires à celui-ci, ainsi qu'à l'audit ou au contrôle, ne prennent aucune mesure à l'occasion de laquelle leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l'UE. Si un tel risque existe, la personne en question a l'obligation de s'abstenir et d'en référer à l'ordonnateur délégué, qui confirme par écrit l'existence éventuelle d'un conflit d'intérêts. La personne en question informe également son supérieur hiérarchique. Lorsque l'existence d'un conflit d'intérêts a été établie, la personne en question cesse toutes ses activités en rapport avec le dossier concerné. L'ordonnateur délégué prend lui-même toute mesure supplémentaire appropriée.

2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions d'un acteur financier ou d'une autre personne, visés au paragraphe 1, est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le bénéficiaire.

3. La Commission est habilitée à adopter des actes délégués en conformité avec l'article 210 pour déterminer ce qui est susceptible de constituer un conflit d'intérêts et la procédure à suivre en l'occurrence.

Contributions en nature: est considérée comme une contribution en nature toute contribution au projet autre qu'en espèces, apportée par le responsable ou les partenaires du projet ou par un tiers, pouvant se voir attribuer une valeur monétaire quantifiable et n'ayant pas été payée par le responsable du projet ni aucun des partenaires (c'est-à-dire que le coût de la contribution n'apparaît pas dans leurs comptes). Il peut s'agir d'une contribution prenant la forme de biens d'investissement d'équipement durables, de la mise à disposition de locaux, de matières premières, de travail bénévole offert par un particulier ou par une entreprise, ou de personnel détaché et rémunéré par une autre organisation (à l'exception du responsable et des partenaires du projet). Les contributions en nature ne représentent pas des coûts éligibles.

Secteurs culturels et créatifs (article 2 du règlement établissant le programme «Europe créative»): on entend par «secteurs culturels et créatifs» tous les secteurs dont les activités sont fondées sur des valeurs culturelles et/ou sur des expressions artistiques et autres expressions créatrices, qu'elles soient à visée commerciale ou non, quel que soit le type de structure qui les réalise et quelles que soient les modalités de financement de ladite structure. Ces activités incluent le développement, la création, la production, la diffusion et la conservation de biens et services incarnant une expression culturelle, artistique ou toute autre expression créatrice, ainsi que les tâches qui s'y rapportent, comme l'éducation ou la gestion. Les secteurs culturels et créatifs comprennent entre autres l'architecture, les archives, les bibliothèques et les musées, l'artisanat d'art, l'audiovisuel (y compris le cinéma, la télévision, les jeux vidéo et le multimédia), le patrimoine culturel matériel et immatériel, le design, les festivals, la musique, la littérature, les arts du spectacle, l'édition, la radio et les arts visuels.

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Période d'éligibilité: la période au cours de laquelle des coûts éligibles peuvent être supportés. Cette période est spécifiée dans la convention/décision de subvention.

Organisme public: un «organisme public» est un organisme du secteur public ou une entité légale régie par le droit privé, assumant une mission de service public et offrant des garanties financières suffisantes. Un «organisme du secteur public» est l'État, un gouvernement régional ou local, ou toute organisation régie par le droit public, agissant au nom de l'État, sous son contrôle et sous sa responsabilité.

Définitions spécifiques aux projets de coopération du sous-programme «Culture»

Accord de coopération: l'accord de coopération est un document juridique signé par le chef de projet et les partenaires, qui sera joint à la convention de subvention en cas de sélection de la candidature concernée. L'accord de coopération doit être juridiquement valable dans l'un des pays où le chef de projet et les partenaires sont établis (c'est-à-dire un pays participant au programme «Europe créative»). Cet accord de coopération doit indiquer toutes les dispositions juridiques et financières encadrant la coopération entre le chef de projet et tous les partenaires, ainsi que leurs responsabilités opérationnelles (et financières, le cas échéant) dans la mise en œuvre du projet.Aucun modèle n'est fourni par l'Agence, mais l'accord de coopération doit inclure les informations suivantes:

- une description claire des objectifs du projet;- une description claire des activités qui seront mises en œuvre en vue d'atteindre ces

objectifs;- une description claire du rôle et des obligations du chef de projet et des partenaires dans

la conception et la mise en œuvre du projet, y compris des tâches confiées à chaque partenaire;

- une description claire du cadre budgétaire et financier, y compris le montant des contributions financières et des paiements de préfinancement;

- les questions juridiques telles que la durée de l'accord, les responsabilités, la rupture de contrat, la résiliation de l'accord, le droit applicable et la résolution des litiges.

Lettre de mandat: lettre d'une organisation partenaire confirmant sa participation à un projet de coopération (signature originale du représentant légal ou équivalent nécessaire) et donnant au chef de projet le pouvoir juridique d'agir en son nom dans le cadre du projet de coopération concerné. La contribution financière du partenaire au projet doit être indiquée dans la lettre de mandat. Celle-ci sera jointe à la convention de subvention si le projet est sélectionné.

Partenaires: les partenaires sont des organisations actives dans les secteurs culturels et créatifs, tels que définis à l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le programme «Europe créative», et établies dans les pays participant à ce programme. Les partenaires participent de manière concrète et essentielle à la conception, à la mise en œuvre et au financement du projet. La simple fourniture de services ou de biens dans le cadre du projet, qu'elle soit effectuée sur une base contractuelle ou non, n'est pas considérée comme suffisante pour que l'organisation concernée soit considérée comme un partenaire. Les partenaires qui participent au projet de coopération donnent au chef de projet le pouvoir juridique d'agir en leur nom dans le cadre du projet de coopération.

Chef de projet: le rôle de chef de projet est tenu par une organisation active dans les secteurs culturels et créatifs, tels que définis à l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le programme «Europe créative», et établie dans un pays participant à ce programme, qui exerce une fonction de coordination dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Cette fonction se traduit par la responsabilité générale de l'exécution des activités liées au projet conformément à la convention de subvention, ainsi que par une participation concrète et essentielle à la conception, à la mise en œuvre et au financement du projet. Le chef de projet soumettra la demande de subvention à l'Agence au nom de tous les

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partenaires, et il agit en tant que cosignataire légal de la convention de subvention.

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ANNEXE 2 - PIECES OBLIGATOIRES - LISTE DE CONTROLENote: Lorsqu'un document doit être signé, la signature doit être celle du représentant légal de l'organisation concernée.Note: Pour les documents marqués d'un astérisque (*), les modèles à utiliser obligatoirement peuvent être obtenus à l'adresse https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2016_en

Pièces jointes au formulaire en ligne (eForm): Description détaillée du projet incluent une stratégie motivée visant à traiter les priorités

sélectionnées du programme Déclarations sur l’honneur et mandats

- Déclaration sur l'honneur signée concernant le statut juridique et la capacité opérationnelle et financière*

- Déclaration sur l’honneur signée sur les critères d’exclusion* (uniquement pour les subventions supérieures à 60 000 EUR)

- Mandats* signés par le représentant légal de chaque partenaire et par le représentant légal du chef de projet

Formulaire de budget* (versions Excel ou Open Office) Informations sur le partenariat*

Dans le dossier de candidature: Statuts/articles d'association du chef de projet et de chacun des partenaires

Accord de coopération signé par le représentant légal de chaque partenaire et par le représentant légal du chef de projet

Formulaire de budget signé* Copies des rapports d’activité du chef de projet et de chaque partenaire couvrant les deux dernières

années (uniquement pour les subventions supérieures à 60 000 EUR) Formulaire d’identification financière signé*, accompagné des annexes requises (uniquement

chef de projet) Formulaire de capacité financière* (uniquement pour les subventions supérieures à

60 000 EUR et pour le chef de projet) (pas demandé pour les entités publiques) États financiers (y compris le bilan et le compte de profits et pertes) du chef de projet pour

les deux derniers exercices financiers pour lesquels les comptes ont été clôturés (uniquement pour les subventions supérieures à 60 000 EUR) (pas demandé pour les entités publiques).

Rapport d’audit externe élaboré par un auditeur externe agréé, certifiant les comptes du chef de projet pour les deux derniers exercices financiers disponibles (uniquement pour les subventions supérieures à 750 000 EUR) (pas demandé pour les entités publiques).

Pièces à télécharger vers le système d'enregistrement unique: Formulaire d’entité légale signé*, accompagné des annexes requises