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description du poste pour le Groupe 3. Secrétaire
Description du poste
Groupe 3
Références e-Del-HRM et Sysper2Section dans l'organigramme Administration
Supérieur hiérarchique suivant (à qui rapporter)
Sous la responsabilité du chef de l'Administration
Horaire de travail Temps plein
Environnement et conditions de travail
Environnement multiculturel, bureau spacieux climatisé partagé avec un(e) autre collègue
Finalité générale
Sous la supervision du chef d'équipe et en collaboration avec les membres de l'équipe, assurer des tâches de secrétariat et gestion administrative, ainsi que des tâches d'assistance à la gestion de la section et de la coopération.
Tâches principales
Enregistrement ARES et suivi du courrier et des dossiers entrants
Préparation et appui à la distribution/répartition des courriers et dossiers entrant
Gestion des déplacements avec chauffeurs via le logiciel DRIVERS
Support logistique dans la planification et l'organisation de réunions et des missions, formations et congés (plan prévisionnel, ordres et décomptes de mission, réservation tickets d'avion, etc.)
Préparation et suivi des programmes de mission de la section opérationnelle et du siège
Préparation et suivi des parapheurs pour les circuits internes d'analyse/vérification/validation des différents dossiers
Rédaction des comptes rendu des réunions et de courriers simples
Appui pour l'encodage de factures dans le système de gestion ABAC
Apporter un soutien administratif dans la rédaction des courriers protocolaires pour tous les besoins du bureau (OAVCT, plaque d`immat, carte diplo, visa, franchise, etc.) et assurer le classement des dossiers y relatifs
Aptitudes personnelles - Volonté et habileté à exécuter les instructions dans les délais et avec une efficacité constante- Sens de la responsabilité, de l`initiative et de l'intégrité- Très bonne capacité à travailler sous pression- Capacité à identifier les urgences- Efficacité et rapidité pour retracer les courriers et les dossiers des sections mis en archives.- Bon niveau de connaissance dans l’utilisation de l’informatique et notamment WORD et EXCEL et des logiciels spécifiques.- Aptitude à informer son superviseur des problèmes qui surgissent, et donner suite aux problèmes, dossiers, questions qui
sont en suspens. - Disponibilité
Exigences physiques spécifiques (le cas échéant)
N/A
Exigences du poste
Exigences obligatoires Atouts
Qualifications
Le (a) candidat (e) devra être titulaire d’un niveau d`études secondaire ou équivalent suivi ou certifié
Certifié un plus
Expérience professionnelle
Une expérience professionnelle de 4 ans minimum dans le domaine recherché ou une formation certifiée dans le domaine recherché et 2 ans minimum d'expérience
Expérience dans un milieu professionnel international, un atout
Connaissances linguistiques
Maitrise de la langue française (B1 à l’oral et B2 à l’écrit) Connaissance de l'anglais et
du créole, un atout.
Connaissances des outils informatiques
Maîtrise des principaux outils informatique et logiciels (Word, Excel, Outlook, etc.) en adéquation avec les fonctions.
Capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels et environnements