Espaces collaboratifs - Présentation des espaces collaboratifs€¦ · Web viewVERSION DATE OBJET DE LA VERSION AUTEUR 0.1 21/01/2015 Création Jean-Pierre PANTEL 1.0.0 23/01/2015

Direction des Systèmes d’Informations

ESPACES COLLABORATIFS

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Manuel utilisateurdes contributeurs d'espace collaboratif

VERSION DATE OBJET DE LA VERSION AUTEUR0.1 21/01/2015 Création Jean-Pierre PANTEL

1.0.0 23/01/2015 Retouche + ajout de l’addin Philippe GRISOLANO1.0.1 04/02/2015 Prise en compte des remarques

de Hervé CHUZEVILLEPhilippe GRISOLANO

1.0.2 24/02/2015 Corrections mineures, mise en page

Hervé Chuzeville

1.0.3 11/03/2015 Précision limitation fonction export Excel back-office

Hervé Chuzeville

1.0.4 02/04/2015 Ajout § Aide : à qui s’adresser Hervé Chuzeville1.0.5 04/06/2015 Ajout § Fonctionnement de

l’espace MétrologieJoseph Verdurand

1.0.6 26/06/2015 0003272: FNC C12-025_ECO : Retour de L. Testard sur le

manuel utilisateur

Philippe Grisolano

1.0.7 23/10/2015 Compléments suite formation Joseph Verdurand1.0.8 07/09/2016 Ajout § : Suppression d'une

catégorie avec tous ses documents

Hervé Chuzeville

1.0.9 11/04/2017 Màj adresse doc add-in Hervé Chuzeville

Avril 2017

AGENCE DE L'EAURHONE MEDITERRANEE CORSE

Espaces collaboratifs

Manuel utilisateur des contributeurs

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SOMMAIRE

1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES ESPACES COLLABORATIFS ET DE LEUR ACCÈS...........................................5

2.1 ACCÈS ET INSCRIPTION À UN ESPACE COLLABORATIF............................................................................................52.1.1 Accès depuis Calypso.......................................................................................................................52.1.2 Accès depuis un navigateur WEB.....................................................................................................62.1.3 Page d’accueil.................................................................................................................................7

2.2 PRÉSENTATION DE L’ÉCRAN D’ESPACE COLLABORATIF...........................................................................................82.2.1 Bandeau d’entête............................................................................................................................92.2.2 Tableau de bord (onglet Accueil).....................................................................................................92.2.3 Onglets d’application....................................................................................................................10

3 PUBLIER DES DOCUMENTS (BUREAUTIQUES NOTAMMENT)...................................................................11

3.1 BLOC "DERNIERS DOCUMENTS"...................................................................................................................113.2 PUBLIER UN DOCUMENT PAR GLISSER-DÉPOSER................................................................................................123.3 PUBLIER UN DOCUMENT PAR DÉPÔT CLASSIQUE...............................................................................................143.4 DÉPOSER PLUSIEURS DOCUMENTS EN UNE FOIS PAR UN FICHIER ZIP.....................................................................153.5 MODIFIER UN DOCUMENT (NOTION DE MODIFICATION MINEURE OU MAJEURE).......................................................153.6 PRINCIPES DE VERROUILLAGE/DÉVERROUILLAGE DES DOCUMENTS D’UN ESPACE COLLABORATIF (TRAVAIL COLLABORATIF SUR LES DOCUMENTS)................................................................................................................................................163.7 MODIFIER UN DOCUMENT WORD OU EXCEL SANS L’ADD-IN JCMS POUR MICROSOFT OFFICE.....................................173.8 MODIFIER OU CRÉER UN DOCUMENT WORD OU EXCEL AVEC L’ADD-IN JCMS POUR MICROSOFT OFFICE........................18

3.8.1 Prérequis.......................................................................................................................................183.8.2 Modifier un document Word ou Excel avec l’add-in Jcms pour Microsoft Office..............................193.8.3 Créer un document Word ou Excel avec l’add-in Jcms pour Microsoft Office...................................233.8.4 Edition directe depuis le site des espaces collaboratifs externes et Calypso....................................24

4 PUBLIER DES ARTICLES (AVEC TEXTES, PHOTOS, VIDÉOS, ETC.)................................................................25

4.1 CRÉER UN NOUVEL « ARTICLE», COMPOSITION DE CE TYPE DE CONTENU...............................................................254.2 MODIFIER UN ARTICLE...............................................................................................................................264.3 INSÉRER DES TITRES...................................................................................................................................264.4 COPIER-COLLER SANS GARDER LA MISE EN FORME (DEPUIS WORD OU AUTRE)........................................................274.5 COPIER-COLLER DEPUIS WORD EN GARDANT LA MISE EN FORME..........................................................................274.6 INSÉRER UN LIEN INTERNE DANS UN ARTICLE...................................................................................................284.7 INSÉRER UN LIEN EXTERNE DANS UN ARTICLE...................................................................................................294.8 INSÉRER UN LIEN VERS UN DOCUMENT...........................................................................................................304.9 PRÉPARER UNE IMAGE À INSÉRER DANS L’ESPACE.............................................................................................31

4.9.1 Réduire les dimensions et la résolution de l'image.........................................................................324.9.2 Changer, si besoin, le format de fichier image................................................................................334.9.3 Compresser l'image.......................................................................................................................35

4.10 INSÉRER UNE IMAGE DANS UN ARTICLE.......................................................................................................364.11 INSÉRER UNE VIDÉO...............................................................................................................................384.12 INSÉRER UN FICHIER SON.........................................................................................................................394.13 CRÉER UN TABLEAU DE DONNÉES..............................................................................................................394.14 INDIQUER LES TERMES NON FRANÇAIS........................................................................................................40




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4.15 INSÉRER UNE CITATION...........................................................................................................................404.16 INSÉRER DES DÉFINITIONS........................................................................................................................40

5 UTILISER LES AUTRES OUTILS D’ÉCHANGES ET DE TRAVAIL COLLABORATIF.............................................41

5.1 ANNUAIRE (BLOC OU ONGLET).....................................................................................................................415.2 AGENDA (BLOC).......................................................................................................................................425.3 CALENDRIER (ONGLET)...............................................................................................................................425.4 AJOUTER ET ENVOYER UNE INVITATION À UN ÉVÈNEMENT OU À UNE RÉUNION DANS UN ESPACE COLLABORATIF..............435.5 ENREGISTRER UN ÉVÈNEMENT OU UNE RÉUNION D’UN ESPACE COLLABORATIF DANS SON AGENDA OUTLOOK.................455.6 PETIT CALENDRIER (BLOC)...........................................................................................................................465.7 PLANIFIER UNE RÉUNION À LA MANIÈRE DE "DOODLE" (BLOC "PLANIFICATIONS D’ÉVÈNEMENT")................................475.8 FOIRE AUX QUESTIONS (BLOC « FAQS »)......................................................................................................495.9 DERNIÈRES ENTRÉES DE FAQ (BLOC).............................................................................................................495.10 FORUM DE DISCUSSION (BLOC)................................................................................................................505.11 WIKI (BLOC).........................................................................................................................................515.12 BLOG (BLOC OU ONGLET)........................................................................................................................515.13 SONDAGES (BLOC « DERNIER SONDAGE »)..................................................................................................525.14 BLOC "DERNIERS CONTENUS" (TABLEAU DE BORD).......................................................................................545.15 ARTICLES (BLOC « DERNIERS ARTICLES »)....................................................................................................555.16 GLOSSAIRES (BLOC)................................................................................................................................555.17 DERNIERS TERMES DE GLOSSAIRE (BLOC).....................................................................................................565.18 ACTIVITÉ DE L'ESPACE (BLOC)...................................................................................................................565.19 CONVERSATIONS (BOÎTE À IDÉES, FAQ COLLABORATIVE ET FORUM DE DISCUSSION).............................................575.20 STATUT DES MEMBRES (BLOC)..................................................................................................................585.21 ANNUAIRE DES EXPERTS (BLOC OU ONGLET)................................................................................................585.22 RECOMMANDATION (= PARTAGER UN CONTENU PAR E-MAIL)..........................................................................595.23 DERNIÈRES PAGES WEB (BLOC).................................................................................................................595.24 MES TÂCHES (BLOC)...............................................................................................................................605.25 MÉDIATHÈQUE (ONGLET)........................................................................................................................605.26 PROJETS GANTT (BLOC)..........................................................................................................................605.27 MES TÂCHES GANTT (BLOC).....................................................................................................................645.28 VEILLE COLLABORATIVE OU « CURATION » (ONGLET).....................................................................................645.29 EXPLORATEUR DE DOCUMENTS (ONGLET)....................................................................................................67

6 GÉRER LES PROPRIÉTÉS AVANCÉES DES PUBLICATIONS : CATÉGORIES, DROITS, WORKFLOW.................69

6.1 CRÉER DE NOUVELLES CATÉGORIES (= « DOSSIERS »)........................................................................................696.2 CLASSER LES PUBLICATIONS DANS DES CATÉGORIES...........................................................................................726.3 GÉRER LES DROITS SUR LES PUBLICATIONS.......................................................................................................726.4 WORKFLOW DE GESTION DES ÉTATS « BROUILLON », « PLANIFIÉ », « PUBLIÉ » ET « EXPIRÉ » D’UNE PUBLICATION.........73

7 UTILISER LE MODE BACK-OFFICE..............................................................................................................74

7.1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE...........................................................................................................................747.2 CONTENUS..............................................................................................................................................757.3 CONTENUS UTILISATEURS............................................................................................................................757.4 WORKFLOW............................................................................................................................................767.5 CATÉGORIES............................................................................................................................................76

7.5.1 Ajout de nouvelle sous-catégorie...................................................................................................777.5.2 Modification de catégorie existante...............................................................................................79




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7.5.3 Suppression de catégorie...............................................................................................................807.5.4 Suppression d'une catégorie avec tous ses documents...................................................................817.5.5 Ordre des catégories.....................................................................................................................84

8 FONCTIONNEMENT DE L’ESPACE MÉTROLOGIE.......................................................................................85

8.1 PRESTATAIRE :..........................................................................................................................................858.1.1 Aller sur l’espace métrologie..........................................................................................................858.1.2 Déposer un rapport sur l’espace métrologie...................................................................................858.1.3 Déposer un fichier sur l’espace métrologie.....................................................................................878.1.4 Rechercher un rapport ou un document dans l’explorateur............................................................88

8.1.4.1 Visualiser un rapport ou un document.......................................................................................................................898.1.5 Ajouter un commentaire sur un rapport ou un document...............................................................908.1.6 Editer un rapport ou un document...............................................................................................908.1.7 Modifier le fichier du rapport.........................................................................................................908.1.8 Télécharger un fichier....................................................................................................................90

8.1.8.1 Depuis un rapport..................................................................................................................................................... 908.1.8.2 Depuis un document.................................................................................................................................................91

8.1.9 Signaler qu’un rapport peut être validé.........................................................................................918.2 VALIDATEUR............................................................................................................................................92

8.2.1 Valider un rapport.........................................................................................................................928.2.2 Refuser un rapport........................................................................................................................928.2.3 Envoyer un mail pour un rapport validé.........................................................................................93

9 AIDE SUR LES ESPACES COLLABORATIFS : À QUI S’ADRESSER ?................................................................95

9.1 RÉPONSES AUX QUESTIONS FONCTIONNELLES DES UTILISATEURS..........................................................................959.2 Réponses aux questions techniques des utilisateurs.............................................................................95




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1 Présentation générale des espaces collaboratifs et de leur accès

Un espace collaboratif est une partie privée (ou publique) du site intranet (interne) ou extranet (externe) où un ensemble d’utilisateurs (internes ou externes) peut partager des informations et des documents.

Un espace collaboratif est géré par un administrateur d’espace collaboratif.

2.1 Accès et inscription à un espace collaboratif

Les espaces collaboratifs sont accessibles de plusieurs manières :

2.1.1 Accès depuis Calypso

Depuis Calypso les espaces collaboratifs sont accessibles depuis le menu déroulant « MES ESPACES COLLABORATIFS », en haut à droite :

Ils sont également accessibles depuis l’entrée « Espaces collaboratifs externes (ECO) du menu déroulant « Applications » :




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2.1.2 Accès depuis un navigateur WEB

Les espaces collaboratifs sont accessibles directement dans un navigateur depuis les adresses suivantes :

adresse interne (uniquement depuis le réseau de l’agence de l’eau) : http://eco/eco adresse externe : https://collaboratif.eaurmc.fr.

Notons d’ailleurs que chaque page d’un espace collaboratif possède 2 adresses : une adresse interne à l’agence de l’eau (exemple :

http://eco/eco/jcms/eco_758259/fr/evaluation-assistance-bureautique) qui ne nécessite pas de réauthentification

une adresse externe (exemple : https://collaboratif.eaurmc.fr/eco/jcms/eco_758259/fr/evaluation-assistance-bureautique) qui nécessite de (re-)taper son nom d’utilisateur et son mot de passe (mais qui fonctionne en interne comme en externe).

Via l’adresse externe vous devrez donc vous identifier avant d’arriver sur la page d’accueil des espaces collaboratifs. Le compte utilisateur et le mot de passe sont ceux du compte Windows pour les agents de l’Agence de l’eau.

https://collaboratif.eaurmc.fr/eco/jcms/eco_758259/fr/evaluation-assistance-bureautique

http://eco/eco/jcms/eco_758259/fr/evaluation-assistance-bureautique

https://collaboratif.eaurmc.fr/

http://eco/eco




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2.1.3 Page d’accueil

JCMS propose plusieurs moyens d’accès aux espaces collaboratifs hébergés par un site. Le mode d’accès privilégié est un élément de portail présentant les espaces collaboratifs.

La portlet « Mes espaces» liste : Les espaces dont la personne connectée est membre (onglet « Mes espaces »), Les espaces dont la personne connectée n’est pas membre (onglet « Autres espaces »).

Toutefois, l’existence d’un espace collaboratif peut être cachée à certains utilisateurs. Dans ce cas, l’espace en question n’apparait pas dans l’onglet « Autres espaces ».Le paramétrage correspondant est la politique d’accès à l’espace collaboratif et comporte trois niveaux :

Public : l’espace collaboratif ainsi que son contenu sont visibles par tous, Privé : l’espace collaboratif est visible par tous mais seuls ses membres peuvent en voir le

contenu, Secret : l’espace collaboratif ainsi que son contenu ne sont visibles que de ses membres.




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Le(s) mode(s) d'inscription accepté(s) pour un espace dépend(ent) de son mode d'accès.

Public Privé Secret

Inscription libre x x

Demandes d’inscriptions validées par les animateurs x x

Inscriptions gérées par les animateurs x x x

2.2 Présentation de l’écran d’espace collaboratif




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L’écran contient deux zones toujours présentes : Le bandeau d’entête avec les raccourcis vers les fonctions les plus fréquentes, Le conteneur principal, lui-même subdivisé.

Par défaut, le modèle d'espace collaboratif contient : Colonne de gauche :

o Un calendriero Une portlet « Planification d’évènement » (uniquement sur les espaces collaboratifs

externes) 3 colonnes de blocs de contenus (= "portlets") à droite :

o Une portlet de présentation de l'espaceo Une portlet "Derniers contenus publiés" qui présente les derniers contenus de tous

types mis en ligne dans l'espace collaboratifo Une portlet "Derniers documents" qui présente uniquement les derniers documents

(bureautiques) mis en ligne dans l'espace collaboratifo Une portlet "Page Wiki" qui permet de créer des pages de type Wiki (voir la définition

dans la suite) (uniquement sur Calypso)o Une portlet "Mes tâches" qui présente les tâches à traiter (uniquement sur Calypso)o Une portlet FAQs qui permet de créer des questions-réponses pour les questions les

plus fréquentes.o Une portlet "Annuaire" (uniquement sur les espaces collaboratifs externes)o Une portlet "Glossaires" (uniquement sur les espaces collaboratifs externes)o Une portlet "Conversations" (uniquement sur les espaces collaboratifs externes)o Une portlet "Discussion de forum" (uniquement sur les espaces collaboratifs externes)

Tous ces blocs peuvent être renommés ou déplacés par les administrateurs. Il est aussi possible de les supprimer ou d’en ajouter.

2.2.1 Bandeau d’entête

On retrouve dans les espaces collaboratifs le même bandeau d’entête que sur l’espace principal.

Le retour au site Intranet s’effectue en cliquant sur le lien porté par le logo Agence de l’eau. (Uniquement pour Calypso)

La navigation quant à elle diffère de l’espace principal, en cela qu’elle n’est pas fonction de l’organisation en catégories, mais dépendante, des services installés dans l’espace collaboratif.

2.2.2 Tableau de bord (onglet Accueil)

Le tableau de bord correspond à l’écran affiché lorsque le premier onglet (Accueil) est sélectionné. Il contient tous les services installés qui ne font pas l’objet d’un onglet séparé.




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2.2.3 Onglets d’application

Les onglets suivants correspondent aux services installés dans l’espace en tant qu’applications.




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3 Publier des documents (bureautiques notamment)

3.1 Bloc "Derniers documents"

Ce service liste les derniers documents (bureautiques) de l'espace.

Les membres habilités peuvent aussi ajouter des documents à partir de ce service via le bouton avec

la flèche verte vers le haut . Les documents ainsi ajoutés seront automatiquement associés à l’espace collaboratif et, de ce fait, ne seront visibles que des membres habilités à voir le contenu de l’espace.Un document est la représentation d’un fichier. Un document contient le fichier, mais également des données annexes (métadonnées) comme son titre et sa description. Pour que le document soit trouvé facilement dans le moteur de recherche, il faut ensuite ne pas oublier de lui donner un titre et une description.Cette fenêtre permet également, éventuellement, de rattacher le document à une catégorie (correspondant à un dossier) et de lui affecter des droits particuliers (onglets "Catégories" et "Droits de consultation" de la fenêtre).




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3.2 Publier un document par glisser-déposer

Après avoir cliqué sur le bouton décrit au paragraphe précédent( ),ou sur l’entrée du même type dans l’explorateur :

Vous obtenez une fenêtre permettant de déposer des documents.

Sur le site des espaces collaboratifs les métadonnées sont directement accessibles.




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Pour déposer un fichier sélectionner un fichier (clic gauche de la souris sur ce fichier) puis le faire glisser dans la fenêtre ci-dessus (« Drag files here. »).Le fichier apparait ensuite dans cette fenêtre comme ci-dessous, il faut ensuite cliquer sur le bouton « Déposer ».

Une autre façon de déposer un fichier via cette écran est de cliquer sur le bouton « Add files »

.

L’écran suivant apparait :




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Sélectionner le fichier de votre choix et cliquer sur « Ouvrir » ; le fichier apparait ensuite dans l’écran ci-dessous, cliquer ensuite sur le bouton « Déposer » :

3.3 Publier un document par dépôt classique

L’autre façon de déposer les documents consiste à cliquer sur le lien « dépôt classique ».




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En plus de choisir le fichier à déposer, un titre et une description sont demandées. Ces informations sont appelées les métadonnées d’un document. La fonction de suivi des lecteurs permet de tracer qui a consulté le document et quand.

3.4 Déposer plusieurs documents en une fois par un fichier ZIP

Pour déposer tout le contenu d’un fichier ZIP en une fois, sans conserver l’archive ZIP, il suffit au contributeur de cocher « Oui » sur l’option « Décompresser les fichiers ZIP ».

L'archive zip sera décompressée en documents séparés. Les fichiers ne doivent pas comporter d'accents. Les options sélectionnées seront préservées (catégories, droits, ...)

3.5 Modifier un document (notion de modification mineure ou majeure)

Depuis l’écran de visualisation d’un document ou depuis son affichage dans un explorateur ou un résultat de recherche, le contributeur peut démarrer l’édition d’un document.

L’édition peut consister à simplement remplacer le fichier par une version plus récente. Dans ce cas le contributeur choisit l’option Déposer une nouvelle version. Il obtient alors l’écran suivant qui lui permet de choisir le nouveau fichier, de modifier le titre et la description si besoin. Le contributeur doit également choisir s’il souhaite garder la version antérieure du fichier ou écraser celle-ci et si la modification est majeure ou mineure.




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Une modification majeure entraine la modification de la date de mise à jour, alors qu’une modification mineure ne la modifie pas. Cette date de mise à jour est utilisée dans les tris des documents pour faire ressortir les documents mis à jour en dernier. Le choix de l’importance de la mise à jour doit être fait en tenant compte de ce critère.

L’édition peut également consister à modifier les métadonnées, l’état de workflow ou l’activation des commentaires sur un document. Le contributeur choisit alors l’option Editer qui lui donne l’écran suivant qui redonne toutes les possibilités vues lors du dépôt de document.

Dans ce contexte, le choix de la modification mineure ou majeure s’obtient en cliquant sur la flèche à droite du bouton enregistrer.




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3.6 Principes de verrouillage/déverrouillage des documents d’un espace collaboratif (travail collaboratif sur les documents)

Vous avez l’habitude d’attendre votre tour pour vous inscrire à une formation Agence dans un fichier Excel sous DALI, Windows vous alertant quand le fichier est déjà ouvert par un autre agent.

Dans les espaces collaboratifs, il existe le même principe de verrouillage/déverrouillage des documents afin de pouvoir travailler chacun à son tour sur ceux-ci.

Lorsqu’on utilise l’add-in Jcms pour Microsoft Office, le verrouillage est géré automatiquement (comme sous Windows). Par contre, l’add-in vous demandera explicitement si vous voulez déverrouiller le document (sauf besoin particulier, il faut effectivement le faire pour permettre aux autres utilisateurs de travailler ensuite sur le document).

Lorsqu’on modifie un document sans l’add-in, c’est un peu plus complexe car il faut penser à verrouiller puis déverrouiller « manuellement » les documents pour ne pas écraser la version du document d’un autre utilisateur.

3.7 Modifier un document Word ou Excel sans l’add-in Jcms pour Microsoft Office

Cette solution est déconseillée car risquée si on oublie de verrouiller le document . Préférez donc la solution de modification d’un document Word ou Excel avec l’add-in Jcms pour Microsoft Office (décrite dans le paragraphe suivant). Cette solution peut néanmoins être utilisée comme procédure dégradée si votre add-in ne fonctionne pas.




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Pour modifier un fichier Word ou Excel sans l’add-in, il vous faut suivre les étapes suivantes :

1. Après avoir cliqué sur le document, cliquez sur le lien « Verrouiller… » (ATTENTION : sans cette étape, vous risquez d’écraser la version d’un autre utilisateur !) :

2. Téléchargez le fichier sur votre poste :

3. Modifiez et enregistrez le fichier sur votre poste

4. Sur le même écran que lors de la première étape cliquez sur « Déposer une nouvelle version … » :

5. Cliquez sur le bouton « Choisissez un fichier » pour déposer votre fichier modifié ; par défaut cette étape déverrouillera votre fichier (Vous pouvez cliquer sur « Non » si vous ne désirez pas déverrouiller immédiatement le document) :




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6. Si vous désirez déverrouiller le fichier ensuite, pensez à cliquer sur « Déverrouiller …» (sinon les autre utilisateurs ne pourront pas le modifier tant qu’il est verrouillé) :

3.8 Modifier ou créer un document Word ou Excel avec l’add-in Jcms pour Microsoft Office

3.8.1 Prérequis

Il vous faut installer un add-in pour Microsoft Office (version 2003, 2007, 2010 ou 2013 sur Windows) pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.

Vous pouvez voir avec les personnes chez vous en charge de l'informatique pour cette installation qui doit être faite en mode administrateur du poste.

L'add-in est téléchargeable à cet emplacement : www.eaurmc.fr/partage/JCMSOfficeAddInSetup.msiUn manuel d'utilisation de l'add-in est téléchargeable à cette adresse (adaptation aux utilisateurs externes non encore finalisée) :http://www.eaurmc.fr/partage/calypso-eco-notice-utilisation-add-in-jcms-microsoft-office-v2.docx

http://www.eaurmc.fr/partage/calypso-eco-notice-utilisation-add-in-jcms-microsoft-office-v2.docx

http://www.eaurmc.fr/partage/JCMSOfficeAddInSetup.msi




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3.8.2 Modifier un document Word ou Excel avec l’add-in Jcms pour Microsoft Office

Depuis un poste client sur lequel le plugin JCMS Office de Jalios est installé, démarrer Microsoft Word, la fenêtre suivante s’affiche.

Renseigner les informations de connexion au site :- URL du site : http://eco/eco/ pour le site de production, http://eco-int/eco/ pour le site de

test, ou rechercher parmi les adresses déjà existantes dans la liste déroulante (https://collaboratif.eaurmc.fr/eco/ de l’extérieur de l’agence de l’eau)

- Login : votre nom d'utilisateur Windows (en respectant la casse : en majuscules) ou le nom d’utilisateur qui vous a été fourni par l’agence de l’eau pour les externes.

- Mot de passe : votre mot de passe Windows (ou celui que vous avez créé spécifiquement, pour les externes)

Cliquer sur "Connexion", le plugin JCMS est désormais connecté au site des espaces collaboratifs.

https://collaboratif.eaurmc.fr/eco/

http://eco-int/eco/

http://eco/eco/




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Le document à modifier peut être retrouvé par l’onglet recherche du plugin comme suit.

Et le clic sur un document permet de l’ouvrir directement en édition dans Word sans avoir à télécharger le fichier manuellement sur le poste local.




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Une fois les modifications effectuées sur le document, le contributeur doit cliquer sur Redéposer pour renvoyer le fichier sur le serveur, l’application propose alors au contributeur les mêmes choix que lors de la modification classique.




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3.8.3 Créer un document Word ou Excel avec l’add-in Jcms pour Microsoft Office

Depuis un nouveau fichier créé dans Word et donc non existant sur l’espace collaboratif, le contributeur peut choisir, depuis l’onglet explorateur du plugin, l’espace de travail dans lequel il souhaite créer le document, ainsi que les catégories dans lesquelles positionner le document, et cliquer sur Déposer.




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Il obtient alors une fenêtre de dépôt comme sur le site en dépôt classique.

3.8.4 Edition directe depuis le site des espaces collaboratifs externes et Calypso

L’édition des documents Word et Excel peut se faire directement depuis votre navigateur.En laissant votre souris au-dessus du lien du document, la fenêtre ci-dessous apparaît.Cliquer sur le bouton « Editer avec Microsoft Word » (ou Excel)

Le fonctionnement est ensuite identique à celui décrit dans le chapitre précédent.




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4 Publier des articles (avec textes, photos, vidéos, etc.)

4.1 Créer un nouvel « Article», composition de ce type de contenu

Un Article peut être soit créé à partir du bloc « Derniers contenus publiés » comme ci-dessous :

Soit à partir de l’explorateur comme ci-dessous :

Un Article est une publication composée de :- Un titre : identifie et représente l’article,- Un résumé : résume le contenu,- Un chapeau : reprend les idées principales de l’article, est supposé dispenser le lecteur de la

lecture complète de l’article,- Un contenu riche.




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4.2 Modifier un Article

La fonction de modification est présentée au contributeur autorisé lorsque la publication est affichée dans un explorateur ou un résultat de recherche en survolant le titre avec la souris.

Le contributeur doit alors cliquer sur le bouton Editer pour atteindre l’écran d’édition.

Ce bouton Editer est également présent lors de l’affichage en pleine page d’un article ou d’une actualité.

4.3 Insérer des titres

Pour insérer des titres dans un document, le contributeur doit :- Sélectionner le texte à passer en titre,- Choisir le niveau de titre dans la liste déroulante Paragraphe.

Accessibilité : L'article doit respecter la hiérarchie des titres et chaque titre doit être défini comme tel, notamment :

un titre de paragraphe ou de sous-paragraphe doit être défini en lui appliquant un format "Titre n" dans le menu déroulant "Paragraphe" de l'éditeur de texte riche

un titre de niveau inférieur doit toujours être sous un titre de niveau supérieur dans la hiérarchie ; par exemple, un Titre 3 doit toujours être sous un Titre 2 dans la hiérarchie




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on ne doit pas sauter un niveau de titre ; par exemple, on ne doit pas passer directement d'un Titre 2 à un Titre 4.

4.4 Copier-coller sans garder la mise en forme (depuis Word ou autre)

Pour insérer du texte issu d’un document Word (ou autre), sans conserver sa mise en forme initiale :- Sélectionner le texte sous Word et le copier (clic droit, copier),- Dans l’éditeur de texte riche, positionner le curseur à l’endroit où insérer le texte,- Cliquer sur le bouton ,

Il faut préférer cette solution à la suivante (copier-coller depuis Word) afin de respecter la charte graphique de l'espace collaboratif.

4.5 Copier-coller depuis Word en gardant la mise en forme

Pour insérer du texte déjà mis en forme sous Word dans l’éditeur de texte riche :- Sélectionner le texte sous Word et le copier (clic droit, copier),- Dans l’éditeur de texte riche, positionner le curseur à l’endroit où insérer le texte,- Cliquer sur le bouton ,- Faire Ctrl + V sur le clavier pour coller le texte dans la boîte de dialoque suivante, puis cliquer

sur Insérer pour que le texte formaté soit inséré dans l’éditeur de texte riche.




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4.6 Insérer un lien interne dans un article

Le lien interne est un lien vers un élément de l’espace collaboratif, donc un lien vers une publication.

Dans l’éditeur de texte riche (ie Contenu pour un Article), positionner le curseur à l’endroit où le lien interne doit être inséré.

Cliquer sur le bouton Insérer un lien vers une publication JCMS .

La fenêtre suivante de sélection de la publication apparaît.

Le contributeur recherche alors la publication à insérer et clique sur le bouton radio correspondant.




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4.7 Insérer un lien externe dans un article

Le lien externe est un lien vers une adresse internet.

Dans l’éditeur de texte riche (contenu pour un Article), sélectionner le texte à transformer en lien hypertexte, puis cliquer sur le bouton Insérer/éditer un lien .

Dans la boîte de dialogue ouverte, renseigner les champs suivants :

- URL du lien (obligatoire) : l’adresse internet du lien à créer (par exemple http://www.google.com)

- Cible du lien (facultatif) : indique si l’ouverture doit être faite dans la même fenêtre de navigateur ou dans une nouvelle fenêtre (répéter obligatoirement, dans ce cas, le texte du lien – son intitulé sélectionné pour la création du lien – suivi de " (nouvelle fenêtre)" dans le champ titre ci-après, pour prévenir les utilisateurs de l'ouverture d'une nouvelle fenêtre)Exemple de titre :"Site Web de l'Agence de l'eau Rhône Méditerranée Corse (nouvelle fenêtre)"

- Titre (obligatoire si la cible du lien est une nouvelle fenêtre ou un fichier bureautique externe, facultatif sinon) : définit le contenu de l’info bulle affichée au survol du lien.Dans le cas d'un lien vers un fichier bureautique (externe), répéter obligatoirement le texte du lien – son intitulé sélectionné pour la création du lien – suivi de son format et sa taille (et sa langue s'il ne s'agit pas du Français) entre parenthèsesExemple : "Express'eau d'avril 2013 (format PDF, 248 Ko)"

- Classe (facultatif) : permet de donner un autre aspect au lien si l’aspect par défaut ne convient pas.

Accessibilité : le champ titre doit être rempli uniquement pour compléter les informations de l'intitulé d'un lien (complément de descriptif du lien, indication de format, poids ou langue d'un fichier, avertissement d'ouverture d'une nouvelle fenêtre). Il doit reprendre obligatoirement l'intitulé du lien en le complétant, dans le cas où on le remplit. Il ne doit pas uniquement répéter l'intitulé du lien (ne rien mettre dans le champ titre dans ce cas).




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4.8 Insérer un lien vers un document

Le lien interne est un lien vers un élément de Calypso, donc un lien vers une publication.

Dans l’éditeur de texte riche (ie Contenu pour un Article Calypso), positionner le curseur à l’endroit où le lien interne doit être inséré.

Cliquer sur le bouton Insérer un lien vers une publication JCMS .

La fenêtre suivante de sélection de la publication apparaît.

Le contributeur recherche ensuite le document à insérer et clique sur le bouton radio correspondant.




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4.9 Préparer une image à insérer dans l’espace

Sur un espace collaboratif, comme sur un site Web, une image s'optimise avant son insertion sur le site, afin de minimiser son poids (en Ko) et donc son temps de chargement, tout en préservant une qualité d'affichage optimale.

Pour cela, on utilisera le logiciel GIMP afin de :1. réduire les dimensions de l'image,2. réduire la résolution de l'image,3. changer, si besoin, le format de fichier image,4. compresser l'image.

Lancer GIMP, par exemple à partir du menu démarrer de Windows :




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Le logiciel se présente ainsi :

4.9.1 Réduire les dimensions et la résolution de l'image

Une fois que vous avez ouvert GIMP, cliquez sur le menu déroulant "Fichier" puis "Ouvrir". Sélectionnez votre image et validez en cliquant sur le bouton "Ouvrir".

Cliquez sur le menu déroulant "Image", puis "Echelle et taille de l’image…".




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Une fois la boîte de dialogue ouverte, indiquez la taille réduite que vous souhaitez donner à votre image (largeur et hauteur) en vérifiant que celle-ci est exprimée en pixels.

Dans les deux champs suivants, insérez la résolution de 72 pixels/in pour les axes X et Y. Avant de valider, vérifiez bien si elle est bien exprimée en pixels/in. Puis cliquez sur "Échelle" pour valider et obtenir l'aperçu de l'image à la nouvelle taille.

4.9.2 Changer, si besoin, le format de fichier image

Quel format choisir selon le type de l'image que vous voulez insérer sur l'espace collaboratif ?

pour une image comprenant du texte : le PNG pour une image avec transparence : le PNG pour un logo, une icône, un dessin, un graphique : le PNG voire le GIF pour une photographie, une image haute qualité : le JPEG pour une animation : le GIF

(pour de plus amples renseignements sur les raisons de ces choix, voir : http://www.commentcamarche.net/faq/17625-choisir-une-image-et-savoir-l-optimiser-pour-son-site-pro)

http://www.commentcamarche.net/faq/17625-choisir-une-image-et-savoir-l-optimiser-pour-son-site-pro

http://www.commentcamarche.net/faq/17625-choisir-une-image-et-savoir-l-optimiser-pour-son-site-pro




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Votre choix fait, cliquez une nouvelle fois dans l’onglet "Fichier", puis "Enregistrer sous". Une fois la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur (le petit "+" devant) "Sélectionner le type (selon l’extension)" puis dans la liste déroulante choisissez le format que vous souhaitez :

image GIF image JPEG ou image PNG.

Puis cliquez sur "enregistrer".




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4.9.3 Compresser l'image

En fonction du format choisi, la méthode de compression est un peu différente :

JPEG : o cochez "afficher l'aperçu dans la fenêtre d'image" afin de voir en temps réel les

modifications de la qualité de l'image (et de son poids), o puis déplacez le curseur "Qualité" vers la gauche, de sorte de diminuer celle-ci au

maximum tout en s'arrêtant avant que la dégradation ne devienne trop visible.




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PNG : déplacez le curseur "Niveau de compression". Plus le taux est important, plus l’image sera compressée.

GIF : pas de fonctionnalité prévue. Le GIF ne se compresse qu’en diminuant la taille et la résolution de l’image.

Puis cliquez sur "enregistrer".

4.10 Insérer une image dans un article

Dans l’éditeur de texte riche, positionner le curseur à l’endroit où insérer l’image.

Cliquer sur le bouton "Insérer une image, une vidéo, un fichier audio, […]" : la boîte de dialogue Explorateur de médias s’affiche.




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Si l’image n’existe pas encore, il faut d'abord préparer l'image comme indiqué au chapitre Préparer une image à insérer dans l’espace, puis cliquer sur , et enfin déposer l’image comme indiqué au chapitre Publier un document par glisser-déposerAu survol de l’image souhaitée, le bouton Sélectionner ce media s’affiche, cliquer dessus.

Accessibilité : Faire un clic droit sur l’image et choisir "Insérer / éditer l’image" et renseigner les champs :

Description de l’image (obligatoire s'il s'agit d'une image illustrative ou contenant du texte) :

o dans le cas d'une image illustrative : décrire l'image, de manière précise, en quelques mots

o dans le cas d'une image contenant du texte : la description doit reprendre obligatoirement (au moins) le texte inclus dans l'image

o dans le cas d'une image décorative (n'apportant aucune information) : laisser obligatoirement le champ vide

Titre (facultatif) : définit le contenu de l’info bulle affichée au survol du lien

Description longue du lien (obligatoire si l'image contient beaucoup d'information ; dans l'onglet "avancé") : permet de décrire l'image de manière détaillée (et non le "lien"), si le champ "Description de l'image" n'est pas suffisant. Par exemple, pour les graphiques ou les cartes où la description longue doit donner le même niveau d'information (sans voir la carte) que celui de la carte en elle-même.




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4.11 Insérer une vidéo

Dans l’éditeur de texte riche, positionner le curseur à l’endroit où insérer la vidéo.

Cliquer sur le bouton "Insérer une image, une vidéo, un fichier audio, […]" : la boîte de dialogue Explorateur de médias s’affiche.

Sélectionner l’onglet Vidéo et choisir la vidéo correspondante, en cliquant sur le bouton Sélectionner ce media.

Dans l’onglet "Source", ajouter ensuite : <param name="windowlessVideo" value="true" /> après <objet … > (ce qui permet à la vidéo intégrée dans l’espace collaboratif de ne pas passer devant le menu déroulant des applications et de masquer ce dernier).

Accessibilité : Pour que la vidéo insérée respecte la loi sur l'accessibilité :1. il faut :

o soit qu'elle possède une audio-description (synchronisée), o soit qu'elle soit présentée avec sa transcription textuelle (à côté de la vidéo ou via un

lien placé à côté).2. et il faut qu'elle soit sous-titrée.

Hervé Chuzeville est à votre disposition pour vous assister sur le plan technique pour vos commandes de vidéos accessibles ou vos mises en œuvre de vidéos accessibles.




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Pour insérer une vidéo Youtube, aller sur le lien "Partager" sous la vidéo sur le site de Youtube, puis sur "Intégrer", décocher l'option "Afficher les suggestions de vidéos à la fin de la lecture" :

Puis copier-coller le code HTML généré :

<iframe

src="http://www.youtube.com/embed/Hk9oa0C7vYA?feature=player_detailpage&rel=0" frameborder="0" width="360" height="263"></iframe>

En modifiant, si besoin, la largeur et la hauteur de la vidéo et en ajoutant le paramètre "&wmode=transparent" à la fin de l'url de la video (ou "?wmode=transparent" s'il n'y a pas déjà de point d'interrogation dans l'url de départ) :

<iframe src="http://www.youtube.com/embed/Hk9oa0C7vYA?feature=player_detailpage&rel=0&wmode=transparent" frameborder="0" width="360" height="263"></iframe>




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L'ajout du paramètre "wmode=transparent" permet à la vidéo intégrée dans l’espace collaboratif de ne pas passer devant le menu déroulant des applications et de masquer ce dernier.

4.12 Insérer un fichier son

Dans l’éditeur de texte riche, positionner le curseur à l’endroit où insérer le fichier son.

Cliquer sur le bouton "Insérer une image, une vidéo, un fichier audio, […]".. : la boîte de dialogue Explorateur de médias s’affiche.

Sélectionner l’onglet Sons et choisir le fichier correspondant, en cliquant sur le bouton Sélectionner ce media.

Accessibilité : Pour que le fichier audio inséré respecte la loi sur l'accessibilité : il faut qu'il soit présenté avec sa transcription textuelle (à côté du lecteur audio ou via un lien placé à côté).Hervé Chuzeville est à votre disposition pour vous assister sur le plan technique pour vos mises en œuvre de fichiers sont accessibles.

4.13 Créer un tableau de données

Cliquer sur le bouton Insérer un tableau .

Dans la boîte de dialogue, choisir le nombre de lignes et de colonnes souhaitées, et choisir les paramètres d’affichage et penser à cocher la case :

Afficher la légende du tableau (obligatoire pour un tableau de données).

Cliquer ensuite sur l'onglet "Avancé", pour remplir le champ : Résumé (obligatoire pour un tableau de données) : résumé du tableau ;

exemple : "Prix de l'eau par département et par années".On notera que pour un tableau de présentation (dit aussi "de mise en page"), il ne faut, au contraire, pas remplir le champ résumé.

Cliquer sur Mettre à jour, le tableau est alors inséré dans l’éditeur de texte riche.

Il faut tout de suite penser à remplir le titre du tableau (obligatoire pour un tableau de données ; appelé aussi la légende du tableau) :




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Une fois le tableau rempli, il faut définir les cellules de titre (obligatoire pour un tableau de données), selon la procédure ci-dessous, afin que le tableau soit accessible :

Pour un tableau dont la première ligne correspond aux cellules de titre :o se placer sur une cellule de la première ligne,o puis faire un clic droit o et choisir "Cellule > Propriétés de la cellule", o puis dans le champ "Type de cellule", sélectionner "Titre", o dans le champ "Portée", choisir "Colonne",o sélectionner "Mettre à jour toutes les cellules de la ligne",o puis cliquer sur "Mettre à jour".

Pour un tableau dont la première colonne correspond aux cellules de titre :o se placer sur une cellule de la première colonne,o puis faire un clic droit o et choisir "Cellule > Propriétés de la cellule", o puis dans le champ "Type de cellule", sélectionner "Titre", o dans le champ "Portée", choisir "Ligne",o sélectionner "Mettre à jour toutes les cellules de la colonne",o puis cliquer sur "Mettre à jour".

Pour un tableau plus complexe (cellules de titre à la fois sur la première ligne et sur la première colonne, voire sur plusieurs lignes ou colonnes), il faut coder le tableau directement en HTML pour respecter toutes les règles d'accessibilité. Hervé Chuzeville est à votre disposition pour vous aider dans ce cas.

4.14 Indiquer les termes non français

Il faut coder les indications de termes non français directement en HTML pour respecter toutes les règles d'accessibilité. Hervé Chuzeville est à votre disposition pour vous aider dans ce cas.

4.15 Insérer une citation

Il faut coder les citations directement en HTML pour respecter toutes les règles d'accessibilité. Hervé Chuzeville est à votre disposition pour vous aider dans ce cas.

4.16 Insérer des définitions

Il faut coder les définitions directement en HTML pour respecter toutes les règles d'accessibilité. Hervé Chuzeville est à votre disposition pour vous aider dans ce cas.




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5 Utiliser les autres outils d’échanges et de travail collaboratif

5.1 Annuaire (bloc ou onglet)

Ce service présente l'annuaire des membres de l'espace.




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Il y est possible de rechercher un membre par son nom, son prénom, sa société ou son adresse e-mail.

5.2 Agenda (bloc)

Ce service présente, sous la forme d’une liste, les prochains évènements, rendez-vous ou réunions de l'espace collaboratif ou les grandes dates du projet.

Les invitations ne sont pas utilisées en interne car nous utilisons Outlook pour la gestion des invitations aux réunions. Par contre, pour les espaces collaboratifs ouverts à l'extérieur, l'agenda permet de gérer les invitations aux réunions.

Cliquer sur le lien « Ajouter un évènement » permet d’ajouter un événèment, la procédure est décrite au chapitre « Ajout d’un évènement »




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5.3 Calendrier (onglet)

Ce service fournit un calendrier dans lequel il est possible de gérer les évènements des membres de l'espace ou les grandes dates du projet. Il s’agit, à la différence de l’agenda, d’une présentation des événements dans un calendrier et non plus sous forme d’une liste d’événements.

Les invitations ne sont pas utilisées en interne car nous utilisons Outlook pour la gestion des invitations aux réunions. Par contre, pour les espaces collaboratifs ouverts à l'extérieur, l'agenda permet de gérer les invitations aux réunions.

La gestion des évènements dans les espaces collaboratifs est la même que celle proposée en dehors.

Les utilisateurs habilités peuvent donc y créer de nouveaux évènements soit en cliquant sur l’icône (visible en fonction des droits), soit en double-cliquant sur la plage horaire du début de

l’évènement.

Les informations nécessaires sont recueillies par un formulaire qui prend en compte les ressources partagées (salles, vidéoprojecteurs, … : mais non utilisé à l'Agence car nous utilisons Outlook pour cela) et les participants. Si besoin, des invitations peuvent être envoyées et les personnes invitées ont la possibilité de confirmer leur venue (pour l'organisation de réunions avec des partenaires de l'Agence ayant accès à l'espace collaboratif).

5.4 Ajouter et envoyer une invitation à un évènement ou à une réunion dans un espace collaboratif

Les informations nécessaires à l’ajout d’un évènement sont recueillies par un formulaire qui prend en compte les ressources partagées (salles, vidéoprojecteurs, … : mais non utilisé à l'Agence car nous utilisons Outlook pour cela) et les participants. Si besoin, des invitations peuvent être envoyées et les personnes invitées ont la possibilité de confirmer leur venue (pour l'organisation de réunions avec des partenaires de l'Agence ayant accès à l'espace collaboratif).




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5.5 Enregistrer un évènement ou une réunion d’un espace collaboratif dans son agenda Outlook

Il est ensuite possible d’exporter l’évènement dans son calendrier Outlook après avoir sélectionné celui-ci. Il faut pour cela cliquer sur l’icône situé en haut à droite de la page comme ci-dessous :

Cliquez sur Ouvrir (par défaut ce sera Microsoft Office Outlook) :




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Une fenêtre Outlook contenant l’invitation s’affiche :

Cliquez sur Accepter et choisir « Ne pas envoyer de réponse » :

5.6 Petit Calendrier (bloc)

Ce service présente le calendrier du mois courant en mettant en exergue la date du jour et les dates correspondant aux évènements de l’espace collaboratif ou les grandes dates du projet.

Les invitations ne sont pas utilisées en interne car nous utilisons Outlook pour la gestion des invitations aux réunions. Par contre, pour les espaces collaboratifs ouverts à l'extérieur, le petit calendrier permet de gérer les invitations aux réunions.

Une fois sélectionné, dans le petit calendrier, le jour de la réunion, il est possible d’ajouter celle-ci en cliquant sur l’icône




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La suite de la procédure est décrite au chapitre « Ajout d’un évènement ».

Une fois l’évènement créé, il est visible dans le petit calendrier, le jour de l’évènement est bleu, un lien + résumé s’affiche si on laisse la souris sur le jour.

5.7 Planifier une réunion à la manière de "Doodle" (bloc "Planifications d’évènement")

Le planificateur d’événement permet de rechercher des dates disponibles entre plusieurs membres d’un espace, à manière d’un "Doodle".

L’organisateur doit saisir le titre et la description de l’événement, les dates proposées, la durée, les participants attendus (utilisateurs ou groupes) et si l’accès est réservé ou ouvert.




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Une fois la planification créée, l’écran suivant est proposé aux utilisateurs sélectionnés pour qu’ils enregistrent leurs disponibilités.

A la fin du processus, la meilleure date est sélectionnée et l’évènement peut être créé.

Il est ensuite possible d’enregistrer l’événement ou la réunion dans Outlook : voir chapitre « Ajouter et envoyer une invitation à un évènement ou à une réunion dans un espace collaboratif »




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5.8 Foire Aux Questions (bloc « FAQs »)

Ce service liste les Foires Aux Questions (regroupements d’entrées de FAQ) de l'espace.

Une FAQ permet de recenser les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs.

Les membres habilités peuvent ajouter de nouvelles FAQs à partir de ce service via le bouton . La liste des questions et réponses est présentée aux utilisateurs. Les utilisateurs autorisés peuvent également rajouter des entrées à la FAQ.

5.9 Dernières entrées de FAQ (bloc)

Ce service liste les dernières entrées de FAQ de l'espace.




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Les entrées de FAQ correspondent à des questions qui reviennent souvent et auxquels les animateurs de l’espace offrent une réponse.

5.10 Forum de Discussion (bloc)

Un forum permet aux utilisateurs d’échanger entre eux sur des sujets libres.

Le service proposé liste tous les forums de l’espace, propose selon les droits de créer un sujet de forum ou d’atteindre un sujet existant.

La consultation d’un forum permet également de répondre au sujet en cours.




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5.11 Wiki (bloc)

Le service Pages Wiki permet de lister les pages wiki de l’espace collaboratif et d’en ajouter selon ses droits.

Le wiki (regroupement des pages wiki du site) permet de présenter un ensemble de contenus mis en forme, liés entre eux et classés par thème (catégories). Ce service est conçu pour une utilisation collaborative (rédaction à plusieurs du contenu). Il peut, par exemple, être utilisé pour la mise en place d’une aide en ligne.

Une page wiki est composée d’un titre et d'un texte riche référençant éventuellement d’autres pages wiki.




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Le champ de saisie du contenu respecte une synthaxe propre aux wiki. Cette dernière peut être un frein à l’utilisation du service par des utilisateurs non informaticiens.

5.12 Blog (bloc ou onglet)

Le service Blog permet aux membres contributeurs de pouvoir poster des billets de blogs et aux lecteurs d’y accéder voire de les commenter.

Chaque blog regroupe les billets qui lui sont associés. Ces derniers peuvent être classés à l’aide des catégories. Ce service est prévu pour une utilisation individuelle (un contributeur par blog). Il peut, par exemple, être utilisé pour la diffusion d’actualités sur un sujet donné ou sur un projet en cours.Un billet de blog est formé d’un titre, d’un champ texte riche et d’un résumé.




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5.13 Sondages (bloc « Dernier sondage »)

Le service Sondages permet d’afficher un sondage (par défaut le dernier sondage publié dans l’espace collaboratif). Cela consiste à afficher la question à un utilisateur n’ayant pas encore répondu, et l’état actuel des réponses à un utilisateur qui a déjà répondu.

Un contributeur peut lui-même créer un nouveau sondage et le soumettre aux membres de l’espace.




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A la fin de la période d’utilisation du sondage, ce dernier peut être soit supprimé (il n’est alors plus accessible), soit expiré (il n’est ainsi plus accessible en front-office mais reste disponible en back- office).

Pour supprimer un sondage, il suffit de sélectionner l’entrée « Supprimer » disponible dans le menu associé au bouton « Editer » du sondage.




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Expirer un sondage revient à modifier son état de manière à le passer de « Publié » à « Expiré ».

NB : Il n’est pas possible d’accéder au détail des réponses individuelles pour les sondages. Par contre, cette fonctionnalité est disponible pour les formulaires dynamiques.

5.14 Bloc "Derniers contenus" (Tableau de bord)

Ce service liste les derniers contenus de tous types (documents, articles, sondages, …) publiés dans l'espace.




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Les membres habilités peuvent aussi ajouter des contenus à partir de ce service via le bouton .

Les contenus ainsi ajoutés seront automatiquement associés à l’espace collaboratif et, de ce fait, ne seront visibles que des membres habilités à voir le contenu de l’espace.

Le choix d’un type entraine l’affichage d’une fenêtre de création du contenu choisi.

5.15 Articles (bloc « Derniers articles »)

Ce service liste les derniers articles de l'espace (voir le paragraphe : « Publier des articles (avec textes, photos, vidéos, etc.) ».

5.16 Glossaires (bloc)

Ce service liste les glossaires de l'espace.




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5.17 Derniers termes de glossaire (bloc)

Ce service liste les derniers termes de glossaire publiés dans un glossaire de l'espace.

Les membres habilités peuvent ajouter de nouveaux termes de glossaire à partir de ce service via le

bouton .

5.18 Activité de l'Espace (bloc)

Ce service remonte les dernières activités des membres de l'espace.




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5.19 Conversations (Boîte à idées, FAQ collaborative et Forum de discussion)

Ce service liste les conversations de l'espace.

JCMS propose trois types d’espaces de conversation : Boîte à idées, FAQ collaborative et Forum de discussion :

Les boîtes à idées ont pour but de faire émerger de nouvelles idées et de les affiner en les confrontant aux avis des autres membres de l’espace.

Les FAQs collaboratives ont pour but d’échanger autour d’une question et, ainsi, de trouver la meilleure réponse à y apporter.

Les forums de discussion permettent simplement d’échanger autour d’un sujet.

La liste déroulante « Tous les espaces de conversation » permet de filtrer les types d’espaces de conversation. Ce mode d’affichage permet l’ajout d’une nouvelle entrée.




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Pour participer à une conversation, il faut cliquer sur son titre afin de l’afficher dans la partie principale de l’écran.

5.20 Statut des membres (bloc)

Ce service fournit la liste des membres connectés en temps réel sur l’espace collaboratif.




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5.21 Annuaire des experts (bloc ou onglet)

Si le module ESN est aussi installé, la présentation des services « Annuaire » est un peu différente de manière à donner un accès à l’annuaire des experts. De plus, il devient possible d’effectuer une recherche par domaine de compétences, domaine d’intérêts, formation…

5.22 Recommandation (= partager un contenu par e-mail)

La recommandation d’un contenu permet à un membre de signaler une publication à un autre membre.

Cette fonctionnalité est accessible via la barre de boutons sur la page d’affichage détaillé d’un

contenu.

Un message peut être associé à la recommandation.

Pour rappel, chaque utilisateur peut demander à suivre :




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un contenu spécifique en cliquant sur l’icône de la barre de boutons sur la page d’affichage détaillé du contenu,

une catégorie ou un type de publication en paramétrant les notifications dans son profil.

5.23 Dernières pages Web (bloc)

Ce service remonte les dernières pages web de l'espace.




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5.24 Mes tâches (bloc)

Ce service remonte les tâches de l’utilisateur courant dans l'espace.

5.25 Médiathèque (onglet)

Ce service présente une vue de l’Explorateur de documents permettant de gérer une médiathèque de contenus de formats divers de type audio, photo ou vidéo.

5.26 Projets Gantt (bloc)

Ce service liste les projets Gantt, et permet également d’en créer de nouveaux




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La création se fait en cliquant sur le lien surligné ci-dessous.

Une fenêtre de création permet de définir les caractéristiques principales.

La deuxième étape permet de personnaliser l’affichage …




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Choix de la vue par défaut

Choix de la légende

Affichage de la grille

Une fois le projet créé il apparait dans le bloc « Projets Gantt »




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En cliquant, sur le projet on arrive sur la vue permettant de gérer celui-ci, et notamment d’ajouter une tâche

La première étape permet de définir les informations générales

La deuxième étape permet de définir les dates de la tâche




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Enfin la dernière étape permet de définir les ressources devant travailler sur la tâche

5.27 Mes tâches Gantt (bloc)

Ce service permet de visualiser les tâches affectées à l’utilisateur connecté

5.28 Veille collaborative ou « curation » (onglet)

Ce service est un module de veille collaborative, il permet d’afficher sous forme de magazine, des pages web référencées par les utilisateurs de l’espace.

Chacun pourra apporter un commentaire et voter pour la page.




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Le bouton en haut à gauche :

Permet de publier un lien en renseignant l’URL de la page

Ainsi que les informations associées.

Pour simplifier la phase de curation des pages web, une bookmarklet est disponible afin de référencer les pages directement depuis votre navigateur.

Cliquer sur le lien ci-dessous :




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Il faut ensuite faire glisser le lien « Publier dans <VOTRE_ESPACE> » dans les favoris de votre navigateur.

Quand vous êtes sur une page que vous désirez partager, il vous suffit de cliquer sur le favori précédemment créé :

Et de renseigner les informations, puis cliquer sur « Enregistrer ».




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5.29 Explorateur de documents (onglet)

L’explorateur de documents permet d’afficher tous les contenus de l’espace collaboratif : à la racine d'un espace collaboratif, dans l'explorateur de documents, on voit tous les documents de l'espace (y compris ceux qui sont dans des catégories), puis quand on descend dans une catégorie, on voit tous les documents de la catégorie, y compris ceux de ses sous-catégories (alors que sous Windows, par exemple, on ne voit que les documents du dossier dans lequel on se trouve (et uniquement les noms des sous-dossiers mais pas leur contenu) donc on ne voit pas les documents des sous-dossiers d’un dossier.

Nous donnons, ci-dessous, un exemple pour illustrer cette différence entre les espaces collaboratifs et les dossiers de Windows.

Par défaut, quand on arrive sur la page Explorateur d’un espace collaboratif pour la première fois, tous les contenus sont affichés :

Il est ensuite possible de sélectionner une catégorie (dossier) dans la partie gauche de l’écran (dossier « Brouillon » dans l’exemple ci-dessous) pour n’afficher que les documents appartenant à cette catégorie et aux filles de celle-ci.

On peut ensuite encore affiner la sélection en séletionnant la catégorie fille (« Cmd8 ») :




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Pour ne plus sélectionner une catégorie, il suffit de cliquer à nouveau dessus (le surlignage jaune disparaît alors).

Ce fonctionnement est différent de l’explorateur Windows. Voici pour illustrer ce que donnerait l’enchainement décrit ci-dessus dans l’explorateur Windows :

Dans Windows on ne voit pas le contenu des dossiers fils, on voit par contre le dosssier fils.




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6 Gérer les propriétés avancées des publications : catégories, droits, workflow

6.1 Créer de nouvelles catégories (= « dossiers »)

Les catégories sont gérées soit dans le back-office (fonctionnement décrit dans le chapitre back-office) :

Soit dans l’onglet Explorateur :




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Soit directement lors de la publication d’un contenu (pour sélectionner le dossier dans lequel sera rangé le contenu mais il est également possible à ce niveau d’ajouter de nouvelles catégories) :

Pour ajouter une catégorie fille à une catégorie existante il faut faire un clic droit sur la catégorie existante puis cliquer sur le menu « Ajouter des sous-catégories »




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Renseigner le nom de la catégorie puis cliquer sur OK (il est possible d’ajouter plusieurs sous-catégories en séparant leur nom par des virgules comme indiquées dans l’écran ci-dessous)

Pour ajouter une catégorie sœur à une catégorie existante il faut faire un clic droit sur la catégorie existante puis cliquer sur le menu « Ajouter des catégories à ce niveau … »

Renseigner le nom de la catégorie puis cliquer sur OK (il est possible d’ajouter plusieurs catégories soeurs en séparant leur nom par des virgules comme indiquées dans l’écran ci-dessous)




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6.2 Classer les publications dans des catégories

Une publication est créée, par défaut, dans l’espace de travail collaboratif courant. Elle est donc liée à cet espace de travail.

Les catégories servent à organiser les publications à l’intérieur d’un même espace de travail collaboratif. Une publication peut être contenue dans une ou plusieurs catégories simultanément. Cette appartenance multiple n’entraîne pas de duplication de la publication, qui reste unique. Une modification de la publication est donc visible dans l’ensemble des catégories auxquelles elle appartient.

Lors de la création d’une publication, les catégories sont pré-renseignées en fonction du contexte courant. Les catégories renseignées peuvent être sélectionnées par un contributeur en fonction des droits qui lui sont accordés sur celle-ci.

6.3 Gérer les droits sur les publications

Au niveau des espaces collaboratifs la gestion des droits de contribution/consultation ce fait au niveau de l’espace lui-même. Un membre d’un espace pourra au minimum voir les publications s’il est PARTICIPANT, et les modifier s’il est REDACTEUR.Il est ensuite possible de ne pas afficher le contenu de certaines catégories mais cela nécessite l’intervention d’un administrateur technique du site.

Un membre pourra également voir les publications des espaces collaboratifs publics même s’il n’en est pas membre ; il ne pourra par contre pas les modifier.




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6.4 Workflow de gestion des états « brouillon », « planifié », « publié » et « expiré » d’une publication

Le workflow est le processus que suit une publication pour déterminer à quel moment celle-ci doit être publiée. Ce processus est une suite d’états, dont les transitions sont possibles seulement par les personnes autorisées en fonction de leurs droits.

Une publication n’est visible par les utilisateurs du système front-office que dans l’état publié. En état brouillon ou en état expiré, une publication ne peut être accédée que par le back-office.

Une publication passe automatiquement de l’état planifié à l’état publié à sa date de publication. Cette transition peut également être effectuée manuellement par un utilisateur autorisé.

Une publication passe automatiquement de l’état publié à l’état expiré à sa date d’expiration. Cette transition peut également être effectuée manuellement par un utilisateur autorisé.

La transition s’effectue soit depuis la page d’édition de la publication dans l’onglet workflow, soit directement dans la page de visualisation de la publication dans l’encart Prévisualisation.

Ce bloc permet soit d’afficher la publication, ou de modifier directement sont état en suivant le menu Valider…




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La notion d’archivage et de date d’archivage n’est pas pertinente dans le cadre des espaces collaboratifs, une publication archivée ne pouvant être ensuite ressortie de cet état d’archive.

7 Utiliser le mode back-office

7.1 Présentation générale

Le mode back-office permet au contributeur de gérer tous les éléments modifiables de l’espace de travail. Cela inclut les publications dans un état de workflow ne permettant pas l'affichage dans le front-office, tel que l’état brouillon ou expiré.

Le passage en mode back-office se fait en cliquant sur l’icône « crayon » .

Le retour au front office s’effectue grâce à l’icône « maison » .

Pour chacun des onglets listés ci-après, la présentation des publications est effectuée sous forme tabulaire, permettant

- de trier les éléments selon les critères affichés ,- de filtrer les données remontées :

o selon les catégories qui les contiennent,

o selon leur type,o selon leur état de workflow,o selon un mot recherché dans leur titre ,

- d’afficher le tableau en vue détaillée ou simplifiée ,- d’exporter au format Excel des données affichées

(fonction non ouverte à l’extérieur de l’Agence de l’eau pour une question de filtrage de




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sécurité ; cette fonctionnalité peut néanmoins être lancée, sur demande d’un utilisateur externe, par un administrateur interne d’espace collaboratif),

- d’agir sur la publication ,- d’ajouter une publication au panier pour appliquer des modifications en masse sur

plusieurs documents à la fois,- de retirer une publication du panier ,- d’accéder au panier ( dans la barre noire du haut).

7.2 Contenus

L’onglet Contenus permet de gérer les publications comme les articles, les documents, blogs, FAQ, brève… quel que soit l’état de workflow dans lequel ils se trouvent. La liste complète des types est listée dans la liste déroulante Types.

7.3 Contenus utilisateurs

Les contenus utilisateurs représentent les commentaires que les utilisateurs peuvent laisser sur les publications, les billets de blogs, les planifications d’événements. La liste complète des types est listée dans la liste déroulante Types.




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7.4 Workflow

L’onglet workflow permet de suivre les différentes publications suivant un processus de workflow sous la forme d’un tableau de bord.

Il permet également de retrouver les tâches à effectuer par l’utilisateur connecté.

Enfin cet onglet donne accès aux calendriers des publications et des expirations qui permet de suivre les publications qui vont faire l’objet de transitions automatiques.

7.5 Catégories

Les catégories permettent d’organiser les publications dans l’espace de travail. L’onglet « Catégories » permet au contributeur autorisé de gérer ses catégories.

Les opérations possibles sont les suivantes : Ajout de nouvelle sous-catégorie, Modification de catégorie existante, Suppression de catégorie, Ordonnancement des catégories.

Elles sont décrites dans la suite.




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7.5.1 Ajout de nouvelle sous-catégorie

Il y a 2 manières d’ajouter une nouvelle sous-catégorie :

La première consiste à utiliser le bouton « Ajouter une nouvelle catégorie » après s’être positionné au niveau où la catégorie doit être créée (à la racine dans l’exemple)

Il faut ensuite renseigner le Nom de la catégorie et cliquer sur Ajouter.

La catégorie apparait :




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La deuxième manière consiste à faire un clic droit sur une catégorie sœur ou parente de celle qu’on désire ajouter :

Cliquez sur « Ajouter des sous-catégories » pour ajouter des catégories filles.

Il faut ensuite renseigner les noms des sous-catégories séparés par une virgule et cliquer sur OK.

Les nouvelles catégories apparaissent.




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Pour ajouter des catégories au même niveau (catégorie sœur) cliquez sur « Ajouter des catégories à ce niveau… »

Il faut ensuite renseigner les noms des catégories séparés par une virgule et cliquer sur OK

Les catégories apparaissent :

7.5.2 Modification de catégorie existante

Pour modifier une catégorie, il faut l’éditer soit en faisant un clic droit dessus :




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Soit en cliquant sur le bouton d’édition dans le tableau à côté de la catégorie qu’on désire modifier :

7.5.3 Suppression de catégorie

Pour qu’une catégorie puisse être supprimée il ne faut pas qu’elle contienne de publication (voir ci-après pour supprimer une catégorie avec ses documents).

Pour supprimer une catégorie, soit on clique droit sur une catégorie et on clique sur « Supprimer… » :

Soit on clique sur la corbeille dans le tableau sur la ligne de la catégorie à supprimer :




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7.5.4 Suppression d'une catégorie avec tous ses documents

Si on ne peut pas supprimer une catégorie qui comporte encore des documents, il existe néanmoins une solution pour supprimer, en une seule opération, tous les documents d'une catégorie.

En passant par le "back-office" (icône "Espace de travail"), on peut sélectionner en une fois tous les documents d'un dossier et les supprimer :

Sélectionnez l'onglet "Tous les contenus" (attention à bien y penser sinon vous ne supprimerez que vos propres contenus), puis votre dossier à vider, puis cliquez sur le panier en haut à gauche "Ajouter ces résultats au panier" :




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Cliquez ensuite sur l'icône "Gérer le panier" :

Vérifiez que le nombre de publications correspond bien au nombre à supprimer, puis contrôlez en bas de page la liste des publications qui vont être supprimées, ensuite cliquez sur le bouton "Supprimer…" pour tout supprimer :




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Confirmez votre demande, puis cliquez sur l'icône "Maison" en haut à gauche pour retourner sur le "front-office" :

Là, vous pourrez alors supprimer votre dossier.




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7.5.5 Ordre des catégories

L’ordonnancement d’une catégorie est configurable en éditant celle-ci.

Il existe 2 manière de classer les catégorie fille, soit l’ordre est alphabétique, soit il est « Explicite ».

Dans ce dernier cas, les catégories sont classées par ordre d’ajout et peuvent êtres déplacées à l’aide des flèches dans le tableau des catégories.




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8 Fonctionnement de l’espace Métrologie

8.1 Prestataire :

8.1.1 Aller sur l’espace métrologie

Url du site : https://collaboratif.eaurmc.fr/eco/

Url de l’espace : https://collaboratif.eaurmc.fr/eco/jcms/eco_771258

Si vous n’arrivez pas directement sur l’espace métrologie avec l’url du site, cliquez sur la Flèche à côté de la maison en haut à droite, puis sur Métrologie.

8.1.2 Déposer un rapport sur l’espace métrologie

Aller sur l’espace métrologie.Cliquer sur l’onglet « Explorateur »Sélectionner dans l’arborescence le dossier où déposer le rapport (il n’est possible de déposer un rapport que dans la zone de dépôt et de téléchargement et le dossier de votre entreprise).Si le dossier est sélectionné, il apparait en surbrillance jaune.Cliquer sur puis sur Rapport métrologie.




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Une nouvelle fenêtre s’ouvre




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Remplir le rapport.Pour charger un fichier, cliquer sur « Parcourir ».Cliquer sur Enregistrer.

8.1.3 Déposer un fichier sur l’espace métrologie

Aller sur l’espace métrologie.Cliquer sur l’onglet « Explorateur »Sélectionner dans l’arborescence le dossier où déposer le fichier (il n’est possible de déposer un fichier que dans l’espace commun de téléchargement et votre dossier de prestataire).Si le dossier est sélectionné, il apparait en surbrillance jaune.Cliquer sur puis sur Document.Une popup s’affiche.




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Cliquer sur « Ajouter des fichiers ». Il est possible de faire une sélection de plusieurs fichiers.Cliquer sur ouvrir.Cliquer sur Déposer.

8.1.4 Rechercher un rapport ou un document dans l’explorateur

Lorsqu’un dossier est sélectionné (en surbrillance jaune) tout le contenu de ce dossier, ainsi que tout le contenu des dossiers qu’il contient sera affiché. Ici on verra tous les rapports, les documents et les discussions contenus dans APAVE Sud, dans Commandes 2013 et Commandes 2014.Pour rechercher un rapport ou un document spécifique écrire son nom ou une partie du nom dans la zone de

recherche et appuyer sur « Entrée » ou cliquer sur la loupe.Pour arrêter la recherche cliquer sur la croix à côté de la loupe (la recherche ne s’arrête pas même si vous changez de page).




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Une option supplémentaire de recherche existe : cliquer sur « Options de recherche » dans le menu à gauche.

A côté de chaque titre de colonne il existe un lien, image représentant 2 triangles l’un au-dessus de l’autre très peu visible, qui permet d’effectuer un tri dans l’ordre croissant ou décroissant.

8.1.4.1 Visualiser un rapport ou un document

Se trouver dans l’explorateur.2 méthodes :

- Passer la souris sur le titre, un cadre d’information apparait. Cliquer sur le titre dans le cadre.

- Cliquer sur le titre. En bas de page les informations du rapport sont apparues. Cliquer sur le titre dans les informations.




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8.1.5 Ajouter un commentaire sur un rapport ou un document

Visualiser un rapport ou un document.Cliquer sur Ajouter un commentaire.Mettre son commentaire, remplir la validation visuelle et cliquer sur Poster le commentaire.

8.1.6 Editer un rapport ou un document

En étant dans l’explorateur cliquer sur de la ligne du rapport ou document à éditer.En étant en train de visualiser le document, cliquer sur en haut à droite.

Si il y a à la place, ce rapport ou document n’est pas éditable car il est dans l’état « à valider » ou « publié » (qui signifie qu’il est validé). Seul un rapport ou un document dans l’état « déposé » est modifiable. Demander à l’administrateur de l’espace de changer l’état du rapport ou du document pour pouvoir le modifier.

8.1.7 Modifier le fichier du rapport

Editer le rapport.Cliquer sur la flèche du document

Cliquer sur « Déposer une nouvelle version … ».Cliquer sur « Parcourir ».L’ancien document peut être conservé à condition que le nouveau document porte le même nom et que le champ « Supprimer l’ancien fichier » soit à « Non ».Cliquer sur Déposer la nouvelle version ».

8.1.8 Télécharger un fichier

8.1.8.1 Depuis un rapport

Visualiser le rapport et mettre la souris sur le titre du document et attendre l’apparition du cadre d’information. Cliquer sur Télécharger.




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8.1.8.2 Depuis un document

Depuis l’explorateur cliquer sur le triangle du document à téléchargement puis cliquer sur télécharger.

Depuis la visualisation du document : cliquer sur

8.1.9 Signaler qu’un rapport peut être validé

Dans l’explorateur ou dans la visualisation du rapport, cliquer sur le triangle de Cliquer sur Valider… > A valider …

Un commentaire peut être laissé, il sera visible dans le mail informant les validateurs qu’un rapport doit être validé.Cliquer sur Valider.




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Attention : après cette action le rapport et le document qui lui est rattaché ne peut plus être modifié sans l’action d’un utilisateur habilité à modifier les rapports « A valider » ou « publié », qui sont les membres du groupe des validateurs et l’administrateur de l’espace.

8.2 Validateur

Un validateur possède les mêmes droits que l’ensemble des prestataires.Ils ont aussi la possibilité de passer un rapport de l’état « A valider » à « publier » (équivalant de valider).Ils ne peuvent pas modifier un rapport ou un document qui se trouve dans l’état « publié ».

8.2.1 Valider un rapport.

Après avoir vérifié son contenu, cliquer sur le triangle de Cliquer sur Valider… > Publié …Un commentaire peut être laissé mais ne sera visible que dans l’onglet workflow > Historique du workflow lors de l’édition du rapport.Cliquer sur Valider.

Cette action déplacera le rapport et son document dans le dossier « Rapport valides ».Seul un administrateur pourra modifier l’un de ces rapports.

8.2.2 Refuser un rapport.

Il est possible au validateur de ne pas valider un rapport afin que la personne ayant déposé ce rapport puisse faire des modifications.Pour cela il faut changer l’état du rapport et le passer à « Déposé » comme décrit ci-dessous

Après avoir vérifié son contenu, cliquer sur le triangle de Cliquer sur Valider… > Déposé …

Un commentaire peut être laissé mais ne sera visible que dans l’onglet workflow > Historique du workflow lors de l’édition du rapport.Cliquer sur Valider.




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8.2.3 Envoyer un mail pour un rapport validé

Lorsqu’un rapport est validé (état publié), visualiser un rapport.Un formulaire d’envoi de mail, pré-rempli, est désormais disponible (uniquement pour les membres du groupe validateur).

Vérifier les champs, modifier-les si nécessaire.Cliquer sur envoyer, confirmer l’envoi.

Le champ destinataire est par défaut le mail du créateur du rapport.

Le champ Expéditeur est par défaut le mail de l’utilisateur.




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Configuration du sujet et du message du mail : Cette configuration est effectuée par l’administrateur central des espaces collaboratifs (Hervé Chuzeville)Le sujet et le message pré-rempli peuvent être paramétrés par, respectivement, les propriétés du plugin « Le sujet du mail pré rempli d'un rapport métrologie validé » et « Le contenu du message du mail pré rempli d'un rapport métrologie validé » du plugin « Module des espaces collaboratifs ».

Il faudra donc fournir à l’administrateur du site le message et le sujet désiré.Dans le message fourni à l’administrateur du site (uniquement dans la propriété du plugin) les « retours à la ligne » doivent être remplacé pour « ». Le message fourni n’est donc que sur une seule ligne.




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9 Aide sur les espaces collaboratifs : à qui s’adresser ?

Pour toute recherche d’aide, il est conseillé, en premier lieu, de consulter la documentation sur les espaces collaboratifs (« ECO ») disponible dans la rubrique « Calypso > Boite à Outils > Manuels et aides > Les applications Agence » de l’Intranet, en complément des formations proposées à l’utilisation des espaces collaboratifs.

En second lieu, il est demandé aux utilisateurs des espaces collaboratifs de suivre le circuit de réponses aux questions fonctionnelles et aux problèmes techniques suivant.

9.1 Réponses aux questions fonctionnelles des utilisateurs

1. En premier niveau : s’adresser à un des administrateurs (= « animateurs ») de l’espace collaboratif concerné.

2. En second niveau, si tous les administrateurs de l’espace collaboratif ne savent pas répondre : consulter éventuellement le correspondant informatique sur la question.

3. En troisième niveau, si les administrateurs de l’espace collaboratif et le correspondant informatique ne savent pas répondre : s’adresser au chef de projet utilisateur (CPU) à la Delcom (Hakim M’Barek ou à son intérim, pendant ses absences).

4. En quatrième et dernier niveau, si aucun des interlocuteurs précédents ne sait répondre : s’adresser au chef de projet informatique (CPI) à la DSI (Hervé Chuzeville ou à son intérim pendant ses absences).

9.2 Réponses aux questions techniques des utilisateurs

1. Pour les utilisateurs externes : s’adresser à un des administrateurs (= « animateurs ») de l’espace collaboratif concerné qui fera remonter l’incident au 2626 (après consultation possible du CPU si doute sur la nature de la question – technique ou fonctionnelle).

2. Pour les agents internes : signaler l’incident au 2626 (après consultation possible des administrateurs de l’espace collaboratif pour détermination de la nature de la demande – technique ou fonctionnelle).

3. Comme pour les autres applications, le 2626 remonte l’incident au CPI, s’il ne sait pas répondre en premier niveau.

4. Si erreur de détermination de la nature de l’incident (fonctionnel et non technique), renvoi du CPI sur les administrateurs de l’espace collaboratif pour suivre le circuit « questions fonctionnelles ».

http://calypso/calypso/jcms/p_5789/fr/les-applications-agence

http://calypso/calypso/jcms/p_5789/fr/les-applications-agence

http://calypso/calypso/jcms/pr_10339/fr/manuels-et-aides

http://calypso/calypso/jcms/p_5745/fr/boite-a-outils

http://calypso/calypso/jcms/d_5077/fr/calypso

Documents

Espaces collaboratifs - Présentation des espaces collaboratifs€¦ · Web viewVERSION DATE OBJET DE LA VERSION AUTEUR 0.1 21/01/2015 Création Jean-Pierre PANTEL 1.0.0 23/01/2015