FACTURES FOURNISSEURSGUIDE D’ACHAT

15 clés essentielles pour choisir votre prestataire de solution de dématérialisation

des factures fournisseurs

Guide d’achat : Factures fournisseurs

POURQUOI CE GUIDE D’ACHAT ?Vous souhaitez automatiser le traitement de vos factures fournisseurs ? Il y a beaucoup d’acteurs sur le marché avec beaucoup de solutions différentes... Alors, quelles questions devez-vous poser

aux fournisseurs potentiels pour trouver la solution adaptée à vos besoins ?

Esker vous présente dans ce guide les 15 questions essentielles à poser à un fournisseur potentiel - ainsi que les réponses que vous pouvez espérer - afin de faciliter votre prise de décision et de faire de votre projet une réussite.

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POURQUOI DÉMATÉRIALISER LE TRAITEMENT DE VOS FACTURES FOURNISSEURS ?

Les entreprises dont les processus sont manuels ont une marge d’action limitée pour réduire leurs coûts de traitement, augmenter la productivité, éviter le paiement de factures en double et bénéficier de remises pour paiements anticipés.

Vos prévisions budgétaires, vos relations fournisseurs, la productivité de vos employés et même vos efforts de conformité peuvent être pénalisés par votre manque d’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Les

symptômes d’un processus de traitement des factures fournisseurs peu performant sont :

Une étude* réalisée par le Groupe Aberdeen a démontré que le coût du traitement manuel d’une facture peut aller jusqu’à 16,67€ depuis la réception de la facture, en passant par le workflow de validation, jusqu’à sa comptabilisation. Cependant, pour les entreprises les plus performantes, qui ont investi dans des solutions de dématérialisation, le coût moyen par facture est seulement de 3,34€**.

Les retours d’expérience des clients Esker démontrent que la dématérialisation des factures fournisseurs peut aider les entreprises à :

§ Accélérer le temps de traitement des factures fournisseurs jusqu’à 65%§ Réduire les coûts de traitement jusqu’à 60%§ Améliorer la fiabilité des données saisies jusqu’à 99%

§ Réduire de 40 à 60% les coûts du processus Purchase-to-Pay § Obtenir un retour sur investissement entre 3 et 6 mois§ Bénéficier d’une visibilité à 100% sur chaque facture

x2Contrôle et

visibilité limités sur l’ensemble du processus

Insatisfaction des fournisseurs et de

l’équipe comptabilité fournisseurs

Pertes de remises fournisseurs et

pénalités de retard

Cycles longs de réconciliation et de paiement

Clôtures imprécises

et complexes

Règlements des factures

en double

* AP Invoice Management in a Networked Economy, May 2012. Aberdeen Group** Taux utilisé : 1$ = 1€.

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15 QUESTIONS POUR DIFFÉRENCIER LES PRESTATAIRES DE SOLUTIONS

DE DÉMATÉRIALISATION

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01 “Nous aimerions supprimer au maximum les interventions manuelles chronophages dans notre processus de traitement des factures fournisseurs. Votre solution permet-elle une automatisation complète ?”

Le traitement des factures est plus efficace lorsque les interventions humaines et les tâches manuelles sont minimisées. Le fournisseur doit vous proposer une solution qui vérifie automatiquement les données de la facture (via des critères prédéfinis), la conformité avec les exigences et règles d’audit de votre entreprise et qui permette un traitement entièrement électronique, sans intervention humaine.

Pourquoi Esker ?Esker propose une solution pour dématérialiser chaque étape de votre processus de traitement des factures fournisseurs – depuis la réception de l’original de la facture à la création de l’écriture comptable. La saisie manuelle des données est ainsi supprimée et les coûts de main d’œuvre sont réduits de manière importante. Esker traite et suit toutes les factures avec beaucoup de précision, de visibilité et d’efficacité. Les factures sont archivées automatiquement au format électronique, supprimant ainsi le besoin d’un archivage manuel et vous permettant d’avoir une archive toujours disponible.

Esker Anywhere, l’application mobile d’Esker, permet aux managers qui sont en déplacement de vérifier et approuver les demandes d’achat et factures fournisseurs à tout moment.

UN TRAITEMENT ÉLECTRONIQUE DE A À Z

RÉCEPTION & NUMÉRISATION

EXTRACTION VÉRIFICATION & TRAITEMENT

ARCHIVAGE RAPPORTS & PISTE D’AUDIT

PORTAIL FOURNISSEURS

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02 “Il est important que nous puissions suivre de près notre activité. Votre solution permet-elle de contrôler et d’avoir de la visibilité sur la performance de l’ensemble de notre processus de traitement des factures fournisseurs ?”

Des tableaux de bords et indicateurs clés de performance doivent être conçus et livrés avec la solution pour vous offrir de la visibilité en temps réel et des outils d’analyse. Ces moyens de contrôle et de gestion permettent à tous les utilisateurs d’accéder aux informations nécessaires à leurs tâches quotidiennes, de mesurer leurs performances, d’analyser les points à améliorer et d’allouer les ressources et mains d’œuvre nécessaires.

Pourquoi Esker ?Les tableaux de bord Esker vous permettent de faciliter vos tâches quotidiennes, de mesurer les performances, de détecter les incidents et identifier les opportunités dès leur apparition. Chaque action devient ainsi plus pertinente et plus stratégique. Les tableaux de bord sont personnalisables, vous pouvez ainsi choisir ce que vous souhaitez afficher pour chaque utilisateur ou profil.

Les utilisateurs des tableaux de bord Esker peuvent facilement voir le nombre de factures validées et en attente, mesurer la performance long-terme, découvrir les capacités de leur équipe, analyser les tendances, etc.

TABLEAUX DE BORD & INDICATEURS

1Lots de factures

à découper

25Factures assignées

au comptable

7Factures mises

en attente

8Factures à payer

2Factures en retard

4Factures en erreur

20Factures assignées aux approbateurs

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03 “Comment améliorer la manière dont nous communiquons, interagissons et collaborons avec nos fournisseurs et comment minimiser la charge de travail de nos équipes de comptabilité fournisseurs ?”

Votre prestataire doit vous proposer une solution incluant un portail fournisseurs qui permette aux fournisseurs d’accéder en temps réel aux informations concernant le statut de leurs factures. Ce portail permet ainsi le renforcement de vos relations fournisseurs et l’augmentation de la productivité de vos équipes de comptabilité fournisseurs. Les fournisseurs doivent pouvoir également soumettre leurs factures directement en ligne afin d’accélérer le processus de traitement des factures fournisseurs.

Pourquoi Esker ?Le portail fournisseurs d’Esker offre une ligne ouverte de communication et un ensemble de services qui vous permettent ainsi qu’à vos fournisseurs d’améliorer le partage d’informations, d’accroître la performance de la chaîne logistique et de faciliter la résolution des litiges. Vos fournisseurs peuvent discuter directement depuis le portail avec votre équipe comptabilité pour clarifier des situations ou poser des questions, faciliter la collaboration et améliorer la communication.

Les fournisseurs peuvent facilement et de manière sécurisée soumettre et suivre des factures en complète autonomie. Votre équipe comptabilité fournisseurs manipule ainsi moins de papier, améliore la rapidité de ses paiements et réduit son DPO (Days Payable Outstanding). Elle peut donc se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorer son efficacité et réduire ses coûts.

PORTAIL FOURNISSEURS

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04 “Pourquoi voudrais-je un circuit de validation en dehors de mon ERP ou de mon application métier existante ?”

Il peut paraître plus simple de mettre en place une solution dont le circuit de validation des factures fournisseurs est intégré dans l’ERP ou l’application métier existante, mais cela a en réalité de nombreux désavantages. Par exemple, le fait de maintenir un circuit de validation dans chaque instance peut générer de l’inefficacité, des coûts additionnels et des problèmes de cohérence avec le temps.

A l’inverse, choisir un fournisseur qui propose une solution externe offre la flexibilité de :

§ Assurer la continuité de l’activité malgré les mises à jour et les changements dans l’environnement informatique.

§ Être accessible à tout moment, depuis n’importe où, par des acheteurs externes et des responsables.

§ Donner un point d’accès unique aux données des factures pour les utilisateurs de l’ERP et les non-utilisateurs.

§ Réduire la complexité de la formation et favoriser l’adoption des utilisateurs.

§ Simplifier la mise en place pour des Centres de Services Partagés localement ou au niveau mondial.

Pourquoi Esker ?Esker propose une solution qui fonctionne comme un module indépendant en dehors de l’ERP ou de l’application métier. Vous pouvez ainsi déployer la solution dans différentes entités, même si elles ne fonctionnent pas avec le même système d’informations. De plus, la solution Esker vous permet de définir un nombre illimité de valideurs, qui peuvent se connecter à tout moment depuis n’importe où grâce à une connexion web.

CIRCUIT DE VALIDATION

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05 “Comment votre technologie de reconnaissance identifie précisément les contenus provenant de différents formats de factures ? Devons-nous définir un modèle pour chaque type de facture fournisseur ?”

Votre fournisseur doit vous fournir des outils intelligents d’analyse des données pour accélérer l’automatisation de votre processus et vous permettre de traiter vos factures fournisseurs de manière précise et sécurisée, sans avoir besoin de modèle prédéfini.

Afin d’automatiser de manière fiable le traitement des factures et de minimiser les interventions humaines, la technologie de reconnaissance de la solution choisie doit être capable d’extraire précisément et intelligemment des factures fournisseurs toutes les informations pertinentes, quel que soit le format de la facture (scan, e-mail, etc.). La solution doit aussi pouvoir reconnaître précisément l’information souhaitée quand vous modifiez la reconnaissance par défaut.

Pourquoi Esker ?Avec Esker, des formats de factures différents pour un même fournisseur ou des factures de plusieurs fournisseurs sont traitées facilement sans nécessité de modèle prédéfini.

Les technologies de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) et de "free-form" sont embarquées dans la solution Esker, permettant ainsi de gérer simplement le contenu de différents types de factures.

CAPTURE DE DONNÉES PRÉCISE ET INTELLIGENTE

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06 “Nous voulons archiver électroniquement nos factures afin de ne plus avoir des tonnes de papier à stocker. Pourrons-nous accéder facilement à nos documents ?”

Votre fournisseur doit pouvoir archiver automatiquement vos factures au format électronique, vous permettant ainsi de supprimer le temps passé à trier et archiver des documents papier.

De plus, les factures doivent être conservées en sécurité grâce à l’infrastructure du fournisseur et doivent être accessibles à toute personne autorisée à tout moment et depuis n’importe où aussi longtemps que nécessaire.

Pourquoi Esker ?Le puissant moteur de recherche multi-critères d’Esker vous permet de saisir un ou plusieurs critères de recherche dans une interface web et votre facture est rapidement identifiée.

Les factures sont toujours accessibles par toute personne personne autorisée depuis n’importe où quand nécessaire et chaque accès à des documents est sécurisé grâce à des polices de sécurité d’identification avancées. Une sauvegarde de votre archive est toujours disponible et une copie au format digitale peut être demandée.

ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

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07 “Votre solution va-t-elle s’intégrer avec notre ERP/application métier ?”

Mettre en place une solution de dématérialisation de vos factures fournisseurs ne devrait pas exiger de coûts supplémentaires liés à l’intégration avec votre système d’information. Si votre solution de dématérialisation des factures fournisseurs n’est compatible avec votre système ERP qu’au prix de développements additionnels, la rentabilité sera plus longue à obtenir, sans compter un Coût Total de Possession plus élevé.

Une solution de dématérialisation des factures fournisseurs optimale doit être compatible avec une large gamme de systèmes ERP et doit être configurée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise tout en s’intégrant dans son infrastructure actuelle.

Pourquoi Esker ?Avec Esker, les fonctionnalités de workflow sont indépendantes du système ERP, ce qui permet une intégration flexible si vous devez vous connecter via plusieurs applications utilisées par différentes filiales ou services au sein de votre entreprise.

Esker est compatible avec de nombreux ERPs (par exemple SAP, Microsoft Dynamics, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne, etc.), des applications bureautiques, des produits "maison" ou encore d’autres plateformes métier.

INTÉGRATION ERP

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08“Nos fonctions comptables sont centralisées au sein d’un Centre de Services Partagés. Pouvons-nous dématérialiser le traitement de nos factures fournisseurs dans ce contexte ?”

La mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs au sein d’un Centre de Services Partagés doit apporter de nombreux bénéfices, parmi lesquels : des fonctionnalités de workflow avancées, la traçabilité des factures, un protocole d’audit, un support mondial et multilingue, des fonctionnalités de reporting et de gestion des files d’attentes. En mettant en œuvre la bonne solution de dématérialisation des factures fournisseurs, vous pourrez à la fois réduire vos coûts, améliorer votre efficacité et les relations avec vos fournisseurs et surtout gérer simplement le traitement des factures fournisseurs avec plusieurs ERP en place.

Pourquoi Esker ?La solution de dématérialisation des factures fournisseurs d’Esker accompagne les entreprises ayant un Centre de Services Partagés. Avec une prise en charge multilingue et une technologie de reconnaissance sans modèle prédéfini, Esker supprime le casse-tête des factures fournisseurs provenant de plusieurs pays avec des langues et mises en forme différentes.

Les fonctionnalités de workflow de la solution Esker sont complètement indépendantes de l’ERP, ce qui est idéal pour les Centres de Services Partagés qui sont souvent confrontés à de multiples ERP utilisés au sein des différentes entités et doivent traiter les factures issues de plusieurs systèmes distincts.

Grâce à ses fonctionnalités de suivi en temps réel et de reporting, la solution Esker offre une visibilité constante sur les factures fournisseurs – ce qui est une attente importante de la part des responsables financiers qui ont besoin de pouvoir mesurer facilement la productivité et l’efficacité d’un Centre de Services Partagés.

LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS DANS LES CENTRES DE SERVICES PARTAGÉS

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09 “Proposez-vous une solution de dématérialisation de tout le cycle Purchase-to-Pay (P2P) pour améliorer la gestion des dépenses ?”

Le traitement des factures fournisseurs basé sur du papier empêche les services de comptabilité fournisseurs de gérer efficacement leur charge de travail, fait passer à côté de remises pour paiements anticipés et peut même endommager les relations avec les fournisseurs en cas de paiements tardifs des factures. La conversion à la fois des demandes d’achat et factures au format électronique permet de résoudre les problèmes de retards, de manque de transparence, les erreurs et le manque de contrôle liés au traitement manuel. L’utilisation d’une solution de dématérialisation pour tout le processus Purchase-to-Pay (P2P) permet d’améliorer la communication et la collaboration entre les parties impliquées et contribue fortement aux bonnes relations avec les fournisseurs, tout en gérant mieux le risque financier et la main d’œuvre.

Pourquoi Esker ?La solution Esker optimise non seulement les achats indirects et les commandes de biens/services, mais elle améliore également la visibilité et l’efficacité du processus de traitement des factures fournisseurs dans son ensemble en vous permettant de :

§ Accélérer la création des demandes d’achat grâce à des formulaires en ligne§ Bénéficier d’un circuit automatique de validation des demandes d’achat§ Donner la possibilité aux demandeurs d’avoir un accès instantané aux items approuvés§ Traiter les factures sans commande d’achat de la même manière que les factures avec commande § Bénéficier d’une transparence sur tout le processus de dépenses§ Gérer la conformité avec votre budget§ Améliorer la gestion de votre trésorerie

GARDEZ L’ŒIL SUR VOS DÉPENSES DU DÉBUT À LA FIN

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10 “Comment pouvons-nous être sûrs que les documents de notre entreprise sont gérés et stockés en toute sécurité ?”

Le fait d’héberger et de traiter les documents commerciaux et financiers d’autres sociétés soulève la question des contrôles internes et des problèmes de sécurité. SSAE 16 et ISAE 3402 sont des normes internationales qui analysent le niveau de contrôle des entreprises vis-à-vis des technologies de l’information et des processus associés.

La conformité avec ces normes indique que les processus, procédures et contrôles ont été évalués et testés de manière formelle.

Pourquoi Esker ?Esker est conforme aux normes SSAE 16 et ISAE 3402 Type 2 pour ses solutions de dématérialisation à la demande (suite à un audit indépendant réalisé par A-lign™ Security and Compliance Services). Les traitements Esker, les procédures et les contrôles ont été examinés et certifiés : la qualité et l’intégrité des processus de contrôles internes d’Esker auprès de ses clients ont été validés. Par ailleurs, les solutions Esker répondent aux exigences de contrôle interne mentionnées dans la loi Sarbanes-Oxley.

SÉCURITÉ ET INTÉGRITÉ DE L’INFORMATION

SOCaicpa.org/soc

Formerly SAS 70 Reports

AIC

PA S

ervic

e Organization Control Reports

S E R V I C E O R G A N I Z AT I O N S

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11 “Nous ne pouvons pas risquer de prendre du retard dans nos processus de gestion ou de perdre des informations cruciales. Vous engagez-vous à assurer une continuité opérationnelle ?”

Les entreprises doivent s’assurer de la continuité de leur activité. Les documents de gestion essentiels doivent être transmis dans les temps et une infrastructure de secours redondante toujours opérationnelle est impérative. Les fonctionnalités essentielles à votre activité doivent être disponibles à tout moment pour vos clients et fournisseurs.

Pourquoi Esker ?Chacune des plateformes de serveurs Esker utilise des technologies de cluster haute disponibilité, à même de parer à toute défaillance matérielle. Les plateformes en Europe et aux États-Unis, peuvent également jouer le rôle de solution de secours l’une pour l’autre de telle sorte que vos documents seront dans tous les cas traités en temps et en heure.

De plus, les centres de production Esker disposent d’une architecture solide garantissant la sécurité de vos documents : transfert de données à l’aide d’un protocole sécurisé (SSL) identique à ceux utilisés pour les transactions bancaires, baies de serveur sécurisées, contrôle de la température pour l’humidité et la pression, infrastructure électrique avec générateurs de secours, mesures de prévention d’incendie et surveillance 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 pour offrir un service international et une continuité opérationnelle.

UNE CONTINUITÉ DE L’ACTIVITÉ

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12 “Quelles sont les options afin de dématérialiser simplement et économiquement notre processus de dématérialisation des factures fournisseurs ?”

Comprendre les avantages d’un logiciel d’automatisation suivant un modèle SaaS par rapport à un système d’externalisation des processus de gestion (BPO) est la clé. Avec un modèle SaaS, vous conservez la propriété et la visibilité des données, vous bénéficiez d’une flexibilité pour modifier les conditions commerciales, vous profitez d’une assurance de sécurité et de confidentialité ainsi que d’un déploiement rapide et d’une véritable valeur pour votre investissement.

Certains problèmes se posent avec la mise en œuvre de l’externalisation, notamment : une incapacité à satisfaire les niveaux de service, des problèmes contractuels obscurs, une évolution des exigences, des changements inattendus ainsi qu’une dépendance vis-à-vis de l’externalisation des processus qui réduit la flexibilité. En outre, l’un des inconvénients majeurs de l’externalisation concerne les risques de sécurité du point de vue de la communication et de la confidentialité. Une solution en mode licence offre, quant à elle, les mêmes fonctionnalités que le SaaS mais nécessite un système de maintenance permanent et des investissements en matériel et logiciel.

Pourquoi Esker ?Esker offre à ses clients le choix d’implémenter la solution de dématérialisation des factures fournisseurs en mode SaaS ou en mode licence. Avec un faible investissement initial, la plateforme SaaS d’Esker offre la possibilité de mettre en place un traitement automatisé des factures fournisseurs rapidement et à moindre coût, sans avoir besoin de créer ou d’élargir un réseau interne.

Basée sur Internet, l’approche SaaS permet à votre entreprise d’étendre la comptabilité fournisseurs et le flux d’approbation au-delà de l’entreprise (notamment à des bureaux de filiales, des sites de fabrication et d’autres lieux), avec la garantie d’une sécurité éprouvée et sans devoir ouvrir le pare-feu de l’entreprise. Plus de 5 000 clients SaaS et 200 000 utilisateurs SaaS s’appuient sur les solutions Esker au niveau mondial pour dématérialiser leurs processus de gestion.

SaaS VS. EXTERNALISATION VS. MODE LICENCE

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13“Aujourd’hui, nous voulons nous procurer une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, mais demain, nous aurons peut-être besoin d’automatiser d’autres processus de l’entreprise. Pouvez-vous prendre en charge l’évolution de nos besoins ?”

Vous avez besoin d’un fournisseur capable de vous offrir une variété de solutions de dématérialisation éprouvées, d’un fournisseur qui vous livrera la technologie, les produits, les solutions, les services et le support adaptés à l’évolution de vos besoins. Votre fournisseur de solution de dématérialisation des factures fournisseurs doit être capable de gérer l’intégralité de votre cycle d’exploitation et doit permettre de dématérialiser d’autres processus (par exemple les commandes clients, les factures clients, les commandes d’achat, etc.).

Pourquoi Esker ?Esker vous permet de contrôler tous vos efforts d’amélioration du traitement de vos processus documentaires sur une plateforme mutualisée et collaborative qui permet de couvrir tout le cycle d’exploitation. Avec les solutions Esker, vous pouvez dématérialiser et capturer n’importe quel document entrant (commandes clients, factures fourniseurs) ou diffuser électroniquement n’importe quel document sortant (factures clients, commandes d’achat).

UNE SOLUTION COMPLÈTE QUI S’ÉTEND À D’AUTRES PROCESSUS DE L’ENTREPRISE

Votre entreprise

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14 “Notre solution de dématérialisation sera-t-elle mise en place dans les temps et sans dépasser le budget alloué?”

Afin de retirer le maximum de bénéfices en un minimum de temps, vous devez être fortement impliqués tôt dans le planning et tout au long du projet. Un fournisseur de solution qualifié, doté d’une expérience de plusieurs années en matière de mise en œuvre de solutions, comprendra l’importance du respect des délais et du budget.

Pourquoi Esker ?Esker utilise une méthodologie agile qui repose sur des cycles de développement itératifs, qui s’adaptent aux besoins des clients et améliorent la visibilité sur les processus en impliquant les clients, partenaires et toutes les parties prenantes tout au long du projet. Cela permet d’atteindre le meilleur résultat possible pour chaque phase de livraison de la solution dans un délai très réduit.

En opposition avec l’approche tunnel traditionnelle, la méthodologie agile permet de contextualiser les prises de décision, d’investir les ressources dans les fonctionnalités à plus forte valeur ajoutée et de tester et utiliser rapidement les fonctionnalités de la solution.

UNE ÉQUIPE D’EXPERTS ET UNE MÉTHODOLOGIE DE PROJET

MISE ENPRODUCTION

Développementn°1

Retour utilisateur+ Liste des fonctionnalités n°2

Liste des fonctionnalités n°1

Développementn°2

Retour utilisateur+ Liste des fonctionnalités n°3

Développementn°3

• Vision du produit• Définition du projet• Plan de lancement initial• Accords contractuels

ProjetAvant-Ventes

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15 “Pouvez-vous prendre en charge nos nombreux sites et nos besoins multilingues ? En tant qu’entreprise internationale, nous devons être sûrs que votre solution est flexible.”

Au vu du marché mondial actuel, vous avez besoin d’un fournisseur de solution présent à l’international et qui prendra en charge vos besoins de dématérialisation dans le monde entier. Il devra vous proposer une prise en charge multilingue (incluant le support complet des langues DBCS) et devra pouvoir vous présenter des références clients.

Pourquoi Esker ?La société Esker est aujourd’hui présente sur la scène internationale.

La solution Esker propose une interface utilisateur en de nombreuses langues, supporte plus de 20 cultures “out of the box” et fournit un support dans les langues locales dans de nombreux pays. La prise en charge multilingue permet la lecture et le traitement de plus de 120 langues dont le support complet des langues DBCS (ie. Chinois, Japonais, Coréen, Thaï, Vietnamien, etc.). La plateforme Esker on Demand permet une mise en place de la solution rapide dans différents pays sans avoir besoin de prévoir plusieurs instances ou une infrastructure plus large ou plus complexe.

PRÉSENCE INTERNATIONALE

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LA SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS D’ESKER

Esker dématérialise votre processus de traitement des factures fournisseurs – depuis la réception de l’original de la facture à la création de l’écriture comptable. Toutes les étapes du processus sont ainsi

simplifiées, optimisées et fiabilisées.

6 moyens d’améliorer le traitement des factures fournisseurs :1. Avoir une visibilité sur les dépenses du début à la fin2. Avoir un workflow indépendant de l’ERP3. Supprimer les interventions manuelles4. Traiter des factures internationales dans 120 langues5. Supporter des initiatives globales avec des déploiements locaux6. Capturer précisément les données, quels que soient les formats des factures

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FONCTIONNEMENT DE LA SOLUTION

RÉCEPTION & NUMÉRISATION

Qu’elles soient reçues localement ou centralisées, les factures fournisseurs

sont scannées et immédiatement envoyées à Esker pour traitement.

EXTRACTION

La solution Esker trouve et extrait de la facture fournisseur toutes

les données clés puis crée la pièce correspondante dans l’ERP.

VÉRIFICATION & TRAITEMENT

Esker vous fournit les outils nécessaires pour traiter des factures avec ou sans

commande d’achat et pour gérer le bon à payer, tout en se conformant aux

exigences légales. Dans certains cas, des processus entièrement automatisés (sans

intervention humaine) peuvent être mis en place dans la mesure où les contrôles automatiques sont passés avec succès.

ARCHIVAGE

Les données de la facture sont intégrées dans le système ERP et

une copie de l’original est attachée et est accessible par n’importe quel

utilisateur autorisé.

RAPPORTS & PISTE D’AUDIT

Les factures sont visibles et traçables à chaque étape du traitement.

Les tableaux de bord et métriques permettent à tous les utilisateurs

d’accéder aux informations nécessaires à leurs tâches quotidiennes.

PORTAIL FOURNISSEURS

Le portail est un espace collaboratif pour les acheteurs et fournisseurs. Il permet

d’accéder en temps réel aux informations de statuts des factures, d’améliorer la performance de la logistique et

d’augmenter la productivité des équipes de la comptabilité fournisseurs.

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RÉSULTATS OBTENUS PAR DES CLIENTS ESKER§ Réduction du temps de traitement par facture de 4 minutes

§ ROI atteint en 8 mois

§ Economies de 18 000 $ par an grâce à la réduction du temps passé sur des tâches manuelles

§ Taux de factures payées dans les délais de 95 %

§ Possibilité d’accéder aux factures de 8 500 fournisseurs internationaux depuis une même plateforme électronique

La solution Esker a répondu à nos attentes puisqu’elle est à la fois simple en termes d’ergonomie et riche en possibilités. Tableaux de bords personnalisés, tri intelligent des factures, priorisation des tâches, ... sont autant de fonctionnalités que nous n’avions pas anticipées mais qui ont changé le quotidien de nos équipes.

Thierry Pralong — Responsable comptabilité — Groupe STX France

Ce sont aujourd’hui les comptables qui retirent le plus de bénéfices de l’utilisation des solutions Esker avec des gains de productivité, de traçabilité et surtout une réduction d’un mois de notre processus de traitement des Factures Fournisseurs.

Patrice Olivier — DSI — Bergère de France

La facture est à tout moment disponible sur la plateforme et rapidement accessible par tous (DAF, DSI, Responsable d’établissement). Et ceci sans investissement matériel ni logiciel spécifique grâce au SaaS : nous faisons tout avec nos propres ordinateurs et scanners et avons accès à un service de grande qualité à moindre coût.

Bruno Mortreuil — Directeur des systèmes d’information — Groupe Ollandini

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A PROPOS D’ESKEREsker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation des documents en mode Cloud.

Parce que l’utilisation du papier pénalise encore trop les entreprises, Esker leur permet de dématérialiser le traitement de leurs documents de gestion : commandes d’achats, factures fournisseurs, commandes clients, factures clients, réclamations clients… Ses solutions logicielles sont adaptées à tous les environnements : géographiques, réglementaires, technologiques.

Les solutions d’Esker sont utilisées par plus de 11 000 clients dans le monde, des ETI aux grands groupes, parmi lesquels Arkadin, le Groupe Bel, bioMérieux, Bayer, Direct Energie, Léa Nature, Sanofi, Staci, Vaillant Group, ou encore Whirlpool.

EN SAVOIR PLUSPour plus d’informations, visitez notre site web www.esker.fr

Siège Social U.S. : Madison, Wisconsin

Siège Social Mondial: Lyon, France

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Esker SA 10, rue des émeraudes 69006 LyonTél. : +33 (0)4 72 83 46 46 — Fax : +33 (0)4 72 83 46 40info@esker.fr — www.esker.fr

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