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FEC et caisses enregistreuses :
les bonnes pratiquesCongrès de l'Ordre des experts comptables Rhône-Alpes
28 et 29 novembre 2017 Aix Les Bains
Ordre du Jour
Introduction, présentation.
1. Obligation fiscale 2018 … + rappel d’obligations déjà en vigueur
2. L’accompagnement des clients, le rôle de conseil de l’expert-comptable
de contrôle du commissaire aux comptes
3. Les solutions clients, de la collecte du Z de caisse au terminal point de
vente intelligent
4. Une opportunité dans votre relation client
Sources d’information
Sources
Loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finance pour 2016 – Art. 88 (V)
BOI du 3 août 2016 : BOI-TVA-DECLA-30-10-30-2016-08-03http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803
Communiqué de presse N° 22 du ministre de l’action et des comptes publics G. Darmanin du 15 juin 2017http://proxy-pubminefi.diffusion.finances.gouv.fr/pub/document/18/22503.pdf
Foire aux questions de la DGFIP 28 juillet 2017 https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/controle_fiscal/actualites_reponses/logiciels_de_caisse.pdf
Site du Conseil supérieur : http://www.conseil-sup-services.com/logiciels-caisse.php
« L’obligation de conseil en 10 questions » Collection L’Expert en poche, septembre 2017, Ordre des expert- comptables.
A venir : loi de finance 2018, amendement concrétisant le communiqué de G Darmaninet précisant le périmètre.
Sources d’information
Associations d’éditeurs
de logiciels
Organisme de
certification
Spécialistes du
contrôle fiscal
Association ou
syndicats
d’entreprises
Réunion plusieurs fois par mois
Sources d’information ?
Le groupe de contact avec la DGFIP
Marc LAMORT DE GAIL – EC cabinet INCIVO – Spécialiste du contrôle fiscal –
Animateur du GT sous l’égide de l’ACADEMIE SCF
Dominique PERIER – EC – Représente le CSOEC
Pierre AUBIN – EBP – représente SDDS (28 éditeurs dont ISAGRI-AGIRIS qui en
est administrateur)
Thierry HARDION – ISAGRI-AGIRIS – représente TECH’IN France (400 éditeurs
et SSII dont CEGID, SAGE, CIEL, SAP, BERGER-LEVRAULT …)
Obligations CaissesCe qui est sûr,…
Et en attente de précisions ou confirmation juridique
La Tenue de caisse en 4 questions
Pourquoi ?Lutter contre la fraude à la TVA,
Rendre obligatoire l’utilisation de
logiciel de caisse certifié/attesté et
sécurisé
Qui ?Tous les commerçants
Autres professionnels assujettis à la TVA utilisant
un système de caisse (logiciel ou machine)
Commercialisant des biens ou services à des
particuliers
Quand ?A partir du 1er janvier 2018
Amendes ?7500 euros si le système de caisse :
- n’est pas certifié par un organisme agréé
- Ou ne possède pas une attestation par
l’éditeur
Obligation de régulariser la situation sous 60
jours, et risque accru de contrôle fiscal
Les 4 conditions de l’obligation « Tenue de Caisse » à
respecter
InaltérabilitéEffacement de ticket impossible,
Aucune modification des données
sans traçabilité SécurisationPossibilité de restituer les données à
l’identique de leur enregistrement
originel
ArchivageArchives lisibles facilement par
l’administration fiscale avec une
traçabilité des opérations d’archivage.
ConservationConservation de toutes données dans le
logiciel et gestion des données
d’encaissement par période.
C’est-à-dire faire une clôture pour
« fixer les données » avec une clôture
obligatoire quotidienne, mensuelle, et
annuelle (sur base de l’exercice
comptable ou de l’année civile).
Conservation des données pendant un
délai de 6 ans
Les points de certitude de l’obligation « Tenue de Caisse »
Les points de certitude :
Loi corrective nécessaire cet automne pour préciser nouveau
périmètre suite au communiqué de G.Darmanin
Date validée : le 01/01/2018 pour les logiciels et systèmes de caisse
Entreprises concernées :
• Assujettis TVA
• Auto-entrepreneurs sont assujettis mais bénéficient d’exonérations : suite aux échanges du 28/07
avec le ministère, ils seront exclus du champ
Définition « caisse conforme pour l’entreprise » : caisse dont l’éditeur fournit
• Certificat de conformité NF525 ou LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais) qui sont
les 2 seuls organismes habilités à ce jour
• Ou attestation de l’éditeur de logiciel
Les points à confirmer, préciser de l’obligation « Tenue de Caisse »
Incertitudes sur le périmètre d’application, logiciels concernés :
Définition « logiciels et systèmes de caisse »
Point de XXXX est-ce qu’un logiciel de facturation utilisé pour facturer des particuliers
est concerné?
Non selon les précisions du communiqué de presse du ministère :
« Seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à
la TVA, seront ainsi concernés. »
Mais OUI d’après la FAQ du 28/07/2017 de la DGFIP :
« un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de
prestations de services qui concernent les non-assujettis à la TVA (clients particuliers)
doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.»
Les sites de vente en ligne sont-ils concernés ?
Non d’après définition d’un système de caisse car émission d’une facture
Oui d’après FAQ du 28/07/2017 de la DGFIP ( article 9)
Les points à confirmer, préciser de l’obligation « Tenue de Caisse »
Les incertitudes sur le périmètre d’application, logiciels concernés :
Loi corrective nécessaire cet automne pour préciser nouveau
périmètre suite au communiqué de G.Darmanin
Définition « logiciels et systèmes de caisse »
Point de XXXX est-ce qu’un logiciel de facturation utilisé pour facturer des particuliers est concerné?
Non selon les précisions du communiqué de presse du ministère :
« Seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA,
seront ainsi concernés. »
Mais OUI d’après la FAQ du 28/07/2017 de la DGFIP :
« un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de
services qui concernent les non-assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un
logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.»
La loi de finance 2018 devrait apporter des précisions (à valider ou mettre à jour selon rédaction
loi de finance)
• Logiciel ou système permettant de créer des justificatifs de paiement (tickets de caisse,
notes, …) qui ne répondent pas à la définition de factures
• Un système qui fait les 2 sera aussi dans le périmètre pour sa fonction de caisse
Votre rôle de conseil et
l’impact sur la conduite
des missions…Expert-comptable
Commissaire aux comptes
Obligation de conseil de l’expert-comptable
Les étapes constitutives de l’obligation de conseil de l’expert-comptable:
Etape 1. Informer de l’obligation.
Etape 2. Mettre en garde des conséquences du non-respect
Matérialisation que le conseil a été donné :
Un écrit ( Mail ou courrier)
Est-ce qu’une simple note d’information sur le site du cabinet est suffisante?
Il faudrait inclure dans la lettre de mission que le site du cabinet comporte
une partie information en temps réel à disposition.
Avant le 1ier janvier 2018
Obligation de conseil de l’expert-comptable
Les étapes du processus d’information:
Identifier les clients concernés;
Informer vos clients du périmètre de cette obligation et des dernières évolutions;
Modèles de courriers
Communication clients Communication éditeurs
Obligation de conseil de l’expert-comptable
Les étapes constitutives de l’obligation de conseil de l’expert-comptable:
Etape 3. Exiger que l’obligation soit respectée.
Matérialisation du respect de l’obligation de conseil:
A partir de la liste des clients identifiés pour l’envoi de l’information;
Le dossier de travail: une question pour vérifier que le client possède l’attestation de conformité et en obtenir une copie.
A défaut rappel de l’obligation et des conséquences du non respect de celle-ci formulé dans un écrit (une simple note dans le dossier de travail n’est pas suffisante) et insérer une note dans les points à suivre en N+1.
Aprés le 1ier janvier 2018
Exercice N
Obligation de conseil de l’expert-comptable
Les étapes constitutives de l’obligation de conseil de l’expert-comptable:
Etape 4. Refuser toute complaisance dans le non respect
de l’obligation
Matérialisation du respect de l’obligation de conseil:
A partir du dossier de travail N identifier les clients avec un suivi en N+1
Le dossier de travail: une question pour vérifier les suite données a l’information communiquées en N. Est-ce que le client possède l’attestation de conformité et en obtenir une copie.
A défaut manifestation claire de la réprobation (courrier).
Aprés le 1ier janvier 2018
Exercice N+1
La mission du Commissaire aux comptes
Pas de publication de la CNCC sur le sujet.
Sujet d’ordre général.
Quelles conséquences sur la mission du Commissaire aux Comptes.
La mission du Commissaire aux comptes
L’information des clients:
Informer les clients de ces nouvelles obligations et des conséquences financières
éventuelle en cas de non respect;
Inviter les clients à obtenir de leurs fournisseurs les attestations visées par les
textes;
La mission du Commissaire aux comptes
L’approche d’audit
NEP 315: Connaissance de l’entité et de son environnement et
évaluation du risque d’anomalie significative.
« Le commissaire aux comptes prend connaissance:
- du secteur d’activité, de son environnement règlementaire, … »
La mission du Commissaire aux comptes
L’approche d’audit
NEP 250: Prise en compte du risque d’anomalies significatives dans
les comptes résultant du non respect des textes légaux et
règlementaires.
«Lorsque le commissaire aux comptes conclut que le non-respect d’un texte
légal ou règlementaire conduit à une anomalie significative dans les comptes et
que celle-ci n’est pas corrigée, il en évalue l’incidence sur son opinion. »
Votre client tient une caisse, sur papier ou informatique
Que doit-il fournir ou justifier auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle ?
Caisse tenue chaque jour, avec clôture de caisse quotidienne
Ventilation des recettes par taux de TVA et par nature
Détails de modifications
Ventilation par mode d’encaissement
Justification des écarts de caisse
Caisse « non permissive »
(traces des suppressions et des modifications de mouvements d’espèces)
L’obligation Tenue de Caisse : dans la pratique
Les points de vigilance
Au-delà des obligations fiscales 2018, toutes les entreprises (avec ou sans système de caisse)
restent tenues de respecter les autres obligations déjà applicables, dont certaines ont évolué
récemment :
URGENT pour chaque entreprise de faire le point sur la capacité à démontrer
qu’elle est en conformité avec l’ensemble des réglementations s’appliquant
aux logiciels de comptabilité et gestion qu’elle détient
Obligations autres que 2018 Traduction pour l’entreprise et ses logiciels
le contrôle fiscal des
comptabilités informatisées BOI-
BIC-DECLA-30-10-20-40
présenter les états comptables obligatoires basés sur des écritures validées, intangibilité et
irréversibilité des écritures validées
la piste d’audit fiable BOI-CF-COM-
10-10-30-10
produire les éléments justificatifs en amont de la comptabilité, permettant d’établir son caractère
sincère et intangible. La chaîne de BC, BL, facture en fait partie dans le cas d’une gestion commerciale
(dont le respect de la chronologie des n° de factures et des dates). La modification d’une facture après
sa validation et son écriture comptable est frauduleuse.
le droit de communication BOI-CF-
COM-10-80
il s’agit de présenter toute pièce permettant au contrôleur d’analyser le fonctionnement du système
d’information. Il faut donc, pour un logiciel, mettre à disposition le code source en cas de suspicion
(nous l’avons déjà fait pour des clients contrôlés). Dans le cas d’un spécifique, ou d’un tableur, il faut
aussi être capable de présenter ces sources. La documentation utilisateur en fait partie. Il est donc
préférable d’avoir affaire à un logiciel « sérieux » et documenté.
la présentation du fichier des
écritures comptables BOI-CF-IOR-
60-40-10
depuis le 1er janvier 2017, en cas d’examen de comptabilité, l’entreprise dispose de 15j pour transmettre
un FEC conforme par exercice contrôlé (5000 € d’amende si pas de transmission dans ce délai). C’est
bien l’entreprise (si elle est équipée) qui doit transmettre son FEC et non pas celui de son expert-
comptable (qui pourrait contenir moins de détail et des OD de clôture en plus)
FEC et récapitulatif de ventes
https://www.compta-online.com/fichier-des-ecritures-comptables-quelques-rappels-essentiels-ao1991
Source :
« Cela signifie que lorsque le client fournit un document papier ou un fichier excel pour récapituler ses ventes, ces informations doivent être saisies ligne par ligne, opération par opération. Justifier une centralisation dans un fichier des écritures comptables avec un document papier, ou un fichier excel, n'est pas possible. »
Il est toléré, sous conditions, que le fichier des écritures comptables ne comporte pas le détail des écritures comptables des recettes.
Cette tolérance concerne les seuls contribuables imposables à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des micro-bénéfices industriels et commerciaux et micro-bénéfices non-commerciaux, qui tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et confient la tenue de leur comptabilité à un tiers, ce dernier peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation au moins mensuelle, et non trimestrielle, des totaux de ces opérations.
Les solutions de tenue
de caisseDu cahier au terminal point de vente intelligent
Les solutions clients de tenue de caisse
ComptabilitéZ de caisse
Les solutions clients de tenue de caisse
Comptabilité
Saisie Z de caisse par votre client
Les solutions clients de tenue de caisse
Comptabilité
Statistiques
Fichier clients / mailing
Stocks
Facture / bons de livraison
Normalisation/ respect paramétrage Cabinet?
4 En faire une opportunité
dans votre relation avec
vos clients.
Les solutions existantes
Cahier de caisse
Fastidieux
Risque d’erreur de calcul
Récapitulatif de caisse sur un fichier Excel
Fiabilité? Risques d’erreur
Si saisi uniquement d’un cumul quotidien : contrôle de cohérence avec le détail des encaissements?
Pas possible de reprendre uniquement un cumul mensuel / FEC
Force de preuve en cas de contrôle?
Obligation de faire une facture pour toute vente supérieure à ?
Caisse enregistreuse « mécanique »
Simplicité
Robuste
Obligation de ressaisir.
Souvent besoin de tenir en plus un cahier de caisse avec les retraits et ajouts d’espèces.
Terminal Point de vente intelligent
Inaltérabilité
Traçabilité des suppression de tickets en attente (TPV)
Terminal Point de vente Intelligent, les 5 bons points pour votre
client! Gagner du temps dans la gestion
administrative des ventes
Eviter le risque d'erreur de
ressaisie et de caisse
Améliorer vos performances et
proposer bien + qu’une caisse : statistiques de ventes, suivi des stocks,
module communication…
Être sécurisé en cas de contrôle grâce au contrat de service AGIRIS
entreprises
Être sécurisé dans les échanges
avec l’expert comptable grâce à
l’échange prestataire, reflet de la saisie
La TPVente, les 4 bons points pour vous !
+ de Conseil
Anticiper les
problématiques de vos
clients par rapport à la
règlementation
+ de Sécurité
Eviter les erreurs de ressaisie
des documents commerciaux
de vos clients, via les échanges
prestataires, reflet de leur
saisie+ de Service
Vos interlocuteurs Agiris
Entreprises vous conseillent
et vous accompagnent dans la
mise en route des projets de
vos clients
+ de Productivité
Récupérer les données de
facturation de vos clients par
simple échange prestataire
