Festival Pop-Rocktary

Contact: Olivier d'Hane de Steenhuyse (0477/582,505 – [email protected] – Rue Tout Vent 59 à 6041 Gosselies)

Quand: 30/04/11 de 15h à +- 22h

Lieu: Salle de la Ruche Verrière à Lodelinsart

Artistes: 6 groupes Pop-Rock (de Charleroi, Nivelles, Bruxelles et de Paris).

Public cible: entre 18 et 40 ans (tous motivés et passionnés de musique)

Public attendu: pour cette première édition nous attendons entre 400 et 600 personnes.

But premier et culturel: faire de ce Festival une activité récurrente et reconnue dans la région tous les 30 Avril. Promouvoir également des groupes de la région.

But final et social: cette activité est destinée à récolter des fonds pour les enfants du Home Saint Jospeh (Marchienne). Nous les avons déjà aidés en financant l'achat de 20 armoires-penderies pour aménager leurs nouveaux locaux.

Organisation: Rotary Club de Gilly-Châlèrwè (service-club mixte, avec une moyenne d'âge de 38 ans, très actif dans la région de Charleroi et une prédilection pour les activités culturelles (théâtre, danse, musique) plus d'infos sur www.gilly-chalerwe.be).

Objet de ce dossier de sponsoring: Couvrir au maximum les dépenses nécessaires à la réussite de cette manifestation. Entrées: 15,00 € sur place et 13,00 € en prévente sur le site www.lalibrairie.be.


Location Salle 700Matériel Sono (transport compris) 3,200Assurance RC Organisateur 100Nourriture (Invités + Bands) 750Boissons 650Sabam 750Affiches (Impressions) 600Réalisation Affiche 125Pure FM (8 X 2 places pour concours) 200Entrées Groupes (6 X 5 places) 375Badges (organisateurs + bénévoles) 200Projecteur (location) 220T-Shirt organisateur + logo 250Présentateur 200Sécurité (6 vigiles) 1,400Cachets des groupes 3,400

13,120

http://www.lalibrairie.be/

Campagne de promotion: Pour une promotion efficace, nous utiliserons les canaux de communication suivants:

• La Radio Pure FM (avec l'organisation d'un concours pour remporter des entrées)• La Télévision Locale TéléSambre (190,000 ménages) réalisera un reportage

(+ interviews des groupes) qui sera diffusé lors d'un JT,• Facebook: création d'une page dédiée au Festival (+- 1000 contacts potentiels),• Le site créé pour l'occasion www.rocktary.be• Les principaux sites Belges d'événements tels que Quefaire, Agenda, Boups,

Carolo, Festivals, Infoconcert, Mosquito, Netevents, Le Soir.• Des supports “papier” tels que 250 affiches A3, 50 affiches B2, 10,000 flyers A5,

1000 sets de tables, disposés ou affichés auprès de librairies, snacks, pompes à essences, grandes surfaces,

• Via le réseau Night & Day (50 magasins en Wallonie avec écran LCD XXL),

Outils de promotion: Pour vous simplifier la vie et vous permettre d'atteindre votre public cible, nous avons élaboré plusieurs packs promotionels efficaces, à savoir:

Pack “Snack, Resto” distribué dans les snacks et établissements de la région, comprenant:

− 250 affiches A3,− 5,000 Flyers A5 (recto et/ou verso), − 1,000 Sets de Tables.

Pack “Night& Day” distribué dans les 50 magasins “Night & Day” en Wallonie, comprenant:

− 50 affiches B2,− 5,000 Flyers A5 (recto et/ou verso), − 2 affiches retransmises sur les écrans XXL dans les magasins.

Pack “Billeterie Gilly-Châlèrwè” utilisant les tickets de prévente:− 1,250 tickets (recto et/ou verso).− 30 T-Shirts organisation arborant votre logo.

Pack “Salle Ruche Verrière” dans lequel vous pourrez:− Placer votre banderole dans la salle,− Votre publicité sera projetée sur écran géant sur la scène au cours des 6

changements de groupes.

Pack “Salle VIP” En plus du Pack ”Salle Ruche Verrière”, vous aurez l'occasion d'inviter 10 de vos amis et/ou clients à venir assister à l'entièreté du festival. Ce pack vous donne droit à:

− 11 snacks (préparés par nos soins),− 7 boissons au choix pour chacun de vos invités et vous-même.

Pack “Full” En plus du Pack “Salle VIP”, tous les supports de communication utilisés comporterons une case avec votre logo.


Contrat de ParrainageNom de la société : ………………………………………………………………….

Nom du contact : ………………………………………………………………….Adresse : ………………………………………………………………….Localité : ………………………………………………………………….

Tel / Fax : ………………………………………………………………….Email : ………………………………………………………………….

Numéro de TVA : ………………………………………………………………….

Par la présente, la société nommée ci-dessus s’engage à parrainer l’activité « Festival Pop-Rocktary » organisée par le Rotary Club de Gilly-Châlèrwè en date du 30/04/11 et souscrit un des Packs suivants (entourer le(s) pack(s) que vous souhaitez) :

Si la société nommée ci-dessus décide de prendre 2 packs (ex. “Snack, Resto Recto” + “Night & Day Recto”, celle-ci recevra 10% de remise. A savoir qu'elle sera redevable de 675 € au-lieu de 750€.

La société nommée ci-dessus s’engage à remettre en mains propres au représentant du club ou à envoyer par email tout le matériel nécessaire (logo de qualité en haute résolution + coordonnées vérifiées et exactes) dans les plus brefs délais.

Document à renvoyer complété et dûment signé à l’adresse email suivante : [email protected] ou par fax au 071/36.48.45

Merci de bien vouloir verser le montant total sur le compte Fortis n° 001-4786045-44 dans les 10 jours de l’acceptation avec la mention « Festival Pop-Rocktary + nom du parrain + Nom du (des) pack(s)».

Date :

Signature du responsable de la société nommé ci-dessus:


FULL

Disponibilités par pack 4 2 4 2 4 2 6 6 6

Affiche A3 Recto x x x

Affiche B2 Recto x x x

Flyer A5 Recto x x x

Flyer A5 Verso x x x

Set Tables A3 x x x

Tickets Entrées Recto x x

Tickets Entrées Verso x x

T-Shirts organisation x x x

Ecran XXL N&D x x x

Ecran Salle Ruche x x x

Banderoles Salle Ruche x x x

VIP Balcon (10 + 1) x x

Prix par pack 400 550 350 500 350 500 450 1,000 2,950

(X) = valable pour 1 case sur support.

Snack, Resto Recto

Snack, Resto Verso

Night & Day Recto

Night & Day Verso

Billeterie Gilly Recto

Billeterie Gilly Verso

Salle Ruche Verrière

VIP Balcon

Documents

Festival Pop-Rocktary